Mata Kuliah
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Materi:
HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
(
The Nature Of Management Control Systems
)
Fakultas/Jurusan EKONOMI / AKUNTANSI
MODUL : 01
Penyusun: SABARUDIN MUSLIM
HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
A. Konsep-Konsep Dasar Pengendalian
Sebuah organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, perangkat harus ada pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya dapat tercapai. Akan tetapi, pengendalian suatu organisasi lebih rumit daripada mengemudikan sebuah mobil. Kita akan memulai dengan menjelaskan proses pengendalian dalam sistem yang lebih sederhana.
Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen:
1. Pelacak (detector) atau sensor-sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penaksir (assessor ) suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector-suatu perangkat (yang sering disebut "feedback") yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.
4. Jaringan komunikasi-perangkat yang meneruskan informasi antara detector
dan assessor dan antara assessor dan effector.
Manajemen
Sebuah organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu bersama (dalam sebuah organisasi bisnis tujuannya adalah mencapai tingkatan profit yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh hierarki manajer, dengan Cllief Executive Officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section), dan subunit lainnya yang peringkatnya berada di bawahnya dalam diagram organisasi. Kompleksitas suatu organisasi menentukan jumlah lapis an dalam hierarki. Seluruh manajer dan CEO keduanya memiliki hubungan atasan dan bawahan; mereka mengawasi kinerja dari orang-orang yang ada di dalam unitnya, dan mereka diawasi oleh manajer yang mereka berikan laporan kepadanya.
ballwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.
Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana. Proses pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen yang sama seperti pada sistem pengendalian yang lebih sederhana telah digambarkan di atas: detector, assessor, effector, dan sistem komunikasi. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi; assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan; effector melakukan tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan aktual dengan keadaan yang diinginkan untuk diterima, dan sistem komunikasi memberitahukan para manajer apa yang sedang terjadi dan bagaimana membandingkannya dengan keadaan yang diinginkan.
Bagaimanapun, terdapat perbedaan yang signifikan antara proses pengendalian manajemen dengan proses yang lebih sederhana yang digambarkan sebelumnya:
1. Tidak seperti halnya dengan thermostat atau sistem suhu tubuh, standar tidaklah ditetapkan terlebih dahulu.
2. Seperti halnya pengendalian mobil (fetapi tidak seperti regulasi pada suhu tubuh atau ruangan), pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis. 3. Tidak seperti dengan pengendalian sebuah mobil, di mana sebuah fungsi
dilakukan oleh seorang individu, pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar-individu.
4. Hubungan dari diterimanya kebutuhan bagi tindakan untuk menetapkan tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas.
5. Banyak pengendalian manajemen bersifat self control.
Sistem
Batas-batas Pengendalian Manajemen
Dalam bagian ini, kita mendefinisikan pengendalian manajemen dan membedakannya dari dua sistem atau kegiatan-lainnya yang juga memerlukan perencanaan dan pengendalian: formulasi strategi dan pengendalian tugas. Kesalahan serius dapat terjadi jika pdnsip dan generalisasi yang hanya berlaku Pada suatu sistem diterapkan pada lainnya.
Sebagaimana yang akan Anda lihat, pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi paling tidak tersistematis di antara ketiganya; pengendalian tugas merupakan yang paling tersistematis; dan pengendalian manajemen terletak di antaranya. Formulasi strategi berfokuskan Pada jangka panjang, pengendalian tugas berfokus pada kegiatan jangka pendek, dan pengendalian manajemen terletak di antaranya. Formulasi strategi memperkirakan hal-hal yang terlampau umum untuk masa mendatang, pengendalian tugas menggunakan data akurat yang terjadi, dan pengendalian manajemen terletak di antaranya. Masing-masing kegiatan meliputi perencanaan dan pengendalian; tetapi dengan penekanan yang berbeda untuk masing-masing kegiatan. Proses perencanaan dalam formulasi strategi merupakan hal yang lebih penting, proses pengendalian merupakan hat yang lebih penting dalam pengendalian tugas, dan dalam pengendalian manajemen perencanaan dan pengendalian merupakan hal yang sama pentingnya.
Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan proses di mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan di bawah ini.
Pengendalian manajemen terdiri atas bermacam kegiatan, di antaranya: - Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi. - Mengkoordinasikan kegiatan dari beberapa bagian organisasi. - Mengkomunikasikan informasi.
- Mengevaluasi informasi.
- Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika perlu. - Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.
Pengendalian manajemen tidak memerlukan tindakan yang berhubungan dengan perencanaan yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran belanja
(budget). Perencanaan seperti itu didasarkan pada keadaan yang dipercaya ada pada saat diformulasikan. Jika keadaan ini telah berubah pada saat penerapan, tindakan yang diarahkan dalam perencanaan mungkin tidak akan dilaksanakan lebih lama lagi. Pengendalian manajemen ikut serta mengantisipasi keadaan masa depan untuk memastikan tujuan organisasi dapat dicapai. Jika seorahg manajer menemukan pendekatan yang lebih baik -yang kemungkinan lebih baik dari rencana yang ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi-sistem pengendalian manajemen seharusnya tidak merintangi penerapannya. Dengan kala lain, menyesuaikan diri dengan anggaran tidaklah terlalu baik, dan tidak menyesuaikan diri dari anggaran tidaklah buruk.
pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi.
Perangkat bagi Penerapan Strategi. Sistem pengendalian manajemen mem-bantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan stratejiknya. Sehingga, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi.
Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1-3, strategi juga diimplementasikan dalam struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia, dan kebudayaannya.
Struktur organisasi menetapkan peranannya, hubungan pelaporan, dan divisi yang bertanggung jawab alas pengambilan keputusan dalam organisasi. ManajemenSDM melakukan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemecatan karyawan serta untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Kebudayaan berarti seperangkat keyakinan bersama, sikap, dan norma-norma yang secara eksplisit maupun implisit membimbing tindakan manajer.
Tekanan Finansial dan Nonfinansial. Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja jinansial dan nonfinansial. Oimensi finansial memfokuskan pada moneter "yang menekankan" pada-net income, return on equity, dan lainnya; tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial-mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan motivasi kerja karyawan.
Pengendalian Manajemen
Kebudayaan Struktur
Organisasi Manajemen SDM
Strategi Kinerja
Bantuan dalam Pengembangan Strategi Baru. Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih. Dalam industri yang tunduk pada perubahan lingkungan yang cepat, bagaimanapun, manajemen mengendalikan informasi, terutama yang bersifat nonfinansial, dapat juga menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini, digambarkan dalam Gambar 1-4, yang diartikan sebagai pengendalian interaktif. Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen untuk pengembangan-keduanya negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar; dan keluhan pelanggan) dan positif (misalnya pembukaan pasar baru sebagai hasil penghapusan peraturan pemerintah)-yang menunjukkan perlu adanya inisiatif strategi yang baru. Pengendalian interaktif merupakan bagian yang tak terpisahkan dari sistem pengendalian manajemen.
Perumusan Strategi
Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Dalam buku ini, kita menggunakan istilah tujuan untuk menggambarkan tujuan keseluruhan dari sebuah organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah-langkah khusus untuk mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan.
Bagi beberapa perusahaan, mencapai tingkat ROI (return on investment)
memuaskan merupakan tujuan yang penting; bagi perusahaan lainnya, memperluas pangsa pasar merupakan hal yang sama pentingnya. Organisasi nirlaba juga memiliki tujuan; yang secara umum, mereka mencoba memberikan pelayanan semaksimum mungkin dengan dana yang tersedia. Dalam proses formulasi strategi, tujuan organisasi biasanya diambil dari yang sudah ada, meskipun sesekali waktu pemikiran strategis dapat memfokuskan pada tujuan mereka sendiri.
Pengendalian Hari ini
Strategi merupakan perencanaan yang besar, perencanaan yang penting. Mereka menetapkan secara umum ke arah mana organisasi bergerak yang diinginkan manajemen senior. Sebuah keputusan dari pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis.
Kebutuhan untuk memformulasikan strategi biasanya timbul dalam merespons ancaman yang diterima (misalnya, serangan dari pesaing, pergeseran cita rasa konsumen, peraturan pemerintah yang baru) atau adanya kesempatan (misalnya, inovasi teknologi, persepsi yang baru dari perilaku pelanggan, atau pengembangan aplikasi baru dari produk yang sudah ada). Seorang CEO yang baril, terutama yang berasal dari luar perusahaan, biasanya merasakan adanya ancaman dan kesempatan berbeda dari yang dirasakan pendahulunya. Sehingga, perubahan dalam strategi sering terjadi ketika ada pergantian CEO yang baru.
Perbedaan antara Formulasi Strategi dari Pengendalian Manajemen.
Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; pengen-dalian manajemen adalah proses pengimplementasian strategi tersebut. Dari titik awal rancangan sistem, perbedaan yang terpenting antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen adalah formulasi strategi pada dasarnya tidak tersiste-matis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap: sehingga keputusan stratejik mungkin dibuat pada saat kapan pun.
Lebih jauh lagi, analisis bagi usulan strategi berbeda dengan sifat strategi. Analisis strategi meliputi penilaian, dan nilai yang digunakan dalam proses biasanya estimasi secara kasar. Kebalikannya, proses pengendalian manajemen meliputi serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan menurut banyak sedikitnya waktu yang tersedia, dan dengan estimasi yang dapat diandalkan.
Analisis strategi yang diusulkan biasanya secara relatif melibatkan sedikit orang-si penggagas, staf pusat, dan manajemen senior. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan manajer dan stafnya pada seluruh level dalam organisasi.
Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.
manajemen. Pengendalian tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan ini diikuti; sebuah fungsi yang dalam beberapa kasus tidak selalu mem-butuhkan kehadiran sentuhan manusia. Perangkat mesin yang terkendali secara berurutan, komputer pengendali proses, dan robot merupakan perangkat pengendali tugas yang bersifat mekanis. Fungsi mereka, yang melibatkan manusia hanya jika bukti belakangan ini tidak mahal atau lebih dapat diandalkan; hal ini hanya terjadi jika peristiwa yang tidak biasa begitu seringnya sehingga pemrograman sebuah komputer dengan aturan tersebut yang digunakan untuk mengatasi peristiwa ini tidak dapat bermanfaat.
Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat scientific; sehingga, keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kembali kondisi di luar kendali kepada keadaan yang diinginkan, yang diprediksi-kan berada dalam batasan yang dapat diterima. Sebagai contoh, aturan jumlah pesanan yang ekonomis menjelaskan jumlah dan waktu pesanan pembelian. Pengendalian tugas adalah fokus dari ilmu manajemen dan teknik riset operasi.
Sebagian besar informasi dalam sebuah organisasi merupakan informasi pengendalian tugas: jumlah pesanan item oleh pelanggan, berat material, dan jumlah unit komponen yang digunakan dalam manufaktur produk, jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan. Banyak kegiatan sentral organisasi--termasuk pengadaan barang, penjadwalan, masukan pesanan, logistik, pengen-dalian mutu, dan manajemen kas--merupakan sistem pengenpengen-dalian tugas. Beberapa di antaranya, yang bersifat mekanis, dapat menjadi sangat rumit.
Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen. Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian mana-jemen adalah banyak sistem pengendalian tugas yang bersifat scientific. Secara definisi, pengendalian manajemen meliputi perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatokon melalui persamaan-persamaan. Kesalahan serius yang mungkin dibuat adalah jika prinsip-prinsip yang dikembangkan oleh ilmuwan manajemen bagi situasi pengendalian tugas juga diterapkan pada situasi pengendalian manajemen. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya; dalam pengendalian tugas, manusia tidak terIibat secara kese-luruhan (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatisasi), atau interaksi antara seorang manajer dan yang bukan manajer.
unit-unit organisasional ini (misalnya, Pekerjaan Manufaktur No. 59268, atau pesanan 100 unit Barang No. 3642).
Pengendalian manajemen memperhatikan secara luas aktivitas para manajer yang memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak adanya pertimbangan untuk melaksanakannya.
Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen
Revolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander Graham Bell Pada akhir abad ke-19. Bagi konsumen, telepon menyediakan manfaat yang signifikan-kemudahan akan waktu/kesempatan yang ada. Orang tidak perlu berIama-lama untuk memperoleh informasi tentang suatu produk, mengetahui ketersediaannya, atau penempatan suatu pesanan. Pesatnya revolusi informasi dipercepat dengan penemuan komputer, memperoleh momentum yang besar tahun 1990-an dengan hadirnya Internet.
Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon, yaitu:
- Akses secara mudah dan cepat. Pada situs Internet, sejumlah besar data dapat dikirimkan pada setiap orang, di mana pun di dunia ini dalam hitungan detik. - Komunikasi multi-target. Internet memiliki jangkauan yang sangat luas; satu
situs dapat menjangkau jutaan orang.
- Komunikasi berbiaya rendah. Sebuah bisnis yang menggunakan operator telepon yang menjembataninya dengan pelanggan harus membayar gaji dari pegawai telepon, panggilan bebas pulsa ("800"), dan gedung/bangunan untuk mendukung fungsi pelayanan pelanggan. Komunikasi dengan pelanggan melalui Internet bertujuan untuk menghindari munculnya selumh biaya ini.
- Kemampuan menampilkan citra tertentu. Tidak seperti telepon, dengan situs membuat konsumen dapat melihat produk yang sedang ditawarkan untuk dijual. - Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu. Bisa jadi manfaat yang paling
dramatis dari situs adalah bahwa pelanggan adalah pada yang sebenarnya. Konsumen memegang kendali dan dapat menggunakan situs selama 24 jam sehari pada waktu yang mereka sukai tanpa diinterupsi atau terlalu dipengaruhi oleh sales representatives atau telemarketers.
dan organisasi memerlukan sebuah infrastruktur untuk memproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastruktur tersebut, membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit. Pada situs, seorang manajer dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang amat besar, menyimpannya, menganalisisnya dengan format yang berbeda, dan mengirimnya ke setiap orang dalam organisasi. Para manajer juga meng-gunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi.
Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif; tetapi Internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan oleh penerapan strategi melalui pengendaIian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses sosial, sehingga tidak dapat diotomasikan secara penuh. Keter-sediaan akses data secara elektronis kepada data base memberikan kontribusi keeil pada judgement yang diperIukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu sistem pengendaIian yang optimal. Judgement tersebut meliputi:
1. Memahami tingkat keutamaan yang relatif dari keanekaragaman, dan ter-kadang berbeda, tujuan yang mendorong individu untuk bertindak, misalnya, prestasi pribadi dibandingkan prestasi bersama, peneiptaan nilai bagi pelang-gan dan pemepelang-gang saham daripada diri sendiri, dan sebagainya.
2. Penyelarasan tujuan beragam individu dengan organisasi.
3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan depar-temen-departemen yang akan dinilai.
4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk kese-luruhan organisasi.
5. Menjelaskan variabel kunci untuk diukur dalam penilaian suatu kontribusi indi-vidual terhadap tujuan organisasi.
6. Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan pembuatan kesimpulan tentang bagaimana kinerja manajer.
7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif. 8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat.
9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.
