See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.net/publication/235687914
Perancangan Strategik Sistem Maklumat (SISP)
bagi Institut Pengajian Tinggi (IPT)-Satu Kajian
Conference Paper
· November 2001
CITATIONS
0
READS
553
5 authors
, including:
Some of the authors of this publication are also working on these related projects:
ENABLING KNOWLEDGE SHARING BEHAVIOUR THROUGH SOCIAL MEDIA ANALYSIS
View project
Rose Alinda Alias
Universiti Teknologi Malaysia
93PUBLICATIONS
186CITATIONS
SEE PROFILE
Irny Suzila Ishak
UNISEL | Universiti Selangor
21PUBLICATIONS
18CITATIONS
SEE PROFILE
Mohd Iskandar Illyas Tan
Universiti Teknologi Malaysia
4PUBLICATIONS
11CITATIONS
SEE PROFILE
Md Hafiz Selamat
Universiti Teknologi Malaysia
27PUBLICATIONS
84CITATIONS
SEE PROFILE
All content following this page was uploaded by
Irny Suzila Ishak
on 28 November 2016.
Perancangan Strategik Sistem
Maklumat (SISP) bagi Institut
Pengajian Tinggi (IPT)-
Satu Kajian
Rose Alinda, Irny Suzila, Iskandar,
Syahadah dan Hafiz
Penulis
1
PM. Dr. Rose Alinda Alias ialah pensyarah kanan di Jabatan Sistem Maklumat, Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat, Universiti Teknologi Malaysia.
2
Mohd. Iskandar Illyas,3Syahadah Abdullah dan 4Hafiz Selamat adalah pensyarah Jabatan Sistem
Maklumat yang terlibat dalam penyelidikan SISP bagi IPT di Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat, Universiti Teknologi Malaysia
5
Irny Suzila Ishak ialah pelajar sarjana di Jabatan Sistem Maklumat, Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat, Universiti Teknologi Malaysia.
E-mel: 1alinda@fsksm.utm.my,2iskandar@fsksm.utm.my,
3syahadah@fsksm.utm.my, 4hafiz@fsksm.utm.my, 5
suzie_97@hotmail.com
No Telefon : 07-5575303
No. Faksimile : 07-5565044
Katakunci
Perancangan Strategik, Perancangan Strategik Sistem Maklumat, Institut Pengajian Tinggi, ciri-ciri IPT, ciri-ciri organisasi perniagaan
Abstrak
Dalam era teknologi maklumat yang berkembang pesat ini, IPT seiring dengan organisasi lain telah mula mengorak langkah untuk membuat Perancangan Strategik Sistem Maklumat. Ini kerana banyak perubahan telah berlaku dalam pengurusan kampus yang menuntut perancangan yang teliti bagi mencapai menjana strategi dan polisi serta membuat perancangan yang strategik dengan kos yang lebih efektif. Perancangan Strategik Sistem Maklumat (Strategic Information System Planning-SISP) merupakan aktiviti perancangan yang berterusan bagi memaksimumkan kesan Teknologi Maklumat kepada organisasi yang mana ia dapat menambah keberkesanan dan kecekapan organisasi, selarikan dengan matlamat organisasi dan membantu organisasi mencapai kelebihan kompetitif. Oleh itu, kertas kerja ini membincangkan perbezaan dalam SISP di organisasi perniagaan dan apabila diaplikasikan di institut pengajian tinggi (IPT).
Pengenalan
Perkembangan teknologi maklumat dan teknologi elektronik hari ini menuntut organisasi perniagaan dan bukan perniagaan untuk membuat perancangan yang teliti bagi mencapai menjana strategi dan polisi serta membuat perancangan yang strategik dengan kos yang lebih efektif. Ini adalah untuk menangani perubahan yang berlaku dalam organisasi dengan lebih berkesan. Oleh yang demikian, Institut Pengajian Tinggi (IPT) hari ini telah mula mengorak langkah dengan membina Perancangan Strategik Sistem Maklumat (Strategic Information System Planning-SISP) bagi IPT masing-masing. Namun begitu, berdasarkan kajian literatur, terdapat dua masalah utama yang timbul dalam melaksanakan Perancangan Strategik Sistem Maklumat di IPT. Yang pertama adalah kerana masalah kefahaman konsep perancangan strategik yang mana perancangan yang dilakukan adalah perancangan tradisional tetapi memanggilnya dengan nama perancangan strategik dan yang kedua adalah kerana contoh perancangan yang diikuti adalah sesuai untuk konteks perniagaan tetapi kurang sesuai untuk konteks universiti.
Oleh itu, persoalan yang timbul sekarang adalah apakah keperluan untuk SISP bagi Institut Pengajian Tinggi dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan bila diimplementasikan dalam konteks universiti. Ini kerana kebanyakan SISP yang dihasilkan sebelum ini adalah bagi konteks organisasi perniagaan. Dengan itu, kajian ini adalah satu usaha bagi mengkaji bagaimana Perancangan Strategik Sistem Maklumat bagi IPT dan perbezaannya dengan Perancangan Strategik Sistem Maklumat bagi organisasi perniagaan dari segi ciri-dan peranan organisasi serta rangkakerja perancangan yang digunakan dalam membangun SISP yang sesuai dengan konteks organisasi. Selain daripada itu, faktor yang menyebabkan kajian ini dilakukan adalah kerana masih kurang penyelidikan berkaitan SISP di universiti dan masih kurangnya literatur untuk penyelidikan akan datang.
Perkembangan teknologi maklumat di IPT
Sejak dekad yang lalu, perkembangan yang mengagumkan telah berlaku kepada teknologi maklumat, terutama dalam bidang pengkomputeran dan telekomunikasi. Perkembangan teknologi maklumat dan teknologi elektronik ini telah merubah kebanyakan perkara yang dilakukan dalam kampus. Perubahan telah berlaku dalam banyak bidang termasuklah bidang pemasaran, pendaftaran sehingga kepada pengajaran kimia; perubahan dalam latihan sukan sehingga kepada penjimatan tenaga seluruh universiti; dari pencarian buku di perpustakaan sehingga kepada sumber manusia kampus; dari konferens komunikasi satelit seluruh dunia di fakulti perniagaan sehingga kepada makmal bahasa. Perubahan ini memberi cabaran yang besar kepada semua dari pelajar hinggalah lembaga pengurusan atasan. (Rowley et.al, 1997). Antara perubahan yang dibawa oleh IT dalam universiti adalah:
Symposium of Malaysian Science and Technology Congress at USM,Penang (MSTC 2001) Research and Development Findings For Social and Economic Development
Membangunkan piawai seluruh universiti bagi pertumbuhan dan pembangunan sistem maklumat di universiti
Bagi membangun dan mengintegrasikan sistem pentadbiran dan sistem sokongan akademik dengan pembekal luar yang memerlukan kos dan sumber, perlu suatu piawai tentang apa yang harus dicapai oleh teknologi maklumat di universiti.
Membangunkan KPI(Key Performance Indicators), Matlamat, Strategi dan Polisi
Bagi mengenalpasti teknologi terkini yang diperlukan di universiti yang membolehkan pihak yang terlibat menjana strategi dan polisi bagi membuat perancangan dengan kos yang lebih efektif.
Menghasilkan peluang inovatif untuk membangun
Perkembangan teknologi membolehkan pelajar mengetahui tentang dunia yang akan mereka masuki, trend masa hadapan dan apa yang diperlukan dari mereka. Pendidikan tinggi juga
membawa kepada pembaharuan dalam
penyelidikan dan pengajaran.
UCLA IT Strategic Planning Project (1996) telah menggariskan isu utama teknologi maklumat yang berkaitan Institut Pengajian Tinggi. Antaranya ialah:
pengkomputeran dalam penyelidikan pengkomputeran dalam pengajaran capaian komputer pelajar
capaian perpustakaan dan capaian am pengkomputeran pentadbiran
isu rangkaian dan desktop pengstrukturan semula universiti
Perancangan Strategik Sistem Maklumat (Strategic Information System Planning-SISP)
Pengertian Perancangan Sistem Maklumat (Information System Planning-ISP) telah banyak mengalami perubahan sejak ia mula diperkenalkan. Perancangan untuk pembangunan sistem maklumat iaitu ISP secara umumnya adalah berdasarkan permintaan pengguna dan justifikasi kewangan, telah dipraktikkan sejak perniagaan mula terlibat dengan teknologi maklumat( Doherty et al.,1999). Kajian mendapati, sejak lewat tahun 1970an lagi Pengurus Sistem Maklumat telah menggunakan Perancangan Sistem Maklumat untuk memperbaiki komunikasi dengan pengguna Sistem Maklumat, menggalakkan sokongan pihak atasan, menganggar keperluan sumber masa hadapan, memperuntukkan sumber, dan mencari peluang untuk memperbaiki prestasi jabatan Sistem Maklumat(Mc Lean dan Soden,1977)
Konsep Perancangan Strategik Sistem Maklumat (Strategic Information System Planning-SISP) berkembang sejak tahun 1980 (Lederer dan Sethi, 1988). Perbezaan antara SISP dengan perancangan sebelum ini adalah penekanan terhadap keselarian strategi dengan matlamat organisasi dan kesan kompetitif organisasi apabila membuat Perancangan Sistem Maklumat.
Contohnya, Lederer dan Sethi (1988) melihat SISP sebagai proses menentukan objektif bagi pengkomputeran organisasi dan mengenalpasti aplikasi komputer yang berpotensi untuk dilaksanakan dalam organisasi. Wilson (1989) pula melihat SISP sebagai strategi Sistem Maklumat bagi mengetahui maklumat yang diperlukan untuk menyokong matlamat organisasi dengan menggunakan sistem komputer.
Pada tahun 1990an, definasi SISP lebih kepada memfokuskan kepada kelebihan kompetetif dan keberkesanan pengurusan dengan Segars (1995) menekankan SISP sebagai mekanisme untuk menilai sumber teknologi, untuk mengetahui keperluan teknologi masa depan dan tindakan yang perlu dilakukan untuk mencapai kelebihan kompetetif. Ini disokong oleh Doherty et al.(1999) yang menghuraikan Perancangan Strategik Sistem Maklumat sebagai suatu aktiviti yang berterusan bagi menentukan keutamaan dalam pembangunan Sistem Maklumat yang diselarikan dengan objektif perniagaan dan memberi kesan kepada kedudukan kompetetif organisasi.
Setelah diteliti, didapati pandangan tentang SISP adalah lebih menjurus kepada beberapa aspek yang utama iaitu untuk memaksimumkan kesan Teknologi Maklumat kepada organisasi, menyelarikan Teknologi Maklumat dengan matlamat organisasi, menambah keberkesanan dan kecekapan organisasi, mencapai kelebihan kompetitif berbanding pesaing serta dilaksanakan secara berterusan.
Berdasarkan pandangan-pandangan yang telah dikaji, definasi SISP telah dijana bagi tujuan penyelidikan ini iaitu :
"aktiviti perancangan yang berterusan dalam memaksimumkan kesan Teknologi Maklumat kepada organisasi yang mana ia dapat menambah keberkesanan dan kecekapan organisasi, selari dengan matlamat organisasi dan membantu organisasi mencapai kelebihan kompetitif"
Perbandingan di antara SISP di organisasi perniagaan dan IPT
Dalam era teknologi maklumat pada hari ini, organisasi perniagaan telah mengalami banyak perubahan. Pelbagai bentuk perancangan telah dibuat untuk menangani perubahan semasa yang berlaku dan mengekalkan kedudukan kompetetif dalam perniagaan. Bermula dengan Perancangan Strategik (Strategic Planning-SP), perancangan organisasi perniagaan kemudian mengambilkira juga Perancangan Sistem Maklumat (Information Systems Planning-ISP) dan seterusnya sekarang ini Perancangan Strategik Sistem Maklumat(Strategic Information System Planning-SISP). Ini dapat dilihat berdasarkan kajian oleh Galliers et al. (1994) yang SISP diletakkan sebagai salah satu isu utama bagi pengurus organisasi bagi meningkatkan keberkesanan perlaksanaan SISP di organisasi.
perubahan yang berlaku dan menerima desakan dari populasinya (constituencies) untuk tidak ketinggalan dalam melaksanakan SISP. Ini termasuklah juga IPT. Misalnya, melihat akan kepentingan teknologi maklumat, Kementerian Pendidikan Malaysia juga telah menetapkan Teknologi Maklumat (Information Technology-IT) sebagai arah tuju bagi institusi pengajian tinggi (IPT) dalam alaf baru ini. Namun begitu kejayaan melaksanakan SISP yang dialami oleh sektor perniagaan tidak selalunya menjamin kejayaan yang sama akan diperolehi dalam SISP yang dilaksanakan oleh organisasi bukan berasaskan keuntungan di IPT. Dalam satu kajian (Wright, 1998) mendapati bahawa kurang dari separuh dari institusi pendidikan di Amerika Syarikat mempunyai Perancangan Strategik IT. Di samping itu, terdapat kekurangan perancangan yang komprehensif untuk mengeksploitasi peluang-peluang dan faedah-faedah IT dan institusi sedang berusaha mencari aspek utama perancangan dan infrastruktur IT. Selain daripada itu, cabaran lain yang wujud dalam melaksanakan Perancangan Strategik Sistem Maklumat di IPT adalah kerana walaupun terdapat banyak alatbantu dan teknik-teknik yang boleh digunakan dalam SISP, alatbantu dan teknik-teknik SISP yang boleh digunakan bagi konteks IPT masih terhad (Clarke, 1992).
Apa yang dapat dilihat dalam realiti semasa, organisasi berasaskan perniagaan yang memfokuskan kepada keuntungan mempunyai ciri-ciri, kawalan kuasa dan skop yang berbeza dari organisasi bukan perniagaan yang bukan berasaskan keuntungan(Rowley et al. ,1997). Perbezaannya yang ketara antara kedua organisasi ini adalah dari segi ruang lingkup pilihan, lokus kawalan,
cabaran ‘niching’ dan perbezaan dalam panduan
menghasilkan perancangan. Kebanyakan Perancangan Strategik Sistem Maklumat yang dibuat telah mengabaikan perbezaan ini membuat Perancangan Strategik Sistem Maklumat mengikut garispanduan bagi konteks perniagaan.
Oleh yang demikian Perancangan Strategik Sistem Maklumat yang dihasilkan bagi organisasi bukan perniagaan harus mengambilkira faktor-faktor yang telah dinyatakan. Selain itu, Perancangan Strategik Sistem Maklumat yang dihasilkan juga harus mengambilkira aktiviti-aktiviti bagi IPT. Organisasi perniagaan mempunyai rantaian aktiviti yang berbeza dari IPT di mana fokus organisasi perniagaan adalah kepada penjualan produk atau perkhidmatan, perolehan, pengeluaran, operasi, pemasaran dan juga perkhidmatan untuk mendapat keuntungan manakala aktiviti di IPT adalah lebih memfokuskan kepada bagaimana aktiviti pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan pentadbiran dapat dilaksanakan dengan lebih cekap dan berkesan. Oleh yang demikian, sudah tentu sistem maklumat yang digunakan untuk menyokong aktiviti yang berbeza mempengaruhi Perancangan Strategik Sistem Maklumat yang hendak dibangunkan. Ini disokong oleh Clarke (1994), yang menyatakan oleh kerana institusi pengajian tinggi bukanlah bermatlamat untuk mengaut keuntungan, maka matlamat perancangan strategik sistem maklumatnya adalah untuk menambah kecekapan dan keberkesanan universiti dalam melaksanakan aktivitinya.
Ini berbeza bagi organisasi yang bermatlamatkan keuntungan di mana matlamat perancangan strategik sistem maklumatnya adalah untuk mencari cara supaya dapat bersaing secara kompetitif dengan pesaingnya.
Perbandingan yang dilakukan adalah
perbandingan ciri dan peranan organisasi perniagaan dan IPT serta perbandingan rangkakerja perancangan strategik sistem maklumat. Huraian perbandingan itu adalah seperti berikut:
Perbandingan ciri dan peranan organisasi perniagaan dan IPT
Berdasarkan kajian literatur didapati bahawa terdapat perbezaan antara ciri-ciri dan fungsi/peranan IPT dan organisasi perniagaan berasaskan keuntungan. Perbezaan ciri-ciri dan fungsi ini membuktikan bahawa perlunya dibangunkan SISP yang sesuai dengan konteks organisasi. Analisis perbandingan diterangkan dalam jadual 1.
Jadual 1: Perbandingan di antara ciri-ciri dan fungsi/peranan IPT dan organisasi perniagaan berasaskan keuntungan
Elemen Organisasi Perniagaan
IPT
Jenis Organisasi
-Struktur Keusahawanan
-Birokrasi Professional Matlamat -Matlamat Utilitarian
Matlamat jelas dan unik
-Matlamat
Normative
Struktur organisasi
-Berhirarki -Kurang Berhirarki Terdapat organisasi tidak formal yang berkuasa di universiti Kuasa -Terpusat
-Kuasa membuat keputusan strategik di tangan CEO
-Melibatkan banyak
stakeholders
- Kuasa membuat keputusan strategik melibatkan professor- profesor, lembaga senat, Naib Canselor, pentadbir kanan, fakulti dan dalam kes tertentu pelajar Kumpulan
Sasaran
-Pelanggan
-Stockholder
-Orang awam
-Penguasa kerajaan yang membiaya
-Pembiaya kewangan dan pemberi faedah yang lain -Pelajar dan keluarga -Fakulti, pentadbir, kakitangan -Majikan
-Komuniti residen, komuniti rasmi dan komuniti perniagaan Peranan -Peranan ke arah
ekonomi untuk mengoptimakan penggunaan sumber
-Peranan normative
Gaya kepimpinan
-Democracy -Authoritarian -Technocratic
-Bureauchratic
Tugas -Bergantung, ada yang rutin, ada yang tidak rutin.
-Rutin
Faktor persekitaran dalam organisasi
Perbezaan pertama IPT dengan organisasi perniagaan adalah dari segi persekitaran dalaman organisasi. Kebanyakan organisasi perniagaan adalah yang berjaya bermula dengan usahawan yang mencari cara terbaik untuk mengaplikasikan bakat yang unik atau produk yang unik kerana ada keperluan yang jelas dalam pasaran. Apabila perniagaan telah berkembang, usahawan bertanggungjawab untuk memantau perubahan dalam kehendak pasaran dan bergerak maju ke hadapan atau bergerak secara proaktif untuk memastikan keunikan dikekalkan dan pengembangan pasaran. Kuasa membuat keputusan strategik di tangan CEO. Kumpulan sasarannya pula adalah jelas iaitu terdiri daripada pelanggan, pemegang saham dan orang awam. Maka mudah untuk membuat keputusan untuk menghasilkan produk yang unik yang boleh bersaing dalam pasaran.
Ini berbeza dengan IPT yang mempunyai banyak stakeholders seperti berikut:
Penguasa kerajaan yang membiaya (state funding authorities)
Pembiaya kewangan dan pemberi faedah yang lain (other financial supporters and benefactors)
Pelajar dan keluarga (student and their families) Fakulti, pentadbir, kakitangan (Faculty, administrators, and staff)
Majikan (Employers)
Komuniti residen, komuniti rasmi dan komuniti perniagaan (community residents, officials, and business)
Ini menyebabkan kuasa membuat keputusan adalah ditangan stakeholder tersebut. Maka shared governance perlu dilaksanakan. Selain daripada itu, panduan dalam prinsip universiti adalah pelaburan jangka panjang dalam mendidik manusia dan ini berbeza dengan pendekatan perniagaan iaitu pendekatan bottom line. Perubahan sukar diterima di universiti kerana kebiasaan universiti adalah berhati-hati dengan perubahan dan mengekalkan apa yang sedia ada. Ini menyebabkan dalam dunia perniagaan, tempoh untuk model perancangan strategik bagi perniagaan adalah antara 2-3 tahun manakala di universiti, ia selalunya mengambil masa 5 tahun atau lebih. Namun kajian semula perancangan SISP yang dibuat perlu setiap dua tahun.
Faktor Pengurusan Organisasi
Oleh kerana pengurusan universiti adalah shared governance, penglibatan fakulti adalah kuncinya dan membina konsensus sejak mula lagi adalah penting. Secara amnya, kuasa dalam universiti adalah dikongsi antara lembaga pengarah, presiden, pentadbir kanan, fakulti dan dalam kes tertentu pelajar. Fakulti universiti
tidak boleh ‘diarah’ (i.e.command authority) seperti pekerja di syarikat kerana centralized power di universiti tidak begitu kuat.
Selain itu, pengurusan universiti adalah shared governance telah menyebabkan wujudnya organisasi tidak formal yang berkuasa di universiti yang menyukarkan
untuk centralized power. Ini kerana dalam universiti yang produk terbesarnya adalah pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan yang menjadi hak eksklusif fakulti, terdapat konsensus dalam literatur yang mengatakan perancangan strategik pihak atasan tidak boleh dijalankan tanpa nasihat dan persetujuan semua constituencies terutamanya profesor-profesor.
Misi Organisasi
Pernyataan misi universiti selalunya menyatakan secara umum bahawa institusi menyediakan pendidikan, mengendalikan penyelidikan, dan memberikan perkhidmatan kepada masyarakat. Penyataan misi seperti ini selalunya terlalu mudah dan umum untuk memberi arah tujuan dalam perancangan. Pernyataan misi yang luas selalunya menerangkan tentang domain aktiviti dan bukan arah tuju dan tujuan institusi. Universiti juga tidak mengawal kedudukan mereka dalam pasaran atau memanipulasi persekitaran seperti perniagaan swasta.
Oleh kerana perancangan strategik untuk menghasilkan perancangan bagi jabatan, kolej atau universiti boleh mencapai kedudukan yang memberinya kedudukan istimewa antara jabatan, kolej atau universiti lain. Keadaan institusi pengajian tinggi semasa tidak memberikan profail yang boleh dipanggil unik. Struktur asas pengajian tinggi, terutamanya peringkat sarjana muda bertindih di seluruh negara. Perbezaan mungkin wujud di peringkat pasca siswazah sahaja. Beban untuk berubah selalunya adalah kepada innovator yang memperkenalkan metod atau arah tuju baru dalam pengajaran, penyelidikan dan pengurusan.
Selain daripada itu, faktor lain adalah universiti tidak mempunyai definisi pelanggan yang jelas, pelajar, majikan, dan komuniti seluruhnya semua boleh dianggap sebagai pelanggan. Ini menyebabkan aktiviti untuk mendefinisikan matlamat dan mengukur keberkesanan supaya konsisten dengan misi universiti menjadi sukar.
Perbandingan rangkakerja Perancangan Strategik Sistem Maklumat
Selain daripada itu, perbandingan juga telah dibuat antara rangkakerja perancangan strategik sistem maklumat bagi organisasi perniagaan, perancangan strategik IPT dan perancangan strategik teknologi maklumat di IPT. Empat rangkakerja dan proses Perancangan Sistem Maklumat telah dianalisa dalam kajian literatur. Analisa perbandingan di antara rangkakerja Ward dan Griffiths(1997), MAMPU(1999), New Mexico State University (NMSU) (1998),
Commonwealth Higher Education Management
Memulakan proses perubahan dan kes
perniagaan
Rajah 2: Perancangan Strategik IS/IT (Ward, 1997)
Hasil penilaian ke atas keempat-empat rangkakerja tersebut mendapati bahawa setiap satunya mempunyai kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan tersendiri.(Jadual 2 )
Jadual 2:Perbandingan antara Rangkakerja Perancangan Sistem Maklumat
Rangkakerja Kelebihan
Perancangan
Mempunyai blok binaan bagi proses Perancangan Sistem Maklumat yang input, output dan aktiviti proses yang jelas Mengambilkira faktor persekitaran dalaman dan luaran organisasi serta faktor persekitaran dalaman dan luaran IT. Menyediakan penerangan kaedah dan teknik yang jelas
Perancangan Strategik Teknologi Maklumat (MAMPU, 1999)
Rangka kerja yang jelas
Rangka kerja menunjukkan apa hasil yang perlu dihasilkan pada setiap fasa Menunjukkan perkara-perkara yang perlu disentuh semasa membuat perancangan Perancangan
Strategik New Mexico State University (1998)
Perancangan adalah dibuat bagi konteks universiti
Menunjukkan pihak-pihak yang terlibat dalam perancangan strategik bagi konteks universiti
Mengambilkira faktor nilai dan budaya universiti
Menunjukkan proses perancangan literatur adalah proses berterusan
Perancangan
Rangka kerja yang mudah difahami Mengambil kira faktor prestasi dan persekitaran
Menunjukkan pihak yang perlu mengambil tindakan bagi setiap proses
Perancangan Strategik IT di UCLA (1996)
Memberi elemen input bagi perancangan untuk konteks IPT
Memberi maklumat tentang bidang yang harus difokus dalam SISP bagi konteks universiti General Ac cess Computing
IT Industry Current and Future Capabilities
Strategic Directions -Vis ion Statement for IT Support: Future Model -IT Princ iples -IT s role in s upporting the Univers ity's mis sion
Technological Strategies, Policies
and Architectures -Innovative Projec t and Centers Acc ess Computing -Administrative Computing -WAN and Infrastruc ture Support
-Des ktop & W orks tation Support
Organiz ational Strategies and Policies -Service
Dec entralization Models -Shared Governance Outs ourc ing Strategies
IRCC
-Vision Statement for IT Support: Future Model -IT Princ iples -IT s role in s upporting the Univers ity's mis sion
Technological Strategies, Policies
and Architectures
-Innovative Project and Centers Acc es s Computing -Administrative Computing -WAN and Infrastruc ture Support
-Des ktop & W orks tation Support
Organiz ational Strategies and Policies
-Service
Dec entralization Models -Shared Governance Outs ourc ing Strategies
Rangkakerja MAMPU dan rangkakerja Ward dan Griffith didapati sesuai dalam menghasilkan perancangan strategik sistem maklumat bagi perniagaan manakala Perancangan Strategik IT UCLA boleh dijadikan panduan dalam menghasilkan perancangan strategik sistem maklumat bagi institusi pengajian tinggi. Rangkakerja yang terperinci berkaitan IS/IT memberikan kelebihan berbanding rangkakerja NMSU dan CHEMS yang memfokuskan untuk perancangan strategik universiti sahaja. MAMPU mempunyai rangkakerja perancangan sistem maklumat yang jelas. Rangka kerja Ward dan Griffith mempunyai kelebihan dalam mengenalpasti input, output dan proses yang dilakukan secara sistematik.
Rangkakerja Ward memberi penerangan tentang teknik dan alatbantu namun tidak diletakkan dalam model rangkakerja. Antara teknik yang digunakan dalam memahami situasi semasa dan menterjemah keperluan perniagaan adalah membuat analisis maklumat aras tinggi, analisis faktor kejayaan kritikal, analisis rantaian nilai dan teknik inovatif. Manakala rangkakerja MAMPU pula tidak menyenaraikan teknik dan alatbantu dalam menghasilkan output. Di samping itu, tumpuan lebih diberikan kepada strategi IS dalam perniagaan.
HASIL ANALISA
Hasil analisis dari perbandingan ciri dan peranan organisasi perniagaan dan IPT dan perbandingan rangkakerja perancangan strategik sistem maklumat adalah faktor-faktor perubahan yang perlu dipertimbangkan dalam SISP di universiti dan elemen perbezaan antara SISP di universiti dan organisasi perniagaan.
Faktor perubahan yang perlu dipertimbangkan dalam SISP di universiti
Maka terdapat beberapa perkara yang perlu dipertimbangkan dalam membuat perancangan strategik sistem maklumat. Faktor yang dipertimbangkan diterangkan lebih lanjut lagi dalam Rajah 3.
Faktor Perbez aan Ciri-ciri Organisasi Perniagaan dan IPTdalam melaksanakan Perancangan Strategik Sistem Maklumat
Faktor Pengurus an Organisasi Faktor
Pers ekitaran Dalaman Organisasi
Misi dan Pelanggan Organisasi
Pencarian model perancangan s trategik sis tem maklumat yang s es uai bagi konteks IPT
Membuat perancangan yang melibatkan semua bukan hanya pihak
atasan
Mengubah paradigma daripada SISP bagi IPT daripada berdasarkan pemberi perkhidmatan kepada berdasarkan
pelanggan perkhidmatan
Rajah 3: Perubahan yang perlu dipertimbangkan dalam melaksanakan perancangan strategik
sistem maklumat di universiti.
Pencarian model perancangan strategik sistem maklumat yang sesuai bagi konteks IPT
Antara model yang boleh dicontohi bagi membuat perancangan strategik sistem maklumat adalah Perancangan Strategik IT di UCLA pada tahun 1996. UCLA telah menghasilkan model rangkakerja bagi proses perancangan strategik IT di IPT. Selain daripada itu, semua yang terlibat haruslah berfikir dan merancang dengan fikiran terbuka serta bersedia untuk menggunakan alatbantu bagi memudahkan proses perancangan.
Membuat perancangan yang melibatkan semua dan bukan hanya melibatkan pihak atasan
Pembinaan perancangan strategik sistem maklumat harus mengambilkira keperluan persekitaran luaran dan keperluan persekitaran. Oleh itu perancang strategik sistem maklumat harus membina hubungan yang baik dan metod perancangan yang mempertimbangkan realiti tradisi, keadaan tertentu, fakulti, pelajar, kakitangan, sumber dan proses pentadbiran. Maka, perancangan yang memerlukan penglibatan semua adalah kritikal bukan sahaja dalam membangunkan perancangan tetapi juga dalam mengimplementasikan perancangan.
Perbezaan yang besar dalam perancangan strategik sistem maklumat dalam organisasi perniagaan dan IPT adalah keperluan untuk participative process. Dalam peniagaan, ia tidak ada isu shared governance. Walaupun demokrasi industri telah memberi banyak suara kepada pekerja, namun keputusan strategik masih di tangan CEO. Namun begitu, di universiti, aktiviti utama adalah (pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan yang dibawah kuasa fakulti, dan perancangan strategik tidak boleh dilakukan tanpa nasihat professor-profesor. Maka, perubahan yang dicadangkan adalah mengaplikasikan
participatory planning di universiti dan bukannya top-down planning.
Bagi memudahkan pengimplementasian perancangan supaya semua terlibat dan mendapat tindakbalas yang positif, normal figure utama dan pembuat keputusan dari fakulti dan pentadbiran harus membuat perbincangan pra-perancangan supaya dapat membentuk hubungan kerja yang baik. Teknik seperti kontrak, forum terbuka,
perbincangan ‘give and take’ kumpulan dan dalam kes tertentu latihan literatur mungkin berguna bagi menjadikan semua ahli kritikal perancangan kepada rangkakerja operasi yang sama dan membina lebih kepercayaan yang lebih mendalam.
Mengubah paradigma daripada SISP bagi IPT daripada berdasarkan pemberi perkhidmatan kepada berdasarkan pelanggan perkhidmatan
Perubahan paradigma ini harus dilakukan kerana kumpulan sasaran dalaman dan luaran mempunyai hak untuk menentukan hala tuju universiti dan masa depannya. Ini menolak perspektif kumpulan sasaran dalaman mempunyai kuasa monopoli terhadap masa depan universiti. Oleh kerana keperluan kritikal dalam Perancangan Strategik Sistem Maklumat, terhasil dari tindakbalas proaktif kumpulan sasaran dalaman dan tekanan luaran terhadap institusi, maka perubahan paradigma dapat memandu arah perancang dalam mengenalpasti keperluan setiap stakeholder dan organisasi lain yang menganggap mempunyai kuasa terhadap institusi seterusnya menselarikan aktiviti di universiti dengan keperluan kritikal stakeholders.
Elemen yang perlu dipertimbangkan
Bagi konteks universiti, rangka kerja perancangan literatur NMSU dan CHEMS dan rangka kerja Perancangan Strategik IT UCLA harus diambilkira dalam merangka perancangan sistem maklumat dalam konteks universiti. Rangka kerja perancangan literatur NMSU dan CHEMs menunjukkan elemen- elemen input yang perlu dipertimbangkan bagi melaksanakan perancangan literatur bagi universiti. Rangka kerja Perancangan Strategik IT UCLA pula memberi elemen input berkaitan IS/IT bagi perancangan untuk konteks IPT serta memberi maklumat tentang bidang yang harus di fokus dalam SISP bagi konteks universiti. Namun begitu ia juga tidak memberi penerangan tentang alatbantu dan teknik yang jelas.
Oleh yang demikian, rangkakerja yang terbaik sebagai panduan merekabentuk metodologi Perancangan Strategik Sistem Maklumat bagi IPT adalah rangka kerja Perancangan Strategik IT UCLA. Di samping itu, elemen dalam rangkakerja NMSU dan CHEMS seperti pihak yang terlibat dalam perancangan strategik, mengambilkira faktor nilai dan budaya serta mengambilkira faktor prestasi dalam membuat perancangan juga boleh diubahsuai dan digunakan. Elemen input dan output serta teknik dalam melaksanakan proses perancangan strategik IS/IT Ward serta elemen input output dalam rangkakerja MAMPU juga boleh digunakan sebagai panduan dalam merekabentuk metodologi Perancangan Strategik Sistem Maklumat bagi IPT.
Berdasarkan kajian literatur dan perbandingan rangka kerja, beberapa perbandingan telah dilakukan antara elemen dalam rangka kerja. Hasil perbandingan dapat dilihat dalam jadual 3.
Jadual 3: Perbezaan antara elemen dalam rangka kerja SISP di IPT dan organisasi perniagaan.
Kriteria
Elemen input bagi membuat
perancangan strategik sistem maklumat di
Elemen input bagi membuat
perancangan strategik sistem maklumat di
maklumat organisasi
IPT adalah: -Persekitaran dalaman perniagaan: strategi perniagaan semasa, objektif, sumber ,proses perniagaan, budaya perniagaan dan nilai dalam perniagaan -Persekitaran luaran perniagaan: keadaan ekonomi, industri dan persaingan di mana organisasi beroperasi bidang yang diliputi dalam perniagaan dan sumbangannya, -Persekitaran luaran SM/TM: trend
-Hasil analisa visi yang hendak dicapai oleh Naib Canselor:
visi, proses dalam visi, IT yang boleh menyokong proses mencapai visi -Maklumat persekitaran dalaman dan luaran universiti: strategi semasa IPT, objektif, sumber, proses dalam universiti, budaya universiti dan nilai dalam universiti, : keadaan IPT lain, industri dan persaingan di antara IPT yang beroperasi -Maklumat persekitaran dalam dan luaran IT universiti: perspektif SM/TM semasa dalam universiti,
kematangannya, bidang yang diliputi dalam IPT dan
perancangan IT bagi universiti Bidang fokus Peranan IT dalam
membantu penjualan produk atau perkhidmatan, perolehan,
pengeluaran, operasi, pemasaran dan juga perkhidmatan untuk mendapat keuntungan
Peranan IT dalam membantu pengajaran dan pembelajaran,
penyelidikan dan pentadbiran supaya dapat dilaksanakan dengan lebih cekap dan berkesan seperti Pengkomputeran Pendekatan Top-down planning Participative Planning Penglibatan -Lembaga universiti -Jawatankuasa eksekutif
-Stakeholder terpilih -Professor
mencapai konsensus dan memudahkan perlaksanaan Masa
membangun dan
melaksanakaper ancangan strategik sistem maklumat
2-3 tahun dengan membuat kajian semula setiap tahun
3-5 tahun dan membuat kajian semula setiap 2 tahun
Teknik digunakan
Antara teknik yang digunakan dalam memahami situasi semasa dan menterjemah keperluan perniagaan adalah membuat analisa maklumat aras tinggi, analisa faktor kejayaan kritikal, analisa rantaian nilai dan teknik inovatif.
Teknik seperti kontrak, forum terbuka, perbincangan ‘give and take’ kumpulan dan dalam kes tertentu latihan sensitiviti mungkin berguna bagi menjadikan semua ahli kritikal perancangan kepada rangkakerja operasi yang sama dan membina lebih kepercayaan yang lebih mendalam.
Kesimpulan dan Cadangan Masa Hadapan
Perbandingan antara ciri-ciri organisasi perniagaan dan IPT serta perbandingan antara rangkakerja SISP bagi organisasi perniagaan dan IPT memberi sedikit sebanyak gambaran awal tentang faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat perancangan strategik sistem maklumat bagi konteks IPT. Selain itu terdapat beberapa perubahan yang perlu dilakukan dalam perlaksanaan SISP di IPT.
Walaupun penyelidikan dalam perancangan strategik sistem maklumat bagi konteks universiti ini masih belum mendalam, usaha sebegini diharapkan dapat membantu IPT melaksanakan perancangan strategik sistem maklumat mereka dengan lebih berkesan.
Cadangan bagi usaha-usaha penyelidikan pada masa akan datang adalah untuk mengkaji kaedah, pendekatan, teknik dan alatbantu yang sesuai bagi perancangan strategik sistem maklumat bagi konteks IPT.
Rujukan
Commonwealth Higher Education Management Services.(1999)
."The Planning Process".Workshop on Strategic Planning in Universities. August 3,1999
Clarke, R.(1992)."Strategic Information Systems: Retrospect and Prospect." International Conference on Information Systems and Organizations.19-23
Clarke, R.(1994)." The path of Development of Strategic Information Systems Theory." http://www.anu.edu.au
/people Roger.Clarke /SOS/StratISTh.html.31/4/2001. Doherty,N.P., Marples,C.G.,Suhaimi,A.(1999)."The relative success of alternative approaches to strategic information systems planning: an empirical analysis."Journal of Strategic Information Systems.8.263-283
Lederer,A.L. and Sethi,V. (1988)."The implementation of strategic information systems planning methodologies." MIS Quarterly.12.445-461.
Laudon,K. and Laudon,J. (1998).”Management
Information System-New Approaches to
Organization Technology”.New York:Prentice Hall
MAMPU (1999)," Information Technology Strategic Plan(Perancangan Sistem Maklumat) for
Government Agencies".http://www.mampu.gov.my
/ ICT/ ISPlan/ Framework.htm.31/5/2001. Mc Lean,E.R., Soden,J.V.(1977)."Strategic Planning for MIS." New York:Wiley.
New Mexico State University.(1999)."NMSU Strategic Planning Process". http://www.nmsu.edu/ Strategic/process.html.30/4/2001.
Robson,W.(1997)."Strategic Management and Information Systems, An Integrated Approach."London: Pitmann Publishing.
Rowley,D.J., Lujan.H.D and Dolence,M.G.”Strategic
Change in College and Universities”.San
Francisco: Jossey Bass Publisher.
Segars,A.H (1995)."Strategic Planning for Information Technology: School of Thought
and Experiences From The Field". The Carrol
UCLA IT Planning Project (1996).” Key issues in
Information Technology in Higher
Education”. Coopers and Lybrand Consulting
Research Report.(1-5)
Ward,J and Griffith,P.(1997). "Strategic Planning for Information Systems". England: John Wiley & Sons.
Wilson,T.D.(1989).” The Implementation of
Information System Strategies in UK Companies: aims and barriers to success, International Journal of Information Management.9.
Wright (1998),"Campus Computing,1998 in US Higher
Education". Campus Computing,
