Mata Kuliah Manajemen Gudang
“WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM”
Oleh :
Faradillah M.I.W. 1242620087 (4B-D4)
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PEMASARAN
POLITEKNIK NEGERI MALANG
2015
1. Pengertian Warehouse Management System (WMS)
Warehouse management (manajemen gudang) dapat diartikan pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Sedangkan Warehouse Management System atau sistem manajemen pergudangan sendiri
merupakan kunci utama dalam supply chain (rantai pasok), dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang terjadi didalamnya seperti shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway (penyimpanan), move (pergerakan) dan picking (pengambilan)
Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang
sementara yang berfungsi sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu terlihat. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : “pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara”. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.
Menurut Obal (1998), “Warehouse Management System adalah suatu set program-program software komputer yang dirancang untuk mengotomasikan aliran material yang melalui gudang”.
Tujuan utama Warehouse Management System adalah dapat mengontrol seluruh proses yang terjadi dalam gudang. Selain itu, Warehouse Management System juga dapat memberikan fasilitas pemberitahuan lokasi penyimpanan barang berdasarkan jumlah barang dan jenis barang sehingga area penyimpanan di gudang gudang dapat terpakai secara optimal yang akan mempermudah mengetahui jumlah stok setiap barang.
1. FIFO (First In First Out), barang yang pertama kali masuk merupakan yang harus keluar pertama kali. Yang pertama kali antri berarti harus pertama kali dilayani.
2. LIFO (Last In First Out), barang yang terakhir kali masuk harus pertama kali keluar. Contohnya jika barang tersebut adalah pasir, otomatis yang harus dianbil duluan adalah bagian atasnya.
3. FEFO (First Expired First Out), barang yang cepat kadaluarsa harus pertama kali keluar. Contohnya obat-obatan, makanan, minuman.
2. Fitur dalam Warehouse Management System
Terdapat beberapa fitur standard yang biasa dipakai pada setiap aplikasi
pergudangan yang professional, diantaranya yaitu Receiving and Putaway, Dispacthing, Stock Take dan Reporting.
Receiving and Putaway
Proses Receiving and Putaway dimulai ketika barang datang ke gudang. Secara fisik barang yang datang harus dimasukkan ke dalam sistem Warehouse Management System, sehingga database barang di gudang akan terupdate. Prinsip utamanya adalah kesesuaian fisik yang datang dengan kebutuhan di gudang, sehingga menghindari terjadinya selisih stock pada saat melakukan cycle count atau stock opname.
Setelah fisik barang diterima, selanjutnya fisik barang tersebut harus diletakkan pada lokasi tertentu di gudang (Putaway). Proses Putaway ini sangat penting untuk mengetahui informasi dimana barang yang diterima diletakkan serta bisa mensupport sistem FIFO/FEFO (First In First Out / First Expired First Out).
Dispacthing
Bagi para pekerja gudang, tentunya fitur ini mempercepat pencarian. Cukup melihat informasi, atau bahkan informasi ini sudah terupload kedalam device handheld, melakukan picking dan melakukan scanning barcode terhadap sticker di pallet sehingga secara data barang tersebut sudah dinyatakan diambil dan stock pada lokasi sudah kosong sehingga bisa ditempati barang lain yang akan diterima.
Setelah melakukan picking pada lokasi maka operator pada gudang perlu dipandu dengan informasi barang-barang yang akan didelivery / diberangkatakan ke satu tujuan. Warehouse Management System akan memberikan informasi order dari customer berupa sticker barcode yang ditempelkan pada setiap karton yang akan diberangkatkan. Sticker ini akan sesuai jumlahnya dengan fisik barang yang sudah diambil dari lokasi.
Setelah melakukan aktifitas picking, maka perlu dilakukan validasi antara item-item yang telah di picking dengan order dari outlet atau customer. Warehouse
Management System mengakomodasi validasi ini dengan fitur dokumen yang
dinamakan dengan Delivery Note atau bisa juga disebut sebagai Delivery Note. Fungsi utama fitur ini adalah memudahkan operasional gudang membandingkan antara item-item yang dipicking dengan item-item-item-item yang akan dimuat ke dalam truck, petugas gudang yang melakukan biasanya dinamakan “checker” yang melakukan fungsi double check antara hasil picking versus barang yang akan di loading.
Stock Take/Stock opname
Report Stock take yang dicetak setelah hasil penghitungan fisik dilakukan idealnya adalah 0 atau tidak terjadi selisih sama sekali antara komputer dengan fisik. Jika ada nilai selisih plus atau minus maka dilakukan penghitungan ulang terhadap fisik, Warehouse Management System telah membantu untuk melakukan referensi lokasi barang yang terjadi selisih, operator tidak perlu lagi berkeliling gudang untuk menghitung seluruh jumlah barang melainkan cukup menghitung ke lokasi yang menurut report terjadi selisih. Waktu yang digunakan akan sangat singkat. Setelah seluruh penghitungan dilakukan, maka komputer akan melakukan adjustment plus atau minus terhadap penghitungan fisik. Pada tahapan ini maka gudang telah memiliki stock update yang sesuai antara data dengan fisik.
Reporting
Fitur reporting adalah fitur pendukung yang cukup vital. Laporan yang tersedia pada Warehouse Management System harus mampu menjelaskan banyak hal kepada pemilik barang, laporan ini juga harus valid dan bisa tersedia sewaktu-waktu dimana sebuah keputusan harus ditunjang oleh adanya data historis masa lalu. Fitur reporting ini menurut saya menjadi titik vital pentingnya ada sebuah Warehouse Management System pada gudang.
Beberapa fitur reporting pada gambar di samping haruslah mampu mendukung kebutuhan sebuah gudang akan sebuah informasi yang lengkap. Idealnya seseorang akan mampu membaca kesehatan sebuah gudang pada fitur reporting ini. Misalkan reporting hari persediaan (Inventory Days) yang seharusnya berada pada tingkat
minimum, anggap saja idealnya 5 hari. Jika reporting menunjukkan stock gudang ada di atas 5 hari, maka keputusan Kepala Gudang / Manajer Gudang haruslah mencoba menurunkan tingkat order dan mengoptimalkan pengeluaran barang, sehingga tingkat persediaan turun.
Report ini juga dibutuhkan customer (topik khusus pada penyedia jasa gudang) untuk mengetahui barang apa saja yang tersedia pada gudang dan akan dikirim ke outlet atau destinasi mana. Tanpa adanya fitur pendukung berupa reporting ini, maka
Reporting juga harus dihubungkan dengan Key Performance Indikator (KPI) dari gudang. Misalkan KPI dari variansi stock adalah 1%, maka Report harus mampu mengeluarkan laporan selisih barang hasil stock opname. Untuk kebutuhan lebih lanjut (biasanya digunakan oleh Data Analyst), fitur reporting harus mampu mengekspor file ke dalam file .dbf .csv atau .xls yang bisa diolah lebih lanjut dengan Ms Excel.
Beberapa fitur standard dari Warehouse Management System tersebut
seharusnya bisa ditemukan pada setiap gudang, tergantung dari nilai pergerakan barang yang terjadi di dalamnya. Instalasi software Warehouse Management System sendiri memerlukan biaya tidak sedikit dan setidaknya membutuhkan 1-2 orang dedicated admin untuk bertanggung jawab atas Warehouse Management System ini.
3. Manfaat Warehouse Management System
Keuntungan penerapan Warehouse Management System diantaranya adalah sebagai berikut :
Speed up handling process. Penerapan Warehouse Management System pada suatu pergudangan dapat mempercepat lead time proses yaitu dengan adanya proses yang dilakukan secara komputerisasi atau otomatis yang sebelumnya harus secara manual dan dilakukan banyak orang.
Ensure Accurate Inventory data. Dengan Warehouse Management System kita mengetahui semua transaksi inventory dan jumlah stock dengan lebih cepat dan akurat dalam waktu kapanpun (real time)
Optimize Your Warehouse Layout dan Space Utilization. Dengan Warehouse Management System, kita dapat mengatur lokasi penyimpanan barang dengan optimal. Jumlah tipe barang yang akan masuk ke gudang akan dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang ada dalam sistem.
Automated Data Collection. Pengumpulan data dapat dilakukan secara otomatis dengan menggunakan fasilitas radio-frequency portable data terminal (POT) dan barcode scanner.
Cycle Counting. Penerapan Warehouse Management System juga memberikan keuntungan dalam menghitung waktu/siklus setiap proses atau lead time. Data tersebut dibutuhkan untuk menghitung production gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.
4. Kendala Penerapan Warehouse Management System
Warehouse atau pergudangan merupakan area yang berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan.
Adapun kendala yang biasa dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung rentang waktu barang disimpan. Sehingga pada pengaplikasiannya dibutuhkan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan.
Paradigma baru yang terjadi sekarang ini adalah dengan integrasi proses-proses yang ada dengan menggunakan suatu teknologi seperti WiFi LAN, Radio Frequency, Biztalk, Email dan teknologi informasi lainnya. Dengan Warehouse Management System, kita dapat mengontrol proses pergerakan dan penyimpanan dengan lebih baik, pemakaian space gudang dengan lebih optimal, meningkatkan efektifitas proses penerimaan dan pengiriman serta mengetahui jumlah stok dengan lebih akurat pada setiap waktu.
penerapan Warehouse Management System juga tidak mudah dan tentu saja
membutuhkan penggodokan yang cukup matang. Dari desain Bussiness Process sampai dengan teknis harus fix sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.
Perlu diingat bahwa tidak setiap gudang dapat atau harus menerapkan
Warehouse Management System karena adakalanya suatu gudang cukup menerapkan system pergudangan yang sederhana saja, misalnya untuk gudang dengan skala kecil atau jenis unit handling yang mudah. Selain itu, keinginan untuk berinvestasi dari perusahaan pun ikut berperan dalam penerapan Warehouse Management System ini, mengingat dana investasi Warehouse Management System sendiri yang terbilang cukup besar & tentunya pihak management perusahaan pun tidak ingin rugi & berakhir dengan sia-sia tanpa hasil.
http://adipane.weebly.com/
http://bobitriyanto.blogspot.co.id/
https://kumpulankaryasiswa.wordpress.com
http://opi.pln-jatim.co.id/data/buku/ig3c0ic3xd.g0.pdf
