MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 i
M A N U A L M U T U
UNIVERSITAS PENDIDIKAN NASIONAL
(UNDIKNAS)
©undiknas, 2016 all rights reserved
MANUAL MUTU UNDIKNAS-PEMA-01.02 ii DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN ... 1 1.1. Latar Belakang ... 1 1.2 Ruang Lingkup ... 2
1.3 Tujuan Manual Mutu ... 3
1.4 Penyusunan dan Pengendalian Dokumen Manual Mutu ... 3
1.5 Sasaran Mutu ... 4
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU ... 5
3. ISTILAH DAN DEFINISI ... 5
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU ... 7
4.1 Sejarah Undiknas Denpasar ... 7
4.2 Struktur Organisasi Undiknas ... Error! Bookmark not defined. 4.3 Visi, Misi dan Tujuan Undiknas Denpasar ... 8
4.4 Sistem Dokumentasi dan Audit ... 12
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ... 13
5.1 Komitmen Manajemen ... 13
5.2 Persyaratan dan Kepuasan Pelanggan ... 13
5.3 Kebijakan Mutu ... 15
5.4 Perencanaan Sistem Mutu ... 18
5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi ... 18
5.6 Tinjauan manajemen ... 20
6. Pengelolaan Sumber Daya ... 21
6.1 Penyediaan Sumber Daya ... 21
6.2 Sumber Daya Manusia ... 21
6.3 Sarana, Prasarana dan Lingkungan Kerja ... 22
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 iii
7. Realisasi Layanan Tri Dharma PT ... 24
7.1 Perencanaan Program Layanan Tri Dharma PT ... 24
7.2 Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan Stakeholders Lainnya) 27 7.3 Rancangan dan Pengembangan Kurikulum PS, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat ... 30
7.4 Pengadaan Sumber Daya Undiknas ... 33
7.5 Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat ... 34
7.6 Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan ... 36
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU ... 37
8.1 Panduan umum ... 37
8.2 Pemantauan dan pengukuran ... 37
8.3 Analisis Data ... 39
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar BelakangManual Mutu Universitas Pendidikan Nasional (Undiknas) Denpasar disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi bermutu berstandar internasional dan memenuhi peraturan pemerintah Republik Indonesia, persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) menurut Standar Nasional Perguruan Tinggi . Manual Mutu ini menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi Undiknas, kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu secara internal Undiknas.
Pada tahun 2006 - 2009 Undiknas menggunakan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) secara internal dengan nama Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dengan 8 standar mutu akademik Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti). Mulai tahun 2010, sistem penjaminan mutu di Undiknas menggunakan nama Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan tahun 2016 standar disesuaikan dengan Permenristek No 44 tahun 2015 yang menggunakan delapan (8) standar mutu Pendidikan, (8) standar mutu Penelitian dan delapan (8) standar Pengabdian kepada masyarakat.
Universitas melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai pertanggungjawaban kepada stakeholders untuk mengembangkan mutu pendidikan Undiknas secara berkelanjutan. Dengan demikian, mutu penyelenggaraan pendidikan di Undiknas diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 2 Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT) atau badan akreditasi internasional.
Dalam penerapan SPMI, universitas memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI ini, Undiknas akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif). mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders (aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Untuk itu, Undiknas menyusun dokumen SPMI sebagai berikut:
Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Visi dan Misi Undiknas , Statuta Undiknas, struktur Organisasi dan Job Deskription , Rencana Strategis Undiknas, Program Kerja Rektor dan Pedoman Akademik Undiknas .
Dokumen mutu yaitu Manual Mutu Undiknas, Standar Mutu Undiknas, Fakultas dan Program kerja, Sasaran mutu, Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Borang-borang.
Dokumen Audit yang meliputi Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) , MP Penilaian Kinerja Undiknas, Fakultas dan Program, MP Penilaian Kinerja Jurusan dan PS , Borang Kinerja Undiknas, Borang Kinerja dan Instruksi Kerja.
1.2 Ruang Lingkup
Manual mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu Undiknas dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Undiknas. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu dan Permenristek No 44 Tahun 2015 tentang standar Nasional Perguruan Tinggi.
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 3 Sistem Manajemen Mutu (SMM) Undiknas dibatasi pada penyediaan jasa layanan Tridarma Perguruan Tinggi yang mencakup pendidikan sarjana dan pasca sarjana, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dengan didukung layanan penunjangnya.
1.3 Tujuan Manual Mutu
Manual Mutu ini bertujuan untuk:
a. Menggariskan kegiatan utama (core business) yaitu tri dharma pendidikan tinggi, baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di Undiknas, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan.
b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
c. Mencerminkan komitmen Undiknas dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses layanan Tridarma dan penunjangnya di Undiknas.
d. Menggariskan perencanaan dan implementasi SPMI yang terintegrasi dengan SMM di unit-unit kerja lingkungan Undiknas.
1.4 Penyusunan dan Pengendalian Dokumen Manual Mutu
Dokumen Manual Mutu Undiknas disusun pada Konsep awal dokumen disusun oleh Penjaminan Mutu dan Akreditasi (PEMA) berdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan. Konsep awal ini dipelajari, diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan universitas. Selanjutnya konsep diklarifikasi oleh pakar sebelum divalidasi dan disahkan oleh Rektor. Secara rutin, keluhan dan
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 4 permasalahan yang timbul pada implementasi SPMI dievaluasi untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Manual Mutu ini dikategorikan sebagai dokumen tidak terkendali dan revisinya dikendalikan oleh PEMA mengikuti MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman. Fakultas/Program dan Jurusan dan Unit diwajibkan menyusun dan mengendalikan dokumen Manual Mutu sesuai dengan layanan masing-masing.
1.5 Sasaran Mutu
BIDANG, RENCANA PROGRAM/KEGIATAN
DAN INDIKATOR KINERJA Dasar/ 2016
Target Capaian pada Tahun Uraian Unit 2017 2018 2019 2020 2021 I. RAGAAN UNDIKNAS MASA DEPAN
PS terakreditasi A % 4/9 5/9 6/9 7/9 8/9 9/9 Akreditasi Undiknas - B B A A A A Jumlah Fakultas sertifikasi internasional
(A Best 21) Jml 0 0 1 2 3 4 II. KUALITAS PEMBELAJARAN
(TEACHING QUALITY)
S1 % 90 95 100 100 100 100 S2 % 90 95 95 100 100 100
III. ENTREPRENEURIAL UNIVERSITY:
FINANCIAL RESOURCE MANAGEMENT
Jumlah usaha mandiri jml 1 2 2 3 4 4 IV. KETENAGA-KERJAAN LULUSAN
(GRADUATE EMPLOYABILITY) Jumlah mahasiswa menjadi calon
entrepreneur % 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 V. KUALITAS PENELITIAN (RESEARCH
QUALITY)
Publikasi di jurnal nasional jml 5 6 7 7 8 8 Publikasi di jurnal internasional jml 3 4 4 5 5 6 Jumlah HAKI/Paten jml 2 2 2 3 3 3 VI. PENCITRAAN INTERNASIONAL
(INTERNATIONAL OUTLOOK)
Peningkatan peringkat versi A Best 21 Rank Peningkatan peringkat versi
Webometrics Rank 20 20 19 19 18 18
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 5 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
Rujukan yang digunakan adalah:
a. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional.
b. Permenristek No.44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
c. Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
d. Peraturan Pemerintah No. 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.
e. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.
f. Akreditasi Program Studi Sarjana,dan Magister oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009.
g. Visi dan Misi Undiknas, 2010. h. Statuta Undiknas, 2010. i. Struktur Organisasi Undiknas.
j. Rencana Strategis Undiknas dan Program Kerja Rektor.
3. ISTILAH DAN DEFINISI
a. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan masing-masing Perguruan Tinggi.
b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta
stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders). Kegiatan harus terencana dan sistematis yang
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 6 dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan mutu.
c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat.
d. Standar Nasional Pendidikan Tinggi adalah Satuan standar yang meliputi standar pendidikan, standar penelitian dan standar Pengabdian kepada masyarakat
e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi. f. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan
yang ikut menerima atau membeli layanan pendidikan di PT. Pelanggan Undiknas University dapat dibagi menjadi 4 (empat) bagian, yaitu (1) calon mahasiswa/mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; (2) orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; dan (3) pengguna lulusan dan mitra kegiatan penelitian dan pengabdian; dan (4) pemerintah sebagai atasan langsung. g. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas/program,
jurusan dan program studi atau lembaga selain fakultas dan jurusan yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan.
h. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/PS yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan.
i. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya
j. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi k. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 7 hasil yang dicapai atau menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan
l. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan tinggi (tri dharma PT) dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1 Sejarah Universitas Pendidikan Nasional (Undiknas)
Universitas Pendidikan Nasional (UNDIKNAS) adalah lembaga pendidikan tinggi negeri yang terletak di kota Denpasar, Bali. Didirikan pada tahun 1969 yang diberi nama Akademi Bank dan beberapa tahun berkembang menjadi Akademi Keuangan dan Perbankan (AKABA) didirikan oleh Yayasan Pendidikan Kejuruan Nasional (YPKN) Denpasar tahun 1969 dengan akta notaris nomor : 25 tahun 1969. Dalam perkembangannya, AKABA mengalami peningkatan status menjadi Sekolah Tinggi Ilmu Keuangan (STIK). Pada tanggal 1 Oktober 1983 berdasarkan Surat Keputusan Yayasan Pendidikan Kejuruan Nasional Nomor: 012/II-4/YPKN/X/1983 STIK berafilasi dengan 3 (tiga) sekolah tinggi yakni : STISPOL, STIH dan ATD menjadi Universitas Pendidikan Nasional Denpasar dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor : 0253/0/1984 tanggal 3 Juni 1984. Dalam perjalanannya YPKN berubah bentuk menjadi Perkumpulan Pendidikan Nasional (Perdiknas) dengan akta notaris nomor: 03 tertanggal 2 Agustus 2002 dan telah didaftarkan di Departemen Hukum dan HAM dengan nomor : C-85.HT.01.03.TH.2004 tertanggal 11 Agustus 2014. Pada saat ini UNDIKNAS memiliki 4 fakultas dan 1 program Pascasarjana, dengan 9 Jurusan/PS yang melaksanakan kegiatan pendidikan di bidang akademik. Pada program akademik terdapat 7 program studi strata satu (S-1) yaitu : 1. Program Studi
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 8 Manajemen, 2. Program Studi Akuntansi, 3. Program Studi Ilmu Administrasi Negara, 4. Program Studi Ilmu komunikasi, 5. Program Studi Ilmu Hukum, 6. Program Studi Teknik Sipil, 7. Program Studi Akuntansi dan 3 program Studi Pascasarjana (S-2) yang terdiri dari : 1. Program Sudi Magister Manajemen, 2. Program Studi Magister Administrasi Publik dan 3. Program Studi Magister Ilmu Hukum
4.2 Visi, Misi dan Tujuan Universitas Pendidikan Nasional (Undiknas) Denpasar
A. Visi Undiknas Denpasar adalah:
B. Misi :
1. Menyelenggarakan proses pendidikan untuk menghasilkan mahasiswa atau peserta didik menjadi manusia yang berkualitas dan visioner, berkemampuan akademik tinggi, bermartabat, berkepribadian kuat, profesional, berjiwa entrepreneur serta bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2. Menjadi agen pembaharuan, pengembangan dan penyebarluasan ilmu pengetahuan, teknologi, humaniora dan seni, baik di tingkat lokal, nasional maupun internasional serta mengupayakan pemanfaatan kemajuan IPTEKS untuk meningkatkan taraf kehidupan dan kesejahteraan masyarakat serta dapat pula memperkaya kebudayaan daerah dan nasional.
“Menjadi universitas unggul di bidang pendidikan dan
pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat berlandaskan konsep Tri Hita Karana serta
berperan aktif dalam meningkatkan IPTEKS,
peradaban, serta mampu menghasilkan lulusan yang
berwawasan global dan bermoral Pancasila”
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 9 3. Sebagai pelopor pelaksanaan Tri Hita Karana dalam
mengimplementasikan Tridharma Perguruan Tinggi.
C. Tujuan :
1. Menghasilkan sumber daya manusia atau lulusan berkualitas tinggi dan kredibel serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berkepribadian kuat dan memiliki jiwa entrepreneur, berwawasan global, disiplin, memiliki etos kerja dan produktivitas tinggi, sehingga menjadi tenaga akademisi dan profesi yang unggul, tangguh dan mampu bersaing, baik di tingkat lokal, nasional maupun di tingkat internasional.
2. Menghasilkan dan/atau mengembangkan IPTEKS untuk memenuhi tuntutan perkembangan peradaban manusia serta untuk mendorong pembangunan bangsa dan negara.
3. Mempunyai kemampuan dalam pemberdayaan masyarakat melalui pengembangan konsep pemecahan masalah dengan menggunakan metode ilmiah sehingga dapat dipertanggungjawabkan secara logis berlandaskan konsep Tri Hita Karana.
4. Menjadikan Undiknas Denpasar sebagai centre of excellence yang berdaya saing unggul, baik di tingkat lokal, nasional maupun internasional.
5. Menjadi mitra pemerintah dan masyarakat dalam melaksanakan dan mewujudkan program-program pembangunan, baik di daerah maupun di tingkat nasional.
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 10 4.3 Organisasi Universitas Pendidikan Nasional (Undiknas) Denpasar
Organisasi UNDIKNAS sesuai dengan dokumen Statuta dan Buku Pedoman Akademik Universitas Pendidikan Nasional (Undiknas) Denpasar, adalah:
a. Senat Akademik Universitas b. Dewan Guru Besar
c. Dewan Pertimbangan Rektor d. Badan Eksekutif Mahasiswa
e. Unsur Pimpinan: Rektor, Wakil Rektor dan Direktur-Direktur
f. Unsur Pelaksana Akademik (Unit Kerja Pelaksana Akademik = UKPA), terdiri dari :
Fakultas
Jurusan
Program Pascasarjana
Bidang Penelitian dan Kajian
Bidang Pengabdian Masyarakat
Lembaga lain yang menyelenggarakan pelatihan g. Unsur Pelaksana Administrasi (Admition)
Bidang Administrasi Akademik
Bidang Operasional
Bidang Sumber Daya Manusia
Bidang Administrasi Umum dan Dokumentasi
Bidang Perlengkapan dan inventaris
Bidang Akuntansi
h. Unsur Penunjang Unit Pelaksana Teknis
Perpustakaan
Bidang Penunjang Akademik/Laboratorium
Bidang Cyber Net
i. Unsur Pemantauan dan Evaluasi
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 11
Badan Audit Keuangan
Gambar 1. Struktur Organisasi Universitas Pendidikan Nasional
Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Undiknas, maka dibentuk struktur organisasi penjaminan mutu internal yang terintegrasi dengan sistem manajemen mutu BAN PT. Struktur tersebut mencakup tingkat universitas, fakultas dan jurusan/program studi maupun unit kerja penunjang pelaksana akademik. Pimpinan unit kerja menjamin mutu kinerja organisasi yang menjadi tanggungjawabnya. Tugas Pokok dan Fungsi serta koordinasi organisasi Undiknas, secara rinci dapat dilihat pada dokumen Statuta .
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 12 Gambar 1. Struktur Organisasi Universitas Pendidikan Nasional (Undiknas)
yang Berkaitan Dengan Penjaminan Mutu
4.4 Sistem Dokumentasi dan Audit
Sistem dokumentasi mengacu pada dokumen-dokumen yang telah disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Undiknas dan rujukan dokume Kebijakan Manajemen Mutu. Sistem yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi, Misi dan Tujuan Undiknas; Statuta; SPMI; Renstra Undiknas; Program Kerja; Pedoman Pendidikan), dokumen Mutu (Manual Mutu; Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi Kerja; Borang dan
Rektor
Dekan/ Program Pascasarjana (Unit Pelaksana Akademik) Ketua Program Studi (S1 dan S2) (Unit Pelaksana Akademik) Senat Universitas Senat Fakultas Pusat Penjaminan Mutu dan Akreditasi (PEMA) Gugus Kendali Mutu (GKM) Unit Jaminan Mutu (UJM) Pusat Penunjang Pelaksana Akademik AuditMANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 13 Dokumen Pendukung). Daftar keseluruhan dokumen tercantum dalam MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Manajemen
Universitas dan unit kerja mengidentifikasi layanan Tridarma Perguruan Tinggi yang memuaskan kebutuhan dan harapan pelanggan. Universitas dan unit kerja mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya pada perbaikan berkelanjutan terhadap layanan pendidikan dan SMM. Strategi yang dilakukan, meliputi:
a. mengkomunikasikan kebijakan implementasi SMM di seluruh unit kerja di Undiknas,
b. melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran mutu Undiknas di masa depan,
c. mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices, d. menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh
anggota organisasi mengetahui visi, misi maupun tugas pokok dan fungsi,
e. menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu,
f. mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran mutu yang ditetapkan.
5.2 Persyaratan dan Kepuasan Pelanggan
Universitas dan unit kerja harus menetapkan pelanggan dan mengidentifikasi persyaratan (kebutuhan dan harapan) pelanggan. Unit kerja mengidentifikasi persyaratan pelanggan sesuai Tupoksi dan program layanan prima. Untuk Unit dan penyalenggara pelatihan, persyaratan pelanggan utama yang
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 14 berkait pendidikan/pelatihan ditetapkan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan semua indikator kinerja jurusan/PS dan/atau penyelenggaraan pelatihan. Pelanggan dan persyaratan pelanggan dinyatakan secara jelas di dalam Manual Mutu Undiknas dan tiap unit kerja. Persyaratan pelanggan Undiknas adalah 4 (empat) bagian, (Tabel 1).
Tabel 1: Pengguna jasa layanan Undiknas
No Pengguna jasa layanan (pelanggan) Kebutuhan/persyaratan
pelanggan yang akan dipenuhi Produk yang dihasilkan 1 Calon Mahasiswa, Mahasiswa S-1, S-2, peserta pendidikan dan pelatihan (Diklat)
Dilayani baik sehingga dapat lolos seleksi sesuai jalur yang telah ditetapkan dalam www.undiknas.ac.id atau pedoman penerimaan
mahasiswa Pasca Sarjana dan belajar dan mendapat
kompetensi sesuai bidang studi. Peserta pelatihan ingin dilayani, memenuhi standar kualifikasi input dan memenuhi komptensi setiap Diklat Sarjana, Master, peningkatan kompetensi SDM sesuai program Diklat 2 Orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan
Lulusan yang sujana : Lulus, dapat berkarya dan
bermanfaat bagi umat manusia. Pengakuan, penghargaan dan rekomendasi pada orang lain 3 Pengguna lulusan dan mitra kegiatan penelitian dan pengabdian
SDM yang sehat jasmani-rohani, dapat berkomunikasi, trampil, mau belajar, kreatif, mandiri, dapat bekerja dengan tim dan tekanan. Laporan tepat waktu, inovasi penelitian untuk
pengembangan ilmu, menghasilkan karya ilmiah
Inovasi, paten/HAKI, buku ajar, Pengakuan, penghargaan dan rekomendasi pada orang
MANUAL MUTU UNDIKNAS-PEMA-01.02 15 No Pengguna jasa layanan (pelanggan) Kebutuhan/persyaratan
pelanggan yang akan dipenuhi Produk yang dihasilkan yang diterima publikasi di forum
ilmiah, paten, buku ajar,
memperkaya bahan ajar, atau digunakan di masyarakat. Biaya terjangkau, birokrasi jelas, hasil akurat lain 4 Pemerintah sebagai atasan langsung atau pemberi dana
Amanah terhadap mandat, kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi, mutu kinerja baik, produktif dan efisien,
transparan, akuntabel, relevan dan berdaya saing
Pengakuan, penghargaan dan rekomendasi pada pihak lain
Atas permintaan Rektor, penanganan keluhan pelanggan disampaikan dalam berbagai media lisan maupun tulisan off line dan on line (www.undiknas.ac.id) sesuai MP Penangan Keluhan. Keluhan pelanggan digunakan sebagai salah satu pengukuran kepuasan pelanggan dikoordinir oleh Pusat system informasi (Cyber Net). Setiap tahun sekali baik di tingkat universitas maupun unit kerja dilakukan evaluasi kepuasan pelanggan untuk perbaikan mutu Undiknas secara berkelanjutan
5.3 Kebijakan Mutu
Universitas menggunakan kebijakan mutu untuk memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan untuk peningkatan mutu berkelanjutan dalam proses layanan tri dharma PT. Untuk itu, tujuan akhir segala kegiatan Undiknas sepenuhnya didekasikan bagi kehidupan umat manusia yang lebih baik. Rektor menetapkan kebijakan mutu :
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 16 mengembangkan Undiknas menjadi world class entrepreneurial
university yang sehat, bermutu dan bermartabat.
Dalam rangka melaksanakan tugas penyelenggaraan pendidikan tinggi, Rektor mempunyai komitmen:
a. Melaksanakan penjabaran Rencana Strategis (Renstra) Undiknas dalam bentuk millestones sasaran pengembangan Undiknas, yaitu: 2015-2019 penguatan mutu institusi ditingkat nasional, 2020-2024 peningkatan mutu institusi di tingkat ASEAN, 2025-2029 pnguatan mutu inatituai di tingkat ASEAN, 2030-2034 peningkatan mutu institusi di tingkat global dan 2035-2039 penguatan mutu institusi di tingkat global.
b. Melaksanakan tugas pendidikan tinggi dengan pedoman Statuta, Struktur Organisasi , Renstra, dan Program Kerja Rektor Undiknas serta mepertanggungjawabkan kinerjanya kepada
stakeholders (sivitas akademika dan masyarakat) untuk
menjaga akuntabilitas publik.
c. Mengembangkan Undiknas menuju entrepreneurial university secara bertahap, sistematis dan berkelanjutan melalui komersialisasi produk dan jasa penelitian, pendidikan, inovasi IPTEKS, pembelajaran semangat, jiwa dan kemampuan berwirausaha bagi sivitas akademika.
d. Mendorong penyelenggaraan sistem pendidikan yang otonom, transparan dan akuntabel dengan cara mengadaptasikan dan mengembangkan seperangkat standar pendidikan dan manajemen yang optimal sesuai dengan karakteristik dan kekhasan Undiknas, dengan mengacu pada: Standar Nasional Pendidikan Tinggi, standar mutu akreditasi dari BAN-PT, dan standar mutu A Best 21.
e. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga mampu mendorong peningkatan pencapaian sasaran mutu
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 17 Undikns melalui pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI yang didukung oleh SDM dengan pola kebersamaan yang saling asah dan asuh serta didasarkan pada nilai-nilai dasar akhlak mulia, yaitu: Trikaya Parisudha, kredibel dan akuntabel.
f. Mendorong pihak manajemen, dosen dan tenaga kependidikan Undiknas untuk memenuhi standar kompetensi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing sehingga mampu memberikan kontribusi untuk mendukung hubungan kerja yang sehat dengan stakeholders.
g. Mengupayakan pemenuhan sarana dan prasarana berstandar nasional, internasional serta pengembangan manajemen aset yang efektif, transparan dan akuntabel.
h. Mengupayakan pendanaan yang memadai dengan prinsip otonomi, pengurangan ketergantungan dana dari pemerintah dan orang tua mahasiswa melalui kemampuan memperoleh, mengelola dan mengembangkan dana mandiri, efisien dalam penggunaan dana dan transparan serta akuntabel dalam pengelolaan keuangan.
i. Mengantisipasi dampak operasionalisasi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dapat mencemari dan mengganggu keselamatan manusia dan kelestarian lingkungan kampus, sehingga tercipta suasana yang aman, nyaman, sehat, bersih, tertib dan indah.
Kebijakan mutu Undiknas dikomunikasikan, dipahami oleh semua pihak dan diacu untuk menentukan kebijakan mutu tiap unit kerja yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses layanan tridarma di Undiknas.
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 18 5.4 Perencanaan Sistem Mutu
Perencanaan sistem mutu dijabarkan dari visi, misi dan kebijakan mutu yang telah ditetapkan serta keberhasilan yang telah dicapai sebelumnya. Hal ini dijelaskan dalam Evaluasi Diri Undiknas dan hasil Akreditasi Institusi B tahun 2014. Untuk itu, perencanaan mutu Undiknas dinyatakan dalam :
a. Penetapan Quality Goals: Key performance indicators dalam Renstra Undiknas menjadi sasaran mutu unruk mencapai tiga
milestones hingga tahun 2020. Sasaran mutu unit-unit kerja harus
relevan dan sejalan dengan kebijakan dan sasaran mutu universitas atau organisasi di atasnya. Keefektifan perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu universitas menjadi tanggung jawab Rektor.
b. Identifikasi sumber kelemahan: Undiknas menyadari masih adanya kelemahan manajemen internal (aset, TIK dan kelembagaan) dan kualifikasi SDM baik dosen maupun tenaga kependidikan. Oleh karena itu, dalam empat tahun terakhir adanya telah diinisiasi penerapan SMM dibeberapa unit kerja. Selanjutnya, perubahan kebijakan dan peningkatan alokasi anggaran yang untuk meningkatkan profesionalisme SDM.
c. Penetapan sistem pemantauan, evaluasi dan early warning
system rutin: Undiknas sejak 2005 menginisiasi berfungsinya unsur
pemantauan dan evaluasi akademik dan non akademik melalui pendirian LPM dan SPI (risk based monev).
5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
Undiknas menetapkan Kepala Akreditasi dan Gugus Kendali Mutu di tingkat universitas, fakultas/lembaga/biro dan jurusan/Program Studi sebagai perwakilan manajemen untuk keperluan audit internal maupun eksternal. Dir AKSI untuk tingkat universitas, Ka.
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 19 Prodi dan sekretaris jurusan/program studi untuk tingkat jurusan/program studi, sekretaris pimpinan atau satu-beberapa kabag untuk Unit pelaksana. mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal dan manajemen mutu di tingkat universitas, fakultas/lembaga dan jurusan/program studi.
Kepala Akreditasi & GKM bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar mutu SPMI yang telah ditentukan terpenuhi. Wakil Rektor pada tingkat universitas, fakultas/lembaga dan jurusan/program studi masing-masing harus melaporkan pelaksanaan sistem kepada Rektor, Dekan/Pimpinan Lembaga dan Ketua Jurusan/Program studi, serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pelanggan lain, terkait dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM), Standar Mutu Undiknas dan hasil audit baik internal maupun eksternal.
Wakil Rektor harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personil, serta mengerti tentang SMM standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan yang akan dipenuhi. Selain itu juga harus bersedia memberi saran tentang implementasi standar mutu yang disepakati.
Komunikasi internal
Rektor, Dekan, Ketua/Direktur Program, Ketua Lembaga, Kepala Biro, Pimpinan Unit Kerja, Ketua Prodi harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh informasi terkait kinerja SMM, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian standar mutu. Penyediaan informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan kinerja
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 20 SMM, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi dalam pencapaiannya. Pimpinan mendorong secara aktif komunikasi umpan-balik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi. Pimpinan (Rektor, Dekan, Ketua/Direktur Program, Ketua Lembaga, Kepala Biro, Pimpinan Unit Kerja, Ketua Prodi) harus memastikan bahwa komunikasi ada antar tingkat organisasi, serta antar bidang dan jurusan/program studi yang berbeda.
5.6 Tinjauan manajemen
Seluruh unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan pelanggan. Tinjauan manajemen di tingkat Undiknas dilaksanakan bersamaan dalam Rapat Pimpinan (Rapim) minimal tiap bulan yang dihadiri oleh Kepala Bagian dan kepala Pusat. Selain itu, tiap tahun secara menyeluruh Undiknas juga menyelenggarakan tinjauan manajemen dihadiri Rektor hingga Kajur/Kabag. Keluaran tinjauan harus berupa keputusan, kebijakan, pemecahan masalah, data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja SMM dalam SPMI. Rekaman tinjauan manajemen harus dipelihara. Unit kerja melaksanakan tinjauan setidaknya empat kali dalam satu tahun.
Tinjauan sistem manajemen mutu harus mencakup tinjauan periodik terjadwal dari sistem prosedur/instruksi dan pendukung, kepuasan pengguna, kriteria penilaian, hasil evaluasi, peningkatan terdokumentasi dan tinjauan desain dan pengembangan sistem ketika kurikulum baru diinisiasi. Sebagai hasil tinjauan SMM, pimpinan (Rektor, Dekan, Ketua/Direktur Program, Ketua Lembaga, Kepala pusat, Pimpinan Unit Kerja, Ketua Prodi) harus
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 21 melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SPMI dan prosesnya. Keluaran tinjauan SMM harus direkam dan dikomunikasikan kepada seluruh anggota unit kerja.
6. Pengelolaan Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya
Universitas, Fakultas/Program/Lembaga/Kepala Bagian/Unit Kerja dan Jurusan/ Program Studi harus mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk penyediaan layanan. Universitas dan unit-unit kerja juga memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi SMM yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan persyaratan pelanggan. Universitas, Fakultas/Program/Lembaga/ Unit Kerja dan Program studi harus:
a. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya;
b. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang;
c. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan
d. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan SMM serta untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi.
6.2 Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum
Universitas, Fakultas/Program/Lembaga/Kepala Bagian/Unit Kerja dan Jurusan/Program Studi harus mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk ketentuan
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 22 layanan dan memastikan ketersediaannya untuk kinerja SMM yang efektif.
6.2.2 Kompetensi, kesadaran akan tanggungjawab dan pelatihan Universitas harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten, memiliki kesadaran, etos kerja dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Universitas dan unit kerja di bawahnya harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk mengevaluasi kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan dengan tuntutan/kebutuhan kurikulum program studi, program unit kerja dan persyaratan yang ditetapkan. Pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan sertifikasi tiap dosen, dan tenaga kependidikan harus terekam dan dilakukan monitoring serta evaluasi secara rutin oleh tiap unit kerja.
6.2.3 Rekruitmen dan pengembangan
Kriteria dan tatacara rekrutmen dan pengembangan dosen atau tenaga kependidikan ditetapkan oleh rektor, yang dinyatakan dalam manual prosedur dan dikendalikan oleh Direktorat Sumber Daya. Pelaksanaan rekruitmen dan pengembangan dosen dan tenaga kependidikan mengacu pada kriteria dan tatacara yang telah ditetapkan, dan pelaksanaannya direkam dan dipelihara oleh Bidang Personalia. Manual Prosedur Rekrutmen dan Pengembangan Dosen dan Tenaga Kependidikan dikomunikasian kepada seluruh unit kerja di Undiknas.
6.3 Sarana, Prasarana dan Lingkungan Kerja 6.3.1 Umum
Universitas, Fakultas/Program/Lembaga/Unit Kerja dan Jurusan/ Program Studi harus mengidentifikasi sarana, prasarana,
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 23 lingkungan dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat atau kegiatan layanan lainnya.
6.3.2 Pembelian dan pemeliharaan
Universitas, Fakultas/Program/Lembaga/Unit Kerja dan Jurusan/ Program Studi harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, perlindungan, instalasi, penggunaan dan pemeliharaan sesuai peraturan dan kewenangan. Universitas, fakultas/program dan unit-unit kerja harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan. Sarana prasarana mencakup antara lain gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium/studio, bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait, seperti misalnya fasilitas kesehatan, keamanan fisik, transportasi, toko buku, jalan, dan lain-lain. Peralatan harus dipelihara sesuai kewenangan secara rutin sehingga selalu siap jika akan digunakan. Peralatan ukur di laboratorium/bengkel harus dikalibrasi secara rutin sesuai kebutuhan agar akurasi dan validitas hasil pengukuran terjamin. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. 6.3.3 Pengadaan barang dan jasa
Kriteria dan tatacara pengadaan barang dan jasa dengan dana ditetapkan oleh Perdiknas, yang dinyatakan dalam manual prosedur dan dikendalikan oleh Kepala Bagian Keuangan. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa mengacu pada kriteria dan tatacara yang telah ditetapkan, dimana
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 24 pelaksanaannya direkam dan dipelihara oleh Ka. Bag. Keuangan. Manual Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa dikomunikasikan kepada seluruh unit kerja di Undiknas.
6.4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
Universitas/fakultas/program menjamin terselenggaranya kebebasan akademik, mimbar akademik dan otonomi keilmuan. Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana yang aman, indah dan kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan pelanggan. Universitas/fakultas/program harus menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan mutu berkesinambungan.
7. Realisasi Layanan Tri Dharma PT
7.1 Perencanaan Program Layanan Tri Dharma PT
Universitas harus merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma PT), termasuk rancangan dan pengembangan layanan ilmiah. Layanan pendidikan meliputi S1, S2. Pengembangan metode pembelajaran, pembukaan dan penutupan program studi yang dikendalikan oleh Dir Aksi. Perencanaan program layanan Undiknas secara rinci disampaikan dalam Program Kerja Rektor yang mengacu pada Rencana Strategis Undiknas.
7.1.1 Pendidikan/Pengajaran
Fakultas/Program dan Jurusan/Program Studi harus merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 25 rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai yang diinginkan. Fakultas/Program dan Jurusan/Program Studi harus mengintegrasikan kurikulum Program Studi S-1 dan S-2 sehingga mencapai kompetensi lulusan dan
learning outcomes sesuai profil yang ditetapkan. Universitas harus
merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses .
Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan pada aktivitas pendidikan . Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus terkontrol meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen , untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur, instruksi dan lulusan, metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang disepakati. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara oleh tiap jenjang Unit pelaksana akademik atau Ketua Program Studi. Evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran dilakukan pada setiap akhir semester. Hasil evaluasi menjadi dasar penetapan kebijakan peningkatan mutu secara berkesinambungan.
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 26 7.1.2 Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Undiknas mendorong secara konsisten penelitian dan pengembangan berbagai produk unggulan yang mempunyai potensi untuk dapat dikembangkan dan bersaing di tingkat nasional, regional, dan internasional. Universitas, Fakultas/Lembaga dan Jurusan/Program Studi harus merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HKI dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Universitas, Fakultas/Lembaga dan Program Studi harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses. Evaluasi kepuasan partner atau pelanggan terhadap kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait.
Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk penerapan inovasi IPTEK, layanan atau studi banding praktek baik (good practices) dan konsultasi, harus meningkatkan kompetensi sivitas akademika dan menghasilkan
output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HKI, paket teknologi
atau inovasi IPTEK yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan dan penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi; dan pengukuran outcomes. Kegiatan lebih rinci di tiap fakultas/program atau P3M. Metode pengendalian harus
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 27 merupakan bagian tinjauan manajemen , untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan. Dir Aksi mengatur perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara.
7.2 Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan Stakeholders Lainnya) Universitas secara umum memberikan layanan yang
intangible, not storable dan comsumed kepada pelanggan utama
yaitu mahasiswa, maupun stakeholders lainnya. Universitas harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar IPTEK dan belajar mempraktekkan penerapannya untuk mencapai learning
outcomes dan kompetensi yang telah ditetapkan. PBM sebagai
bagian dari Tri Dharma PT yang dilakukan di dalam/luar kelas/laboratorium/studio, di dalam/luar kampus Undiknas, diharapkan minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut:
a. Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang bertanggung jawab memeliharanya;
b. Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan dan universitas yang responsif;
c. Personel universitas memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan
d. Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau tenaga kependidikan yang sesuai dengan kualifikasinya.
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 28 7.2.1 Penentuan Persyaratan Terkait Layanan Tri Dharma PT
Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari kebutuhan Undiknas untuk pemenuhan harapan masyarakat akademik. Persyaratan kualifikasi mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman Akademik Undiknas sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh universitas atau Unit pelaksana. Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh universitas dalam memberikan layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya, dokumen pribadi, yang diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi universitas, NIM dan lain-lain. Layanan tri dharma PT harus memenuhi persyaratan hukum, peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata pendidikan.
Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat ditentukan berdasarkan track
record, roadmap dan payung penelitian, kepakaran, kebutuhan
pengembangan IPTEK sesuai PS, permasalahan di masyarakat, rencana strategis nasional/internasional pemberi dana (Dikti, Ristek, PT luar negeri dan standar mutu Nasional). Persyaratan terkait layanan tersebut juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh universitas atau pemberi dana dalam administrasi dan pengelolaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
7.2.2 Tinjauan Persyaratan Terkait Layanan Tri Dharma PT
Universitas/Fakultas/program stufi harus meninjau persyaratan terkait layanan tri dharma PT untuk memastikan bahwa:
- Persyaratan mutu penyelenggaraan Tri Dharma PT telah ditetapkan
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 29 - Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah
diselesaikan
- Universitas hingga program studi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan
- Apabila persyaratan pendidikan diubah, universitas harus memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diubah dan semua pihak yang terkait telah mengetahui perubahan persyaratan.
- Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus dipelihara.
7.2.3 Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan Undiknas
Universitas harus menentukan dan menerapkan sistem pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa dan pengguna lainnya, misalnya terkait dengan informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk kurikulum, serta umpan balik PBM dan termasuk keluhan mahasiswa. Komunikasi yang baik harus dijalin dengan pemberi dana hibah atau pengguna jasa (stakeholders) kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk meningkatkan dukungan layanan Tri Dharma PT, Undiknas menggunakan komunikasi interaktif telepon, faksimil, e-mail, mailinglist, hp dan website www.undiknas.ac.id. Dalam dua tahun terakhir, telah diinisiasi upaya Undiknas menjadi masyarakat paperless.
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 30 7.3 Rancangan dan Pengembangan Kurikulum PS, Penelitian dan
Pengabdian Kepada Masyarakat
7.3.1 Dalam perencanaan program studi dan kurikulumnya, pimpinan universitas, fakultas, dan program studi harus mempertimbangkan pengembangan program studi dan kurikulum untuk kepentingan pelayanan pada mahasiswa sesuai aturan yang berlaku di Kemenristekdikti atau asosiasi profesi. Pengendalian rancangan harus sesuai dengan lama studi pendidikan. Prosedur yang berlaku harus memastikan bahwa materi pendidikan sesuai dengan persyaratan kurikulum. Analisis kebutuhan harus mencakup keefektifan sistem pendidikan dan kinerja organisasi untuk mencapai kompetensi lulusan dan
learning outcomes mahasiswa. Hal ini digunakan untuk
menentukan agar PBM dapat membantu mahasiswa menjadi kompeten, ukuran keefektifan suatu metode PBM yang diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai dengan target kurikulum. Proposal usulan PS baru dikaji oleh Wakil Rektor. Analisis tersebut harus menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses evaluasi kurikulum. Laporan analisis kebutuhan harus menyediakan masukan untuk proses rancangan kurikulum, menggambarkan hasil analisis kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk rancangan kurikulum. Proses pengembangan kurikulum program studi harus didokumentasikan dan digunakan oleh unit penyelenggara kegiatan akademik menggunakan media informasi yang sesuai. Laporan harus menjelaskan urutan tahap proses pengembangan, personil yang terlibat, mekanisme evaluasi dan kriteria digunakan.
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 31 Rektor Undiknas melalui Lembaga Penelitian merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan penelitian sesuai dengan peta penelitian (road map) yang melibatkan multi disiplin ilmu serta mensinergikan penelitian-penelitian di Undiknas agar terjadi relevansi dan kesinambungan dari waktu ke waktu. Perencanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dilakukan oleh P3M, prodi, pusat studi dan laboratorium terkait road map, payung penelitian berdasar pada kompetensi dan track record civitas akademika. Atas dasar dinamika masyarakat yang selalu berubah-ubah, roadmap dalam penelitian dapat di-update setiap kurun waktu tertentu agar output penelitian memenuhi kebutuhan stakeholder dan selalu relevan terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
7.3.2 Masukan untuk Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT Unit kerja penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan masukan untuk rancangan kurikulum PS, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Tracer study dilakukan secara rutin untuk menggali masukan dari berbagai pihak.
7.3.3 Output Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Output rancangan dan pengembangan harus mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna lulusan pada suatu kurikulum, strategi PBM dan evaluasi kinerja organisasi. Output dalam bentuk proposal dan dikaji secara internal oleh PEMA.
7.3.4 Tinjauan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Tim evaluator pada setiap tahap evaluasi harus mengidentifikasi hasil rancangan dan pengembangan kurikulum sesuai dengan
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 32 persyaratan atau standar yang diacu (misalnya, profil lulusan, kompetensi suatu profesi, sertifikasi kompetensi lulusan). Selain itu, evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus meninjau rancangan dan pengembangan telah mengarah pada pencapaian target Rencana Strategis Undiknas
7.3.5 Verifikasi Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Verifikasi rancangan harus dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana rancangan dan pengembangan. Kegiatan ini seharusnya dilakukan secara internal oleh setiap pakar yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan rancangan secara independen. Tahap keluaran rancangan dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesifikasi masukan rancangan dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara.
7.3.6 Validasi Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Validasi ini dilaksanakan dengan pengesahan oleh pimpinan unit kerja agar karakteristik layanan pendidikan yang direncanakan dalam rancangan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dapat dipastikan penerapannya. Secara umum, validasi dilakukan pada tahap akhir suatu perencanaan. Akreditasi dan sertifikasi oleh berbagai pihak di dalam dan luar unit kerja termasuk metode validasi. Rekaman adanya tindakan dan keluaran validasi harus dipelihara.
7.3.7 Pengendalian Perubahan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Dalam lingkungan pendidikan, pesatnya perkembangan IPTEK dan kebutuhan masyarakat menjadi arahan tinjauan rancangan
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 33 dan pengembangan tri dharma PT secara periodik dan menghasilkan perubahan. Perubahan tersebut diidentifikasi, didokumentasikan, disahkan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak terkait. Setiap perubahan harus mencakup keseluruhan kegiatan terkait dan rekaman harus dipelihara.
7.4 Pengadaan Sumber Daya Undiknas
Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang atau jasa ditetapkan oleh Tim Pengadaan Barang Undiknas sesuai Manual Prosedur Pengadaan Barang/Jasa, yang mencakup evaluasi kebutuhan dan pengendalian layanan pendidikan yang harus disediakan sehingga proses tersebut betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan lembaga atau unit kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang dijalankan juga harus memenuhi persyaratan peraturan Undiknas dan perundang-undangan yang berlaku.
7.4.1 Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi spesifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat, termasuk persyaratan kualifikasi SDM untuk meningkatkan kompetensi, yang dilakukan dengan pelatihan dan atau studi lanjut sesuai spesifikasi bidang studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan barang/jasa maupun layanan pelatihan dan/atau studi lanjut harus mempertimbangkan kebutuhan dan kualifikasi kinerja penyedia barang atau layanan pendidikan unit kerja. Kualifikasi penyedia barang/jasa harus memenuhi ketentuan yang berlaku, dipilih dan dievaluasi sesuai prosedur pengadaan barang/jasa di Undiknas. Proses dan tahapan pengadaan dilakukan dengan penunjukan langsung, pemilihan lansung atau lelang . Proses
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 34 pengadaan barang dikembangkan dalam sistem e-procurement Undiknas. Dokumen pengadaan barang/jasa didokumentasikan oleh penanggung jawab kegiatan.
7.4.2 Informasi Pengadaan Barang dan Jasa
Informasi pengadaan harus memenuhi kebutuhan barang/jasa dan layanan pelatihan/studi lanjut sesuai keperluan. Harus dijamin bahwa informasi tersebut memenuhi kebutuhan unit kerja, memenuhi persyaratan prosedur, kontrak, sistem
e-procurement dan kualifikasi SDM.
7.4.3 Verifikasi Barang dan Jasa Hasil Pengadaan
Tim penerima barang/jasa Undiknas melakukan pemeriksaan terhadap barang/jasa yang datang dan mencocokkan dengan spesifikasi barang/jasa yang dipesan. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi oleh Satuan Pengawasan Internal (SPI) atas permintaan Rektor. Hasil verifikasi disampaikan kepada Rektor dalam bentuk laporan yang didokumentasikan SPI. Jika terdapat ketidaksesuaian maka Rektor meminta perbaikan atau tindakan koreksi atau pencegahan.
7.5 Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
7.5.1 Pengendalian Penyediaan Layanan Tri Dharma PT
Universitas dan setiap unit kerja penyelenggara pendidikan dan layanan pendukungnya harus menyediakan informasi layanan tri dharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas yang diberikan, kegiatan pemantauan dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda atau proses penyerahan jasa layanan lainnya. Selain itu, universitas juga memiliki mekanisme
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 35 rutin untuk memantau daya saing lulusan (melalui tracer study) atau layanan lainnya melalui evaluasi pasca kegiatan penelitian (melalui evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada masyarakat (melalui evaluasi kepuasan stakeholder). Universitas memastikan keseluruhan proses terkendali melalui Monev Renstra Undiknas sesuai prosedur yang berlaku.
7.5.2 Validasi Proses Penyediaan Layanan Tri Dharma PT
Universitas melakukan validasi atau pengesahan penyediaan layanan tri dharma PT setelah ada klarifikasi penyediaan layanan oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen Pedoman Akademik, tiap fakultas dan jurusan. Pengaturan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diatur oleh P3M. Dengan pedoman tersebut, universitas melakukan penyerahan ijasah kepada lulusan dalam acara wisuda, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai yang direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia dalam Buku Wisuda yang diterbitkan setiap kali wisuda.
7.5.3 Identifikasi dan Penelusuran Kegiatan Layanan Tri Dharma PT Universitas dan unit kerja terkait harus mengendalikan, merekam hasil identifikasi status dan menelusuri layanan tri dharma PT. Hal ini antara lain dilakukan melalui monev internal atas permintaan Rektor melalui Audit Internal Mutu (AIM) Undiknas berdasarkan Evaluasi Kinerja setiap unit kerja, yang dilaporkan rutin kepada atasan langsung. Hal ini untuk menjamin kesesuaian jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan ketidakpatuhan direkam dan dilaporkan ke Rektor.
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 36 7.5.4 Barang dan Informasi Milik Pelanggan
Barang dan informasi milik pelanggan (mahasiswa atau
stakeholder lainnya) yang diberikan Undiknas pada saat
pendaftaran masuk, pendaftaran ulang dan selama pemberian layanan pendidikan atau kegiatan lain harus tersimpan, terekam, dan atau mudah diakses. Jika terpaksa hilang, harus dilaporkan kepada pelanggan dan rekaman dipelihara.
7.5.5 Penyimpanan Barang dan Informasi
Universitas atau unit kerja penyelenggara pendidikan harus menyimpan dokumen akademik dan produk layanan misalnya sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU, database, program komputer). Produk layanan teridentifikasi, pengelolaan, pengemasan, perlindungan, terpelihara baik hingga memenuhi persyaratan saat penyerahan.
Barang tersebut termasuk untuk proses pendidikan dan/atau pendidikan, misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk pilot plant dan layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk pengajaran atau penelitian dan pekerjaan pengembangan.
7.6 Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan
Universitas atau unit kerja harus menetapkan instrumen penilaian (assessment) yang valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan Rencana Strategis dan target yang dicapai. Pemantauan dan pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 37 dari input-proses-output, misalnya untuk unit kerja pelaksana akademik adalah profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir.
Universitas atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin proses untuk memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja atau soal ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, universitas atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak ataupun soft
copy sesuai ketentuan.
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1 Panduan umum
Outcomes dari pemantauan dan pengukuran digunakan
untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses penyelenggaraan pendidikan.
8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pelanggan
Universitas dan unit kerja menetapkan sistem evaluasi secara rutin mengenai persepsi pelanggan tentang tingkat layanan yang diberikan dibandingkan harapannya. Informasi kepuasan pelanggan harus didukung oleh bukti obyektif. Universitas dan unit kerja mendiskusikan dengan pelanggan tentang persepsi kepuasannya.
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 38 8.2.2 Audit Internal
Universitas dan unit kerja melaksanakan audit internal berdasarkan program audit internal untuk menilai kinerja implementasi SMM dan penyelenggaraan layanan akademik dan penunjang akademik. Audit internal di suatu unit kerja dilakukan oleh auditor dari unit kerja tersebut yang kompeten dan tersertifikasi. Audit di unit kerja dilakukan sebelum audit tingkat universitas. Audit internal digunakan untuk menilai kesesuaian implementasi SPMI di tiap unit kerja.
Hasil audit internal digunakan untuk tindakan korektif dan pencegahan dan semua rencana, pelaksanaan, laporan temuan dan tindak lanjut audit internal dipelihara. Untuk menjamin konsistensi pelaksanaan audit internal harus mengacu pada manual prosedur terdokumentasi yang ditetapkan di tingkat universitas maupun ditingkat unit kerja.
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
Unit kerja baik harus mengukur dan memantau kinerja dan keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan melaksanakan layanan. Pengukuran proses layanan akademik/pendidikan dan penunjang akademik/pendidikan dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses.
Unit kerja mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses.
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan
Unit kerja yang memberikan layanan pendidikan (termasuk memberikan pelatihan) harus menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir, untuk memverifikasi bahwa mereka
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 39 memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku. Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan digunakan untuk mengukur kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum. Penilaian kinerja unit kerja yang memberikan layanan pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan.
Hasil proses evaluasi ini direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses layanan pendidikan/pelatihan dalam mencapai sasaran yang direncanakan.
8.3 Analisis Data
Unit kerja di Undiknas menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan, menggunakan, tetapi tidak terbatas pada, metode analisis dan pemecahan masalah yang diterima. Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan korektif dan prekuentif. Metode analisis statistik diterapkan untuk menganalisis setiap aspek SMM. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis kecenderungan dapat membantu dalam menjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari SMM.
Pengukuran dan evaluasi secara terus-menerus dan dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja. Lembaga atau unit kerja harus menganalisa data dari berbagai sumber untuk membandingkan sumber untuk membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidentifikasi bidang perbaikan.
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 40 8.4 Perbaikan
8.4.1 Perbaikan berkesinambungan
Unit kerja harus meningkatkan keefektifan SMM dan proses pendidikan atau layanan penunjang pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong personil untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup bisnisnya. Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan potensial yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses perbaikan harus juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).
8.4.2 Tindakan Perbaikan
Unit kerja harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja SMM dan proses pemberian layanan pelanggan. Tindakan korektif sebaiknya direkam.
8.4.2 Tindakan pencegahan
Unit kerja harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan preventif yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam SMM dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).
MANUAL MUTU
UNDIKNAS-PEMA-01.02 41 Tindakan preventif sebaiknya direkam dan dikomunikasikan ke bidang/sub unit yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan preventif sebaiknya dikomunikasikan keseluruhan unit kerja.
