GARIS PANDUAN PENGURUSAN PORTAL RASMI IAB AK-12

(1)

ARAHAN KERJA

Keluaran: 1 Pindaan: 1 Muka surat: 1/13 Tarikh dikeluarkan: 31.01.2019 Pindaan terakhir: 22.04.2020

Tarikh berkuat kuasa: 30.04.2020

GARIS PANDUAN PENGURUSAN

PORTAL RASMI IAB

AK-12

DOKUMEN DISEDIAKAN OLEH: DILULUSKAN OLEH:

Nama: Puan Wan Fadzlina binti Wan Mohd Azmi

Jawatan: Pegawai Teknologi Maklumat

Nama: Dr. Hj Abd Razak bin Manaf Jawatan: Timbalan Pengarah Kanan (Khidmat Profesional)

Tandatangan:

PINDAAN DISEMAK OLEH:

Nama: Paridon bin Haji Sahid

Jawatan: Ketua Jabatan e-Pembelajaran (Menjalankan tugas Ketua Pusat Pembangunan dan Pengurusan Teknologi

Tandatangan:

NO. DOKUMEN TERKAWAL DIKELUARKAN KEPADA

(2)

ARAHAN KERJA INSTITUT AMINUDDIN BAKI ISO 9001:2015 NO.DOKUMEN:AK-12 TARIKH: 05.05.2020 KELUARAN:1 PINDAAN: 1 MUKA SURAT: 2/15

1.0 PORTAL RASMI IAB

Portal Rasmi IAB menjadi saluran utama IAB dalam menyampaikan maklumat dan perkhidmatan kepada pelanggannya. Tadbir urus yang baik memainkan peranan penting dalam meningkatkan keberkesanan dan kecekapan Portal Rasmi IAB. Sehubungan dengan itu, Tadbir Urus Portal Rasmi IAB telah ditubuhkan seperti di Perkara 2.1 Tadbir

Urus Portal/Portal Rasmi IAB. Tadbir Urus Portal Rasmi IAB terdiri daripada dua

Jawatankuasa iaitu Jawatankuasa Kerja Pengurusan Portal dan Jawatankuasa Teknikal Portal yang melaporkan kepada Mesyuarat Pengurusan IAB.

1.1 Jawatankuasa Kerja Pengurusan Portal Rasmi IAB telah ditubuhkan dan diketuai oleh Timbalan Pengarah (Khidmat Profesional). Skop tugasan jawatankuasa, senarai ahli jawatankuasa dan kekerapan mesyuarat adalah seperti di Perkara 2.2

Jawatankuasa Kerja Pengurusan Portal IAB. Ahli jawatankuasa ini terdiri

daripada pengurus kandungan.

1.2 Ahli Jawatankuasa Teknikal yang terdiri daripada Pensyarah Kanan, Pegawai Teknologi Maklumat dan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat telah ditubuhkan dan diketuai oleh Ketua Pusat Pengurusan Teknologi. Jawatankuasa ini akan menyokong pengurus kandungan portal/Portal Rasmi IAB. Skop tugasan jawatankuasa, senarai ahli jawatankuasa dan kekerapan mesyuarat adalah seperti di Perkara 2.3 Jawatankuasa Teknikal Portal Rasmi IAB.

(3)

2.0 TADBIR URUS PORTAL IAB

1.1 Struktur Tadbir Urus Portal Rasmi IAB

Rajah 1: Struktur Tadbir Urus Portal Rasmi IAB

1.2 Jawatankuasa Kerja Pengurusan Portal Rasmi IAB

Jawatankuasa ini bertanggungjawab dalam memastikan pengurusan Portal Rasmi IAB dibuat mengikut dasar yang ditetapkan. Jawatankuasa dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah (Khidmat Profesional) manakala ahli-ahlinya terdiri daripada wakil-wakil IAB Cawangan, pusat dan Pejabat Pendaftar:

1.2.1 Skop Tugasan:

1. Memastikan matlamat dan peranan Portal Rasmi IAB menyokong Pelan Induk Kecemerlangan IAB dan perkhidmatan yang ditawarkan.

2. Merangka strategi penyampaian maklumat dan perkhidmatan kepada pengguna melalui Portal Rasmi IAB.

(4)

3. Mengenal pasti pengukuran prestasi dan penetapan piawaian. 4. Memastikan kandungan Portal Rasmi IAB terkini dan sahih

dengan mewujudkan pasukan pengurusan kandungan yang berkesan.

5. Memastikan keseragaman dalam penyampaian maklumat di Portal Rasmi IAB.

6. Memantau pencapaian sasaran prestasi Portal Rasmi IAB dan melaporkan kepada Mesyuarat Pengurusan IAB.

1.2.2 Ahli Jawatankuasa:

Pengerusi : Timbalan Pengarah (Khidmat Profesional) Ahli-ahli :

1. Dua orang wakil daripada setiap pusat dan pejabat pendaftar

2. Dua orang wakil daripada setiap cawangan IAB 3. Pasukan Semakan Bahasa Melayu dan Terjemahan

Bahasa Inggeris:

a. Ketua Jabatan Bahasa dan Komunikasi b. Editor Bahasa Melayu

c. Munsyi Dewan

d. Editor Bahasa Inggeris

4. Pasukan Pengurus Kandungan Laman Web khusus 5. Unit Perhubungan dan Media

Urus setia :

1. Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

2. Pembantu Tadbir dari Pusat Pengurusan Teknologi

1.2.3 Kekerapan Mesyuarat:

Sekurang-kurangnya dua kali setahun mengikut keperluan.

1.3 Jawatankuasa Teknikal Portal Rasmi IAB

Jawatankuasa bertanggungjawab memberikan bantuan teknikal bagi pengurusan Portal Rasmi IAB. Jawatankuasa dipengerusikan oleh Ketua Pusat Pengurusan

(5)

Teknologi dan ahli-ahlinya terdiri daripada pegawai teknikal di Pusat Pengurusan Teknologi.

1. Mengesyorkan konsep reka bentuk dan susun atur Portal Rasmi IAB kepada pihak pengurusan IAB.

2. Membuat perancangan perolehan perkakasan dan perisian bagi membangun dan mengoperasi Portal Rasmi IAB kepada Mesyuarat Pengurusan IAB.

3. Memastikan Portal Rasmi IAB dibangunkan dan disenggarakan dengan mewujudkan pasukan pembangunan dan penyenggaraan yang berkesan.

4. Memastikan kapasiti perkakasan dan perisian yang mencukupi untuk menampung operasi Portal Rasmi IAB

5. Memastikan Portal Rasmi IAB memenuhi tahap keselamatan yang ditetapkan bagi mengelakkan berlakunya pencerobohan Portal Rasmi IAB.

6. Memantau prestasi Portal Rasmi IAB.

7. Mengkaji dan membuat syor untuk mewujudkan ciri-ciri baharu dalam Portal Rasmi IAB.

1.3.2 Ahli Jawatankuasa:

Pengerusi : Ketua Pusat, Pusat Pengurusan Teknologi Ahli-Ahli :

1. Semua Ketua Jabatan dalam Pusat Pengurusan Teknologi

2. Pensyarah Kanan Pusat Pengurusan Teknologi 3. Pegawai Teknologi Maklumat

(6)

Urus setia :

1. Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

2. Pembantu Tadbir dari Pusat Pengurusan Teknologi

1.3.3 Kekerapan Mesyuarat:

Sekurang-kurangnya dua kali setahun mengikut keperluan.

1.4 Pasukan Pengurus Kandungan Portal Rasmi IAB

Pengurusan kandungan Portal Rasmi IAB melibatkan aktiviti pengumpulan dan paparan kandungan dalam Portal Rasmi IAB bagi memastikan kandungannya terkini, tepat dan sahih. Aktiviti pengumpulan dan paparan kandungan meliputi penulisan, semakan teks penulisan, semakan penyuntingan, kelulusan pihak pengurusan IAB dan penerbitan di Portal Rasmi IAB. Pengurus Kandungan adalah dilantik dari setiap Pusat, Cawangan IAB dan Laman Web khusus IAB.

1. Menyediakan kandungan Portal Rasmi IAB.

2. Mengemas kini maklumat dan kandungan baharu Portal Rasmi IAB. 3. Menyediakan khidmat maklum balas kepada pertanyaan pengguna

melalui Portal Rasmi IAB.

4. Mempromosi Portal Rasmi IAB dengan memberikan tumpuan kepada perkhidmatan utama yang ditawarkan.

1.4.2 Ahli Pasukan:

Ahli Jawatankuasa Kerja Pengurusan Portal Rasmi IAB

1.5 Pasukan Pembangunan dan Penyelenggaraan Portal Rasmi IAB

Pembangunan dan penyelenggaraan Portal Rasmi IAB merupakan tindakan untuk memastikan Portal Rasmi IAB dibangunkan dan berfungsi dalam keadaan

(7)

baik. Tindakan penambahbaikan secara berterusan dilaksanakan dengan menambah ciri-ciri baru mengikut keperluan dan persekitaran semasa IAB.

1. Mengenal pasti kaedah pembangunan Portal Rasmi IAB.

2. Mereka bentuk dan membangunkan Portal Rasmi IAB meliputi susun atur, grafik dan lain-lain.

3. Mengenal pasti dan menyusun isi kandungan.

4. Memastikan lokasi perkhidmatan dan maklumat yang ditawarkan diletakkan dalam bentuk pelokasi sumber seragam (URL) bagi memudahkan diakses dari Portal myGovernment.

5. Menyediakan kemudahan RSS bagi maklumat terkini bagi membolehkan pengumpulan kandungan Portal myGovernment. 6. Menyemak dan memperbaiki pautan terputus.

7. Menambah baik susun atur, gambar, grafik dan cara penyampaian Portal Rasmi IAB.

8. Mengurus pangkalan data Portal Rasmi IAB.

9. Mengurus dan memantau keselamatan Portal Rasmi IAB.

10. Menyediakan khidmat bantuan teknikal kepada pengguna yang menghadapi masalah semasa menggunakan modul aplikasi yang berkaitan dengan pengurusan Portal Rasmi IAB.

1.5.2 Ahli Pasukan:

(8)

3.0 GARIS PANDUAN PENGEMASKINIAN KANDUNGAN PORTAL RASMI IAB

3.1 Tanggungjawab Pengurus Kandungan :

3.1.1 Menyediakan kandungan Portal Rasmi IAB. Mengemas kini maklumat dan kandungan Portal Rasmi IAB.

3.1.2 Menyediakan khidmat maklum balas kepada pertanyaan pengguna melalui Portal Rasmi IAB.

3.1.3 Mempromosi Portal Rasmi IAB dengan memberikan tumpuan kepada perkhidmatan utama yang ditawarkan.

3.2 Panduan Pengemaskinian Kandungan Portal Rasmi IAB :

Bil. Perkara

Tempoh

Mula Papar Paparan di Portal

(akan diarkibkan)

1 Berita, Aktiviti & Peristiwa Terkini 2 hari bekerja selepas aktiviti berlaku.

1 bulan selepas tarikh berita, aktiviti dan peristiwa

2 Pengumuman, Makluman & Hebahan (i) Pengumuman mengenai berita, aktiviti dan peristiwa yang akan dilaksanakan.

3 hari bekerja sebelum aktiviti berlaku.

3 hari bekerja selepas tarikh berita, aktiviti dan peristiwa dipaparkan.

(ii) Pengumuman-pengumuman yang berterusan

3 hari bekerja sebelum aktiviti bermula

6 bulan.

3 Keratan, Kenyataan dan Rencana Akhbar

(i) Keratan kenyataan dan rencana akhbar yang mengandungi maklumat relevan sepanjang masa (kempen, program kesedaran dan lain-lain)

3 hari bekerja selepas tarikh siaran akhbar

6 bulan.

(ii) Keratan, kenyataan dan rencana akhbar mengandungi maklumat umum (perasmian, lawatan dan lain-lain)

1 hari bekerja selepas tarikh akhbar

1 tahun

4 Poster / Banner

(i) Poster/banner yang memaparkan pencapaian dan pengiktirafan yang diterima oleh IAB

3 hari bekerja selepas pengiktirafan

(9)

(ii) Poster/banner yang memaparkan aktiviti atau peristiwa (Perayaan, kempen dan lain-lain) - Perayaan : seminggu sebelum hari perayaan - Aktiviti biasa : 3 hari sebelum - Kempen : 3 hari sebelum - Perayaan : 1 minggu selepas tarikh aktiviti dan peristiwa

- Aktiviti biasa :

3 hari selepas

- Kempen :

Minimum 3 bulan (iii) Poster/banner perlantikan

Pengurusan Tertinggi IAB

1 hari bekerja 10 hari bekerja 5 Tawaran Tender/Sebut Harga/Jawatan

Kosong

3 hari bekerja

sebelum tarikh tender

1 hari bekerja selepas tarikh tawaran tender, sebut harga dan jawatan kosong ditutup

6 Pernyataan maklumat korporat Pengarah IAB & Timbalan Pengarah IAB

1 hari bekerja 10 hari bekerja

(10)

3.3 Carta alir Proses Pengemaskinian Kandungan Portal/Portal Rasmi IAB berikut:

(11)

3.4 Pengemaskinian Kandungan Am Portal Rasmi IAB :

Borang Kemas kini Maklumat Portal Rasmi IAB diwujudkan untuk memantau dan memudahkan pengurusan maklumat am untuk dimuat naik ke Portal Rasmi IAB. Maklumat seperti pemberitahuan, sebut harga dan lain-lain haruslah diisi oleh pemohon dan diperaku oleh Ketua Jabatan/Pengarah Cawangan sebelum dipanjangkan kepada Pentadbir Web untuk tindakan selanjutnya. (Lampiran A)

(12)

4.0 GARIS PANDUAN PEMBANGUNAN DAN PENYELENGGARAAN PORTAL

RASMI IAB

4.1 Tanggungjawab Pasukan Pembangunan & Penyelenggaraan Portal Rasmi IAB:

4.1.1 Mengenal pasti kaedah pembangunan Portal Rasmi IAB. 4.1.2 Mereka bentuk dan membangunkan Portal Rasmi IAB. 4.1.3 Mengenal pasti dan menyusun isi kandungan.

4.1.4 Memastikan lokasi perkhidmatan dan maklumat yang ditawarkan diletakkan dalam bentuk pelokasi sumber seragam (URL) bagi memudahkan diakses dari Portal myGovernment.

4.1.5 Menyediakan kemudahan RSS bagi maklumat terkini bagi membolehkan pengumpulan kandungan Portal myGovernment. 4.1.6 Menambah baik susun atur, gambar, grafik dan cara

penyampaian Portal Rasmi IAB.

4.1.7 Mengurus pangkalan data Portal Rasmi IAB.

4.1.8 Mengurus dan memantau keselamatan Portal Rasmi IAB.

4.1.9 Menyediakan khidmat bantuan teknikal kepada pengguna yang menghadapi masalah semasa menggunakan modul aplikasi yang berkaitan dengan pengurusan Portal Rasmi IAB.

(13)

4.2 Carta alir Proses Pengemaskinian Kandungan Portal Rasmi IAB ini dipaparkan seperti Carta Alir berikut :

(14)

5.0 RUJUKAN

5.1 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 2015 – Pengurusan Portal Rasmi IAB Sektor Awam

5.2 Surat Pekeliling ICT Bil. 1 Tahun 2008 – Garis Panduan Mengenai Struktur Tadbir Urus Jawatankuasa Portal Rasmi IAB/Portal KPM