PEDOMAN INVENTARISASI RS ANANDA PURWOKERTO A. DEFINISI
1. Inventaris adalah daftar barang barang yang digunakan di kantor / perusahaan yang menyertakan harga, jumlah, jenis dan keadaannya.
2. Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan Barang Milik Negara / Daerah
3. Inventarisasi Aset adalah rangkaian kegiatan mengidentifikasi kualitas dan kuantitas asset fisik atau non fisik sertalegal aspek yang bersangkutan, untuk melakukan endataan, encatatan, elaoran hasil endataan asset, dan mendokumentasikannya pada waktu tertentu.
4. Barang adalah suatu objek atau jasa yang memiliki nilai
5. Menginventarisasi adalah mencatat atau mendaftar barang – barang milik kantor.
6. Inventaris Barang adalah semua kegiatan dan usaha untuk memeroleh data yang dierlukan mengenai barang barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.
Pengadministrasian barang inventaris dilakukan menggunakan:
1. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris, dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang - barang inventaris
2. Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang – barang inventaris menurut golongan yang telah
ditentukan, masing – masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya dilakukan setelah pencatatan barang tersebut kedalam Buku Induk Barang Inventaris.
Tujuan Inventarisasi RS Ananda Purwokerto:
1. Kesempurnaan pengurusan dan pengawasan tata usaha RS Ananda Purwokerto;
2. Tercapainya pengawasan yang efektif terhadap keuangan / kekayaan RS Ananda Purwokerto;
3. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki RS Ananda Purwokerto;
4. Untuk menghemat keuangan Rumah Sakit baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana prasarana RS Ananda Purwokerto;
5. Sebagai bahan untuk menghitung kekayaan Rumah Sakit dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang;
6. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian saran prasarana yang dimiliki RS Ananda Purwokerto.
Fungsi Inventarisasi RS Ananda Purwokerto:
1. Mencatat dan menghimpun data aset yang berada di Instalasi milik RS Ananda Purwokerto;
2. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset RS Ananda Purwokerto;
3. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan pengawasan aset RS Ananda Purwokerto;
4. Menyediakan informasi mengenai aset RS Ananda Purwokerto yang berada di Instalasi sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan Instalasi;
5. Menyediakan informasi tentang aset yang berada di Instalasi untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas Instalasi;
6. Menyediakan data dan informasi dalam rangka menetukan kebutuhan dan menyusun rencaba kebutuhan barang;
7. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan / pedoman dalam pengarahan pengadaan barang;
8. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan / pedoman dalam penyaluran barang;
9. Memberikan dan iformasi dalam menentukan keadaan barang ( tua, rusak, lebih ) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya;
B. RUANG LINGKUP
Peralatan Kesehatan merupakan salah satu faktor penunjang yang sangat penting dalam Penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan, baik di Rumah Sakit maupun Sarana Pelayanan Kesehatan lainnya oleh karenanya kondisi maupun fungsi peralatan kesehatan harus baik dan dapat mendukung pelayanan kesehatan tersebut.
Untuk mencapai kondisi ini perlu adanya pengelolaan peralatan dengan baik dan terpadu sejak perencanaan, pengadaan, pendayagunaan hingga pemeliharaan. Dengan demikian peralatan kesehatan dan fasilitas pendukungnya akan berdaya guna secara optimal dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan.
Rumah Sakit Ananda Purwokerto sebagai salah satu Instansi Swasta mempunyai tugas melaksanakan kegiatan administratif sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugas tersebut ditunjang oleh salah satu komponen penting ketatalaksanaan inventaris yaitu inventarisasi barang di RS Ananda Purwokerto.
Dalam upaya menunjang ketatalaksanaan inventaris maka di buat panduan inventarisasi RS Ananda Purwokerto yang meliputi Jenis – jenis Inventaris Barang di RS Ananda Purwokerto, Pengelolaan Inventaris Barang di RS Ananda Purwokerto, dan Klasifikasi Nomor Kode Barang dan Nomor Inventarisasi Barang.
C. TATA LAKSANA
1. Jenis – jenis Inventaris Barang di RS Ananda Purwokerto: a. Alat Tulis Kantor
Alat Tulis Kantor adalah bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat,lebih tepat dan lebih baik.
Alat Tulis Kantor di RS Ananda Purwokerto dibedakan menjadi dua, yaitu:
1) Alat Tulis Kantor dilihat dari bentuknya: a) Alat Tulis Kantor berbentuk Lembaran
Alat Tulis Kantor yang berbentuk lembaran / helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karton, kertas buffalo, buku, amlop dan map
b) Alat Tulis Kantor berbentuk Non Lembaran
Alat Tulis Kantor yang berbentuk Non Lembaran ( bukan berupa kertas lembaran ), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunning, pemotong kertas (cutter), pelubang kertas dll.
2) Alat Tulis Kantor dilihat dari penggunaannya: a) Barang Habis Pakai
Barang habis pakai adalah barang / benda kantor yang terdapat Instalasi atau Unit di RS Ananda yang penggunaannya hanya satu / beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen
Barang yang tidak habis pakai adalah benda / barang kantor yang terdapat di Instalasi atau Unit di RS Ananda Purwokerto yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter dan gunting
b. Barang Rumah Tangga / Listrik / Alat Kebersihan 1) Perabot Rumah Tangga
Perabot Rumah Tangga yang dimaksud adalah benda – benda rumah tangga yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan RS Ananda Purwokerto yang menyangkut rumah tangga. Contoh : meja, kursi, sofa ( meja dan kursi untuk tamu ), rak buku, lemari, papan tulis dll. 2) Alat Listrik
Alat Listrik adalah segaa peralatan yang pengoperasiannya menggunakan energi listrik dan bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik dan digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan antar unit maupun ke luar Rumah Sakit Ananda Purwokerto. Contoh : Komputer, laptop, LCD, mesin fotocopy, telepon, faximile dan telepon wireless.
3) Alat Kebersihan
Alat Kebersihan adalah semua alat pembersih yang fungsi utamanya untuk membersihkan atau menghilagkan noda pada komponen benda datar, tegak,bertstektur, bercelah pada suatu benda dan benda yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Contoh Alat Kebersihan yang terdapat di RS Ananda Purwokerto adalah Sapu, kain pel, kemoceng, tempat sampah, pengki, ember, sikat lantai.
c. Alat Medis dan Alat Kesehatan
Alat Medis dan Alat Kesehatan adalah instrument, apparatus, mesin dan / atau implant yang tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit, memulihkan
kesehatan pada manusia, dan / atau membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
Contoh alat kesehatan di RS Ananda Purwokerto adalah EKG, Stetoskop, Kateter, Alat Peracik Puyer, Blender Obat, tempat tidur pasien, incubator bayi, meja operasi, kursi transfuse darah, USG, CTG, Doppler dll.
d. Mebeler dan Perabotan
Mebeler dan Perabotan yang dimaksud adalah perlengkapan rumah tangga yang mencakup semua barang seperti kursi, meja dan lemari.
2. Pengelolaan Inventaris Barang di RS Ananda Purwokerto
Ada beberapa tahap dalam pencatatan Inventarisasi barang RS Ananda Purwokerto yang dimaksudkan untuk mengendalikan tiap jenis barang baik Medis maupun Non Medis agar tidak terjadi kesalahan baik jumlah dan jenis barang saat masuk maupun keluar dari gudang yaitu:
a. Formulir Kartu Permintaan Barang
Merupakan formulir yang digunakan setiap bagian / unit kerja di RS Ananda Purwokerto untuk melakukan pemesanan permintaan kebutuhan logistik medis maupun non medis kepada bagian umum dan tata usaha yang ditandatangai oleh Wakil Direktur Umum dan Keuangan dan penerima dari unit / bagian yang membutuhkan logistik
b. Formulir Kartu Penerimaan Barang
Merupakan formulir yang digunakan oleh Bagian Umum dan Tata Usaha untuk mendistribusikan barang / peralatan yang sudah tersedia di Gudang ATK kepada Unit / Instalasi yang melakukan permintaan barang sebelumnya.
1) Administrasi Proses Penerimaan Barang a) Pendataan barang
Seluruh barang yang di beli oleh Bagian Umum dan Tata usaha harus masuk ke dalam Gudang untuk di catat di dalam inventaris Gudang ATK.
Kemudian Bagian Umum dan Tata Usaha mengecek barang datang dari suplier dari jenis barang, nama barang, spesifikasi barang, kualitas barang yang di pesan, ukuran, berat, jumlah dan cacat atau tidaknya barang.
b) Bukti Pencatatan Penerimaan Barang
Catatan akuntansi yang terlibat dalam administrasi penerimaan barang adalah:
i. Nota Penerimaan
Adalah nota dari suplier yang berisi daftar nama barang dan harga barang yang di serahkan kepada Bagian Umum dan Tata usaha. Kemudian di serahkan sebagai bukti penerimaan barang kepada Bagian Keuangan Sub Pengeluaran.
ii. Daftar Pembelian
Daftar pembelian adalah daftar yang gunakan oleh bagian administrasi gudang untuk laporan harian dan bulanan sebagai bukti pembelian barang.
2) Pembuatan Laporan Penerimaan Barang
Laporan penerimaan barang merupakan laporan yang memuat hasil perhitungan fisik barang yang diterima dalam keadaan baik. Bagian Keuangan Sub
Pengeluaran merupakan sarana bagian pembelian dalam mengecek kebenaran tagihan yang di terima dari pemasok. Form Penerimaan Barang yang digunakan di RS Ananda Purwokerto mencakup No, Tanggal, Nama Barang, Jenis / Tipe / Merk, Jumlah, Nama Penerima, Paraf, Nama Petugas, Keterangan.
c. Daftar Inventaris Barang
Daftar Inventaris Barang adalah formulir untuk mencatat barang – barang inventaris RS Ananda Purwokerto secara tersendiri atau kumpulan / kolektif dilengkapi Nama Barang, Tipe / Merk, Jumlah Barang, Kondisi Barang dan Lokasi Barang. 2) Kartu Inventaris Ruangan
Kartu Inventaris Ruangan yang dimaksudkan adalah formulir untuk mencatat barang- barang inventaris RS Ananda Purwokerto yang terdapat di masing – masing ruangan di dalam Unit / Instalasi.
3. Klasifikasi dan Nomor inventaris Barang
Untuk mempermudah pencacatan logistik, sekaligus mempermudah pengenalan maupun pengklasifikasian logistik yang dimiliki Unit / Instalasi harus dikelompokkan atau digolongkan menurut jenisnya. Pada dasarnya penggolongan atas barang-barang dalam Unit / Instalasi tergantung pada kegiatan operasional Unit / Instalasi tersebut. Dengan demikian, setiap Unit / Instalasi memiliki kebebasan melakukan pengelompokan atas barang-barang yang dimilikinya, tetapi tetap berpedoman pada orientasi guna mempermudah dalam pengenalan, pengewasan dan keselamatan dan keamanan logistik.
Sasaran inventarisasi adalah semua barang milik Unit / Instalasi yang dibeli, di dapat, dihasilkan baik secara sebagian maupun keseluruhan melalui Bagian Keuangan.
Pemasangan Kode Inventaris dilakukan oleh Bagian Umum dan Tata Usaha, Penempatan Kode Inventaris adalah bagian kanan bawah dari barang inventaris.
Pada dasarnya barang-barang logistik yang dilakukan inventarisasi terdiri dari 2 jenis yaitu :
a Barang Habis Pakai / BHP : adalah barang berwujud, yang biasanya habis dikonsumsi dalam satu atau beberapa kali pemakaian, atau umur ekonomisnya dalam kondisi pemakaian normal kurang dari satu tahun. (bahan makanan, bahan farmasi, suku cadang dan listrik, BBM dll).
b Barang tetap (barang-barang yang umur pakai/ teknisnya lebih dari satu tahun meliputi : 1) Barang tidak bergerak (tanah, bangunan), 2) Barang bergerak (Kendaraan, peralatan besar, peralatan laboratorium) dan 3) Barang persediaan (barang yang ada di dalam gudang dan tempat penyimpanan lainya.
Untuk mempermudah dalam pengenalan, pencatatan barang, dan pengendalian barang, tiap jenis barang harus memiliki nomor kode barang. Nomor kode barang diperoleh dari proses pengklasifikasian dan penomoran klasifikasi barang tersebut.
Kegiatan tersebut dimulai dari penggolongan barang berdasarkan jenisnya yang kemudian diberi nomor jenis barang. Setelah itu masing-masing jenis barang, dibagi atas kelompok-kelompok barang yang tercakup di dalamnya. Kemudian, masing-masing golongan barang tersebut harus pula diberi nomor (Nomor golongan).
Khusus untuk barang-barang tahan lama, untuk mempermudah dalam pemantauan dan pengawasan/ pengendalian logistik penting diberi Nomor inventaris barang. Sehubungan dengan hal tersebut, pedoman pokok dalam pemberian nomor inventaris barang harus sampai pada penomoran barang yang bersifat spesifik, maksudnya penomoran barang tersebut harus sampai menunjuk pada satu buah barang tertentu. Dengan demikian dalam pemberian nomor inventaris barang mulai dari pegelompokan barang sampai pemberian nomor urut barang
Adapun cara pemberian dan penulisan nomor inventaris barang tersebut adalah dengan urutan sebagai berikut: Golongan Inventaris, Jenis Barang, Sub Jenis, Nomor Seri, Bulan Inventaris, Tahun Inventaris.
Golongan Jenis Barang Sub Jenis No.Seri Bulan Inv.
Tahun Inv.
A Alat Tulis dan Kuitansi 001 05 2015
Kantor Nota Pembayaran 003 05 2015 Buku Register 004 05 2015 ... ... .... ... B Barang RT / Listrik / kebersihan Alat Makan 001 06 2015 Alat Minum 002 06 2015 Alat Dapur 003 06 2015 Alat kebersihan 004 06 2015 ... ... ... ...
Berikut Format Nomor Inventaris RS Ananda Purwokerto :
A 0 1 0 3 0 0 3 0 5 2 0 1 5
Nomor Inventaris di atas di tujukan untuk inventaris Nota Pembayaran
D. DOKUMENTASI
PEMBERIAN KODE INVENTARIS
No. Dokumen 004/SOP/UTU/AND/I/2017 No. Revisi 00 Halaman 1/1 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Tanggal Ditetapkan 8 Maret 2017 Ditetapkan, Direktur ( dr. Widayanto, M.Kes )
PENGERTIAN Pengkodean adalah kegiatan untuk menyatakan suatu informasi ke dalam bentuk tertentu yang berbeda dengan bentuk asal
TUJUAN Mempermudah pengawasan barang di RS Ananda Purwokerto KEBIJAKAN
PROSEDUR 1. Bagian Umum dan Tata Usaha membuat kode inventaris dengan format sebagai berikut:
A 0 1 0 2 3 0 0 0 5 2 0 1 7 Ket:
A : Golongan Inventaris 01 : Jenis
02 : Sub Jenis 300 : Nomor Seri 05 : Bulan Inventaris 2017 : Tahun Inventaris
2. Ketentuan dari kode inventaris RS Ananda Purwokerto adalah sebagai berikut:
a. Jenis Inventaris :
A : Alat Medis dan Alat Kesehatan B : ATK dan Peralatan Kantor C : Meubeler dan Perabotan
D : Barang Rumah Tanggga / Listrik / Kebersihan b. Sub Jenis :
01 : Termometer 02 : Timbangan Bayi dst
c. Nomor Seri adalah jumlah dari Sub Jenis. Misal 001, 002, 003, dst d. Tahun Pembuatan
3. Pemasangan Kode Inventaris dilakukan oleh Bagian Umum dan Tata Usaha 4. Penempatan Kode Inventaris adalah sebelah kanan bagian bawah dari
barang inventaris
