POLA KETENAGAAN
PERENCANAAN PENGHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA PENUNJANG MEDIS
A. PENDAHULUAN
Rumah Sakit merupakan unit kesehatan masyarakat yang penting dan dibutuhkan dalam upaya pemenuhan tuntutan masyarakat akan kesehatan. Banyak unsur yang berperan dan mendukung berfungsinya operasional salah satunya SDM (Sumber Daya Manusia).
Pemenuhan akan kebutuhan SDM baik dari sisi jumlah ataupun pendidikan sangat berpengaruh kepada output yang dihasilkan dari suatu unit kerja/gugus tugas tertentu, untuk itulah dalam penyusunan Man Power Plan atau Perencanaan SDM di RS. Condong Catur sangat dibutuhkan penataan SDM sesuai dengan standart yang ada, jika dalam organisasi rumah sakit cara penghitungan kebutuhan tenaga profesi sudah ditetapkan sebelumnya dalam ketentuan yang diatur dalam peraturan kepegawaian RS. Condong Catur yang mengadopsi juga ketentuan dari pemerintah, dalam hal ini Departemen Kesehatan, maka untuk penghitungan tenaga kesehatan diluar tenaga profesi atau yang biasa disebut dengan tenaga non medis, akan dilakukan dengan tahapan/system Analisis Beban Kerja. Metode penghitungan/analisa data yang digunakan adalah metode WISN (Workload Indicator Staffing Need) berdasarkan KepMenKes No.81/Menkes/SK/2004. Metode penghitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja (WISN) adalah suatu metode penghitungan kebutuhan SDM berdasarkan pada beban kerja nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori SDM pada tiap unit kerja di suatu institusi. Kelebihan metode WISN adalah mudah dioperasikan, mudah digunakan, mudah diterapkan secara teknis, komprehensif dan realistis.
B. LATAR BELAKANG
Kebutuhan SDM Rumah Sakit Condong Catur dalam tiap tahun berubah disesuaikan dengan perubahan jumlah kunjungan pasien dan jenis pelayanan rumah sakit kepada pasien. Oleh karena itu perlu dalam setiap tahun dilakukan evaluasi kebutuhan ketenagaan rumah sakit dengan penyusunan pola ketenagaan.
Belum adanya system penghitungan standar kebutuhan tenaga non medis yang ada di organisasi rumah sakit sebagaimana tenaga profesi, mengakibatkan penempatan atau pendistribusian pegawai/SDM yang masih belum mengacu kepada kebutuhan nyata suatu organisasi dalam hal ini rumah sakit, menumpuknya SDM di satu unit non medis tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya SDM di unit yang lain merupakan kenyataan dari permasalahan tersebut. Disisi lain, pendistribusian SDM tidak berdasarkan kebutuhan nyata, dalam arti SDM yang ada banyak, sementara beban kerja sangat kecil atau sebaliknya sehingga pencapaian tujuan suatu organisasi kurang efisien dan efektif, untuk itulah perlu dilakukan analisis beban kerja disuatu unit/gustu tertentu.
C. TUJUAN
Tujuan ditetapkannya mekanisme penghitungan jumlah kebutuhan SDM berdasarkan analisa beban kerja adalah untuk menetapkan jumlah kebutuhan SDM secara tepat sehingga efisiensi dan juga efektivitas kerja di setiap gugus tugas yang ada dapat terpenuhi dengan baik.
D. DEFINISI
1. Kegiatan standar adalah satu satuan waktu (angka) yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan pelayanan oleh SDM sesuai standar profesinya.
2. Standar beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang dapat dilaksanakan oleh seseorang dalam satu tahun kerja sesuai dengan standar profesional dan telah memperhitungkan libur, sakit, dan lain-lain.
3. Analisa beban kerja adalah upaya menghitung beban kerja pada satuan kerja dengan cara menjumlah semua beban kerja dan selanjutnya membagi kapasitas kerja perorangan persatuan waktu.
4. Beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga dalam satu tahun dalam satu unit kerja.
5. WISN (Work Load Indicator Staff Need) adalah indicator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja sehingga alokasi/relokasi akan lebih mudah dan rasional.
6. Kegiatan produktif adalah kegiatan yang terkait langsung maupun tidak langsung dengan fungsi pelayanan yang dijalankan oleh SDM rumah sakit atau sesuai uraian tugas yang telah ditetapkan.
7. Kegiatan produktif lainnya adalah kegiatan yang tidak terkait langsung dengan fungsi pelayanan yang dijalankan oleh SDM rumah sakit (standar kelonggaran).
8. Kegiatan tidak produktif adalah kegiatan yang tidak terkait dengan fungsi pelayanan dan tidak bermanfaat bagi pelayanan.
9. Kegiatan pribadi adalah kegiatan untuk kepentingan pribadi dan tidak berdampak sama sekali dengan fungsi pelayanan.
10. Kategori SDM adalah pengelompokan jenis SDM berdasarkan fungsi yang dijalankan.
11. Shift kerja adalah pembagian waktu kerja di unit-unit kerja, pagi-siang-malam.
12. Data pelayanan adalah data yang menunjukkan output dari pelayanan di masing-masing unit kerja.
13. Bagi unit-unit kerja tertentu yang tidak dapat menggunakan tata penghitungan metode WISN dapat melakukan penghitungan dengan metode lain yang sesuai.
E. LANGKAH PENYUSUNAN KEBUTUHAN SDM.
1. Mendokumentasi Kategori SDM di Rumah Sakit Contoh :
Bidang : Penunjang Medis
Unit Kerja : Farmasi
Kategori SDM : - Apoteker - Asisten Apoteker 2. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia
Kod e
Faktor Waktu Satuan Keterangan
A Hari Kerja 312 Hari/tahun 6 hari x 52 minggu
Minggu Kerja 52 Hari/tahun
Bulan Kerja 12 Bulan/tahun
B Cuti Tahunan 12 Hari/tahun
C Pendidikan & Pelatihan 5 Hari/tahun
D Hari Libur Nasional 15 Hari/tahun
E Ketidakhadiran Kerja 7 Hari/tahun
F Jam Kerja 7 Jam/hari
G Hari Kerja Tersedia 273 Hari/tahun A-(B+C+D+E) H Waktu Kerja Tersedia 1911 Jam/hari (A+(B+C+D+E)*F
I Waktu Kerja (Menit/tahun)
114660 Menit/tahun H*60
3. Menyusun Standar Beban Kerja (SBK) SBK = Waktu Tersedia
Rata2 waktu per kegiatan 4. Menyusun Standar Kelonggaran
Standar Kelonggaran = Jumlah rata-rata waktu per faktor kelonggaran Waktu kerja tersedia
Jumlah rata-rata waktu per faktor kelonggaran = 1 jam x 312 hari x 60 menit = 18720 Standar Kelonggaran = 18720/114660
= 0.16 5. Menghitung Kebutuhan Tenaga
Kebutuhan SDM = (Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar Kelonggaran) Standar Beban Kerja
6. Menetapkan Unit Kerja kerja dan kategori SDM N
O
UNIT KERJA KATEGORI SDM KUALIFIKASI
1 Farmasi Apoteker Penanggunjawab
Apoteker Pendamping AA Gundang
Asisten Apoteker
S1 Farmasi S1 Farmasi
SLTA, D3 Farmasi SLTA, D3 Farmasi 2 Laboratorium Dokter Sp, PK
Analis Kesehatan
Dokter Spesialis Patologi Klinik SLTA, D3 Analis Kesehatan
3 Radiologi Dr. Radiologi
Radiografer
Dokter Spesialis Radiologi
D3, D4 ATRO
4 Rekam Medis Rekam Medis
Umum
D3 Rekam Medis SLTP, SLTA 5 Instalasi Gizi Ahli Gizi
Juru Masak Umum
D3 Ahli Gizi SLTP, SLTA SLTP, SLTA
6 Laundry Laundry SLTP, SLTA
7. Menyusun standar beban kerja per kegiatan pokok.
Standar beban kerja per kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kegiatan pokok (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM.
8. Menyusun standar kelonggaran SDM rumah sakit.
Standar kelonggaran SDM rumah sakit ditetapkan dengan presentase. Prosentase faktor kelonggaran diperoleh dari jumlah waktu seluruh kegiatan produktif lainnya dibandingkan dengan jumlah seluruh waktu yang digunakan SDM dalam satu tahun.
9. Penghitungan kebutuhan tenaga per unit kerja per kategori SDM; jumlah optimal kebutuhan tenaga berdasarkan kategori kegiatan produktif.
F. ALUR PENYUSUNAN POLA KETENAGAAN.
1. Staf di masing-masing unit kerja mencatat kegiatan yang dilakukan selama waktu kerja dari mulai datang sampai pulang.
2. Kepala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian merangkum dan mengelompokkan semua kegiatan yang dilakukan per shift per kategori SDM selama waktu kerja di unit kerja masing-masing; yang meliputi kegiatan produktif, kegiatan tidak produktif dan kegiatan pribadi.
3. Kepala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian mengelompokkan kegiatan produktif ke dalam kegiatan pokok per kategori SDM berdasarkan uraian tugas yang telah ditetapkan.
4. Kepala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian menetapkan waktu kerja tersedia.
5. Kepala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian menentukan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu kegiatan pokok per masing-masing kategori SDM di unit kerjanya.
6. Kepala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian menghitung volume beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM di unit kerjanya (standar waktu kelonggaran).
7. Kepala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian menyusun standar kelonggaran.
8. Kepala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian kerja menghitung kuantitas kegiatan pokok yang dilaksanakan di tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahun.
9. Bagian SDM menyusun kebutuhan SDM per unit kerja berdasarkan usulan dari masing- masing kepala unit kerja/kepala seksi/kepala sub bagian.
G. SASARAN
Seluruh gugus tugas non shift/non medis
H. EVALUASI
Usulan/penghitungan tersebut akan dievaluasi bersama dalam proses penyusunan Perencanaan Kebutuhan Tenaga untuk identifikasi kebutuhan tenaga pada tahun berikutnya.
I. CONTOH PEMBUATAN ANALISA BEBAN KERJA
Berdasar Analisa Beban Kerja (WISN) Bidang : Penunjang Medis
Unit Kerja : Farmasi Jabatan : Apoteker
N
o Nama/Kegiatan
Wkt Krj (Menit
)
Kuan titas
Satu an
Angk a
Dlm setahun
Waktu (Menit
)
SBK
Kebutuha n SDM
a b c d e f g = (d x
f) h i = (h :
c)
j = (g + 0.16) : i
1 Analisis resep 0.5 80 Haria
n
312 24960 114660 229320 0.109 2 Membuat etiket 0.5 240 Haria
n
312 74880 114660 229320 0.327 3 Cerk ulang resep 0.5 80 Haria
n
312 24960 114660 229320 0.109
4 Penyerahan resep 2 80 Haria
n
312 24960 114660 57330 0.435
5 Buat Laporan ….. 15 4 Haria
n
312 1248 114660 22932 0.054
6 Buat pesanan pembelian
5 1 Haria
n
312 6240 114660 114660 0.054 7 Membuat
formularium
420 1 Haria
n
312 312 114660 273 1.143
Total Kebutuhan SDM 2.232
Total Kebutuhan SDM (Pembulatan) 2
Yogyakarta, 01 April 2015 Rumah Sakit Condong Catur,
dr. Herti Eliza Silalahi, M.Kes.,PhD.
Direktur
