BAB 3 GAMBARAN SISTEM PERUSAHAAN

(1)

21 3.1. Profil Perusahaan

3.1.1. Sejarah Umum Perusahaan

PT. Sterling Tulus Cemerlang merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang IT Consultant dan Solution. PT. Tulus Cemerlang memberikan bantuan kepada Client mereka dalam meningkatkan kualitas dan nilai informasi teknologi. PT. Sterling Tulus Cemerlang berkomitmen untuk memberikan layanan berkualitas terhadap Client mereka dengan cara bekerja sama dalam mengidentifikasi peluang yang ada untuk meningkatkan produktifitas dan efisiensi lewat penerapan informasi teknologi.

PT. Sterling Tulus Cemerlang melayani jasa implementasi terhadap perusahaan yang sedang berkembang pesat sampai perusahaan Multinasional. PT. Sterling Tulus Cemerlang bekerja sama dengan SAP Indonesia yang memberikan nilai tambah bagi pihak Customer dan SAP Indonesia lewat pembuatan SAP add-ons terhadap beberapa industri, seperti Retail,

Distribution, dan Manufacturing. PT. Sterling Tulus Cemerlang meyakini

akan memberikan nilai unik terhadap pihak Customer lewat penerapan SAP

Bussiness One sebagai salah satu solusi terbaik untuk pengembangan bisnis

perusahaan.

Didirikan tahun 1978, PT Royal Standard yang berlokasi di Jakarta Utara dahulu hanya memperkerjakan kurang dari 50 karyawan. Seiring dengan berkembangnya perusahaan yang awalnya hanya perusahaan pengelolaan kertas skala kecil kemudian menjadi perusahaan paper

converting besar dengan 1400 karyawan yang memiliki cabang dan pabrik

tersebar di wilayah Indonesia.

Pengalaman selama lebih dari 30 tahun membuktikan PT Royal Standard merupakan pemain tangguh dibidang industri pengolahan kertas beberapa divisi produk dari PT Royal Standard antara lain Commercial

Printing Division, Distribution Divisioin, Hologram Printing, Security Card Printing serta beragam produk stationery lainnya.

(2)

PT Royal Standard berkantor pusat di Jalan Kapuk Kamal No 45, Jakarta Utara. Dalam operasionalnya sehari-hari PT Royal Standard didukung oleh ketiga cabangnya yang berlokasi Di Medan, Karawang dan Surabaya. Total Empat lokasi perusahaan tercatat dibawah PT Royal Standard.

Hubungan bisnis senantiasa terjalin erat antara PT Royal Standard dengan para pelanggan korporat dengan mempercayakan solusi percetakan kebutuhan kantor kepada PT Royal Standard. Untuk menjaga hubungan bisnis yang saling menguntungkan inilah PT Royal Standard akan terus menjaga kualitas produknya dengan memanfaatkan penggunaan teknologi mutakhir demi kepuasan para pelanggannya.

PT Royal Standard sebelumnya telah memiliki sistem percatatan akuntansi dengan menggunakan Zahir. Dikarenakan adanya tuntutan dari pihak Management akan manfaat penggunaan SAP Business One, maka perusahaan memutuskan untuk mengganti Sistem yang lama ke dalam SAP Business One.

3.1.2. Visi dan Misi 3.1.2.1. Visi

Visi dari PT Royal Standard adalah menjadi perusahaan ternama yang terunggul dibidangnya yang mampu memuaskan pelanggan di dalam maupun di luar negri

3.1.2.2. Misi

Misi dari PT Royal Standard yaitu:

1. Membentuk sumber daya manusia yang professional, handal dan kompeten di bidangnya

2. Melakukan inovasi teknologi secara berkesinambungan 3. Menghasilkan produk yang bermutu dan berdaya saing 4. Meningkatkan kesejahteraan karyawan

Dalam usaha untuk mencapai visi dan misi tersebut, PT Royal Standard menuangkan dalam bentuk kebijakan mutu sebagai berikut:

(3)

1. Mengutamakan kepuasan pelanggan

2. Mengutamakan keamanan data dan produk yang dihasilkan

3. Menghasilkan produk yang berkualitas tinggi sesuai dengan standard yang berlaku baik di dalam negeri maupun di luar negeri

4. Melakukan pengembangan produk yang secara berkesinambungan yang mampu memenuhi kebutuhan pelanggan baik dalam negeri maupun luar negeri

(4)

3.1.3. Struktur Organisasi G a m b ar 3 .1 S tr u k tu r O rg a n is as i P T R o y al S ta n d ar d

(5)

3.1.4. Project Schedule

Berikut ini adalah jadwal proyek implementasi SAP Business One pada PT Royal Standard.

Tabel 3.1 Project Schedule o Version / Date : 1.0, 26 Nov 2012

o Project Name : PT. Royal Standard o Project Description : SAP B1 Implementation o Project Length :

o Start Date : 03-Des-12 ## End Date 31-Mei-13

## Number of Weeks 26 5

o Working Days : Monday - Friday 1

o Today's Marker : Yes 1

o Holiday's Marker : Yes 1*) Blue (today), Red (sat, sun), schedule already consider sheet holiday

1 22-Nov-12 Kamis 13-Des-12 Kamis

1.1 22-Nov-12 Kamis 12-Des-12 Rabu

1.2 13-Dec-12 Kamis 13-Des-12 Kamis

2 3-Jun-13 Senin 19-Jun-13 Rabu

2.1 3-Jun-13 Senin 12-Jun-13 Rabu

2.2 3-Jun-13 Senin 12-Jun-13 Rabu

2.3 19-Jun-13 Rabu 19-Jun-13 Rabu

6 13-Jun-13 Kamis 02-Agu-13 Jumat

6,1 13-Jun-13 Kamis 27-Jun-13 Kamis

6,2 13-Jun-13 Kamis 17-Jun-13 Senin

6,3 13-Jun-13 Kamis 19-Jul-13 Jumat

6,4 13-Jun-13 Kamis 19-Jul-13 Jumat

6,5 17-Jun-13 Senin 19-Jul-13 Jumat

6,6 15-Jul-13 Senin 19-Jul-13 Jumat

6,7 22-Jul-13 Senin 26-Jul-13 Jumat

6,8 29-Jul-13 Senin 02-Agu-13 Jumat

7 19-Jul-13 Jumat 25-Sep-13 Rabu

7.1 19-Jul-13 Jumat 12-Agu-13 Senin

7.3 15-Aug-13 Kamis 06-Sep-13 Jumat

7.4 19-Aug-13 Senin 23-Agu-13 Jumat

7.5 9-Sep-13 Senin 13-Sep-13 Jumat

7.6 16-Sep-13 Senin 18-Sep-13 Rabu

7.7 16-Sep-13 Senin 25-Sep-13 Rabu

8 25-Sep-13 Rabu 15-Okt-13 Selasa

8.1 25-Sep-13 Rabu 26-Sep-13 Kamis

8.2 27-Sep-13 Jumat 28-Sep-13 Sabtu

8.3 28-Sep-13 Sabtu 29-Sep-13 Minggu

8.4 1-Oct-13 Selasa 01-Okt-13 Selasa

8.5 8-Oct-13 Selasa 08-Okt-13 Selasa

8.6 9-Oct-13 Rabu 9-Oct-13 Rabu

8.7 Handover Balance GL & Entry to SAP RS 15-Oct-13 Selasa 15-Okt-13 Selasa

Handover Balance AP, AR, Fixed Assets RS

Upload Balance AP, AR, Fixed Assets STEM

Check Uploaded Balance RS

GO LIVE SAP RS

Handover Warehouse Inventory Balance RS

Balance Upload Warehouse STEM

Check Uploaded Master Data RS

PHASE V - GO Live and Support (SAP B1)

Handover Final Master Data (Batch 4) RS

Final Upload Master Data STEM

End User Training / Integration Test 2 RS

SAP B1 Production Server Readiness RS

Develop User Manual RS, STEM

Integration Test 1 RS, STEM

PHASE IV - Final Preparation (SAP B1)

Unit Test & Training STEM, RS

Testing STEM

Develop Testing Scenario RS

Master Data Preparation SAP (2st Batch) RS

Development/Adjustment (report, interface) STEM

PHASE III - Realization (SAP B1)

Configuration STEM

PHASE II - Blue Print

Master Data Preparation SAP (1st Batch)

SAP : COA, vendor, customer, item, bank, BOM RS

Project Kick-Off & ERP Overview STEM

To-be Discussion sign off RS

Data Migration and Cut Over Strategy STEM, RS

To-be Discussion STEM, RS

PHASE I - Project Preparation

Project Organization STEM, RS

Finish Date

(6)

3.2. Proses Bisnis Berjalan

3.2.1. Proses Bisnis Purchasing

3.2.1.1. Proses Bisnis Purchase Order

Proses bisnis terdahulu untuk bagian Purchasing ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Berikut adalah poin-poin penting dari proses bisnis berjalan yang akan diadaptasikan ke dalam sistem SAP Business One.

• Adanya toleransi untuk Receiving Purchase Order kurang lebih 10 %, jika receiving PO melebihi 10% maka akan dibuatkan PO tambahan

• Jika barang yang dikirimkan vendor kurang dari PO maka vendor akan membuatkan Credit Notes

• Pembelian barang sparepart akan dimasukkan sebagai stok tetapi tidak dibuatkan bon pemakaian barang

• Purchasing quotation intercompany disetujui oleh

PCH-MGR atau FA-MGR

• Aproval Quotation di Jakarta:

Purchasing Quotation ke vendor selain intercompany

dibagi atas 2 kategori. Untuk PQ dengan nilai kurang dari sama dengan 5 Juta rupiah cukup disetujui oleh PCH-MGR. Untuk PQ dengan nilai lebih dari 5 Juta disetujui oleh PCH-MGR kemudian disetujui oleh Direksi.

• Approval Quotation di cabang:

Purchase quotation ke vendor intercompany disetujui

oleh PCH-MGR atau FA-MGR

Purchase quotation ke vendor selain intercompany

dibagi menjadi tiga kategori. Kategori pertama untuk nilai kurang dari sama dengan 1 juta disetujui oleh

Branch Manager. Untuk nilai Antara 1 juta sampai 5

juta disetujui oleh Branch Manager dan Purchasing

(7)

disetujui oleh Branch Manager, PCH Manager dan Direksi

• Purchase order yang dibuat harus berdasarkan

Purchase Quotation

• Biaya-biaya tambahan langsung dianggap sebagai

expense

• Landed cost dianggap sebagai expense

• Pembelian barang sparepart langsung dianggap sebagai expense, maka dibuat sebagai PO Service 3.2.1.2. Proses Bisnis Goods Receipt dari Vendor

Proses bisnis terdahulu untuk bagian goods receipt ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Berikut adalah poin-poin penting dari proses bisnis berjalan yang akan diadaptasikan ke dalam sistem SAP Business One.

• Bahan baku tidak menggunakan batch

• Untuk penerimaan dengan jumlah melebihi PO diperbolehkan asalkan dalam toleransi 10% dari nilai PO. Lebih dari itu harus dibuat PO susulan

• Jika PO sudah tidak lagi dilakukan penerimaan barang, bagian gudang harus menginformasikan bagian purchasing bahwa barang tidak akan dikirim lagi. Bagian purchasing kemudian melakukan close manual PO yang statusnya masih pending

• Goods Receipt harus berdasarkan Purchase Order

3.2.1.3. Proses Bisnis Goods Return to Vendor

• Apabila barang fisik ditukar dengan barang yang baru maka akan dibuatkan Goods Return

(8)

• Apabila barang fisik tidak ditukar, maka bagian purchasing akan melakukan negosiasi dengan vendor untuk mengurangi tagihan dengan melakukan AP

Credit Memo

3.2.1.4. Proses Bisnis A/P Invoice

• Pada proses sebelumnya bisa terdapat invoice tanpa adanya Good Receipt

• Sebelum Incoming Payment di setujui harus disertasi dengan goods receipt dan kartu hutang outstanding untuk menandakan AP sudah masuk ke sistem

• Down Payment yang sudah dibayar bisa direfund jika

supplier tidak mampu memenuhi pembelian

• Untuk pembelian dengan mata uang USD bisa dibayar dengan Rupiah.

• Pembelian yang langsung dijadikan beban tidak dibuatkan AP Invoice melainkan langsung dijurnal pada Kas/Bank

• Untuk Invoice AP Service, tidak perlu berdasarkan

Goods Receipt

• Untuk pembelian barang import harus menggunakan

Down Payment

• Jika ternyata terdapat refund dari Vendor (DP telah dilakukan Outgoing payment) akan dibuatkan jurnal manual dikarenakan bank yang di-refund bisa berbeda dari bank pembayaran kemudian JE Manual akan direkonsiliasikan dengan outgoing payment.

• Untuk AP Service ke expedisi dilakukan dengan kondisi berikut ini:

(9)

o 1 Goods Receipt hanya terdapat 1 tagihan ekspedisi

o 1 tagihan ekspedisi bisa terdiri dari beberapa

Good Receipt

o GR harus di-update dengan nomor Bill of

Ladding

o Nomor Invoice forwarder diisi sebagai keterangan di Vendor Ref Number.

3.2.1.5. Proses Bisnis Outgoing Payment

Proses bisnis terdahulu untuk bagian Purchasing ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Berikut adalah poin-poin penting dari proses bisnis berjalan yang akan diadaptasikan ke dalam sistem SAP Business One.

• Letter of Credit belum menyatakan hutang

• Saat LC Terbit tidak dilakukan penginputan ke sistem • Untuk pembayaran dengan LC mulai dicatat saat:

o LC Jatuh tempo, sedangkan Term sudah ditentukan di level PO

o Internal perusahaan yang menentukan apakah mau hutang ke bank atau langsung melakukan pembayaran ke vendor

3.2.1.6. Proses Bisnis Create Purchase Price

Proses bisnis terdahulu untuk bagian Create Purchasing Price ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi

Zahir. Pada proses bisnis sebelumnya Price List tidak

(10)

3.2.2. Proses Bisnis Sales

3.2.2.1. Proses Bisnis Sales Quotation dan Sales Order

Proses bisnis terdahulu untuk bagian Sales Quotation dan Sales Order ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Adapun kesepakatan pembayaran sales export terbagi menjadi 3 bagian diantaranya LC (Letter of Credit), DP (Down

Payment), Term (Termin). Berikut ini merupakan point –

point penting pada proses bisnis berjalan yang akan diimplementasikan dalam SAP Bussines One :

• Proses penjualan export yang terjadi pada PT. Royal Standard dimulai pada saat staff sales export membuat

quotation berdasarkan permintaan dari customer.

• Jika sudah mencapai kesepakatan, sales staff akan membuat order confirmation sebagai pro forma

invoice

• Jika pembayaran yang akan dilakukan berupa DP,

customer harus terlebih dahulu melakukan pelunasan

DP yang besarnya ditentukan sesuai dengan kesepakatan sebelum barang dikirim.

• JIka pembayaran yang akan dilakukan dengan cara

Letter of Credit (LC) maka akan mengacu pada

kesepakatan yang tertera pada LC. Untuk melakukan pengiriman, nomor LC sudah harus terbentuk.

• Jika pembayaran yang dilakukan dengan cara termin, pembayaran dilakukan belakangan sesuatu dengan kesepakatan yang diberikan.

• customer export dapat membuat lebih dari satu sales

order.

• Sales export saat ini semuanya beralokasi di Jakarta

• Jatuh tempo pembayaran termin, dihitung sejak kapal diberangkatkan.

(11)

• Pengiriman dapat dilakukan secara partial atau bisa merupakan gabungan dari beberapa sales order yang ada.

3.2.2.2. Proses Bisnis Delivery Order

Proses bisnis terdahulu untuk bagian delivery order ditangani oleh sistem pencatatan akuntansi Zahir. Berikut adalah poin-poin penting dari proses bisnis berjalan yang akan diimplementasikan ke dalam sistem SAP Business One :

• Delivery Order dibuat oleh bagian sales karena sales

yang akan menentukan distribusi barang ke customer. Pada sistem yang sebelumnya quantity yang dikirimkan dapat tidak sesuai dengan sales order yang ada. Good issue barang dibuatkan berdasarkan delivery

order yang dibuat oleh sales

• Terdapat Delivery Order partial terutama untuk dokumen sales order

3.2.2.3. Proses Bisnis Sales Return

Proses bisnis yang berjalan sebelumnya untuk dapat melakukan retur barang dimulai pada saat bagian sales membuat form claim dengan mendata item yang akan diretur sesuai dengan pengajuan yang dilakukan oleh customer. Selanjutnya form tersebut akan diberikan ke bagian gudang sehingga dapat diganti dengan barang yang sama

3.2.2.4. Proses Bisnis A/R Invoice

Proses bisnis Invoice AR dibuat oleh sales dan setiap

invoice dibuat berdasarkan delivery order sehingga tidak ada invoice tanpa delivery order. Terdapat AR service yang

digunakan untuk jasa penggantian desain produksi. 3.2.2.5. Proses Bisnis Incoming Payment

Proses bisnis terdahulu untuk incoming payment dengan proses bisnis sebelum menggunakan SAP Business One seringkali terjadi kekurangan pembayaran terutama pada

(12)

bagian export dikarenakan adanya tambahan biaya seperti

bank charges. Apabila yang melakukan pembayaran

merupakan customer lokal adapun aturan yang diberlakukan untuk BUMN yaitu :

• PPn dibayarkan langsung kepada negara oleh pihak

customer

• customer hanya akan membayar invoice non PPn dan

dipotong lagi berdasarkan PPh pasal 23 sebesar 1.5 %

3.2.3. Proses Bisnis Financial

3.2.3.1. Proses Bisnis G/L Account

G/L Account code menggunakan struktur 6 digit angka Contohnya:

Harta

Kas dan Bank Kas

110-001 Kas Kecil 110-002 Kas besar

Bank

120-011 Bank Permata IDR 120-015 Bank Permata USD: 3.2.3.2. Proses Bisnis penambahan Vendor Group & Vendor

Vendor group yang ada terbagi menjadi local dan

import. Struktur penomoran kode vendor sebanyak 8 digit

dimulai dengan huruf S dan diikuti dengan angka sebanyak 7 digit contohnya S0000112

3.2.3.3. Proses Bisnis penambahan customer Group & customer Struktur penomoran kode customer sebanyak 8 digit dimulai dengan huruf C dan diikuti dengan angka sebanyak 7 digit contohnya C0000289

(13)

3.2.4. Proses Bisnis Production

3.2.4.1. Proses Bisnis Bill of Material

Proses bisnis berjalan yang digunakan oleh PT. Royal Standard pada bidang produksi belom bisa dilakukan secara tersistematis dan masih dilakukan secara manual dikarenakan sistem lama milik PT. Royal Standard yaitu Zahir belum mampu menunjang proses produksi yang dipakai oleh PT. Royal Standard. Pada proses bisnis berjalan PT. Royal Standard, pembuatan BOM (Bill of Material) masih didaftarkan secara manual. Staff Produksi mereka akan mendaftarkan barang yang ingin diproduksi secara manual, beserta bahan – bahan yang akan dipakai untuk memproduksi barang tersebut ke sebuah dokumen BOM (Bill of Material).

Setelah didaftarkan Staff Produksi akan membuatkan SPK (Surat Perintah Kerja) berisikan perintah produksi yang nantinya akan diberikan ke bagian gudang untuk mengeluarkan bahan – bahan yang akan dipakai untuk memproduksi barang sesuai dengan yang tertera di dalam SPK.

3.2.4.2. Proses Bisnis Production

Proses bisnis berjalan yang digunakan oleh PT. Royal Standard pada bidang produksi belom bisa dilakukan secara tersistematis dan masih dilakukan secara manual dikarenakan sistem lama milik PT. Royal Standard yaitu Zahir belum mampu menunjang proses produksi yang dipakai oleh PT. Royal Standard. Seluruh proses produksi sampai saat ini masih diterapkan lewat cara manual mulai dari pembuatan BOM (Bill

of Material) sampai pada pembuatan SPK (Surat Perintah

Kerja) yang dilakukan oleh Staff Produksi 3.2.4.3. Proses Bisnis Create & Update Item

Proses bisnis berjalan yang digunakan oleh PT. Royal Standard pada bagian pendaftaran item dan pengeditan item masih terbatas. Pada proses bisnis berjalan pengecekan item

(14)

berupa barang jadi masih harus dilakukan secara manual. Sehingga pada saat ingin melihat data suatu bahanitem barang jadi, pihak bersangkutan masih harus mencari dokumen dan mencari secara manual. Tentu saja dengan mencari dokumen yang bersangkutan memerlukan waktu yang lama mengingat jumlah item yang begitu besar.

Kemudian untuk melakukan pengeditan terhadap data barang yang diinginkan juga dilakukan hal yang sama. Disaat ingin mengubah data item bersangkutan, pihak bersangkutan harus mengecek dan mencari data barang yang ingin terlebih dahulu baru kemudian mengubah data tersebut. Baik proses pembuatan ataupun pengubahan data item pada proses bisnis berjalan masih memerlukan waktu dan kurang efektif.

3.2.5. Proses Bisnis Inventory

3.2.5.1. Proses Bisnis Goods Issue – Adjustment

Proses bisnis berjalan yang digunakan oleh PT. Royal Standard pada bagian Inventory masih memakan waktu yang cukup lama. Hal ini dikarenakan proses permintaan barang yang berhubungan dengan inventory baik inventory transfer,

good issue, atau good receipt harus menunggu proses

pengiriman dokumen terlebih dahulu dari satu gudang ke gudang lainnya sebelum dapat diproses kedepannya.

3.2.5.2. Proses Bisnis Goods Receipt – Adjustment

(15)

3.2.5.3. Proses Bisnis Inventory Transfer

(16)

3.3. Proses Bisnis (To-be) SAP Business One

Proses Bisnis (To-be) merupakan proses bisnis yang akan diterapkan oleh PT Royal Standard dengan mengimplementasikan SAP Business One. Proses bisnis yang dijelaskan dibawah ini meliputi Purchasing, Sales, Financial, Production dan Iventory.

Agar mempermudah proses pembacaan diagram, maka akan kami tampilkan notasi / legenda agar memahami setiap notasi ada.

START

Decision

- Alternatif keputusan (if) Setuju ? Isi Form Pendaftaran Vendor PCH -STF 1 Form Pendaftaran Vendor System Output

- Dokumen yang dihasilkan oleh manual maupun sistem terkomputerisasi

STOP

Start Process

- Menandakan bermulainya suatu proses

End Process

- Menandakan berakhirnya suatu proses SAP Icon

- Tanda ini mengartikan bahwa sistem menggunakan SAP Business One Process

- Proses perhitungan/pengolahan data Predefined Process

- Permulaan sub program/proses menjalankan subprogram Flow Line

- Arah aliran program

On Page Connector

- Penghubung bagian flowchart yang berada pada satu halaman

Off Page Connector

(17)

3.3.1. Proses Bisnis Purchasing

3.3.1.1. Proses Bisnis Purchase Order

Gambar 3.2 Proses Bisnis Purchase Order Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.2 menjelaskan tentang proses bisnis tentang Purchase Order Pengguna sistem melakukan entry permintaan pembelian (Purchase Requisition) menggunakan interface SAP Business One. Kemudian dari hasil entry akan dihasilkan formulir Permintaan Supplies & Service untuk

(18)

kemudian disetujui oleh Manager. Apabila approval tidak disetujui maka proses pembelian tidak bisa dilanjutkan. Apabila disetujui maka akan dilanjukan oleh Staff Purchasing, Untuk pembelian dengan Petty Cash akan melalui Journal

Voucher, sedangkan untuk pembelian dengan vendor maka

akan untuk dibuatkan Purchase Quotation. Staff Purchasing memilih daftar vendor untuk dilakukan pembelian. Apabila vendor belum terdaftar maka akan terlebih dahulu dilakukan pendaftaran Vendor. Jika pembelian dilakukan oleh cabang maka akan dijelaskan pada gambar 3.3. Bila Vendor merupakan vendor intercompany maka akan diminta persetuuan dari Purchasing Manager/ FA Manager. Bila nilai transaksi diatas 5 juta maka akan diminta persetujuan

Purchasing Manager. Apabila kemudian disetujui lakukan

dilakukan Percetakan form Purchase Order. Dokumen

Purchase Order tersebut selanjutkan akan diserahkan ke

Vendor. Bila dalam Purchase Order tersebut terdapat Down

Payment maka bagian Finance Staff akan melakukan Create AP Down Payment dan melakukan Outgoing Down Payment.

Setelah itu kemudian akan dilanjutkan proses bisnis Goods

(19)

Gambar 3.3 Sub Proses bisnis Purchase Order Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.3 menjelaskan tentang sub proses bisnis dari Purchase Order untuk pembelian yang dilakukan oleh Cabang dimana apabila Pembelian merupakan Vendor

Intercompany maka akan dilanjutkan dengan proses Approval.

Untuk pembelian yang dilakukan diatas 1 juta maka akan membutuhkan persetujuan dari Branch Manager. Apabila pembelian dilakukan diatas 5 juta maka akan membutuhkan

(20)

persetujuan dari Branch Manager, Purchasing Manager dan Direktur. Bila tidak mendapat persetujuan dari ketiganya maka proses pembelian tidak dapat dilakukan. Setelah disetujui Maka barulah proses pembelian dapat dilanjutkan.

3.3.1.2. Proses Bisnis Goods Receipt dari Vendor

Gambar 3.4 Proses Bisnis Goods Receipt Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.4 menjelaskan tentang proses bisnis penerimaan barang dari Vendor dimana terlebih dahulu akan dilakukan cek fisik barang dan jumlahnya apakah sesuai dengan surat jalan dari Supplier dan Purchase Order yang dibuat. Apabila tidak sesuai maka akan ditolak. Apabila sesuai maka bagian gudang, Warehouse Staff akan melakukan

(21)

melakukan penerimaan barang ke Gudang dan akan dilanjutkan dengan proses Invoice A/P

3.3.1.3. Proses Bisnis Goods Return to Vendor

Gambar 3.5 Proses Bisnis Goods Return Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.5 menjelaskan tentang proses bisnis untuk pengembalian barang ke vendor. Bagian Quality

Control melakukan penentuan apakah barang tersebut rusak

kemudian mengisi Form ketidaksesuaian bahan. Kemudian bagian Warehouse Staff memberikan informasi ke bagian

Purchasing. Bagian Purchasing Staff kemudian

menginformasikan kepada vendor untuk kemudian memproses pengembalian vendor. Bagian Warehouse Staff membuat dokumen Goods Return dan mengembalikan barang tersebut ke supplier. Kemudian apabila barang yang rusak tersebut

(22)

tidak ingin dikirim kembali maka bagian Finance Staff melakukan Create AP Credit Memo.

3.3.1.4. Proses Bisnis A/P Invoice

Gambar 3.6 Proses Bisnis AP Invoice Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.6 menjelaskan tentang proses penagihan yang dilakukan oleh vendor. Proses entry Invoice AP dimulai setelah mendapat invoice dari vendor yang kemudian dicetak Invoice AP dan akan dilakukan Outgoing

(23)

3.3.1.5. Proses Bisnis Outgoing Payment

Gambar 3.7 Proses Bisnis Outgoing Payment Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.7 menjelaskan tentang proses pembayaran ke vendor, dimana dimulai dari melakukan entry

outgoing payment ke dalam sistem. Finance Staff kemudian

menyiapkan Cek dan Giro untuk kemudian diminta persetujuan dari Finance Manager. Apabila telah disetujui oleh Direktur maka Finance Staff akan melakukan Posting

Outgoing Payment yang kemudian mencetak Form Bukti

(24)

3.3.1.6. Proses Bisnis Create Purchase Price

Gambar 3.8 Proses Bisnis Create Purchase Price Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.8 menjelaskan tentang proses pembuatan harga beli dimulai dari melakukan staff purchasing melakukan pengisian form harga beli kemudian akan dilakukan persetujuan oleh Purchasing manager dan direktur. Apabila kemudian harga disetujui maka Purchasing Staff akan melakukan entry ke dalam sistem. Purchasing manager akan memeriksa hasil entry.

(25)

3.3.2. Proses Bisnis Sales

3.3.2.1. Proses Bisnis Sales Quotation dan Sales Order

Gambar 3.9 Proses Bisnis Sales Quotation dan Sales Order Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.9 menjelaskan tentang penjualan yang terjadi pada PT. Royal Standard. Proses penjualan terbagi menjadi 2 bagian penjualan lokal atau export. Penjualan lokal

(26)

dimulai saat terdapat permintaan pembelian yang dilakukan oleh customer lokal. Selanjutnya, sales staff akan membuat

sales order berdasarkan permintaan customer sehingga

nantinya akan terbentuk dokumen sales order pada SAP Business One. Nantinya dokumen sales order ini akan digunakan untuk melakukan pengiriman barang yang akan dijelaskan di gambar 3.12. Untuk penjualan export dimulai pada saat permintaan pembelian yang dilakukan oleh customer non lokal. Nantinya, sales staff bagian export akan melakukan negosiasi harga dan sistem pembayaran yang akan dilakukan. Setelah negosiasi mencapai kesepakatan, bagian sales staff export akan membuat sales quotation dalam sistem SAP business one sebagai bentuk konfirmasi pemesanaan sekaligus

pro forma invoice. Apabila customer melakukan pembayaran

dengan cara DP akan dijelaskan pada gambar 3.10. Jika pembayaran yang dilakukan oleh customer menggunakan metode term maka akan dijelaskan pada gambar 3.11. Sedangkan customer yang melakukan pembayaran dengan cara LC akan dijelaskan pada gambar 3.12

(27)

1 Create AR Down Payment Invoice FA-STF 1 05.04-Incoming Payment Create SO Draft SLS-STF EXP 2 DP sudah lunas? Generate SO SLS-STF EXP 4 Y Approval FA-MGR 3 N STOP _03.02 Delivery Order Create AR DP Invoice (2) FA-STF 5 05.04-Incoming Payment 07.02-Production Order

Gambar 3.10 Proses Bisnis Sales Order dengan Down Payment Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.10 menjelaskan kegiatan Sales Apabila

customer non lokal memilih metode pembayaran DP maka

bagian finance accounting staff akan membuat AR/DP Invoice yang akan dilanjutkan dengan melakukan incoming payment atas penerimaan DP pembayaran oleh customer. Selanjutnya, sales staff export akan mengecek terlebih dahulu pembayaran yang dilakukan oleh customer apabila pembayaran telah

(28)

diterima oleh bagian accounting maka sales export staff akan membuat sales order. Namun, apabila data penerimaan pembayaran belum diterima maka bagian sales export staff akan membuat sales order yang berbentuk draft karena harus dilakukan approval terlebih dahulu oleh bagian finance manager. Selanjutnya, finance accounting staff akan membuat AR/DP invoice atas pelunasan sisa pembayaran yang dilakukan oleh customer dan melakukan incoming payment. Apabila, barang yang dipesan merupakan barang hasil produksi PT. Royal Standard maka data incoming payment akan dilanjutkan pada tahapan production order yang akan dijelaskan pada gambar 3.22. Sedangkan bila barang tidak perlu melalui tahap produksi barang akan langsung dikirim kepada customer yang akan dijelaskan pada gambar 3.11

Gambar 3.11 Proses Bisnis Sales dengan Pembayaran Termin Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

(29)

Pada gambar 3.11 menjelaskan tentang proses bisnis

sales Apabila customer non lokal memilih metode pembayaran Termin maka bagian sales staff export akan mengecek terlebih

dahulu apakah customer yang melakukan pembelian telah melunasi invoice sebelumnya atau belum. Jika sudah maka

sales staff export akan membuat dokumen sales order. Namun,

jika belum sales staff export akan membuat sales order yang berbentuk draft terlebih dahulu karena harus dilakukan

approval sebelumnya oleh bagian finance accounting manager. Jika sales order draft telah di approve maka sales staff export akan membuat sales order. Berdasarkan dokumen sales order tersebut akan dilakukan proses pembuatan barang

yang akan dijelaskan pada gambar x.x dan pengiriman barang yang akan dijelaskan pada gambar 3.13

Gambar 3.12 Proses Bisnis Sales dengan cara LC Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

(30)

Pada gambar 3.12 menjelaskan tentang proses bisnis apabila customer non lokal memilih pembayaran dengan metode LC maka sales staff export akan mengecek terlebih dahulu apakah customer yang melakukan pembelian telah memiliki nomor LC sebelumnya. Jika sudah maka sales staff export akan membuat dokumen sales order. Namun, jika belum sales staff export akan membuat sales order yang berbentuk draft terlebih dahulu karena harus dilakukan

approval sebelumnya oleh bagian finance accounting manager. Jika sales order draft telah di approve maka sales

staff export akan membuat sales order. Berdasarkan dokumen

sales order tersebut akan dilakukan proses pembuatan barang

yang akan dijelaskan pada gambar x.x dan pengiriman barang yang akan dijelaskan pada gambar 3.13

3.3.2.2. Proses Bisnis Delivery Order

Gambar 3.13 Proses Bisnis Delivery Order Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

(31)

Pada gambar 3.13 menjelaskan tentang proses pengiriman barang dengan pertama kali membuat delivery

order draft berdasarkan dokumen sales order yang telah

dibuat sebelumnya. Apabila pembayaran tidak perlu DP dan telah melunasi Sales Order sebelumnya maka bagian gudang akan langsung membuat dokumen delivery order dan melakukan print dokumen. Namun bila DP belum lunas serta ada Sales Order yang belum dilunasi maka bagian warehouse staff akan membuat delivery order draft terlebih dahulu dan meminta persetujuan finance accounting manager. Setelah

delivery order dibuat, barang dapat dikirimkan kepada customer.

3.3.2.3. Proses Bisnis Sales Return

(32)

Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.14 menjelaskan tentang menukar/mengembalikan barang kepada sales maka pihak

sales akan terlebih dahulu melakukan pengecekan kondisi fisik

barang. Bila barang tersebut layak untuk di claim maka sales staff akan membuat form claim barang. Selanjutnya berdasarkan form tersebut sales staff akan meminta persetujuan sales manager dan finance acoounting manager. Nantinya, warehouse staff yang akan membuat dokumen sales

return dan melakukan print dokumen sales return tersebut.

Berdasarkan dokumen sales return tersebut nantinya bagian

finance accounting staff akan mengurangi nilai AR customer

(33)

3.3.2.4. Proses Bisnis A/R Invoice

Gambar 3.15 Proses Bisnis AR Invoice Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.15 menjelaskan tentang pembuatan

invoice AR diperlukan dokumen delivery order dan bukti

pendukung lainnya barulah setelah itu sales staff akan membuat Invoice AR di SAP Business One. Dokumen Invoice AR selanjutnya akan di print oleh bagian admin collection dan menghasilkan dokumen invoice AR serta faktur pajak.

(34)

Selanjutnya akan dilakukan proses incoming payment yang dapat dilihat pada gambar 3.16

3.3.2.5. Proses Bisnis Incoming Payment

Gambar 3.16 Proses Bisnis Incoming Payment Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.16 menjelaskan proses bisnis dimana

finance accounting staff dapat membuat incoming payment

berdasarkan dokumen Invoice AR maupun Invoice AR DP. Apabila pembayaran dilakukan dengan menggunakan giro maka akan dilakukan proses giro gantung.

(35)

3.3.3. Proses Bisnis Financial

3.3.3.1. Proses Bisnis Journal Entry

Gambar 3.17 Proses Bisnis Journal Entry Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.17 menjelaskan proses bisnis Journal

Entry dimulai dari saat Finance Accounting staff melakukan

pemeriksaan dokumen untuk menentukan base document tersebut perlu di jurnal atau tidak. Jika ya maka finance

accounting staff akan mencatat ke dalam sistem untuk yang

berkaitan dengan asset. Nantinya hasil dari pencatatan tersebut akan menghasilkan journal entry. Selanjutnya finance

accounting supervisor akan melihat dan memeriksa hasil

pencatatan yang dilakukan oleh finance accounting staff. Jika data yang dimasukan tidak valid maka finance accounting staff

(36)

harus merubah data tersebut. Jika data yang dimasukan ke dalam sistem telah sesuai maka data tersebut dapat di cetak dan menghasilkan dokumen journal entry.

3.3.3.2. Proses Bisnis Jurnal Voucher

Gambar 3.18 Proses Bisnis Posting Journal Voucher Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.18 menjelaskan Posting Journal

Voucher dimana Finance staff melakukan pemeriksaan

dokumen untuk menentukan base document tersebut perlu dijurnal atau tidak. Jika ya maka finance staff akan mencatat

journal voucher ke dalam sistem SAP business one

berdasarkan base document tersebut. Selanjutnya finance

accounting supervisor akan melihat dan memeriksa hasil

pencatatan yang dilakukan oleh finance staff. Jika data yang dimasukan tidak valid maka finance accounting staff harus merubah data tersebut. Jika data yang dimasukan ke dalam

(37)

sistem telah sesuai maka data tersebut dapat di cetak dan menghasilkan dokumen journal entry.

3.3.3.3. Proses Bisnis Currency Valuation

Gambar 3.19 Proses Bisnis Currency Valuation Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.19 menjelaskan proses bisnis Currency

Valuation dimana dimulai dari Finance staff akan melakukan update currency rate dan mencatatnya dalam sistem SAP

Business One dan menghasilkan output berupa currency rate di dalam sistem SAP Business One yang digunakan. Nantinya

accounting supervisor akan mengevaluasi selisih kurs hasil

pencatatan yang dilakukan oleh finance staff sehingga menghasilkan currency valuation apabila data tersebut valid maka currency valuation tersebut dapat di print dan digunakan dalam aktivitas bisnis perusahaan.

(38)

3.3.3.4. Proses Bisnis G/L Account Form Pendaftaran GL Account STOP 4 FA-STF Entry ke SAP 5 FA-MGR

Display hasil entry

Data entry valid? N Y B1 START 2 FA-STF Isi Form Pendaftaran 3 FA-MGR Cek Form Setuju? N Y 1 FA-STF Request 6 FA-STF Edit di System B1

Gambar 3.20 Proses Bisnis G/L Account Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.20 menjelaskan Proses Bisnis Pembuatan G/L Account dimulai pada saat terjadi permintaan penambahan G/L account dari bagian finance accounting staff. Nantinya finance accounting staff harus melakukan pengisian form pendaftaran G/L account baru yang telah disediakan. Setelah mengisi form tersebut finance manager akan melakukan pemeriksaan berdasarkan form tersebut untuk menghindari terjadinya duplikasi data/ketidaklengkapan data/ketidaksinkronan dengan proses ataupun sistem. Jika

(39)

bagian finance staff akan melakukan pendaftaran G/L account yang baru ke dalalm sistem SAP Business One berdasarkan form yang telah dibuat sebelumnya. Nantinya finance

manager akan memeriksa kembali hasil pencatatan G/L account yang baru yang telah dimasukan oleh finance staff ke

dalam sistem hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan pengisian.

3.3.3.5. Proses Bisnis penambahan Vendor Group & Vendor

PCH-STF 3 Entry ke System PCH-ST 5 Edit di System STOP START Data entry valid? N B 1 Setuj ? Y Isi Form Pendaftaran Vendor PCH-STF 1 Y N Form Pendaftaran Vendor Approval DIR 2

Periksa hasil entry FA-ST 4

(40)

Gambar 3.21 Proses Bisnis Penambahan Vendor Group & Vendor Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.21 menjelaskan proses dimana

Purchasing staff akan mengisi form pendaftaran apabila

hendak melakukan penambahan data vendor ke dalam sistem. Selanjutnya direksi akan melakukan approval dan memeriksa kelengkapan data yang tertera dalam form. Apabila direksi menyetujui penambahan data vendor tersebut, maka bagian

purchasing staff akan mencatatnya ke dalam sistem sesuai

dengan form yang telah disetujui sehingga vendor baru tersebut terdaftar dalam sistem. Selanjutnya, finance staff akan memeriksa data vendor tersebut dan mengisi G/L account yang sesuai dengan vendor tersebut. Jika terjadi ketidak sesuaian data maka purchasing staff harus memperbaiki data sehingga dapat menjadi data yang sesuai.

(41)

3.3.3.6. Proses Bisnis penambahan customer Group & customer

Gambar 3.22 Proses Bisnis Penambahan customer Group & customer Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.22 menjelaskan Sales yang hendak menambahkan data customer baru harus melakukan pengisian form yang telah disediakan terlebih dahulu. Selanjutnya Sales

(42)

manager akan melakukan approval dan memeriksa kelengkapan data yang tertera dalam form. Apabila Sales

manager menyetujui penambahan data customer tersebut,

maka bagian finance manager akan menambahkan informasi

G/L account pada form dan mencatat data customer baru

tersebut ke dalam sistem sesuai dengan form. Finance staff juga bertugas untuk memeriksa data customer tersebut untuk memastikan data tambahan customer telah sesuai. Jika terjadi ketidak sesuaian data maka finance staff harus memperbaiki data sehingga dapat menjadi data yang sesuai.

(43)

3.3.4. Proses Bisnis Production

3.3.4.1. Proses Bisnis Bill of Material

Gambar 3.23 Proses Bisnis Bill of Material Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.23 berisikan proses bisnis dimana ketika adanya permintaan untuk memproduksi suatu barang

(44)

baik yang berasal dari Staff R&D (Research and

Development), Marketing, ataupun Direksi. Staff R&D akan

membuat formula baru yang akan dipakai untuk memproduksi barang tersebut. Setelah formula tersebut disetujui maka Staff R&D akan mendaftarkan BOM ke dalam sistem SAP Business One. Pada saat Staff Produksi ingin membuat SPK maka staff tersebut hanya perlu memasukan data barang yang ingin diproduksi dan secara otomatis sistem akan menampilkan formula yang telah didaftarkan oleh Staff R&D yang nantinya akan dipakai untuk melakukan produksi barang jadi. Kemudian apabila suatu saat Staff R&D ingin merubah formula yang telah ada, maka Staff R&D hanya perlu mengedit data formula yang sudah pernah diregistrasi sebelumnya dan kemudian diregistrasi ulang ke sistem.

(45)

3.3.4.2. Proses Bisnis Production

Gambar 3.24 Proses Bisnis Production Order Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

(46)

Pada gambar 3.24 merupakan proses bisnis yang akan dipakai ketika adanya permintaan untuk memproduksi suatu barang, Staff Produksi akan menginput data produksi atau dikenal dengan SPK (Surat Perintah Kerja) ke dalam sistem SAP Business One. SPK tersebut berisikan data barang yang ingin diproduksi dan bahan – bahan untuk memproduksi barang bersangkutan.

Setelah itu SPK tersebut akan diberikan ke bagian gudang untuk dibuatkan good issue berdasarkan SPK yang diberikan oleh Staff Produksi. Staff Gudang akan membuat

Good Issue yang berisi data bahan – bahan untuk

memproduksi barang jadi untuk dikeluarkan dari gudang dan dipakai untuk proses produksi. Dokumen Good Issue tersebut nantinya akan disimpan di dalam sistem SAP Business One.

Bahan yang telah dikeluarkan dari gudang akan digunakan untuk proses produksi kedepannya. Ketika barang selesai diproduksi maka Staff Produksi akan melakukan serah terima ke bagian gudang. Barang yang telah diterima oleh bagian gudang kemudian akan dibuatkan dokumen Good

Receipt sebagai bukti barang telah selesai diproduksi dan telah

diterima oleh bagian gudang. Dokumen Good Receipt ini nantinya akan dibuat oleh Staff Gudang dan disimpan ke dalam sistem SAP Business One. Sedangkan untuk pengembalian barang apabila terdapat beberapa barang yang rusak akan dibuatkan dokumen Return oleh bagian Gudang dan disimpan ke dalam sistem SAP Business One.

Apabila terdapat kondisi ketika barang yang telah selesai diproduksi ingin dipindahkan ke gudang cabang lainya. Maka Staff Gudang akan membuat Inventory Transfer yang berisikan nama, jumlah barang, dan gudang tujuan pemindahan. Nantinya dokumen tersebut akan dicek oleh Supervisor gudang dan apabila disetujui maka barang akan dipindahkan dan dicatat oleh Sistem SAP Business One. Baik

(47)

Good Receipt, Good Issue, dan Return harus dibuat

berdasarkan dokumen SPK bersangkutan yang telah diberikan oleh Staff Produksi.

3.3.4.3. Proses Bisnis Create & Update Item

Gambar 3.25 Proses Bisnis Create & Update Item Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

(48)

Pada gambar 3.25 merupakan proses bisnis yang akan dipakai ketika adanya permintaan pendaftaran dan pengubahan data yang berhubungan dengan item. Ketika ingin melakukan penambahan item baru maka baik PPIC manager atau Sales

manager yang memiliki wewenang untuk melakukan

permintaan penambahan item akan membuat Form pendaftaran item terlebih dahulu. Kemudian apabila penambahan item berasal dari vendor yang sudah didaftarkan ke dalam sitem maka data item akan langsung dimasukan dan didaftarkan ke dalam SAP Business One. Kemudian

Purchasing Staff akan melakukan pengeceka terhadap data

yang dimasukan ke dalam sistem SAP Business One. Apabila tedapat kesalahan maka Purcashing manager akan minta

Purcashing Staff untk mengubah data item tersebut dan

kemudian mendaftarkan barang tersebut ke dalam bill of

material apabila barang tersebut merupakan barang jadi.

Sehingga ketika ingin mencari data item bersangkutan dapat langsung dilakukan lewat sistem dalam waktu singkat.

(49)

3.3.5. Proses Bisnis Inventory

3.3.5.1. Proses Bisnis Goods Issue – Adjustment

Gambar 3.26 Proses Bisnis Good Issue – Adjustment Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.26 merupakan proses bisnis yang akan diterapkan pada bidang inventory. Lewat SAP Business One

(50)

inventory dapat diproses secara cepat dan tersistematisasi

mengingat lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan inventory transfer pada proses bisnis yang sedang berjalan. Dengan cepatnya proses inventory transfer masa secara otomatis waktu untuk melakukan issue barang ataupun receipt barang juga akan menjadi lebih cepat.

Proses Good Issue barang keluar dari gudang terjadi ketika adanya permintaan akan barang dari satu gudang ke gudang lain baik berupa bahan baku ataupun barang jadi. Untuk bahan baku, Staff Quality akan membuat form permohonan akan permintaan bahan baku dari gudang lain yang nantinya akan disetujui oleh Quality Manager. Sedangkan untuk permintaan akan barang jadi, Staff Quality atau Staff Gudang akan membuat form permohonan akan permintaan barang yang akan disetujui oleh pihak Manager Gudang.

(51)

3.3.5.2. Proses Bisnis Goods Receipt – Adjustment

Gambar 3.27 Proses Bisnis Good Receipt– Adjustment Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.27 merupakan proses bisnis yang akan diterapkan oleh PT. Royal Standard setelah mengimplementasikan SAP Business One terutama pada bidang inventory. Lewat SAP Business One inventory dapat diproses secara cepat dan tersistematisasi mengingat lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan inventory transfer

(52)

pada proses bisnis yang sedang berjalan. Dengan cepatnya proses inventory transfer masa secara otomatis waktu untuk melakukan issue barang ataupun receipt barang juga akan menjadi lebih cepat.Proses Good Receipt untuk menerima barang yang diminta lewat inventory transfer dari satu gudang ke gudang lain. Ketika barang telah sampai ke gudang bersangkutan, Staff Gudang akan mengecek kondisi fisik dari barang yang diminta, apabila kondisi barang baik maka barang akan didaftarkan dan dicatat ke dalam sistem SAP Business One sebagai persediaan barang pada gudang tersebut.

(53)

3.3.5.3. Proses Bisnis Inventory Transfer

Gambar 3.28 Proses Bisnis Good Receipt– Adjustment Sumber : PT. Sterling Tulus Cemerlang

Pada gambar 3.28 merupakan proses bisnis yang akan diterapkan oleh PT. Royal Standard setelah mengimplementasikan SAP Business One terutama pada

(54)

bidang inventory. Lewat SAP Business One inventory transfer dapat diproses secara cepat dan tersistematisasi mengingat lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan inventory

transfer pada proses bisnis yang sedang berjalan. Dengan

cepatnya proses inventory transfer masa secara otomatis waktu untuk melakukan issue barang ataupun receipt barang juga akan menjadi lebih cepat.

Proses inventory transfer dimulai ketika adanya permintaan untuk memindahkan barang dari satu gudang ke gudang lainnya yang dilakukan oleh Staff Pembelian lewat dokumen inventory transfer request. Dokumen tersebut akan diberikan ke bagian gudang, kemudian Staff Gudang akan membuat dokumen inventory transfer berdasarkan dokumen

inventory transfer request. Dokumen inventory transfer request tersebut berisikan data, jumlah barang, beserta gudang

yang menjadi tujuan pemindahan barang tersebut. Setelah dokumen tersebut dibuat maka akan langsung dicetak sebagai bukti.

Ketika barang diterima pada gudan tujuan, maka Staff Gudang tersebut akan langsung mengecek kondisi barang apakah sudah baik dan sesuai dengan yang diinginkan atau tidak. Apabila kondisi barang baik maka barang akan langsung diregistrasikan ke dalam persediaan gudang. Jika barang yang diterima melebihi jumlah yang dipesan maka Staff Gudang akan langsung membuat dokumen inventory transfer untuk mengirim balik barang yang lebih.

(55)

3.4. Penjelasan Fungsi Aplikasi SAP Business One

Sebelum melakukan implementasi, diperlukan pemahaman secara mendalam mengenai setiap User Interface Screen dalam SAP Business One. Dibawah ini akan dijelaskan fungsi yang terdapat dalam aplikasi yang dibagi menjadi empat modul besar. Modul modul yang akan dijelaskan Antara lain Modul A/P – Purchasing, Modul A/R – Sales, Modul Finance, Modul

Production dan Modul Inventory.

3.4.1. User Interface Modul A/P – Purchasing

3.4.1.1. User Interface Submodul Purchase Request

Sebelum membuat Purchase Quotation akan terlebih dahulu dibuatkan Purchase Requisition. Untuk melakukan kegiatan Purchase Requisition. dilakukan lewat screen

purchase request yang terdapat pada gambar dibawah ini.

Gambar 3.29 Tampilan Layar Purchase Request

Selainkan tampilan Screen diatas akan dijelaskan pula fungsi masukan (user input field) pada tabel dibawah ini.

(56)

Tabel 3.2 Informasi user field layar Purchase Request

USER FIELD KETERANGAN

HEADER Requester Field ini berisi user yang melakukan

permintaan pembelian barang

Requester Name Field ini berisi nama user yang

melakukan permintaan pembelian barang

Branch Field ini berisi cabang yang melakukan

permintaan pembelian barang

Department Field ini berisi department yang

Email Address Field ini berisi email address user yang

No Purchase Request

Field ini diisi secara default oleh SAP

berdasarkan nomor dokumen sebelumnya

Contoh : 100000000

Status Field ini berisi status dokumen yang

bersangkutan Contoh : Open

Posting Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen

tersebut disimpan ke dalam sistem Contoh : 24/10/2013

Valid Until Field ini berisi tanggal dokumen tersebut

berlaku

Document Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen

tersebut dibuat

Required Date Field ini berisi tanggal dimana barang

yang diminta oleh requester diperlukan DETAIL -

Content Tab

Item/Service type List

List ini berisi tipe dokumen yang akan

dibuat terbagi menjadi 2 yaitu item/

(57)

Item No Kolom ini berisi data kode barang

Contoh : ABB-BRY-A01

Vendor Kolom ini berisi data vendor

berdasarkan item yang hendak diminta

Item Description Kolom ini merupakan

penjelasan/keterangan dari kode item yang dipilih

Contoh : Box Royal 90

Required Date Kolom ini berisi penjelasan dari kode

barang

Required Qty Kolom ini berisi jumlah barang yang

diperlukan

Info Price Kolom ini berisi estimasi biaya untuk

barang yang bersangkutan

Discount Kolom ini berisi estimasi diskon untuk

barang yang bersangkutan

Total (LC) Kolom ini berisi jumlah harga yang

harus di bayarkan untuk pembelian barang tertentu dengan jumlah dan harga tertentu

Distribution Rule Merupakan kolom isian yang

disesuaikan dengan Distribution Rule yang dipilih

Contoh: SAL

UoM Code Merupakan kolom isian untuk mengatur

pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual

FOOTER Owner Kolom ini berisi data pemilik dari

(58)

FOOTER Total before

discount

Field ini berisi total harga barang yang

dibeli sebelum discount Contoh : IDR 16,950.00

Freight Field ini berisi jumlah biaya yang telah

dibayarkan sebelumnya dalam A/P

Down Payment Invoice

Tax Field ini berisi data tax yang harus

dibayarkan berdasarkan pilihan yang telah dibuat sebelumnya

Contoh : IDR 1,017.00

Total Payment Due Field ini berisi total harga yang harus

dibayarkan setelah discount dan tax yang ada

Remarks Kolom ini berisi catatan tambahan

(59)

3.4.1.2. User Interface Submodul Purchase Quotation

Berikut ini merupakan layar dari Purchase Quotation akan terlebih dahulu dibuat sebelum Purchase Order. Untuk menghasilkan dokumen Purchase Quotation dilakukan lewat screen Purchase Quotation yang terdapat pada gambar dibawah ini.

Gambar 3.30 Tampilan Layar Purchase Quotation

Tabel 3.3 Informasi user field layar Purchase Quotation

HEADER Vendor Field ini berisi kode dari vendor yang

bersangkutan Contoh : S0000002

(60)

Name Field ini berisi nama vendor yang

bersangkutan

Contoh : PT. Petronas Niaga Indonesia

Contact Person Field ini berisi nama contact person dari

vendor yang dapat dihubungi Contoh : Bpk. Indrawan Waskito

Vendor Ref.No Field ini berisi nomor Vendor Reference

No Purchase Quotation

Field ini diisi secara default oleh SAP

berdasarkan nomor dokumen sebelumnya Contoh : 100000000

Valid Until Field ini berisi tanggal validitas dokumen

tersebut

tersebut dibuat Contoh : 24/10/2013

Required Date Field ini berisi tanggal dimana dokumen

tersebut akan dibutuhkan DETAIL -

Content Tab

Item/Service type List

List ini berisi tipe dokumen yang akan dibuat terbagi menjadi 2 yaitu item/

service

Contoh : Item

Item No Kolom ini berisi data kode barang

(61)

penjelasan/keterangan dari kode item yang dipilih

Required Date Kolom ini berisi penjelasan dari kode

barang Contoh : 1

Quoted Date Kolom ini berisi harga satuan dari barang

yang bersangkutan Contoh : IDR 13,500.00

Required Qty Kolom ini berisi jumlah barang yang

diperlukan

Quoted Qty Kolom ini berisi jumlah barang yang

ingin dipesan

Distribution Rule Merupakan kolom isian yang disesuaikan

dengan Distribution Rule yang dipilih Contoh: SAL

pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual

Pricelist Before Discount

Kolom ini berisi harga pricelist sebelum diskon

Pricelist Discount Kolom ini merupakan diskon dari pricelist

yang dipilih

FOOTER Buyer Kolom ini berisi data karyawan yang melakukan pembelian barang

bersangkutan

Owner Kolom ini berisi data pemilik dari barang

(62)

Total before discount

Discount Field ini berisi discount yang diberikan

oleh vendor berdasarkan total barang yang dibeli

Contoh : DPM 60 % _{IDR 10,170.00}

dibayarkan sebelumnya dalam A/P Down

Payment Invoice

Rounding Merupakan field yang berisi pembulatan

berdasarkan settingan tertentu yang dilakukan oleh perusahaan

(63)

3.4.1.3. User Interface Submodul Purchase Order

Berikut ini merupakan layar dari Purchase Order. Untuk menghasilkan dokumen Purchase Order dilakukan lewat screen Purchase Order yang terdapat pada gambar dibawah ini.

Gambar 3.31 Tampilan Layar Purchase Order

Tabel 3.4 Informasi user field layar Purchase Order

HEADER Vendor Field ini berisi kode dari vendor yang

bersangkutan Contoh : S0000002

(64)

Tabel 3.4 Informasi user field layar PurchaseOrder

Name Field ini berisi nama vendor yang

bersangkutan

Contoh : PT. Petronas Niaga Indonesia

Contact Person Field ini berisi nama contact person dari

vendor yang dapat dihubungi Contoh : Bpk. Indrawan Waskito

Vendor Ref.No Field ini berisi nomor Vendor Reference

Local Currency List

List ini terbagi menjadi beberapa pilihan currency

No Purchase Order Field ini berisi nomor dokumen yang diisi

secara default oleh SAP berdasarkan pengaturan yang terdapat dalam document

numbering

Delivery Date Field ini berisi tanggal dimana barang

tersebut akan dikirimkan kepada customer Contoh : 24/10/2013

tersebut dibuat Contoh : 24/10/2013 DETAIL - Content Tab Item/Service type List

List ini berisi tipe dokumen yang akan

dibuat terbagi menjadi 2 yaitu item/

service

(65)

Item No Kolom ini berisi data kode barang Contoh : ABB-BRY-A01

penjelasan/keterangan dari kode item yang dipilih

Quantity Kolom ini berisi penjelasan dari kode

barang Contoh : 1

Unit Price Kolom ini berisi harga satuan dari barang

yang bersangkutan Contoh : IDR 13,500.00

Discount Kolom ini berisi discount dari suatu

barang

Contoh : 10 %

Tax Code Kolom ini berisi pilihan tax yang akan

digunakan untuk suatu barang tertentu Contoh : M01

Total (LC) Kolom ini berisi jumlah harga yang harus

dibayarkan sesuai dengan jumlah barang yang dibeli serta harga satuan barang tersebut

Distribution Rule Merupakan kolom isian yang disesuaikan

dengan Distribution Rule yang dipilih Contoh: SAL

pilihan Unit of Measurement Contoh: Manual

(66)

Pricelist Before Discount

Kolom ini berisi harga pricelist sebelum diskon

Pricelist Discount Kolom ini merupakan diskon dari pricelist

yang dipilih

FOOTER Buyer Kolom ini berisi data karyawan yang

melakukan pembelian barang bersangkutan

Owner Kolom ini berisi data pemilik dari barang

yang bersangkutan

Total before discount

Discount Field ini berisi discount yang diberikan

oleh vendor berdasarkan total barang yang dibeli

Contoh : DPM 60 % IDR 10,170.00

dibayarkan sebelumnya dalam A/P Down

Payment Invoice

Rounding Merupakan field yang berisi pembulatan

berdasarkan settingan tertentu yang dilakukan oleh perusahaan

(67)

dokumen tersebut

3.4.1.4. User Interface Submodul Goods Receipt dari Vendor

Setelah dibuatkan Purchase Order, barang yang telah diterima oleh vendor akan dilanjutkan dengan mencatat penerimaan barang tersebut ke dalam Goods Receipt PO. Berikut ini merupakan layar dari Goods Recipt PO. Seperti terdapat pada gambar dibawah ini.