Teknik dan Dokumentasi Sistem .

Teknik dan Dokumentasi Sistem

TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

 Pemakai teknik-teknik sistem

 Teknik – teknik sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain dan dokumentasi sistem serta memahami kaitan antar-subsistem. Teknik sistem ini biasanya berupa diagram. Teknik ini juga tidak dapat dipisahkan dari personel yang terlibat dalam pengembangan sistem informasi. Teknik system juga digunakan oleh akuntan yang membuat sistem pada saat mereka bertindak sebagai konsultan.

 Penggunaan Teknik Sistem Dalam Auditing

Lazimnya, audit dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama biasanya disebut Audit Interim. Audit interim bertujuan untuk menaksir seerapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi.

Komponen audit yang kedua adalah Audit Laporan Keuangan. Audit laporan keuangan

melibatkan pengujian substantif. Pengujian subtantif merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.

 Evaluasi Pengendalian Internal

Auditor membutuhkan teknik untuk memecah tugas antar personel atau departemen. Flowchart analistis, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dan disajikan dalam bentuk kolom-kolom untuk mengelompokan peran pemrosesan yang dijalankan oleh setiap entitas.

 Pengujian Kepatuhan

Seorang auditor menjalankan pengujian kepatuhan untuk mengkonfirmasi eksistensi, menilai efektivitas dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Oleh karena itu, auditor perlu memahami teknik sistem yang biasanya digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi seperti input proses output, diagram hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, table keputusan, dan metode matriks.

Kertas Kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan penyajian yang dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit, dan simpulan yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja ini dibuat dan disimpan oleh auditor.

 Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase yaitu analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem. Personel pengembangan sistem mencakup analisis sistem,perancangan sistem,dan programer.

Implementasi sistem mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi, serta tinjauan terhadap sistem pada saat sistem mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa sistem yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.

 Analisis Sistem

Tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta dengan menggunakan teknik wawancara, kuesioner, review dokumen, dan observasi.

 Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan sistem secara lengkap dan utuh. Sebagaimana seniman membutuhkan alat khusus untuk dapat menggambar, desainer juga membutuhkan alat untuk membantu mendesain proses, alat tersebut dapat berupa matriks input/output, flowchart sistem dan diagram alur data.

 Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. aktivitas yang biasanya mencakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur, mendesain sistem secara detail, penulisan dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru.

 Menggunakan simbol – simbol dalam Teknik – teknik Sistem

Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart merupakan diagram symbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem.

 Simbol Flowchart

Flowchart digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel sistem. Pemakaian yang meluas ini memicu perlunya keseragaman simbol dan konvensi yang digunakan

– Simbol input/output

– Simbol proses

– Simbol garis arus

– Simbol anotasi

 Bagan Arus Analitik, Dokumen, dan Distribusi Formulir.

Flowchart analitik, Flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem. Diagram ini dikelompokan dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi yang dijalankan oleh setiap entitas.

Flowchart analitik serupa dengan flowchart sistem, baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Alur proses ditandai dengan penggunaan symbol yag dihubugkan dengan garis.

Flowchart dokumen serupa dengan format flowchart analitik, tetapi peran proses setiap entitas tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap sistem aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap dokumen.

Diagram distribusi formulir menggambarkan distribusi setiap salinan formulir dalam sebuah organisasi. Formulir dapat digambarkan bentuk simbol atau deskripsi kata-kata. Formulir digambarkan pada sisi kiri dari diagram dan akan bergerak secara horizontal keberbagai kolom untuk menggambarkan alokasi formulir ke berbagai unit organisasi

 Teknik – teknik naratif dalam analisis sistem

Teknik naratif sering bermanfaat khususnya dalam analisis sistem tahap pencarian fakta

diperusahaan. Teknik naratif mencakup juga tinjauan terhadap dokumentasi. Analis dan auditor terlibat dengan banyak dokumen yang harus ditinjau ulang seperti flowchart, struktur organisasi, manual prosedur, manual operasi, manual referensi, dan data – data historis.

 Analisis penggunaan sumber daya

Analisis penggunaan sumber daya harus selalu di pertimbangkan oleh personel pengembangan sistem ketika mengimplementasi sistem.

 Pengukuran kerja

Pengukuran kerja didasarkan pada satu premis yang sederhana. Pengukuran kuantitatif penting untuk mendesaign prosedur yang efektif. Pengukuran kerja mencakup berbagai teknik untuk membuat model, mengukur, atau mengestimasi aktifitas dalam kerangka produksi.

o Tabel keputusan dan percabangan

Tabel keputusan dan percabangan digunakan terutama oleh personel pengembangan sistem.

 Metode Matriks