4.2 Modul SPIP Penyelenggaraan Komunikasi Yang Efektif

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN. PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SPIP SUB UNSUR KOMUNIKASI YANG EFEKTIF (4.2). NOMOR : PER-1326/K/LB/2009 TANGGAL : 7 DESEMBER 2009.



KATA PENGANTAR. Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan Keuangan. dan. Pembangunan. (BPKP),. sesuai. dengan. pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem. pengendalian. intern,. yang. menjadi. tanggung. jawab. menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing. Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan tanggung jawab BPKP tersebut meliputi: 1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP; 2. sosialisasi SPIP; 3. pendidikan dan pelatihan SPIP; 4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan 5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah. Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu: 1. lingkungan pengendalian; 2. penilaian risiko; 3. kegiatan pengendalian; 4. informasi dan komunikasi; dan 5. pemantauan pengendalian intern. 4.2 Komunikasi yang Efektif. i.

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan acuan. langkah-langkah. yang. perlu. dilaksanakan. dalam. penyelenggaraan sub unsur SPIP. Pedoman. Teknis. Penyelenggaraan. SPIP. sub. unsur. Komunikasi yang Efektif pada unsur Informasi dan Komunikasi merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam menyelenggarakan subunsur tersebut, dan hendaknya. disesuaikan. dengan. karakteristik. masing-masing. instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut. Pedoman ini masih memerlukan penyempurnaan. Oleh karena itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.. Jakarta, Desember 2009 Plt. Kepala,. Kuswono Soeseno NIP 19500910 197511 1 001. 4.2 Komunikasi yang Efektif. ii.

DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR .................................................................. i. DAFTAR ISI ................................................................................ iii. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang .......................................................... 1. B. Sistematika Pedoman ................................................ 3. BAB II GAMBARAN UMUM A. Pengertian ................................................................ 4. B. Tujuan dan Manfaat .................................................. 8. C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 10 D. Parameter Penerapan ............................................... 11. BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN A. Tahap Persiapan ...................................................... 20 B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 31 C. Tahap Pelaporan ....................................................... 55. BAB IVPENUTUP. 4.2 Komunikasi yang Efektif. iii.

4.2 Komunikasi yang Efektif. iv.

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Salah satu sub unsur dalam informasi dan komunikasi pada sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP) adalah komunikasi (pasal 41 dan 42 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008). Komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu, baik secara langsung maupun tidak langsung, untuk mendapatkan umpan balik. Dalam daftar uji SPIP, pimpinan instansi pemerintah harus memastikan terjalinnya komunikasi internal dan eksternal yang efektif. Komunikasi intern adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi instansi pemerintah, yakni komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi dari bawahan kepada atasan, dan komunikasi antar pegawai. Komunikasi ekstern adalah komunikasi yang terjadi antara para pihak di dalam instansi pemerintah dengan pihak di luar instansi pemerintah (ekstern). Hal ini mencakup komunikasi dengan. masyarakat. dan. stakeholders. (para. pemangku. kepentingan) lainnya, yang dapat memberikan masukan terhadap kualitas pelayanan dan pengendalian intern instansi tersebut. Komunikasi internal dan eksternal yang efektif harus terjadi baik secara vertikal maupun horizontal melalui komunikasi dua arah serta lintas unit/instansi. Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan terjalinnya komunikasi internal dan eksternal yang efektif, terutama yang memberikan dampak signifikan terhadap program, proyek, operasi, dan kegiatan lainnya, termasuk penganggaran dan pendanaannya. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 1.

Untuk pimpinan. menyelenggarakan instansi. pemerintah. komunikasi harus. yang. menyediakan. efektif, dan. memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, dalam mengomunikasikan informasi penting kepada pimpinan, pegawai, dan pihak lainnya,. serta mengelola, mengembangkan, dan. memperbarui sistem informasi secara terus menerus untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan informasi. Dalam. rangka. menjelaskan. lebih. lanjut. mengenai. komunikasi yang efektif, diperlukan pedoman penyelenggaraan komunikasi yang efektif, yang memberikan panduan kepada instansi pemerintah dalam rangka memahami dan melakukan komunikasi yang efektif dalam instansi pemerintah. Pedoman ini merupakan penjabaran lebih lanjut dari pedoman teknis umum penyelenggaraan SPIP. Pedoman teknis tentang komunikasi yang efektif, disusun dengan tujuan agar tersedia acuan bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam mengembangkan sistem pengendalian intern sub unsur komunikasi. B. Sistematika Pedoman Sistematika penyajian pedoman ini adalah sebagai berikut: Bab I. Pendahuluan Bab ini menjelaskan latar belakang perlunya pedoman teknis. komunikasi. yang. efektif. serta. sistematika. penyajian pedoman komunikasi ini. Bab II. Gambaran Umum Bab ini membahas secara garis besar konsep dasar komunikasi yang efektif, terdiri dari definisi komunikasi, perlunya komunikasi yang efektif, keterkaitan dengan peraturan perundang-undangan lainnya, dan parameter penerapan komunikasi yang efektif.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 2.

Bab III Langkah-Langkah Penerapan Bab. ini. komunikasi. menguraikan yang. langkah-langkah. efektif,. meliputi. penerapan persiapan,. pelaksanaan, dan pelaporan. Bab IV Penutup Bab ini merupakan penutup yang berisi hal-hal penting yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas penggunaan pedoman ini.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 3.

4.2 Komunikasi yang Efektif. 4.

BAB II GAMBARAN UMUM A. Pengertian Komunikasi yang diterjemahkan dari kata communication, berasal dari bahasa latin communis yang berarti common (biasa atau umum). Komunikator (pihak yang menyampaikan informasi) berusaha menciptakan suatu commonness (kondisi umum atau biasa) dengan si komunikan (penerima informasi). Dengan demikian, communication can be defined as the transmission of information and understanding through the use of common symbols. (Komunikasi dapat didefinisikan sebagai transmisi informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol biasa atau umum). Simbol-simbol tersebut dapat dalam bentuk verbal (lisan) dan nonverbal (tulisan, gerak tubuh, simbol lain). Secara sederhana, komunikasi adalah pentransferan dan pemahaman makna. Pentransferan makna memiliki pengertian penyampaian makna dari seseorang kepada orang lain. Makna yang diterima dari pentransferan tanpa pemahaman atau pengertian yang sama akan menjadi sia-sia. Oleh karena itu, pemahaman atas makna menjadi penting dalam komunikasi. Peraturan. Pemerintah. Nomor. 60. Tahun. 2008. mendefinisikan komunikasi sebagai sebuah proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu, baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan umpan balik. Efektivitas dari komunikasi terlihat dari umpan balik yang ditunjukkan oleh pihak yang menerima pesan. Umpan balik itu akan menunjukkan apakah telah terjadi kesamaan pemahaman atas makna pesan yang disampaikan.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 5.

Proses komunikator. komunikasi dengan. merupakan komunikan. tahap-tahap tahap tahap yang. antara. menghasilkan. pentransferan dan pemahaman makna. Menurut Stephen P. Robbins, proses komunikasi meliputi tujuh bagian, yaitu yaitu: 1. sumber umber komunikasi (komunikator); (komunikator) 2. pengkodean (encoding encoding); 3. pesan; 4. saluran; 5. pendekodean (decoding decoding); 6. penerima enerima (komunikan); (komunikan) 7. umpan balik (feedback) feedback). Ketujuh bagian dari suatu proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut:. Sumber komunikasi atau biasanya disebut komunikator komunikator, mengawali proses komunikasi dengan pesan yang dikemas dengan pengkodean tertentu berupa simbol-simbol. simbol simbol. Pesan adalah informasi yang dikomunikasikan. Pesan tersebut dapat disampaikan secara lisan (oral), yaitu kita berbicara, bicara, melalui 4.2 Komunikasi yang Efektif. 6.

tulisan, lukisan, gerakan isyarat, gerakan tangan atau lengan, ungkapan pada wajah atau simbol lain, yang semuanya disampaikan. dengan. kemasan. pendekodean. tertentu.. Pendekodean dimaksud sangat dipengaruhi oleh beberapa hal, yaitu: keterampilan, sikap, pengetahuan, dan sistem sosial budaya.. Pengemasan. suatu. pesan. melalui. pengkodean. memberikan kontribusi yang berarti atas keberhasilan suatu komunikasi. Penyampaian pesan melalui sikap yang tidak menyenangkan, misalnya dengan emosi yang meluap-luap dapat memungkinkan. penerima. pesan akan. salah. mengartikan.. Demikian pula, seorang komunikator yang menyampaikan pesan dengan menggunakan istilah yang tidak lazim dipahami oleh penerima pesan dapat memengaruhi penyampaian pesan tersebut. Selanjutnya, pesan disampaikan melalui berbagai saluran yang disebut media penyaluran pesan. Penyaluran pesan biasanya dibagi ke dalam dua bentuk, yaitu: saluran formal dan saluran informal. Saluran formal adalah media penyampaian yang dilakukan melalui jaringan otoritas di dalam organisasi. Pimpinan yang menginginkan pegawai di bawahnya untuk melakukan. beberapa. tugas,. biasanya. mengomunikasikan. permintaan tersebut melalui suatu jaringan kerja formal. Selain itu, jaringan kerja formal juga mencakup proses komunikasi sebagai akuntabilitas dari bawahan kepada atasan yang lebih tinggi. Saluran informal adalah saluran yang tidak resmi tempat berlalunya. informasi. dalam. suatu. organisasi.. Jaringan. komunikasi informal tidak dikendalikan oleh manajemen. Saluran pesan pribadi atau sosial biasanya menggunakan saluran informal dalam organisasi. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 7.

Sebelum pesan diterima, komunikan harus menerjemahkan simbol-simbol yang diterima ke dalam suatu ragam yang dapat dipahami oleh. komunikan. Inilah yang disebut sebagai. pendekodean pesan. Sebagaimana pada tahap pengkodean, pendekodean. pun. dipengaruhi. oleh. keterampilan,. sikap,. pengetahuan, dan sistem sosial budaya, Tahapan terakhir dari proses komunikasi adalah umpan balik. Tahap ini merupakan pengecekan atas keberhasilan pentransferan. pesan. dimaksud.. Tahap. ini. penting. untuk. mengetahui apakah komunikasi yang dilakukan sudah efektif atau belum, terlebih lagi dalam suatu organisasi. Tahapan ini sangat penting dalam kegiatan organisasi. Sebagai contoh, pada instansi pemerintah, peran monitoring dan reviu pelaksanaan tugas oleh atasan merupakan salah satu media umpan balik atas keberhasilan komunikasi yang dibuat saat atasan melakukan pengarahan. Komunikasi yang efektif seharusnya terjadi di segala arah, mengalir dari atas ke bawah, dari bawah ke atas dan lintas unit organisasi, serta mencakup seluruh komponen dan struktur organisasi. Salah satu saluran komunikasi yang paling kritis, adalah komunikasi antara atasan dan bawahan. Komunikasi. dalam. pengendalian. intern. terdiri. dari. komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Komunikasi intern adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi instansi pemerintah, yaitu antar pegawai (komunikasi horizontal), maupun antara atasan dengan pegawai (komunikasi vertikal). Komunikasi vertikal terjadi saat pimpinan memberikan arahan kepada bawahan agar dapat melaksanakan tugas dengan baik dan saat bawahan. menyampaikan. 4.2 Komunikasi yang Efektif. laporan. pelaksanaan. tugas. 8.

Komunikasi horizontal berlangsung tidak lebih formal daripada komunikasi vertikal. Namun demikian, guna meningkatkan efektivitas komunikasi, pada komunikasi vertikal juga harus disediakan saluran komunikasi yang tak formal. Komunikasi ekstern adalah komunikasi yang terjadi antara para pihak di dalam instansi pemerintah dengan pihak ekstern. Hal ini mencakup komunikasi dengan masyarakat dan instansi pemerintah. lainnya,. serta. kelompok. lainnya. yang. dapat. memberikan masukan terhadap kualitas pengendalian intern instansi tersebut. Dengan demikian, komunikasi eksternal harus dibangun dalam dua arah, bukan hanya berisikan mekanisme bagaimana instansi pemerintah menyampaikan informasi kepada pihak ketiga, tetapi juga menyangkut bagaimana mekanisme penyampaian umpan balik dari pihak ketiga seperti dengan instansi pemerintah lainnya. B. Tujuan dan Manfaat Komunikasi bertujuan untuk menyampaikan pesan untuk mendapatkan umpan balik, sehingga komunikasi yang dilakukan efektif. Komunikasi intern bertujuan untuk menciptakan dan mempertahankan sistem pengendalian yang konstruktif dan lingkungan kerja yang kondusif. Komunikasi yang baik memungkinkan seluruh pimpinan dan pegawai di instansi pemerintah dapat melaksanakan tugastugas mereka dengan baik serta aspek pengendalian penting yang terkait dapat berjalan secara memadai. Informasi harus dikomunikasikan oleh pimpinan kepada para pegawainya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Selain itu, pegawai merasa dilibatkan 4.2 Komunikasi yang Efektif. 9.

sehingga ikut bertanggung jawab sejak tahap perencanaan sampai dengan pengendalian. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan. mengharuskan. pimpinan. untuk. berkomunikasi. dengan bawahannya agar tujuan suatu unit kerja dapat tercapai. Jadi, seorang pimpinan akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Dengan demikian, komunikasi diharapkan akan mempermudah pengambilan keputusan. Komunikasi ekstern bertujuan untuk memberi informasi tentang proses dan kinerja kegiatan atau layanan kepada masyarakat dengan standar etika yang ditentukan. Tujuan lain dari komunikasi ini adalah untuk mendapatkan masukan terhadap kualitas pengendalian intern pada instansi pemerintah, untuk memastikan apakah pengendalian intern suatu instansi dapat berjalan secara efektif. Manfaat dari komunikasi yang efektif adalah : 1. Agar seluruh kegiatan dapat berlangsung/dilaksanakan sesuai dengan rencana; 2. Agar seluruh pegawai dalam organisasi dapat saling bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi; 3. Agar. dapat. saling. menerima. dan. menyampaikan. informasi/pesan untuk kelancaran kegiatan; 4. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan; 5. Meningkatkan kualitas kegiatan dan layanan publik oleh instansi pemerintah; 6. Meningkatkan kualitas informasi yang diterima masyarakat;. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 10.

7. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam mendukung kebijakan, program, dan kegiatan instansi pemerintah; 8. Mengurangi keluhan dan ketidakpuasan pengguna jasa; serta 9. Meningkatkan kepercayaan, citra, dan reputasi kelembagaan. C. Peraturan Perundang-undangan Terkait Peraturan perundang-undangan yang perlu mendapat perhatian dalam penerapan unsur komunikasi adalah: 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. 3. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah. 4. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2001 tentang Informasi Keuangan Daerah. 5. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan. 6. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 28/Per/M.Kominfo/9/2006 tentang. Penggunaan. Nama. Domain go.id untuk Situsweb Resmi Pemerintahan Pusat dan Daerah. 7. Peraturan tentang. Menteri Sistem. Keuangan. Akuntansi. Nomor. dan. 59/PMK.06/2005. Pelaporan. Keuangan. Pemerintah Pusat. 8. Keputusan Menteri Keuangan Nomor: 154/KMK.07/2001 tentang Bentuk dan Tata Cara Penyampaian Informasi Keuangan Daerah.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 11.

9. Surat Edaran Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor SE/01/M.PAN/3/2009 tentang Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS). 10. Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor: 05/SE/M.Kominfo/10/2005. tentang. Pemakaian. dan. Pemanfaatan Penggunaan Piranti Lunak Legal di Lingkungan Instansi Pemerintah. D. Parameter Penerapan Parameter. penerapan. komunikasi. yang. efektif. menggambarkan bagaimana pelaksanaan kegiatan instansi pemerintah dapat berjalan dengan lancar dan adanya layanan prima kepada masyarakat pengguna jasa. Secara lebih rinci, sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, berikut ini diuraikan. penerapan. komunikasi. 1. Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan terjalinnya komunikasi. internal. yang. efektif.. Hal-hal. yang. perlu. dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Pimpinan instansi pemerintah sudah memberikan arahan yang jelas kepada seluruh tingkatan organisasi bahwa tanggung jawab pengendalian intern adalah masalah penting dan harus diperhatikan secara serius. b. Tugas. yang. dibebankan. kepada. pegawai. sudah. dikomunikasikan dengan jelas dan sudah dimengerti aspek pengendalian internnya, peranan masing-masing pegawai, dan hubungan pekerjaan antarpegawai.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 12.

c. Pegawai sudah diinformasikan bahwa, jika ada hal yang tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas, perhatian harus diberikan bukan hanya kepada kejadian tersebut, tetapi juga pada penyebabnya, sehingga kelemahan potensial pengendalian intern dapat diidentifikasi dan diperbaiki. sebelum. kelemahan. tersebut. menimbulkan. kerugian lebih lanjut terhadap instansi pemerintah. d. Sikap perilaku yang dapat dan tidak dapat diterima, serta konsekuensinya. sudah. dikomunikasikan. secara. jelas. kepada pegawai. e. Pegawai memiliki saluran komunikasi informasi ke atas selain melalui atasan langsungnya, dan ada keinginan yang tulus dari pimpinan instansi pemerintah untuk mendengar keluhan sebagai bagian dari proses manajemen. f. Adanya. mekanisme. yang. memungkinkan. informasi. mengalir ke seluruh bagian dengan lancar dan menjamin adanya komunikasi yang lancar antarkegiatan fungsional. g. Pegawai mengetahui adanya saluran komunikasi informal atau terpisah yang dapat berfungsi apabila jalur informasi normal gagal digunakan. h. Pegawai mengetahui adanya jaminan tidak akan ada tindakan. ‘balas. dendam’. (reprisal). jika. melaporkan. informasi yang negatif, perilaku yang tidak benar, atau penyimpangan. i. Adanya. mekanisme. yang. memungkinkan. pegawai. menyampaikan rekomendasi penyempurnaan kegiatan, dan. pimpinan. instansi. pemerintah. memberikan. penghargaan terhadap rekomendasi yang baik berupa hadiah langsung atau bentuk penghargaan lainnya. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 13.

j. Pimpinan instansi pemerintah sering berkomunikasi dengan aparat. pengawasan. intern. pemerintah,. dan. terus. melaporkan kepada aparat pengawasan intern pemerintah mengenai kinerja, risiko, inisiatif penting, dan kejadian penting lainnya. 2. Pimpinan instansi pemerintah harus memastikan bahwa sudah terjalin komunikasi eksternal yang efektif yang memiliki dampak signifikan terhadap program, proyek, operasi, dan kegiatan lain, termasuk penganggaran dan pendanaannya. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut: a. Adanya saluran komunikasi yang terbuka dan efektif dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan aparat pengawasan intern pemerintah, serta kelompok lainnya yang dapat memberikan masukan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan instansi pemerintah. b. Semua pihak eksternal yang berhubungan dengan instansi pemerintah sudah diinformasikan mengenai kode etik yang berlaku dan juga sudah mengerti bahwa tindakan yang tidak benar, seperti pemberian komisi, tidak diperkenankan. c. Komunikasi dengan eksternal sangat didorong untuk dapat mengetahui berfungsinya pengendalian intern. d. Pengaduan, keluhan, dan pertanyaan mengenai layanan instansi pemerintah, ditindaklanjuti dengan baik karena dapat menunjukkan adanya permasalahan dalam pengendalian. e. Pimpinan instansi pemerintah memastikan bahwa saran dan rekomendasi aparat pengawasan intern pemerintah, auditor, dan evaluator lainnya sudah dipertimbangkan sepenuhnya. dan ditindaklanjuti. dengan. memperbaiki. masalah atau kelemahan yang diidentifikasi. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 14.

f. Komunikasi dengan badan legislatif, instansi pemerintah pengelola. anggaran. dan. perbendaharaan,. instansi. pemerintah lain, media, dan masyarakat harus berisi informasi sehingga misi, tujuan, risiko yang dihadapi instansi pemerintah lebih dapat dipahami. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan instansi pemerintah harus: 1. Menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi; 2. Mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi secara terus menerus.. Parameter penerapan komunikasi yang efektif, antara lain ditandai dengan prasyarat penyediaan dan pemanfaatan bentuk dan sarana komunikasi secara tepat, akan diuraikan dalam pedoman sub unsur komunikasi ini, sedangkan bagaimana mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi secara terus-menerus, akan diuraikan dalam pedoman sub unsur informasi.. Parameter penerapan bentuk dan sarana komunikasi yang tepat untuk melaksanakan komunikasi yang efektif, adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan instansi pemerintah menggunakan berbagai bentuk dan sarana dalam mengomunikasikan informasi penting kepada pegawai dan pihak lainnya. Hal ini dapat terlihat dari ada tidaknya kondisi-kondisi sebagai berikut:. a. Pimpinan instansi pemerintah sudah menggunakan bentuk dan sarana komunikasi efektif, berupa buku pedoman kebijakan dan prosedur, surat edaran, memorandum, papan pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman video, e-mail, dan arahan lisan. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 15.

b. Pimpinan telah melakukan komunikasi dalam bentuk tindakan positif saat berhubungan dengan pegawai di seluruh organisasi dan memperlihatkan dukungan terhadap pengendalian intern. 2. Instansi. pemerintah. mengelola,. mengembangkan,. dan. memperbarui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi secara terus-menerus, yang dapat dilihat dari dipenuhinya kondisi-kondisi sebagai berikut:. a. Manajemen sistem informasi dilaksanakan berdasarkan suatu rencana strategis sistem informasi yang merupakan bagian dari rencana strategis instansi pemerintah secara keseluruhan. b. Adanya mekanisme untuk mengidentifikasi berkembangnya kebutuhan informasi. c. Sebagai bagian dari manajemen informasi, instansi pemerintah telah memantau, menganalisis, mengevaluasi, serta. memanfaatkan. perkembangan. dan. kemajuan. teknologi untuk dapat memberikan pelayanan lebih cepat dan efisien. d. Pimpinan instansi pemerintah secara terus menerus memantau mutu informasi yang dikelola, diukur dari segi kelayakan. isi,. ketepatan. waktu,. keakuratan,. dan. kemudahan aksesnya. 3. Dukungan. pimpinan. pengembangan. instansi. teknologi. pemerintah. informasi. ditunjukkan. terhadap dengan. komitmennya dalam menyediakan pegawai dan pendanaan yang memadai terhadap upaya pengembangan tersebut.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 16.

BAB III LANGKAH – LANGKAH PENERAPAN Sistem pengendalian intern adalah proses tindakan yang integral dan dilakukan secara terus menerus, oleh pimpinan dan seluruh pegawai, untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi, melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Mengingat pentingnya pencapaian tujuan organisasi tersebut, maka banyak harapan diletakkan pada penyelenggaraan SPIP. Untuk mencapai semua tujuan pengendalian intern tersebut, diperlukan kebijakan dan prosedur, yang mengatur mengenai mekanisme saluran informasi dan komunikasi yang jelas serta efektif, yang terintegrasi dengan unsur–unsur SPIP lainnya. Informasi dan komunikasi harus terkait dengan penerapan unsurunsur SPIP lainnya sebagaimana terlihat dalam bagan di bawah ini.. Pemantauan Informasi Komunikasi. Kegiatan Pengendalian. Informasi Komunikasi. Penilaian Risiko. Lingkungan Pengendalian Informasi Komunikasi. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 17.

Informasi sangat penting untuk memungkinkan setiap orang dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab pengendalian yang dibebankan kepadanya. Untuk itu, informasi wajib diidentifikasi, dicatat, dan dikomunikasikan dalam bentuk dan waktu yang tepat, sedangkan komunikasi dipandang sebagai proses efektif yang memungkinkan pimpinan menyampaikan informasi, perspektif, pandangan, ide, gagasan, dan arahannya kepada semua orang. Telah dijelaskan sebelumnya, bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pesan/informasi dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu, baik secara langsung maupun tidak langsung, untuk mendapatkan umpan balik. Komunikasi wajib diselenggarakan di instansi pemerintah secara efektif, meliputi segala arah, mengalir dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, ke samping dan lintas unit organisasi, serta mencakup seluruh komponen dan struktur organisasi untuk mendapatkan umpan balik. Agar terjadi komunikasi yang efektif, instansi pemerintah sekurang-kurangnya. harus. menyediakan. dan. memanfaatkan. berbagai bentuk dan sarana komunikasi. Selain itu, perlu juga mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi secara terus menerus. Penjabaran penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk dan sarana komunikasi akan diulas dalam pedoman sub unsur komunikasi yang efektif ini, sedangkan penjabaran dalam mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi secara terus menerus akan dijabarkan lebih lanjut dalam pedoman sub unsur informasi.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 18.

Penyelenggaraan komunikasi yang efektif dalam kerangka penerapan. pengendalian. pada. suatu. instansi. pemerintah,. hendaknya memerhatikan kebutuhan, sesuai dengan ukuran, kompleksitas, serta sifat dari tugas dan fungsi instansi pemerintah tersebut. Selain itu, perlu mempertimbangkan aspek biaya-manfaat (cost and benefit), sumber daya manusia, kejelasan kriteria pengukuran efektivitas, dan perkembangan teknologi informasi, serta dilakukan secara komprehensif. Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah ditempuh melalui tahapan sebagai berikut: 1. Tahap persiapan, merupakan tahap awal implementasi yang ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan. 2. Tahap pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil pemetaan,. yang. meliputi. pembangunan. infrastruktur,. internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan 3. Tahap pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan. Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya dapat. dilakukan. secara. bersamaan. dengan. pelaksanaan. penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya. Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan komunikasi yang efektif di setiap tahapan.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 19.

A. Tahap Persiapan 1. Penyiapan Peraturan, SDM, dan Rencana Penyelenggaraan Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah membuat. rencana. penyelenggaraan. yang. antara. lain. memuat: a. jadwal pelaksanaan kegiatan; b. waktu yang dibutuhkan; c. dana yang dibutuhkan; dan d. pihak-pihak yang terlibat. Berdasarkan peraturan tersebut, perlu dibentuk Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugas mengawal pelaksanaan. penerapan. kebijakan. dan. praktik. penyelenggaraan komunikasi yang efektif. Satgas tersebut terlebih dahulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya sub unsur tersebut, agar penyelenggaraannya efektif sebagai unsur dari Informasi dan Komunikasi SPIP. 2. Pemahaman (Knowing) Tahapan. pemahaman. dan. penyamaan. persepsi,. minimal meliputi hal-hal sebagai berikut: a. pemberian pemahaman untuk menimbulkan kesadaran akan pentingnya membangun komunikasi efektif dalam upaya pencapaian tujuan organisasi; b. pentingnya memastikan apakah sudah terjalin komunikasi internal yang efektif; 4.2 Komunikasi yang Efektif. 20.

c. pentingnya memastikan apakah sudah terjalin komunikasi eksternal. yang. efektif,. signifikan terhadap kegiatan. lain,. terutama. program, termasuk. yang. proyek,. berdampak. operasi,. penganggaran. dan dan. pendanaannya; d. pentingnya menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi; serta e. pentingnya memahami peraturan-peraturan yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan komunikasi yang efektif pada instansi pemerintah. Dalam. upaya. pemberian. pemahaman. ini,. dapat. dijelaskan kembali hal-hal yang sudah diuraikan dalam bab sebelumnya, seperti: a. pengertian komunikasi intern dan komunikasi ekstern, manfaat, tujuan membangun komunikasi intern dan komunikasi eksternal, serta cakupannya; b. perlunya. penyediaan. saluran. komunikasi. informal,. di samping yang formal, untuk meningkatkan efektivitas komunikasi formal vertikal (antara atasan dan bawahan dalam organisasi); c. menjelaskan bahwa komunikasi eksternal harus dibangun dalam dua arah, bukan hanya berisikan mekanisme bagaimana instansi pemerintah menyampaikan informasi kepada. pihak. eksternal,. tetapi. juga. menyangkut. bagaimana mekanisme penyampaian umpan balik dari pihak eksternal kepada instansi pemerintah; d. menjelaskan penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk dan sarana komunikasi;. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 21.

e. pentingnya parameter keberhasilan komunikasi intern, keberhasilan. komunikasi. ekstern,. dan. keberhasilan. penyediaan, serta pemanfaatan berbagai bentuk dan sarana komunikasi. Bentuk dan sarana untuk mengomunikasikan informasi penting dapat berupa: buku pedoman kebijakan dan prosedur, surat edaran, memorandum, papan pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman video, e-mail, dan arahan lisan, termasuk. pula. tindakan. pimpinan. yang. mendukung. implementasi sistem pengendalian intern. Pada dasarnya media atau sarana komunikasi adalah semua sarana yang dipergunakan untuk memproduksi, mereproduksi,. mendistribusikan,. atau menyebarkan dan. menyampaikan informasi. Penggunaan sarana komunikasi secara garis besar adalah sebagai berikut: a. Media komunikasi eksternal ialah media komunikasi yang dipergunakan. untuk. menjalin. hubungan. dan. menyampaikan informasi dengan pihak-pihak yang berada di luar organisasi, antara lain : 1) Media cetak ialah media komunikasi tercetak atau tertulis,. dimaksudkan. untuk. menjangkau. publik. eksternal, seperti konsumen, pelanggan, mitra kerja, dan sebagainya. Contohnya adalah majalah instansi, buletin, brosur dan leaflet. Media eksternal cetak ini berfungsi sebagai: a) Media penghubung sebagai sarana menyampaikan keterangan-keterangan. suatu. institusi. kepada. khalayak; b) Media pendidikan sebagai sarana membentuk opini publik dan sarana membangun citra.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 22.

2) Radio. merupakan. media. audio. yang. mampu. mengirimkan pesan berupa informasi lisan (suara) kepada. khalayak.. Beberapa. instansi. memilih. memanfaatkan radio untuk menyampaikan informasi secara luas kepada khalayak sasaran, dengan mengisi acara pada stasiun radio. 3) Televisi (TV) adalah media menyampaikan pesan kepada publik, melalui pemasangan iklan, mengundang wartawan atau reporter televisi agar memuat berita tentang kegiatan institusi, atau dapat pula mengajukan permohonan untuk mengisi acara, seperti talk show. 4) Telepon sebagai media komunikasi, telepon sangat penting untuk menyampaikan dan menerima informasi lisan secara cepat dengan pihak eksternal. 5) Surat merupakan media penyampaian informasi secara tertulis, dapat berupa surat konvensional maupun surat elektronik - email. Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan penting di instansi. Banyak informasi yang keluar masuk institusi melalui media surat, karena surat merupakan media komunikasi yang efektif, apabila beberapa pihak yang terkait tidak dapat berhubungan secara langsung atau secara lisan. 6) Internet. merupakan. media. komunikasi. berbasis. komputer teknologi informasi. Internet banyak dipilih oleh instansi pemerintah guna menjangkau khalayak yang lebih luas. Keunggulan media komunikasi internet adalah:. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 23.

a) Mudah, cepat, dan murah dengan jangkauan dunia; b) Tidak ada birokrasi baik secara teknis maupun non teknis; serta c) Tersebar di berbagai pelosok kota. 7) Berbagai. penggunaan. sarana. lain. seperti. rapat,. pameran promosi, dan penggunaan website. b. Media. komunikasi. internal. ialah. semua. sarana. penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan internal instansi, dan biasanya bersifat nonkomersial. Penerima maupun pengirim informasi adalah orang-orang dari dalam instansi itu sendiri, terdiri atas pimpinan, pegawai yang bekerja pada unit-unit kerja yang ada di dalam instansi pemerintah tersebut. Jenis media yang dipergunakan secara internal ini antara lain: 1) pengarahan. pimpinan,. rapat/diskusi,. workshop/loka. karya; 2) telepon; 3) surat, disposisi, nota dinas, memorandum; 4) papan pengumuman; 5) house journal, bentuknya dapat berupa majalah bulanan, profil instansi pemerintah, prospektus, bulletin, dan tabloid; 6) printed material: media komunikasi dan publikasi berupa barang-barang cetakan seperti booklet, pamflet, kop surat, logo, kartu nama, dan memo; 7) Media pertemuan dan pembicaraan; 8) Intranet, e-mail.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 24.

Peraturan. Pemerintah. Nomor. 60. Tahun. 2008. menghendaki terjalinnya komunikasi yang efektif antara pimpinan dengan seluruh pegawai agar visi, misi, dan tujuan instansi dapat tersampaikan kepada seluruh pegawai dengan baik. Melalui komunikasi diharapkan dapat meningkatkan kesadaran. tentang. arti. penting. dan. relevansi. dari. pengendalian intern yang efektif, mengomunikasikan nilai etika dan integritas, serta menyadarkan pegawai akan tanggung jawab dan perannya, dalam melaksanakan pengendalian intern dan tanggung jawab operasional. Dengan demikian, kedalaman komunikasi yang dikehendaki dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, bukanlah sekedar komunikasi yang bersifat membangun pengetahuan (kognitif) saja, tetapi juga komunikasi yang bersifat persuasif untuk membangun kesadaran (afektif), sehingga setiap orang yang terlibat. dalam. pengendalian. organisasi intern. akan. menerapkan. (konatif/behavior/perilaku).. sistem Dengan. demikian, diharapkan dapat mewujudkan komunikasi yang efektif dalam kehidupan sehari-hari di instansinya. Upaya mendorong komunikasi yang efektif tersebut merupakan salah satu. wujud. sikap. kepemimpinan. yang. kondusif. untuk. mendukung berjalannya pengendalian intern. Berdasarkan masukan dari hasil komunikasi internal dan eksternal, pimpinan mengambil tindakan yang diperlukan dan melaksanakan tindak lanjut secara tepat waktu, sehingga komunikasi yang dilakukan berjalan dengan efektif. Adapun upaya pemberian pemahaman dan membangun kesadaran akan komunikasi yang efektif tersebut dapat dilakukan dengan menyosialisasikan hal-hal berikut: 4.2 Komunikasi yang Efektif. 25.

a. pentingnya komunikasi internal, agar dapat menciptakan, serta. mempertahankan. sistem. pengendalian. yang. konstruktif, dan lingkungan kerja yang kondusif. b. pentingnya. komunikasi. eksternal. yang. efektif,. untuk. memberi informasi tentang proses dan kinerja kegiatan atau layanan kepada masyarakat, dengan standar etika yang ditentukan, serta untuk mendapatkan masukan terhadap kualitas pengendalian intern pada instansi pemerintah. c. pentingnya penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk dan sarana komunikasi. Sosialisasi tentang komunikasi yang efektif dapat dilakukan melalui: a. tatap muka langsung, seperti ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan rapat pimpinan; b. sarana lain, seperti surat edaran, memorandum, papan pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman video, e-mail, buku pedoman kebijakan dan prosedur. Contoh implementasi komunikasi intern ini, antara lain: a. Komunikasi melalui buletin, kunjungan ke lapangan, dan pelatihan pegawai. b. Mengadakan seminar/konferensi untuk membahas dan mendorong dilaksanakannya pengendalian intern. c. Memfasilitasi komunikasi manajemen lini dengan pimpinan instansi. d. Membangun. program. mentoring. untuk. memudahkan. komunikasi ke atas, ke bawah, dan ke samping. e. Menggunakan staf yang ditunjuk, misal bagian kehumasan, untuk mengomunikasikan kebijakan pengendalian intern organisasi. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 26.

Berkaitan dengan penyediaan komunikasi dengan pihak eksternal, dan sebagai upaya untuk meningkatkan transparansi, terdapat kewajiban bagi instansi pemerintah untuk menyediakan informasi kepada publik. Kewajiban tersebut dinyatakan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang antara lain mengatur: a. kriteria badan publik, sebagai pihak yang berkewajiban untuk menyediakan informasi publik; b. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan setiap saat, secara berkala, dan serta merta (insidentil) oleh badan publik; c. informasi publik yang tidak dapat diberikan oleh badan publik, seperti informasi yang dapat membahayakan negara, berkaitan dengan hak-hak pribadi, berkaitan dengan rahasia jabatan, dan sebagainya; serta d. informasi yang dikecualikan untuk diakses oleh publik. Selanjutnya, dijelaskan bahwa instansi dapat memberikan pemahaman dengan beberapa media, seperti: a. Tatap muka, melalui ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan grup terfokus; b. Website. Pemuatan komunikasi yang efektif dalam website organisasi merupakan bagian upaya transparansi, dengan membangun komunikasi yang efektif kepada stakeholders (para pemangku kepentingan). Berkaitan dengan pemanfaatan teknologi informasi, pasal 19 Permenpan tersebut menyatakan bahwa website lembaga harus ditempatkan sebagai kelengkapan media, serta sumber daya humas pemerintah, dan menyatakan website instansi pemerintah sebaiknya berisi: 4.2 Komunikasi yang Efektif. 27.

1) berita terkini serta informasi latar belakang yang reguler; 2) perpustakaan foto beresolusi tinggi; 3) naskah pidato, sambutan atau makalah penting; 4) data administrasi dan keuangan; 5) berita inovasi produk kebijakan dan program; 6) berita aneka kegiatan pemerintahan dan pembangunan; dan 7) berita humas pemerintah. c. Majalah, buku, serta pesan-pesan sederhana dengan contoh konkret, misalnya: diciptakan maskot dalam bentuk kartun untuk mengomunikasikan etika, aturan perilaku, pentingnya kompetensi kerja, kesadaran pimpinan atas risiko, memberi contoh konkret penerapan komunikasi yang efektif atas lingkungan pengendalian. d. Saluran mikrofon/speaker, mengomunikasikan nilai-nilai etika dan integritas, melalui pengeras suara atau saluran komunikasi lain di kantor. e. Manajemen mengembangkan dan menggunakan intranet dalam organisasi, untuk penyebaran informasi, yang dapat diakses oleh setiap pegawai, sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya terkait dengan proses pengendalian intern. Misalnya: dengan intranet, manajemen dapat melakukan konfirmasi kepada kepala bidang tertentu, kepala sub bidang. tertentu,. apakah. integritas. dan. etika. telah. dilaksanakan, apakah risiko tertentu telah ditangani dengan tepat sesuai dengan arahan yang dibuat manajemen. Di samping sosialisasi, pemahaman dapat dilakukan melalui perpustakaan dan media intern lainnya. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 28.

3. Pemetaan (Mapping) Setelah dilakukan sosialisasi, maka diperlukan suatu pemetaan. terhadap. keberadaan. infrastruktur,. untuk. menerapkan komunikasi yang efektif. Keberadaan infrastruktur dalam penerapan komunikasi yang efektif, diwujudkan dalam bentuk kebijakan, pedoman, dan mekanisme komunikasi. Pemetaan atas penyelenggaraan sub unsur komunikasi yang efektif, dilakukan untuk memastikan hal-hal sebagai berikut: a. Instansi pemerintah telah memiliki peraturan/kebijakan yang melandasi penerapan komunikasi yang efektif; b. Peraturan/kebijakan yang ada tersebut, telah sesuai dengan ketentuan di atasnya; c. Instansi pemerintah telah memiliki SOP atau pedoman untuk menyelenggarakan peraturan tersebut; d. SOP atau pedoman komunikasi yang efektif telah sesuai dengan. peraturan. yang. ada,. dan/atau. yang. akan. dibangun; e. Instansi pemerintah telah melaksanakan komunikasi yang efektif, sesuai dengan SOP atau pedoman dimaksud, dan didokumentasikan dengan baik. Pemetaan dilakukan untuk memeroleh data sebanyakbanyaknya tentang kebijakan dan prosedur terkait komunikasi internal, komunikasi eksternal, penggunaan sarana prasarana komunikasi, termasuk hambatan komunikasi dan risiko kegagalan komunikasi, kemudian ditentukan rencana tindak yang tepat untuk perbaikan.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 29.

Pemetaan atas sub unsur komunikasi yang efektif pada instansi. pemerintah,. juga. dapat. memberikan. masukan. seputar: a. Penerapan komunikasi internal di suatu instansi pemerintah Pemetaan memberikan informasi bagaimana komunikasi internal terjadi, identifikasi penyebab kegagalan komunikasi internal yang efektif, sehingga dapat dirumuskan rencana tindak yang jelas. Pemetaan, juga memberikan masukan bagi pimpinan instansi, untuk memastikan apakah pegawai di unit kerjanya sudah memahami tugas yang dibebankan kepadanya, aspek pengendalian internnya, peranan dan hubungan pekerjaan antar pegawai, penyebab kejadian jika terjadi hal yang tidak diharapkan, dan sebagainya. b. Penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk sarana komunikasi di suatu instansi pemerintah. c. Efektivitas keberadaan infrastruktur, berupa kebijakan, prosedur, atau mekanisme untuk menunjang komunikasi yang efektif. B. Tahap Pelaksanaan Pada tahap pelaksanaan, pengembangan SPIP sub unsur komunikasi. yang. efektif. ini,. terdiri. dari. pembangunan. infrastruktur, internalisasi, dan pengembangan berkelanjutan. 1. Infrastruktur (Norming) Pembangunan infrastruktur dilakukan setelah tahap pemetaan. Berdasarkan hasil pemetaan, indikator, dan peraturan terkait, diketahui infrastruktur apa saja yang perlu dibangun (areas of improvement). Pembangunan infrastruktur dilaksanakan melalui penyusunan kebijakan, prosedur, dan 4.2 Komunikasi yang Efektif. 30.

mekanisme, yang bertujuan agar pimpinan dan pihak lainnya segera memeroleh umpan balik yang memungkinkan mereka melaksanakan pengendalian intern dan tanggung jawab operasionalnya. Dalam membangun infrastruktur, instansi pemerintah harus memerhatikan teori, peraturan terkait yang berlaku, serta melihat indikator yang ingin diraih, disesuaikan dengan kebutuhan berdasarkan hasil pemetaan. Peraturan yang relevan untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, antara lain: a. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, yaitu terkait dengan definisi dan batasan waktu informasi dan transaksi elektronik diterima oleh pihak tertentu. b. Undang-Undang. Nomor. 14. Tahun. 2008. tentang. Keterbukaan Informasi Publik, antara lain menetapkan kriteria. Badan. Publik. yang. berkewajiban. untuk. menyediakan informasi publik, serta penentuan informasi yang wajib, dan tidak boleh disajikan kepada publik. c. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah, yaitu terkait kewajiban dan batasan waktu penyampaian laporan keuangan dan kinerja instansi pemerintah. d. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government, yaitu terkait. dengan. kewajiban. instansi. pemerintah. untuk. mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis elektronik, dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 31.

e. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 59/PMK.06/2005 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat, yaitu terkait dengan batas waktu penyampaian laporan keuangan. f. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 28/Per/M.Kominfo/9/2006 tentang. Penggunaan. Nama. Domain go.id untuk Situs Web Resmi Pemerintahan Pusat dan Daerah, yaitu terkait dengan penggunaan nama domain go.id yang akan digunakan sebagai alamat resmi situs web pemerintahan pusat dan daerah, serta tata cara permohonannya. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan instansi pemerintah harus menyusun kebijakan, prosedur, dan mekanisme tentang: a. Komunikasi internal yang efektif Dalam menyusun kebijakan komunikasi di dalam organisasi (komunikasi internal), diarahkan agar pimpinan dan seluruh pegawai dapat berkomunikasi secara efektif. Hal tersebut untuk. menciptakan. dan. mempertahankan. sistem. pengendalian yang konstruktif, serta lingkungan kerja yang kondusif, dimana setiap pihak dapat melaksanakan peran, tugas, dan tanggung. jawab. pengendaliannya,. untuk. pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Dalam kebijakan/pedoman komunikasi yang disusun tersebut, pimpinan harus memastikan terjalinnya komunikasi internal yang efektif, dengan memerhatikan parameter penerapan yang telah diuraikan pada sebelumnya, sebagai berikut:. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 32.

1) Pimpinan agar senantiasa memberikan arahan yang jelas kepada seluruh tingkatan organisasi bahwa tanggung jawab pengendalian intern adalah masalah penting dan harus diperhatikan secara serius. Dengan arahan ini, seluruh tingkatan pimpinan dalam organisasi diharapkan memiliki kesadaran dan komitmen yang kuat, untuk menerapkan pengendalian intern secara efektif dalam pencapaian tujuan instansi. 2) Tugas yang dibebankan kepada pegawai senantiasa dikomunikasikan dengan jelas dan sudah dimengerti aspek pengendalian internnya, peranan masing-masing pegawai, dan hubungan pekerjaan antar pegawai. Dengan komunikasi yang jelas, seluruh pegawai dalam organisasi diharapkan dapat melaksanakan tanggung jawabnya dengan baik, melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur, dan arahan dari pimpinannya, sehingga setiap pegawai dapat memberikan kontribusi terbaik dalam pencapaian tujuan instansi. 3) Pegawai senantiasa diinformasikan bahwa, jika ada hal yang tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas, perhatian. harus. diberikan. bukan. hanya. kepada. kejadian tersebut, tetapi juga pada penyebabnya, sehingga kelemahan potensial pengendalian intern dapat diidentifikasi dan diperbaiki, sebelum kelemahan tersebut menimbulkan kerugian lebih lanjut terhadap instansi pemerintah. 4) Sikap perilaku yang dapat dan tidak dapat diterima, serta konsekuensinya sudah dikomunikasikan secara jelas kepada pegawai. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 33.

5) Pimpinan. telah. menyediakan. saluran. komunikasi. informasi ke atas, selain melalui atasan langsungnya, dan pimpinan instansi pemerintah memiliki keinginan yang tulus untuk mendengar keluhan sebagai bagian dari proses manajemen. 6) Adanya mekanisme yang memungkinkan informasi mengalir ke seluruh bagian dengan lancar dan menjamin. adanya. antarkegiatan fungsi,. komunikasi. fungsional. lintas. dalam. yang organisasi. bagian/bidang,. lintas. lancar (lintas. subbidang/. subbagian/seksi, dalam organisasi). Dengan lancarnya arus informasi mengalir ke seluruh fungsi dalam organisasi, diharapkan tercipta iklim kerja yang kondusif bagi setiap pihak, untuk bekerja dengan cepat, tepat, tercipta mekanisme saling uji, sehingga akan meningkatkan kualitas kinerja instansi secara keseluruhan. 7) Pegawai senantiasa diberikan pengetahuan adanya saluran komunikasi informal atau terpisah yang dapat berfungsi apabila jalur informasi normal gagal digunakan. 8) Pegawai. senantiasa. diberikan. keyakinan. dan. pengetahuan adanya jaminan tidak akan ada tindakan ‘balas dendam’ (reprisal), jika melaporkan informasi yang. negatif,. penyimpangan. perilaku yang. yang. dilakukan. instansinya. Agar pelaporan. tidak oleh. benar,. atau. pegawai. di. penyimpangan tidak. berkembang menjadi rumor yang meresahkan, maka pimpinan. perlu. menetapkan. mekanisme. untuk. memastikan bahwa pelaporan yang disertai dengan bukti-bukti pendukung saja yang akan ditindaklanjuti. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 34.

9) Menyediakan. mekanisme. yang. memungkinkan. pegawai menyampaikan rekomendasi penyempurnaan kegiatan dan pimpinan memberikan penghargaan terhadap rekomendasi yang baik, berupa hadiah langsung atau bentuk penghargaan. 10) Pimpinan berinisiatif untuk melakukan komunikasi kepada APIP yang ada di instansinya, mengenai pelaporan kinerja, risiko, dan kejadian penting lainnya, yang dapat memberikan masukan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan instansi pemerintah. Dengan. inisiatif. yang. baik. dari. pimpinan. untuk. berkonsultansi kepada APIP yang ada di instansinya, berbagai permasalahan, kendala, dan hambatan yang secara signifikan memengaruhi pencapaian tujuan instansi diharapkan dapat diselesaikan sesegera mungkin. b. Komunikasi eksternal yang efektif Dalam menyusun kebijakan komunikasi eksternal yang efektif diarahkan agar pihak di luar organisasi, seperti masyarakat, rekanan, konsultan, DPR, APIP, para pemangku kepentingan lain dapat memeroleh informasi tentang proses dan kinerja kegiatan atau layanan kepada masyarakat dengan standar etika yang ditentukan, dan mendapatkan masukan terhadap kualitas pengendalian intern, sehingga dapat meningkatkan efektivitas pengendalian pada instansi pemerintah. Dalam kebijakan/ pedoman komunikasi eksternal yang disusun tersebut, pimpinan harus memastikan terjalinnya komunikasi eksternal yang efektif dengan memerhatikan parameter penerapan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, sebagai berikut: 4.2 Komunikasi yang Efektif. 35.

1) Penyediaan saluran komunikasi yang terbuka dan efektif dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan APIP, serta. kelompok. lainnya,. yang. dapat. memberikan. masukan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan instansi pemerintah. 2) Semua pihak eksternal yang berhubungan dengan instansi pemerintah sudah diinformasikan mengenai kode etik yang berlaku dan juga sudah mengerti bahwa tindakan yang tidak benar, seperti pemberian komisi tidak diperkenankan. 3) Komunikasi dengan eksternal didorong untuk dapat mengetahui berfungsinya pengendalian intern. 4) Pengaduan, keluhan, dan pertanyaan mengenai layanan instansi pemerintah, ditindaklanjuti dengan baik karena dapat. menunjukkan. adanya. permasalahan. dalam. pengendalian. 5) Pimpinan instansi pemerintah memastikan bahwa saran dan rekomendasi aparat pengawasan intern pemerintah, auditor, dan evaluator lainnya sudah dipertimbangkan sepenuhnya, serta ditindaklanjuti dengan memperbaiki masalah atau kelemahan yang diidentifikasi. 6) Komunikasi dengan badan legislatif (DPR – DPRD), instansi. pemerintah. perbendaharaan. pengelola. (Departemen. anggaran. Keuangan. -. dan Dinas. Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah), instansi pemerintah lain, media, dan masyarakat harus berisi informasi sehingga misi, tujuan, risiko yang dihadapi instansi pemerintah tersebut lebih dapat dipahami.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 36.

Dengan upaya ini, diharapkan tercipta koordinasi antar instansi, mekanisme saling uji, pihak lain dapat lebih memahami risiko yang dihadapi instansi tersebut, sehingga instansi tersebut memeroleh masukan yang tepat untuk penanganan risiko yang dihadapinya. c. Penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk dan sarana komunikasi Pimpinan instansi pemerintah menyusun kebijakan atas penggunaan. berbagai. bentuk. dan. sarana. dalam. mengomunikasikan informasi penting kepada pegawai dan pihak lain, dengan memerhatikan parameter penerapan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, sebagai berikut: 1) Pimpinan instansi pemerintah sudah menggunakan bentuk dan sarana komunikasi efektif, berupa buku pedoman. kebijakan. dan. prosedur,. surat. edaran,. memorandum, papan pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman video, e-mail, dan arahan lisan, termasuk pula tindakan pimpinan yang mendukung implementasi Sistem Pengendalian Intern. 2) Pimpinan telah melakukan komunikasi, dalam bentuk tindakan positif saat berhubungan dengan pegawai di seluruh organisasi, dan memperlihatkan dukungan terhadap pengendalian intern. Suatu instansi pemerintah biasanya sudah memiliki suatu kebijakan sebagai pedoman dalam pengelolaan kehumasan di. dan. instansinya,. komunikasi 4.2 Komunikasi yang Efektif. yang. internal,. pedoman. pengelolaan. website. mencakup pengaturan. mengenai. komunikasi. sekaligus. eksternal,. 37.

penggunaan. sarana. prasarana. komunikasi,. termasuk. mencakup jenis informasi yang dikomunikasikan. Namun demikian, perlu diperhatikan bahwa kebijakan komunikasi yang dikembangkan hendaknya didasarkan pada teori dan peraturan yang relevan, dengan memerhatikan indikator yang akan dicapai, serta disesuaikan dengan hasil pemetaan, setidaknya memuat hal-hal sebagai berikut: a. jenis informasi, misal: yang wajib disediakan, dilarang diedarkan; b. tujuan, manfaat, dan kerangka waktu (setiap saat, periodik, insidentil); c. sumber dan para pemangku kepentingan; d. umpan balik yang diharapkan; e. media/bentuk dan sarana komunikasi yang digunakan; f.. penanggung jawab komunikasi.. 2. Internalisasi (Forming) Internalisasi merupakan suatu proses untuk menjadikan infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional seharihari, yang akan tercermin dalam bagaimana menyelesaikan pekerjaan. dan. pengambilan. keputusan. dalam. instansi. pemerintah. Internalisasi bertujuan agar komunikasi yang efektif dapat diterapkan dalam rutinitas sehari-hari, baik dalam lingkungan intern instansi pemerintah maupun dengan pihak di luar instansi pemerintah, dan mendorong para pegawai untuk mengimplemetasikannya dalam kegiatan operasional sehari-hari. Langkah-langkah internalisasi yang perlu dilakukan adalah:. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 38.

a. Pimpinan senantiasa memberikan arahan kepada seluruh tingkatan organisasi bahwa tanggung jawab pengendalian intern adalah penting dalam suatu organisasi untuk menciptakan lingkungan pengendalian yang konstruktif dan perlu mendapat perhatian secara serius. Arahan pimpinan dapat diberikan pada saat diskusi dan pertemuan, dalam kegiatan rehat kopi pagi (coffee morning), rapat kerja, rapat bulanan, atau pelatihan di kantor sendiri (PKS). Misalnya: Setiap. awal. tahun,. melalui. rapat. kerja,. pimpinan. mengarahkan kepada semua bawahan, mengenai rencana kerja yang akan dilaksanakan pada satu tahun ke depan, dan target kinerja yang akan dibebankan pada setiap unit kerja/satker. Selanjutnya, pimpinan mengarahkan agar setiap tingkatan pimpinan di bawahnya mendistribusikan target kinerja serta sumber daya secara proporsional kepada. semua. pegawai,. dengan. memerhatikan. kompetensinya, dan mewajibkan setiap tingkatan pimpinan untuk mereviu dan melaporkan capaian kinerjanya secara periodik kepada pimpinan. b. Tugas yang dibebankan kepada pegawai, senantiasa telah dikomunikasikan dengan jelas, dan sudah dimengerti aspek pengendalian internnya, peranan masing-masing pegawai, dan hubungan kerja antar pegawai. Misalnya: Sebelum memulai penugasan, pimpinan atau atasan langsung dapat memberikan pengarahan (briefing) kepada pegawai yang akan dilibatkan. Hal ini dilakukan terutama dalam. penugasan. 4.2 Komunikasi yang Efektif. yang. baru,. dengan. cara 39.

mengomunikasikan surat edaran, memorandum yang berkaitan dengan penugasan tersebut, menyediakan dan menjelaskan. pedoman. kebijakan. dan. prosedurnya,. sehingga pegawai mengerti perannya. Selain itu, penting dikomunikasikan tentang serta. aspek. hubungan kerja antarpegawai. pengendalian. internnya,. seperti. kapan. menyelesaikan pekerjaan, bagaimana ukuran kinerjanya, dan kepada siapa melaporkan hasilnya. c. Pegawai senantiasa diinformasikan bahwa, jika ada hal yang tidak diharapkan terjadi dalam pelaksanaan tugas, perhatian harus diberikan bukan hanya kepada kejadian tersebut, tetapi juga pada penyebabnya. Hal ini penting agar kelemahan potensial pengendalian intern dapat diidentifikasi dan diperbaiki, sebelum kelemahan tersebut menimbulkan kerugian lebih lanjut terhadap instansi pemerintah. d. Sikap perilaku yang dapat dan tidak dapat diterima serta konsekuensinya. sudah. dikomunikasikan. secara. jelas. kepada pegawai. Misalnya: Dalam berbagai kesempatan, pimpinan instansi pemerintah senantiasa pegawai, penegakan. mengomunikasikan untuk. mematuhi. integritas. secara. kewajiban nilai-nilai. bagi. setiap. etika. disertai. berkelanjutan,. melalui. pemberian penghargaan dan hukuman yang dilaksanakan secara konsisten. Dalam penegakan nilai-nilai etika,. pimpinan instansi. dimungkinkan untuk membentuk majelis etika. Majelis ini bertugas menyelidiki kebenaran setiap laporan pelanggaran etika yang dilakukan oleh pegawai di unit kerjanya, dan memberikan masukan tindak lanjut kepada pimpinan. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 40.

e. Pimpinan. menyediakan. bagi. pegawainya,. saluran. komunikasi informasi ke atas, selain melalui atasan langsungnya. Hal tersebut lebih efektif dilakukan melalui penyediaan saluran komunikasi informal vertikal. Upaya tersebut dilakukan untuk mengatasi hambatan komunikasi formal vertikal dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Saluran komunikasi informal vertikal tersebut dapat dilakukan, sepanjang pimpinan instansi pemerintah memiliki kemauan yang kuat untuk mendengar keluhan, sebagai bagian dari proses manajemen untuk mencapai tujuan instansi pemerintah, dengan tetap mengedepankan mekanisme cek dan ricek untuk menguji kebenaran informasi. Untuk itu, pegawai sebagai pelapor hendaknya melengkapi informasi dengan bukti-bukti yang otentik, tidak sekedar melapor karena faktor senang dan tidak senang (like dan dislike) yang sifatnya subyektif. Selain itu, pimpinan perlu berhati-hati dalam menangani informasi yang masuk, harus dilakukan cek dan ricek sebelum mengambil suatu keputusan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan penyediaan kotak suara pada instansi pemerintah yang akan dievaluasi secara periodik, penyampaian via intranet yang memungkinkan bawahan melakukan komunikasi secara langsung kepada pimpinan tanpa melalui atasan langsungnya. f. Adanya mekanisme yang memungkinkan informasi mengalir ke seluruh bagian dengan lancar, dan menjamin adanya komunikasi yang lancar antarkegiatan fungsional dalam organisasi (kegiatan lintas fungsi, lintas bagian/ bidang, lintas subbidang/subbagian/seksi dalam organisasi). 4.2 Komunikasi yang Efektif. 41.

Untuk itu, instansi perlu memetakan kegiatan utamanya, keterkaitan peran dan tanggung jawab antarbagian dan fungsi, serta menetapkan media komunikasinya. Berikut. diberikan. contoh. mekanisme. sederhana,. bagaimana membangun komunikasi yang efektif. atas. suatu kegiatan, yang memungkinkan informasi mengalir ke. seluruh. fungsi/bagian. dengan. lancar,. sehingga. memungkinkan setiap pihak/bagian/fungsi dalam suatu instansi dapat melaksanakan tugas tanggung jawabnya dengan baik, sebagai berikut: 1. Identifikasi kegiatan utama instansi pemerintah; 2. Buat SOP atas pelaksanaan kegiatan, sekaligus bagan arus. proses. kegiatan. utama,. sejak. kegiatan. direncanakan sampai dengan dievaluasi; 3. Tentukan: a) Informasi mengenai sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan; b) Pihak/bagian/fungsi yang terlibat dalam proses kegiatan dari penyiapan sampai evaluasi, termasuk peran, tugas, dan tanggung jawabnya; c) Petugas yang bertanggung jawab atas penyelesaian setiap tahapan kegiatan; d) Waktu yang diperlukan untuk setiap proses tahapan kegiatan (minimal dan maksimal); e) Media. komunikasi. antarfungsi/bidang/bagian. tersebut, nota dinas, disposisi, SE, memorandum, email/intranet, kendalinya. dan. seperti. sebagainya,. serta. media. check list/routing slip atas. kegiatan tersebut. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 42.

4. Buatlah media kendali berupa check list/routing slip untuk menyelesaikan kegiatan dari persiapan sampai dengan penyelesaian kegiatan, dan penyerahan hasil kegiatan dalam suatu siklus, 5. Lakukan serah terima pekerjaan dengan pihak lain untuk melakukan proses lanjutannya; 6. Lakukan cek dan saling uji antarpihak/bagian/fungsi terkait; 7. Berikan alasan atau kode penyebab, bila pekerjaan tidak dapat diselesaikan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan; 8. Bubuhkan paraf pejabat yang bertanggung jawab atas proses penyelesaian bagian kegiatan dalam check list/routing slip tersebut; 9. Tentukan pihak-pihak yang berkepentingan dengan produk hasil akhir atas kegiatan tersebut; 10. Distribusikan dan komunikasikan hasil kegiatan kepada pihak lain yang berkepentingan, serta buatkan tanda terima penyerahan produk akhir tersebut; 11. Mintakan feed back untuk menilai kualitas kinerja; 12. Lakukan pemantauan dan evaluasi atas kualitas kinerja, serta kelancaran arus komunikasi antar bidang/ bagian/fungsi, untuk setiap tahapan. kegiatan utama. tersebut; 13. Buat rencana tindak perbaikannya. Untuk berkomunikasi secara formal dengan menggunakan surat-menyurat, instansi pemerintah dapat menggunakan media, berupa nota dinas, memorandum, disposisi, surat edaran, dan sebagainya, sesuai dengan pedoman tata naskah dinas (TND) yang berlaku di instansinya.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 43.

Untuk komunikasi formal dan informal yang menggunakan e-mail, instansi pemerintah dapat menggunakan situs internet, atau intranet, yang memungkinkan informasi mengalir ke seluruh bagian dengan lancar, serta menjamin adanya komunikasi yang lancar antar kegiatan fungsional, dan menetapkan mekanisme pengendaliannya. Untuk penggunaan informasi elektronik, setiap instansi pemerintah perlu memerhatikan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Informasi elektronik menurut peraturan tersebut, mencakup satu atau sekumpulan data elektronik (termasuk tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange/lalu lintas internal data elektronik, e-mail, telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, dan huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah, yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya). Dalam peraturan tersebut, informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan perluasan dari alat bukti yang sah, sesuai dengan hukum acara yang berlaku di Indonesia, kecuali (tidak berlaku) untuk surat yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; dan surat beserta dokumennya yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta notaris, atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta. g. Pegawai. diberikan. pengetahuan. adanya. saluran. komunikasi informal atau terpisah yang dapat berfungsi apabila jalur informasi normal gagal digunakan. Pemberitahuan adanya saluran komunikasi informal atau terpisah. kepada. 4.2 Komunikasi yang Efektif. pegawai. dapat. dilakukan. melalui 44.

pertemuan, doa bersama, kegiatan budaya kerja, atau kegiatan. kebersamaan. lain.. Yang. penting. dalam. penyediaan saluran komunikasi informal adalah adanya kemauan dari pimpinan untuk menerima komunikasi informal sebagai bagian dari proses manajemen. h. Pegawai diberikan keyakinan dan pengetahuan, tentang adanya jaminan tidak akan ada tindakan ‘balas dendam’ (reprisal), jika melaporkan informasi yang negatif, perilaku yang tidak benar, atau penyimpangan yang dilakukan oleh pegawai di instansinya. Untuk mengembangkan penerapan indikator ini, pimpinan instansi. pemerintah. dapat. mengembangkan. program. whistle-blower (pengungkap penyimpangan). Namun, agar program ini dapat berjalan dengan efektif, bertanggung jawab, tidak berkembang menjadi rumor yang meresahkan, maka pimpinan perlu menetapkan mekanisme untuk memastikan bahwa pelaporan yang disertai dengan faktafakta pendukung saja, yang akan ditindaklanjuti oleh pimpinan. Untuk itu, pegawai sebagai pelapor perlu bersikap. hati-hati. dan. bertanggung. jawab. dalam. melaporkan informasi kepada pimpinan. Perlu diciptakan mekanisme pemberian sanksi terhadap pelapor apabila informasi tersebut tidak benar, atau bahkan menyesatkan. Dengan program tersebut, memungkinkan setiap pegawai mengungkapkan terjadinya pelanggaran etika, dan hal-hal lain yang dapat mengurangi citra, kepercayaan, kredibilitas instansi, serta mengurangi pencapaian kinerja organisasi.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 45.

i. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan pegawai menyampaikan rekomendasi penyempurnaan kegiatan, dan. pimpinan. memberikan. penghargaan. terhadap. rekomendasi yang baik, berupa hadiah langsung atau bentuk penghargaan. Dengan pemberian penghargaan terhadap rekomendasi yang konstruktif akan menciptakan iklim komunikasi yang kondusif untuk meningkatkan kualitas kinerja instansi secara keseluruhan. j. Pimpinan. melakukan. komunikasi. dan. menyampaikan. laporan kepada APIP mengenai kinerja, risiko, inisiatif penting,. dan. kejadian. penting. lainnya. yang. dapat. memberikan masukan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan instansi pemerintah. k. Pimpinan menyediakan saluran komunikasi yang terbuka dan efektif dengan masyarakat, rekanan, konsultan, dan APIP, serta kelompok lainnya, yang dapat memberikan masukan yang signifikan terhadap kualitas pelayanan instansi pemerintah. l. Pihak eksternal, yang berhubungan dengan instansi pemerintah, sudah diinformasikan mengenai kode etik yang berlaku, dan juga sudah mengerti bahwa tindakan yang tidak benar, seperti pemberian komisi, tidak diperkenankan. Komitmen tersebut mulai dilaksanakan pada beberapa instansi pemerintah, terutama yang berkaitan dengan pelayanan publik, yang rawan dengan tindakan tidak etis, rawan. KKN,. rawan. negosiasi,. rawan. penyelesaian. pekerjaan di luar forum kedinasan.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 46.

Seperti Direktorat Jenderal Pajak, yang belakangan ini intens, melalui media televisi, radio, dan baliho yang dipasang di berbagai tempat strategis, telah memberikan informasi kepada masyarakat luas tentang perilaku tidak etis, KKN yang harus dihindari oleh masyarakat selaku wajib bayar, maupun pegawai di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. Dengan demikian, pihak eksternal selaku wajib bayar telah mengerti tindakan yang tidak benar, yang tidak diperkenankan dalam pembayaran pajak. m. Komunikasi dengan eksternal sangat didorong untuk dapat mengetahui berfungsinya pengendalian intern. Hal ini dapat dilakukan oleh setiap instansi pemerintah dengan membuka kotak pengaduan pada setiap tempat pelayanan, langsung). hotline terkait. service dengan. center. (layanan. kontak. kinerja. pelayanan,. dan. pengendalian intern. Menjalin komunikasi yang baik dengan masyarakat luas, pengamat, LSM, organisasi profesi,. bersikap. kooperatif,. mendengarkan. dan. menindaklanjuti masukan serta kritik yang membangun, berkaitan dengan kinerja pelayanan dan pengendalian intern. n. Pengaduan, keluhan, dan pertanyaan mengenai layanan instansi pemerintah, ditindaklanjuti dengan baik, karena dapat. menunjukkan. pengendalian.. Hal. adanya. tersebut. permasalahan. dapat. dilakukan. dalam dengan. menyediakan petugas customer care center (pusat layanan pelanggan) pada berbagai tempat pelayanan, sehingga dapat merespon dengan cepat berbagai pengaduan, keluhan, dan pertanyaan atas layanan yang diberikan. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 47.

Selanjutnya,. terhadap. pengaduan,. keluhan,. dan. pertanyaan tersebut, dianalisis dan dievaluasi untuk memperoleh umpan balik (feed back) perbaikan layanan di masa mendatang. o. Pimpinan instansi pemerintah memastikan bahwa saran dan rekomendasi APIP, auditor, serta evaluator lainnya, sudah dipertimbangkan sepenuhnya, dan ditindaklanjuti dengan memperbaiki masalah atau kelemahan yang diidentifikasi. Hal tersebut dilakukan dengan mengadakan pertemuan secara periodik dengan APIP, untuk membahas hasil observasi/temuan auditor intern, mengenai kelemahan pengendalian intern. Di samping itu, pimpinan juga membahas masalah-masalah signifikan hasil audit dengan pihak auditor ekstern, serta melakukan tindak lanjut perbaikan. p. Komunikasi dengan badan legislatif, instansi pemerintah pengelola. anggaran. dan. perbendaharaan,. instansi. pemerintah lain, media, dan masyarakat, harus berisi informasi tentang instansi pemerintah yang bersangkutan, sehingga misi, tujuan, risiko yang dihadapi instansi pemerintah lebih dapat dipahami. Pada saat ini, telah terjalin komunikasi antara instansi pemerintah. dengan. badan. legislatif,. dimana. secara. periodik, telah dilakukan komunikasi langsung melalui rapat dengar pendapat (RDP) antara badan legislatif dengan seluruh lembaga eksekutif, kementerian, LPNK, Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), dan instansi pemerintah lainnya.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 48.

Dengan demikian, misi, tujuan, risiko yang dihadapi instansi pemerintah, lebih dapat dipahami, dan dimungkinkan adanya pemberian masukan, serta rekomendasi perbaikan atas. pengelolaan,. pertanggungjawaban. penggunaan. keuangan,. dan. sekaligus. kinerja. instansi. pemerintah. q. Pimpinan telah melakukan komunikasi dalam bentuk tindakan di. positif. seluruh. saat. organisasi. berhubungan dan. dengan. memerlihatkan. pegawai dukungan. terhadap pengendalian intern. Keteladanan pimpinan secara nyata dalam kehidupan sehari-hari, merupakan komunikasi yang paling efektif dalam bentuk tindakan. Keteladanan pimpinan yang memperlihatkan dukungan terhadap pengendalian intern, antara lain: sikap yang senantiasa mempertimbangkan riisiko. dalam. pengambilan. keputusan,. sikap. yang. menjunjung tinggi integritas, memiliki kepedulian terhadap pencapaian kinerja dan akuntabilitas, kepedulian terhadap pengelolaan SDM, komitmen pada kompetensi pada saat memberikan penugasan, dan sebagainya. r. Menyediakan, membangun, dan memanfaatkan sarana prasarana komunikasi, berupa buku pedoman kebijakan dan. prosedur,. surat. edaran,. memorandum,. papan. pengumuman, situs internet dan intranet, rekaman video, e-mail, maupun arahan lisan. Berkenaan dengan upaya pengembangan e-government pada instansi pemerintah, telah terbit Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. Pengembangan 4.2 Komunikasi yang Efektif. 49.

e-government merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis elektronik, dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Melalui pengembangan e-government, dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di. lingkungan. pemerintah,. dengan. mengoptimalkan. pemanfaatan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi informasi tersebut mencakup dua aktivitas yang berkaitan, yaitu: 1) pengolahan. data,. pengelolaan. informasi,. sistem. manajemen, dan proses kerja secara elektronis; 2) pemanfaatan. kemajuan. teknologi. informasi. agar. pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara. Untuk melaksanakan maksud tersebut, pengembangan e-government diarahkan untuk mencapai empat tujuan, yaitu : 1) Pembentukan. jaringan. informasi. dan. transaksi. pelayanan publik, yang memiliki kualitas dan lingkup yang dapat memuaskan masyarakat luas, serta dapat terjangkau di seluruh wilayah Indonesia setiap saat, dengan tidak dibatasi oleh sekat waktu, dengan biaya yang terjangkau oleh masyarakat. 2) Pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha, untuk. meningkatkan. nasional,. serta. perkembangan. memperkuat. perekonomian. kemampuan,. dalam. menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan internasional.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 50.

3) Pembentukan mekanisme dan saluran komunikasi dengan lembaga-lembaga negara, serta penyediaan fasilitas dialog publik bagi masyarakat, agar dapat berpartisipasi dalam perumusan kebijakan negara. 4) Pembentukan sistem manajemen dan proses kerja yang transparan,. efisien,. yang. memperlancar. transaksi. maupun layanan antar lembaga pemerintah, serta pemerintah daerah otonom. Selanjutnya, berkenaan dengan proses komunikasi, Menteri Komunikasi dan Informatika telah memberikan pengaturan atas penggunaan nama domain go.id yang akan. digunakan. pemerintahan. sebagai. pusat. alamat. dan. daerah,. resmi. situs. web. serta. tata. cara. permohonannya. Peraturan tersebut adalah peraturan dari. Menteri. Komunikasi. 28/Per/M.Kominfo/9/2006. dan. tentang. Informatika Penggunaan. Nomor: Nama. Domain go.id untuk Situs Web Resmi Pemerintahan Pusat dan Daerah. Dalam ketentuan tersebut, dinyatakan bahwa nama domain go.id untuk situs web resmi lembaga pemerintahan pusat dan daerah, hanya dapat didaftarkan, dan/atau dimiliki oleh lembaga pemerintahan pusat dan daerah. Selanjutnya, setiap lembaga pemerintahan pusat dan daerah, hanya boleh menggunakan atau mempunyai satu alamat situs web dengan nama domain go.id. Selain. yang. telah. disebutkan. di. atas,. dalam. menyediakan, membangun, dan memanfaatkan sarana prasarana komunikasi di lingkungan instansi pemerintah, perlu memerhatikan:. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 51.

1) Surat Edaran Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor: 05/SE/M.Kominfo/10/2005 tentang Pemakaian dan Pemanfaatan Penggunaan Piranti Lunak Legal di Lingkungan Instansi Pemerintah. 2) Surat Edaran Menpan Nomor: SE/01/M.PAN/3/2009 tentang Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open Source. Software. (OSS).. SE. Menpan. tersebut. menganjurkan instansi pemerintah untuk mengecek adanya penggunaan aplikasi yang tidak legal, dan menggantinya dengan aplikasi Free Open Source Software (FOSS) yang berlisensi bebas dan legal. 3. Tahap Pengembangan Berkelanjutan (Performing) Pengembangan berkelanjutan merupakan langkah agar komunikasi yang efektif secara berkesinambungan dapat termonitor pelaksanaannya, sehingga setiap kelemahan dapat dirumuskan dengan rencana tindak yang tepat. a. Pemantauan Penerapan komunikasi yang efektif dari masing-masing pegawai, untuk menjadi sebuah kesadaran diri yang melekat,. dan. teraplikasi. dalam. kegiatan. sehari-hari. di kantor, tidaklah selalu berjalan lancar, mudah, dan sertamerta berhasil, melainkan berproses, dan dipengaruhi oleh berbagai situasi lingkungan pengendalian. Agar penerapan komunikasi yang efektif terkondisi dalam disiplin dan konsisten pemberlakuannya, maka perlu secara terus menerus. dimonitor,. dievaluasi,. dan. dilaporkan. pelaksanaannya.. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 52.

Kegiatan pemantauan dan evaluasi. atas. penerapan. komunikasi yang efektif, dapat dilakukan oleh setiap level pimpinan di masing-masing unit kerja, dengan pendekatan setiap permasalahan atau penyimpangan komunikasi yang baik, secara cepat dan tepat diketahui serta diambil tindakan perbaikannya. Penyimpangan atas komunikasi yang efektif seyogyanya segera dikomunikasikan pada manajemen/pimpinan, dan diproses untuk disampaikan kepada pegawai yang melanggar kebijakan/pedoman komunikasi,. agar yang bersangkutan paham bahwa. tindakannya salah atau di luar kebijakan/ketentuan. b. Pengembangan, Pembaruan, dan Perbaikan Perkembangan sosial ekonomi, iptek, dan adanya berbagai perubahan. peraturan,. kebijakan. pemerintah. yang. memengaruhi perubahan tupoksi instansi pemerintah, akan memengaruhi sistem informasi dan komunikasi. Oleh karena itu, sarana komunikasi perlu terus dilakukan peninjauan kembali dan pembaruan atas komunikasi yang ada. Pembaruan terhadap komunikasi, tetap dalam rangka untuk menciptakan pencapaian tujuan instansi pemerintah. C. Tahap Pelaporan Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan penyelenggaraan sub unsur didokumentasikan.. komunikasi yang efektif perlu. Pendokumentasian. ini. merupakan. satu. kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:. 4.2 Komunikasi yang Efektif. 53.