PROJECT COST MANAGEMENT

PROJECT COST MANAGEMENT

Rp

Cost Estimating

Cost Budgeting

COST BUDGETING

RENCANA ANGGARAN BIAYA

Untuk kegiatan pembelanjaan selama proses pelaksanaan proyek, perlu adanya suatu pedoman, agar pelaksanaan pembiayaan proyek dapat dikendalikan dengan baik, dan efisien.

Maksud & Tujuan

Mematok biaya untuk pelaksanaan atau memberikan batasan uang yang tersedia untuk keperluan bahan, upah, alat, subkontraktor, dan lain lain dalam total biaya proyek.

Cost Budget (Anggaran Biaya)

 Dapat digunakan acuan/pedoman didalam membuat Rencana Anggaran Pelaksanaan (PEP)

 Harus realistik

 Harus disusun/dibuat, sebelum kegiatan pembelanjaan proyek dimulai.

 Diperlukan untuk menetapkan biaya produksi (biaya pelaksanaan)

 Diperlukan untuk keperluan perusahaan sendiri (intern)

 Menggunaan format satu macam, sesuai yang ditetapkan oleh perusahaan, secara internal.

 Dokumen ini biasanya merupakan suatu dokumen rahasia.

 Sebagai tolok ukur /alat kendali biaya yang dipakai sebagai dasar dalam pembuatan program pengendalian biaya (cost control)

 Cost estimate yang tidak akurat, akan menampilkan cost budget yang tidak realistik, yang akhirnya akan mengakibatkan tidak tercapainya sasaran cost control.

COST BUDGETING PROCESS

INPUTS

.1. Project Scope Statement .2. Work Breakdown Structure .3. WBS Dictionary

.4. Activity Cost Estimates

.5. Activity Cost Estimates Supporting Detail .6. Project Schedule

.7. Resources Calendars .8. Contract

.9. Cost Management Plan

TOOLS & TECHNIQUES

.1. Cost Aggregation .2. Reserve analysis .3. Parametric Estimating .4. Funding limit reconciliation

OUTPUTS

.1. Cost Baseline

.2. Poject Funding Requirements .3. Cost Management Plan (Updates) .4. Requested Canges

.1. Project scope statement p.110

 Project objectives

 Product scope description

 Project requirements

 Project boundaries

 Project deliverables

 Product acceptance criteria

 Project constraints

 Project assumptions

 Initial project organization

 Initial defined risks

 Schedule milestones

 Fund limitation

 Cost estimate

 Project configuration management requirements

 Project specifications

 Approval Requirements

Menjelaskan secara detail project deliverables dan persyaratan pekerjaan yang dibutuhkan untuk

menciptakan deliverables tersebut. Detail project scope statement termasuk :

.2. WBS (Work Breakdown Structure)

GEDUNG KANTOR 01.

UMUM & PENDUKUNG 01.03 BANGUNAN 01.01 MEKANIKAL & ELEKTRIKAL 01.02 FINISHING 01.01.03 STRUKTUR ATAS 01.01.02 ELEKTRIKAL ARUS KUAT 01.02.01 MEKANIKAL UMUM 01.02.03 ELEKTRIKAL ARUS LEMAH 01.02.02 SITE 01.03.01 SAFETY 01.03.02 SITE CLEARING 01.03.01.01 SITE FACILITIES 01.03.01.02 EQUIP. 01.03.01.03 SUBSTRUKTUR 01.01.01 GALIAN & DEWATERING 01.01.01.01 PONDASI 01.01.01.02 URUGAN KEMBALI 01.01.01.03 KOLOM LT.1-40 01.01.02.01 BLK & PLAT LT.1-40 01.01.02.02 TANGGA LT.1-40 01.01.02.03 DINDING LT.1-40 01.01.03.01 PLAFOND LT.1-40 01.01.03.02 LANTAI LT.1-40 01.01.03.03 EL.STD LT.1-40 01.02.01.01 EL.N0NSTD LT.1-40 01.02.01.02 EL.KUSUS LT.1-40 01.02.01.03 TLP.LT.1-40 01.02.02.01 T.SUARA LT.1-40 01.02.02.02 MATVCCTV LT.1-40 01.02.02.03 PLUMBING LT.1-40 01.02.03.01 HVAC LT.1-40 01.02.03.02 LIFT/ESC LT.1-40 01.02.03.03 ACC.ROAD 01.03.02.01 GEDUNG 01.03.02.02 DIAFR.WLL 01.01.01.02. 01 STRT 01.01.01.02. 02 BALANC. 01.01.01.02. 03 FW.BLK&PL LT.1-40 01.01.01.02. 01 BS.BLK&PL LT.1-40 01.01.01.02. 02 PR.BLK&PL LT.1-40 01.01.01.02. 03 PL.ACUS LT.1-40 01.01.03.02. 01 PL.GYP LT.1-40 01.01.03.02. 02 PL.MET LT.1-40 01.01.03.02. 03 COND LT.1-40 01.02.01.01. 01 KABEL LT.1-40 01.02.01.01. 02 ARMATUR LT.1-40 01.02.01.01. 03 COND LT.1-40 01.02.02.01. 01 KABEL LT.1-40 01.02.02.01. 02 PABX&UNIT LT.1-40 01.02.02.01. 03 AIR BERSIH LT.1-40 01.02.03.01. 01 AIR KOTOR LT.1-40 01.02.03.01. 02 HYDRAN LT.1-40 01.02.03.01. 03 TC 01.03.01.03. 01 LIFT ORG 01.03.01.03. 02 SCHAFF 01.03.01.03. 03 LEVEL 1 LEVEL 2 LEVEL 3 LEVEL 4 LEVEL 5 WBS SAMPLE

3. WBS Dictionary

Dokumen yang dihasilkan pada waktu proses menciptakan WBS disebut WBS dictionary termasuk :

Code of account identifier, a statement of work, responsible organization, list of schedule mailestones. Informasi lain adalah contract information, quality requirements, dan technical references untuk memberikan

memfasilitasi kinerja pekerjaan.

Informasi lain untuk maksud pengendalian account dengan menggunakan cost code.

3. WBS Dictionary

Dokumen yang dihasilkan pada waktu proses menciptakan WBS disebut WBS dictionary termasuk :

Code of account identifier, a statement of work, responsible organization, list of schedule mailestones. Informasi lain adalah contract information, quality requirements, dan technical references untuk memberikan

memfasilitasi kinerja pekerjaan.

Informasi lain untuk maksud pengendalian account dengan menggunakan cost code.

4. Activity Cost Estimates

Penilaian secara kuantitative dari biaya seperti biaya sumberdaya yang diperlukan untuk menyelesaikan jadwal kegiatan. Type estimate ini bisa disajikan dalam

bentuk ringkasan atau secara detail. Termasuk didalamnya Upah, Material, equipment, layanan, fasilitas, IT, dan spesial kategori seperti inflasi atau biaya cadangan.

CONTOH FORMULIR ESTIMASI ( gedung )

No. Item Pekerjaan Quantity Harga

satuan Jumlah harga 1. 2. 3. 4. 5. 6. Preliminaries ……… Pek. Substruktur ………. Pek. Struktur ………. Pek.M / E ………. Pek. Finishing …………. Pek. Landscaping Jumlah

Ppn 10% Jumlah akhir Asianto

Cost Group Template (Buildings)

1. Substructure 2. Superstructure 3. Internal Finishes

4. Fittings and Furnishings 5. Services :

o Plumbing & Sanitary Instalations o Electrical Instalations

o HVAC Instalations o Lift Instalations

o Fire Alarm & Fire Fighting Instalations

o Etc…

6. External works

5. Activity Cost Estimates Supporting Detail

Jumlah dan jenis dari rincian tambahan didalam menunjang estimasi biaya kegiatan tergantung dari aplikasinya. Sehubungan dengan level dari detail, dokumen yang menunjangnya harus disediakan secara jelas, profesional, dan lengkap dengan gambar yang mana estimasi biaya diperoleh.

Termasuk :

Deskripsi scope of work

Dokumen sebagai dasar untuk estimating. Dokumen berbagai asumsi yang digunakan Dokumen berbagai batasan batasan

Indikasi range seperti US$ 10,000 (-10%/+15%) mengindikasikan item tersebut diperkirakan antara US$9,000 and US$ 11,500)

6. Project Schedule

Jadwal proyek termasuk perencanaan tanggal start dan finish untuk jadwal kegiatan proyek, Jadwal milstone, Paket pekerjaan, Perencanaan paket, dan control accounts. Informasi ini digunakan untuk mengumpulkan biaya biaya terhadap periode waktu kapan biaya direncanakan untuk digunakan.

7. Resources Calendars

Penanggalan sumberdaya gabungan untuk hari kerja dan hari libur/tidak kerja ditetapkan pada sumberdaya khusus. Meskipun tenaga kerja dan material bisa aktive atau idle. Pada umumnya digunakan untuk mengidentifikasi hari tidak kerja untuk sumberdaya khusus dalam waktu ketersediaan sumberdaya.

Kalender sumberdaya proyek mengidentifikasikan kuantitas dari setiap ketersediaan sumberdaya pada periode waktu yang diperlukan.

8. Contract

Kontrak - informasi yang berhubungan dengan pruduksi, jasa layanan, atau hasil yang telah dibeli – biayanya – semua digunakan untuk pengembangan penetapan anggaran

9. Cost Management Plan

Cost Management Plan adalah komponen dari Project Management Plan dan derivasi perencanaan lain disesuaikan sepanjang penetapan cost budgeting.

1. Cost Aggregation

Menjadwalkan perkiraan biaya kegiatan yang dikumpulkan pada paket pekerjaan sesuai dengan WBS.

Estimasi biaya paket pekerjaan kemudian dikumpulkan pada level komponen yang lebih tinggi dalam WBS. Seperti control accounts, dan pada akhirnya untuk

seluruh proyek.

COST BUDGETING

2. Reserve Analysis

Banyak estimator mempertimbangkan adanya suatu biaya cadangan ( contingency allowances).

Pertimbangan dalam mengantisipasi, akan tetapi belum tentu terjadi. Kejadian ini disebut “ Known-unknowns” dan ini menjadi bagian dari ruang lingkup proyek dan garis acuan biaya (cost baseline)

Agar mendekati akurat, pilih yang bukan pessimestic

COST BUDGETING

3. Parametric Estimating

Parametric Modeling,

Melibatkan penggunaan parameter dari karakteristik proyek kedalam model matematik untuk memprediksi biaya proyek.

 Penggunaan statistik antara Informasi secara historis dan variable lain (SqM, LM di konstruksi, Code pada software dan kebutuhan jam orang/hari orang) digunakan untuk mengembangkan model dalam mengestimasi biaya pada jadwal kegiatan sumberdaya.  Teknik ini bisa meningkatkan keakuratannya pada level yang lebih tinggi dan tergantung

dari komplexitas atau tingkat kesulitan sepanjang jumlah dan data biaya termasuk dalam model.

 Quantity X harga satuan historis = estimasi biaya.

COST BUDGETING

4. Funding limit reconciliation

Banyak macam didalam periode penggunaan dana, biasanya dibawah pengaturan operasional. Namun didalam penggunaan dana proyek dikonsulidasikan dengan batasan pendanaan yang dibutuhkan pelanggan atau perusahaan.

Rescheduling bisa berdampak pada pengalokasian sumberdaya. Jika dana

digunakan sebagai sumberdaya yang terbatas didalam proses penjadwalan proyek, maka harus melakukan peninjauan terhadap batasan waktu.

Produk final dari perencanaan berulang menjadi Cost baseline.

COST BUDGETING

1. Cost Baseline

Cost Baseline adalah komponent dari Project management plan Sebagai acuan

anggaran yang digunakan sebagai dasar pengukuran, monitor, dan kontrol seluruh kinerja biaya proyek.

Biasanya disajikan dalam bentuk S-curve

C om m ulat iv e V alue Time 100 50 P rog ress 0

CURVA “ S “

Bentuk curva “ S “ , berbeda tiap strategi insert mark up

Strategi merata Strategi Front Loading

Rp.

Bln

Asianto

2. Project Funding Requirements

Total & Periode didapat dari cost baseline dan bisa ditetapkan melebihi, biasanya menggunakan margin didalam menentukan early progress atau cost overruns. Funding terjadi biasanya pada kenaikan tertentu yang tidak sama jumlah maupun periodenya. Kebutuhan funding termasuk didalam cost baseline ditambah management contingency, tergantung kebijakan perusahaan.

C om m ulat iv e V alue Time

Expected Cash flow Funding requirements

Cost Baseline

The difference between the maximum funding and the end of the cost baseline is Management Reserve

Contoh Formulir Master Cost Budget

Kel. Sub.Kel PEMBEBANAN Rp. Keterangan I _{BIAYA LANGSUNG PROYEK}

1. BAHAN / MATERIAL 2. UPAH 3. ALAT 4. SUBKONTRAKTOR 5. PERSIAPAN / PENYELESAIAN 6. OVERHEAD LAPANGAN SUB TOTAL II _{KEWAJIBAN PAJAK} 1. PPN ( 10% )

2. UANG MUKA PPH / PPH final

SUB TOTAL III _{BIAYA TIDAK LANGSUNG}

1. OVERHEAD PUSAT / CABANG/ PERW. 2. PENYUSUTAN AKTIVA TETAP

SUB TOTAL

CADANGAN

TOTAL

( NILAI KONTRAK )

COST CONTROL

Merupakan salah satu aspek dalam pengendalian proyek (Project Control) Harapan Manajemen :

Tercapainya kualitas pekerjaan sesuai persyaratan yang ditetapkan, Dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditetapkan,

Dalam batas anggaran yang disediakan (Budget), bahkan kalau bisa dibawah budget yang ada.

Cost Control :

Sebaiknya berpedoman pada cost Budget yang realistis, artinya walaupun cost estimatenya tidak akurat, cost budgetnya harus tetap realistik.

COST CONTROL

Mempunyai kaitan dengan :

a). Faktor yang menciptakan perubahan pedoman biaya guna memastikan bahwa perubahan dapat disetujui,

b). Penetapan perubahan pedoman biaya yang terjadi, dan pengelolaan perubahan yang nyata ketika perubahan terjadi.

c). Jaminan bahwa cost overrun tidak melebihi pembiayaan yang diberi hak pada waktu tertentu dan di dalam total proyek.

d) Monitoring kinerja biaya untuk mendeteksi dan memahami perbedaan (cost variance) dari cost baseline.

e). Pencatatan semua perubahan secara teliti terhadap cost baseline.

f). Pencegahan kesalahan, ketidak sesuaian, atau perubahan yang tidak disetujui terhadap maksud laporan biaya atau pemakaian sumber daya.

g). Pemberitahuan kepada stakeholders terhadap perubahan yang disetujui. h). Tindakan untuk membawa terjadinya cost overrun dalam batas yang bisa diterima.

COST CONTROL PROCESS

INPUTS

.1. Cost Baseline

.2. Project Funding Requirements .3. Performance Reports

.4. Work Performance Information .5. Approved Changes Requests .6. Project Management Plan

TOOLS & TECHNIQUES

.1. Cost Change Control System

.2. Performance Measurement Analysis .3. Forcasting

.4. Project Performance Reviews .5. Project Management Software

OUTPUTS

.1. Cost Estimate (updates) .2. Cost Baseline (updates) .3. Performance Measurements .4. Forcasted Completion

.5. Requested Changes

.6. Recommended Corrective Actions

.7. Organizational Process Assets (updates) .8. Project Management Plan (updates)

1. Cost Baseline

Cost Baseline adalah komponent dari Project management plan Sebagai acuan

anggaran yang digunakan sebagai dasar pengukuran, monitor, dan kontrol seluruh kinerja biaya proyek.

Biasanya disajikan dalam bentuk S-curve

C om m ulat iv e V alue Time 100 50 P rog ress 0

2. Project Funding Requirements

Total & Periode didapat dari cost baseline dan bisa ditetapkan melebihi, biasanya menggunakan margin didalam menentukan early progress atau cost overruns. Funding terjadi biasanya pada kenaikan tertentu yang tidak sama jumlah maupun periodenya. Kebutuhan funding termasuk didalam cost baseline ditambah management contingency, tergantung kebijakan perusahaan.

C om m ulat iv e V alue Time

Expected Cash flow Funding requirements

Cost Baseline

The difference between the maximum funding and the end of the cost baseline is Management Reserve

3. Performance Reports

Laporan progres disusun secara ringkas dari hasil pengumpulan dari beberapa informasi lapangan. Hasilnya dianalisis dan dibandingkan dengan pengukuran kinerja baseline

Laporan harus meliputi Status dan informasi progres, detail persyaratan dari stakeholder, seperti yang telah didokumentasikan pada communication management plan.

Biasanya format terdiri dari bar-chart, S-curve, tabular report.

CONTOH FORMULIR COST CONTROL No . URAIAN Total budget Realisasi s/d tgl. Sisa budget Perkira-an sisa biaya Penyim-pangan ( + / - ) Budget realisasi Realisasi biaya a b c d = a - c e f = d - e 1. Material 2. Upah 3. Alat 4. Subkon 5. Pekerjaan persiapan 6. Overhead lapangan TOTAL BCWP ACWP

4. Work Performance Information

Pengumpulan informasi dari status dan biaya proyek yang telah dilaksanakan. Termasuk :

 Pekerjaan yang ditetapkan sudah selesai atau belum ?  Biaya yang dianggarkan dan yang telah digunakan?  Estimasi biaya untuk menyelesaikan pekerjaan?  Berapa Percent telah selesai secara fisik?

Project Project ID

Project Sponsor Client

Business Area Project Manager

Document Version Document No. Softcopy Name

Prepared by Approved by Page No. . of

WBS CODE TASK DESCRIPTION MAJOR DELIVERABLES PLANED MILESTONE CURRENT STATUS/ PROBLEM PROPOSED SOLUTION ACTION BY RE-PLANNED MILESTONE PROGRESS REPORT FORM (PRF)

PROJECT PROJCT ID

PROJECT SPONSOR CLIENT

BUSINESS AREA PROJECT MANAGER

DOCUMENT VERSION DOCUMENT NO.

SOFTCOPY NAME PAGE NO. . OF

CUT OF DATE PREPARED BY APPROVED BY

PROJECT COST ( Rp)

LAST PERIOD COMMITTED THIS PERIOD

ACTUAL COST VARIANCE

WORK COMPLETED THIS PERIOD

CURRENT ISSUES

PROPOSED SOLUTIONS

PLAN NEXT PERIOD

ATTACHMENT

5. Approved Changes Requests

Persetujuan pengajuan Perubahan dari proses pengendalian terintegrasi bisa termasuk modifikasi terminologi biaya dalam kontrak, lingkup, cost baseline, atau cost management plan.

PROJECT PROJCT ID

PROJECT SPONSOR CLIENT

BUSINESS AREA PROJECT MANAGER

DOCUMENT VERSION DOCUMENT NO.

SOFTCOPY NAME PAGE NO. . OF

DESCRIPTION AND IMPACT

(on benefits, costs, timescales, resource requirements, other projects, risk etc) of proposed scope change : (use attachments if necessary)

REASON FOR CHANGE (DESCRIBE BENEFITS) : IMPLICATIONS OF NOT MAKING THIS CHANGE :

APPROVED BY : (1) DATE (2) DATE

STATUS :

( ) APPROVED ( ) REJECTED ( ) DEFERRED REASONS :

6. Project Management Plan

Project management plan dan komponen Cost management plan

dan perencanaan lain disesuaikan dan diintegrasikan ketika

melaksanakan proses kontrol biaya.

1. Cost Change Control System

Didokumentasikan pada cost management plan, menggambarkan

prosedur yang mana cost baseline bisa dirubah.

Termasuk bentuk formulir, dokumen, cara penelusuran, dan

persetujuan perubahan

Integrated dengan integrated change control process.

COST CONTROL

2. Performance Measurement Analysis

Dengan cara Earned Value analysis

mengukur kinerja dengan membandingkan besar pekerjaan yang

direncanakan dengan actual pekerjaan yang selesai, untuk menentukan kinerja jadwal & biaya sesuai rencana.

Memungkinkan manager proyek mendetaksi penyimpangan dari rencana sedini mungkin dan mengambil tindakan korektif yang sesuai.

COST CONTROL

Basic Value in Earned value Analysis

Project

The planned Value (PV)

or Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) :

The sum of approved cost estimates for activities scheduled to be performed.

The Earned Value (EV)

or Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) :

The sum of the approved cost estimates for activities completed.

The Actual Cost (AC)

or Actual Cost of QWork Performed (ACWP) :

Konsep Earned Value

Gambar 1 : Grafik status kinerja biaya pelaksanaan proyek

8 50 0 2 5 Biaya 10 Waktu 50% Aktual biaya Rencana Kerja 56%

56% Rencana kerja

Gambar 2 : Grafik Earned Value

8 50 0 2 5 Biaya 10 Waktu 50% Aktual biaya Rencana Kerja 45% Aktual Fisik

Elemen Elemen Earned Value

BCWS (PV)

Gambar 3 : Elemen-elemen Earned Value

8 50 0 2 5 Biaya 10 Waktu ACWP (AC) BCWP (EV)

Basic Formulas in Earned Value

Project

Cost Varian (CV) = EV - AC Schedule Variance (SV) = EV - PV

% Over/Under = (AC – EV) / EV * 100 Earned Value = % complete * BAC Cost Performance Index (CPI) = EV / AC

Schedule Performance Index (SPI) = EV / PV

CV < 0 : ?, CV = 0 : ?, CV > 0 : ?, CPI < 1 : ?, CPI = 1 : ?, CPI > 1 : ? SV < 0 : ?, SV = 0 : ?, SV > 0 : ?, SPI < 1 : ?, SPI = 1 ?, SPI > 1 : ?

Example :

Project

Contract :

To build 10 houses in 12 months

Construction budget :

10 houses @ Rp 100 mio = Rp 1,000 mio

Construction period : 12 months

Condition After 5 Moths :

Planned Value ( PV) : Rp. 360 mio or 36 (from S-curve).

Actual Cost (AC) : Rp. 310 mio or 31 (from accounting dept). Earned Value (EV) : Rp. 250 mio or 25 (from site actuals)

Curve

Project

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 (MONTHS) Time 36 PV PV - CURVE 100 50 PRO G RESS 31 AC 25 EV PV = 36 (Planned Value) AC = 31 (Actual Cost) EV = 25 (Earned Value)

Progress for EV

Project

House No 1 = 40 House No 2 = 30 House No 3 = 50 House No 4 = 50 House No 5 = 10 House No 6 = 20 House No 7 = 20 House No 8 = 10 House No 9 = 10 House No 10 = 10 Average = 250 / 10 = 25

Variances & Indexes :

Project

Cost Variance (CV) : EV-AC = 25 – 31 = - 6 Schedule Variance (SV) : EV – PV = 25 – 36 = - 11 Cost Performance Index (CPI) : (EV) / (AC) = 25 / 31 = .806 Schedule Performance Index (SPI) : (EV) / (PV) = 25 / 36 = .694

Estimate at Completion (EAC)

Project

Alternative 1:

EAC = Actual + Remining Budget = 310 + (1000 – 250) = 1,060 mio

Alternative 2:

EAC = Actual + New estimate for Remining Budget = 310 + 800 (est) = 1,110 mio

Alternative 3:

EAC = Actual + Remining Budget/CPI = 310 + (750/0.806) = 1,240 mio

Alternative 4:

EAC = Actual + Remining /CPI/SPI = 310 + (750/0.806) : 0.694 = 310 + 1341 = 1,651mio

3. Forecasting

Forecasting termasuk membuat estimate atau memprediksi kondisi proyek yang akan datang berdasarkan informasi dan pengetahuan yang ada pada saat

melakukan forecasting.

Forecasts dihasilkan, diupdate, dan di review atas dasar informasi progres.

Informasi progres terdiri dari hasil progres yang lalu dan dan informasi lain yang akan mempengaruhi proyek yang akan datang contohnya :

Estimate at completion dan Estimate to complete.

COST CONTROL

4. Project Performance Reviews

Review kinerja dengan membandingkan kinerja biaya melebihi waktu, Jadwal kegiatan atau melewati paket pekerjaan yang direncanakan dan tidak

terpenuhinya anggaran (planed value).  Variance analysis

 Trend analysis

 Earned value techniques.

COST CONTROL

Progress Monitoring

Progress Progress Progress Progress

Aggregate Progress

Approve Cost budget

Assessment

Yes No

Earned Value Analysis

JutaIDR % 2000 100 1800 90 1600 80 1400 70 1200 60 1000 50 800 40 600 30 400 20 200 10 0 0 3 6 12 25 35 52 75 85 95 98 99 100 % 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Month Planned Value (PV) (BCWS)

Actual Cost (AC) (ACWP)

Co

st

Data Date

Projected Budget Completed

Projected Time Completed

Schedule Overrun

Cost Overrun

Work Performed (EV) (BCWP)

5. Project Management Software

Dapat menggunakan spreadsheet atau PM software seperti Artemis-7, P3, MSOP

COST CONTROL

6. Variance Management

Cost management plan menjelaskan bagaimana cost variance dikelola, contoh : adanya tanggapan yang berbeda terhadap masalah “major atau minor”.

Besarnya varian menuju ke penurunan seperti tambahan pekerjaan yang terpenuhi.

Variance lebih besar diijinkan pada awal proyek dan bisa menurun pada akhir proyek.

COST CONTROL

COST CONTROL

outputs

OUTPUTS

.1. Cost Estimate (updates) .2. Cost Baseline (updates) .3. Performance Measurements .4. Forcasted Completion

.5. Requested Changes

.6. Recommended Corrective Actions

.7. Organizational Process Assets (updates) .8. Project Management Plan (updates)

3. Performance Measurements

Hasil perhitungan CV, SV, CPI dan nilai SPI untuk komponen WBS, khususnya paket pekerjaan dan control accounts, didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada stakeholders.

4. Forecasted Completion

Perhitungan nilai EAC atau laporan nilai EAC didokumentasikan dan nilai dikomunikasikan dengan stakehloders.

Perhitungan nilai ETC atau laporan nilai ETC yang disajikan perusahaan didokumentasikan dan nilai dikomunikasikan kepada stakeholders.

6. Recommended Corrective Actions

Tindakan koreksi dilaksanakan untuk membawa perkiraan kinerja proyek yang akan datang segaris dengan project management plan.

Tindakan koreksi didalam cost management sering melibatkan penyesuaian jadwal anggaran kegiatan.

Seperti tindakan khusus diambil untuk menyeimbangkan cost variances.

Contoh Evaluasi Akhir

Kel. Sub.Kel PEMBEBANAN BUDGET REALISASI

I. _{BIAYA LANGSUNG PROYEK} 1. BAHAN / MATERIAL 2. UPAH 3. ALAT 4. SUBKONTRAKTOR 5. PERSIAPAN / PENYELESAIAN 6. OVERHEAD LAPANGAN SUB TOTAL II _{KEWAJIBAN PAJAK} 1. PPN ( 10% )

2. UANG MUKA PPH / PPH final

SUB TOTAL III _{BIAYA TIDAK LANGSUNG}

1. OVERHEAD PUSAT / CABANG/ PERW. 2. PENYUSUTAN AKTIVA TETAP

SUB TOTAL

CADANGAN / LABA

TOTAL

CONTOH : CONSTRUCTION COST

ACCOUNT

Variable Cost ( biaya tidak tetap ) , adalah biaya yang

selalu berubah tiap bulannya sesuai dengan intansitas

kegiatan proyek . Kelompok biaya ini terdiri dari :

• Biaya Bahan / Material Konstruksi

• Biaya Upah Konstruksi

• Biaya Alat Konstruksi

• Biaya Subkontraktor ( Kontraktor )

• Biaya Overhead Lapangan/ Proyek

Fix Cost ( biaya tetap ) , adalah biaya yang relatif tidak

berubah tiap bulannya atau tidak terkait dengan intansitas

kegiatan proyek . Kelompok biaya ini terdiri dari :

• Biaya Overhead Perusahaan

• Biaya Pemasaran Perusahaan

COST CONTROL

• Yang mendorong peran cost control jadi penting di

konstruksi , adalah :

– Harga jual bersifat konservatif ( relatif tetap)

– Biaya produksi bersifat fluktuatif ( sangat mudah

berubah bila tidak dikendalikan )

• Untuk mengatasi kondisi yang delematis tsb diatas , maka

diperlukan :

– Kemampuan tentang construction cost .

– Kemampuan dalam cost control

ASPEK - ASPEK KONTROL

• Untuk dapat berhasil mengendalikan biaya proyek dengan

baik , maka perlu dilakukan pengendalian terhadap

aspek-aspek yang mempengaruhinya :

• Time Control

• Quality Control

• Safety Control

• Cost Control

ASPEK TIME CONTROL

• Kegiatan pekerjaan harus dikendalikan

sesuai jadwal yang ada .

• Bila pekerjaan terlambat , dapat timbul

resi-ko tambahan biaya akibat terkena pinalti

maupun kenaikan harga

• Bila kegiatan harus dipercepat , karena

berbagai alasan , cenderung akan

menam-bah biaya .

ASPEK QUALITY CONTROL

• Mutu pekerjaan harus dikendalikan agar

selalu masuk dalam toleransi keberterimaan

• Mutu yang lebih rendah dari persyaratan ,

akan menambah cost untuk perbaikan .

• Mutu yang lebih tinggi dari persyaratan ,

juga akan menambah biaya ( material /

proses ) .

• Inti dari manajemen mutu , adalah

mengu-rangi terjadinya kegagalan mutu (

perbaik-an / penolakperbaik-an pekerjaperbaik-an )

ASPEK SAFETY CONTROL

• Safety harus dikendalikan untuk menekan

accident cost sekecil mungkin , dengan

menyediakan biaya safety yang layak .

• Biaya safety yang terlalu rendah , dapat

me-nyebabkan accident yang tidak diinginkan

• Biaya safety yang terlalu tinggi (oversafety),

selain menambah biaya secara lngsung juga

dapat menambah biaya secara tidak

lang-sung ( turunnya produktivitas )

• Inti dari manajemen safety ( K3 ) adalah

mengurangi terjadinya kecelakaan proyek .

ANALISIS / PENGUKURAN KINERJA

• SV = EV – PV atau BCWP – BCWS

• CV = EV – AC atau BCWP – ACWP

• SV Ratio = BCWP : BCWS

• CV Ratio = BCWP : ACWP

• CS Ratio = SV Ratio X CV Ratio =

BCWP2 _{: (ACWP x BCWS)}

•

CPI (Cost Performance Index) = EV:AC > = 1

•

SPI (Schedule Performance Index) = EV:PV > = 1

•

Projected Time completed = Sisa waktu : SPI + Waktu Yang sudah selesai.

•

Projected Budget Completed atau Estimate At Completion (EAC) =

Alternative 1 : Continuing the cost performance trend until project completion = AC + Remaining Budget : CPI

Alternative 2 : Negative impact is limited to the first 5 months only =AC + Remaining Budget (Unchanged).

Alternative 3 : Continuing the negative trend, but also have to catch up with the time delay = AC + Remaining Budget : CPI : SPI.

Alternative 4 : Recalculate the remaining portion including all cost saving efforts. = AC + New estimate for remaining budget

Thank you

Rp