TOR Administrasi dan Inventarisasi Organ

(1)

Cc. Arsip

Sekretariat : Jl. Kijang NO. 92 Kedaton Bandar Lampung 35147 Telp. 082306868915/085267337455

Tema : “Administrasi dan Inventarisasi Organisasi”

A. Kajian Umum Tema

Kata administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin Administratio yang dapat berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan dan pemerintahan, serta pengelolaan. Dalam bahasa inggris istilah administrasi disebut administration yang berasal dari kata kerja to administer mempunyai arti to serve (melayani) dan to manage

(mengelola) ataupun to direct (menggerakkan). Dengan demikian administration

mengandung makna pelayanan ataupun pengelolaan.

Dari berbagai pemahaman, maka pengertian administrasi dapat dibedakan sebagai berikut: a. Administrasi dalam arti sempit, diartikan terbatas sebagai kegiatan tata usaha yang

berkenaan dengan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis tentang segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi. (LAN:203)

b. Administrasi dalam arti luas berhubungan dengan kerjasama dan upaya (organisasi dan manajemen) yang bersifat sistematis, rasional, dan manusiawi yang dilakukan sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan bersama (Lan;203)

c. H.A. Simon et al (1958): Administration as the activities of groups coorperating to

accomplish common goal.

Berdasarkan atas definisi atau pengertian yang dikemukakan para pakar, maka ciri-ciri administrasi adanya kelompok manusia yang saling bekerjasama dalam kegiatan atau proses maupun usaha yang memiliki tujuan yang ingin dicapai.

Lembaga Administrasi Negara (2003) mengemukakan pentingnya studi dan peran administrasi dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, bernegara pada era modernisasi saat ini, antara lain disebabkan oleh kebutuhan dan kenyataan sebagai berikut:

a. Dalam kehidupan masyarakat modern, pola keidupan di berbagai bidang berkembang berdasarkan kerjasama yang terorganisasi.

b. Pola kehidupan yang terorganisasi tersebut berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara bekerja secara rasional.

c. Cara berfikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam pencapaian tujuan.

Tema : “Berdamailah Dengan Semua Ciptaan.” (Kolose 1:15-23)

(2)

Cc. Arsip

E-mail : [email protected] Web :www.gmki-bandarlampung.org

d. Berfikir dan bekerjasama secara rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan berorganisasi ke arah terwujudnya efisiensi dan efektivitas itu memerlukan administrasi

Inventarisasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan organisasi. Inventarisasi Organisasi pada pokoknya dapat kita bagi menjadi dua yaitu:

1. Inventarisasi yang permanen, yaitu: milik organisasi yang dalam jangka waktu lama tidak akan mengalami perubahan, misalnya sekretariat, alat tulis kantor, dsb.

2. Inventaris yang tidak permanen, yaitu: milik organisasi yang mengalami perubahan dalam jangka waktu pendek atau habis terpakai.

Untuk mengontrol inventaris organisasi ini perlu dibuat Daftar Inventarisasi. Tujuan dibuatnya Daftar Inventarisasi Organisasi adalah menunjukkan kekayaan organisasi, untuk menghindari adanya pemborosan, sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan, perubahan, penggantian, serta untuk menambah bila terjadi kekurangan)

Penyimpanan Inventarisasi Organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang-orang yang bertanggungjawab sesuai dengan job description Kesekretariatan. Penyimpanan harus dilkasanakan serta ditempatkan di Sekretariat atau Student Center dan tidak diperbolehkan dibawa atau disimpan di rumah fungsionaris ataupun anggota tanpa ijin tertulis yang berwenanang.

Dokumen Organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan serta pengawetan dokumen-dokumen organisasi. Bentuk-bentuk dokumen dapat berupa ganbar dan foto, tulisan dan surat penting, benda berharga dan bernilai, fotokopi salinan surat, surat kabar dan lainnya.

Dokumen itu selain dipergunakan untuk kepentingan tertentu juga dipakai untuk menyusun laporan periode organisasi serta bukti yang sah. Pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti halnya barang-barang inventaris dan arsip hendaknya disusun rapi dan teratur dalam mp dan tempat tertentu dengan pengelompokan menurut kebutuhan.

Aktivitas organisasi juga sangat penting dalam menyusun sejarah perjuangan organisasi. Dokumentasi, administrasi dan inventarisasi organisasi dapat berasal dari pembelian, hibah dan sumber lainnya yang tidak mengikat. Semua dokumentasi, administrasi dan inventarisasi yang masuk ataupun keluar organisasi dikelola oleh bagian kesekretariatan yang akan dipertanggungjawabkan. Inventarisasi dan dokumentasi organisasi digunakan untuk keperluan operasional organisasi dan administrasi organisasi.

(3)

Cc. Arsip

BADAN PENGURUS CABANG

GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA BANDARLAMPUNG

Branch Executive Board Indonesia Student Christian Movement

E-mail : [email protected] Web :www.gmki-bandarlampung.org

B. Nama Kegiatan

“ORIENTASI PEMAHAMAN TUGAS BADAN PENGURUS CABANG GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA BANDAR LAMPUNG”

C. Bentuk acara

Sesi acara ini berupa pembelajaran pemahaman akan administrasi dan inventarisasi kepada seluruh badan pengurus cabang dengan bentuk ceramah, diskusi, tanya jawab dan sharing bersama.

D. Peserta

Kegiatan ini akan dihadiri oleh Badan Pengurus Cabang GMKI Bandarlampung sebanyak 17 orang

E. Pembicara Materi

Senior Kak Foni Doloksaribu ( Sekretaris Cabang 1994-1996 )

F. Target dan Arahan Materi

Beberapa hal yang akan distudikan dalam materi ini adalah:

1. Gambaran umum terkait pengertian administrasi dan inventarisasi organisasi.

2. Pentingnya administrasi dan inventarisasi organisasi.

3. Kesiapan orgnisasi dalam mengelola dan menjaga administrasi, inventarisasi sebagai central legitimasi kegiatan.

4. Memberikan contoh administrasi dan inventarisasi organisasi yang baik dan benar

5. Menjelaskan hubungan antara administrasi, inventarisasi organisasi dengan manajemen

G. Waktu dan Tempat

Waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah: Hari,tanggal :Sabtu, 18 Maret 2017 Pukul :18.00-20.00

Tempat: Sekretariat GMKI Bandarlampung

Nb : waktu sudah disesuaikan dengan jadwal materi dan sudah termasuk tanya jawab .

(4)

Cc. Arsip

GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA BANDARLAMPUNG

Branch Executive Board Indonesia Student Christian Movement

E-mail : [email protected] Web :www.gmki-bandarlampung.org H. Penutup

Demikianlah kerangka acuan ini kami susun sebagai panduan pelaksanaan kegiatan ini.

GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA CABANG BANDAR LAMPUNG

2016-2018

Romario Sihaloho Novelin Silalahi A.Md.

Ketua Sekretaris