PERANCANGAN APLIKASI KEARSIPAN
(REPOSITORY)
ONLINE BERBASIS WEB
DI SDN JIMBARAN KULON SIDOARJO
Nama : Alfin Nurrudin
NIM : 121080200110
Pembimbing : Yulian Findawati, ST, M.MT
ABSTRAK
Perancangan Aplikasi Kearsipan Online Berbasis Web Di SDN Jimbaran Kulon Sidoarjo adalah Sistem yang dapat menyimpan data-data penting sekolah dan menyajikan informasi yang jelas mengenai data kearsipan. Sehingga mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam penyediaan informasi secara cepat dan akurat.
Dalam menyelesaikan penelitian ini, penulis melakukan pengumpulan data dari Operator Sekolah di SDN Jimbaran Kulon dan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai pengolah data base nya.
Berdasarkan hasil dari perancangan Aplikasi Kearsipan (Repository)
Online Berbasis Web ini bisa membantu admin menyediakan informasi secara cepat dan tepat kepada yang memerlukan nya. Aplikai ini di rancang berbasis web sehingga dokumen yang sudah disimpan di sistem dapat dengan mudah dilihat atau di download oleh pihak sekolah.
ONLINE REPOSITORY-BASED APPLICATION DESIGN
IDEAS ON SDN JIMBARAN KULON SIDOARJO
Name : Alfin Nurrudin
NIM : 121080200110
Preceptor : Yulian Findawati, ST, M.MT
ABSTRACT
Online Repository-Based Application Design Ideas On Sdn Jimbaran Kulon Sidoarjo is a system that can store important data and present school clear information about the archival data. So as to improve the effectiveness and efficiency in the provision of information quickly and accurately.
In completing this study , the authors conducted data collection from school been in SDN Jimbaran Kulon and use the programming language PHP and MySQL as its data base processor
Based on the results of the design of Web-Based Applications Online Filing can help administrators provide information as soon as and requiring precisely to her . Aplikai is designed so that the web-based document that is stored in the system can be easily viewed or downloaded by school
.
1.PENDAHULUAN
1.1 Pendahuluan
Sekolah adalah sebagai salah satu bentuk organisasi yang memerlukan pengadministrasian yang efektif dan efisien, yaitu berorientasi pada tujuan penggunaan semua sumber daya serta mekanisme pengelolaan sekolah. Salah satu fungsi administrasi sekolah adalah pengelolaan data-data yang berhubungan dengan kepentingan di sekolah. Dalam pengelolaan data sekolah pada umumnya masih menggunakan sistem manual atau sistem pengelolaan berkas yang masih memiliki banyak kekurangan. Demikian juga yang terjadi di SDN Jimbaran Kulon Sidoarjo yang masih menggunakan sistem pemprosesan manual dalam pengelolaan data sekolah yang dilakukan oleh bagian Tata Usaha yaitu penyimpanan arsip-arsip di gudang yang banyak memiliki kekurangan, diantaranya dokumen yang mudah rusak dikarenakan factor bencana missal kebakaran, kebanjiran dan lain-lain, selain itu arsip yang menumpuk membuat sulit pihak sekolah mencari arsip tertentu. Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada perlu dicari alternatif dalam sistem informasi yang dapat digunakan sebagai penyimpanan data. Oleh karena itu diperlukan suatu aplikasi sebagai sistem penyimpanan arsip agar lebih mudah dan praktis.
Dengan adanya permasalahan diatas penulis terdorong untuk melakukan penelitian serta berupaya untuk membuat sebuah aplikasi sistem penyimpanan
berkas berbasis web dengan mengangkat judul yaitu: “PERANCANGAN
APLIKASI REPOSITORY ONLINE BERBASIS WEB DI SDN JIMBARAN KULON SIDOARJO”
1.2 Rumusan Masalah
Dari uraian latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan bahwa bagaimana mengembangkan sistem pengarsipan dokumen di SDN Jimbaran
Kulon Sidoarjo berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP
dan MYSQL sebagai pengolah database. .
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam penyusunan proposal ini agar tidak keluar dari topik pembahasan, maka di fokuskan pada :
Dokumen internal meliputi SK guru, data guru, RPP. Dokumen surat keluar dan surat masuk meliputi surat dinas, surat undangan wali murid, surat pindah sekolah.
2. Aplikasi ini dibuat berbasis web menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai relational database.
1.4 Tujuan
Adapun tujuan dari pengerjaan skripsi ini adalah merancang sistem pengarsipan dokumen di SDN Jimbaran Kulon Sidoarjo berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MYSQL sebagai pengolah database.
1.5 Manfaat
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi penulis sebagai wadah dalam mengaplikasikan ilmu yang didapat selama masa perkuliahan. Selain itu juga dapat menambah referensi bagi pembaca mengenai sistem informasi.
Manfaat bagi sekolah adalah dapat menyajikan informasi yang jelas mengenai data kearsipan. Sehingga mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam penyediaan informasi secara cepat dan akurat.
2.TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Terdahulu
Pada penelitian Dwi Oetari, 2013 dalam penelitiannya yang berjudul : “Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Pada PT. Zenith Djaja Palembang Berbasis Desktop menggunakan visual basic 2008” membahas mengenai Sistem yang dapat memberikan kemudahan bagi pengguna yaitu bagian administrasi dalam melakukan aktivitas kearsipan serta mendapatkan informasi yang lebih lengkap dan cepat.
Dari Penelitian terdahulu tersebut diatas, maka penelitian kali ini dirancang berbasis web sehingga dokumen yang sudah disimpan di system dapat dengan mudah dilihat atau di download oleh pihak sekolah
3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Langkah – Langkah Penelitian
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian proposal skripsi ini adalah :
1. Pengamatan (observasi )
Yaitu suatu teknik pengumpulan data yang di peroleh dengan jalan melakukan pengamatan dan pencatatan secara langsung pada obyek yang diteliti.
Yaitu mendokumentasikan data yang menjadi bahan penyusunan penulisan ini. Cara pendokumentasian data adalah dengan memperoleh gambar visual dari foto - foto yang di hasilkan.
3.2 Tahap Perancangan Sistem
3.2.1 Flowchart
Pada tahap ini akan dibuat alur program. Alur program digambarkan dengan suatu flowchart yang berisi aktifitas pengguna di dalam system.
MULAI
DOKUMEN? PERMINTAANISI FORM Y
Gamabar 3.2 dfd level 0
ADMIN Kelola Data Admin Kelola Data Guru Kelola Data Kategori
Dokumen Kelola Data Dokumen
Sekolah Kelola Info Terbaru Info_terbaru
GURU
Data Admin Data Admin Data Guru Data Guru Data kategori
dokumen Data kategori dokumen Info kategori
dokumen Data dokumen
umum, internal dan surat masuk
keluar
Info dokumen umum dan internal
Info dokumen surat masuk keluar Info permintaan
dokumen internal
info dokumen umum, internal dan surat masuk keluar
Data info terbaru
Data Guru
Info Admin Info Admin
Gamabar 3.3 dfd level 1
4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Halaman Utama
Pada website utama arsip online SDN Jimbaran Kulon Sidoarjo terdapat beberapa menu utama yaitu beranda, arsip online, info terbaru, download dokumen, saran, kotak, login
Gambar 4.1 Halaman Utama
4.2 Halaman Admin
Gambar 4.2 Halaman Admin
4.3 Halaman Guru
Halaman guru adalah halaman yang di sediakan khusus untuk user Guru yang merupakan sasaran utama dari website ini yang bertujuan memudahkan guru dalam mencari dokumen yang di butuhkan.
Gambar 4.3 Halaman guru
4.4 Halaman Kepsek
Halaman Kepsek adalah halaman yang di sediakan khusus untuk user Kepsek .
Gambar 4.4 Halaman kepsek
Gambar 4.3 Halaman kepsek
5.1 Kesimpulan
Penulisan tugas akhir ini berisi mengenai pembuatan program Aplikasi Repository Online Berbasis Web di SDN Jimbaran Kulon Sidoarjo. Adapun tujuan dari pengerjaan skripsi ini adalah merancang sistem pengarsipan dokumen di SDN Jimbaran Kulon Sidoarjo berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MYSQL sebagai pengolah database.
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi penulis sebagai wadah dalam mengaplikasikan ilmu yang didapat selama masa perkuliahan. Selain itu juga dapat menambah referensi bagi pembaca mengenai sistem informasi.
Manfaat bagi sekolah adalah dapat menyajikan informasi yang jelas mengenai data yang di arsipkan. Sehingga mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam penyediaan informasi secara cepat dan akurat.
5.2 Saran
Program Aplikasi repository online berbasis web di SDN Jimbaran Kulon Sidoarjo yang di buat penulis masih jauh dari sempurna, Adapun kekuranagannya sebagai berikut:
a. Di dalam pengelolaan data kearsipan di SDN Jimbaran Kulon ini diperlukan juga adanya perawatan baik hardware maupun softwarenya agar keamanan data tetap terjaga dan proses administrasi dapat berlangsung dengan lancar, cepat dan benar.
b. Hendaknya dilakukan pengembangan terhadap sistem aplikasi dengan sistem keamanan
