SEMAKAN SEMULA PROSEDUR MELULUSKAN RENOVASI RUANG DAN PEROLEHAN PERABOT DI UNIVERSITI MALAYA

(1)

1/4

SEMAKAN SEMULA PROSEDUR MELULUSKAN RENOVASI RUANG DAN

PEROLEHAN PERABOT DI UNIVERSITI MALAYA

1. Latar Belakang

1.1. Pejabat Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) dan Pejabat Pengarah Pembangunan JPPHB telah banyak menerima permohonan untuk renovasi ruang sedia ada dan perolehan perabot baru di PTj masing-masing.

1.2. Setelah meneliti perkara-perkara yang berkaitan, termasuk dasar Universiti untuk berbelanja secara berhemah dan kekurangan ruang di Universiti, Jawatankuasa Renovasi Ruang dan Perolehan Perabot telah ditubuhkan pada 12 Januari 2012 untuk menyemak kesesuaian dan keperluan setiap permohonan renovasi dan perolehan perabot.

1.3. Jawatankuasa telah memutuskan satu prosedur sebagai panduan kepada semua PTj untuk pelaksanaan renovasi dan perolehan perabot di Universiti Malaya seperti berikut:

1.3.1. Sebelum permohonan, PTj perlu melaksanakan semua langkah-langkah mengatasi masalah kekurangan ruang di PTj;

1.3.2. Jika didapati walaupun dengan langkah-langkah tersebut, PTj masih perlu melaksanakan renovasi tersebut, PTj perlu mematuhi prosedur yang telah digariskan;

1.3.3. Semua permohonan renovasi atau perolehan perabot perlu melalui Ketua PTj atau Timbalan Ketua PTj masing-masing bagi memastikan renovasi yang dipohon selari dengan perancangan PTj;

1.3.4. Renovasi disifatkan sebagai perubahan ruang atau penaiktarafan yang hendak dilaksanakan kepada sesuatu ruang sedia ada;

1.3.5. Prosedur ini terpakai untuk semua jenis renovasi walaupun menggunakan peruntukan janaan PTj sendiri ataupun didermakan asalkan melibatkan ruang milik Universiti;

1.3.6. PTj tidak dibenarkan melaksanakan sebarang renovasi sebelum mendapat kelulusan tersebut;

1.3.7. Renovasi bernilai RM10,000 ke RM20,000 diluluskan oleh TNCP, manakala lebih RM20,000 dinilai oleh Jawatankuasa Renovasi Ruang;

1.4. Pada 13 Mei 2016, had kelulusan disemak semula kepada RM20,000 hingga 50,000 oleh Pengarah Pembangunan JPPHB, renovasi sehingga RM200,000 oleh TNCP dan Jawatankuasa akan menilai permohonan renovasi melebihi RM200,000.

1.5. Pada Disember 2017, JPPHB diarah untuk menyemak semula prosedur meluluskan renovasi ruang dan perolehan perabot termasuk projek pembangunan.

(2)

2/4 2. Cadangan semakan semula prosedur:

2.1. Setelah menyemak semula permohonan-permohonan yang lampau, berikut adalah dicadangkan:

2.1.1. Permohonan renovasi dari PTj perlu ditujukan kepada Pejabat Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) sebagai Urusetia, dengan menggunakan Borang Khas yang disediakan (Lampiran A). Borang tersebut memerlukan maklumat-maklumat seperti kelulusan siling peruntukan mengikut skop, tandatangan Ketua PTj DAN Ketua Jabatan, jadual skop kerja, pelan lantai asal yang diperolehi dari BPH, JPPHB, gambar tapak, cadangan penyelenggaraan (jika melibatkan peralatan khas atau yuran akreditasi) dan unjuran pulangan pelaburan (Return of Investment).

2.1.2. Kelulusan Kos Siling Projek mengikut skop renovasi perlu dikemukakan SEBELUM permohonan dinilai.

2.1.3. Urusetia akan menyemak kecukupan dokumen permohonan dan mengatur lawatan tapak untuk semakan teknikal JPPHB/PTM. Permohonan projek akan disemak dari segi teknikal melalui lawatan tapak tersebut.

2.1.4. JPPHB dan PTM akan mengesyorkan kebolehlaksanaan projek kepada Urusetia.

2.1.5. Urusetia akan memajukan pengesyoran JPPHB kepada Pengarah Pembangunan JPPHB bagi projek bernilai RM20,000 hingga 50,000; kepada TNCP bagi projek bernilai lebih RM50,000 hingga RM200,000 dan mengaturkan mensyuarat Jawatankuasa bagi menilai permohonan renovasi melebihi RM200,000.

2.1.6. Nama jawatankuasa renovasi ruang yang ditubuh pada tahun 2012 dicadang diubah kepada Jawatankuasa Pembangunan, Renovasi dan Perolehan Perabot, Universiti Malaya (JaPRUM) bagi mencerminkan skop sebenar jawatankuasa.

2.1.7. Projek yang menggunakan peruntukan sumbangan dibenarkan melalui ‘Green Lane’ di mana penyumbang hanya perlu mematuhi ‘Development Checklist’ yang telah disediakan oleh JPPHB, UM. Penyediaan rekabentuk, spesifikasi dan perolehan kerja perlu diuruskan oleh penyumbang. Pematuhan kepada ‘checklist’ masih perlu disemak oleh JPPHB dan pemegang tanah yang berkenaan.

2.1.8. JPPHB akan menyediakan rekabentuk dan anggaran kos atas permintaan PTj dan tertakluk kepada caj seperti berikut:

2.1.8.1.1. Caj rekabentuk:

 Penyediaan lukisan rekabentuk pertama – percuma

 Pindaan pertama – percuma

 Pindaan kedua – percuma

(3)

3/4 2.1.8.1.2. Caj 3D rendering:

 Sketchup (resolusi rendah, low detailing)– RM 50.00/pandangan (view)  V-ray (resolusi tinggi, high detailing) – RM 200.00/pandangan (view)

2.1.8.1.3. Caj percetakan lukisan (PTj dinasihatkan untuk mencetak sendiri lukisan/dokumen):

 Lukisan saiz A4 – RM 2.50/helai  Lukisan saiz A3 – RM 4.00/helai

2.1.8.1.4. Caj dokumen sebutharga:

 Dokumen sebutharga/tender saiz A4 – RM 0.35/helai  Dokumen sebutharga/tender saiz A3 – RM 0.70/helai

2.1.9. Projek diurus oleh PTj perlu disemak oleh JPPHB SEBELUM perolehan kerja 2.2. Cadangan prosedur yang disemaksemula dan ditambahbaik dijelaskan dengan Carta

Alir terlampir (Lampiran B).

3. Penubuhan Jawatankuasa Pembangunan, Renovasi Dan Perolehan Perabot, Universiti Malaya (JaPRUM)

3.1. Keahlian JaPRUM

3.1.1. Penubuhan JaPRUM adalah dicadangkan dengan keanggotaan seperti berikut:

i. Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) – Pengerusi ii. Pengawal Kewangan, atau wakil tetap yang dinamakan iii. Dekan Fakulti Alam Bina, atau wakil tetap yang dinamakan

iv. Pengarah Pusat Teknologi Maklumat, atau wakil tetap yang dinamakan v. Pengarah Pembangunan JPPHB, atau wakil tetap yang dinamakan vi. Ketua Bahagian Perancangan & Senibina, JPPHB, atau wakil tetap yang

dinamakan

vii. Ketua Bahagian Kontrak & Ukur Bahan, JPPHB, atau wakil tetap yang dinamakan

3.1.2. Kuorum mesyuarat adalah Pengerusi, dan tiga (3) orang ahli. 3.2. Tugas & Tanggungjawab JaPRUM

3.2.1. Tugas dan tanggungjawab JaPRUM adalah seperti berikut: i. Menilai skop projek yang telah disediakan oleh PTj;

ii. Mempertimbangkan dan memutuskan samada projek boleh dilaksanakan berdasarkan justifikasi yang disediakan oleh PTj;

iii. Menyemak skop projek adalah seperti kelulusan siling peruntukan yang telah disediakan oleh PTj;

iv. Menyemak kebolehcapaian ‘ROI’ yang disediakan oleh PTj; v. Mengkaji keperluan penyelenggaraan skop projek;

(4)

4/4

vi. Menentukan samada projek patut diurus oleh PTj atau JPPHB/PTM; dan vii. Menentukan kaedah perolehan yang sesuai dengan skop projek

3.2.2. Tugas dan tanggungjawab Urusetia JaPRUM adalah seperti berikut:

i. Memastikan semua permohonan bernilai lebih RM200,000 disemak dan diputuskan oleh JaPRUM terlebih dahulu;

ii. Mengatur mesyuarat bagi tujuan penilaian ke atas permohonan projek yang telah dikemukakan oleh PTj;

iii. Menyemak borang dan dokumen yang disertakan oleh PTj adalah lengkap; dan

iv. Menyediakan kertas minit untuk pertimbangan dan tandatangan ahli JaPRUM.

4. Pengecualian

4.1. Prosedur ini tidak terpakai bagi projek-projek berikut:

i. Projek yang diluluskan di peringkat Kementerian (contoh: Projek RMk) ii. Projek-projek Dewan Asrama yang telah diluluskan di peringkat

Pengurusan

iii. Renovasi yang diluluskan di bawah geran penyelidikan iv. Projek-projek yang dicadangkan di peringkat JPPHB

v. Projek-projek khas yang diarahkan oleh peringkat pengurusan (top-down)

Disediakan oleh:

Ar. Sharifah Noor Nazim Syed Yahya

Ketua Bahagian Perancangan dan Senibina, JPPHB

Disemak oleh:

Ir. Hashbullishman Hashim Pengarah Pembangunan, JPPHB

(5)

(6)

1/7

LAMPIRAN A

PERMOHONAN

PEMBANGUNAN, RENOVASI DAN

PEROLEHAN PERABOT

PTJ

PTj: _______________________________________________________________

TAJUK PROJEK: ____________________________________________________

JENIS PEMOHONAN (tanda √ mana berkaitan):

 Menukar Fungsi

 Membaikpulih

 Berpindah

 Menaiktaraf

 Lain-lain (Sila nyatakan): ________________________________________

PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB:____________________________________

TEL: ________ E-MEL:

(7)

2/7

1. LATAR BELAKANG PROJEK

(Pernyataan/keterangan tentang latar belakang masalah seperti skop,

sebab dan kesan)

(8)

Jan-18

2. JUSTIFIKASI PROJEK

(9)

4

3. SKOP PROJEK

(guna format berikut jika perlu lampiran)

No Ruang

1 Contoh:

Bilik Setor Pelupusan

Sivil Elektrik Mekanikal IT Perabot

- pecah dinding bata jadikan dinding kaca - tukar lantai baru - tukar siling plaster - tambah 2 soket - tukar lampu jenis tungsten

- tukar unit A/C jenis dinding ke jenis siling - sistem cegah kebakaran baru - tambah 2 point data - access point baru untuk wifi

- meja 2’x4’ (12 unit) - kerusi beroda (12 unit) - glass whiteboard (1 unit) 2 Tandas pelajar

Sivil Elektrik Mekanikal IT Perabot

- tukar semua jubin lantai dan dinding asal ke jubin baru 2’x4’ - tukar semua peralatan tandas - tukar cermin muka baru - tukar semua sistem perpaipan dan kumbahan - tukar lampu jenis LED - tambah ‘hand dryer’ - exhaust fan baru - tiada - tiada 3

SEMAKAN SEMULA PROSEDUR MELULUSKAN RENOVASI RUANG DAN PEROLEHAN PERABOT DI UNIVERSITI MALAYA