BAB I
PENDAHULUAN
I.I . Latar Belakang
Dalam pembuatan sebuah proyek kecil ataupun besar, dibutuhkan beberapa peran penting untuk mencapai hasil yang maksimal dari tujuan pembuatan proyek tersebut. Beberapa peran tersebut sangatlah mempengaruhi jalannya sebuah proyek. Dalam makalah ini, akan dijelaskan apa saja peran yang mempengaruhi jalannya sebuah proyek dan apa saja tugas-tugas dari masing-masing peran tersebut.
I.II . Pokok Bahasan
Suatu Manajemen Proyek akan mencapai hasil sesuai dengan yang direncanakan bila memiliki tahapan dan dan penggunaan waktu yang teratur, akan tetapi dibutuhkan peran-peran penting yang akan menjalankan tahapan-tahapan tersebut. Peran-peran yang dimaksud ialah :
Manajer Proyek Analisis Sistem Desainer Sistem Programmer Tester Instalator Integrator Trainer
BAB II
PEMBAHASAN
1 . Manajer Proyek
a. Definisi Manajer Proyek
Manajer Proyek adalah seorang yang dapat merencanakan, mengatur dan
mengarahkan sebuah proyek, memanajemen waktu dan biaya, serta mengolah sumber daya yang ada untuk mencapai hasil yang diharapkan.
b. Skill yang dibutuhkan soerang Manager Proyek
Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:
Problem Solving, kemampuan Manajer dalam menyelesaikan masalah secara efektif dan efisien.
Budgeting and Cost Skills, Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
Schedulling and Time Management Skills, kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS atau Work Breakdown Structure. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Hal ini memerlukan kordinasi dengan tim proyek untuk menentukan estimasi berapa alam aktivitas tersebut dilakukan. Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.
Technical Skills, Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek.
Kemampuan teknis biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.
Leadership Skills, Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek.
Resource Management and Human Relationship Skills, Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek. Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, oleh karena itu perlu kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
sempurna oleh manajer proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang manajer tidak memberikan penjelasan atau mempresentasikan prosedur yang diinginkan dalam menjalankan proyek.
Negotiating Skills, Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manajer proyek dapat
melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills, Kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh marketer saja, akan tetapi manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya.
Bagaimanapun apa yang akan dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsive terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Sekali lagi, kemampuan komunikasi sangat berperan penting disini. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus antar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).
c. Tugas Seorang Manajer Proyek
Menjadwalkan proyek, manajer bertugas untuk merencanakan pelaksanaan proyek agar proyek dapat selesai tepat waktu.
Mengimplementasikan rencana proyek, setelah membuat perencanaan, tugas manajer selanjutnya adalah mengimplementasikan perencanaan proyek tersebut di lapangan.
Mengontrol kerja sampai selesai, Seorang manajer harus dapat mengontrol semua pekerjaan proyek hingga selesai dan menjaga serta mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana. Membina hubungan kooperatif, manajer bertanggung jawab untuk membina hubungan
kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertical. Melakukan inovasi, seorang manajer juga bertugas melakukan inovasi untuk merespon
peluang dan ancaman yang tak terduga.
Memperkirakan Durasi Tugas, Teknik memperkirakan durasi tugas
- Optimistic duration (OD) : perkiraan lama minimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
- Pessimistic duration (PD) : perkiraan lama maksimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
- Expected duration (ED) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
- Most likely duration (D) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan sebuah tugas, berdasarkan nilai rata-rata optimistic, pessimistic, dan expected duration (durasi optimistis, pesimistis, dan diharapkan)
Menentukan Ketergantungan Antartugas, Empat tipe ketergantungan antar tugas : - Finish-to-start (FS) – Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain. - Start-to-finish (SS) – Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain.
Mengintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat dalam perencanaan, Manajer proyek harus mampu mengelola perubahan dalam hal sumber daya, manusia maupun lingkungan. Sumber-sumber daya memiliki kategori-kategori berikut:
- Orang - Layanan
- Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan - Persediaan barang dan material - Uang
Mengarahkan Usaha Tim, Salah satu dimensi terpenting mengarahkan usaha tim adalah pengawasan manusia.
Memonitor dan Mengontrol Perkembangan, Selama proyek, manajer proyek harus memonitor perkembangan proyek terhadap lingkup, jadwal, dan anggaran dan, jika perlu, membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal, dan sumber-sumber daya.
Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek, Aktivitas final ini melibatkan pengumpulan umpan balik dari anggota-anggota tim proyek (termasuk para pelanggan) mengenai pengalaman-pengalaman proyek dan saran-saran yang ditujukan untuk memperbaiki manajemen proyek dan proses organisasi.
2 . Analisis Sistem
a. Definisi Analisis Sistem
Analisis Sistem atau Sistem Analisis merupakan Seorang yang menjadi individu kunci dalam proses pengembangan sistem. Sistem Analisis mempelajari masalah dan
kebutuhan dari organisasi untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian bisnis. Seorang sistem analisis juga merupakan orang yang paling bertanggung jawab pada proses analisa dan perancangan sistem informasi.
b. Skill yang dibutuhkan Seorang Analisis Sistem
Pengetahuan dan keterampilan teknologi komputer, bahasa pemograman dan teknik pengolahan data. Termasuk diantaranya keterampilan dalam menggunakan alat dan teknik untuk mengembangkan aplikasi software dan hardware, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa pemograman, dan sistem operasi.
Pengetahuan tentang user atau bisnis secara umum. Seorang system analyst membutuhkan pengetahuan bisnis perusahaan, paling tidak secara umum, agar dapat berkomunikasi dengan user yang akan menjalankan sistem ini. Pengetahuan bisnis yang sebaiknya dimiliki adalah pengetahuan mengenai akuntansi perusahaan, manajemen, marketing, personalia, company policies.
Pengetahuan dan keterampilan mengenai metode kualitatif seperti linear programming, dynamic programming, simulasi dan lain sebagainya.
Kemampuan menganalisa masalah dan memberikan solusi. System analyst umumnya akan menganalisa, memilah dan menguraikan masalah kompleks yang ditimbulkan oleh sistem yang dipakai perusahaan. Kemampuan ini penting untuk mendapatkan solusi masalah.
Communication skills (verbal maupun tulisan) dan kemampuan untuk membina dan menjaga hubungan. Layaknya profesional, kemampuan komunikasi adalah keterampilan esensial untuk berhubungan dengan banyak pihak, terutama user, dalam menyampaikan presentasi,
c. Tugas Seorang Analisis Sistem
Menganalisa sistem yang sudah ada dan membuat feasibility pengembangan sistem. Mengembangkan solusi yang paling efisian dan efektif.
Menentukan teknologi yang akan digunakan dalam solusi pembangunan / pengembangan sistem.
Menentukan framework dan standard implementasi pekerjaan yang akan digunakan dalam pembangunan / pengembangan sistem.
Mengarahkan tim dalam pengembangan agar dapat bekerja secara sinkron dan terarah. Bekerja dan berkomunikasi dengan pihak pemberi kerja untuk memetakan kebutuhan sistem
yang akan dibangun / dikembangkan. Membuat dokumen kebutuhan sistem.
Menerjemahkan kebutuhan client (pemberi kerja) kedalam spesifikasi teknis yang jelas dan terstruktur.
Membuat jadwal pelaksanaan implementasi termasuk jadwal uji coba dan skenarionya. Mengawasi pelaksanaan implementasi sistem yang dibuat agar terarah dan sesuai dengan
spesifikasi kebutuhan sistem dan jadwal yang telah ditetapkan. Membuat metode transfer knowledge kepada pemberi kerja. 3 . Desainer Sistem
