commit to user
LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA
AKTIVITAS
PUBLIC RELATIONS THE SUNAN HOTEL SOLO
DALAM MENJALIN HUBUNGAN BAIK
DENGAN MEDIA
Disusun oleh :
DANIS EKA PURNAMA
D1609019
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna
Memperoleh gelar Ahli Madya bidang Komunikasi Terapan
PROGRAM KOMUNIKASI TERAPAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
commit to user
commit to user
vi MOTTO
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Karya ini penulis persembahkan untuk :
Allah SWT yang selalu menyertai dan membimbingku sampai
terselesaikannya Tugas Akhir ini.
Papa dan Mama yang selalu memberikan semangat,dukungan serta doa
untuk tetap bersemangat mengerjakan Tugas Akhir. Adik yang selalu ada buat penulis.
Laeli Alfiah, untuk kasih yang tidak pernah berhenti pada saat pasang dan surut
commit to user
viii
KATA PENGANTAR
Diberikannya Kegiatan Kuliah Kerja Media ini mempunyai tujuan yaitu,
untuk memperoleh tambahan ilmu pengetahuan di bidang Public Relations, serta untuk mendapatkan pengalaman . Sehingga penulis dapat membandingkan teori yang di dapat di bangku kuliah dengan kenyataan yang terjadi di perusahaan,
selain itu untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Public Relaion Komunikasi Terapan FISIP UNS Surakarta. Sedangkan tujuan khususnya adalah
untuk mengetahui gambaran kerja Public Relations dalam menjalankan tugasnya di The Sunan Hotel Solo.
Setelah menyelesaikan kuliah kerja media, dalam kesempatan ini penulis
mengambil judul “Aktivitas Public Relations The Sunan Hotel Solo Dalam
Menjalin Hubungan Baik Dengan Media”. Penulis menganggap menjalin
hubungan baik dengan media sangatlah penting bagi kegiatan Public Relations karena seorang PR jika ingin mengkomunikasikan pesan atau informasi kepada publik medialah yang menjadi penghubung atau menjembatani kegiatan tersebut.
Apabila seorang Public Relations gagal menjalin hubungan baik dengan media, pastinya perusahaan tidak akan mendapat tempat yang baik dihadapan media yang
juga dihadapan publik yang lebih banyak dan lebih besar.
Dalam membangun hubungan dengan media, Public Relations The Sunan Hotel Solo mempunyai program-program yang baik untuk kegiatan tersebut. Di
commit to user
ix
tanpa program yang baik pula dan harus di bangun oleh praktisi PR yang professional.
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang dengan tidak henti-hentinya memberi limpahan rahmat dan petunjuk yang diberikan kepada penulis,
baik disaat–saat sulit maupun di saat-saat mudah yang penulis lalui sehingga dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.
Dalam Penelitian Laporan Tugas Akhir ini, penulis mengalami banyak
hambatan dan kesulitan, namun berkat bimbingan, bantuan, serta dukungan dari berbagai pihak akhirnya penulis tugas akhir ini terseleaikan dengan baik dan
lancar. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis sampaikan terima kasih yang setulus–tulusnya kepada:
1. Allah SWT yang Maha Besar dan Maha Agung.
2. Bapak Pawito selaku Dekan FISIP UNS.
3. Pak Ari selaku Ketua Jurusan Program D3 Komunikasi Terapan.
4. Bapak Surisno Satrio Utomo, M.Si selaku dosen pembimbing yang berkenan memberikan bimbingan dan waktu demi sempurnanya karya ini.
5. Management The Sunan Hotel Solo, karena telah menjadi taman PR yang
penuh ilmu untuk dipetik.
6. Ibundaku yang selalu memberikan kasih sayang dan mendoakan yang tidak
ada hentinya.
7. Waluyo Hadi Suyitno, Bapak yang selalu memberi apa yang menjadi kebutuhan dan keinginanku.
commit to user
x
9. Pagoda Pastel , You’re my Spirit.
10. Ibu Retno Wulandari, selaku PR Manager The Sunan Hotel Solo dan menjadi
pembimbing magang, serta sosok orang yang menjadi tauladan bagi penulis, yang telah banyak mengajari, membantu, membimbing penulis selama
magang berlangsung.
11. Ibu Tika Ratna, Selaku sekertaris PR Manager The Sunan Hotel Solo, yang selama proses magang selalu memberi bantuan, bimbingan, dan dukungan
bagi penulis.
12. Teman-teman DIII Public Relations Komunikasi Terapan UNS 2009.
Semoga Tugas Akhir ini bisa memberikan kontribusi bagi ilmu public relations khususnya di industri perhotelan dan memberikan motivasi yang kuat untuk meneruskan pencarian dan pendalaman atas pemahaman yang lebih baik
lagi tentang ilmu public relation di masa-masa mendatang. Terima Kasih.
Surakarta, 9 Mei 2012
Penulis
commit to user
xi DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
MOTTO ... iv
PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 6
C. Tujuan Penelitian ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Public Relations... 8
B. Fungsi dan Peranan Pubic Relations ... 10
C. Menjalin Hubungan dengan Media ... 12
D. Pentingnya Menjalin Hubungan Baik dengan Media ... 13
BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN A. Sejarah The Sunan Hotel Solo ... 17
commit to user
xii
C. Fasilitas The Sunan Hotel Solo ... 21
D. Wilayah Usaha ... 29
E. Segmentasi, Targeting dan Positioning ... 30
F. Visi, Misi, Falsafah, Motto, Logo The Sunan Hotel Solo... 32
G. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo ... 33
H. Job Description ... 34
I. Pembagian Waktu Kerja ... 39
BAB IV PELAKSANAAN KKM A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang ... 41
B. Bidang Pelaksanaan ... 41
C. Kegiatan yang Telah di Lakukan ... 42
D. Aktivitas Pulic Relations Dalam Menjalin Hubungan dengan Media ... 47
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 51
B. Saran ... 52 DAFTAR PUSTAKA
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
commit to user
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Aktivitas Public Relations (PR) pada hakekatnya merupakan proses yang berkesinambungan. Dimana manajemen berusaha untuk memperoleh itikad baik dan pengertian dari komunitasnya, dari para pegawainya dan juga
merupakan kelanjutan proses penetapan kebijakan pihak manajemen dalam memberikan masukan dan saran perbaikan untuk meningkatkan citra. Dalam
hal ini PR merupakan sosok yang mewakili kepentingan atau bisa disebut sebagai ujung tombak perusahaan. Keberhasilan PR didalam menjalankan aktivitasnya dinilai akan membawa nama baik perusahaan dimata
khalayaknya, dan sebaliknya kegagalan PR akan membawa citra buruk perusahaan.
Citra perusahaan sangat penting bagi setiap perusahaan. Hal ini dikarenakan citra merupakan keseluruhan kesan yang terbentuk dibenak masyarakat tentang perusahaan. Citra dapat berhubungan dengan nama bisnis,
arsitektur, variasi dari produk, tradisi, ideologi, dan kesan pada kualitas komunikasi yang dilakukan oleh setiap karyawan yang berinteraksi dengan
commit to user
2
bisa jatuh terjun bebas sebelum akhirnya mati di tengah kompetisi bisnis yang semakin lama semakin ketat.
Salah satu akses menjaga citra perusahaan adalah lewat media. Hal ini disebabkan media adalah salah satu jembatan komunikasi antara perusahaan
dengan publiknya. Media sering kali menjadi acuan bagi publik untuk bergerak dan bertindak atas sebuah isu yang dipublikasikan. Media bisa membentuk opini masyarakat. Dengan kekuatan media, masyarakat bisa
mengamini apa yang dipublikasikan karena media dianggap pihak yang obyektif, independen, jujur dan tidak memihak.
Media juga berperan penting dalam publikasi suatu perusahaan yakni sebagai penyebaran informasi kepada masyarakat agar masyarakat mengetahui keberadaan perusahaan maupun produk yang dimiliki perusahaan sehingga
memperoleh pengertian dan itikad baik oleh publik. Selain itu publikasi juga berperan penting sebagai salah satu alat promosi ampuh untuk
memperkenalkan keberadaan perusahaan termasuk jasa atau pelayanan yang ditawarkan melalui media massa.
Penggunaan media massa bagi keperluan Public Relations (PR) sangat
besar manfaatnya. Dengan kondisi yang kompetitif saat ini, bidang PR berupaya merebut dukungan publik melalui program yang dilakukannya agar
commit to user
tumbuh subur, karena melalui kepercayaan dan sokongan publiklah sebuah organisai atau perusahaan itu akan tetap berjalan.
Salah satu fungsi PR yakni sebagai mediator atau penghubung antara pihak eksternal dengan internal ataupun sebaliknya. Selain sebagai mediator,
PR juga berfungsi sebagai fasilitator yaitu wadah yang memberikan fasilitas dalam penyampaian informasi bagi publik internal maupun eksternal. Salah satu kegiatan PR dalam memberikan informasi kepada masyarakat untuk
memperoleh dukungan dan kepercayaan publik adalah dengan kegiatan hubungan pers (Press Relations/Media Relations). Menurut Drs. Saleh
Soemirat, M.S & Drs. Elvianaro, M.Si (2007:121) yakni membina atau menjalin hubungan baik dengan kalangan pers yang mengelola media cetak (surat kabar/majalah) dan media elektronik (TV/radio).
Hubungan kemitraan antara PR dan pers sangatlah diperlukan. Hal ini dikarenakan menjalin hubungan dengan pers bukanlah suatu kegiatan yang
mudah. Seorang PR, harus dapat menjaga kerahasiaan instansinya untuk konsumsi publik. Menurut Frank Jeffkins (2003:112) Hubungan pers adalah usaha untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu
pesan atau informasi PR dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
Kegiatan tidak hanya sebatas menyebar informasi, melainkan semua kegiatan komunikasi guna mendorong terciptanya saling pengertian, kepercayaan antara perusahaan dan khalayaknya. Seluruh kegiatan yang
commit to user
4
memerlukan dukungan dari pihak media massa (pers). Hubungan PR dan pers saling bergantung satu sama lain, kadang menjadi lawan, kadang menjadi
mitra kerja dalam suatu masalah atau persoalan yang sama-sama ada kepentingan didalamnya.
Penting sekali dalam kegiatan PR menjalin hubungan pers atau Media
Relations yang baik dengan para pemimpin dan reporter/wartawan surat kabar,
majalah, radio, dan televisi. Menurut Drs. Saleh Soemirat, M.S & Drs.
Elvianaro, M.Si (2007:122) Perlakuan yang berdasarkan like dan dislike dalam memberikan keterangan dapat menimbulkan berita-berita/tulisan-tulisan yang
tidak akurat, bahkan berita yang tidak benar tentang organisasi/perusahaan yang mungkin akan membawa kerugian. Untuk itulah perlunya membina hubungan baik dengan media tanpa membeda-bedakan.
Salah satu aktivitas PR adalah membina dan memperoleh suatu kepercayaan, pengertian serta penghargaan dari suatu lembaga atau instansi
serta masyarakat yang menjadi publik sasaran. Oleh karena itu diharapkan PR dapat menciptakan suatu persepsi yang menguntungkan perusahaan dengan membina suatu hubungan yang harmonis (good relationship) antara
perusahaan atau organisasi dengan masyarakat atau sebaliknya, melalui komunikasi timbal balik dalam upaya menciptakan kondisi yang salin
mempercayai, menghargai, pengertian, dan toleransi.
Bagi The Sunan Hotel Solo yang dulu bernama Quality Hotel Solo, PR menjadi fungsi manajemen perusahaan. Untuk mewujudkan visi, misi, daya
commit to user
bersama-sama untuk terus bekerja keras baik dalam perbaikan produk, pelayanan, SDM, brand products, brand corporate, dan citra perusahaan.
Salah satu tujuan PR The Sunan Hotel Solo adalah mendapatkan persepsi yang baik dari khalayaknya. Pers merupakan salah satu khalayaknya.
Melalui pembentukan persepsi PR dapat membangun citra yang baik dan menguntungkan dalam penyampaian program kerja instansinya agar dapat mencapai tujuannnya. Aktivitas PR The Sunan Hotel Solo, dilakukan oleh
seorang praktisi PR yang mengerti tujuan dan program perusahaan yang perlu disampaikan kepada masyarakat. Praktisi PR dituntut untuk memiliki
pengetahuan mengenai sistem perusahaan, harus bertindak sebagai juru bicara perusahaan, memberikan layanan informasi tentang perusahaan dan produk The Sunan Hotel Solo.
Salah satu fungsi PR The Sunan Hotel Solo adalah mempertahankan citra positif perusahaan dimata masyarakat luas. Mempertahankan citra
perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai kegiatan, diantaranya dengan cara publikasi. PR The Sunan Hotel Solo harus ekstra kerja keras untuk mendapatkan publikasi seluas-luasnya dari masyarakat, tentunya publikasi
yang positif setidaknya yang berimbang dalam pemberitaan di media massa. Aktivitas PR dan pers di The Sunan Hotel Solo terasa meningkat
semenjak beberapa tahun belakangan. Oleh karena itu, kegiatan PR The Sunan Hotel Solo berupaya untuk membina hubungan baik dengan wartawan, agar wartawan dapat membantu menciptakan image atau citra positif di masyarakat
commit to user
6
Seiring berjalannya waktu penulis mempelajari bahwa kegiatan menjalin hubungan baik dengan media di The Sunan Hotel Solo berjalan
sangat baik. Berbagai pemberitaan positif kerap muncul di media local maupun nasional. Berdasarkan latar belakang tersebut maka judul penulisan
Laporan Kuliah Kerja Media ini adalah “ Peran Public Relations The Sunan
Hotel Solo dalamMenjalin Hubungan Baik dengan Media “.
B. Rumusan Masalah
Bagaimanakah aktivitas Public Relations The Sunan Hotel Solo dalam
menjalin hubungan dengan media?
C. Tujuan
Tujuan dari pelaksanaan Kegitan Kuliah Kerja Media ini adalah : 1. Tujuan Umum :
a. Untuk mendapatkan pengalaman bagi mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja nantinya.
b. Untuk memperoleh tambahan ilmu pengetahuan dibidang Public
Relations.
c. Mendapatkan pengalaman sehingga dapat membandingkan teori yang
didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang terjadi di dunia kerja perusahaan.
d. Meningkatkan kreativitas dan profesionalisme mahasiswa agar siap
commit to user
e. Untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Public Relations Komunikasi Terapan FISIP UNS Surakarta.
2. Tujuan Khusus :
a. Untuk mengetahui berbagai kegiatan dan kinerja Public Relations di
perusahaan, khususnya di The Sunan Hotel Solo.
b. Membangun serta membina hubungan yang baik antara Jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta dengan lembaga/instansi, dimana mahasiswa menjalankan praktek kegiatan Kuliah Kerja Media, Khususnya di The
commit to user
8 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Public Relations
Definisi Public Relations (Humas) menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom, seperti dikutip oleh Soleh Soemirat & Elvinaro Ardianto (2004:14) yaitu:
“Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik,
mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih dan pengertian dukungan publik.”
Sedangkan definisi PR menurut Frank Jefkins (2003:113-115)“Semua bentuk komunikasi yang terencana dengan baik ke dalam maupun keluar
antara suatu organisasi dengan khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.”
Menurut Dr. Rex Harlow dalam bukunya yang berjudul A Model
Public Relations Educations For Profesional Practise yang diterbitkan oleh
IPRA (International Public Relations Association) yang dikutip Rosady
commit to user
Para Ahli PR menanggapi definisi yang dirumuskan oleh DR. Rex
Harlow tersebut, dan kemudian dilengkapi dengan definisi yang dihasilkan pada pertemuan di Mexico City, bulan Agustus 1978 yang dinamakan The
Statement of Mexico. Definisi tersebut di kutip Oemi Abdurrahman (1995:24)
yaitu :
“Praktik PR adalah seni dan ilmu pengetahuan social yang dapat dipergunakan untuk menganalisis kecenderungan memprediksi konsekuensi-konsekuensinya, menasehati para pemimpin organisasi, dan melaksanakan program yang terencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani, baik untuk kepentingan orgonisasi maupun kepentingan publik atau umum.”
Menurut J.C. Seidel, direktur Public Relations Division of Housing, State N.Y. yang dikutip Soleh Soemirat & Elvianaro (2004:12) Public
Relations adalah “Proses yang terus menerus dari usaha-usaha manajemen
untuk memperoleh good will dan pengertian dari para langganannya ,
pegawai-pegawainya, danpublik pada umunya.”
Sedangkan menurut Onong Uchjana Effendy (1986:13), Humas adalah “Komunikasi dua arah antara organisasi dengan publik secara timbal balik
dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan pembinaan kerja sama danpemenuhan kepentingan bersama.”
Selain definisi-definisi diatas, masih banyak lagi definisi public relations yang lain, tetapi pada hakekatnya terdapat persamaan. Terutama bahwa kegiatan public relations dimaksudkan untuk memperoleh pengertian,
commit to user
10
B. Fungsi dan Peran Public Relations
Secara garis besar fungsi public relations adalah menumbuhkan
hubungna baik antara komponen pada suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka memberikan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi.
Cutlip & Center and Canfield yang dikutip dari www.AnneAhira.com
merumuskan fungsi public relations sebagai berikut :
1. Membina baik hubunugan yang harmonis antara badan/organisasi dengan
publiknya sebagai khalayak sasaran.
2. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbangan saran kepada
pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat bersama.
3. Menjunjung tinggi aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga atau organisasi).
4. Mengidentifikasi yang menyangkut opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya.
5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau terjadi sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.
Menurut Onong Uchjana Effendy (1986:43-46) dirumuskan fungsi PR
sebagai berikut :
commit to user
2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik eksternal maupun internal.
3. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
4. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari orgnisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik pada organisasi.
Menurut Dozier & Broom yang dikutip oleh Frida Kusumastuti
(2002:24-25) Peran Public Relations dalam suatu organisasi dapat di bagi menjadi 4 (empat) kategori :
1. Fasilitator komunikasi (Communications Fasilitator), dalam hal ini Praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang
diingin dan diharap oleh publiknya. Dipihak lain, dapat juga dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan, dan harapan
organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengankomunikasi timbal balik tersebur dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung dan toleransi yang baik antara kedua belah pihak.
2. Penasehat ahli (Expert Presciber), seorang praktisi pakar PR yang berpengalaman dan memiliki kemampuan dapat membantu mencarikan
solusi dalam penyelesaian masalah yang berhubungan dengan publik. 3. Teknisi Komunikasi (Communication Technician), peranan
commit to user
12
menyediakan layanan teknik komunikasi atau yang dikenal dengan method of communication in organization.
4. Fasilitator pemecah masalah ( Problem Solving Process Fasilitator), Peranan teknisi PR dalam proses pemecahan persoalan PR ini merupakan
bagian dar tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik penasehat (advisor) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi pesoalan atau krisis yang tengah
dihadapi secara rasional dan profesioanal.
C. Menjalin Hubungan dengan Media / Pers (Media / Pers Relations)
Inovasi pelayanan atau penerapan teknologi baru bisa mengisi rubrik ilmu pengetahuan dan teknologi di berbagai media. Belum lagi berbagai
kegiatan social yang dilakukan memang, mau tak mau, mengundang perhatian media massa. Apalagi semua disertai dengan secara aktif menjalin hubungan
baik dengan media massa. Artinya dari sisi media relations, perusahaan-perusahaan disini bukan hanya ingin dipahami oleh media namun juga terus berupaya untuk memahami dunia media massa dengan segala dinamikanya.
Kita sekarang akan mengenali-sebutlah-anatomi media massa Indonesia dalam upaya untuk bisa memahami apa yang diperlukan media
commit to user
mendalam sifat, kesukaan dan minatnya. Jadi, bukan sekedar kenal, melainkan ada sisi yang tak tampak yang dikenali dengan baik.
Setelah itu dilanjutkan dengan tahap memenuhi kebutuhan dan keinginan media massa. Kebutuhan yang dipenuhi itu ada kalanya adalah
kebutuhan wartawan baik sebagai individu maupun sebagai wakil media massa. Pada kesempatan lain yang harus dilakukan adalah memenuhi kebutuhan media massa sebagai institusi yang menjadi mitra kerja dalam
pencapaian tujuan organisasi kita. Berikutnya adalah memposisikan organisasi kita ke dalam relasinya dengan media. Posisi yang dianjurkan banyak pakar
PR adalah menempatkan media bukan sekedar kawan seiring-sejalan dalam pencapaian organisasi, melainkan mitra penting organisasi.
Menurut Nurudin dan Muhammad syaifullah (2004:13) mengartikan
Media Relations ialah :
“Usaha untuk mencari publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi humas dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi perusahaan yang bersangkutan. “
Sedangkan pengertian membina hubungan baik dengan media menurut Yosal Iriantara (2005:32) mengartikan media relations yaitu :
”merupakan bagian dari public relations eksternal yang membina dan mngembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan publik untuk mencapai tujuan organisasi.”
D. Pentingnya Menjalin Hubungan dengan Media
Salah satu kegiatan Public Relations dalam memberikan informasi kepada masyarakat adalah untk memperoleh dukungan dan kepercayaan yang
commit to user
14
berbagai media, baik media cetak maupun media elektronik. Seorang Public Relations harus selalu membina hubungan baik dengan media agar
perusahaan/organisasi dapat diketahui dan dikenal oleh publiknya.
Bila seorang PR mengetahui cara kerja media massa, informasi yang
disampaikan PR kepada publiknya akan menjadi layak berita, antara lain memiliki nilai berita yang tinggi dan sistematika penulisan yang sesuai dengan media massa pada umumnya. Public Relations dapat mengemukakan isu yang
actual, gaya penulisan serta visi dan misi media tersebut, sehingga informasi yang akan disampaikan dapat dimuat oleh media yang bersangkutan. Hal-hal
yang diketahui oleh Public Relations tentang media massa menurut Frank Jefkins yang dikutip oleh Drs. Soleh Soemirat & Drs. Elvianaro Ardianto (2003:123) antara lain :
1. The editorial policy, yaitu kebijakan redaksi yang menayangkan visi dan misi media, isi dan bentuk media yang diterbitkan. Misalnya surat kabar
secara regular memuat secara rinci dan khusus tentang berita bisnis.
2. Frequency of publication, yaitu Harian, Mingguan, dwi mingguan, seminggu dua kali, bulanan, triwulan, tahunan. Edisi tertentu setiap
harinya dianggap penting.
3. Copy date, yaitu batas waktu dan tanggal pemasok berita ke media massa,
termasuk untuk isu mendatang. Bergantung proses frekuensi dan proses pencetakan.
4. Printing process, yaitu jenis percetakan media massa yang digunakan
commit to user
5. Circulations area, yaitu daerah sirkulasinya mencakup internasional, nasional, regional, satu kota, pinggiran kota, pemuatan kasus-kasus
tertentu menjadi bagian pemuatan regional propinsi tertentu.
6. Readership profile, yaitu bagaimana karakteristik/ profil orang-orang yang
membaca media itu, dilihat dari kelompok umur, jenis kelamin, tingkat sosial, pekerjaan, kepentingan khusus, kebangsaan, kelompok etnis, agama, dan politik.
7. Distribution method, yaitu cara penyebaran media tersebut. Misalnya dijual eceran di toko buku, eceran langsung, dan berlangganan.
Hal-hal yang perlu diketahui dan dipahami oleh seorang PR untuk dapat mengetahui bagaimana cara kerja media yang sebenarnya. Misalnya dalam hal Frequency of publication, seorang PR perlu mengetahui bagaimana
frekuensi penerbita media yang bersangkutan, apakah harian, mingguan, dwi mingguan, atau sebulan sekali, agar PR dapat memantau mengenai penerbitan
tentang perusahaan media tersebut.
Hubungan yang dibina oleh PR dengan media harus tetap erat. Hal ini dilakukan karena PR tidak dapat meninggalkan media sebagai sarana publikasi
PR, sebaliknya media membutuhkan informasi resmi, akurat, dan lengkap yang biasanya didapat melalui PR. Beberapa prinsip umum untuk membina
commit to user
16
2. By establishing a reputation for reliability, yaitu meneggakan reputasi yang dapat dipercaya. Misalnya menyiapkan bahan-bahan informasi yang
akurat dimana saja dan kapan saja. Wartawan ingin selalu tahu sumber berita paling baik untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hubungan
timbal balik terjalin semakin erat.
3. By supplying good copy, yaitu memasok naskah informasi yang baik. Misalnya memberikan gambar atau foto dan pengiriman news release.
4. By coorporetions in prodiving material, yaitu melakukan kerja sama yang baik dengan menyediakan bahan informasi. Misalnya, merancang
wawancara pers dengan seseorang yang dibutuhkan pers pada saat itu. 5. By providing verification facilities, yaitu menyediakan fasilitas yang
memadai. Misalnya memberikan fasilitas yang dibutuhkan dalam
menggali berita.
6. By building personal relationship with the media, yaitu menjalin hubungan
personal dengan media. Hal ini yang mendasari keterbukaan dan saling menghormati profesi masing-masing.
Dengan mejalin hubungan baik dengan media seorang Public Relations
dapat memantau perkembangan berita atau informasi mengenai perusahaan/organisasinya. Sehingga apabila ada pemberitaan yang negatif dan
perlu ditindak lanjuti, maka PR tersebut akan segera mengetahuinya. Untuk mencapai tujuan PR diantaranya menciptakan citra positif dan saling pengertian antara publik dengan perusahaannya, maka banyak kegiatan PR
commit to user
17 BAB III
DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. Sejarah The Sunan Hotel Solo
The Sunan Hotel Solo dahulu bernama Quality Hotel Solo merupakan hotel berbintang empat di surakarta yang dibangun sejak tahun 1995 dan diresmikan pada 5 januari 1998 oleh H. Wisnu Suhardono, SE pemilik Graha
Mulya Wirastama yang merupakan suatu badan usaha perseorangn terbatas yang bergerak di bidang property terkemuka di solo, dimana PT. Graha Mulya
Wirastama juga merupakan owning company the sunan hotel solo. Hotel ini didirikan oleh H. Wisnu Suhardono, SE untuk mengembangkan usaha orang tua belliau yang dahulu juga pengusaha hotel di Keprabon Solo.
Pada awalnya the sunan hotel solo hanya menawarkan jasa penginapan berupa kamar-kamar. Namun demi memenuhi tuntutan pasar dan agar lebih
bisa memberikan fasiliotas dan sarana penunjang bagi tamu-tamu hotel, maka mulai tahun 1999 disediakan fasilitas-fasilitas penunjang lain seperti coffe shop, metting room, music room, dan fitness center. Untuk lebih
mengembangkan hotel dan dengan tujuan agar cepat dikenal di kalangan perhotelan, baik domestik maupun mancanegara, owning company
memutuskan untuk menggunakan manajemen QUALITY- CHOICE INTERNATIONAL, suatu jaringan manajemen hotel internasional yang berpusat di Amerika Serikat, sebagai trademark hotel. Di Indonesia, Choice
commit to user
18
Pada bulan oktober 1990, Tn. Ron Muller dan Ny. Karl Waelti para veteran yang telah 40 tahun berkecimpung di bisnis perhotelan, mendirikan
perusahaan ini.
Namun seiring perkembangan bisnis perhotelan, Quality hotel solo
melepaskan diri dari manajemen QUALITY – CHOICE INTERNATIONAL dan merubah namanya menjadi ”The Sunan Hotel” Solo. Mulai tanggal 23 November 2007 Quality hotel solo resmi berubah namanya menjadi The
Sunan Hotel Solo.
The Sunan Hotel Solo tidak merubah struktural manajemennnya,
hanya saja The Sunan Hotel Solo mengganti namanya dan mencoba untuk mandiri dengan brandnya yang baru. Diharapkan The Sunan Hotel Solo mampu lebih meningkatkan occupancy nya didunia perhotelan.
Selain untuk melestarikan usaha orang tuanya, pemilik The Sunan Hotel Solo memilih kota Solo sebagai lokasi hotel karena kota Solo terkenal
dengan kekayaan seni budaya dan tempat-tempat wisata yang cukup beragam dan tentunya hal tersebut akan menarik wisatawan domestik maupun mancanegara.
Sejak awal berdirinya The Sunan Hotel Solo mengalami banyak peningkatan, tidak hanya dari tingkat hunian kamar namun juga dari tingginya
commit to user
The Sunan Hotel Solo, selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas, baik dari segi fasilitas maupun tenaga professional untuk menjamin kepuasan
pelanggan, sebagaimana motto yang diterapkan oleh hotel yaitu “Feel The
SunanExperience”. Diharapkan dengan terjaminnya kepuasan pelanggan akan
meningkatkan laba perusahaan dan kemajuan hotel.
Sampai saat ini The Sunan Hotel Solo telah mengalami beberapa pergantian pimpinan / General Manager, mulai dari yang pertama yaitu Mr.
Eric Aebersoled yang berasal dari Swiss. Setelah menjabat kurang lebih satu tahun, beliau digantikan oleh Mr. Victor H. Sitompul. Kemudian selanjutnya
berturut-turut Mr. Leopold Tambingon (incharge), Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA. Selain menjabat menjadi GM, Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA adalah salah satu direktur PT. Graha Mulya Wirastama. Kemudian
beliau digantikan oleh Mr. Dicky Soemarsono yang sebelum menjabat menjadi General Manager, Mr. Dicky Soemarsono menjabat sebagai executive
assistant manager di The Sunan Hotel Solo.
B. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo.
The Sunan Hotel Solo menempati tanah seluas 22.603,14 m2 dengan luas bangunan 16.145 m2 dengan pelaksanaan pembangunannya yaitu oleh
PT. Pembangunan Perumahan, sedangkan manajemen konstruksi ditangani oleh PT. Paramaloka Konsultan. Design arsitektur hotel merupakan perpaduan antara tradisional jawa dengan design modern yang dirancang oleh arsitek
commit to user
20
Struktur bangunan The Sunan Hotel Solo adalah sebagai berikut: 1. Basement, terdapat:
a. Ruang perkantoran dan pengendalian b. Music room
c. Pusat kebugaran (fitness center) dan sauna d. Florist
e. Royal season education center
f. Musholla qolbun shalim g. Locker karyawan
h. Area parkir
2. Ground Floor, terdapat : a. Receptionist
b. Lobby
c. Restaurant Narendra idndo asia dining
d. Royal espresso & tea lounge e. Shopping arcade
f. Semi olimpic swimming pool
g. Grand Ballroom h. Kono room
commit to user
3. Lantai 1,
Terdapat kamar-kamar penginapan, Triwindu I & II Meeting Room
Embassy Wine Lounge and Shop. 4. Lantai 2, 3, 4, 5, dan 6
Diseluruh lantai-lantai tersebut terdapat kamar-kamar penginapan 5. Halaman depan
Halaman depan yang cukup luas digunakan untuk parkir kendaraan dan
pos keamanan hotel.
C. Fasilitas The Sunan Hotel Solo
The Sunan Hotel Solo memiliki beberapa fasilitas yang ditawarkan sebagai berikut:
1. Kamar
Kamar yang dimiliki The Sunan Hotel Solo berjumlah 128 kamar
dengan spesifikasi: a. Deluxe Rooms
1) Sebanyak 103 kamar yang terletak di lantai 2–5.
2) Fasilitas single / double bed, TV Cable, kamar mandi hot & cold, dan perlengkapan kamar standar.
b. Executive Business Room
1) Sebanyak 14 kamar dan terletak dilantai 6.
2) Fasilitas single / double bed, terdapat dua bantal dan dua guling,
commit to user
22
kamar standar, ditambah dengan fasilitas hot spot atau internet gratis yang bisa langsung diakses didalam kamar.
c. Junior Suites Rooms
1) Sebanyak 8 kamar dan terletak di lantai 6.
2) Fasilitas single / double bed, dua televisi, dua kamar mandi, perlengakapan kamar standar ditambah dengan adanya ruang keluarga lengkap dengan mini bar.
d. Suites Room
1) Sebanyak 2 kamar dan terletak di lantai 6.
2) Fasilitas single / double bed, TV Cable, dua kamar mandi, perlengkapan kamar standar, ruang keluarga, ruang makan, bar counter, televisi dengan layar lebar yang terdapat di kamar tidur
dan di ruang keluarga. e. President Suites Room
1) Hanya terdapat satu kamar yang terletak di lantai 6.
2) Fasilitas ruang besar, dua kamar tidur dengan kasur yang berukuran twin bed dan King Size bed, dua kamar mandi dengan
perlengkapan mandi yang lebih istimewa, satu kamar mandi untuk di ruang utama, dapur pribadi, ruang makan, bar counter, tiga
televisi dengan tv cable, dan tiga telephone yang bisa dipakai untuk luar area hotel.
Fasilitas –fasilitas yang dimiliki tiap kamar adalah : telephone SLI /
commit to user
parabola 19 channel, hair dryer, VCD, radio / piped music, mini bar
and refrigerator, kamar mandi dengan bath tub, shower air panas &
dingin, central AC with individual control, dan kunci kamar magnetik. Sedangkan failitas-fasilitas yang didapatkan para tamu adalah:
welcome drink, Koran, buah-buahan segar dikamar, sarapan pagi,
transportasi dari dan ke bandara atau stasiun KA, bebas menggunakan
fasilitas olahraga, (fitness dan renang), bebas masuk Music Room, layanan laundry, dan layanan room service 24 jam.
2. Ruang Banquet dan fasilitas Konferensi (meeting room).
The Sunan Hotel Solo mempunyai 12 (dua belas) buah ruang
konferensi dengan berbagai ukuran yang disediakan untuk berbagai acara seperti rapat, pertemuan, seminar, konferensi, pameran, pesta maupun acara-acara lainnya. Ruang konferensi tersebut adalah sebagai berikut:
a. Ballroom I:
Ruangan ini menempati area seluas 288m2dengan ukuran 12 x 24 m2
dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Coctail Style berkapasitas 250 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 300 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 120 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 100 kursi
commit to user
24
b. Ballroom II:
Ruangan ini menempati area seluas 336m2dengan ukuran 14 x 24 m2
dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Coctail Style berkapasitas 280 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 350 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 160 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 160 kursi
5) U-shape berkapasitas 90 kursi c. Ballroom III:
Ukuran luas area 360 m2dan kapasitas sama dengan Ballroom II. d. Ballroom IV:
Ruangan ini menempati area seluas 288m2dengan ukuran 12 x 24 m2
dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Coctail Style berkapasitas 250 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 350 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 120 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 100 kursi
5) U-shape berkapasitas 70 kursi e. Ballroom V:
Ruangan ini menempati area seluas 160m2dengan ukuran 16 x 10 m2 dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Coctail Style berkapasitas 180 kursi
commit to user
3) Untuk Banquet Style berkapasitas 80 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 80 kursi
5) U-shape berkapasitas 60 kursi f. Ballroom VI:
Ukuran luas area dan kapasitas sama dengan Ballroom V. g. Grand Ballroom
Ruangan ini menempati area seluas 1296 m2dengan ukuran 54 x 24 m2
dan kapasitas yang dimiliki adalah :
1) Untuk Coctail Style berkapasitas 2800 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 2200 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 900 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 700 kursi
5) Untuk U–Shape berkapasitas 500 kursi h. Kono Meeting Room
Ruangan ini menempati area seluas 64,8 m2dengan ukuran 5,4 x 12 m2 dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Coctail Style berkapasitas 50 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 50 kursi 3) Untuk Banquet style berkapaitas 30 kursi
commit to user
26
i. Executive Meeting Room
Ruangan ini menempati area seluas 35 m2dengan ukuran 4,5 x 7,8 m2
dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Coctail Style berkapasitas 30 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 30 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 20 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 20 kursi
5) Untuk U–Shape berkapasitas 20 kursi j. Nurhadi Private Dining Room
Ruangan ini menempati area seluas 27 m2 dengan ukuran 5,4 x 5 m2 dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 10 kursi
2) Untuk Theater Style berkapasitas 10 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 10 kursi
4) Untuk Classroom Style berkapasitas 10 kursi 5) Untuk U–Shape berkapasitas 20 kursi k. Triwindu Meeting Room I
Ruangan ini menempati area seluas 122 m2 dengan ukuran 16 x 7 m2 dan kapasitas yang dimiliki adalah:
1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 75 kursi 2) Untuk Theater Style berkapasitas 80 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 50 kursi
commit to user
5) Untuk U–Shape berkapasitas 30 kursi l. Triwindu Meeting Room II
Ukuran luas area dan kapasitas sama dengan Triwindu Meeting Room I.
3. Restautant dan Bar
a. Narendra Indo Asia Dining
Terletak diantara loby dan kolam renang dibuka untuk umum mulai
pukul 06.00 – 24.00 WIB dengan kapasitas 120 kursi dan diiringi alunan live music.
b. Music Room
Terletak di basement, menyajikan hiburan malam yang menyajikan live music dengan full band. Dibuka untuk umum dari pukul 18.30 –
02.00 WIB dini hari dengan kapasias 250 kursi. c. Mezzanine lounge / terrace.
Terletak di lantai 1, dibuka untuk umum mulai pukul 11.00 – 21.00 WIB dengan kapasitas 60 kursi.
d. Pool Bar & Restaurant
Terletak di samping kolam renang, menyajikan makanan dan minuman ringan, dibuka untuk umum mulai pukul 07.00 – 22.00 WIB. Dengan
commit to user
28
e. Royal Espresso & Tea Lounge.
Terletak di lobby bagian depan. Menyajikan aneka kopi istimewa.
Dibuka untuk umum mulai pukul 10.00–23.00 WIB dengan kapasitas 20 kursi.
f. The Embassy Wine Lounge & Shop
Terletak di lantai 1 yang menyediakan berbagai wine, di buka untuk umum mulai pukul 12.00-22.00 WIB dengan kapasitas 10
kursi. g. Ramen Corner
Terletak bersebalahan dengan Narendran Indo Asia Dining yang menyediakan mie ramen khas jepang, di buka untuk umum pukul 11.00-22.00 WIB dengan kapasitas 20 kursi.
1. Fasilitas Olah Raga
i. Out Heated Semi Olympic pool
Terletak di serambi belakang hotel. Tersedia juga kolam ukuran baby pool dan medium pool untuk balita dan anak – anak. Dibuka untuk
umum dengan waktu operasional 06.00–21.00 WIB.
ii. Ayudi Fittness and spa.
commit to user
iii. Fasilitas pendukung lain : 1) Bussiness centre
2) Shopping arcade 3) Drug store
4) Laundry and dry cleaning 5) Recepsionist 24 hours 6) Klinik
7) Banqueting facilities 8) Hot spots
9) 24 hours security 10) 24 hours room service 11) Free parking
12) Salon & hair beauty treatment
D. Wilayah Usaha
The Sunan Hotel Solo terletk di daerah barat kota Solo, tepatnya di Jl. Ahmad Yani No. 40. Lokasi ini cukup strategis dan dalam lokasi ideal karena
didalam kota serta didukung oleh beberapa hal atau segi berikut : 1. Dari Segi Transportasi
commit to user
30
dengan waktu tempuh 15 menit, 6 menit atau 4 Km dari Stasiun Balapan Solo dan 3 Km dari Terminal Tirtonadi dengan waktu tempuh 5 menit.
2. Dari Segi Pemasaran
The Sunan Hotel Solo terletak di jalan yang menghubungkan dua
jalan utama kota Solo yaitu Jl. Slamet Riyadhi dan Jl. Adi Sucipto. Disepanjang jalan tersebut terdapat berbagai fasilitas-fasilitas seperti perkantoran, perhotelan, maupun tempat-tempat olahraga yang dapat
memudahkan tamu untuk melakukan berbagai kegiatan maupun aktivitasnya.
3. Dari Segi Kepariwisataan
The Sunan Hotel Solo terletak cukup dekat dengan obyek wisata yaitu 4 Km dari Istana Mangkunegaran, 5 Km dari Kantor Balaikota, 6
Km dari Pasar Tradisional Pasar Gede, 5 Km dari pasar tekstil terbesar di Jawa Tengah, Pasar Klewer. The Sunan Hotel Solo juga terletak dekat
dengan pusat perbelanjaan seperti Solo Square, Solo Grand Mall, Solo Paragon, Lotte Mart, Carefour, Matahari Department Store dan pusat perbelanjaan pakaian PGS. Selain itu The Sunan Hotel Solo juga
berdekatan dengan kawasan Stadion Olahraga Manahan, Kota Barat yang di kenal sebagai pusat para pedagang makanan dan minuman di kota Solo.
E. Segmentasi, Targeting dan Positioning The Sunan Hotel Solo
Dalam kegiatan bisnis segmentasi pasar digunakan untuk memilih
commit to user
produk dan merumuskan pesan-pesan komunikasi. Persaingan telah merubah perusahaan-perusahaan dalam melayani pasarnya. Perusahaan harus membuka
mata terhadap segmen–segmen yang baru terbentuk. Ia harus mengubah produk, kemasan, pendekatan dan cara menangani pasar atau bahkan segmen
pasarnya dari waktu ke waktu.
Segmentasi pada dasarnya adalah suatu strategi untuk memahami struktur pasar. Sedangkan targeting adalah persoalan bagaimana memilih,
menyeleksi, dan menjangkau pasar. Setelah pasar sasaran dipilih, maka proses selanjutnya adalah melakukan positioning. Positioning pada dasarnya adalah
suatu strategi untuk memasuki jendela otak konsumen.
Melalui pendekatan tradisional maka segmentasi pasar The Sunan Hotel Solo secara demografis, dimana konsumen dibedakan berdasarkan
karakteristik demografi, seperti usia, gender, dan pekerjaan. Segmen pasar dari The Sunan Hotel Solo adalah para profesional dan eksekutif pria atau
wanita, usia antara 26–55 tahun, dengan pendapatan perbulan minimal dua juta rupiah.
Apabila dilihat dari segmentasi secara psikografis yaitu segmentasi
yang berdasarkan pada gaya hidup dan kepribadian manusia, segmen pasar dari The Sunan Hotel Solo adalah para profesional, atau eksekutif, dinamis,
mapan dan menyukai entertainment. Targeting dari market segmen The Sunan Hotel Solo dapat dibagi menjadi target pasar airlines, government, perbankan,
commit to user
32
Positioning menjadi sangat penting di The Sunan Hotel Solo, karena
peta persaingan antar hotel yang semakin ketat. Hal ini tentu berhubungan erat
dengan strategi komunikasi yang hendak dibangun untuk dapat menempatkan produk di benak konsumen, sehingga calon konsumen memiliki penilaian
tertentu dan mengidentifikasikan dirinya dengan produk tersebut. Pada awalnya The Sunan Hotel Solo menempatkan positioning hotel sebagai hotel bisnis dan entertainment, tapi seiring dengan perkembangan fasilitas hotel
dengan penambahan ruang konvensi baru yang terlengkap dan terbesar di Solo maka mulai tahun 2005–sekarang The Sunan Hotel Solo akan memposisikan
dirinya sebagai Convention dan Entertainment Hotel.
F. Visi, Misi, Falsafah, Motto dan Logo The Sunan Hotel Solo
1. Visi
Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri perhotelan dan
F&B di Indonesia dalam aspek kepuasan pelanggan, peningkatan penjualan, kesejahteraan karyawan, dan profitabilitas melalui karya yang kreatif dan inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten.
2. Misi
a. Meningkatkan nilai tambah bagi pemegang saham dengan
menjalankan etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik
commit to user
c. Selalu memberikan pelayanan yang terbaik dan kualitas produk yang terbaik kepada semua tamu tanpa kompromi
d. Saling menghormati dan selalu meningkatkan kerja sama yang baik antara sesama karyawan demi kebaikan semua
3. Falsasfah
Memberikan service yang baik kepada tamu merupakan tujuan utama.
4. Motto
Mengutamakan kerja sama team dalam memberikan pelayanan.
5. Logo
1.Gambar Logo The Sunan Hotel Solo Sumber : The Sunan Hotel Solo
G. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo
The Sunan Hotel Solo adalah hotel berbintang 4 (empat) yang
sebagaimana perusahaan pada umumnya juga melakukan perincian tugas pekerjaan dan pengelompokan kegiatan kerja yang akan dibebankan kepada setiap individu, agar setiap individu dapat melaksanakan tugas dan
commit to user
34
departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo dipimpin oleh seorang Departemen Head dengan beberapa orang staff.
Semua itu tercermin dari dalam struktur organisasi hotel yang dirancang atau disusun sedemikian rupa sehingga mampu menunjukan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan diantara fungsi, bagian-bagian, kedudukan, tugas, wewenang, tanggung jawab, yang berbeda dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan.
Hotel ini mengelompokan kegiatan-kegiatan yang sama atau fungsi yang sejenis kedalam suatu departemen dan dikepalai oleh seorang manager.
Seperti yang digambarkan dalam lampiran. (Struktur organisasi The Sunan Hotel Solo terlampir)
H. Job Description
PT. Graha Mulya Wirastama yang terletak di Jl. KH. Ahmad Dahlan
No 32 Solo merupakan direksi (Boardsof Director) sekaligus pemilik dari The Sunan Hotel Solo. Dewan direksi pusat membawahi Genenral Manager (GM) serta department-departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo. Adapun Job
Description departemen sebagai berikut :
1. EXECUTIVE OFFICE
Berjumalah 5 orang yang dipimpin oleh General Manager (GM) dengan tugas yang bertangung jawab atas kelangsungan dan kelancaran perusahaan serta mengawasi aktivitas dalam perusahaan.
commit to user
Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh Accounting Manager dengan tugas yaitu mengendalikan dan mengatur system keuangan hotel,
menganalisa serta menyusun laporan perusahaan sesuai dengan standar akutansi yang berlaku.
3. HRD / PERSONAL DEPARTEMENT
Berjumlah 3 orang yang dipimpin oleh Human Resources Manager dengan tugas :
a. Mempersiapkan dan melaksanakan kebijaksanaan karyawan sehingga karyawan setia terhadap perusahaan, memiliki motivasi tinggi dalam
bekerja sehingga dapat memberikan pelayanan optimal kepada tamu. b. Melaksanankan koordinasi dalam pelaksanaan tugas operasional
keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan
hotel.
c. Menjalin hubungan baik dengan HRD hotel-hotel berbintang,
internasional, café-café / restaurant dan perusahaan besat terkait. d. Menyusun kegiatan outing, kerja bakti, bakti social, dan keagamaan
dengan baik untuk internal The Sunan Hotel Solo maupun eksternal
lingkungan sekitar.
4. SECURITY DEPARTEMENT
commit to user
36
5. ENGINERRING DEPARTEMENT
Berjumlah 15 orang yang dipimpin oleh Chief Enginerring dengan tugas
bertanggung jawab atas perencanaan, pengarahan, pengawasan, koordinasi, staff bawahannya dan bertanggung jawab atas penyiapan dan
penerapan system pencegahan bahaya, pemeliharaan metode teknik kerja. 6. FRONT OFFICE DEPARTEMENT
Berjumlah 19 orang yang dipimpin oleh Front Office Manager dengan
tugas;
a. Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, mengawasi
dan mengkoordinir, serluruh aktifitas front office dan menjamin kepuasan tamu atas pelayanan di front office.
b. Melaksanakan pengelolaan di front office dan berpedoman pada
standart operating procedure dan kebijakan yang di tetapkan management.
7. HOUSKEEPING DEPARTEMENT
Berjumlah 26 orang yang dipimpin oleh Executive houskiping dengan tugas:
a. Melaksanakan pengelolaan dan pengendalian operasioanal administrasi houskeepinng berdasarkan kebijakan management
commit to user
8. LAUNDRY DEPARTEMENT
Berjumlah 5 orang yang dipimpin oleh Laundry Supervisor dengan tugas
bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan operasional laundry dan perumusan kebijakan teknis, bimbingan, pembinaan, koordinasi, serta
administrasi bagian laundry.
9. MARKETING DEPARTEMENT
Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh Marketing Manager atau Direct of
Manager dengan tugas:
a. Membuat rencana promosi / penjualan.
b. Mengarahkan operasi sales dan marketing.
c. Mengkoordinasikan aktifitas sales dan marketing dengan department lain.
10. FOOD AND BEVERAGE
Berjumlah 19 orang yang dipmpin oleh F&B Manager dengan tugas:
a. Merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, serta mengontrol kegiatan operasional diseluruh outlet F&B
b. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan administrasi diseluruh
outlet F&B
11. FOOD AND BEVERAGE PRODUCT
Berjumlah 18 orang yang dipimpin oleh Executive Chief dengan tugas; a. Melaksanakan koordinasi pengelolaan bagian pengelolaan makanan
commit to user
38
penataan dam pembinaan di bidang administrasi bagian pengelolaan makanan.
b. Bertanggnung jawab atas pengendalian atas biaya produksi makanan.
12. PUBLIC RELATIONS
Berjumlah 5 orang yang dipimpin oleh seorang Public Relations Manager dengan tugas :
a. Melakukan hubungan kemasyarakatan internal dan eksternal hotel.
b. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi yang lisan, tertulis, atau visual kepada public, supaya public
mempunyai pengertian yang benar tentang perusahaan, tujuan, dan kegiatan yang dilakukan.
c. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat
masyarakat, serta menjalankan dan bertanggung jawab kehidupan dengan lingkungannya.
d. Memperbaiki citra perusahaan, yang mencerminkan organisasi yang bisa dipercaya, memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol dan dievaluasi.
e. Bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut.
f. Mempunyai bentuk komunikasi timbal balik yang khusus, sehingga pengetahuan komunikasi menjadi modal utama.
g. Menginterpretasikan, menganalisis, dan mengevaluasi kecenderungan
commit to user
h. Mempertemukan kepentingan organisasi dengan kepentingan public. i. Mengevaluasi program-program organisasi atau lembaga, khususnya
yang berkaitan dengan public.
13. ICC
Berjumlah 1 orang yang bertugas mengontrol / control masalah keuangan.
I. Pembagian Waktu Kerja
Karyawan The Sunan Hotel Solo berjumlah 156 orang dengan pembagian waktu kerja sebagai berikut:
1. Marketing dan Accounting
Senin–Kamis Pukul : 08.00–12.00 13.00–17.00
Jumat Pukul : 08.00–11.30
13.00–17.00
Sabtu–Minggu Libur
2. Executive Office, Personalia, Public Relations
Senin–Kamis Pukul : 08.00–12.00
13.00–17.00
Jumat Pukul : 08.00–11.30
13.00–17.00
commit to user
40
3. Front Office, Enginerring , Security, Laundry, Houkeeping, F&B Service, F&B Product
Shift I : Senin–Kamis Pukul : 07.00–12.00 13.00–15.00
Jumat Pukul : 07.00–12.00
commit to user
BAB IV
PELAKSANAAN KKM
A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang
Penulis menjalani kuliah kerja media selama 2 (dua) bulan. Terhitung mulai dari tanggal 1 Februari 2012 sampai 2 April 2012 di The Sunan Hotel Solo, yang beralamatkan di Jl. Ahmad Yani No 40 Surakarta.
Aktivitas selama pelaksanaan magang adalah hari Senin sampai hari Jumat, dengan jam kerja pukul 08.00 – 17.00wib. dikarenakan tempat dan
suasana kuliah kerja media penulis ini merupakan perusahaan swasta, maka penulis di haruskan menggunakan kemeja lengan panjang warna polos dan bawahan celana panjang hitam.
Dalam pelaksanaan KKM, penulis mempergunakan kesempatan untuk menimba dan menggali sedalam mukin tentang apa saja yang harus dikerjakan
karena dengan demikian akan dapat memberikan manfaat bagi penulis. Baik berupa ilmu pengetahuan, pengalaman, dan skill yang dapat menambah potensi penulis.
B. Bidang Pelaksanaan
Selama melaksanakan kuliah kerja media, penulis di tempatkan di department Public Relations yang terletak di management office basement. Pada Dasarnya department public relations sebagai pusat interaksi antara
perusahaan, masyarakat umum dan media sehingga pihak-pihak luar dapat
commit to user
42
memperoleh informasi terbaru tentang perkembangan kegiatan perusahaan.
Public Relations secara struktural tata kelola perusahaan berada langsung di
bawah General Manager (GM), sehingga laporan pertanggung jawaban (report) langsung kepada General Manager (GM).
C. Kegiatan Yang Telah Dilakukan
Dalam melaksanakan proses kuliah kerja media penulis telah
melaksanakan berbagai macam kegiatan. Dari berbagai macam kegiatan yang bersifat rutin hingga incidental. Adapun kegiatan yang dilakukan penulis
selama proses kiliah kerja media selama 9 minggu adalah :
1. Media monitoring, di sini penulis mendapat tugas untuk memonitoring dari beberapa media cetak lokal dan nasional (Solopos, Joglosemar, Radar
Solo, Suara Merdeka, Jawa Pos, Kompas, Bisnis Indonesia, Suara Pembaruan, Koran Tempo, Koran Wawasan). Dimana penulis diharuskan
membaca dan mengkliping sejumlah berita yang berkaitan dengan perusahaan dan pariwisata. Kegiatan seperti ini dilakukan setiap hari selama proses kuliah kerja media. Kegiatan tersebut dimaksudkan agar
kita bisa mengtahui kegiatan apa saja yang dilakukan oleh para competitor The Sunan Hotel Solo.
2. Mengirim Caption berita ke Bisnis Indonesia untuk rubrik lensa bisnis melalui via email. Hal tersebut bertujuan mempublikasikan The Sunan Hotel Solo kepada masyarakat luas dan menjalin hubungan baik dengan
commit to user
3. Penulis juga mendapat tugas untuk membuat press release dan mengirimnya melalui email dan fax kepada media. Biasanya penulis
membuat press release mengenai event-event yang ada di Hotel Sunan. Contohnya press release paket kamar, promosi makanan, paket
pernikahan, paket meeting, event di Musro (Sparkling Wednesday, Rave
Republic, dll), dan membuat press release special event jika ada. Penulis
memperoleh materi dari News Letter, dan kadang kala ada event yang
tidak tercantum di News Letter seperti Pengajian Jumat Legi, Donor Darah, dll. Kegiatan ini di lakukan karena pihak PR The Sunan ingin
memberikan berita kepada masyarakat luas melalui stake holder utamanya yaitu media.
4. Membuat iklan logo juga penulis lakukan setiap ada special event atau
sedang mempromosikan room package, food promo , wedding package, meeting package. Dalam kegiatan ini hanya media tertentu yang
mempunyai kontrak kerja (Solopos, Joglosemar, Radar Solo) dengan The Sunan Hotel saja yang dikirim iklan logo. Pengiriman iklan logo penulis lakukan melalui via e-mail dan melakukan checking melalui telepon
apakah iklan logo sudah di terima pihak media.
5. Undangan liputan biasanya penulis buat setiap ada special event yang ada
commit to user
44
6. Setiap harinya setelah melakukan monitoring dan mengkliping media cetak lokal maupun nasional jika ada informasi tentang suatu kegiatan
yang dilakukan oleh competitor inside, penulis memfoto copy kliping tersebut dan mendistribusikan informasi tersebut kepada pihak Marketing.
Hal tersebut dilakukan dengan tujuan agar pihak marketing bisa mengevaluasi kinerja dan menyiapkan program-program kegiatan yang bisa meningkatkan occupancy perusahaan.
7. Penyiaran Spot Radio, penulis membuat dan mengirim materi spot radio setiap ada special event (Talk To Me Diah Ayu Lestari, Love The Way You
Lie feat DJ RIRI) di The Sunan Hotel Solo kepada pihak radio (Solopos
FM, Solo Radio, Prambors, Karavan FM, PAS FM) melalui fax setelah itu
checking via telepon untuk memastikan bahwa materi yang dikirim sudah
di terima.
8. Penyiaran adlips, penulis membuat dan mengirim materi adlips setiap ada
special event (Valentine Day, Talk Talk To Me Diah Ayu Lestari, Love The
Way You Lie feat DJ RIRI) dan promosi makanan (Mi Ramen) di The
Sunan Hotel Solo kepada pihak radio (Solopos FM, Solo Radio, Prambors,
Karavan FM, PAS FM) melalui fax setelah itu checking via telepon untuk memastikan bahwa materi yang dikirim sudah di terima.
9. Setiap ada proposal masuk penulis akan segera follow up dan
mengagendakan proposal tersebut, apakah maksud dari proposal tersebut. Biasanya proposal masuk meminta The Sunan Hotel Solo untuk
commit to user
beriklan di sebuah media cetak. Disini penulis mempelajari proposal tersebut setelah tahu maksud dari proposal tersebut jika penulis mampu
untuk menghandle proposal tersebut langsung menanggapi proposal tersebut di bawah persetujuan PR Manager, jika PR Manager tidak bisa
untuk mengambil keputusan, pihak PR Manager meneruskan proposal tersebut kepada GM. Jadi, pihak GM yang menentukan tentang kebijakan apa yang akan di lakukan perusahaan.
10. Mengelola notice board atau mading perusahaan sebagai komunikasi internal bagi karyawan The Sunan Hotel Solo. Dalam hal ini penulis
bekerja sama dengan HRD dan penulis lakukan setiap The sunan Hotel Solo mengadakan special event atau berita tentang The Sunan Hotel. 11. Membantu menyiapkan materi News Letter dan Website dengan bertanya
dan meminta materi ke departemen Marketing dan FB. Hal ini dilakukan guna mengupdate media internal dan website perusahaan. Dalam kegiatan
ini penulis terus memantau tentang pembuatan News Letter jika materi sudah siap pihak PR Manager memberikan perintah kepada pihak
Art&Design (Divisi PR di bawah naungan PR Manager) untuk membuat
News Letter dalam jumlah yang banyak dan di distribusikan kepada pihak Marketing. Tugas ini penulis lakukan di akhir bulan.
12. Menghitung media publikasi, Kegiatan ini dilakukan penulis setiap akhir minggu dan akhir bulan. Hal ini di maksudkan sebagai tolak ukur kinerja PR selama seminggu dan seberapa besar kita memberikan informasi
commit to user
46
kegiatan selama seminggu kedepan. Jika ada kekurangan akan segera mengevaluasi dan merencanakan program-program yang baik, yang dapat
mensukseskan tujuan perusahaan.
13. Membuat rekapan PR Report yang akan dilaporkan kepada General
Manager. Hal ini dilakukan agar GM mengetahui aktivitas departemen PR selama satu bulan dan untuk mengetahui perkembangan publikasi dan advertisement yang dlakukan PR. Tugas ini penulis lakukan setiap akhir
bulan.
14. Membuat rekapitulasi berita di media, kemudian dibuat grafik media
publikasi dan advertisement yang nantinya dilaporkan kepada GM dan di bagikan ke FOM dan Marketing. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kinerja perusahaan dengan competitor khususnya competitor inside.
Kegiatan ini penulis lakukan setiap akhir bulan.
15. Promotion Plan, penulis membuat rencana promosi setiap akhir bulan
yang akan di laksanakan di bulan yang akan mendatang. Hal ini dilakukan karena supaya kegiatan publikasi yang dilakukan PR bisa berjalan lancar sesuai dengan tujuan perusahaan. Penulis membuat perencanaan promosi
berdasarkan hasil publikasi bulan sebelumnya yang sudah dievaluasi, maka dari situlah kita bisa menentukan kapan, dimana dan mengugunakan
media yang mana kita akan mempromosikan produk kita.
16. Membantu menyiapkan keperluan breakfast meeting. Dalam hal ini penulis diminta untuk megundang para reporter dan photographer via
commit to user
release, meminta Executive Chef untuk menyiapkan jamuan makan pagi, dan melakukan final check. Breakfast Meeting ini adalah salah satu agenda
kegiatan perusahaan yang pelaksanaannya menjadi tanggung jawab PR. Selain itu acara breakfast meeting adalah suatu sarana untuk menjalin
interaksi harmonis antara media massa dan perusahaan secara langsung dengan jamuan makan pagi.
17. Dalam beberapa kesempatan penulis berkesempatan memonitoring
beberapa event dan press conference yang di selenggrakan di The Sunan Hotel Solo. Dalam hal ini Penulis di tugaskan menyiapkan beberapa
dokumen pendamping untuk nara sumber serta press release untuk di bagikan kepada media dan mengagendakan melalui foto.
18. Fashion & Luncheon, merupakan kegiatan rutin setiap bulan yang di
lakukan oleh The Sunan Hotel Solo yaitu acara peragaan busana karya desainer-desainer kondang dengan jamuan makan siang. Dalam kegiatan
ini penulis bertugas menyiapkan beberapa dokumen pendamping untuk nara sumber untuk press conference serta press release untuk di bagikan kepada media dan mengagendakan melalui foto.
D. Aktivitas Public Relations Dalam Menjalin Hubungan dengan Media
Menurut PR Manager The Sunan Hotel Solo Retno Wulandari, bahwa Public Relations merupakan ujung tombak dalam melakukan komunikasi perusahaan. Media merupakan sebagai salah satu stake holder utama di dalam
commit to user
48
berperan sebagai mediator dan fasilitator di dalam hubungan itu. Disini Public
Relations berperan sangat besar karena apabila gagal dalam membangun
hubungan dengan media, pastinya perusahaan tidak akan mendapat tempat yang baik di hadapan media yang juga di hadapan publik yang lebih banyak
dan lebih besar. Akan tetapi hubungan yang baik tidak akan berjalan tanpa program yang baik pula. Jadi, pastinya adalah hubungan yang baik itu perlu dan penting. Program yang baik punya tempat berita yang tinggi yang pada
gilirannya mampu mendatangkan citra positif hotel itu, juga harus di bangun oleh praktisi-praktisi PR yang professional.
Aktivitas Public Relations The Sunan Hotel Solo dalam Menjalin Hubungan baik dengan Media :
1. Media Visit
Membawa sejumlah media Nasional ke The Sunan Hotel Solo agar media
memiliki pengalaman dan pemahaman lebih baik tentang fasilitas dan pelayanan The Sunan Hotel Solo.
2. Press Conference
Memberikan informasi secara resmi kepada wartawan mengenai isu-isu atau topik pemberitaan yang menyangkut The Sunan Hotel Solo.
3. Press Breafing
Kegiatan yang diselenggarakan secara regular oleh seorang pejabat PR. Dalam kegiatan ini disampaikan informasi-informasi mengenai kegiatan
commit to user
pertanyaan jika wartawan belum puas dan menginginkan keterangan lebih rinci dan detail.
4. Press Release
Secara pro aktif dan responsive mengirimkan release kepada media atas perkembangan perusahaan yang berkaitan dengan event-event yang akan diadakan oleh The Sunan Hotel Solo.
5. Placement di Berbagai Media Nasional
Mengisi Rubrik tentang The Sunan Hotel Solo yang terdiri berbagai isu sesuai dengan sasasran.
6. Radio Talk Show
Wawancara eksklusif dengan PR Manager The Sunan Hotel Solo untuk berbagai isu secara berkelanjutan.
7. TV Talk Show
Wawancara eksklusif dengan PR Manager The Sunan Hotel Solo untuk berbagai isu secara berkelanjutan.
8. Advertorial
Informasi actual dan lengkap tentang kinerja maupun kegiatan operasional The Sunan Hotel Solo.
9. Kunjungan Media
commit to user
50
10. Breakfast Meeting
commit to user
51
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Selama penulis melakukan Kuliah Kerja Media pada Departemen Public
Reations The Sunan Hotel Solo, penulis merasakan mendapatkan banyak
Palajaran dan manfaat yang diperoleh dari aktivitas-aktivitas sehari-hari yang
penulis kerjakan selama kurun waktu 2 (dua) bulan. Maka penulis dapat
menyimpulkan bahwa :
1. Aktivitas Public Relations The Sunan Hotel Solo untuk menjalin hubungan
baik dengan media yang dilakukan sejauh ini cukup baik. Hal tersebut dapat
dilihat dari respons yang deberikan wartawan atau media yang memuat
tulisannya terhadap acara yang diselenggarakan oleh perusahaan.
2. Hubungan yang baik dengan media tidak akan berjalan lancar apabila tidak
didasari dengan peogram-program yang baik pula, jadi pastinya adalah
hubungan yang baik itu perlu dan penting. Program yang baik mempunyai
venue berita yang tinggi yang paa gilirannya mampu mendatangkan citra
positif pada perusahaan.
3. Menjalin hubungan baik dengan media yang dilakukan The Sunan Hotel Solo
bertujuan untuk memperoleh publisitas seluas-luasnya menegnai kegiatan
