Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli

Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli Jawatan Kuasa

Pengerusi

 Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti. Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.

 Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas atau aktiviti.  Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan.  Bertanggung jawab menentukan hala tuju kejohanan

Timbalan Pengerusi

 Membantu pengerusi dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.  Memangku tugas pengerusi semasa ketiadaannya.

Setiausaha

 Bertanggungjawab kepada pengerusi dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.  Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.  Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.  Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan.

 Memanggil ahli jawatan kuasa untuk bermesyuarat.

 Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.  Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat.

 Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan ahli jawatan kuasa.  Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.

 Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat. Bendahari

 Bertanggungjawab kepada pengerusi dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan.  Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan.

 Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan.

 Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.

 Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik.  Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.

 Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan kejohanan.  Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau keduaduanya sekali.

Jawatankuasa Peralatan/ Logistik dan Teknikal

 Menyediakan alatan dan membantu jawatan kuasa pertandingan  memeriksa alatan dan memastikan mengikut spesifikasi.

 Menyediakan tempat pertandingan padang dan gelanggang.

 Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program.  Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan alatan.

Jawatankuasa Buku Program

 Mereka bentuk buku program.

 Mendapatkan bahan dan perkara yang perlu di masukkan atau di muatkan dalam buku program daripada ahli jawatan kuasa kecil lain.

 Mendapatkan senarai nama ahli jawatan kuasa serta para pegawai daripada ahli jawatan kuasa yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program.

 Mendapatkan atur cara majlis dari jawatan kuasa atur cara yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program.  Mendapat jadual acara daripada jawatan kuasa teknikal yang terlibat yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku

program.

 Mendapatkan kata-kata aluan VIP rujuk kepada jawatan kuasa protokol untuk di muatkan dalam buku program.  Menyusun buku program untuk dihantar untuk dicetak dan memastikan buku siap dicetak tepat pada masanya.  Menyediakan dan mengedarkan buku program sebelum dan semasa kejohanan.

Jawatankuasa Jemputan

 Merangka surat atau kad jemputan ke kejohanan serta menghantar untuk dicetak.  Menulis dan menghantar kad jemputan kepada tetamu kehormat dan jemputan khas.

 Menjemput dan mendapatkan senarai tetamu kehormat dan jemputan khas yang sepatutnya hadir pada hari penyampaian hadiah.

 Mengedarkan senarai nama jemputan khas kepada jawatan kuasa hadiah, buku program dan sambutan.  Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta.

Jawatankuasa Kebersihan, Keselamatan dan lalulintas

 Memastikan keadaan padang yang akan digunakan dalam keadaan bersih sebelum, semasa dan sesudah kejohanan.  Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang di perlukan.

 Melantik para petugas untuk menjaga kebersihan padang sebelum, semasa dan selepas kejohanan.  Memastikan keselamatan peserta terjaga sepanjang program dijalankan

 Memastikan tempat pertandingan selamat dan tidak mendatangkan bahaya

 Bekerjasama dengan pihak keselamatan untuk menjaga keselamatan tempat pertandingan.  Memastikan perkara yang berkaitan dengan keselamatan dan lalulintas

Jawatankuasa Makanan Peserta Dan Pegawai  Membuat anggaran perbelanjaan (jika perlu).

 Menyelia, menyelaras dan menguruskan jamuan rasmi yang diadakan.

 Bekerjasama dengan Urus Setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.  Mengurus keperluan jamuan dengan venue majlis.

 Menyelaras dan mengurus jamuan untuk VIP, para tetamu, peserta dan semua jawatankuasa.  Mendapatkan maklumat bilangan pegawai dan peserta dalam kontinjen daripada Urus Setia.  Berbincang tentang penetapan masa dan tempat makan peserta

 Mendapatkan sebut harga bagi pembelian minuman.

 Menyediakan air untuk pemain-pemain serta pegawai-pegawai teknikal dan pengadil-pengadil dengan menentukan sistem pengedaran minuman dam makanan.

 Memastikan minuman dan makanan diagihkan kepada semua VIP, pegawai dan peserta mengikut tempat pertandingan masing-masing serta semasa Majlis Perasmian Pembukaan dan Majlis Perasmian Penutupan serta semasa program lawatan.

Jawatankuasa Dokumentasi dan PA Sistem

 Mendapatkan keputusan pertandingan daripada Jawatankuasa Teknikal dan Pertandingan.  Menerbitkan buku dokumentasi penuh untuk rujukan semua pihak.

 Merakamkan gambar dan video (mana yang sesuai) semua aktiviti pertandingan.

 Bekerjasama dengan Urus Setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.  Membuat rakaman gambar foto dan gambar video semasa majlis-majlis rasmi.

 Mendokumentasikan majlis berkenaan dalam bentuk media cetak dan elaktronik untuk simpanan pusat sumber.  Menyediakan susun atur perjalanan program yang hendak didokumentasikan.

 Membantu mengurus dan mengatur kemudahan siaraya di tempat kejohanan.

 Memastikan peralatan PA sistem dan kemudahan siaraya dalam keadaan lengkap dan berfungsi di semua venue pertandingan dan majlis.

 Membuat salinan dokumentasi visual kejohanan bermula dari ketibaan kontinjen hingga penutupan dalam bentuk cakera DVD untuk edaran kepada Urus Setia dan semua negara.

 Melaksanakan lain-lain tugas yang berkaitan.

Jawatan Kuasa Kebajikan Dan Pertolongan Cemas

 Bekerjasama dengan Urus Setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.  Memastikan petugas yang dilantik berada ditempat pertandingan pada tarikh, masa yang telah ditetapkan.  Bertanggungjawab terhadap petugas yang dilantik serta kebajikan mereka.

 Menempatkan JK Kebajikan & Pertolongan Cemas ditempat yang strategik dan mudah dikenal pasti.  Menentukan bilik menunggu sekiranya berlaku kecemasan.

 Melaksanakan lain-lain tugas yang berkaitan.

JK SIJIL, HADIAH DAN CENDERAMATA

 Membuat anggaran perbelanjaan (jika perlu).

 Bekerjasama dengan urus setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.  Menguruskan hadiah, sijil, cenderahati daripada Urus Setia dan pihak penaja.

 Mendapatkan senarai penerima hadiah daripada Jawatankuasa Teknik dan Pertandingan.  Menguruskan penyampaian hadiah kepada para pemenang dan cenderamata VIP.

 Menentu dan menjemput VIP atau penyampai hadiah dan medal kepada pemenang di venue pertandingan.  Melaksanakan lain-lain tugas yang berkaitan.

Jawatankuasa Pembantu Padang

 Melantik petugas pembantu padang ( 10 orang murid )  Memberi taklimat kepada pembantu padang

7. Jawatan kuasa Teknik Pertandingan dan Pengadilan

 Membentuk satu jawatan kuasa kecil.

 Memastikan keadaan padang dalam bentuk yang sempurna lengkap dan sedia untuk digunakan.  Memberi taklimat kepada para pembantu pertandingan, peralatan dan kemudahan.

 Mengedar serta mendapat borang penyertaan dari pasukan-pasukan yang bertanding.  Mengadakan undian bagi lorong atau acara yang bertanding.

 Meneliti syarat penyertaan serta memberi pengesahan penyertaan bagi pasukan-pasukan yang bertanding.  Memastikan gelanggang yang di bina mengikut ukuran yang betul.

 Memastikan alatan yang di gunakan mengikut spesifikasi.  Menyimpan dan merekodkan keputusan pertandingan.

Jawatan kuasa Siaraya

 Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan dengan

menentukan: Protokol,Masa,Tempat duduk,Cara masuk para peserta perbarisan, Muzik atau perbarisan,Persembahan  Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyusun jadual pertandingan atau atur cara majlis mengikut

kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.

 Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyediakan atur cara bagi penyampaian hadiah.

 Menguruskan keseluruhan perlaksanaan atur cara kejohanan serta bekerjasama dengan jawatan kuasa buku program dan mengedarkan kepada semua yang hadir.

 Memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan di sepanjang kejohanan.  Menyediakan peralatan audio dan visual sepanjang kejohanan terutama ketika perasmian dan penutup.  Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.

Jawatan kuasa Protokol dan Sambutan

 Membentuk satu jawatan kuasa kecil.

 Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian atau penutup.  Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.

 Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian.

 Menyediakan dan menentukan jadual latihan bagi upacara pembukaan dan upacara penutup.  Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat untuk majlis perasmian atau penutup

 Menyediakan naskhah bacaan ikrar kejohanan.  Melantik dan melatih pembaca ikrar kejohanan.  Menyediakan teks bacaan doa.

 Melantik dan melatih pembaca doa.

 Membantu jawatan kuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluan-keperluan berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.

 Menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan untuk upacara pembukaan atau penutup kejohanan seperti Menjaga kawalan peserta ketika upacara perasmian dan penutup. Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk di hantar dan dipertimbangkan kepada Jawatan kuasa kewangan.

 Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalam astaka.  Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan.

 Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas dan segala persiapan untuk keperluan sambutan.

12. Jawatan kuasa Persiapan Pentas dan Khemah

 Merangka pelan tempat duduk di astaka untuk jemputan khas, pegawai peserta dan jemputan.

 Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alatan yang diperlukan seperti kerusi, bunga dan lain-lain.  Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan

 Merangka pelan-pelan kedudukan khemah.

 Menempah atau menghubungi pihak berkenaan untuk mendapat alatan seperti kerusi-kerusi dan peralatan yang berkaitan.

 Menyusun dan memastikan keceriaan khemah.