Tata Kelola Dokumen
Telkom University
APLIKASI SISTEM INFORMASI TERPADU UNIVERSITAS TELKOM (IGRACIAS)
SISTEM INFORMASI AKADEMIK SISTEM INFORMASI NON-AKADEMIK SISTEM INFORMASI PENDUKUNG
Registrasi mahasiswa baru Manajemen rencana kerja Manajemen situs web institusi Registrasi pengambilan mata kuliah Manajemen rencana anggaran Administrasi konten situs web Perwalian Pemetaan rencana kerja dan anggaran Manajemen framework sistem Kartu studi mahasiswa Pembangkit tagihan biaya pendidikan Manajemen basis data terpadu Penjadwalan perkuliahan Pembayaran biaya pendidikan Manajemen akun single-sign on Pemetaan dosen dan pengajaran Kuitansi dan historikal pembayaran Sistem keamanan one-time access token
Penjadwalan ujian Manajemen financial dan keuangan Pesan singkat (SMS) dan E-mail Manajemen perkuliahan Administrasi utang dan piutang Repository
Manajemen praktikum Manajemen struktur organisasi Notifikasi sistem Manajemen survei akademik Pemetaan lokasi kerja Dashboard institusi
Administrasi akademik Pemetaan posisi dan jabatan Dashboard personal
Manajemen nilai Pemetaan home base dosen Transkrip aktivitas kemahasiswaan Kartu studi mahasiswa Manajemen data master pegawai E-learning
Transkrip akademik Manajemen lowongan pekerjaan E-library
Manajemen data master akademik Rekrutasi pegawai E-journal
Manajemen kemahasiswaan Manajemen penggajian Blog personal
Pelaporan data akademik Administrasi cuti Sistem Manajemen Dokumen Manajemen data mahasiswa Perencanaan jenjang karir pegawai Komunitas online Manajemen kurikulum dan mata kuliah Perencanaan studi lanjut pegawai Forum diskusi
Perkuliahan non-regular Manajemen portofolio pegawai Multimedia streaming
Perkuliahan semester pendek Manajemen logistic Jejaring social
Sidang akademik dan yudisium Manajemen rumah tangga Helpdesk dan layanan stakeholders
Wisuda dan kelulusan Manajemen data relasi, pihak terkait Manajemen aset teknologi informasi Manajemen data alumni Manajemen aset Pemantauan jaringan dan trafik Historikal data akademik Pengadaan barang dan jasa Pemantauan layanan sistem informasi
Ijazah Penelitian Ilmiah dan Pengabdian Masyarakat Proses bisnis pendukung lainnya Manajemen data EPSBED Layanan Karier, profiling mahasiswa dan alumni
Webservice pelaporan PDPT Manajemen survey Sinkronisasi antar subsistem terpisah Tracer study
Proses bisnis akademik lainnya Perencanaan strategi pemasaran Kerja sama dengan pihak eksternal Pengembangan institusi dan bahasa
Aplikasi Document Management System (DMS)
Aplikasi DMS merupakan aplikasi yang berfungsi untuk
mengatur dan menyimpan berbagai jenis dokumen.
Tujuan Aplikasi DMS
Menyediakan Sistem Manajemen Dokumen yang terintegrasi dengan iGracias
melalui Single Sign-On.
Membantu mempermudah alur Pengajuan dokumen dari unit atau fakultas ke
pimpinan.
Mempermudah Pengelolaan dan penyimpanan dokumen secara efisien dan
efisien.
Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari
faktor-faktor eksternal maupun internal yang tidak diinginkan.
Fokus Aplikasi DMS
Pembuatan dokumen
Pendistribusian dokumen mutu institusi dan dokumen
rekaman
Jenis Dokumen yang Dikelola Aplikasi DMS
Dokumen Internal
Kebijakan
Pedoman
Prosedur
Form
Instruksi Kerja
Dokumen Eksternal
Dokumen Institusi
Dokumen Rekaman
Surat Keputusan
Disposisi
Nota Dinas
Surat Masuk
Surat Keluar
Notulensi Rapat
User Aplikasi DMS
Administrator
Petugas Pengendali Dokumen
Sekretariat Pimpinan
Peta Situs (User: Administrator)
Dokumen Lain-lain Other Document Admin e-DMS Buat Dokumen Create Document Daftar Dokumen Document List Tambah DokumenInput New Document
Upload Dokumen
Upload Document
Semua Dokumen Milik
All Document Dokumen Terdistribusi Distribution Document Surat Keputusan Decree 2 1 Nota Dinas Official Memorandum Surat Masuk Incoming Mail Surat Keluar Outgoing Mail Disposisi Disposition
Daftar Surat Keputusan
List Decree
Proses Pengesahan SK
Ongoing Decree
Pembuatan Surat Keputusan (SK)
Add Decree
Draft Nota Dinas
Draft Official Memorandum
Tambah Nota Dinas
Add New Official Memorandum
Daftar Nota Dinas
List Official Memorandum
Tambah Surat Masuk
Add New Incoming Mail
Tambah Surat Keluar
Add New Outgoing Mail
Daftar Disposisi
List Disposition
Daftar Disposisi Terkirim
List Sent Disposition
Pembuatan Disposisi Baru
Create New Disposition
3
7
8 6
9 Hasil Upload Surat Keputusan (SK)
Uploaded Decree Document
Laporan Surat Keputusan (SK)
Decree Report
Upload Surat Keputusan (SK)
Upload Decree Buat Surat Keputusan (SK)
Drafting Decree
Laporan Jumlah Surat Keputusan (SK)
Decree Number Report
Laporan Dokumen Rekaman
Recoord Report
Nota Dinas Terkirim
Sent Official Memorandum
Dokumen Ekternal External Document Dokumen Institusi Institusi Document Notulensi Rapat Meeting Notilen 5
Tambah Notulensi Rapat
Input New Meeting Notilen
Daftar Notulensi Rapat
Meeting Notilen List
4
Dokumen Institusi Institution Document
10 Tambah Dokumen Institusi
Input New Institution Document
Daftar Dokumen Institusi
Institution Document List
Dokumen Dalam Proses
Peta Situs (User: Petugas Pengendali Dokumen)
Petugas Pengendali Dokumen
Buat Dokumen Create Document 1 Daftar Dokumen Document List 2 Tambah Dokumen Input New Document
Upload Dokumen Upload Document
Semua Dokumen Milik All Document Dokumen Terdistribusi Distribution Document Dokumen Lain-lain Other Document 3 Dokumen Ekternal External Document Dokumen Institusi Institution Document
Dokumen Dalam Proses Ongoing Document
Peta Situs (User: Sekretariat Pimpinan)
User Sekertariat Pimpinan
Nota Dinas Official Memorandum 2 Surat Masuk Incoming Mail 3 Surat Keluar Outgoing Mail 4
Draft Nota Dinas
Draft Official Memorandum
Tambah Nota Dinas
Add New Official Memorandum
Daftar Nota Dinas
List Official Memorandum
Tambah Surat Keluar
Add New Outgoing Mail
Disposisi
Disposition
7
Tambah Surat Masuk
Add New Incoming Mail
Daftar Disposisi
List Disposition
Daftar Disposisi Terkirim
List Sent Disposition
Pembuatan Disposisi Baru
Create New Disposition
Surat Keputusan
Decree Daftar Surat Keputusan
List Decree
Proses Pengesahan SK
Ongoing Decree
Pembuatan Surat Keputusan (SK)
Add Decree
Hasil Upload Surat Keputusan (SK)
Uploaded Decree Document
Laporan Surat Keputusan (SK)
Decree Report
Upload Surat Keputusan (SK)
Upload Decree Buat Surat Keputusan (SK)
Drafting Decree
Laporan Jumlah Surat Keputusan (SK)
Decree Number Report
Laporan Dokumen Rekaman
Recoord Report
1
Nota Dinas Terkirim
Sent Official Memorandum
Notulensi Rapat
Meeting Notilen
5
Tambah Notulensi Rapat
Input New Meeting Notilen
Daftar Notulensi Rapat
Meeting Notilen List
Dokumen Institusi
Institution Document
Tambah Dokumen Institusi
Input New Institution Document
Daftar Dokumen Institusi
Institution Document List
Tampilan Form Pengisian untuk Drafting Dokumen
Drafting Dokumen by Application
Form Isian Detail Dokumen (Input data detail dokument)
Tampilan Form Pengisian untuk Pengiriman Dokumen
View Tahapan Proses Pengajuan Dokumen Mutu
Icon View Dokumen Detail
Icon View Evaluasi Dokumen
Aplikasi Manajemen Penelitian Ilmiah dan Pengabdian Masyarakat (PPM)
Aplikasi Manajemen PPM dibangun untuk memudahkan
PPM Universitas Telkom, sebagai motor penggerak
dalam rangka mengembangkan dan meningkatkan mutu
kegiatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di
Universitas Telkom.
Tujuan Aplikasi Manajemen PPM
Memudahkan PPM Universitas Telkom, sebagai pengelola kegiatan penelitian ilmiah
dan pengabdian masyarakat, dalam melakukan monitoring dan manajemen kegiatan
penelitian ilmiah dan pengabdian masyarakat
Melakukan otomasi proses monitoring kegiatan penelitian ilmiah dan pengabdian
masyarakat yang dilakukan oleh para peserta (peneliti/ pengadi); dan
Memudahkan PPM Universitas Telkom dalam mengelola data penelitian ilmiah dan
pengabdian masyarakat.
User Aplikasi Manajemen PPM
Administrator
Reviewer
Peta Situs (User: Administrator)
Event 1 User Management 2 Create Event 1.1View Event List 1.2 Home (Administrator) Setting 3 4 File List 3.1 Evaluator 2.1
Peta Situs (User: Reviewer)
Home
(Reviewer)
Event
1
File List
2
View Event List
Peta Situs (User: Participant)
Home
(Participant)
Event
1
File List
2
View Event List
Peta Situs (User: Participant)
Home
(Participant)
Event
1
File List
2
View Event List
Tampilan Halaman dan Proses Create Event
1 2 3
2.2
Aplikasi Manajemen Kepegawaian
Aplikasi Manajemen Kepegawaian memfasilitasi bagian Human Resources
Management serta para sumber daya manusia di Universitas Telkom dalam
mendapatkan informasi-informasi maupun melakukan perubahan data
pribadi yang menyangkut kepegawaian.
Tujuan Aplikasi Manajemen Kepegawaian
Mempermudah Bagian HRM untuk mendapatkan informasi terbaru terkait dengan
sumber daya manusia yang ada di Universitas Telkom besera lembaga yang ada di
bawahnya, yaitu data kepegawaian.
Menyediakan mekanisme interaksi baru yang efektif antara bagian HRM dengan para
pegawai untuk melakukan setiap perubahan.
Memberikan informasi akurat berkaitan dengan pendataan SDM yang meliputi
struktur kepegawaian, deskripsi kerja(per unit) maupun historikal kepegawaian
Mengefektifkan kinerja dan performansi Bagian HRM dalam mengelola informasi
terkait dengan penggunaan sumber daya manusia Universitas Telkom beserta
institusi yang ada di bawahnya.
Mempermudah Bagian HRM pada khususnya untuk mengelola dan melaporkan
struktur kepegawaian maupun historikal kepegawaian.
User Aplikasi Manajemen Kepegawaian
Bagian SDM
Pegawai
Peta Situs (User: Bagian SDM)
Data Pegawai
Beranda
Tambah Pegawai
Tambah Pegawai dari Calon Pegawai Ubah Data Pegawai
Non-Aktifkan Pegawai Lihat Detail Data Pegawai
Statistik Pegawai Detail Pegawai Pendidikan Keluarga Pengajuan Cuti Jabatan Fungsional Akademik Dokumen Riwayat Status Pegawai Pelatihan Penghargaan Riwayat Kesehatan Kenaikan Tingkat Riwayat Jabatan Struktural Riwayat SPMD Pegawai
