18
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Institusi
3.1.1. Sejarah Institusi
Masyarakat Kecamatan Cineam sudah sejak lama mendambakan berdirinya SMK, tetapi berbagai kendala banyak ditemukan dalam merintis berdirinya SMK di Desa Rajadatu Kecamatan Cineam ini, namun berkat kerja sama semua masyarakat akhirnya pada awal tahun ajaran 2007/2008 berdirilah SMK Asysyaakiriin dibawah naungan Yayasan Asysyaakiriin Rajadatu. SMK Asysyaakiriin ini dikuatkan dengan izin operasional dengan SK Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Tasikmalaya Nomor 421.5/1253/Disdik/2008 tanggal 31 Januari 2008. Lokasi yang terletak diperbatasan antara Kabupaten Tasikmalaya dan Kabupaten Ciamis Pertama kali berdiri smk asysyaakiriin hanya memiliki 2 ruang kelas belajar dan difungsikan sebagai ruang belajar 1 ruang, 1 ruang lagi dipergunakan untuk ruang guru dan ruang kepala sekolah. Ruang Kelas tersebut merupakan bangunan yang di miliki SMP Asysyaakiriin. Kondisi saat ini SMK Asysyaakiriin Cineam berusia 11 tahun dengan kondisi bangunan permanen yang kokoh, tegak dan cukup terawat dan telah memiliki ruangan sebanyak 7 ruang kelas, 1 ruang perpustakaan, 3 ruang kelas digunakan untuk Ruang Lab Kejuruan, 2 di pergunakan untuk ruang guru, TU dan kepala sekolah, disertai 2 Kamar mandi siswa dan guru. Guru SMK Asysyaakiriin sebagian besar berdomisili di Cineam kabupaten Tasikmalaya dan pada umumnya merupakan lulusan dari
beberapa perguruan tinggi yang cukup dikenal. Misalnya UIN, UPI, IAIN, UNSIL, STIMIK Tasikmalaya, STIT, IAID, dan UNIGAL dan memiliki gelar S1 dan S2.
Pertama kali berdiri, SMK Asysyaakiriin memiliki tenaga pendidik 16 orang dan tenaga kependidikan 1 orang dibawah kepemimpinan Drs.Ahmadudin, M.Pd, dalam kurun waktu 11 tahun smk asysyaakiriin mengalami perubahan dan sampai saat ini telah memiliki jumlah pengajar sebanyak 26 orang, 4 orang pengajar keagamaan ( Kitab kuning), dengan 2 Orang tenaga kependidikan dengan mengalami satu kali pergantian kepemimpinan yaitu pada awal tahun 2017. Siswa SMK Asysyaakiriin terdiri dari siswa yang berdomisili berdekatan dengan sekolah dan memiliki potensi. Jumlah siswa angkatan pertama hanya 17 orang sampai saat ini jumlah siswa mengalami peningkatan berjumlah 134 orang. Pada tahun 2007 Kompetensi keahlian yang pertama kali di buka hanya satu yaitu Pemasaran. Pada tahun 2010 dibukalah komptensi keahlian baru Teknik Komputer Jaringan mengingat banyaknya tuntutan di dunia kerja dalam bidang Informatika selanjutnya karena banyaknya siswa peminat bidang otomotif dan smk yang menyediakan keahlian tersebut memiliki lokasi yang cukup jauh dan terbatas maka pada tahun 2013 dibuka kompetensi keahlian Teknik Sepeda Motor.
Hingga saat ini SMK Asysyaakiriin memiliki 3 Kompetensi Keahlian yaitu :
1. Pemasaran (Terakreditasi A)
2. Teknik Komputer Jaringan (Terakreditasi B) 3. Teknik Sepeda Motor (Terakreditasi B)
Visi
Menjadikan SMK Asysyaakiriin Cineam sebagai sekolah yang siap mencetak lulusan yang berkualitas, unggul, kompetitif, profesional, siap memenuhi dunia kerja,usaha/industri dan masyarakat dengan dilandasi sikap moral yang berakhlaqul karimah.
Misi
a. Mempersiapkan program pembelajaran yang sesuai dengan jenis-jenis lapangan kerja.
b. Mempersiapkan peserta didik yang profesional dalam bidangnya. c. Menciptakan peserta didikyang berprilaku santun, dengan dilandasi
iman dan taqwa.
d. Mempersiapkan output yang berkualitas, terampil serta kompetitif dan siapmenghadapi tantangan era globalisasi.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber: SMK Asysyaakiriin Cineam 2018
Adapun sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing bagian dari struktur organisasi yang terdapat di SMK Asysyaakiriin Cineam yaitu:
1. Kepala Sekolah a. Pimpinan sekolah
b. Bertanggung jawab penuh disekolah c. Mengajar
2. Wakil Kepala Sekolah
a. Penyusunan perencaan kegiatan atau program b. Pengorganisasian
c. Pengawasan d. Penilaian 3. Tata Usaha
a. Membuat buku induk
b. Membuat agenda surat keluar dan masuk c. Laporan bulanan absensi dan biodata guru d. Mebuat surat panggilan siswa atau wali siswa e. Penataan ijazah
4. Waka Kurikulum
a. Menyusun dan membuat kalender pendidikan b. Membuat SK :
- SK Mengajar - SK Wakil Kepsek
- SK Wali Kelas - SK Guru Piket
- SK Kurikulum, Kesiswaan, Sapras
d. Memantau terlaksananya guru-guru yang piket 5. Waka Kesiswaan
a. Membantu dalam menyusun program kerja dibidang kesiswaan
b. Membantu dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala
c. Memberikan saran, masukan, dan pertimbangan kepada Kepsek 6. Waka Sarana
a. Membantu menyusun rencana kebutuhan sarana prasarana sekolah
b. Membantu dalam menginventariskan dan mengadministrasikan pendayagunaan sarana dan prasarana
d. Mengelola pembiayaan alat- alat pelajaran
e. Mengadakan, pemeliaraan, pengamanan, dan penghapusan barang inventaris sekolah
7. Ketua Jurusan
a. Menentukan tugas-tugas guru yang mengajar disetiap jurusan b. Mengawasi kinerja guru setiap jurusan
c. Menetukan siswa menempati jurusan. 8. Masyarakat
a. Membantu jika sewaktu-waktu diperlukan dalam kegiatan bakti untuk kepentingan lingkungan sekolah.
b. Membantu dan mengajar siswa untuk berkegiatan atau berprilaku baik saat berada dilingkungan masyarakat.
c. Mendukung penuh kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan pihak sekolah maupun pemerintah.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem yang tengah berjalan pada sistem monitoring dan Penilaian kinerja guru pada SMK Asysyaakiriin Cineam terdiri dari 4 prosedur sistem yaitu prosedur Rekap Absensi, prosedur Rekap Data Pengajar, prosedur penilaian, dan prosedur laporan :
1. Prosedur Rekap Absensi
Setelah data absensi guru terpenuhi dalam satu bulan, bagian Tata Usaha (TU), merekap dan menghitung kehadiran guru untuk diberikan kepada kepala sekolah dan disimpan dalam arsip absensi.
2. Prosedur Rekap Data Pengajar
Guru menyerahkan data pribadi, data pendidikan, dan data keluarga yang dijadikan satu menjadi data pegawai kepada bagian tata usaha (TU) yang kemudian diarsipkan menjadi rekap biodata pegawai (RBP).
3. Prosedur Penilaian Kerja
Proses penilaian kerja dilakukan oleh kepala sekolah. Untuk kebutuhan input data yang diperlukan untuk penilaian meliputi data absensi dan data keterangan guru/pegawai.
4. Prosedur Laporan
kepala sekolah melaporkan kegiatan belajar mengajar serta kegiatan lainnya yang bersangkutan di sekolah dan dari hasil penilaian kinerja guru yang disajikan dalam bentuk cetak dan display berbentuk dashboard.
3.3. Use case Diagram
Use case diagram menggambarkan kebutuhan sistem dari sudut pandang diluar sistem. Adapun use case diagram pada monitoring dan penilaian kinerja guru SMK Asysyaakiriin Cineam digambarkan sebagai berikut:
1. Use Case Diagram Prosedur Rekap Absensi
Tabel III.1. Use Case Diagram Prosedur Rekap Absensi Use Case Name Prosedur Rekap Absensi
Requirements Staf TU Mencetak Laporan
Goal Kepala Sekolah Menerima Laporan Rekap
Absensi
Pre-Conditions Staf TU merekap dan menghitung Post-Conditions Staf TU membuat laporan
Failed End Condition Kepala Sekolah Tidak menerima Laporan
Actor Staf TU Dan Kepala Sekolah
Main Flow/Basic Path 1. Staf TU melakukan perekapan 2. Staf TU menghitung kehadiran
3. Staf TU membuat laporan
4. Staf TU memberikan laporan kepada kepala sekolah
5. Kepala sekolah menerima laporan perekapan absensi
2. Use Case Diagram Prosedur Rekap Data Pengajar
Tabel III.2. Use Case Diagram Prosedur Rekap Data Pengajar Use Case Name Prosedur Rekap Data Pengajar
Requirements Staf TU Merekap Data Pegawai
Goal Staf TU menerima data pribadi, data keluarga, data pendididkan
Pre-Conditions Guru menyerahkan data pribadi, data pendidikan dan data keluarga
Post-Conditions Staf TU membuat rekap biodata pegawai Failed End Condition Staf TU tidak menerima data pribadi
Actor Guru dan Staf TU
Main Flow/Basic Path 1. Guru memberikan data pegawai 2. Staf TU menerima data pegawai
pegawai menjadi rekap biodata pegawai (RBP)
3. Use Case Diagram Prosedur Penilaian Kerja
Tabel III.3. Use Case Diagram Prosedur Penilaian Kerja Use Case Name Prosedur Penilaian Kerja
Requirements Staf TU Melakukan Penilaian
Goal Staf TU melakukan penilaian
Pre-Conditions Staf TU menginput data absensi dan keterangan guru
Post-Conditions Staf TU menginput data penilai Failed End Condition Staf TU tidak bisa menginput nilai
Actor Staf TU
Main Flow/Basic Path 1. Staf TU melakukan penilaian
2. Staf TU terlebih dahulu menginput data pegawai
3. Data pegawai yang dimaksud adalah data data absensi dan data keterangan guru/pegawai yang didapat dari staf TU
4. Use Case Diagram Prosedur Laporan
Tabel III.4. Use Case Diagram Prosedur Laporan Use Case Name Prosedur Laporan
Requirements Kepala Sekolah melaporkan hasil akhir
Goal Guru menerima laporan hasil kegiatan belajar mengajar
Pre-Conditions Kepala sekolah melaporkan kegiatan hasil belajar mengajar
Post-Conditions Guru dapat melihat hasil penilaian
kegiatan belajar mengajar
Actor Kepala Sekolah
Main Flow/Basic Path 1. Kepala sekolah melaporkan kegitan belajar mengajar
2. Yang didapat dari hasil penilaian guru 3. Output bentuk cetak dan display bebentuk
dasboard
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan A. Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama dokumen : Data Pribadi dan Kepegawaian Fungsi : Sebagai Bukti
Sumber : Guru
Tujuan : Staf TU
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Terjadi Rekap Data Pengajar Bentuk : Lihat Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Daftar Hadir Guru
Fungsi : Sebagai Data Rekap kehadiran
Sumber : Staf TU
Tujuan : Kepala Sekolah
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Satu Bulan Sekali Bentuk : Lihat Lampiran A.2
B. Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Format Supervisi Penilaian Fungsi : Sebagai Bukti Nilai
Sumber : Kepala Sekolah
Tujuan : Guru
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Selesai Penilaian Bentuk : Lihat Lampiran B.1 3.5. Permasalahan Pokok
Sistem penilaian Kinerja Guru yang telah berjalan pada SMK Asysyaakiriin Cineam umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam proses penilaian, pembuatan laporan, tetapi penulis melihat adanya kelemahan sistem tersebut. Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut:
1. penilaian kinerja guru masing-masing mempunyai nilai yang berbeda-beda, sehingga membutuhkan waktu yang sangat lama dalam pengerjaannya.
2. Dalam hal penyimpanan data-data penilaian kinerja membutuhkan alat tulis yang banyak terutama buku, dan apabila terjadi kerusakan pada buku dan tidak ada back up data yang memdai menyebabkan hilangnya data-data tersebut.
3. Belum ada sistem informasi yang mendukung monitoring dan evaluasi kinerja dan dalam pembuatan laporan masih secara manual sehingga sering terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan.
3.6. Pemecahan Masalah
1. Sebaiknya sistem penilaian kinerja guru yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem terkomputerisasi.
2. Menggunakan komputer dalam proses penilaian kinerja guru, mengurangi tingkat kerusakan dan kehilangan data-data penilaian.
3. Membuat sebuah program pengimputan data kinerja guru berbasis komputer, agar data kinerja lebih akurat, tepat dan mengurangi tingkat kesalahan dalam pembuatan laporan.
