1
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Pada perusahaan yang bergerak di industri airlines, produk utama yang dijual kepada konsumen adalah: tempat, waktu dan tujuan perjalanan – yang disebut dengan istilah Official schedule – adalah schedule penerbangan yang dihasilkan oleh operations center system dan dalam satu waktu hanya boleh ada satu official schedule. Garuda Indonesia Airlines (GA) sebagai perusahaan airlines terkemuka di Indonesia dituntut oleh konsumen untuk selalu dapat memuaskan kebutuhan mereka terutama kaitannya dengan ketepatan waktu (on time performance), kenyamanan, keamanan, dan keselamatan penerbangan. Sehubungan dengan tuntutan tersebut, GA juga melakukan perbaikan dan peningkatan pada sistem informasi yang digunakan untuk menghasilkan official schedule. Dalam rangka mencapai efektifitas dan efisiensi pembuatan official schedule, GA melakukan integrasi proses internal supply chain pada lini operasional bisnisnya untuk menghasilkan produk akhir berupa official schedule. Kemudian official schedule yang dihasilkan pada akhirnya akan dipasarkan oleh fungsi marketing & sales dan diinformasikan kepada: aircrew (Captain, pilot, cabin crew), unit engineering maintenance aircraft, unit ground handling di setiap airport dan juga kantor perwakilan airlines yang ada di rute tujuan. Tujuan dari dilakukannya integrasi proses
internal supply chain yang ada di Garuda Indonesia Airlines (GA) adalah untuk meningkatkan dan memperbaiki kepuasan pelanggan internal (aircrew dan ground staff) dan pelanggan eksternal (pelanggan GA) secara konsisten. Di Garuda Indonesia Airlines (GA), konsep internal supply chain management untuk operations center system ini diberi nama Integrated Operation Control System (IOCS).
Gambar 1.1 IOCS yang di implementasikan di Garuda Indonesia
IOCS adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan semua kegiatan operasional (operations control system) dalam suatu sistem (Corporate Planning & Strategy Department Garuda, 2011). Garuda telah memilih modul aplikasi-aplikasi dari Lufthansa System yaitu Netline/Base, Netline/Sched, Netline/Ops, Netline/Crew, dan Crewlink untuk di integrasikan kedalam IOCS. Adapun penjelasan singkat mengenai aplikasi-aplikasi yang di integrasikan adalah sebagai berikut:
1. Netline/Ops, adalah suatu aplikasi IOCS yang berfungsi untuk mengelola rotasi pesawat;
2. Netline/Sched, adalah suatu aplikasi IOCS yang berfungsi untuk mengelola perencanaan penerbangan;
3. Crewlink, adalah suatu aplikasi berbasis web yang dapat di akses melalui alat atau device yang terhubung dengan internet, sebagai media untuk menyampaikan jadwal dinas dan perubahannya, serta data/informasi lain yang harus diketahui oleh Aircrew yang menggunakan database yang sama dengan Netline/Crew;
4. Netline/Crew, adalah suatu aplikasi IOCS yang berfungsi untuk mengelola jadwal terbang Aircrew.
Proses bisnis dari Integrated Operation Control System ini secara end-to-end terdiri dari proses bisnis yang dikelola oleh berbagai unit di Head Office (kantor pusat) dan oleh Station Manager di Branch Office (kantor cabang). Dimana garis besar proses bisnis tersebut dapat dibagi menjadi empat proses utama, yaitu:
1. Manage Schedule
Merupakan suatu rangkaian aktivitas pada periode perencanaan diatas 2 bulan sebelum operasional penerbangan, untuk memastikan tersedianya Fleet/Aircraft Assignment dan Pairing (Plan & Recovery) sesuai dengan dokumen Rencana Pokok Produksi Perusahaan, Aircraft Type, dan Long Term Aircraft Maintenance Schedule.
2. Manage Aircraft
Merupakan suatu rangkaian aktivitas pada periode perencanaan 2 bulan sebelum operasional penerbangan sampai dengan pelaksanaan penerbangan, untuk memastikan terlaksananya fungsi pengelolaan pesawat yang meliputi Tail Assignment, Aircraft Recovery, Aircraft Tracking, Aircraft Dispatch, dan Flight Watch. 3. Manage Crew
Merupakan suatu rangkaian aktivitas pada periode perencanaan 2 bulan sebelum operasional penerbangan sampai dengan pelaksanaan penerbangan, untuk memastikan terlaksananya fungsi pengelolaan crew yang meliputi Pairing recovery, crew rostering/assignment, crew recovery, crew tracking, dan crew dispatch – dengan efektif dan optimal sesuai ketentuan dan peraturan penerbangan.
4. Manage Master Data
Merupakan suatu rangkaian aktivitas perencanaan dan pengendalian keseluruhan data-data yang dibutuhkan dalam mendukung operasional IOCS agar berjalan optimal, baik data sebelum maupun sesudah operasional penerbangan.
IOCS Management Manage Schedule (Sesuai target perusahaan) Manage Aircraft (Aircraft Utilization) Manage Crew (Aircrew & CabinCrew) Manage Master Data (Peraturan, Standard, Safety, dsb) Gambar 1.2 Empat proses bisnis utama dalam pengelolaan IOCS
Pengguna dari Integrated Operation Control System (IOCS) di PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk, secara garis besar dibagi menjadi dua kategori jenis pengguna, sebagai berikut:
Kategori User Administrator
Adalah unit kerja yang mengelola User ID IOCS, mulai dari menerima permintaan untuk membuat / mengaktivasi & menon-aktifkan, menetapkan & mengubah wewenang masing-masing User, dan menginformasikan perubahan User ID tersebut kepada Key User. Unit yang memiliki otoritas ini saat ini pada divisi IT Strategy di Garuda.
Kategori Key User
Adalah beberapa unit kerja yang melakukan pengendalian mutu pada masing-masing proses kelolanya, yaitu JKTCNS (network management), JKTOGP (ground operation), JKTOFQ (flight operation), JKTCCP (crew management), JKTOSI (operation information), JKTQXO (IT operation), dan JKTMLP (aircraft management).
1.2 Rumusan
Masalah
Bagi sebuah industri penerbangan, apabila kinerja operasionalnya buruk maka informasi mengenai kualitas layanan dari perusahaan akan segera diketahui oleh banyak orang melalui media elektronik maupun berita, hal ini bisa berpotensi merugikan perusahaan dari segi pendapatan dan image di masyarakat sebagai penerbangan yang buruk atau dalam kasus ini adalah sering delay. Untuk airlines yang besar skala internasional, penggunakan sistem informasi terintegrasi untuk kegiatan operasional penerbangan adalah sudah umum terkait dengan banyaknya jumlah pesawat yang harus dikelola dan juga jumlah aircrew. Di Garuda Indonesia, perusahaan melakukannya dengan mengadopsi konsep dari Lufthansa System yaitu Integrated Operation Control Center (IOCC) dan sistem informasinya disebut dengan Integrated Operation Control System (IOCS).
Studi kasus ini membahas mengenai permasalahan yang terjadi semenjak Integrated Operational Control System di implementasikan. Yaitu adanya keluhan dari pengguna sistem utama (direktorat operasi yang terdiri atas beberapa unit lagi didalamnya) kepada pihak manajemen (jajaran direksi) mengenai kinerja sistem IOCS. Terbiasa dengan melakukan pekerjaan secara manual, para pengguna sistem yang sudah senior di perusahaan merasakan kinerja sistem IOCS di Garuda kurang optimal dan tidak mampu menjawab tantangan perusahaan kedepan yaitu dengan adanya penambahan pesawat dan penambahan jumlah aircrew. Reliability dari sistem IOCS juga dipertanyakan oleh pengguna sistem
karena pada waktu awal pasca implementasi IOCS sempat terjadi dugaan system error yang menyebabkan kekacauan dimana operasional penerbangan perusahaan menjadi terganggu dan kerugian untuk perusahaan dari sisi materiil dan immateriil.
Sehingga dari issue yang dijelaskan diatas, pada studi kasus ini diperlukan suatu pengukuran terhadap kinerja sistem IOCS yang sedang berjalan agar dapat meningkatkan kinerja bisnis perusahaan karena IOCS memiliki potensi untuk memberikan keuntungan-keuntungan seperti on time performance, employee productivity, fleet utilization dan efisiensi dari kegiatan operasional. Dari uraian yang ada, dapat disimpulkan beberapa permasalahan yang ada sebagai berikut:
1. Faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi kinerja IOCS dari sudut pandang pengguna internal?
2. Indikator apa saja yang dapat digunakan untuk mengetahui kinerja IOCS dari sudut pandang pengguna internal?
3. Sejauh mana kinerja IOCS yang ada di perusahaan?
1.3 Tujuan
dan Manfaat
Tujuan dari studi kasus yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Mencari faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja IOCS dari sudut pandang pengguna internal.
2. Mencari indikator apa saja yang dapat digunakan untuk mengetahui kinerja IOCS dari sudut pandang pengguna internal.
Adapun manfaat dari suatu studi kasus adalah bersifat objektif atau lebih banyak manfaatnya kepada objek studi kasus yang diteliti. Adapun manfaat dalam studi kasus ini adalah sebagai berikut:
Manfaat bagi dunia akademis :
1. Dapat menjadi suatu contoh studi kasus mengenai pengukuran kinerja sistem informasi untuk keperluan operations center bagi industri penerbangan.
Manfaat bagi perusahaan :
1. Studi kasus dapat memberikan rekomendasi yang relevan dan membangun sesuai dengan hasil analisis yang dilakukan untuk menjawab rumusan permasalahan yang dibahas sehingga perusahaan dapat meningkatkan kinerja bisnis.
2. Memberikan suatu cara atau metode yang dapat dilakukan berulang untuk melakukan evaluasi terhadap sistem informasi lainnya di perusahaan.
3. Memberikan implikasi managerial kepada perusahaan berupa informasi untuk melengkapi pengambilan keputusan terhadap sistem informasi yang dievaluasi (yaitu Integrated Operation Control System atau IOCS).
1.4 Ruang Lingkup
Pembahasan pada studi kasus ini adalah terbatas pada area sebagai berikut: 1. Ruang lingkup dari studi kasus adalah sistem informasi untuk
hulu ke hilir pada PT Garuda Indonesia Tbk, yang diberi nama Integrated Operation Control System (IOCS).
2. Evaluasi terhadap kinerja sistem IOCS adalah berdasarkan sudut pandang pengguna internal di perusahaan dan dilakukan pada PT Garuda Indonesia Tbk yang merupakan flag carrier airlines di Indonesia yang melayani rute penerbangan domestik dan internasional.
3. Evaluasi yang dilakukan adalah evaluasi bersifat intangible dan bergantung sepenuhnya pada data hasil kuesioner yang didapatkan peneliti.
