STANDAR OPERATING PROSEDUR (SOP)

(1)

S

TANDAR OPERATING

PROSEDUR

(SOP)

PASCASARJANA

UNIVERSITAS SILIWANGI

TASIKMALAYA

2015

(2)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadhirat Allah SWT yang telah memberikan

nikmat dan segala kebahagian dalam kehidupan. Semoga kita termasuk orang yang

bisa bersyukur kepada-Nya.

Shalawat dan salam semoga tetap tercurah kepada

junjunan kita Nabi Muhammad SAW dan keluarganya yang suci, serta

shahabat-shahabatnya yang setia mengikuti kepempininan Rasulullah. Aamiin.

Buku Pedoman

Standar Operating Prosedure (SOP) kami susun dalam

upaya untuk memberikan layanan yang terbaik bagi semua pengguna jasa layanan

pendidikan di Pascasarjana. Buku SOP ini diberlakukan bagi semua angkatan

mahasiswa Pascasarjana.

Kami ingin mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah

memberikan bantuan, baik moril, tenaga, serta pikiran sehingga terwujud buku ini.

Semoga segala kebaikan mereka mendapat imbalan dari Allah SWT. Amien.

Semoga buku sederhana ini bermanfaat dalam rangka mengembangakan

kualitas output dan outcome Program Pascasarjana yang lebih baik lagi. Insya Allah.

Tasikmalaya, Juli 2015

Direktur

Prof.Dr. H. Budi Rahmat, Ir., MS.

Nip. 195611171987031001

(3)

DAFTAR ISI

hal

Kata Pengantar

Daftar Isi

1 SOP Penerimaan Mahasiswa Baru ………

2 SOP Tes Potensi Akademik dan Tes Wawancara ……….

3 SOP Pengumuman Kelulusan ……….

4 SOP Matrikulasi ………..

5 SOP Pemninjaman Buku Di Perpustakaan ………

6 SOP Registrasi dan Kontrak Mata Kuliah ………..

7 SOP Rencana Studi ………..

8 SOP Perubahan Rencana Studi ………..

8 SOP Penyusunan Jadwal Kuliah ……….

10 SOP Penyusunan Materi Perkuliahan ………..

11 SOP Pelaksanaan Perkuliahan ………

12 SOP Validasi Kehadiran Mahasiswa ……….

13 SOP Evaluasi Perkuliahan ……….

14 SOP Penyusunan Jadwal UTS dan UAS ……….

15 SOP Pelaksanaan UTS dan UAS ……….

16 SOP Pembuatan Surat Pengantar Izin Penelitian ……….

17 SOP Pengajuan Tugas Akhir/Tesis ………

18 SOP Pelaksanaan Seminar Proposal/Tesis ………

19 SOP Yudisium ………..

20 SOP Wisuda ……….

(4)

I. SOP PENERIMAAN MAHASISWA BARU Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure penerimaan mahasiswa baru ditujukan untuk

memberikan pedoman pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru.

Ruang Lingkup Kegiatan :

Prosedur ini melingkupi kegiatan sejak pendaftaran, membayar biaya pendaftaran ke bank, hingga memperoleh kartu peserta ujian

Pelaku Kegiatan :

1. Calon Mahasiswa 2. Bank BTN

3. Bagian Akademik Pascasarjana

Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru

1. Proses ini diawali dengan melakukan pendaftaran sebagai calon mahasiswa pada website http://pmb.unsil.ac.id

2. Calon mahasiswa mengisi formulir pendaftaran on line dan lakukan pencetakan slip pembayaran biaya seleksi PMB Unsil

3. Calon mahasiswa memperoleh kode pembayaran/nomor formulir (tertera pada slip pembayaran)

4. Calon mahasiswa membayar biaya formulir di teller Bank BTN seluruh Indonesia

5. Bank BTN mencatat pembayaran biaya formulir dan menyerahkan kuitansi pembayaran beserta PIN

6. Mahasiswa melakukan login untuk melengkapi pengisian formulir dengan user: nomor formulir dan password: PIN/Kode akses dari Bank

7. Mahasiswa mengisi formulir biodata pribadi, sekolah, dll 8. Mahasiswa mencetak kartu peserta ujian

9. Mahasiswa menyerahkan persyaratan ke bagian akademik Pascasarjana Unsil 10. Bagian akademik Pascasarjana mendata dan mendokumentasikan persyaratan

(5)

Diagram Standar Operating Prosedure

Calon Mahasiswa Bank BTN Bagian Akademik PPs

Mulai

1.

Melakukan pendaftaran sebagai calon mahasiswa

pada website http://pmb.unsil.ac.id

2.

Mengisi formulir pendaftaran on line lakukan pencetakan

slip pembayaran biaya seleksi PMB Unsil

3. Memperoleh kode pembayaran/nomor formulir

4.

Membayar biaya formulir di teller Bank BTN seluruh

Indonesia

5.

Mencatat pembayaran biaya formulir dan menyerahkan kuitansi pembayaran beserta

PIN 6.

Melakukan login untuk melengkapi pengisian formulir dengan user: nomor

formulir dan password: PIN/Kode akses dari Bank

7.

Mengisi formulir biodata pribadi, sekolah, dll

8.

Mencetak kartu peserta ujian

9. Menyerahkan persyaratan ke bagian akademik Pascasarjana Unsil 10. Mendata dan mendokumentasikan persyaratan Selesai

(6)

II. SOP TES POTENSI AKADEMIK DAN TES WAWANCARA Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure ini ditujukan untuk memberikan pedoman

pelaksanaan tes potensi akademik dan tes wawancara.

Ruang Ruang Lingkup Kegiatan :

Prosedur ini melingkupi mulai dari calon mahasiswa membawa kartu peserta ujian, pelaksanaan Computer Base Test (CBT) sampai dengan tes wawancara

1. Calon mahasiswa

2. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PPMB) 3. Ketua Program Studi

4. Tim Penguji Wawancara 5. Bagian Akademik Pascasarjana

Prosedur Kegiatan :

1. Calon mahasiswa membawa kartu peserta ujian, fotocopy ijazah yang telah dilegalisir atau tanda lulus dan kartu identitas diri (KTP/SIM) pada saat ujian. 2. PPMB meminta calon peserta ujian mengisi daftar hadir ujian

3. PPMB menyelenggarakan ujian Tes Potensi Akademik dengan CBT

4. PPMB memberikan informasi kepada calon mahasiwa baru tentang ujian tahapan berikutnya

5. Calon mahasiswa menerima informasi dan mendatangi Program Studi di Pascasarjana

6. Program studi mendata peserta ujian tes wawancara 7. Program studi menentukan tim penguji

8. Tim penguji meminta peserta ujian mengisi daftar hadir ujian

9. Tim penguji melaksanakan Tes Wawancara kepada calon mahasiswa baru 10. Tim penguji merekap nilai akhir tes wawancara dan menyerahkan ke Ketua

Prodi

11. Ketua prodi menerima dan menyerahkan nilai dari tim penguji ke bagian akademik Pascasarjana

12. Bagian akademik Pascasarjana membuat surat laporan hasil tes wawancara yang ditandatangani Direktur dan diserahkan ke PPMB

(7)

Calon

Mahasiswa PPMB

Ketua

Program Studi Tim Penguji

Bagian Akademik PPS Mulai 1. Membawa kartu peserta ujian 2. Mengisi daftar hadir ujian 3. Ujian Tes Potensi Akademik dengan Computer base test (CBT) 4. Informasi kepada calon mahasiwa baru tentang ujian tahapan berikutnya 5. Menerima informasi dan mendatangi Program Studi di Pascasarjana 6. Mendata peserta ujian tes wawancara 7. Menentuka n tim oenguji 8. Peserta ujian mengisi daftar hadir ujian 9. Tes Wawancara kepada calon mahasiswa baru 10. Merekap nilai akhir tes wawancara dan menyerahka n ke Ketua Prodi 11. i Menerima dan menyerahka n nilai dari tim penguji ke bagian akademik Pascasarjana 12. Membuat surat laporan hasil tes wawancara yang ditandatangani direktur 13 Menerima nilai hasil tes wawancara

Selesai

(8)

III. SOP PENGUMUMAN KELULUSAN Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure pengumuman kelulusan ditujukan untuk

memberikan pedoman pengumuman kelulusan berdasarkan hasil tes potensi akademik dan tes wawancara.

Prosedur ini melingkupi kegiatan pemeriksaan hasil ujian CBT dan tes wawancara, merekap nilai dan mengumumkan kelulusan.

1. PPMB 2. Ketua Prodi 3. Direktur

1. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru memeriksa ujian CBT calon mahasiswa dan menentukan hasilnya (nilainya)

2. Ketua Prodi menentukan nilai tes wawancara hasil penggabungan dengan nilai dari Dosen Penguji

3. PPMB menerima Nilai hasil CBT dan hasil wawancara 4. PPMB menentukan nilai dari hasil pengabungan ujian tersebut

5. PPMB menyerahkan hasil nilai gabungan ke Direktur Pascasarjana untuk menentukan kelulusan calon mahasiswa

6. Direktur Pascasarjana menerima dan memeriksa nilai hasil Ujian

7. Direktur Pascasarjana mengembalikan nilai hasil Ujian tersebut yang telah ditentukan kelulusannya ke PPMB

8. PPMB menerima nilai hasil ujian dari Direktur Pascasarjana

9. PPMB mengumumkan kelulusan calon mahasiswa melalui http://pmb.unsil.ac.id

(9)

PPMB Ketua Prodi Direktur

Mulai

1.

Memeriksa ujian CBT calon mahasiswa dan menentukan

hasilnya (nilainya)

2.

Menentukan nilai tes wawancara hasil penggabungan dengan nilai

dari Dosen Penguji

3.

Menerima Nilai hasil CBT dan hasil wawancara

4.

Menentukan nilai dari hasil pengabungan ujian tersebut

5.

Menyerahkan hasil nilai gabungan ke Direktur

Pascasarjana untuk menentukan kelulusan calon

mahasiswa

6.

Menerima dan memeriksa nilai hasil Ujian

7.

Mengembalikan nilai hasil Ujian tersebut yang telah ditentukan kelulusannya ke

PPMB 8.

Menerima nilai hasil ujian dari Direktur Pascasarjana

9.

Mengumumkan kelulusan calon mahasiswa melalui http://pmb.unsil.ac.id

(10)

IV. SOP MATRIKULASI Tujuan Kegiatan :

pelaksanaan matrikulasi

Ruang Ruang Lingkup Kegiatan :

Prosedur ini melingkupi pendaftaran matrikulasi sampai dengan pelaksanaan kegiatan matrikulasi

1. Mahasiswa 2. Bank BTN

3. Bagian Akademik Pascasarjana 4. Ketua Prodi

5. Wadir I

1. Mahasiswa baru membayar biaya matrikulasi ke Bank BTN

2. Bank BTN mencatat dan memberikan kuitansi Pembayaran kepada mahasiswa baru

3. Mahasiswa baru menyerahkan fotocopy kuitansi pembayaran ke bagian akademik Pascasarjana

4. Bagian akademik Pascasarjana menyampaikan informasi jumlah mahasiswa baru ke Ketua Prodi

5. Ketua Program Studi menyiapkan draft jadwal, materi dan pemateri matrikulasi bagi mahasiswa baru sesuai program studinya.

6. Ketua Program studi melakukan koordinasi dengan Wakil Direktur I untuk finalisasi jadwal, materi dan pemateri matrikulasi.

7. Ketua Program Studi menyerahkan jadwal dan pemateri matrikulasi ke bagian akademik Pascasarjana untuk diperbanyak

8. Bagian akademik Pascasarjana mencetak jadwal matrikulasi 9. Bagian akademik membuat surat kesediaan menjadi pemateri

10. Pemateri menandatangani kesediaan menjadi pemateri dan menyerahkan surat kesediaan ke bagian akademik Pascasarjana

11. Bagian akademik mempublikasikan jadwal matrikulasi

12. Mahasiswa baru yang dinyatakan lulus seleksi menerima jadwal matrikulasi 13. Mahasiswa baru mengisi daftar hadir kegiatan matrikulasi

(11)

14. Mahasiswa baru mengikuti kegiatan matrikulasi

Mahasiswa Bank BTN Pemateri

Bagian Akademik

PPs

Ketua Prodi Wadir I

Mulai 1. Membayar biaya matrikulasi ke Bank BTN 2. Mencatat dan memberikan Kuitansi Pembayaran kepada mahasiswa baru 3. Menyerahkan fotocopy kuitansi pembayaran ke bagian akademik Pascasarjana 4. Menyampaikan informasi jumlah mahasiswa baru ke Ketua Prodi 5. Menyiapkan draft jadwal, materi dan pemateri matrikulasi 7. Menyerahkan jadwal dan pemateri matrikulasi ke bagian akademik 8. Mencetak jadwal matrikulasi 9. Membuat surat kesediaan menjadi pemateri 10. Menandatan gani kesediaan menjadi pemateri dan menyerahka n surat kesediaan ke bagian akademik Pascasarjana 11. Mempublikasi kan jadwal matrikulasi 12. Menerima jadwal matrikulasi 13 Mengisi daftar hadir kegiatan matrikulasi 14. Mengikuti kegiatan matrikulasi Mulai 6. Melakukan koordinasi dengan Wakil Direktur I untuk finalisasi jadwal, materi dan pemateri matrikulasi

(12)

V. SOP PEMINJAMAN BUKU DI PERPUSTAKAAN Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure peminjaman buku di perpustakaan ditujukan untuk

memberikan pedoman peminjaman buku di perpustakaan

Pelayanan peminjaman buku ajar kepada mahasiswa/dosen Pascasarjana Unsil

1. Mahasiswa/Dosen 2. Petugas Perpustakaan

1. Mahasiswa/dosen mendaftar anggota perpustakaan 2. Petusas perpustakaan memberikan formulir pendaftaran 3. Mahasiswa/dosen mengisi formulir anggota

4. Mahasiswa membayar biaya pendaftaran ke Bank BTN

5. Bank BTN pembayaran dan menyerahkan kuitansi bukti pembayaran 6. Mahasiswa memperoleh kartu anggota perpustakaan

7. Mahasiswa/dosen mengidentifikasi buku ajar yang akan dipinjam

8. Mahasiswa/dosen meminjam buku di Perpustakaan dengan menunjukkan identitas mahasiswa

9. Petugas perpustakaan mencatatat data mahasiswa/dosen dan judul buku yang dipinjam (paling banyak 2 buku)

10. Petugas perpustakaan memberikan buku yang dipinjam ke mahasiswa/dosen dengan batas waktu 2 minggu

11. Mahasiswa/dosen mengembalikan buku ke perpustakaan

12. Petugas perpustakaan mencatat pengembalian buku dari mahasiswa/dosen

13. Petugas Perpustakaan memperingati/menagih buku ke mahasiswa/dosen apabila lebih dari 2 minggu

14. Mahasiswa/dosen mengembalikan buku ke petugas perpustakaan

15. Petugas perpustakaan mencatat pengembalian buku dari mahasiswa/dosen

(13)

Mahasiswa/Dosen Petugas Perpustakaan

Bank BTN

VI. SOP REGISTRASI DAN KONTRAK MATA KULIAH

Mulai

1. Mendaftar anggota

perpustakaan

3.

Mengisi formulir anggota

7.

Mengidentifikasi buku ajar yang akan dipinjam

2.

Memberikan formulir pendaftaran

6.

Memperoleh kartu anggota perpustakaan 5. Mencatat biaya pendaftaran 9. Mencatatat data mahasiswa/dosen dan judul buku yang dipinjam

8. Meminjam buku di

Perpustakaan

10.

Memberikan buku yang dipinjam ke mahasiswa/dosen dengan

batas waktu 2 minggu

11. Mengembalikan buku ke perpustakaan 12. Mencatat pengembalian buku dari mahasiswa /dosen

13.

Memperingati/menagih buku ke mahasiswa/dosen apabila lebih dari 2

minggu 14. Mengembalikan buku ke perpustakaan 15. Mencatat pengembalian buku dari mahasiswa /dosen

Selesai

4. Membayar biaya pendaftaran ke Bank BTN

(14)

Tujuan Kegiatan :

pelaksanaan regsitrasi dan kontrak mata kuliah.

Prosedur ini melingkupi pembayaran regitrasi dan mengontrak mata kuliah

1. Mahasiswa 2. Bank BTN 3. Dosen Wali

4. SIMAK http://pmb.unsil.ac.id 5. Bagian Akademik Pascasarjana

Prosedur Kegiatan

1. Mahasiswa melakukan registrasi dengan ,mendatangi Bank yang ditunjuk 2. Bank mencatat data mahasiswa dan memberikan surat bukti pembayaran 3. Mahasiswa menerima kuitansi bukti pembayaran registrasi

4. Mahasiswa menghubungi dosen wali untuk bimbingan KRS 5. Dosen wali membimbing mahasiswa dalam memilih mata kuliah 6. Mahasiswa membuka SIMAK pada website http://pmb.unsil.ac.id 7. Mahasiswa mengontrak mata kuliah pada website http://pmb.unsil.ac.id 8. Mahasiswa mencetak KRS

9. Mahasiswa menguhubungi dosen wali untuk menandatangani KRS 10. Dosen wali menandatangani KRS

11. Bagian akademik Pascasarjana mendokumentasikan KRS mahasiwa

(15)

Mahasiswa Bank BTN Dosen Wali SIMAK Unsil

Bagian Akademik

PPS

VII. SOP RENCANA STUDI

Mulai 1. Melakukan registrasi dengan ,mendatangi Bank yang ditunjuk 2. Mencatat data mahasiswa dan memberikan surat bukti pembayaran 3. Menerima Kuitansi bukti pembayaran registrasi 4. Menghubungi dosen wali untuk bimbingan KRS 5. Membimbing mahasiswa dalam memilih mata kuliah 6. Membuka SIMAK pada website http://pmb.un sil.ac.id 8. Mencetak KRS 9. Menguhubung idosen wali untuk menandatang ani KRS 7. Mengontrak mata kuliah pada website http://pmb.un sil.ac.id 11. Mendokument asikan KRS mahasiwa Selesai 10. Menandatang ani KRS

(16)

Standar Operating Prosedure rencana studi ditujukan untuk memberikan pedoman

pelaksanaan perencanaan studi dan perubahannya.

Prosedur ini melingkupi kegiatan sejak pengambilan formulir, hingga pembimbingan dengan dosen wali dan pemasukkan data elektronik ke dalam sistem online.

1. Bag. Akademik Pascasarjana 2. Mahasiswa

3. Dosen Pembimbing Akademik

1. Proses ini dimulai dengan penerbitan jadwal oleh Bagian akademik Pascasarjana berkaitan dengan masa pengambilan Kartu Rencana Studi dan pengembalian KRS. 2. Mahasiswa yang telah membayar registrasi, mengambil KRS di bagian

administrasi pascasarjana dengan menunjukkan tanda bukti registrasi.

3. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen pembimbing akademik untuk menentukan mata kuliah yang akan diambil di semester yang bersangkutan 4. Mahasiswa mengisi sistem perencanaan studi online.

5. Dosen menyetujui KRS mahasiswa dari portal dosen 6. Mahasiswa mencetak KRS Final

7. Mahasiswa dan dosen pembimbing menandatangani KRS yang telah diisi. 8. Mahasiswa, dosen pembimbing akademik, dan bagian administrasi akademik

Fakultas menyimpan arsip KRS.

(17)

Akademik (DPA)

VIII. SOP PERUBAHAN RENCANA STUDI

Mulai 1. Publikasi Jadwal Perkuliahan 2. Mahasiswa regsitrasi dan mmengambil KRS di Bag Akademik 4. Akses portal mahasiswa dan input KRS online 3. Konsultasi dengan DPA 5. Menyetujui KRS mahasiswa dari Portal

dosen 6. Mencetak KPRS 7. Menandatangani berkas hardcopy KRS 8. Menyerahkan salinan KRS untuk Adm. Akdemik Pascasarjana Selesai

(18)

Standar Operating Prosedure perubahan rencana studi ditujukan untuk memberikan

pedoman pelaksanaan perencanaan studi dan perubahannya.

Prosedur ini melingkupi kegiatan sejak pengambilan formulir, hingga konsultasi

perubahan rencana studi dengan dosen wali dan pemasukkan data elektronik ke dalam sistem online.

1. Bagian Akademik Pascasarjana 2. Mahasiswa

3. Dosen Pembimbing Akademik

Prosedur Kegiatan:

1. Proses ini dimulai dengan penerbitan jadwal perubahan rencana studi oleh Bagian akademik Pascasarjana berkaitan dengan masa pengambilan Kartu Perubahan Rencana Studi dan pengembalian KPRS.

2. Mahasiswa yang telah membayar registrasi, mengambil KPRS di bagian administrasi Fakultas dengan menunjukkan tanda bukti registrasi.

3. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen pembimbing akademik untuk menentukan mata kuliah yang akan diambil di semester yang bersangkutan 4. Mahasiswa mengisi sistem perencanaan studi online.

5. Dosen menyetuji KPRS mahasisw dari portal dosen 6. Mahasiswa mencetak KPRS final

7. Mahasiswa dan dosen pembimbing menandatangani KPRS yang telah diisi. 8. Mahasiswa, dosen pembimbing akademik, dan bagian administrasi akademik

Fakultas menyimpan arsip KPRS.

(19)

Akademik (DPA) Mulai 1. Publikasi Jadwal Perkuliahan 2. Mahasiswa regsitrasi dan mmengambil KPRS di Bag Akademik 4. Akses portal mahasiswa dan input KPRS online 3. Konsultasi dengan DPA 5. Menyetujui KPRS mahasiswa dari Portal

dosen 6. Mencetak KPRS 7. Menandatangani berkas hardcopy KPRS 8. Menyerahkan salinan KPRS untuk Adm. Akdemik Pascasarjana Selesai

(20)

IX. SOP PENYUSUNAN JADWAL KULIAH Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure penyusunan jadwal kuliah ditujukan untuk memberikan

pedoman pelaksanaan kuliah dalam suatu semester.

Prosedur ini melingkupi kegiatan ploting mata kuliah oleh Ketua Program Studi, membahas usulan ploting, dan mempublikasikan jadwal kuliah.

1. Ketua Program Studi 2. Wadir I

3. Bagian Akademik PPs

1. Proses ini dimulai dengan pembuatan kurikulum oleh Bagian akademik Pascasarjana berkaitan.

2. Wadir I menyusun jadwal akademik online

3. Bagian akademik melakukan sinkronisasi jadwal kuliah dengan Program Studi 4. Wadir I menyusun final jadwal kuliah

5. Wadir I mengesahkan jadwal kuliah

(21)

Ka. Prodi Wadir I Bagian Akademik PPs

mulai 1. Pembuatan kurikulum 2. Penyusunan jadwal akademik online 4. Finalisasi jadwal kuliah 3. Sinkronisasi jadwal kuliah 5. Mengesahkan jadwal kuliah 6. Publikasi jadwal kuliah mulai

(22)

X. SOP PENYUSUNAN MATERI PERKULIAHAN Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure ini ditujukan untuk memberikan pedoman pelaksanaan

penyusunan materi perkuliahan dalam suatu semester.

Prosedur ini melingkupi kegiatan rapat pembahasan materi perkuliahan yang dimulai dari rencana pelaksanaan perkuliahan, silabus, dan sebagainya.

1. Dosen

2 . Ketua Program Studi

3. Direktur

1. Proses ini dimulai dengan menyusun materi perkuliahan oleh dosen pengampu mata kuliah

2. Program studi menyelenggarakan rapat untuk membahas materi kuliah 3. Ketua program studi menyetujui materi perkuliahan

4. Direktur mengesahkan materi perkuliahan

5. Bagian akademik mempublikasikan materi perkuliahan

Dosen Program Studi Direktur Bagian Akademik

PPs Mulai 1. Susun materi perkuliahan 2. Rapat pembahasan materi kuliah 3. Kaprodi menyetuji materi perkuliahan 4. Mengesahkan materi perkuliahan _5. Publikasi materi perkuliahan Selesai

(23)

X1. SOP PELAKSANAAN PERKULIAHAN Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure pelaksanaan perkuliahan ditujukan untuk memberikan

pedoman pelaksanaan perkuliahan dalam suatu semester.

Prosedur ini melingkupi kegiatan menyiapkan blanko berita acara perkuliahan dan daftar hadir serta merekap kehadiran dosen dan mahasiswa.

1. Bag Akademik Pascasarjana 2. Dosen Pengampu Matakuliah 3 . Mahasiswa

1. Proses ini dimulai dengan bagian akademik pascasarjana menyiapkan formulir berita acara mengajar (BAM), daftar hadir perkuliahan

2. Dosen pengampu mata kuliah mengambil berita acara mengajar dan daftar hadir

3. Mahasiswa menghadiri perkuliahan 4. Mahasiswa menandatangani daftar hadir

5. Dosen pengampu mata kuliah mengisi berita acara mengajar

6. Dosen pengampu mata kuliah menyerahkan berita acara mengajar dan daftar hadir ke bagian akademik pascasarjana

7. Bagian akademik pascasarjana merekap dan mendokumentasikan berita acara dan daftar hadir

(24)

Bagian Akademik PPs Dosen Pengampu

Mata Kuliah Mahasiswa

Mulai

1. Menyiapkan formulir berita acara mengajar (BAM), daftar hadir

perkuliahan _{Mengambil berita}2. acara mengajar dan

daftar hadir _Menghadiri3. perkuliahan

4. Menandatangani

daftar hadir 5.

Mengisi berita acara mengajar

6. Menyerahkan berita acara mengajar dan daftar hadir ke bagian

akademik pascasarjana 7.

Merekap dan mendokumentasikan berita acara dan daftar

hadir

(25)

XII. SOP VALIDASI KEHADIRAN MAHASISWA Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure validasi kehadiran mahasiswa ditujukan untuk

memberikan pedoman merekap kehadiran mahasiswa.

Prosedur ini melingkupi kegiatan mahasiswa menghadiri perkuliahan dan mengisi presensi perkuliahan. Bilamana sakit, disyaratkan memberikan surat keterangan sakit. Bilamana orang tua meninggal, disyaratkan menunjukkan surat keterangan dari RT/RW. Bilamana ikut kegiatan kampus, disyaratkan memberikan surat keterangan dari Wadir I. Bilamana tidak ada keterangan, mahasiswa dianggap dengan sengaja tidak menghadiri perkuliahan.

1. Mahasiswa

2. Dosen pengampu mata kuliah 3. Bag. Akademik Fakultas

Prosedur Kegi atan :

1. Proses ini dimulai dengan aktifitas mahasiswa melaksanakan perkuliahan 2. Mahasiswa menghadiri perkuliahan dengan menandatangani daftar hadir 4. Mahasiswa tidak dapat hadir karena :

5. Sakit harus membawa surat keterangan dari dokter

6. Anggota keluarga meninggal harus membawa surat keterangan dari RT/RW 7. Tugas dari kampus harus membawa surat keterangan dari Wadir I

3. Mahasiswa memperoleh surat keterangan dari dokter/RT/RW/Wadir I

4. Mahasiswa menyerahkan surat keterangan tersebut ke dosen pengampu mata kuliah

5. Dosen pengampu mata kuliah mencatat mahasiswa yang tidak dapat hadir 6. Dosen pengampu mengumpulkan daftar hadir ke bagian akademik

pascasarjana

(26)

Mahasiswa Dosen Pengampu Mata

Kuliah Bag. Akademik PPs

Mulai 1. Aktifitas mahasisw a melaksanakan perkuliahan 2. Menghadiri perkuliahan dengan menandatangan i daftar hadir 3. Mahasiswa memintas surat keterangan dari dokter/RT/RW/ Wadir I 4. Memperoleh surat keterangan dari dokter/RT/RW/ Wadir I 5. Menyerahkan surat keterengan tersebut ke dosen pengampu mata kuliah 6. Mencatat mahasiswa yang tidak dapat hadir

7. Mengumpulkan daftar hadir ke bagian akademik pascasarjana 8. Merekap daftar hadir mahasiswa Mulai

(27)

XIII. SOP EVALUASI PERKULIAHAN Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure survei evaluasi pelaksanaan kegiatan belajar

mengajar bertujuan untuk penilaian proses belajar mengajar dalam satu semester.

Prosedur ini melingkupi survei mengenai mahasiswa pendapat mahasiswa tentang proses belajar mengajar. Aspek yang diperhatikan meliputi 3 hal yaitu persepsi mahasiswa, penilaian sejawat, dan kelengkapan administrasi (materi kuliah, ketepatan pelaporan).

1. Bagian akademik Pascasarjana 2. Mahasiswa

3. Dosen Pengampu Mata kuliah 4. Wakil Direktu I

1. Proses kegiatan ini dimulai dengan bagian akademik menyiapkan bahan survey

2. Bagian akademik membagikan bahan survey ke mahasiswa 3. Mahasiswa mengisi survey

4. Bagian akademik merekap hasil survey

5. Bagian akademik mempublikasikan hasil survey ke mahasiswa dan dosen 6. Mahasiswa dan dosen menganalisa hasil survey

7. Mahasiswa dan dosen mengumpulkan hasil analisis survey ke Wadir I 8. Wadir I menerima hasil analisis yang dilakukan oleh mahasiswa dan dosen

pengampu

9. Wadir I mendiskusikan dengan Kaprodi dan direktur

10. Wadir I membuat resume dari hasil diskusi dengan Direktur dan Kaprodi 11. Wadir I menyerahkan hasil resume ke bagian akademik

12. Bagian akademik menerima hasil resume evaluasi perkuliahan

13. Bagian akademik mempublikasikan hasil resume evaluasi perkuliahan ke mahasiswa dan dosen

(28)

Diagram Standar Operating Prosedure Bagian Akademik PPs Mahasiswa Dosen Pengampu Mata Kuliah Wakil Direktur I Mulai 1. Menyiapkan bahan survey 2. Membagikan bahan survey ke mahasiswa 3. Mengisi survey 4. Merekap hasil survey 5. Mempublikasikan hasil survey ke mahasiswa dan dosen 6. Menganalisa hasil survey 6. Menganalisa hasil survey 7. Mengumpulkan hasil analisis survey 8. Menerima hasil analisis yang dilakukan oleh mahasiswa dan dosen pengampu 9. Mendiskusikan dengan Kaprodi dan direktur 10. Membuat resume

dari hasil diskusi dengan Direktur dan Kapordi 11. Menyerahkan hasil resume ke bagian akademik 12. menerima hasil resume evaluasi perkuliahan Selesai 13. Mempublikasikan hasil resume evaluasi perkuliahan ke mahasiswa dan dosen

(29)

XIV. SOP PENYUSUNAN JADWAL UTS DAN UAS Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure penyusunan jadwal UTS atau UAS ditujukan untuk

memberikan pedoman dalam menyusun jadwal ujian.

Prosedur ini melingkupi perancangan jadwal UTS atau UAS, memeriksa rancangan jadwal yang meliputi pengakomodasian semua jadwal di prodi dan jika dipastikan tidak ada bentrok. Bila tidak ada kendala di pemeriksaan rancangan jadwal oleh semua program studi terkait, selanjutnya bagian akademik Pascasarjana mempublikasikan jadwal ujian.

1. Ketua Program Studi

2. Bagian akademik Pascasarjana 3. Wadir I

1. Proses ini dimulai dengan usulan Kaprodi mengenai jadwal UTS dan UAS 2. Kaprodi merancang jadwal UTS/UAS kemudian diserahkan ke bagian

akademik Pascasarjana

3. Bagian akademik Pascasarjana menyusun jadwal UTS/UAS

4. Bagian akademik mencetak dan menyerahkan jadwal UTS/UAS ke Kaprodi 5. Kaprodi memeriksa jadwal UTS/UAS

6. Kaprodi menandatangani dan menyerahkan jadwal UTS/UAS ke Wadir I

7. Wadir I memeriksa jadwal UTS/UAS

8. Wadir I menandatangani dan menyerahkan jadwal UTS/UAS ke bagian akademik Pascasarjana

9. Bagian akademik Pascasarjana memperbanyak jadwal UTS/UAS untuk dibagikan ke mahasiswa dan dosen pengampu mata kuliah

(30)

Ketua Prodi Bag. Akademik PPs Wadir I

Mulai

1. Usulan mengenai jadwal UTS dan UAS

2. Merancang jadwal UTS/UAS 3. Menyusun jadwal UTS/UAS 4. Mencetak dan menyerahkan jadwal UTS/UAS ke Kaprodi 5. Memeriksa jadwal UTS/UAS 6. Menandatangani dan menyerahkan jadwal UTS/UAS ke Wadir I 7. Memeriksa jadwal UTS/UAS 8. Menandatangani dan menyerahkan jadwal UTS/UAS ke bagian akademik Pascasarjana 9. Memperbanyak jadwal UTS/UAS untuk dibagikan ke mahasiswa

dan dosen pengampu mata kuliah

(31)

XV. SOP PELAKSANAAN UTS DAN UAS Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure pelaksanaan UTS dan UAS ditujukan untuk

memberikan pedoman dalam pelaksanaan UTS dan UAS.

Prosedur ini melingkupi dosen menyusun soal ujian, mengahadiri pelaksanaan ujian matakuliah yang diampunya. Dosen memeriksa kelengkapan peserta ujian (kartu ujian, KTM). Selanjutnya mengisi daftar presensi ujian. Selain itu dosen membagikan soal dan lembar jawab ujian pada peserta. Kemudian mengumpulkan soal, lembar jawab, presensi, dan berita acara ujian ke dalam amplop berkas ujian. Terakhir pasca koreksi, memberikan arsip nilai matakuliah ke Bagian akademik Pascasarjana

1. Dosen Pengampu Matakuliah 2. Wakil direktur (Wadir) 1 3. Bagian akademik Pascasarjana

1. Proses ini dimulai dengan Wadir I menentukan jadwal UTS/UAS 2. Wadir I membentuk panitia UTS/UAS

3. Wadir I memerintahkan bagian akademik untuk memperbanyak jadwal UTS/UAS

4. Bagian akademik Pascasarjana memperbanyak jadwal UTS/UAS 5. Bagian akademik Pascasarjana memverifikasi syarat peserta UTS/UAS

6. Bagian akademik Pascasarjana mencetak dan membagikan kartu peserta ujian kepada mahasiswa

7. Bagian akademik mengirim surat kepada dosen pengampu untuk membuat soal UTS/UAS

8. Dosen pengampu mata kuliah menyusun soal UTS/UAS 9. Bagian akademik Pascasarjana menerima soal UTS/UAS 10. Bagian akademik Pascasarjana menggandakan soal UTS/UAS

11. Bagian akademik Pascasarjana menyiapkan amplop berkas ujian (soal, daftar hadir, berita acara ujian)

12. Dosen pengampu mengambil amplop berkas ujian

(32)

diampu

14. Dosen pengampu membagikan soal dan lembar jawaban ke peserta UTS/UAS 15. Dosen pengampu memeriksa kelengkapan peserta ujian (Kartu Peserta Ujian) 16. Dosen pengampu mengisi berita acara UTS/UAS dan menandatangankan

daftar hadir kepada mahasiswa

17. Dosen pengampu mengumpulkan soal dan lembar jawaban, daftar hadir dan berita acara ujian ke dalam amplop berkas ujian

18. Dosen pengampu menilai jawaban UTS/UAS dan menyerahkan nilai ke bagian akademik Pascasarjana

(33)

Wadir I Bagian Akademik PPS Dosen Pengampu Mata

Kuliah Mulai 1. Menentukan jadwal UTS/UAS 2. Membentuk panitia UTS/UAS 3. Memerintahkan bagian akademik untuk memperbanyak jadwal UTS/UAS 8.

Menyusun soal UTS/UAS .

9.

Menerima soal UTS/UAS

12.

Mengambil amplop berkas ujian . 5. Memverifikasi syarat peserta UTS/UAS 13. Menghadiri pelaksanaan UTS/UAS mata kuliah yang

diampu . 14.

Membagikan soal dan lembar jawaban ke peserta

UTS/UAS . .6.

Mencetak dan membagikan kartu peserta ujian kepada

mahasiswa

.7.

Mengirim surat kepada dosen pengampu untuk membuat soal UTS/UAS

. 10. Menggandakan soal UTS/UAS . 11.

Menyiapkan amplop berkas ujian (soal, daftar hadir,

berita acara ujian)

15.

Memeriksa kelengkapan peserta ujian (Kartu Peserta

Ujian)

16. Mengisi berita acara

UTS/UAS dan menandatangankan daftar

hadir kepada mahasiswa

17.

Mengumpulkan soal dan lembar jawaban, daftar hadir

dan berita acara ujian ke dalam amplop berkas ujian 4.

Memperbanyak jadwal UTS/UAS

19. Mengentri nilai dan mencetak nilai akhir

Selesai

18.

Menilai jawaban UTS/UAS dan menyerahkan nilai ke

bagian akademik Pascasarjana

(34)

XVI. SOP PEMBUATAN SURAT PENGANTAR IJIN PENELITIAN Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure pembuatan surat pengantar ijin penelitian ditujukan

untuk memberikan pedoman cara dan melayani pengurusan surat pengantar penelitian.

Prosedur ini meliputi permintaan pembuatan surat penelitian dengan membuat surat permohonan ke bagian akademik Pascasarjana. Bagian akademik Pascasarjana memverifikasi permohonan dan mencetak surat pengantar penelitian.

1. Mahasiswa

2. Bagian akademik Pascasarjana 3 . Wadir I

1. Proses ini dimulai dengan mahasiswa melakukan pendaftaran penelitian 2. Bagian akademik Pascasarjana memverifikasi persyaratan

3. Bagian akademik Pascasarjana mencetak surat izin penelitian, dan menyerahkan ke Wadir I untuk mendapatkan persetujuan

4. Wadir I memeriksa rancangan surat izin penelitian

5. Wadir I menandatangani dan menyerahkan surat izin penelitian ke bagian akademik Pascasarjana

6. Bagian akademik Pascasarjana merekap dan menyerahkan surat izin ke mahasiswa

7. Mahasiswa menerima surat izin penelitian untuk diserahkan ke instansi terkait

(35)

Mahasiswa Bagian Akademik PPs Wadir I

Mulai 1. Melakukan pendaftaran penelitian 2. Memverifikasi persyaratan 3 Mencetak surat izin penelitian, dan menyerahkan

ke Wadir I untuk mendapatkan persetujuan

.

4.

Memeriksa rancangan surat izin penelitian

5.

Menandatangani dan menyerahkan surat izin penelitian ke bagian akademik

Pascasarjana 6

Merekap dan menyerahkan surat izin ke mahasiswa 7

Menerima surat izin penelitian untuk diserahkan ke instansi

terkait

(36)

XVII. SOP PENGAJUAN TUGAS AKHIR/TESIS Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure pengajuan tugas akhir (TA)/Tesis ditujukan untuk

memberikan pedoman tentang tata cara pengajuan Tesis yang menjadi salah satu syarat kelulusan.

Prosedur ini diawali bahwa matakuliah Tugas Akhir di KRS telah di program. Setelah pengajuan proposal di setujui Ketua Program Studi, mahasiswa melakukan proses konsultasi ke Dosen pembimbing.

1. Mahasiswa

2. Bag. Akademik Fakultas 3. Ketua Prodi

4. Direktur

5. Dosen Pembimbing Tesis

1. Proses ini diawali dengan mahasiswa melakukan pendaftaran Tesis ke bagian akademik Pascasarjana

2. Bagian akademik Pascasarjana memverifikasi persyaratan pendaftaran Tesis 3. Bagian akademik Pascasarjana mendata dan menyerahkan daftar mahasiswa

yang memenuhi persyaratan menyusun Tesis ke Ketua Prodi

4. Ketua Program studi menyusun dosen pembimbing Tesis dan menyerahkan ke bagian akademik Pascasarjana

5. Bagian akademik Pascasarjana membuat surat tugas pembimbingan Tesis, dan menyerahkan ke Direktur

6. Direktur Pascasarjana memeriksa surat tugas pembimbingan Tesis

7. Direktur menandatangani dan menyerahkan surat pembimbingan Tesis ke bagian akademik Pascasarjana

8. Bagian akademik Pascasarjana menyerahkan surat pembimbingan Tesis ke mahasiswa

9. Mahasiswa menerima surat pembimbingan dan menyerahkan ke dosen pembimbing Tesis

(37)

Mahasiswa Bagian

Akademik PPs Ketua Prodi Direktur

Dosen Pembimbing Tesis Mulai 1. Melakukan pendaftaran Tesis ke bagian akademik Pascasarjana 2. Memverifikasi persyaratan pendaftaran Tesis 3. Mendata dan menyerahkan daftar mahasiswa yang memenuhi persyaratan menyusun Tesis ke Ketua Prodi 4. Menyusun dosen pembimbing Tesis dan menyerahkan ke bagian akademik Pascasarjana 5. Membuat surat tugas pembimbinga n Tesis, dan menyerahkan ke Direktur 6. Memeriksa surat tugas pembimbingan Tesis 7. Menandatanga ni dan menyerahkan surat pembimbingan Tesis ke bagian akademi Pascasarjana 8. Menyerahkan surat pembimbinga n Tesis ke mahasiswa 9. Menerima surat pembimbinga n dan menyerahkan ke dosen pembimbing Tesis 10. Menerima surat pembimbinga n Tesis Selesai

(38)

XVIII. SOP PELAKSANAAN SEMINAR PROPOSAL/TESIS Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure pelaksanaan seminar proposal/Tesis ditujukan untuk

memberikan pedoman tentang tata cara seminar proposal/Tesis.

Prosedur ini meliputi penyusunan jadwal ujian proposal/Tesis. Penerbitan SK penguji seminar proposal/Tesis.

1. Mahasiswa

2. Bagian akademik Pascasarjana 3. Direktur

4. Wakil Direktur I 5. Kaprodi

6. Tim Penguji

1. Proses ini diawali dengan pendaftaran seminar proposal/tesis yang dilakukan mahasiswa ke bagian akademik Pascasarjana dengan melampirkan persyaratan

2. Bagian akademik Pascasarjana mendata dan memverifikasi persyaratan peserta seminar proposal/tesis

3. Bagian akademik Pascasarjana menyerahkan data peserta seminar proposal/tesis ke Ketua Prodi

4. Ketua Prodi menentukan Tim Penguji dan menyerahkan ke Direktur untuk mendapatkan SK Tim Penguji

5. Direktur menerbitkan SK Tim Penguji dan menyerahkan ke Ketua Prodi untuk diserahkan ke Tim Penguji

6. Ketua Prodi menerima SK Tim Penguji

7. Ketua Prodi menentukan jadwal seminar proposal/tesis dan menyerahkan ke bagian akademik Pascasarjana

8. Bagian akademik Pascasarjana menyusun jadwal dan Tim Penguji seminar proposal/tesis dan menyerahkan ke Ketua Prodi

(39)

mendapatkan persetujuan

10. Wadir I memeriksa, menandatangani dan menyerahkan jadwal dan Tim Penguji seminar proposal/tesis ke bagian akademik

11. Bagian akademik Pascasarjana mempublikasikan jadwal seminar proposal/tesis

12. Bagian akademik Pascasarjana membuat undangan seminar proposal/tesis kepada Tim Penguji

13. Tim penguji menerima SK

14. Tim Penguji menguji seminar proposal/tesis

15. Tim penguji menyerahkan nilai seminar proposal/tesis ke bagian akademik Pascasarjana

16. Bagian akademik merekap nilai hasil seminar proposal/tesis mahasiswa 17. Bagian akademik menyerahkan nilai hasil akhir seminar proposal/tesis ke

Ketua Prodi

18. Ketua Prodi mengumumkan nilai hasil akhir seminar proposal/tesis 19. Mahasiswa menerima informasi nilai akhir seminar proposal/tesis

(40)

Diagram Standar Operating Prosedure Mahasiswa Bagian Akademik PPs Ketua

Prodi Direktur Wadir I

Tim Penguji Mulai 1. Pendaftaran seminar proposal/tesis ke bagian akademik Pascasarjana 2. Mendata dan memverifikasi persyaratan peserta seminar proposal/tesis 3. Menyerahkan data peserta seminar proposal/tesis ke Ketua Prodi 4. Menentukan Tim Penguji dan menyerahka n ke Direktur untuk mendapatka n SK Tim Penguji 5. Menerbitkan SK Tim Penguji dan menyerahka n ke Ketua Prodi untuk diserahkan ke Tim Penguji 6. Menerima SK Tim Penguji 7. Menentukan jadwal seminar proposal/tesis 8. Menyusun jadwal dan Tim Penguji

seminar proposal/tesis 9. Memeriksa, menandatanga ni dan menyerahkan ke Wadir I 10. Memeriksa, menandatanga ni dan menyerahkan ke bag akademik 11. Mempublikasikan jadwal seminar proposal/tesis 12. Membuat undangan seminar proposal/tesis kepada Tim Penguji 13. Menerima SK 14. Menguji seminar proposal/ tesis 15. Menyerah kan nilai seminar proposal/t esis ke bagian akademik Pascasarja na 16. Merekap nilai hasil

seminar proposal/tesis mahasiswa 17. Menyerahkan nilai hasil akhir seminar proposal/tesis ke Ketua Prodi 18. Mengumumka n nilai hasil akhir seminar proposal/tesis 19. Mahasiswa menerima informasi

nilai akhir seminar proposal/tesis

(41)

XIX. SOP YUDISIUM Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata

cara yudisium

Prosedur ini meliputi persyaratan pendaftaran yudisium, memverifikasi persyaratan pendaftaran yudisium, rapat yudisium dan menerbitkan surat lulus

1. Mahasiswa

2. Bag. Akademik Pascasarjana 3 . Direktur

1. Mahasiswa melakukan pendaftaran yudisium dan melengkapi persyaratan 2. Bagian akademik Pascasarjana memverifikasi persyaratan peserta yudisium 3. Bagian akademik membuat SK Direktur tentang peserta yudisium

4. Direktur mengesahkan SK Direktur tentang yudisium

5. Bagian akademik Pascasarjana melakukan penyalinan data peserta yudisium ke data alumni

6. Direktur menerbitkan peserta yudisium

Mahasiswa Bagian Akademik PPS Direktur

Mulai

1.

Melakukan pendaftaran yudisium dan melengkapi

persyaratan 2. Memverifikasi persyaratan peserta yudisium 3. Membuat SK Direktur tentang peserta yudisiumM

4.

Mengesahkan SK Direktur tentang yudisium

5.

Melakukan penyalinan data peserta yudisium ke data

(42)

XX. SOP WISUDA Tujuan Kegiatan :

Standar Operating Prosedure ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata

cara wisuda

Prosedur ini meliputi persyaratan pendaftaran wisuda, memverifikasi persyaratan pendaftaran wisuda, rapat senat terbuka Universitas Siliwangi dengan agenda wisuda

1. Mahasiswa 2. BAKPK

Prosedur Kegi atan :

3. Mahasiswa melakukan pendaftaran wisuda dan melengkapi persyaratan 4. Bagian administrasi akademik memverifikasi persyaratan wisuda 5. BAKPK menerbitkan SK Rektor tentang peserta wisuda

Mahasiswa BAKPK

Mulai

1.

Melakukan pendaftaran wisuda dan melengkapi persyaratan

2.

Memverifikasi persyaratan wisuda

3.

Menerbitkan SK Rektor tentang peserta wisuda