29 3.1 Latar Belakang Perusahaan
3.1.1 Profil Perusahaan
PT. Mandiri Dipta Cipta adalah sebuah perusahaan berskala nasional yang bergerak di bidang property. PT. Mandiri Dipta Cipta juga merupakan salah satu unit perusahaan dari Agung Sedayu Group.
PT. Mandiri Dipta Cipta memulai sejarahnya pada bulan Maret 2004. Yang belokasi di jalan Gunung Sahari Raya. PT. Mandiri Dipta Cipta juga memiliki karyawan kurang lebih 1500 tenaga kerja, PT. Mandiri Dipta Cipta adalah perusahaan yang mengelola Mangga Dua Square, dari penyediaan tempat berupa kios-kios dan ruko serta fasilitas yang diperlukan.
PT. Mandiri Dipta Cipta juga sangat memperhatikan setiap yang pelayanan jasa yang diberiakan kepada pengguna kios dan ruko, tidak hanya dalam pemberian fasilitas tapi dalam pemasaran mereka juga selalu bersaing, dan ini dapat kita lihat Mangga Dua Square dapat menjadi pusat elektronik di Jakarta.
Itu semua tidak lepas dari tenaga kerja kerja yang di rekrut secara profesional, dan pemberian program-program pelatihan bagi tenaga kerja yang baru di rekrut maupun karyawan yang sudah lama, sehingga tenaga kerja dapat menjadi profesional. Sistem manajemen yang baik dan di bantu tenaga konsultan.
PT. Mandiri Dipta Cipta juga sudah menerapkan system informasi di dalam setiap kegiatannya. Aktivitas itu di mulainya komputerisasi di bidang dan penerapan intranet di dalam perusahaan.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi PT. Mandiri Dipta Cipta adalah:
“Kami adalah Property Developer yang Terpercaya dan Menjadi Market Leader”.
Sedangkan Misi PT. Mandiri Dipta Cipta adalah:
“ Kami adalah Property Developer yang selalu melayani dengan MUTU UNGGUL TEPAT WAKTU dan BIAYA EFISIEN “.
3.2 Struktur Organisasi PT. Mandiri Dipta Cipta
Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Mandiri Dipta Cipta adalah model organisasi terstruktur yang di pimpin oleh Direktur. Direktur dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh Wakil Direktur dan General Manager. General Manager dalam bekerja juga dibantu oleh para manager dari setiap devisi. Terdiri dari devisi Area and Enforcement Manager, Fitout and Improvement Manager, Human Resource and General Affair Manager, Engineering Manager, Promosi Manager, Finance and Accounting Manager. Semua bagian tersebut di pimpin oleh seorang manager dan para manager tersebut akan dibantu oleh chief dan para supervisor.
Struktur organisasi dalam setiap perusahaan diperlukan untuk memudahkan pengkoordinasian antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, maupun individu dengan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda sehingga dapat terbentuk kerjasama yang baik antar kelompok yang terlibat di dalamnya untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari struktur organisasi perusahaan dapat di lihat pada gambar 3.1 berikut ini.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mandiri Dipta Cipta
3.2.1 Tugas dan Wewenang
PT. Mandiri Dipta Cipta telah memberlakukan suatu prosedur dasar mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab dari tiap karyawan yang bekerja pada perusahaan. Dimana tugas, wewenang dan tanggung jawab tersebut diuraikan secara garis besar dan jelas. Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing posisi pada setiap bagian devisi adalah sebagai berikut:
1. Direktur
a. Bertanggung jawab terhadap perkembangan perusahaan.
b. Menetapkan kebijaksanaan umum dan strategi yang harus dijalankan perusahaan.
c. Meminta laporan pertanggung jawaban dari setiap manager. d. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan perusahaan. 2. Wakil Direktur
a. Membantu direktur dalam melaksanakan semua tugas
b. Memberikan usulan sebagai bahan pertimbangan untuk direktur dalam membantu pengambilan suatu keputusan.
c. Dapat berfungsi sebagai pimpinan apabila direktur sedang bertugas keluar kota atau berhalangan.
3. General Manager
a. Bertanggung jawab dalam memberikan laporan kepada direktur utama dan wakil direktur.
b. Bertanggung jawab terhadap jalannya operasi perusahaan.
c. Mereview, mengevaluasi dan mengendalikan pelaksanaan kerja pada karyawannya.
d. Memeriksa dan menyetujui biaya-biaya yang dikeluarkan oleh bagian finance baik pembayaran hutang maupun biaya-biaya operasional perusahaan.
4. Area dan Enforcement Manager
Dalam melaksanakan tugasnya devisi ini dipecah menjadi dua bagian menjadi bagian out door dan in door dan masing-masing bagian di coordinator oleh
seorang chief area, dan di bantu oleh supervisor. Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Area out door
- Mengurusi pemeliharaan tanaman yang berada di luar mall.
- Mengurusi pembuangan sampah dan puing dari temapat pembuangan sampah ke temapat pembuanga akhir.
- Mengurusi pengadaan cleaning servis untuk area di luar mall. - Mengurusi penempatan security di area luar mall.
- Mengurusi jalur parkir di luar mall. 2. Area in door
- Mengurusi perlengkapan dan pengadaan barang untuk toilet. - Mengurusi penempatan cleaning servis di dalam mall. - Mengurusi perlengkapan pembuangan
- Mengurusi penempatan security di dalam mall. 5. Fitout dan Improvement Manager
Di dalam devisi ini di pecah menjadi dua bagian yaitu bagian fitout dan improvement yang masing-masing dipimpin oleh chief dan di bantu supervisor. 1. Fitout
- Mengurusi permintaan para pengguna kios atau rukan untuk memperbaiki kios dan rukan mereka, jika ada kerusakan.
2. Improvement
- Mengurusi kerusakan bangunan, misalnya ada keramik lantai yang pecah maka harus diganti dan mereka mencari atau menghubungi pihak kontarktor untuk diperbaiki.
6. Human Resource dan General Affair
Di devisi ini juga terdapat dua bagian yaitu bagian Human Resource dan General Affair yang masing-masing di pimpin oleh chief dan di bantu supervisor.
1. Human Resource
- Menangani perekrutan karyawan, penggajian, absensi karyawan, tukar shift, mutasi, seragam karyawan. 2. General Affair
- Mengurusi hal- hal umum, misalnya kendaraan operasional kantor, pemesanan alat tulis kantor, pemesanan catering karyawan, pembelian material untuk stok gudang.
7. Engineering Manager
Di dalam engineering manager dalam melaksanakan tugasnya di bagi menjadi dua bagian yaitu engineering bagian mall dan engineering bagian rukan. Tuagsnya adalah mengurusi semua masalah yang berhubungan dengan semua fasilitas mall dan rukan serta memperbaikinya.
8. Promosi Manager
Dalam melaksanakan tugasnya promosi manager dibantu oleh chief event dan commercial, serta di bantu juga oleh seorang supervisor. Tugasnya sebagai berikut:
- Mengadakan survey ke mall lain untuk melihat event apa yang sedang menjadi trend.
- Menciptakan ide-ide unik untuk memajukan perkembangan mall
- Mencari orang-orang yang mau menyewa area hall di dalam mall yang dapat menghasilkan pendapatan bagi perusahaan.
- Mencari orang-orang yang mau menyewa neon box atau media iklan. 9. Finance dan Accounting Manager
Dalam melaksanakan tugasnya manager finance dan accounting dibantu seorang chief finance dan accounting, dan chief finance dan accounting dibantu lagi oleh dua orang supervisor finance dan supervisor accounting. Tugasnya sebagai berikut:
- Menagih tagihan perbaikan atas jasa service kios atau rukan. - Membayar tagihan pembayaran pembelian persediaan barang. - Memesan stok untuk gudang
- Mengupdate semua transaksi pembelian dan pembayaran
Diasumsikan terdapat divisi marketing, karena di dalam PT. Mandiri Dipta Cipta tidak ada divisi marketing PT, Mandiri Dipta Cipta, karena mereka hanya mengelola gedung. Dan jika ada yang mau menyewa dan membeli, harus berhubungan langsung dengan Kantor pemasaran.
3.3 Analisis Strategi PT. MANDIRI DIPTA CIPTA 3.3.1 Analisis Model 5 Daya Porter
Melalui 5 daya dari porter, perusahaan dapat mengetahui adanya aktivitas persaingan yang cukup potensial maupun aktivitas kerja sama yang mungkin dilakukan dengan perusahaan lain.
Gambar 3.3.1 Analisis 5 Daya Porter
3.3.1.1 Ancaman Dari Pendatang Baru
Bagi PT. Mandiri Dipta Cipta, datangnya pemain baru perlu di cermati dan di antisipasi, apakah kehadiran para pemain baru tersebut akan mempersempit lahan persaingan bisnis atau dapat dijadikan sebagai mitra dalam pengembangan bisnis baru.
Peluang masuknya pendatang baru dalam bisnis jasa pengelolaan gedung cukup besar, karena dapat kita lihat sekarang banyak berdiri gedung-gedung baru. Dan mereka
Ancaman dari pendatang baru
Persaingan antar competitor. Pasar Pagi mangga dua WTC Kekuatan dari customer Kekuatan penawaran dari customer CV.abadi CV.sentosa Ancaman dari barang pengganti
juga memberi pelayanan yang sama, serta para customer yang selalu melihat celah tempat untung mengembangkan usahanya, jadi usaha para perusahaan pengelola gedung secara otomatis akan memberikan pelayanan lebih agar gedung-gedung atau kios-kios di dalam gedung mereka dapat terisi penuh. Sehingga peluang bagi perusahaan pendatang baru yang mau memasuki dunia bisnis ini masih terbuka lebar, tentunya dengan menyediakan fasilitas dan pelayanan yang lebih baik dari perusahaan yang telah terlebih dahulu bergerak di bidang ini.
Dengan adanya pendatang baru yang muncul maka akan menambah persaingan di bidang jasa pengelolaan gedung atau kios-kios. Sebelum memasuki bisnis ini banyak hal yang harus di pertimbangkan antara lain modal yang besar, karyawan yang memiliki skill yang baik di bidangnya, networking yang luas sehingga dapat membantu mendapatkan pelanggan. Sehingga perusahaan yang akan mengeluti bisnis ini harus memiliki pengetahuan dan memahami segala spesifikasi dan resiko yang akan dihadapi. Selain itu mereka juga harus memiliki SDM yang ahli dalam hal-hal teknis yang berhubungan dengan bisnis ini. Dengan adanya pendatang baru yang muncul maka akan menambah persaingan di bidang pengelolaan gedung ini.
Ancaman dengan adanya pendatang baru bagi bisnis ini bisa dikatakan cukup besar, karena adanya tambahan pendatang baru akan mempersempit lahan bisnis dalam bidang jasa pengelolaan gedung. Apalagi jika pendatang baru tersebut memiliki kualitas dan potensi yang lebih baik dari perusahaan-perusahaan yang telah berdiri. Sedangkan bagi PT. Mandiri Dipta Cipta sendiri ancaman akan datangnya pendatang baru tidak begitu berpengaruh besar, karena PT. Mandiri Dipta Cipta telah memiliki pelanggan tetap yaitu para penyewa kios-kios dan rukan di area mangga dua square.
3.3.1.2 Kekuatan Penawaran Dari Pemasok
PT. Mandiri Dipta Cipta memiliki berbagai macam pemasok untuk mendukung jalannya proses bisnis dan kegiatan operasional. Oleh karena itu, kekuatan tawar-menawar pemasok memiliki pengaruh yang besar terhadap PT. Mandiri Dipta Cipta karena tanpa para pemasok aktivitas perusahaan akan mengalami hambatan. Karena hubungan dengan pemasok bersifat saling membutuhkan dan menguntungkan, PT. Mandiri Dipta Cipta menjalin hubungan baik pemasok dan berusaha membina hubungan yang bersifat jangka panjang.
Pemasok perusahaan ini diantaranya adalah pemasok berbagai macam bahan bangunan, peralatan dan perlengkapan operasional perusahaan, serta jenis peralatan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan. Salah satu yang menjadi pemasok tetap adalah CV. Sentosa.
PT. Mandiri Dipta Cipta menjalin kerja sama yang baik dengan pemasok yang baru atau pun pemasok yang sudah lama bekerja sama dengan mereka. Hubungan jangaka panjang dengan pemasok dapat terjalin dikarenakan PT. Mandiri Dipta Cipta berusaha secara konsisten membeli produknya, melakukan transaksi secara jujur dan membayar dengan tepat waktu. Jadi dapat disimpulkan bahwa dalam memenuhi kebutuhan, PT. Mandiri Dipta Cipta memiliki hubungan yang kuat dengan para pemasoknya karena hubungan dengan pemasok itu bersifat saling membutuhkan dan saling menguntungkan satu sama lain.
3.3.1.3 Kekuatan Penawaran Dari Pembeli
PT. Mandiri Dipta Cipta memiliki pelanggan tetap yaitu para pengguna kios dan rukan, maupun calon pelanggan yang baru bergabung menggunakan kios dan rukan. PT. Mandiri Dipta Cipta memiliki ketergabtungan dengan pelanggan dalam meningkatkan laba perusahaan. Semakin banyak kios dan rukan yang disewa dan di beli oleh pelanggan akan semakin meningkatkan pemasukan. Tetapi semakin banyak kios dan rukan yang disewa dan di beli sama konsumen merupakan suatu keberhasilan yang dicapai oleh perusahaan. Jadi kesimpulanya penawaran pembeli memiliki hubungan yang kuat terhadap jasa pengelolaan gedung.
3.3.1.4 Ancaman Dari Barang Pengganti
Dengan adanya barang pengganti memungkinkan pelanggan menggunkan jasa pengelolaan lain dari luar atau pelanggan memiliki alternative lain dalam menggunakan anggarannya untuk memperlancar proses bisnisnya.
Tetapi dalam hal pengelolan kios dan rukan sepenuhnya adalah tanggung jawab PT. Mandiri Dipta Cipta sebagai pihak pngelola. Semua kerusakan wajib dilaporkan ke pihak PT. Mandiri Dipta Cipta, baik itu kerusakan gedung, maupun kerusakan kios dan rukan yang di sewa, dan jika kerusakan kios dan rukan maka pelanggankan di kenakan biaya service. Pelayanan yang baik yang disediakan PT. Mandiri Dipta Cipta adalah kunci suksesnya proses bisnis mereka. Maka dapat disimpulkan bahwa dalam bisnis ini belum ada barang pengagntinya yang dapat menggantikan posisi pelayanan yang sudah ada, dikarenakan pelanggan telah merasa puas akan pelayanan yang diberikan, daripada
harus mengganti pelayanan yang ada tapi lebih baik pelayanan yang sudah ada ditingkatkan lagi oleh PT. Mandiri Dipta Cipta.
3.3.1.5 Persaingan Antar Kompetitor
Pesaing bisnis yang dihadapi oleh perusahaan pada umumnya juga telah memilki pengalaman bisnis, dan juga kredibilitas yang cukup dapat dipercaya oleh para konsumen diantaranya adalah Pasar Pagi Mangga Dua dan WTC Mangga Dua. Persaingan ini perlu dicermati dan diantisipasi. Kehadiran para pesaing dapat dijadikan mitra kerja dalam pengembangan bisnis ini.
Adapun ancaman persaingan bisnis pengelolaan gedung ini cukup besar dikarenakan hampir semuanya memiliki jaringan bisnis yang cukup baik. Dalam hal ini PT. Mandiri Dipta Cipta property management Mangga Dua Square harus tetap waspada terhadap para pesaing yang sudah memiliki sistem management yang baik dalam pengelolaan gedung. Oleh karena itu perusahaan harus meningkatkan keahlian dan kompetensi karyawannya, karena jika hal ini tidak diperhatikan maka PT. Mandiri Dipta Cipta akan tertinggal dengan para pesaingnya yang memiliki inovasi-inovasi ke depan yang dapat mengancam posisi perusahaan. Serta berusaha untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan ketika pelanggan memerlukan pelayanan atas kios-kios dan rukan mereka.
Hal tersebut harus diperhatikan karean jika tidak PT. Mandiri Dipta Cipta akan tertinggal dari pesaingnya yang merasa memiliki kompetensi yang lebih dalam hal pelayanan konsumen dan pengelolaan gedung. Dan apabila tertinggal maka akan sulit untuk mengembalikan kepercayaan pelanggan terhadap PT. Mandiri Dipta Cipta.
3.4 Analisis Internal dan Eksternal Perusahaan Berdasarkan Matrik SWOT Sebelum menganalisis berdasarkan matriks SWOT perlu menganalisis hal-hal yang berhubungan internal dan eksternal perusahaan. Yang berhubungan dengan faktor internal adalah mengenai kekuatan dan kelemahan dari perusahaan dan yang berhubungan dengan faktor eksternal adalah faktor-faktor dari luar perusahaan seperti ancaman dan peluang . Analisis internal dan eksternal perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Analisis Internal
Analisis internal adalah analisis mengenai kekuatan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan.
Kekuatan yang dimiliki oleh PT.MANDIRI DIPTA CIPTA adalah sebagai berikut :
a. Memiliki SDM yang berkualitas
SDM merupakan salah satu faktor utama penunjang kesuksesan suatu perusahaan . Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT.MANDIRI DIPTA CIPTA ditunjang oleh kemampuan SDM yang berkualitas dan bersertifikat serta memiliki pengalaman kerja yang telah di akui. Perekrutan pegawai dipilih secara ketat berdasarkan kompetensi yang terbaik dan dalam peningkatannya selalu diberi training ataupun workshop agar kemampuan dan kompetensi yang dimiliki karyawan akan terus berkembang .
b. Reputasi Perusahaan
Dalam bisnis property, PT.MANDIRI DIPTA CIPTA memiliki reputasi yang baik dimata pelanggan maupun pesaingnya.
Selain itu, PT.MANDIRI DIPTA CIPTA adalah salah satu anak perusahaan dari AGUNG SEDAYU GRUP yang merupakan perusahan property.
c. Memiliki infrastruktur perusahaan yang baik.
Infrastrukstur seperti tanah, bangunan, dan kendaraan yang dimiliki perusahaan cukup memadai berbanding dengan jumlah pengguna dalam perusahaan. Sehingga dapat digunakan secara optimal oleh karyawan. Sehingga kegiatan kegiatan perusahaan dalam melayani pelanggan dapat berjalan dengan baik.
d. Adanya jalinan kerjasama dengan perusahaan pemasok
PT.MANDIRI DIPTA CIPTA melihat kebutuhan yang selalu meningkat pada setiap permintaan perbaikan pelayanan gedung dari pelanggan. Sebagai solusi untuk permasalahan ini maka perusahaan melakukan kerjasama dengan pemasok agar permintaan perbaikan oleh pelanggan terhadap kios-kios atau rukan mereka dan pengelolaan gedung mangga dua square dapat tercapai.
Disamping kekuatan-kekuatan yang ada, terdapat juga beberapa kelemahan yang dimiliki oleh PT.MANDIRI DIPTA CIPTA
Kelemahan tersebut diantara nya :
a. Kurangnya berkembangnya bagian-bagian yang berkenan dengan inovasi pelayanan dan pengelolaan. dalam perusahaan telah menyebabkan kurangnya variasi pelayanan yang dihasilkan, sedangkan persaingan dengan perusahaan-perusahaan sejenis semakin ketat. Hal ini dapat berakibat berpindahnya pelanggan ke perusahaan lain.
b. Penyampaian informasi kepada setiap divisi yang terlambat
Setiap ada kerusakan yang dilaporkan oleh pelanggan akan diterima oleh bagian fit out melalui telepon. Dan bagian fit out menerima dan menyuruh bagian engineering untuk mengecek kerusakan. Dan bagian engineering akan melakukan pengecekan dan memperbaiki jika stok barang tidak ada digudang harus lapor kebagian FA untuk melakukan pembelian stok. Dan itu memakan waktu yang cukup lama.
c. Biaya pelayanan yang dikenakan kepada pelanggan untuk memperbaiki kerusakan kios atau rukan cukup mahal.
Meskipun pelayanan yang diberikan baik namun kenyataan yang tidak dapat dihindari adalah harga pelayanan yang cukup mahal. Pelayanan yang diberikan hanya dapat dibeli oleh kalangan menengah keatas.
2. Analisis Eksternal
Analisis eksternal memperhatikan kesempatan dan ancaman yang dimiliki oleh PT. MANDIRI DIPTA CIPTA dalam menjalankan bisnisnya.
Berikut ini adalah peluang yang dimiliki oleh PT.MANDIRI DIPTA CIPTA : a. Adanya loyalitas pelanggan.
Perusahaan telah memiliki basis pelanggan yang setia terhadap pelayanan-pelayanan perusahaan. Hal ini merupakan peluang yang harus dimanfaatkan oleh perusahaan untuk semakin memperluas pangsa pasar dengan menghasilkan pelayanan-pelayanan yang bervariatif.
b. Pemanfaatan teknologi informasi
Dengan ada nya penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi didalam PT.MANDIRI DIPTA CIPTA, maka akan memberikan kesempatan dalam meningkatkan teknologi pelayanan dan memperluas jaringan bisnis. Selain itu dengan adanya penggunaan teknologi informasi, maka akan memudahkan SDM dalam menjalankan tugas dan kewajibannya.
c. Mulai banyak lembaga tenaga kerja yang tumbuh dapat dijadikan mitra
Dengan adanya lembaga yang menyiapkan tenaga kerja sehingga memudahkan perusahaan untuk mencari karyawan baru lebih professional. Sehingga tenaga kerja berkriteria yang dibutuhkan oleh PT.MANDIRI DIPTA CIPTA dapat terpenuhi.
Beberapa ancaman yang mengganggu PT.MANDIRI DIPTA CIPTA dalam menjalankan bisnisnya adalah sebagai berikut :
a. Bertambahnya jumlah pesaing
Dengan bertambahnya jumlah pesaing dapat menyebabkan perusahaan mengalami penurunan permintaan pelayanan.
b. Keterlambatan pemberian pelayanan terhadap keluhan konsumen
Dengan ada keterlambatan pelayanan yang diberikan oleh pihak pengelola kepada konsumen dapat membuat konsumen merasa kecewa.
Table 3.3.1 Matrix SWOT pada lingkungan internal PT.MANDIRI DIPTA CIPTA
Kekuatan Bobot Rating jumlah
1. membeli SDM yang berkualitas.
2. memiliki infrastruktur yang baik
3. adanya jalinan kerjasama dengan perusahaan pemasok
4. reputasi perusahaan 0,20 0,10 0,15 0,10 2 3 2 4 0,4 0,3 0,3 0,4 Subtotal 1,4
kelemahan Bobot Rating Jumlah
1. kurangnya berkembangnya bagian berkenaan dengan inovasi pelayanan dan pengelolaan
2. penyampaian informasi kepada setiap divisi yang terlambat.
3. biaya pelayanan yang dikenakan kepada pelanggan untuk memperbaiki kerusakan kios/rukan cukup mahal. 1 2 1 0,2 0,3 0,1 Subtotal 0,61 Total 1,00 0.79
Tabel 3.3.2 Matrix SWOT pada lingkungan eksternal PT.MANDIRI DIPTA CIPTA
A. peluang Bobot Rating jumlah
1. adanya loyalitas pelanggan. 2. pemanfaatan teknologi informasi 3. mulai banyak lembaga tenaga kerja
yang tumbuh dapat di perluakan mitra
0,15 0,2 0,2 3 2 2 0,45 0,4 0,4 Subtotal 1,25
B. ancaman Bobot Rating jumlah
1. bertambahnya jumlah pesaing. 2. keterlambatan pemberian pelayanan
terhadap keluhan konsumen.
3. kerusakan yang terjadi disengaja atau tidak disengaja 0,10 0,15 0,20 2 1 1 0,2 0,15 0,2 Subtotal 0,55 Total 1,00 0,7 PELUANG 1.25 ANCAMAN 0.55 KEKUATAN 1.4 KELEMAHAN 0.61
Titik X = KEKUATAN – KELEMAHAN Titik X = 1,4 – 0,61 = 0,79
Titik Y = PELUANG – ANCAMAN Titik Y = 1,25 – 0,55 = 0,7
Gambar 3.4 Koordinat perhitungan SWOT
Setelah melakukan analisis faktor-faktor SWOT, maka dapat ditetapkan strategi-strategi yang mungkin digunakan oleh perusahaan untuk menghadapi persaingan bisnis. Strategi-strategi pilihan ini dapat banyak membantu perusahaan dalam hal memaksimalkan kekuatan dan kesempatan yang dimilikinya, mengambil setiap kesempatan yang ada dari kelemahan yang dimilikinya, atau menggunakan kekuatan yang ada untuk menghadapi ancaman yang mungkin timbul dikemudian hari, atau mengantisipasi agar ancaman yang tidak menyerang sisi lemah yang dimiliki perusahaan
3.4.1 Pemetaan strategi berdasarkan SWOT Lingkungan internal Lingkungan eksternal Kekuatan (s) 1. memiliki SDM yang berkualitas. 2. memiliki infrastruktur yang baik 3. adanya jalinan kerjasama dengan perusahaan pemasok 4. reputasi perusahaan Kelemahan (w) 1. kurangnya berkembangnya bagian berkenaan dengan inovasi pelayanan dan pengelolaan
2. penyampaian informasi kepada setiap divisi yang terlambat. 3. biaya pelayanan yang
dikenakan kepada pelanggan untuk memperbaiki kerusakan kios/rukan cukup mahal. Peluang (O) 1. adanya loyalitas pelanggan.
2. Adanya pendanaan dari investor.
3. mulai banyak lembaga tenaga kerja yang tumbuh dapat di perluakan mitra
Starategi (SO) 1. menigkatkan kualitas SDM dan jasa pelayanan. 2. meningkatkan komunikasi karyawan dengan menggunakan teknologi informasi. 3. meningkatkan hubungan kerjasama dengan pemasok. Strategi (WO) 1. meningkatkan kompetensi SDM yang mampu menghadapi pasar global di bidang perkerjaan property. 2. meningkatkan kualitas
SDM.
3. merangsang dan mengembangkan aplikasi yang saling berhubungan dan mampu mengelola semua kebutuhan informasi dari mana saja dan kapan saja. Ancaman (T) 1. bertambahnya jumlah pesaing. 2. keterlambatan pemberian pelayanan terhadap keluhan konsumen. 3. kerusakan yang terjadi
disengaja atau tidak disengaja Strategi (ST) 1. meningkatkan hubungan dengan pelanggan 2. tersedianya biaya lebih untuk renovasi kerusakan. Strategi (WT) 1. meningkatkan teknologi informasi dalam menghadapi persaingan. 2. melaksanakan efisiensi
dan efektivitas pada penggunaan peralatan dan pengelolaan gedung.
Pemetaan strategi berdasarkan SWOT
Gambar
3.5 Knowledge Goal 3.5.1 Normative
1. Menciptakan budaya self learning kepada karyawan
2. Menciptakan keadaan dan situasi yang memberikan keleluasaan didalam menyampaikan aspirasi
Strategic
1. Mendayagunakan knowledge 2. Membuat sistem pendokumentasian Strategi berdasarkan SWOT
1. meningkatkan kualitas sumber daya manusia.
2. meningkatkan fasilitas teknologi informasi agar kinerja
perusahaan lebih optimal. 3. meningkatkan pelayanan kepada
pelanggan.
4. mengantisipasi pelayanan baru dari perusahaan-perusahaan pesaing lainnya.
Operasional divisi information system 1. meningkatkan kualitas sumber daya
manusia.
2. meningkatkan kualitas dan
teknologi sesuai dari pembaharuan teknologi untuk mendukung kinerja perusahaan.
3. mengembangkan aplikasi
pendukung operasional tiap divisi untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
4. mendukung sepenuhnya proses penyimpanan/ pengelolaan dan pendistribusian data dan informasi kepada setiap divisi perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Operational
1. Mendukung kinerja keseluruhan dengan IT support
2. Memelihara serta mengelola setiap asset yang berhubungan dengan database dan divisi information sistem
3. Melibatkan sistem dokumentasi dan referensi
Tabel 3.7 Pemetaan knowledge goal
Operasional divisi information sistem Knowledge goal 1.
2. 1
3. hfahjhjsdajhjd 1. mengembangkan aplikasi
pendukung operasional tiap divisi untuk meningkatkan kinerja divisi di perusahaan. 2. meningkatkan fasilitas dan
teknologi sesuai kebutuhan dan pembaharuan teknologi untuk mendukung kinerja perusahaan.
3. meningkatkan kualitas sumber daya manusia.
4. mendukung sepenuhnya proses penyimpanan, pengolahan dan
pendistribusian data dan informasi kepada setiap divisi perusahaan untuk
meningkatkan kinerja perusahaan.
Normative
1. menciptakan budaya self learning kepada karyawan
2. menciptakan keadaan dan siruasi yang memberikan keleluasaan di dalam menyampaikan aspirasi.
Strategic
1. mendayagunakan knowledge 2. membuat sistem
Operational
1. mendukung kinerja keseluruhan dengan IT support
2. memelihara serta mengelola setiap asset yang berhubungan dengan database dan divisi information system.
3. mengelibatkan sistem dokumentasi dan referensi.
3.6 Identifikasi Knowledge Goals
Analisa pengidentifikasian knowledge dalam perusahaan di bagi atas 2 (dua) bagian besar, yaitu analisa berdasarkan struktur perusahaan (structural) dan analisa menurut operasi functional perusahaan. Dimana setiap knowledge yang telah teridentifikasi dibagi menjadi dua jenis knowledge, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge.
3.6.1 Structural
3.6.1.1 Explicit Knowledge
1. Tugas, tanggung jawab dan wewenang perbagian yang tertulis jelas tetapi kurang lengkap dalam bentuk dokumen. Adapun dokumen tersebut tidak menguraikan secara rinci tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh karyawan. Dokumen tersebut menguraikan sebagian besar tugas dan tanggung jawab tetapi tidak lengkap . Dokumen ini diberikan kepada tiap kepala divisi untuk diberikan kepada karyawan baru secara lisan. Dengan begitu, hasil yang didapatkan kurang maksimal. Mengingat, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang diberikan secara lisan tidak dapat diingat secara lengkap oleh karyawan. Dokumen yang diberikan secara lisan merupakan dasar bagi karyawan baru untuk melanjutkan tugas dan wewenang yang diberikan oleh atasan. Jika dokumen ini dapat disimpan didalam database dan ditampilkan melalui komputer, maka dokumen ini akan dapat diakses oleh seluruh karyawan yang membutuhkan. Dan hal ini akan sangat membantu didalam pengefektifan kinerja karyawan yang mengetahui dengan jelas tugas, wewenang dan tanggung jawabnya didalam perusahaan.
2. Data dan informasi mengenai pelanggan yang tersimpan didalam database seperti alamat tempat domisili pelanggan, kios atau rukan yang sedang ditempati, lamanya waktu penyewaaan, keluhan-keluhan yang pernah terjadi, lamanya menanggapi keluhan dari pelanggan dan berbagai macam data serta informasi lainnyam yang dapat memberikan kekuatan bagi perusahaan didalam menjaga dan meningkatkan hubungan antara pelanggan dengan perusahaan. Dengan adanya informasi yang jelas mengenai pelanggan, perusahaan akan dapat melayani pelanggan dengan lebih baik. Selain itu, informasi yang ada juga berguna bagi perusahaan didalam melakukan inovasi pelayanan serta merancang strategi perusahaan.
3. Data dan informasi karyawan tiap divisi seperti alamat tempat tinggal karyawan, status didalam perusahaan, lama bekerja karyawan, gaji yang diterima, serta kontribusi didalam perusahaan, dan kemampuan khusus yang dimiliki karyawan. Melalui data ini, perusahaan akan dengan lebih mudah mengenal dan menilai karyawan yang ada. Data ini juga berguna sebagai media pendukung didalam penempatan yang dilakukan terhadap karyawan didalam perusahaan. Dengan data yang akurat, kontribusi maksimal dari karyawan dapat dimanfaatkan dengan baik didalam perusahaan.
3.6.1.2 Tacit Knowledge
Perusahaan ini tidak memiliki tempat penyimpanan ide tiap karyawan yang memiliki suatu gambaran tentang system struktur perusahaan. Dengan adanya suatu tempat untuk menyimpan ide dari karyawan-karyawan tersebut, maka perusahaan dapat mengembangkan struktur system didalam perusahaan agar menjadi lebih baik. Selain
itu, dengan mengetahui keluhan-keluhan terhadap system yang sedang berjalan, perusahaan akan mengetahui kelemahan didalam sistemnya dan dapat memperbaiki atau bahkan menyempurnakan system tersebut. Selama ini banyak usulan dari karyawan yang ingin memperbaiki system yang sedang berjalan sekarang. Sebagian besar struktur yang mereka rancang cukup baik. Tetapi karena tidak terdapat media untuk menyimpan ide-ide tersebut maka ide-ide-ide-ide tersebut seakan hilang begitu saja.
3.6.2 Functional
3.6.2.1 Explicit knowledge
1. Pemberitahuan informasi melalui memo
Memo merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk memberitahukan info kepada seseorang mengenai tugas dan tanggung jawab yang berhubungan dengan pekerjaannya. Memo dibuat berdasarkan kepentingan pekerjaan dan atas persetujuan dari atasan. Memo selalu dilengkapi dengan nomor surat dan tanda tangan dari atasan sehingga bersifat resmi dan harus dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan. Misalnya memo mengenai penugasan akan suatu pekerjaan. Memo merupakan bagian dari knowledge yang bersifat explicit karena bersifat tertulis dan dapat didokumentasikan. 2. Notulen rapat
Rapat merupakan salah satu kegiatan rutin yang dilakukan untuk membicarakan permasalahan sehingga dapat menghasilkan solusi sebagai pemecahan masalah. Rapat dapat diadakan secara umum maupun secara internal saja yang biasanya diikuti oleh bagian tertentu. Dapat juga rapat
diikuti oleh jajaran tertentu misalnya para manajer dan dipimpin oleh direktur. Pada saat rapat diselenggarakan, hal-hal yang dibicarakan didalam rapat tersebut akan ditulis oleh notulis rapat dan hasilnya disebut dengan notulen rapat. Notulen rapat merupakan functional knowledge yang secara explicit ada didalam perusahaan.
3. Pendokumentasian laporan kerja
Laporan pekerjaan dibuat secara berkala oleh karyawan mengenai apa saja agenda yang telah berhasil dicapai maupun belum bisa tercapai berserta alasan-alasannya selama kurun waktu tertentu. Laporan ini dapat digunakan sebagai evaluasi untuk menilai sejauh mana kinerja perusahaan. Laporan kerja merupakan functional knowledge yang secara explicit ada didalam perusahaan.
3.6.2.2 Tacit Knowledge
Ide dan pemikiran karyawan yang memiliki inovasi tetapi diluar tugas dan wewenangnya. Ide dan inovasi tersebut seperti inovasi produk dan system kerja yang dianggap lebih efektif . Selama ide tersebut hilang begitu saja karena tidak adanya media penyimpanan. Selain itu ide-ide tersebut telah disampaikan tidak dilanjuti secara cepat oleh atasanya.
3.6.3 Behavior
3.6.3.1 Explicit Knowledge
- Media komunikasi karyawan melalui e-mail
Dengan ada nya system intranet yang sudah dimiliki perusahaan, maka komunikasi dengan sesama karyawan melalui e-mail atau chatting merupakan suatu sarana yang praktis untuk menyampaikan informasi yang diperlukan. E-mail dapat digunakan untuk menyampaikan informasi yang penting seperti undangan rapat,memo dan dapat juga digunakan untuk transfer data/file sharing. Sarana komunikasi membantu karyawan dalam menyebarluaskan informasi yang berguna bagi kelancaran proses kerja. E-mail merupakan behavior knowledge yang bersifat explicit yang ada didalam perusahaan.
3.6.3.2 Tacit knowledge
- Sharing / temu keakraban
Pada waktu-waktu tertentu misalnya pada peringatan hari raya, akhir tahun atau pada hari-hari tertentu, perusahaan mengadakan temu keakraban diantara para karyawan untuk memelihara hubungan yang baik dengan karyawan. Dalam kesempatan tersebut, para karyawan diberi kesempatan untuk saling bertukar ide, pendapat maupun pengalaman yang dimilikinya baik itu pembicaraan mengenai luar perusahaan maupun dalam perusahaan. Dengan diadakannya kegiatan tersebut, para karyawan secara tidak langsung dibina untuk dapat membiasakan diri melakukan knowledge sharing. Kegiatan ini merupakan
bagian dari knowledge yang secara tacit ada didalam perusahaan karena berisikan gagasan,ide, pengalaman dari pemikiran karyawannya sendiri.
- Rapat / Meeting
Rapat adalah suatu bentuk komunikasi formal didalam perusahaan dimana didalam rapat tersebut dikumpulkan orang-orang terkait untuk dapat berdiskusi dan bertukar pendapat mengenai suatu masalah dan untuk mencari alternative solusi yang tepat dari permasalahan yang dihadapinya. Kegiatan ini merupakan bagian dari knowledge yang secara tacit ada didalam perusahaan karena berisikan gagasan, ide dan pengalaman dari para karyawan untuk keberlangsungan perusahaan.
3.7 Proses bisnis sedang berjalan
3.7.1 Keterangan Proses Bisnis
1. Pelanggan akan melaporkan kepada bagian Area dan Enforcement jika ada kios atau rukan mengalami kehilangan atau kemalingan, bagian Area dan Enforcement akan menindak lanjutin laporan tersebut, bukan hanya itu pelanggan mall juga bisa melaporkan kalau ada karyawan yang kurang sopan saat menjalankan tugas.
2. Pihak Area dan Enforcement akan menerima dan menindak lanjutin setiap masukkan dan laporan dari pihak pelanggan.
3. Pelanggan akan melaporkan kerusakan yang dialami kios atau rukan mereka dan akan meminta untuk diperbaiki.
4. Tanggapan atas meminta perbaikkan akan di terima bagian FitOut dan Improvement baik kerusakan kios atau rukan dan kerusakan gedung (escalator rusak, keramik lantai pecah, atau toilet rusak).
5. Dari semua hasil keluhan dan laporan kerusakan yang di terima pihak FitOut dan Improvement, akan diserahkan untuk diperbaiki kepada pihak engineering, pihak engineering pun akan menegecek kerusakan dan memperbaikinya.
6. Pihak engineering akan melaporkan semua kegiatan perbaikan kepada pihak FitOut dan improvement.
7. Pihak Engineering akan memgecek dan memperbaiki semua kerusakan yang dialami pelanggan.
8. Setelah selesai memperbaiki pihak Engineering akan memberikan surat perbaikan sebagai bukti perbaikan ke pihak FA.
9. Pihak FA akan mengeluarkan tagihan atas biaya perbaikan kios atau rukan kepada pelanggan.
10. Pelanggan akan membayar tagihan tersebut ke pihak FA
11. Jika ada pelanggan yang ingin memasang iklan berupa neon box atau ingin menyewa hall untuk pameran maka dapat dating ke pihak Promosi.
12. Pihak Promosi akan melayani kemauan pelanggan tersebut.
13. Setelah deal antara pihak Promosi dan Pelanggan maka akan ada pembayaran atas pelayanan yang telah di berikan pihak Promosi kepada pelanggan.
14. Jika pihak Fitout dan Enforcement membutuhkan fasilitas perusahaan seperti butuh karyawan maka bisa mengajukan ke pihak HRD
15. Jika pihak Engineering membutuhkan alat transport, pembelian material, serta karyawan dapat ke pihak HRD
16. Jika pihak Promosi kekurangan karyawan dan ingin memberhentikan karyawan yang berulah maka dapat meminta bantuan HRD.
17. Pihak FA juga bisa meminta peraturan pengajian karyawan dan membutuhkan karyawan bisa ke pihak HRD.
18. SDM yang melamar kerja untuk divisi tertentu akan di seleksi oleh pihak HRD.
19. Pihak HRD merekrut karyawan baru sesuai kebutuhan tiap divisi.
Asumsi: pihak HRD akan menerima karyawan yang sesuai kriteria yang dibutuhkan, atau bahkan bisa melakukan outsourching (security dan tukang parkir). Setelah menerima SDM sesuai criteria maka akan di tepatkan sesuai divisi yang membutuhkan.
3.8 Permasalahan yang ada.
Dalam menjalankan tugasnya setiap devisi memiliki beberapa permasalahan yang menggangu jalannya aktivitas perusahaan dalam memberikan pelayanan dan pengelolan gedung. Dan terkadang kritik dan saran dari pelanggan juga sering tidak sampai ke setiap devisi.
1. Belum memiliki suatu wadah untuk sharing knowledge yang akan menigkatkan pengetahuan antar karyawan di setiap devisi.
2. Kurangnya kesadaran akan pentingnya knowledge untuk membangun suatu individu per divisi di dalam perusahaan dan meningkatkan kinerja perusahaan. 3. Kurangnya sharing antara pelanggan dan pengelola, karena saran dan kritik
pelanggan dapat membantu dalam meningkatkan pelayanan.
3.9 Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan uraian permasalahan yang tertera di atas, penulis akan merancang sebuah aplikasi knowledge management bagi perusahaan baik secara internal maupun secara eksternal. Aplikasi yang dibuat akan memiliki kegunaan diantaranya sebagai berikut:
1. Menyediakan fasilitas untuk memnudahkan sharing knowledge antar karyawan di dalam perusahaan antar divisi.
2. Menyediakan Forum kritik dan saran bagi pelanggan, agar kritik dan saran tersebut dapat dijadikan informasi bagi perusahaan dalam melayani pelanggan. 3. Menyediakan fasilitas untuk memberitahukan informasi mengenai berita dan
