DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
1.0 TUJUANProsedur ini bertujuan untuk menerangkan cara memproses manuskrip karya asli bagi memastikan keberkesanan pengurusan manuskrip dan mutu hasil kerja mencapai piawaian penerbitan Penerbit UPM.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi cara perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian pengurusan manuskrip karya asli hingga diterbitkan.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor / Kod Rujukan Tajuk Dokumen
- Chicago Manual of Style
- APA Format and Style
- Gaya Dewan
- Kamus Dewan
- Istilah Dewan
- Oxford Learners Dictionary
- Akta Kontrak 1950
- Akta Mesin Cetak dan
Penerbitan 1984
- Akta Hak Cipta 1987
- A Guide To Book Production
OPR/ PUPM/GP01/Penyediaan Garis Panduan Penyediaan Manuskrip OPR/ PUPM/GP02/Percetakan Garis Panduan Percetakan
UPM/OPR/ PUPM/AK01 Arahan Kerja Penyuntingan Manuskrip UPM/OPR/ PUPM/AK02 Arahan Kerja Urus Perjanjian
Penerbit-Pengarang
UPM/OPR/ PUPM/AK03 Arahan Kerja Reka Letak Manuskrip Karya Asli
UPM/OPR/ PUPM/AK04 Arahan Kerja Reka Bentuk Kulit Buku Karya Asli
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
4.0 TERMINOLOGI DAN GLOSARIAF : Ahli Fotografi
CIP : Cataloguing-in-Publication Data
Dami : Contoh buku sebagai cadangan bentuk buku yang sebenarnya akan terbit.
FA : Final Artwork
ISBN : International Serial Book Numbers JKPEN : Jawatankuasa Penerbitan Universiti KP : Ketua Penerbit
LHDN : Lembaga Hasil Dalam Negeri PNM : Perpustakaan Negara Malaysia PAP : Pembantu Am Pejabat
Pengarang : Penulis buku Penilai : Pakar bidang
PP : Pegawai Penerbitan
PPP : Penolong Pegawai Penerbitan PPEN : Pembantu Penerbitan
PPSR : Penolong Pegawai Seni Reka PPT : Penolong Pegawai Tadbir
PR : Pereka
PSR : Pegawai Seni Reka
PTPO : Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab
SAS : Softwork Accounting System
TNC(P&I) : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)
5.0 TANGGUNGJAWAB
Ketua Penerbit bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi semasa proses pengurusan manuskrip dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam proses ini wajib mematuhi prosedur ini.
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
6.0 CARTA ALIR 7 . 1 Mula 7 . 20 Tamat 7 . 2 Terima Manuskrip 7 . 6 Pembetulan Pengarang 7 . 11 Setuju ? 7 . 4 Ya 7 . 3 Penilaian manuskrip 7 . 5 Terima ? 7 . 9 Proses Editorial 8 Proses Pracetak Ya Tidak Tidak 7 . 10 Reka Kulit Buku7 . 12 Sedia Dami 7 . 13 Urus Cetak 7 . 14 Cetak Dalam 7 . 16 Jilid 7 . 18 Tindakan Pembetulan 7 . 15 Cetak Luar 7 . 17 Memuaskan ? 7 . 19 Rekod Terima 7 . 7 Maklum Penolakan Tidak Ya Sedia Carta Perbatuan 7 .
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.0 PROSES TERPERINCITindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Terima Manuskrip
7.2.1 Terima manuskrip daripada pengarang. Isi butiran dalam Borang Penyerahan Manuskrip.(OPR/ PUPM/BR01/SERAH MANUSKRIP). KP/PP 7.2.2 7.2.3 7.2.4
Rekod butiran manuskrip di dalam komputer (tajuk, nama pengarang, nombor kad pengenalan, alamat surat menyurat, e-mel, bidang manuskrip). Semak dan teliti manuskrip untuk pastikan ia lengkap (bahagian awalan, bahan teks, bahagian akhiran dan ilustrasi).Tandakan pada Senarai Semak Penyerahan Manuskrip (OPR/
PUPM/SS01/SERAH MANUSKRIP). Buka fail Buku (UPM/PUPM/100-10/No. Fail/ Tajuk Buku).
PP/PPP PP/PPP PPP/PPEN 7.3 Penilaian Manuskrip 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4
Kenal pasti Penilai manuskrip. Dapatkan persetujuan Penilai Melalui telefon dan emel
Sedia surat berserta Borang Penilaian dan salinan manuskrip kepada Penilai. (OPR/PUPM/BR02/PENILAIAN) .
Hantar surat pelantikan, manuskrip dan Borang Penilaian kepada Penilai.
KP/PP KP/PP
PPP/PPEN
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.3.57.3.6
7.3.7
7.3.8
Pantau dalam tempoh penilaian dari semasa ke semasa.
Sekiranya melebihi 6 (enam) minggu hantar peringatan melalui
surat/emel/telefon.
Terima laporan Penilai dan failkan. Nilai prestasi penilai isi borang OPR/PUPM/BR09/NILAI PENILAI/PENYUNTING Bayar Penilai. PP/PPP PPP/PPEN/PAP KP/ PP/ PPP KP/PPT 7.4 Terima? 7.4.1 7.4.2
Jika ‘Ya’ ikut Langkah 7.5 Jika ‘Tidak’ ikut Langkah 7.6
KP/PP KP/PP 7.5 Pembetulan Pengarang
7.5.1
7.5.2
Sedia surat untuk pengarang buat pembetulan.
Buat dua salinan laporan penilaian dan hantar satu salinan berserta surat kepada pengarang.
PPP/PPEN
PPP/PPEN/PAP
7.5.3
7.5.4
Pantau tempoh pengarang jalankan pembetulan mengikut tempoh yang ditetapkan.
Sekiranya melebihi 4 (empat) minggu, hantar peringatan melalui
surat/emel/telefon.
PP/PPP
PP/PPP/PPEN
7.5.5 Terima pembetulan manuskrip daripada Pengarang.
KP/PP
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.6.17.6.2
7.6.3
Terima manuskrip yang ditolak oleh Penilai.
Hantar surat penolakan berserta manuskrip dan laporan penilaian kepada pengarang.
Proses tamat.
KP
PPP/PAP
7.7 Sedia Carta Perbatuan
7.7.1 Mula rancang pergerakan bermula dari PP/PPP Proses penyuntingan hingga proses cetak
7.7.2 Sedia carta perbatuan mengikut PP/PPP Perancangan pada 7.7.1 dan disahkan
7.8 Proses Pracetak
7.8.1
7.8.2
Dapatkan pengesahan JKPEN, rekod dan fail. Tentukan PP/PSR yang bertanggungjawab. KP/PPP KP 7.9 Proses Editorial 7.9.1 7.9.2 7.9.3
Serah manuskrip kepada PP/Editor luar untuk disunting dalam tempoh 8 (lapan) minggu. PP isi Borang Penyerahan Manuskrip untuk Penyuntingan. (OPR/PUPM/BR03/PENYUNTINGAN) Keluar surat lantikan untuk Editor luar. Nilai prestasi Editor sekiranya Editor luar OPR/PUPM/BR09/NILAI
PENILAI/PENYUNTING.
Sunting manuskrip dalam tempoh yang ditetapkan. Rujuk Arahan Kerja
Penyuntingan Manuskrip. (UPM/OPR/ PUPM/AK01) Pantau tempoh penyuntingan.
KP/PPP
PP
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.9.4 Hantar peringatan jika melebihi tempoh7 (tujuh) minggu.
PPP
7.9.5
7.9.6
Serah manuskrip yang telah disunting kepada PPSR/PPEN/PR untuk proses reka letak. Isi Borang Penyerahan Manuskrip untuk Reka Letak. (OPR/ PUPM/BR04/REKA LETAK)
Mula proses reka bentuk dan reka letak tidak melebihi 6(enam) minggu. Rujuk Arahan Kerja Reka Letak Manuskrip Karya Asli
(UPM/OPR/ PUPM/AK03)
PP/PSR
PP/PSR/PPSR/ PPEN/PR/AF
7.9.7 Mohon ISBN dan Kod Jalur daripada PNM.
PP/PPEN
7.9.8 Pantau kerja reka bentuk dan reka letak.
PP/PSR/PPP
7.9.9
7.9.10
7.9.11
Hantar Pruf I kepada Pengarang untuk semakan dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja.
Hantar peringatan sekiranya pengarang tidak kembalikan dalam tempoh yang ditetapkan.
Terima Pruf I daripada pengarang dan pembetulan dibuat dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja .
PP/PPP
PPP/PPEN
PP/PPEN
7.9.12
7.9.13
Serah Pruf II kepada PP/PSR untuk disemak dalam tempoh 15 hari bekerja. Pastikan setiap pembetulan Pruf I telah dimasukkan.
PPEN/PR
PP
7.9.14 Jika ada pindaan, kembalikan kepada PPEN/PR untuk dibuat pembetulan.
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.9.15 Buat pembetulan Pruf II dalam tempoh10 (sepuluh) hari bekerja.
PPEN/PR
7.9.16
7.9.17
Serah Pruf III kepada PP/PSR untuk disemak dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja .
Pastikan semua pembetulan telah dimasukkan dan lengkap.
PPEN/PR
PP/PSR
7.9.18 Sediakan indeks dalam tempoh 5 (lima) hari bekerja.
Pengarang/PP
7.9.19 Mohon CIP daripada PNM. PPEN
7.10 Reka Kulit Buku
7.10.1 Terima butiran judul daripada PP. Isi Borang Serah Reka Kulit
(OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT)
PP/PSR
7.10.2 Sedia dua lakaran konsep yang berbeza dalam tempoh satu hari bekerja.
PSR
7.10.3 Bincang idea dan konsep. PSR/PPSR/PR/AF 7.10.4 Mula reka kulit dalam tempoh 6 (enam)
hari bekerja. Rujuk Arahan Kerja Reka Bentuk Kulit Buku
(UPM/OPR/PUPM/AK04)
PR/AF
7.10.5 Pantau proses reka bentuk. PSR
7.10.6 Serah dua cadangan reka bentuk kepada pengarang untuk membuat pilihan.
PSR/PP/PPP
7.11 Setuju?
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.11.2 Jika ‘Tidak’ ikut Langkah 7.10. PSR/PP
7.12 Sedia Dami
7.12.1
7.12.2
Pastikan FA kulit buku mematuhi format reka bentuk. Rujuk (UPM/OPR/PUPM/AK04).
Terima teks lengkap dan reka bentuk kulit daripada PPEN/PR untuk disemak.
PP/PSR
PP/PSR
7.12.3 Serah kepada PR untuk sedia dami. PP/PSR 7.12.4 Semak dami dalam tempoh tiga hari.
Tandakan pada Senarai Semak Dami. (OPR/ PUPM/SS02/SEMAK DAMI)
PP/PSR
7.13 Urus Cetak
7.13.1 Tentukan jumlah cetakan. KP/ PP
7.14 Cetak Dalam
7.14.1 Jumlah cetakan hitam-putih tidak melebihi 250 naskhah.
KP/ PP
7.14.2
7.14.3 7.14.4
Mula proses cetak dalam tempoh 5 hari bekerja.
Pantau proses cetak dalam.
Isi Borang Penyerahan Kerja Cetak/Jilid Buku (OPR/ PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID).
PPEN/PAP
PP PP
7.15 Cetak Luar
7.15.1 Bagi kuantiti tidak melebihi 500 naskhah (hitam-putih/berwarna) atau
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.15.2nilai kerja tidak melebihi RM10,000.00 akan diserah terus kepada pencetak. Pelawa sebut harga jika jumlah cetakan melebihi 500 naskhah atau nilai kerja melebihi RM 10,000.00.
KP/PP/PSR
7.15.3 Sedia spesifikasi cetak buku. PP/PSR/PPEN 7.15.4 Hantar spesifikasi dan surat pelawaan
Sebut Harga kepada pencetak. Isi Borang Sebut Harga (OPR/ PUPM/BR06/SEBUTHARGA).
KP/PPEN
7.15.5 Buka sebut harga. KP/PP/PPT
7.15.6 Hubungi pencetak yang terpilih. PP/PPT 7.15.7 Isi Borang Penyerahan Kerja Cetak/Jilid
Buku dan serah kepada pencetak (OPR/ PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID).
PP/PSR/PPT
7.15.8 Serah dami berserta ‘softcopy’ FA kepada pencetak.
PP/PSR/PPT
7.15.9 Pantau proses percetakan. PP/PSR 7.16 Jilid
7.16.1 Pastikan cetakan dalam telah disiapkan. PP/PPEN 7.16.2 Hubungi syarikat yang telah ditetapkan. PP/PPT 7.16.3 Serah dami berserta ’softcopy’ reka
bentuk kulit dan isi Borang Penyerahan Kerja Cetak/Jilid Buku (OPR/ PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID). Serah kepada syarikat yang ditetapkan.
PP/PSR
7.17 Memuaskan?
7.17.1 Terima dan semak buku yang telah siap dicetak. Isi Borang Penilaian Prestasi Penerbitan (OPR/PUPM/BR08/NILAI PENERBITAN).
PP/PSR
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.17.2 Jika ‘Ya” ikut langkah 7.19.PP/PSR
7.18 Tindakan Pembetulan
7.14.1 Jika ada kesilapan, buku dipulangkan kepada pencetak untuk cetak semula.
PP/PSR
7.19 Rekod Terima
7.18.1 Rekod buku ke dalam SAS. PP/PPEN 7.20 Tamat
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
8.0 REKOD KUALITIBil Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai
Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/PUPM/100-10/ No.Fail/(Tajuk Buku) Fail Buku
Borang Serah Manuskrip OPR/PUPM/BR01/SERAH MANUSKRIP atau OPR/PUPM/BR11/SUBMIT Senarai Semak OPR/PUPM/SS01/SERAH MANUSKRIP
Surat akuan terima manuskrip
Surat kepada Penilai
Borang Penilaian Manuskrip OPR/PUPM/BR02/PENILAIAN atau OPR/PUPM/BR12/REVIEW
Salinan Laporan Penilaian daripada Penilai
Surat pengarang jalankan pembetulan
Pengesahan TNCPI
Borang Penyerahan Manuskrip untuk Penyuntingan
OPR/PUPM/BR03/PENYUNTING AN
Borang Penyerahan Manuskrip untuk Reka
LetakOPR/PUPM/BR04/REKA LETAK
Borang Penyerahan Kerja Reka Bentuk Kulit
OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU
Senarai Semak Dami
OPR/PUPM/SS02/SEMAK DAMI
Borang Penyerahan Kerja Mencetak Buku
OPR/PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID
Borang Pantau Kerja Reka Letak (OPR/PUPM/BR10/PANTAU REKA LETAK) KP/PYB PPP Seksyen Editorial Kekal Ketua Entiti
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Gantt Chart Salinan Dokumen Perjanjian 2. UPM/PUPM/ISBN-CIP
Borang Mohon ISBN
Borang Mohon CIP
KP/PYB PPEN Seksyen Editorial 5 tahun Ketua Entiti Rincih 3. OPR/PUPM/BR06/BORANG SEBUT HARGA Spesifikasi
Surat tawaran mencetak
KP/PYB PPT Seksyen Pentadbiran 5 tahun Ketua Entiti 4. UPM/ PUPM/400-3/Bayaran Perkhidmatan Manuskrip/Jurnal
Surat bayaran saguhati penilai
Surat bayaran penyunting luar
KP/PYB PPT Seksyen Pentadbiran
5 tahun
Ketua Entiti
5. UPM/ PUPM/ 100-10/Perjanjian Asal Buku
Dokumen perjanjian asal
KP/PYB PPEN Seksyen Editorial
Kekal
Ketua Entiti
6. UPM /PUPM/100-10/Reka Bentuk Kulit
Mock-up kulit yang dipilih
Borang Penyerahan Untuk Kerja Reka Bentuk Kulit Buku
(OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU Lakaran Konsep KP/PYB PSR Seksyen Media Kreatif 3 tahun Ketua Entiti
7. Deraf manuskrip asal, pruf dan dami KP/PYB PPP Seksyen Editorial 3 bulan Ketua Entiti
