ANALISA
WORK SAMPLING
MODEL PELAYANAN PERPUSTAKAAN
PERPUSTAKAAN TEKNIK INDUSTRI ITN MALANG
*ADHIELA NOER SYAIEF 1, IDA BAGUS SUARDIKA2, IFTITAH RUWANA2
1Staf Pengajar Politeknik Negeri Tanah Laut
2Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri ITN Malang
Naskah diterima: 02 Mei 2014; Naskah disetujui: 06 Juni 2014
ABSTRAK
Selama ini pengelolaan perpustakaan jurusan Teknik Industri ITN Malang belum dilakukan secara maksimal. Padahal perpustakaan merupakan salah satu sarana penunjang pendidikan yang sangat penting keberadaannya. Pelayanan yang menjadi bagian utama dalam kegiatan perpustakaan menjadi bagian yang perlu mendapatkan penanganan yang serius. Pengembangan model pelayanan di perpustakaan jurusan Teknik Industri bertujuan untuk meningkatkan kecepatan pelayanan bagi para pengguna perpustakaan. Dalam pengembangan model pelayanan diperpustakaan jurusan Teknik Industri ITN Malang diawali dengan pengamatan kinerja petugas perpustakaan dengan metode work
sampling untuk mengetahui waktu normal (Wn), waktu baku (Wb) dan output standart (Os). Yang
kemudian dilanjutkan dengan menganalisa kegiatan di perpustakaan dengan konsep DMAIC pada
Lean Six Sigma untuk mendefinisikan masalah yang ada di perpustakaan, perhitungan DPMO dan
sigma level, diagram pareto dan pembuatan diagram sebab akibat untuk mencari dan menentukan permasalahan utama yang terjadi serta merancang rencana perbaikan. Pengembangan model pelayanan berupa perancangan sistem informasi perpustakaan menggunakan pemprograman Visual
Basic 6.0 dan Microsoft Access sebagai basis datanya. Dari hasil penelitian yang dilakukan
didapatkan perbaikan kecepatan pelayanan di perpustakaan jurusan Teknik Industri dengan perhitungan Waktu normal (Wn), Waktu baku (Wb) dan Output standart (Os) sebelum perbaikan masing-masing sebesar 12, 66 menit/pengunjung, 14,04 menit/pengunjung, dan 4 pengunjung/jam. Sedangkan setelah perbaikan diperoleh perhitungan Waktu normal (Wn), Waktu baku (Wb), dan output standart (Os) masing-masing sebesar 4,362 menit/pengunjung, 4,842 menit/pengunjung, dan 12 pengunjung/jam. Besar nilai DPMO sebelum perbaikan yaitu sebesar 221900 dengan tingkat sigma levelnya sebesar 2,26 sedangkan setelah perbaikan besarnya nilai DPMO menjadi 66400 dengan tingkat sigma level 3,00. Pengembangan model pelayanan perpustakaan yaitu dengan merancang sistem informasi perpustakaan dimana proses pelayanan dilakukan secara komputerisasi
Kata kunci : Pengembangan model, Work sampling, Six sigma
PENDAHULUAN
Perpustakaan merupakan salah satu fasilitas atau tempat yang menyediakan berbagai sumber
informasi dalam bentuk buku-buku referensi, majalah , surat kabar dan media lainnya. Perpustakaan
merupakan suatu yang sangat vital dalam sebuah program pendidikan, pengajaran dan penelitian bagi
setiap lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan. Suatu bagian integral dalam sebuah lembaga
pendidikan yang menunjang proses belajar secara aktif dan positif yang mampu meningkatkan minat
baca. Selain itu perpustakaan juga dapat membangun kemandiran mahasiswa serta merangsang pola pikir
untuk mencari, menemukan, mengolah, dan menyimpulkan dari sumber informasi yang tersedia.
ISSN 2087-6920
JURNAL TEKNOLOGI &
Salah satu fasilitas pendukung proses belajar mengajar yang dimiliki jurusan Teknik Industri S-1
ITN Malang adalah perpustakaan jurusan. Namun selama ini pengelolaan perpustakaan jurusan masih
belum berjalan secara maksimal, oleh karena itu dibutuhkan pengembangan model pelayanan yang ada
diperpustakaan jurusan Teknik Industri.
Tujuan penelitian yang ingin dicapai oleh peneliti adalah sebagai berikut :
1. Menghitung waktu normal, waktu baku dan output standart petugas perpustakaan.
2. Menghitung DPMO dan tingkat Sigma Level pelayanan diperpustakaan.
3. Merancang sistem informasi perpustakaan.
METODOLOGI PENELITIAN
Langkah-langkah yang dilakukan peneliti dalam Pengembangan model pelayanan dan perancangan
sistem informasi perpustakaan jurusan Teknik Industri ITN malang adalah sebagai berikut:
• Studi Pendahuluan
Studi pendahuluan dilakukan untuk melihat kondisi perpustakaan jurusan Teknik Industri ITN
Malang dan permasalahan apa yang terjadi, sehingga dapat ditentukan metode apa yang dapat
diterapkan untuk penyelesaian masalahnya.
• Studi Literatur
Mempelajari teori dan ilmu pengetahuan dan informasi dari beberapa referensi yang relevan dan
berhubungan dengan permasalahan yang terjadi. Tujuannya adalah memperluas serta memperdalam
wawasan dan pengetahuan peneliti mengenai teori – teori yang berhubungan dengan masalah.
• Identifikasi dan Perumusan Masalah
Identifikasi masalah dilakukan untuk mengenali dan mempelajari masalah – masalah yang ada di
perpustakaan Jurusan Teknik Industri ITN. Identifikasi ini dilakukan dengan melakukan pengamatan
secara langsung berbagai aktivitas yang terjadi di perpustakaan jurusan Teknik Industri ITN Malang
• Tujuan Penelitian
Penentuan tujuan penelitian sangat penting karena digunakan untuk menentukan kemana arah
pengerjaan penelitian yang akan diselesaikan dan juga untuk dasar pengambilan data untuk
pengolahan lebih lanjut.
• Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a.Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian lapangan adalah metode pengumpulan data yang didapat dengan cara pengamatan secara
langsung di lapangan. Metode ini melalui 3 cara pendekatan antara lain :
1. Wawancara
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung
dengan pihak-pihak yang bersangkutan. Metode ini dilakukan untuk identifikasi permasalahan
2. Observasi
Merupakan teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap keadaan
yang sebenarnya terjadi di perpustakaan jurusan Teknik Industri yang berhubungan dengan
permasalahan yang sedang diteliti yakni mengenai pelayanan di perpustakaan.
3. Dokumentasi
Merupakan teknik pengumpulan data yang berupa arsip – arsip atau catatan – catatan yang telah ada di
perpustakaan seperti data buku, data anggota, dan lain-lain.
• Metode pengolahan data
Dalam kegiatan pelaksanaan penelitian ada langkah-langkah sistematis yang harus dilakukan
dalam pengolahan dan penganalisaan data yaitu sebagai berikut :
1.Pengumpulan data pengamatan aktivitas petugas perpustakaan.
2.Dilanjutkan dengan perhitungan tes kecukupan data.
3.Perhitungan waktu normal, waktu baku dan output standart.
4.Perhitungan nilai DPMO kegiatan pelayanan di perpustakaan.
5.Dengan indikator nilai DPMO tersebut maka akan dihitung Sigma level.
6.Menganalisa hasil perhitungan data-data untuk diambil penyebab masalah.
7.Menganalisa masalah dengan menggunakan six sigma tools yaitu : diagram pareto dan diagram
sebab akibat
8.Perbaikan sistem yang dianggap menghasilkan output dengan tingkat kegagalan terbanyak.
9.Simulasi perhitungan DPMO dan Sigma Level sebelum dan sesudah perbaikan.
10. Dari simulasi juga di lakukan test kecukupan data.
11. Selanjutnya dilakukan perhitungan waktu normal, waktu baku, dan output standart setelah
perbaikan.
12. Kesimpulan merupakan masukan dari hasil analisa dan pengolahan data serta perhitungan
work sampling dan DPMO serta sigma level untuk diberikan kepada pihak pengelola
perpustakaan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Data sebelum perbaikan
Daftar kegagalan dalam pelayanan perpustakaan secara berurutan dari frekuensi kejadian yang
paling tinggi sampai terendah serta besar frekuensi kumulatif dan persentase kejadian secara
kumulatifnya dapat dilihat pada tabel 1 berikut ini :
Tabel 1. Data Diagram Pareto
[68]
Dari tabel 1 tersebut maka disusunlah diagram pareto untuk kegagalan dalam pelayanan
perpustakaan, seperti tampak pada gambar 1 berikut ini :
Gambar 1. Diagram Pareto Kegagalan Pelayanan Perpustakaan
b) Perbandingan nilai DPMO dan Sigma Level Sebelum dan Setelah Perbaikan
Setelah diperoleh hasil perhitungan nilai DPMO dan Sigma Level sebelum dan sesudah
perbaikan, perbandingan nilai DPMO dan Sigma Level seperti pada tabel 2 berikut ini :
Tabel 2. Perbandingan Nilai DPMO dan Sigma Level
c)
Perbandingan Waktu Normal (Wn), Waktu Baku (Wb), dan Output Standart (Os) sebelum dan
sesudah perbaikan.
Setelah diperoleh hasil perhitungan Waktu normal (Wn), Waktu baku (Wb), dan Output standart
(Os) sebelum dan sesudah perbaikan, maka dibuatlah perbandingan antara besar waktu normal, waktu
baku dan output standart sebelum dan sesudah perbaikan seperti yang terdapat pada tabel 3 berikut ini :
Tabel 3. Perbandingan waktu normal (Wn), waktu baku (Wb), output standart (Os)
Sebelum Perbaikan Sesudah
Wn 12,66 Menit/pengunjung 4,362 Menit/pengunjung
Wb 14,04 Menit/pengunjung 4,842 Menit/pengunjung
[69]
KESIMPULANBerdasarkan penelitian dan pengolahan data pada pengembangan model pelayanan perpustakaan
yang telah dilakukan sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut ini :
1. Dengan mengetahui waktu normal, waktu baku dan waktu standart dapat mengetahui kinerja petugas
perpustakaan sebelum dan seudah perbaikan yaitu besarnya masing-masing adalah sebagai berikut:
a. Hasil perhitungan waktu normal (Wn) sebelum perbaikan adalah 12,66 menit/pengunjung,
waktu baku (Wb) sebesar 14,04 menit/pengunjung dan output standartnya (Os) mampu
melayani 4 orang pengunjung/jam.
b. Hasil perhitungan waktu normal (Wn) sesudah perbaikan adalah 4,362 menit/pengunjung,
waktu baku (Wb) sebesar 4,842 menit/pengunjung dan output standartnya (Os) mampu
melayani 12 pengunjung perpustakaan perjam nya.
2. Berdasarka perhitungan dan analisa yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa tingkat
kegagalan yang terjadi pada pelayanan perpustakaan adalah sebagai berikut :
a. Hasil perhitungan DPMO dan Sigma Level sebelum perbaikan adalah sebesar 221900 dengan
tingkat sigma level 2,26.
b. Hasil perhitungan DPMO dan Sigma Level sesudah perbaikan adalah sebesar 66400 dengan
tingkat sigma level 3,00.
3. Berdasarkan hasil analisa dari six sigma tools yang menunjukkan penyebab kegagalan tertinggi
dikarenakan metode yang masih manual. Oleh karena itu lah pengembangan model pelayanan
perpustakaan yang ditawarkan untuk meningkatkan kecepatan pelayanan perpustakaan adalah dengan
perancangan system informasi perpustakaan. Dimana semua layanan dilakukan secara komputerisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi, 2006. Prosedur Penelitian SuatuPendekatan Praktik, Jakarta : PT. RINEKA CIPTA.
Darmono, 2001. Pendekatan AspekManajemen dan Tata Kerja Perpustakaan. Jakarta : Grasindo.
Deriyanto, Agus, 2007 Tugas Akhir Penerapan Metode DMAIC Pada Six Sigma Untuk Meningkatkan
Kualitas Produk Di PT. Karteco Rahayu Porong-Sidoarjo. Malang : Jurusan Teknik Industri ITN Malng
Gaspersz, Vincent, 2008. Lean Six Sigma. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama
Hutabarat , Julianus, 2007. Bahan Ajar Analisa Perancangan Kerja. Malang : Jurusan Teknik Industri ITN
Malang
Mcleod, Jr.Raymond dan George Schell, 2004 .Sistem Informasi Manajemen, Edisi Bahasa Indonesi, Jakarta
: PT.Indeks.
Saaty, T. L, 1998, Decision Making For Leader; The Analytical Hierarch Process For Decision In A
Complex Word, Publising, USA.
Sugiyono, 2008. Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung : ALFABETA
Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin, 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan, Yogyakarta : KANISIUS
