◼1
Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada
SMA Negri 21 Palembang
Leonardo Boy Adam1, Robby Pratama2, Sudiadi3, Fithri Selva Jumeilah4
1.2 Program Studi Sistem Informasi, STMIK Global Informatika MDP,
Jl. Rajawali 14, Palembang, 0711-376-400
e-mail: 1
adam.motivers@mhs.mdp.ac.id, 2
robbypratama621@mhs.mdp.ac.id, 3
sudiadi@mdp.ac.id, 4fithri.selva@mdp.ac.id
Abstrak
SMA Negeri 21 Palembang merupakan salah satu sekolah menengah atas Negeri di Palembang, yang akan terus berkembang demi meningkatkan kompetensi dan kualitas siswa-siswinya. Namun masih terdapat beberapa kendala dalam pengelolaan data akademik yang masih menggunakan paper based sebagai arsip. Tujuan skripsi ini untuk membangun suatu sistem informasi akademik pada SMA Negeri 21 Palembang untuk mempermudah dan menghemat waktu dalam proses pemilihan jadwal mengajar guru, nilai akhir, pencarian data guru dan siswa, dan rekap absensi. Dimana rancangan sistem informasi ini dapat dijadikan sebagai media untuk membantu agar sistem informasi menjadi lebih efektif dan efisien. Sistem yang dibangun menggunakan metodologi pengembangan iterasi dan menggunakan bahasa pemograman PHP dan MySQL sebagai DBMS. Sistem informasi akademik yang dibangun dapat mempermudah prosedur pengelolaan data akademik menjadi lebih efektif serta efisien dan menjadi media penyampaian informasi yang lebih cepat.
Kata kunci—Sistem, Informasi, Sistem Informasi Akademik, Website.
Abstract
SMA Negeri 21 Palembang is one of the private high schools in Palembang, which will continue to grow in order to improve the competence and quality of its students. But there are still some obstacles in the management of academic data that still use paper based as an archive. The purpose of this thesis is to build an academic information system at SMA Negeri 21 Palembang to simplify and save time in the process of choosing teacher teaching schedule, final score, searching for teacher and student data, and absentee recap. Where the design of this information system can be used as a medium to help the information system become more effective and efficient. The system is built using an iterative development methodology such as PHP programming languages and MySQL as DBMS . Academic information system that is built can facilitate the procedure of academic data management becomes more effective and efficient and become a medium of information delivery faster.
1. PENDAHULUAN
istem informasi akademik adalah sebuah kebutuhan utama bagi sekolah baik SD, SMP, SMA, SMK, dan perguruan tinggi. Selain dapat mempermudah pekerjaan dalam pengelolaan nilai, sistem informasi akademik juga dapat membantu dalam keamanan penyimpanan. Sudah banyak sekolah yang memanfaatkan teknologi tersebut, namun beberapa sekolah masih belum menerapkannya terutama sekolah swasta.
Sistem merupakan sekumpulan prosedur yang saling berkaitan dan saling terhubung untuk melakukan suatu tugas bersama-sama secara garis besar, sebuah sistem informasi terdiri atas tiga komponen utama [1].Informasi adalah merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian–kejadian nyata yang dapat digunakan sebagai alat bantu
untuk mengambil suatu keputusan [2].
Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang,
hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data, yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi [3].
Saat ini sebagian besar kegiatan yang dilakukan oleh bagian tata usaha masih menggunakan sistem manual sebagai contoh data informasi siswa dan guru masih menggunakan buku yang disimpan sebagai arsip sehingga terjadi penumpukan dokumen karena penyimpanan tidak terorganisir dengan baik dan keterbatasan tempat penyimpanan berkas terbatas seperti proses pencarian data guru, siswa, dan nilai membutuhkan waktu yang lama karena banyaknya data yang harus dibuat dan dihitung menggunakan kalkulator sehingga sering terjadinya kesalahan dalam perhitungan nilai, dan lamanya proses pembuatan nilai akhir siswa, jadwal, rekap, dan riwayat nilai akademik dan perilaku yang susah di akses oleh siswa bila ada di sekolah.
Sistem informasi berbasis website ini dibuat untuk mempermudah proses sistem data yang ada di SMA Negeri 21 Palembang yang lebih mengedepankan manfaat dari segi biaya, tenaga, dan keamanan data. Serta untuk kebutuhan pengguna nya yaitu bagian tata usaha, guru, dan juga para siswa dan juga untuk pengembangan sistem informasi
berbasis website ini di masa yang akan datang.
Sistem informasi akademik adalah sistem yang memberikan layanan informasi yang berupa data dalam hal yang berhubungan dengan akademik [4].Penelitian tentang sistem informasi akademik sudah banyak di lakukan sebelum nya seperti yang pernah di lakukan SMA Kristen 1 di daerah Tomohon, Sulawesi Utara [5]. Sistem informasi yang
digunakan juga berbasis website dengan menggunakan metodelogi Waterfall. Fitur yang
di unggulkan adalah mempermudah pengolahan data akademik yang bisa di akses dari
mana saja. Penelitian serupa juga dilakukan dengan sistem informasi akademik pada
SMK Negeri 5 di Pekanbaru [6]. Sistem yang di buat berbasis website danmenggunakan
PHP sebagai bahasa pemrograman. Fitur yang di unggulkan kecepatan dan ke
akuratannya sehingga dapat di akses secara real time atau online untuk fitur seperti profil,
kurikulum, dan data lengkap guru dan siswa.
Sistem informasi akademik juga di terapkan pada SMP Negeri 3 di Pringkuku,
Pacitan [7]. Sistem yang dibangun berbasis web untuk sekolah yang masih menggunakan
sistem konvensional seperti penggunaan buku besar yang sering kali mempersulit dalam proses pencarian data serta membutuhkan waktu yang lama. Fitur yang di unggulkan dari
website yang di buat adalah dapat menggantikan sistem konvensional seperti penggunaan kertas serta dapat menampilkan data akhir semester setiap siswanya.
Penelitian tentang sistem informasi juga di lakukan pada SMK Tunas Bangsa di
daerah karanganyar [8]. Penelitian ini menghasilkan perangkat lunak berbasis Web.
Sistem informasi ini telah di uji sehingga mampu mengelola data akademi secara umum.
Fitur yang ada pada sistem ini adalah pengolahan nilai seperti tugas, nilai ulangan, hasil rapor yang tela terkomputerisasi.
Penelitian sistem informasi akademik juga di temukan pada SMP Negeri 2 yang berlokasi di Kecamatan Gaung Anak Serka, Riau [9]. Alasan sistem ini di bangun adalah karena sistem pendataan sekarang dirasa masih banyak memiliki kekurangan maka
pengembangan dari sistem ini adalah berbasis online atau website yang mempunyai
kemampuan untuk memberikan informasi laporan nilai siswa, jadwal pelajaran, dan data mengajar.
2. METODE PENELITIAN
Pada penelitian ini model iterasi yang digunakan dalam pengembangan sistem yang digambarkan berupa spiral. Model spiral ini tidak merepresentasikan rangkaian
tahapan dengan penelusuran balik (back-tracking), tidak ada fase-fase tahapan yang tetap
seperti spesifikasi atau perancangan. Setiap untaian pada spiral menunjukkan fase
software process.
Metode ini menggabungkan pendekatan prototype yang bersifat iteratif dengan
pendekatan air terjun yang bersifat sistematis [10]. Perangkat lunak dikembangkan melalui peluncuran produk yang sifatnya evolusioner. Pada tahap awal, perangkat lunak yang diluncurkan berupa suatu prototipe. Kemudian pada langkah berikutnya dihasilkan versi-versi perangkat lunak yang semakin lengkap.
Tahapan- tahapan model penelitian ini adalah sebagai berikut :
2.1 Communication
Dimana kegiatan pengumpulan data dan menganalisa apa saja yang dibutuhkan di dalam aplikasi dengan melakukan komunikasi langsung dengan pemilik, admin, ataupun pegawai pada perusahaan yang sedang diteliti. Komunikasi yang dilakukan pada SMA negeri 21 adalah untuk menganalisa masalah dan cara mengatasi nya dengan implementasi sistem informasi akademik.
2.2 Planning
Setelah melakukan wawancara dan mengetahui masalah utama pada sekolah maka hal pertama yang di lakukan adalah menyusun jadwal dan bagaimana langkah-langkah yang haru di tempuh untuk menyeselaikan system yang di buat.
Adapun permasalahan yang ada dengan menggunakan kerangka PIECES yaitu;
1. Kinerja (Performance)
Bagian akademik untuk pengolahan data yang berhubungan dengan siswa, guru, dan materi pembelajaran memang dirasakan masih kurang efektif. Hal ini bisa dilihat dari pengolahan data yang masih menggunakan cara manual walaupun sudah terkomputerisasi.
Pada sistem yang lama jumlah beban kerja lebih besar dan jumlah guru dan staff yang dibutuhkan lebih banyak sehingga dapat menimbulkan konflik antar guru dan staff. Pada sistem yang baru Beban kerja lebih ringan sehingga jumlah karyawan tidak perlu terlalu banyak.
2. Informasi (Information)
keputusan. Hal ini terlihat dalam pencarian data yang masih memakan waktu cukup lama semisal ada pihak-pihak yang membutuhkan informasi.
Pada sistem yang lama informasi yang diberikan berlangsung lama dan adanya kesalahan dalam pemberian informasi seperti duplikasi data dan salah penulisan. Pada sistem yang baru informasi yang baru dapat memberikan informasi dengan cepat dan kesalahan dalam pengetikan dapat diminilisir.
3. Ekonomi (Economy)
Penggunaan sumber daya kurang efektif karena waktu yang dibutuhkan dalam pengolahan data cukup lama sehingga menimbulkan peningkatan biaya operasi. Selain itu juga dalam proses pengolahan data masih sering terjadi kesalahan-kesalahan.
Pada sistem yang lama dalam jangka yang panjang biaya yang akan dibutuhkan akan cukup besar karena harus membutuhkan biaya pada saat penerimaan siswa baru untuk membeli kertas. Pada sistem yang baru dalam jangka pendek, biaya yang dibutuhkan akan cukup besar, tetapi untuk jangka panjang lebih sedikit karena hanya mengeluarkan biaya perawatan komputer
4. Keamanan (Control)
Seringkali banyak campur tangan oleh pihak lain di dalam ruang TU, dapat menyebabkan keliruan atau penyalagunaan dalam penggunaan data yang ada.
Pada sistem yang lama control dokumen kurang baik sehingga sering terajadi kesamaan
data dan banyak tercampur arsip sehingga dalam pencarian informasi data kadang sering terlalu lama bahkan cenderung sering salah dalam memberikan informasi data. Pada sistem yang baru data lebih aman karena tersimpan dalam file dan tidak ada kesamaan data dalam file, data tertata rapi kedalam sistem sehingga dalam pencarian data tidak terlalu lama dan pemberian informasi menjadi lebih akurat, di sistem dikelola TU dengan user yang telah ditentukan, mudah digunakan dan tidak banyak pengguna yang bisa mengakses nya
5. Efisiensi (Efficiency)
Sistem Akademik secara manual kurang efisien karena melakukan dokumentasi dengan sistem informasi yang kurang baik, terkadang dalam melakukan penulisan data siswa terjadi keliruan seperti kesamaan nama sampai keliru dalam membagi Nilai, jadwal dan kelas.
Pada sistem yang lama sistem akademik secara manual kurang efisien karena melakukan dokumentasi dengan sistem informasi yang kurang baik. Terkadang dalam melakukan penulisan data siswa terjadi keliruan seperti kesamaan nama sampai keliru dalam membagi nilai, jadwal dan kelas. Pada sistem yang baru sistem berbasis komputer lebih efisien karena pendokumentasian data secara otomatis dan terstruktur.
6. Pelayanan (Service)
Pada lembaga pendidikan SMA Negeri 21 Palembang pelayanan yang diberikan sudah cukup baik tetapi masih terdapat sering terjadi keluhan dari siswa ketika namanya tidak tercantum pada daftar presensi padahal sudah registrasi. Selain itu juga masih terdapat data-data double atau kekeliruan yang lain. Pembuatan nilai yang cukup memakan waktu. Keakuratan data terkadang masih sangat kurang.
Pada SMA Negeri 21 tersebut hal yang dilakukan dalam perencanaan adalah
dengan menelusuri latar belakang sekolah tersebut dan membuat rich picture pada tiap
tiap proses yang berjalan pada kegiatan akademik sekolah tersebut. Langkah kedua adalah dengan menggunakan Analisa PIECES berdasarkan hasil dari penelitian dan wawancara.
Contoh rich picture yang telah selesai dibuat ada pada Gambar 1 dimana terdapat
verifikasi oleh sekolah. Calon berkas kemudian di kirim ke bagian TU yang akan mendata siswa baru untuk di masuk kan pada kegiatan belajar mengajar:
Proses Verifikasi Calon Siswa
Isi Berkas Calon Siswa Datang Ke Sekolah
Proses Belajar Siswa Baru Calon Siswa
Bagian TU Mendata Siswa
Baru
Gambar 1 Rich Picture Pendaftaran Siswa Baru
Berdasarkan dari hasil identifikasi masalah-masalah pada PIECES, maka pada tahap berikutnya penulis melakukan analisis terhadap permasalahan tersebut dengan
-Masalah yang terjadi pada pengolahan data nilai, materi, guru, dan siswa masih belum
tertata dengan benar yang di sebabkan oleh Kurangnya bagian TU kepada guru atau guru ke siswa. Mengakibatkan Penyusunan data menjadi terhambat dan kurang jelas.
Solusi : Oleh karena itu tujuan system ini di buat memudahkan para user terlibat dalam
pengolahan data masing-masing dan membuat kinerja pada bidang akademik lebih baik lagi dan tertata dengan benar.
-Masalah yang lain yang terjadi biasanya kesalahan pencatatan informasi data siswa dan
kelas, informasi jadwal kegiatan pendidikan, dengan banyaknya siswa juga terkadang guru juga sulit memberikan nilai dengan benar dikarenakan kesalahan pencataan data-data yang ada
Solusi : Membangun sistem dengan menggunakan database sehingga data yang disimpan dapat membantu aktivitas sekolah dalam pencatatan informasi data-data sekolah.
-Sistem yang masih konvensional yang masih menggunakan kertas yang memakakan
banyak biaya yang dapat di atasi dengan mendigitalisasi data yang ada untuk menghemat biaya.
-Sering terjadi ketidak cocokan data yang mengakibatkan lama nya siswa atau guru
menunggu hasil yang akurat. Hal ini dapat di atasi dengan mengintegrasikan data-data
akademik kedalam database.
-Waktu yang lama dalam membuat laporan yang dapat diatasi dengan pedigitalisasian
2.3 Engineering
Pembuatan prototipe atau pembangunan bentuk sistem yang di lakukan berdasarkan
rancangan yang telah dibuat serta membuat Entity Relationship Diagram, use case, dan
Flowchart yang akan di gunakan sebagai pondasi pada sistem yang akan di buat. Bagan
alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan alir (flow) di dalam program atau
prosedur sistem secara logika [11].
Flowchart yang di pilih adalah data proses pendaftaran siswa baru yang dimana bagan
dimulai dari staff tata usaha memberikan form yang nanti nya akan di isi oleh calon
siswa yang akan mendaftar dan akan di verifikasi kembali oleh staff TU. Staff TU kemudian mendaftarkan siswa pada kegiatan akademik sekolah seperti kelas apa yang akan di ikuti oleh siswa tersebut. Penjelasan ini di gambarkan pada Gambar 2 di bawah ini.
Gambar 2 Flowchart Pendaftaran siswa baru
Pada Gambar 3 di jelaskan kan tentang hubungan-hubungan antar table pada database.
Database di lengkapi dengan 11 tabel yang saling terhubung dengan primary key. Tabel
yang terdapat pada database termasuk tabel nilai akademik, data siswa, data jadwal yang
di sesuaikan untuk kebutuhan sistem informasi akademik.
Pada pembuatan use case aktor telah di rencanakan untuk sesuai dengan kebijakan
sekolah sehingga para user lebih terkontrol dengan baik. use case diagram menunjukkan
sekumpulan kasus fungsional dan aktor (jenis kelas khusus) dan keterhubungannya[12]. Sebuah use case diagram mempresentasikan sebuah interaksi aktor dengan sistem
Aktor-aktor yang terdapat dalam use case adalah staff TU, guru, kepala sekolah, dan siswa yang
dapat dilihat pada Gambar 4.
TU
Gamber 4 Diagram Use Case
2.4 Construction
Pembangunan aplikasi yang dimana setelah peneliti melakukan pemodelan aplikasi lalu dari pemodelan tersebut dibuat sebuah rancangan untuk memulai kegiatan pembangunan aplikasi, pada tahapan ini peneliti melakukan pengujian aplikasi kepada
semua actor yang terlibat dalam aplikasi yang telah di rancang pada diagram use case.
Aplikasi yang akan dibangun adalah aplikasi berbasis web. World Wide Web
merupakan gudang informasi elektronik yang bisa diakses melalui internet dari mana
saja[13]. Untuk membuat suatu aplikasi sistem informasi berbasis web diperlukan PHP
sebagai dasar pemrograman. Hypertext Preprocessor (PHP) adalah suatu bahasa
pemrograman khususnya digunakan untuk web development[14].
Pada website yang akan di bangun juga dibutuhkan database sebagai pusat data-data
yang akan di olah oleh website tersebut. Untuk pembuatan database diperlukan aplikasi
MySQL. MySQL adalah suatu aplikasi Database Management System (DBMS) yang
sudah sangat banyak digunakan oleh para pemrograman aplikasi web [14].
2.5 Deployment.
Tahapan terakhir dimana peneliti melakukan penyerahan aplikasi kepada pengguna setelah proses pembangunan aplikasi dan pengujian dianggap sukses. Yaitu pada
beberapa aktor pada use case yang sudah di tentukan sebelum nya. Pada SMA Negeri 21
Palembang tahap ini juga termasuk pada pemeliharan aplikasi sistem dan juga pengembangan sistem yang sesuai dan dapat beradaptasi dengan perubahan yang mungkin terjadi pada sekolah.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil yang di dapat dari penelitian ini adalah sistem informasi akademik berbasis
kegiatan sekolah. Pada tampilan awal atau homepage fitur yang di masuk kan adalah fitur untuk melihat tanggal yang ada pada saat akses, kolom pemberitahuan dan pengumuman
akademik yang ada pada sekolah, serta button untuk mengakses menu login dan data guru
yang mengajar pada sekolah, dan juga profil sekolah yang memuat visi dan misi dari sekolah. Penjelasan ini di gambarkan pada Gambar 5 di bawah ini.
Gambar 5 tampilan Homepage aplikasi
Pada menu Login admin yang dapat di akses oleh staff TU fitur yang di berikan
adalah fitur master yang memberikan akse pada staff TU untuk mengedit semua file yang ada pada aplikasi seperti edit data guru, data siswa, data jadwal, data mata pelajaran, dan data nilai. Penjelasan ini di gambarkan pada Gambar 6 di bawah ini.
4. KESIMPULAN
Berdasarkan data hasil analisis serta pembahasan dari bab IV, maka penulis dapat menarik kesimpulan berikut :
1. Sistem Informasi ini dibangun dengan berbasis web dan menggunakan database
MySql. Diharapkan sistem ini dapat membantu dan menjadi hasil yang bermanfaat
bagi setiap user.
2. Sistem Informai ini sudah melakukan penyimpanan terorganisir dengan baik dan
tempat penyimpanan berkas ke dalam database web.
3. Sistem Informasi ini dapat membuat perhitungan nilai-nilai siswa dan menyimpan
data-data lamanya dalam pembuatan nilai .
4. Sistem Informasi ini dapat mencetak laporan nilai siswa sesuai dengan data siswa
masing-masing.
5. SARAN
Berdasarkan hasil laporan yang kami buat, ada beberapa saran yang dapat
membantu pengembangan sistem. Adapun saran yang diajukan yaitu Untuk tahap
pengembangan selanjutanya dari sistem informasi selanjutnya, dibuatkan sistem
informasi yang lebih mobile atau berbasis android guna mengikuti kemajuan teknologi
era sekarang ini. Serta sistem informasi selanjutnya sudah dapat diterapkan di oebjeknya khususnya bisa juga diterapkan pada kasus ataupun objek lainnya.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :
1. Tuhan yang Maha Esa yang telah memberikan kesehatan jasmani dan rohani
sehingga skripsi ini dapat berjalan dengan baik.
2. Ir. Sudiadi, M.M.A.E selaku pembimbing I yang telah banyak memberikan
pengarahan serta bimbingannya dalam menulis laporan skripsi.
3. Fithri Selva Jumeilah, S.Kom., M.T.I selaku pembimbing II yang telah banyak
memberikan pengarahan serta bimbingannya dalam menulis laporan skripsi.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Agus Eka, Pratama. 2014. Sistem Informasi dan Implementasinya. Bandung:
Informatika Bandung.
[2] Djahir, 2014, Sistem Informasi Manajemen,Deepublish, Yogyakarta
[3] Indrajani, 2015, Database Design Case Study All in One, PT Elex Media
Komputindo, Jakarta.
[4] Imelda & Erik, M. 2014, Perancangan Sistem Informasi Akademik Pada Sekolah
Dasar Negeri Sukajadi 9, Bandung.
[5] Recky T. Djaelangkara, dkk. 2015, Perancangan Sistem Informasi Akademik
Sekolah Berbasis Web Studi Kasus Sekolah Menengah Atas Kristen 1 Tomohon,
e-jurnal Teknik Elektro dan Komputer Vol.1 h86-93.
[6] Syahputra, Eddis Pane & Sadar, Muhamad, 2015 Rancangan Website Sistem
Informasi Akademik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 5 Pekanbaru,
[7] Saraswati, Eka 2013, Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada Sekolah
Menengah Pertama Negeri 3 Pringkuku, Indonesian Journal on Networking and
Security, Vol 2 h33-39.
[8] Dwi, Teguh P 2015, Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada SMK Tunas
Muda Karanganyar, Universitas Dian Nuswantoro, Semarang.
[9] Rizki, M. A. 2016, Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Di Smp Negeri 2
Kecamatan Gaung Anak Serka, Jurnal SISTEMASI, Vol.5 hal.8-13.
[10] Presman, Roger.S. Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi. ISBN:
978-979-29-3103-7. 2016.
[11] Jogiyanto. 2013, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan tertruktur teori
dan praktik aplikasi bisnis.Andi Offset, Yogyakarta.
[12] A. S., Rosa dan Shalahuddin, M. 2013, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan
Berorientasi Objek, Informatika, Bandung.
[13] Sianipar, R, H., 2013 Teori dan Implementasi Java, Informatika Bandung,
Bandung.
[14] Hidayatullah. Priyanto, Kawistara. Jauhari K, 2014, Pemograman Web,
