27 3.1 Gambaran Umum Kelurahan
3.1.1 Sejarah Kelurahan Kota Bambu Utara, Jakarta Barat.Perjalanan Kelurahan Kota Bambu Utara, Jakarta Barat.
Kelurahan Kota Bambu Utara merupakan kelurahan yang terbentuk akibat pemekaran pada tahun 1993, dari Kelurahan Kota Bambu dipecah menjadi dua Kelurahan yaitu Kelurahan Kota Bambu Utara dan Kelurahan Kota Bambu Selatan. Kelurahan Kota Bambu Utara merupakan salah satu dari 6 Kelurahan yang ada di Kecamatan Palmerah Kelurahan Kota Bambu Utara memiliki luas wilayah 63,58 Ha. Dengan jumlah penduduk 30.555 jiwa, sebagian besar penduduknya adalah pendatang yang sebagian besar bermata pencaharian sebagai pedagang dan ciri khusus dari Keluarahan Kota Bambu Utara ini adalah jumlah penduduk yang sangat padat menempati lahan yang sangat terbatas.
Visi dan Misi ISI-Dentsu, Ltd.
Gambar 3.1 Peta Wilayah Kelurahan Kota Bambu Utara.
• Batas Wilayah
Kelurahan Kota Bambu Utara dengan batas wilayahnya sebagai berikut : 1. Sebelah Utara : Jl. Cempaka dan Jl. Mawar
2. Sebelah Selatan : Jl. Kota Bambu Raya 3. Sebelah Timur : Kali Banjir Kanal 4. Sebelah Barat : Jl. Letjend. S. Parman
3.1.2 Demografi
Kondisi demografis Kelurahan Kota Bambu Utara berdasarkan Sensus Penduduk pada bulan Juni tahun 2013 tercatat berjumlah ± 29.495 jiwa dengan data eksisting sebagai berikut :
KK (Kepala Keluarga) : 9.343 KK Laki-laki : 15.186 Jiwa
Perempuan : 14.309 Jiwa
Jumlah Penduduk : 29.495 Jiwa
3.2 Visi dan Misi Kelurahan Kota Bambu Utara
Adapun visi misi yang dimiliki Kelurahan Kota Bambu Utara : 1. Visi Kelurahan Kota Bambu Utara.
2. Misi Kelurahan Kota Bambu Utara.
3. Tujuan Kelurahan Kota Bambu Utara, Jakarta Barat.
3.2.1 Visi Kelurahan Kota Bambu Utara
Terselenggaranya Pemerintahan di wilayah Kelurahan Kota Bambu Utara yang tertib, aman dan nyaman serta menggali potensi lokal dalam upaya pemberdayaan masyarakat dan selalu menjaga kebersihan lingkungan agar tercipta masyarakat yang sehat.
3.2.2 Misi Kelurahan Kota Bambu Utara
a. Memberikan pelayanan prima kepada masyarakat Kelurahan Kota Bambu Utara.
b. Menyusun dan menetapkan kebijakan pemberdayaan masyarakat yang tumbuh atas inisiatif masyarakat.
29
c. Berupaya memelihara dan menciptakan kerukunan, ketentraman dan ketertiban umum.
d. Melaksanakan program dan kegiatan yang mendorong percepatan pemberdayaan masyarakat.
e. Menciptakan rasa kepedulian atau partisipasi masyarakat untuk pembangunan di Kelurahan Kota Bambu Utara dengan mengedepankan penataan lingkungan yang tertib, bersih, sehat dan hijau.
3.2.3 Tujuan Kelurahan Kota Bambu Utara, Jakarta Barat
Tujuan Kelurahan Kota Bambu Utara adalah untuk memudahkan masyarakat dalam memproses beberapa surat-surat yang dibutuhkan oleh masyarakat. :
a. Melayani masyarakat dalam pelayanan kependudukan secara baik.
b. Membantu mempermudah masayarakat dalam pengurusan dokumen-dokumen kependudukan.
c. Memberikan penyuluhan kesehatan kepada keluarga di lingkungan Kelurahan Kota Bambu Utara.
d. Memberikan kepedulian dan partisipasi kepada masyarakat yang dapat bergunan mengedepankan keindahan, ketertiban lingkungan Kelurahan Kota Bambu Utara.
3.3 Struktur Organisasi Kelurahan Kota Bambu Utara 3.3.1 Bagan Truktur Organisasi
Gambar 3.2 Bagan Struktur Kelurahan Kota Bambu Utara 3.3.1.1 Tugas Setiap Divisi
Dibawah ini merupukan penjelasan tanggu jawab dan wewenang divisi pada Kelurahan Kota Bambu Utara :
a. Lurah
31
• Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
• Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas Sekretariat Kelurahan dan seksi.
• Melaksanakan koordinasi dengan Puskesmas.
• Melaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) dan/atau instansi pemerintah pusat/swasta terkait, dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
• memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan musyawarah perencanaan pembangunan tingkat Kelurahan.
• Melaksanakan koordinasi dengan unsur musyawarah pimpinan Kelurahan.
• Melaksanakan pembinaan organisasi kemayarakatan di wilayah Kelurahan.
• Melaporkan, dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
b. Wakil Lurah
• Membantu Lurah dalam memimpin, dan mengoordinasika pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
• Membantu Lurah dalam mengoordinasikan pelaksanaan tugas seksi.
• Membantu Lurah dalam melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) dan/atau instansi pemerintah pusat/swasta terkait, dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
• Membantu Lurah dalam melaksanakan pengendalian pemeliharaan ketertiban, ketenteraman, penegakan Peraturan Daerah dan Peraturan Gubernur bersama dengan Satuan Tugas Satpol PP Kelurahan.
• Membantu Lurah dalam pembinaan masyarakat dan lembaga masyarakat Kelurahan.
• Membantu Lurah dalam pelaksanaan koordinasi dengan lembaga musyawarah Kelurahan.
• Menyelenggarakan koordinasi dan pengendalian atas pelaksanaan kebijakan yang ditetapkan oleh Lurah.
• Mewakili Lurah apabila Lurah berhalangan dalam melaksanakan tugasnya.
• Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Lurah.
• Membantu Lurah dalam melaporkan pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
• Wakil Lurah dalam melaksanakan tugasnya berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Lurah.
c. Sekretaris Kelurahan
• Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
• Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
• Mengoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan.
• Mengoordinasikan penyusunan rencana strategis Kelurahan.
• Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan.
• Menyelenggarakan musyawarah perencanaan pembangunan Kelurahan.
• Melaksanakan pengelolaan kepegawaian.
• Melaksanakan pengelolaan keuangan.
• Melaksanakan pengelolaan barang.
• Melaksanakan surat-menyurat dan kearsipan.
• Memelihara dan merawat prasarana dan sarana kerja.
33
• Memelihara kebersihan, keindahan, keamanan dan ketertiban kantor.
• Melaksanakan pengelolaan ruang rapat/pertemuan Kelurahan.
• Melaksanakan upacara dan pengaturan kegiatan acara Kelurahan.
• Menyiapkan, mengumpulkan dan menyusun bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Sekretariat.
• Mengoordinasikan penyusunan laporan (keuangan, kinerja, kegiatan dan akuntabilitas) Kelurahan.
• Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Sekretariat.
d. Seksi Pemerintahan Ketentraman dan Ketertiban
• Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
• Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
• Memfasilitasi kegiatan lembaga musyawarah Kelurahan.
• Memfasilitasi dan memberikan bimbingan dan konsultasi teknis terhadap kegiatan Rukun Tetangga, Rukun Warga dan Lembaga Masyarakat Kelurahan lainnya.
• Memfasilitasi dan memberikan bimbingan dan konsultasi kepada masyarakat Kelurahan.
• Mengoordinasikan pelayanan registrasi kependudukan.
• Memfasilitasi, memberikan bimbingan dan konsultasi, serta mengembangkan kegiatan persatuan dan kesatuan bangsa .
• Melaksanakan pelayanan administrasi pertanahan.
• Memfasilitasi kegiatan pemeliharaan ketenteraman dan ketertiban serta penegakan Peraturan Daerah dan Peraturan Gubernur oleh Satgas Satpol PP Kelurahan.
• Memfasilitasi penyusunan rencana kegiatan Satgas Satpol PP Kelurahan.
• Melaksanakan, memberikan bimbingan dan konsultasi teknis serta mengembangkan upaya perlindungan masyarakat.
• Ikut aktif dalam kegiatan penanggulangan bencana.
• Melaksanakan deteksi dini terhadap potensi dan penyelesaian gangguan social.
• Bersama dengan Satgas Satpol PP Kelurahan melaksanakan penertiban terhadap gangguan ketenteraman, ketertiban umum, serta pelanggaran Peraturan Daerah dan Peraturan Gubernur.
• Menyusun, memelihara dan menyajikan data dan informasi kondisi dan potensi gangguan ketentraman dan ketertiban umum wilayah Kelurahan, serta memberikan perhatian terhadap kondisi yang rentan gangguan.
• Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Seksi Pemerintahan, Ketenteraman dan Ketertiban.
• Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Seksi Pemerintahan, Ketenteraman dan Ketertiban.
e. Seksi Perekonomian
• Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
• Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
• Melaksanakan monitoring, fasilitasi, serta pemberian bimbingan dan konsultasi terhadap usaha mikro dan kecil serta kegiatan ekonomi masyarakat lainnya.
• Melaksanakan monitoring, pengawasan, pengendalian, pengembangan serta pemberian bimbingan dan konsultasi terhadap industri rumah tangga.
35
• Mengoordinasikan dan monitoring pelaksanaan kegiatan peningkatan dan pengembangan perekonomian masyarakat Kelurahan.
• Memfasilitasi, memberikan bimbingan dan konsultasi dan mengembangkan kegiatan budaya yang potensial menjadi sumber daya perekonomian masyarakat Kelurahan.
• Memfasilitasi, memberikan bimbingan dan konsultasi dan mengembangkan kegiatan swadaya masyarakat.
• Mengembangkan koordinasi dan kerja sama dengan pihak terkait baik pemerintah maupun swasta dalam rangka pengembangan perekonomian masyarakat Kelurahan khususnya masyarakat berpenghasilan rendah.
• Melaksanakan pemantauan kondisi perekonomian masyarakat Kelurahan khususnya golongan warga berpenghasilan rendah ke bawah dan hasilnya dilaporkan kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)/Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) terkait termasuk kepada Camat.
• Menyusun, memelihara dan menyajikan statistik tingkat perekonomian masyarakat Kelurahan.
• Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Seksi Perekonomian.
• Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Seksi Perekonomian.
f. Seksi Prasarana dan Sarana
• Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
• Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
• Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan prasarana dan sarana umum, seperti jalan lingkungan, saluran air lingkungan, saluran tersier dan prasarana mandi cuci kakus.
• Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan gedung Kelurahan.
• Melaksanakan dan mengoordinasikan rapat musyawarah rencana pembangunan wilayah Kelurahan.
• Melaksanakan monitoring berkala dan rutin terhadap kondisi dan kelaikan prasarana dan sarana umum dalam lingkungan wilayah Kelurahan, serta melaporkan hasil monitoring tersebut kepada Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) terkait yang apabila kewenangan pemeliharaan dan perawatannya bukan kewenangan Kelurahan.
• Mengoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perawatan taman interaktif.
• Mengembangkan kegiatan penghijauan dalam permukiman warga Kelurahan secara swadaya masyarakat.
• Memantau dan melaporkan penggunaan rumah kost dan rumah kontrakan.
• Melaksanakan penebangan pohon mati, pohon yang mengganggu jaringan listrik dan jaringan telepon dan pohontumbang.
• Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Seksi Prasarana dan Sarana.
• Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Seksi Prasarana dan Sarana.
g. Seksi Kesejahteraan Masyarakat
• Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai tugasnya.
• Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya;.
37
• Melaksanakan fasilitasi, bimbingan, dan konsultasi serta koordinasi pelaksanaan kegiatan peningkatan dan pengembangan kesehatan masyarakat dan lingkungan Kelurahan, seperti pos pelayanan terpadu, Rukun Warga siaga, pos kesehatan warga, gerakan kesehatan warga, gerakan peduli lingkungan, gerakan sayang ibu dan balita, gerakan anti narkoba dan pengembangan tanaman obat.
• Melaksanakan pemberantasan sarang dan jentik nyamuk, antara lain melalui kegiatan pengasapan, pemberantasan sarang nyamuk dan pembasmian jentik nyamuk.
• Melakukan koordinasi dengan Puskesmas Kelurahan.
• Memberikan fasilitasi, bimbingan dan konsultasi pengembangan kegiatan sosial kemasyarakatan, kesetiakawanan sosial, peduli sesama, gotong royong dan mental spiritual.
• Melaksanakan pemantauan berkala dan rutin terhadap kondisi kesehatan masyarakat Kelurahan serta mengambil langkahlangkah penanggulangan dan/atau melaporkan kondisi yang perlu segera mendapat perhatian khususnya warga yang rentan kesehatan seperti kurang gizi dan pengidap penyakit menular kepada Puskemas Kelurahan/Puskesmas Kecamatan/Suku Dinas Kesehatan.
• Melaksanakan pemantauan potensi akan terjadi dan/atau kejadian luar biasa di bidang kesehatan serta melaporkan kondisi/keadaan yang perlu penanganan kepada Puskesmas Kelurahan/Puskesmas Kecamatan/Suku Dinas Kesehatan.
• Melaksanakan kegiatan, koordinasi, fasilitasi, bimbingan dan konsultasi pemberdayaan masyarakat, pemberdayaan perempuan, perlindungan anak dan keluarga berencana.
• Melakukan pemantauan, pendataan dan melaporkan secara berkala dan sewaktu-waktu mengenai kemungkinan adanya permasalahan kesejahteraan sosial antara lain anak terlantar, anak putus sekolah, perdagangan orang/anak, kekerasan dalam
rumah tangga, eksploitasi anak, perkeja anak, anak jalanan dan pekerja seks komersil, di wilayah Kelurahan yang bersangkutan.
• Menyusun, memelihara dan menyajikan data dan informasi kondisi dan permasalahan kesejateraan sosial di wilayah Kelurahan.
• Memfasilitasi dan membantu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)/Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) yang lingkup tugas dan fungsinya di bidang kesejahteraan masyarakat seperti pendidikan, kesehatan, sosial, pemberdayaan masyarakat, pemberdayaan perempuan, perlindungan anak dan keluarga berencana dalam melaksanakan kegiatan di wilayah Kelurahan.
• Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Seksi Kesejahteraan Masyarakat.
• Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas seksi Kesejahteraan Masyarakat.
h. Seksi Kebersihan dan Lingkuan
• Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
• Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
• Memelihara, memonitor, mengawasi dan mengendalikan kebersihan lingkungan permukiman masyarakat Kelurahan.
• Melaksanakan kegiatan pengembangan partisipasi masyarakat dalam memelihara dan meningkatkan kebersihan lingkungan permukiman masyarakat Kelurahan.
• Melakukan penanganan pengangkutan sampah dari lingkungan permukiman masyarakat ke tempat penampungan sementara.
• Mengambangkan potensi masyarakat dalam penanganan sampai termasuk pengangkutan sampah dari permukiman masyarakat ke tempat penampungansementara.
39
• Melakukan pemantauan dan pelaporan secara berkala dan rutin mengenai keadaan kebersihan permukiman dan kondisi lingkungan hidup Kelurahan.
• Memfasilitasi kegiatan kebersihan lingkungan permukiman masyarakat secara swadaya oleh masyarakat.
• Menyediakan prasarana dan sarana kebersihan lingkungan permukiman masyarakat Kelurahan.
• Melakukan koordinasi dengan unit kerja/petugas Dinas Kebersihan serta Unit Kerja Dinas/Badan, dan/atau pihak terkait, dalam meningkatkan dan mengembangkan kebersihan permukiman masyarakat dan lingkungan hidup Kelurahan.
• Melaporkan kerusakan dan pencemaran lingkungan yang sudah dan/atau berpotensi mengganggu kesehatan masyarakat dan lingkungan hidup.
• Bersama dengan tenaga kesehatan melakukan pemantauan secara berkala dan rutin terhadap tempat yang berpotensi mengganggu kesehatan lingkungan seperti kantin, rumah makan, usaha rumah tangga, industri rumah tangga, toko-toko, saluran air dan hydrant dan melaporkan hasilnya kepada Unit Kerja Dinas Kesehatan di wilayah Kelurahan atau Kecamatan.
• Memelihara dan merawat parasarana dan sarana kebersihan lingkungan Kelurahan.
• Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Seksi Kebersihan dan Lingkungan Hidup.
• Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan Tugas Seksi Kebersihan dan Lingkungan Hidup.
i. Seksi Pelayanan Umum
• Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
• Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya;.
• Melaksanakan pelayanan perizinan dan non perizinan yang dilimpahkan ke Kelurahan.
• Melaksanakan koordinasi dengan Unit Kerja Dinas/Badan dan/atau instasi pemerintah/swasta terkait, dalam rangka pelayanan perizinan dan non perizinan kepada masyarakat.
• Melaksanakan bimbingan dan konsultasi kepada aparat dan masyarakat yang membutuhkan pelayanan Kelurahan.
• Memberikan pelayanan informasi pemerintahan, pembangunan dan pemberdayaan masyarakat kepada yang membutuhkan.
• Memfasilitasi warga yang ingin menyampaikan masukan, aspirasi atau pendapat ke Kelurahan.
• Menerima, memandu dan mengarahkan setiap orang/warga/pihak yang berkunjung/mendatangi/memerlukan pelayanan Kelurahan.
• Menerima, mencatat dan menyerahkan kepada Sekretariat seluruh surat yang masuk ke Kelurahan.
• Menyusun, memelihara dan menyajikan secara terbuka jenis pelayanan Kelurahan dengan mencantumkan persyaratan dan biaya yang dibutuhkan.
• Melaksanakan kegiatan publikasi kegiatan dan pelayanan Kelurahan;
• Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Seksi Pelayanan Umum.
• Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Seksi Pelayanan Umum.
41 Dewan Penyantun
Lurah Kota Bambu Utara
Ketua
Ny. Ernawati Kamso
Wakil Ketua 1. Ny. Sri Indriyani 2. Ny. Rosmaniar Sukono 3. Ny. Hj. Masriah 4. Ny. Helmi Parassa 5. Ny. Hj. Lasminingsih
Sekretaris 1. Ny. Kaminah 2. Ny. Rina
Bendahara 1. Ny. Nurvi Dani Astuti 2. Ny. Ike Herawati
Ketua Pokja I Ketua Pokja II Ketua Pokja III Ketua Pokja IV Ketua Pokja V
Sekretaris : Ny. Hj. Nuryati
Sekretaris : Ny. Diah Herlina
Sekretaris : Ny. Fadiha
Sekretaris : Ny. Mengi. A
Sekretaris :
Ny.Hj.Sumiyati Dadan 3.3.2 Susunan Pengurus TP. PKK Kelurahan Kota Bambu Utara
STRUKTUR PENGURUS TP. PKK KELURAHAN KOTA BAMBU UTARA
Gambar 3.3 Struktur Pengurus TP. PKK
3.3 Tata Laksana Sistem Berjalan
Kelurahan kota Bambu Utara mempunyai kewajiban dalam melakukan pelayanan kemasyarakatan. Salah satu benttuk pelayanan
masyarakat yaitu pelayanan surat pengatar SKCK (Surat Ketrangan Catatan Kepolisian) dan SKTM (Surat Keterangan Tidak Mampu). Penduduk yang ingin membuat surat pengantar pembuatan SKCK dan SKTM dapat mendatangi pada bagian Administrasi kelurahan Kota Bambu Utara.
Pembuatan surat pengantar SKCK dan SKTM membutuh kelengkapan dokumen seperti surat pengantar RT?RW setempat dan kartu keluarga.
Bagian staff administrasi akan mengecek terlebih dahulu data penduduk yang bersangkutan, apakah penduduk tersebut merupakan benar penduduk kelurahan kota bambu utara atau bukan. Kelurahan tidak akan melayani penduduk yang bukan merupakan penduduk kelurahan kota bambu utara, karena diluar kewenangannya kelurahan. Setelah data penduduk dicek dan data tersebut menunjukan penduduk merupakan warga kelurahan kota bambu utara, staff bagian administrasi akan memerika kelengkapan dan ke absahan dokumen yang dibutuhkan. Apabila dokumen ada yang tidak lengkap ataupun tidak terbukti kebasahannya maka akan dibatalkan pengajuan surat pengantar pembuatan SKCK/SKTM.
Setelah pemeriksaan dokumen, bagian staff akam segera membuatkan surat pengat SKCK/SKTM. Surat pengantar yang sudah jadi akan di tanda tangani Lurah Kota Bambu Utara sebagai bukti sah-nya ssurat pengantar tersebut.
Bagian staff administrasi bukan hanya melakukan pelayanan SKCK/SKTM, namun staff juga bertanggung jawab mencatat seluruh keluar/masuknya surat yang berhubungan pada Kelurahan Kota Bambu Utara. Begitu juga dengan adanya Undangan masuk/keluar pada Keluarahan Kota Bambu utara, semua dokumen dicatat ulang didalam buku Surat keluar, Surat Masuk, Undangan Keluar dan Undangan Masuk.
Setiap akhir bulan bagian staff mempunya kewajiban dalam membuat laporan pembuatan Surat Pengantar SKCK/SKTM, Undangan Keluar/Masuk, Surat Keluar/Masuk. Yang nantinya akan di terima Lurah Kota Bambu Utara sebagai laporan akhir bulan.
3.4 Prestasi Yang dicapai Kelurahan Kota Bambu Utara, Jakarta Barat.
Adapun prestasi yang di gapai oleh Kelurahan Kota Bambu, Jakarta Barat dalam periode Tahun 2010-2012.
43 3.5 Permasalahan yang dihadapi
Berdasarkan analisis dari prosedur pemeriksaan sistem yang sedang berjalan pada Kelurahan Kota Bambu Utara,maka ditemukan beberapa masalah, yaitu:
1. Data / Dokumen yang terdapat di Kelurahan Kota Bambu Utara, Jakarta Barat tidak memiliki penyimanan data secara besar, sedangkan data/
dokumen yang masuk selalu bertambah dan membutuhkan penyimpnan dalam skala besar.
2. Sulit mencari dokumen yang diperlukan dalam pembuatan laporan jumlah surat masuk/surat keluar dan undangan masuk/undangan keluar.
3. Lurah pada Kelurahan Kota Bambu utara, sulit melakukan pengecekan alur masuk dan keluar dokumen Kelurahan Kota Bambu Utara.
3.6 Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapai saat ini pada Kelurahan Kota Bambu Utara, maka diusulkan beberapa solusi pemecahan masalah:
1. Perancangan aplikasi database design dalam menunjang system kinerja pegawai dalam pelayanan masyarakat. Dengan dibuatkannya tampilan desktop secara user friendly untuk mempermudah dalam penggunannya.
2. Dapat dengan mudah dalam perhitungan jumalah laporan surat masuk/surat keluar dan undangan masuk/undangan keluar dengan menggunakan aplikasi database design tanpa harus menghitung satu per satu dokumen yang ada
3. Lurah dapat melihat history keluar dan masuknya dokumen dengan pembuatan suatu aplikasi system, yang dapat menampung history dari berbagai data / dokumen.
