TATA KELOLA TI UNTUK PROSES PENGELOLAAN

ISBN : 978-602-97491-4-4

C-2-1

TATA KELOLA TI UNTUK PROSES PENGELOLAAN LAYANAN

PIHAK KETIGA PADA PENYEDIA

WEB HOSTING

MAKASSARTECH

DOTCOM MENGGUNAKAN

FRAMEWORK

COBIT 4.1

Irfan A. Palalloi1, *)_{, Joko Lianto Buliali}2)

1)Magister Management Technology, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya, Jl. Cokroaminoto 12A, 60264, Indonesia

e-mail: ipalalloi@gmail.com

2) Information Technology, Institut Teknologi Sepuluh Nopember,Surabaya

ABSTRAK

Layanan Web Hosting salah satu dari beberapa kegiatan yang umumnya di pihak ketigakan oleh perusahan, instansi pemerintahan maupun organisasi publik lainnya. Beragamnya pelanggan suatu layanan Web Hosting, khususnya pelanggan layanan publik dan pemerintahan dengan standar operasional tersendiri berkaitan dengan Tata Kelola Teknologi Informasi, hal ini jelas membutuhkan jaminan layanan yang optimal dan terjamin dari penyedia layananWeb Hosting.

Seiring dengan pertambahan pelanggan juga menyebabkan ketergantungan terhadap Teknologi Informasi semakin tinggi, sehingga evaluasi efektifitas Tata Kelola Teknologi Informasi perusahan sangat mendesak untuk dilakukan agar diketahui kondisi aktual dari penerapan Teknologi Informasi serta hubungan dengan Pihak Ketiga (third-party) dalam dukungan kelangsungan dan ketersediaan layanan perusahan kepada pelanggannya. Demikian halnya akan dukungan Pihak Ketiga sehingga perusahaan berkepentingan untuk menyiapkan model tata kelola serta pemetaan kondisi implementasi Teknologi Informasinya berdasarkan

control objectiveDS 2(manage third-party service).

Dari hasil penelitian, diketahui bahwa sebagian besar atribut kematangan proses DS 2 pada kondisi saat ini berada pada tingkat kematangan 0, dan harapan yang ingin diterapkan berada pada tingkat kematangan 3. Model tata kelola yang dibuat mencakup rumusan rekomendasi perbaikan pada gap yang terjadi antara kondisi saat ini dan yang diharapkan sehingga kesenjangan kematangan dapat dihilangkan, deskripsi kontrak, proses dan aktivitas beserta alat ukur kinerjanya, rencana dan jadwal serta draft kebijakan penerapan tata kelola pengelolaan layanan pihak ketiga berdasarkan kerangka kerja CobIT 4.1.

Kata kunci: Tata Kelola TI, CobIT, Perencanaan dan Organisasi TI, Web Hosting.

PENDAHULUAN

Peranan Teknologi Informasi pada industriWeb Hosting merupakan faktor yang sangat dominan, sehingga kunci kesuksesan industri Web Hosting dengan mengoptimalkan seluruh sumber daya Teknologi Informasi yang dimilikinya dalam menunjang dan menjalankan operasional layanaan perusahaan. Perusahaan tidak hanya dituntut untuk terus memperbaiki diri namun juga melakukan evaluasi berkelanjutan sehingga kelangsungan layanan serta perusahaan itu sendiri dapat terus berkembang kearah jangka panjang.

Beragamnya pelanggan suatu penyedia layanan Web Hosting, khususnya pelanggan perusahaan dan instansi pemerintahan yang memiliki standar operasional tersendiri berkaitan dengan tata kelola Teknologi Informasi, jelas membutuhkan jaminan layanan yang optimal dan terjamin dari penyedia layanan Web Hosting. Sebagaimana yang di publish oleh ITGI (2004)untukIT Control Objectives for Sarbanes-oxley “These ‘Outsource’ service are part of an organization’s overall operations and responsibilities and need to be considered in the overall IT internal control program”.

Seiring dengan bertambahnya pelanggan juga menyebabkan penggunaan terhadap Teknologi Informasi semakin tinggi, sehingga evaluasi serta monitoring efektifitas Tata Kelola Teknologi Informasi perusahan sangat mendesak untuk dilakukan agar diketahui kondisi aktual dari penerapan Teknologi Informasi serta hubungan dengan Pihak Ketiga

(third-party) dalam dukungan kelangsungan dan ketersediaan layanan perusahan kepada pelanggannya. Ketergantungan akan dukungan Pihak Ketiga (third-party) menyebabkan perusahaan wajib untuk menyiapkan Standard Operational Procedure (SOP) serta pemetaan kondisi implementasi Teknologi Informasi untuk mengetahui/ menilai kondisi pengelolaan Teknologi Informasi saat ini (as-is) dan kondisi pengelolaan yang diharapkan (to-be) sehingga langkah untuk perbaikan memiliki dasar.

Penelitian ini bertujuan melakukan analisa terhadap kondisi Tata Kelola Teknologi Informasi di MakassarTECH Dotcom, yang berkaitan dengan pengelolaan layanan Pihak Ketiga. Sehingga diperoleh gambaran kondisi Tata Kelola saat ini (as-is) serta kondisi Tata Kelola yang diharapkan (to-be) yang dapat dijadikan acuan Tata Kelola Teknologi Informasi di MakassarTECH Dotcom. Serta memberikan strategi implementasi dan usulan dokumen kebijakan tata kelolanya.

ISBN : 978-602-97491-4-4

C-2-3

METODE

Langkah-langkah penelitian dilakukan berdasarkan urutan berikut:

Gambar 1 Alur Metode Penelitian (berlanjut)

MULAI

Telaah Dokumen Bisnis

(Penelusuran kontrak, SLA, serta dokumen pendukung yg

relevan untuk mengetahui proses bisnis)

Kajian Pustaka

(teori-teori dari buku, jurnal, serta sumber lain yang relevan untuk memperoleh

dasar teori yang sesuai.

Pemilihan Proses Evaluasi

(Penentuanhigh level strategicpd CobIT yang akan diteliti, difokuskan pada tujuan bisnis perusahaan yaitu membangun kesinambungan dan ketersediaan layanan yg

berkaitan dengan pengelolaan layanan pihak ketiga)

Survey Kuesioner

(Metode untuk mengetahui tingkat kematangan proses TI dengan mengambil sampel dari beberapa

pengguna yang telah ditentukan sesuai kriteria tertentu. Untuk menghasilkan rekap penilaian skor

dari responden yang dituju)

Wawancara

(Metode untuk mengetahui informasi tentang perusahaan,

proses penerapan TI, serta kebutuhan yang diharapkan oleh

perusahaan secara langsung di masa mendatang.

Gambar 1 Alur Metode Penelitian (lanjutan)

PEMILIHAN PROSES EVALUASI

Proses ini dilakukan dengan melakukan referensi silang dari tujuan bisnis serta tujuan TI perusahaan. Sebagaimana yang direkomendasikan oleh ITGI [ITGI 07a] sebagai best-practicedan telah dirumuskan dan diteliti untuk dijadikan acuan dalam Tata Kelola dibanyak perusahan.

Analisa Tingat Kematangan

(Sesuai acuan CobIT tingkat kondisi saat ini(as-is)dianalisa,demikian

juga halnya dengan kondisi yang diharapkan(to-be).Sehingga kondisi

saat ini dapat diketahui, demikian juga kondisi yang diharapkan )

Analisa Kesenjangan (Gap)

(Untuk mengetahui bagian mana proses TI yang sudah baik dan bagian

mana yang proses TI membutuhkan perhatian untuk peningkatan agar

sesuai dengan yang diharapkan).

1

Pengolahan Data Uji Validasi dan Reliabilitas

(Untuk mengukur konsistensi dari proses yang dilakukan, serta menguji korelasi antara variabel yang diteliti.)

Kesimpulan dan Saran

(Kesimpulan dari penelitian dan saran untuk penelitian lebih lanjut)

SELESAI

Perumusan Strategi Perbaikan Dan

Model Tata Kelola

(Proses untuk pemetaan strategi perbaikan yang dibutuhkan dalam proses perbaikan atau tindak lanjut

ISBN : 978-602-97491-4-4

C-2-5

Tujuan bisnis tersebut diolah dan ditetapkan sebagai strategi tujuan bisnis TI MakassarTECH Dotcom : “Membangun kesinambungan dan ketersediaan layanan yang berkaitan dengan pengelolaan Layanan Pihak ketiga”. Referensi silang yang dilakukan diperoleh pemetaan tujuan bisnis TI serta tujuan TI seperti Gambar 2:

Gambar 2. Hubungan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI

Analisa proses TI dari masing-masing tujuan TI sehingga diyakini bahwa tujuan TI yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan dan diharapkan terselenggaranya tata kelola pengelolaan layanan pihak ketiga yang efektif. Proses ini dilakukan dengan menganalisa IT process masing-masing IT goals dengan IT resource perusahaan, dan diperoleh hasil seperti pada Tabel 1:

Tabel 1. Hasil analisaIT process, IT resourcesMakassarTECH Dotcom

HASIL DAN PEMBAHASAN

Sebelum uji reliabilitas dan validitas data dilakukan, terlebih dahulu dilakukan identifikasi data oulier.

BOXPLOT MATURITY ATRIBUTES (AS-IS) DS 2

GSM

BOXPLOT MATURITY ATRIBUTES (TO-BE) DS 2

Gambar 2 Boxplot atribut kematangan as-is dan tobe DS2 10 16 22 23 Aplicatiion Information infrastucture people Sesuai tdk Sesuai

PO 8 

IT PROCESS IT RESOURCEs COMPANY Business Goals Company

Membangun

KetigaMengurangi solusi dan(ITG-10)

kegagalan layanan serta pengerjaan ulang(ITG-16)

Hasil tampilan boxplot mengindikasikan tidak adanya data outlier, sehingga disimpulkan bahwa jawaban responden tidak ada yang menyimpang dari batasan observasi yang dilakukan. Hasil uji reliabilitas menunjukkan bahwa alat ukur dan hasil pengukuran adalah reliabel.

Tabel 2 Nilai Cronbach Alpha kondisi as-is dan to-be Reliability Statistics

Cronbach's Alpha

Cronbach's Alpha Based on

Standardized

Items N of Items

.949 .953 6

Reliability Statistics

Cronbach's Alpha

Cronbach's Alpha Based on

Standardized

Items N of Items

.866 .894 6

Output yang dihasilkan oleh SPSS diatas menunjukkan bahwa nilai cronbach alpha

untuk kondisi as-isdanto-bemasing-masing adalah 0,949 dan 0,866. Capaian nilai cronbach alphayang lebih besar dari 0,6 mengindikasikan bahwa data kuesioner baik untuk kondisi as-ismaupunto-betermasuk handal/ reliabel (Kaiser dan Rice, 1976).

Untuk uji validitas nilai yang diperoleh untuk kondisi as-is pada variabel AC dengan jumlah sample (n) = 13 sehingga besaran df (derajat bebas) = 13 – 2 = 11. Dengan alpha 5% dandf=11diperolehr table= 0,553 (r tablepadadf=13 dengan uji dua sisi).

Untuk menguji apakah variabel AC valid atau tidak, nilai r tabel kita bandingkan dengan nilai corrected item-total correlation pada variabel AC. Jika r hitung lebih besar dari nilai r tabel dan bernilai positif maka pertanyaan pada variabel AC dinyatakan valid. Setelah semua nilai hitung kita bandingkan dan semua nilai atribut kematangan berada diatas nilai r tabel (0,553), disimpulkan bahwa semua indikator variabel atribut kematangan pada kondisi

as-ismaupunto-bevalid.

Dengan valid dan reliabelnya data kuesioner, langkah selanjutnya yaitu menentukan nilai rerata untuk setiap atribut kematangan untuk kondisi as-is maupun to-be. Penentuan nilai rerata ini dapat kita peroleh dari hasil pengolahan SPSS pada saat dilakukan uji reliabilitas dengan menggunakan metode cronbach alpha, nilai rerata tersebut kita peroleh dari nilai mean hasil pengujian tersebut, seperti pada tabel berikut:

ISBN : 978-602-97491-4-4

C-2-7

Tabel 4 Pembobotan nilai kematangan

Konversi nilai pembobotan dihasilkan seperti pada Tabel 5:

Tabel 5 Konversi nilai kematangan ke tingkat kematangan

Tingkat kematangan saat ini dan yang diharapkan pada proses DS 2 akan menentukan tingkat kematangan pengelolaan TI di MakassarTECH dotcom, yang dapat dipresentasikan dalam bentuk grafik laba-laba/spider chartsebagaimana diperlihatkan pada Gambar 3.

Gambar 3 Representasi Tingkat Kematangan pada Proses DS 2

Pada kondisi as-is tingkat kematangan sebagian besar berada pada tingkat kematangan 0 (non-existent) yaitu pada atribut TA, SE, RA, serta GSM, adapun atribut AC dan PPP berada pada tingkat kematangan 1(initial/ ad-hoc).

Keseluruhan data yang diperoleh baik dari kuesioner, wawancara, studi literatur, kondisi saat ini (as-is) dari pengelolaan teknologi informasi berkaitan dengan pengelolaan layanan pihak ketiga berdasarkan proses DS 2 di MakassarTECH dotcom, adalah sebagai berikut:

1. Ketersediaan kebijakan dan prosedur formal yang terdokumentasi serta adanya kontrak yang ditandatangani dengan pihak ketiga, telah disadari oleh Direktur sebagai suatu komponen penting dan berpengaruh pada kelancaran layanan TI perusahaan(Awareness and Communication).

TINGKAT DESKRIPSI

0,00 - 0,99 0 Non-Existent

1,00 - 1,99 1 Initial/AdHoc

2,00 - 2,99 2 Repeatable but Intuitive

3,00 - 3,99 3 Defined

4,00 - 4,99 4 Manage and Measurable

2. Permasalahan pengelolaan layanan pihak ketiga termasuk penandatanganan kontrak disebabkan karena tidak adanya persyaratan standar akan kebijakan dan prosedur formal, sehingga penyelesaian dilakukan melalui pendekatan ad-hoc(Policies, Plan and Procedure).

3. Pemanfaatan peralatan teknologi informasi dianggap tidak dibutuhkan dalam mendukung dan mengotomasikan kebijakan, prosedur serta dalam hal penandatanganan kontrak dengan pihak ketiga(Tools and Automation).

4. Permasalahan pengelolaan layanan pihak ketiga termasuk penandatanganan kontrak, disebabkan karena tidak adanya keahlian dan pengalaman personil mengenai kebijakan dan prosedur kontrak dengan pihak ketiga.

5. Tidak adanya definisi dan pembagian tanggung jawab menyebabkan

akuntabilitas pengelolaan layanan pihak ketiga termasuk penandatanganan kontrak tidak jelas dan berjalan apa adanya.

6. Tidak ada tujuan serta pengukuran yang jelas atas kinerja layanan pihak ketiga. Kondisi tata kelola TI yang diharapkan berdasarkan penelitian ini sebagai mana yang ditampilkan oleh spider chart menunjukkan bahwa sebagian besar responden mengharapkan penerapan proses TI di MakassarTECH dotcom berada pada tingkat kematangan 3 (defined process).

Tingkat kematangan DS 2 yang diharapkan dapat kita paparkan sebagai berikut : 1. Setiap layanan pihak ketiga yang ditawarkan dilakukan penandatanganan

kontrak dan terdokumentasi secara lengkap, setiap layanan hanya dilakukan

dalam satu bentuk dokumen kontrak yang jelas (Awareness and

Communication).

2. Adanya dokumentasi pengelolaan layanan pihak ketiga yang lengkap dan tersedia, meliputi proses yang jelas termasuk pemeriksaan serta prosedur negosiasi(Policies, Plan and Procedure).

3. Adanya pemanfaatan perangkat teknologi informasi dalam

mengotomatisasikan proses pengelolaan layanan pihak ketiga, walaupun belum terintegrasi secara menyeluruh(Tools and Automation).

4. Adanya identifikasi persyaratan minimal keahlian yang dibutuhkan dalam pengelolaan layanan pelanggan. Adanya pelatihan informal sesuai kebutuhan

(Skill and Expertise).

5. Adanya dokumentasi formal mengenai rumusan tanggung jawab dan akuntabilitas pengelolaan layanan pihak ketiga, serta ditentukan personel yang bertanggung jawab(Responsibilities and Accountability).

6. Adanya mekanisme pengukuran kinerja pengelolaan layanan pihak ketiga. Sesuai persyaratan hukum, operasional dan kontrol, serta pelaporan (Goal, Setting and Measurement).

ISBN : 978-602-97491-4-4

C-2-9

S-1 S-2 S-1 S-2

- % Peningkatan Jumlah layanan 10% 20% 30% < 30% - Target Perusahaan

- % Pembelanjaan yg kompetetive 20% 30% 40% < 40% - Rencana Keuangan

- % Pemasok yg sesuai persyaratan 10% 20% 30% < 30% - Evaluasi Tata kelola

- % Peningkatan performance layanan 20% 40% 50% < 50% - Evaluasi Tata kelola

- Jumlah keluhan pelanggan > 80 > 50 > 30 > 10 - Evaluasi Tata kelola

- Jumlah pemasok dalam pantauan > 7 > 5 > 3 > 1 - Evaluasi Tata kelola

- Penurunan inisiasi bisnis yg tertunda 50% 70% 100% 100% - Strategi Bisnis

- % Peningkatan transparansi 20% 40% 60% < 70% - Strategi Perusahaan

- % Pemasok sesuai standar 10% 20% 30% < 30% - Target Perusahaan

- Jumlah peningkatan layanan dan 1 2 4 6 - Rencana Keuangan

inisiasi bisnis.

- % Peningkatan manfaat 10% 20% 30% < 40% - Target Perusahaan

- Jumlah insiden kinerja 10 > 10 > 5 0 - Target perusahaan

Acuan

Gambar 4.8 Strategy Map

2012 2013 Measurement

Strategy Map TARGET & ACTION PLAN

FI

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan sebagaimana telah dibahas pada bab sebelumnya, kesimpulan yang dapat kita rumuskan atas pengelolaan layanan pihak ketiga di makassarTECH Dotcom adalah:

1. Capaian tingkat kematangan pada kondisi saat ini sebagian besar berada pada tingkat kematangan 0 (not-existent) yaitu pada atribut TA, SE, RA dan GSM. Sedangkan atribut AC dan PPP mencapai tingkat kematangan 1 (initial/ adhoc). Hal ini mengindikasikan bahwa tata kelola pengelolaan layanan pihak ketiga belum disadari sebagai suatu hal yang penting, walau ada upaya untuk mencari informasi akan hal tersebut.

2. Tingkat kematangan yang diharapkan sebagian besar berada pada tingkat kematangan 3

(defined). Capaian ini terjadi pada atribut AC, PPP, TA dan RA. Sedangkan atribut SE dan GSM berada pada tingkat kematangan 2 (repeatable but intuitive). Indikasi ini menggambarkan bahwa manajemen menginginkan praktek tata kelola pengelolaan layanan pihak ketiga terdefinisikan dengan jelas, terdokumentasi dan adanya tujuan serta ukuran kinerja.

3. Khusus atribut SE dan GSM berdasarkan hasil kuesioner hanya diharapkan untuk memiliki tingkat kematangan 2 dimana persyaratan keahlian dan pengalaman teridentifikasi, tujuan dan ukuran ditetapkan.

4. Adanya penyelarasan tujuan bisnis, tujuan TI serta tujuan proses yang dilakukan dengan memanfaatkan IT-BSC, memudahkan perusahan menghasilkan langkah langkah strategi dalam upaya penerapan tata kelola pengelolaan layanan pihak ketiga secara efisien dan efektif, sebagaimana dengan peta strategi yang telah dihasilkan.

5. Penyusunan kebijakan model tata kelola yang telah dihasilkan dari proses penerapan

perusahaan. Dan model tata kelola tersebut telah sesuai dengan dua acuan teori tata keloa yang digunakan

Berdasarkan pada beberapa uraian dan hasil penelitian ini, disarankan agar:

1. Dibutuhkan konsistensi dan komitmen dari seluruh pihak di lingkungan MakassarTECH Dotocm untuk mulai berbenah. Proses perbaikan tata kelola teknologi informasi ini akan lebih efektif jika ditetapkan sebagai salah satu SOP (standar operation procedure) yang ditetapkan secara resmi.

2. Analisa yang terfokus pada control objective DS-2 ini, sebaiknya dikembangkan dimasa mendatang untuk juga diterapkan dan diteliti control objective pendukung seperti PO-1, PO-8, AI-5, DS-1 dan DS-4 sehingga tata kelola DS-2 semakin terukur dan akurat penerapannya.

3. Adanya studi lanjut yang dilakukan untuk juga menerapkan control objective ME1, AI5 serta PO 9 yang akan memanfaatkan hasil dari control objective DS- 2.

DAFTAR PUSTAKA

[FYN 11] Franky Yohanes Nangol, (2011),Perancangan Tata Kelola TI dengan Framework Cobit: Pada Infrastruktur, Tesis M.MT, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. [HER 11] Heri Budiawan, (2011), Model Tata Kelola Standarisasi TI menggunakan CobIT : Studi Kasus Badan Pemeriksa Keuangan RI, Tesis M.MT, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya.

[ITGI 07a] IT Governance Institute / ITGI (2007), Framework Control Objectives Management Guidelines , Illinois

[ITGI 07b] IT Governance Institute / ITGI (2007), CobIT 4.1, Illinois

[ITGI 07c] IT Governance Institute/ ITGI (2007), IT Governance Implementation Guide, Using CobIT and Val IT, Illinois

[ITGI 08] IT Governance Institute/ ITGI (2008), Understanding How Business Goals Drive IT Goals, Executive Briefing, Illinois

[MOE 10] Moeller, Robert R, (2010), IT Audit, Control and security, Jon Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey.

[MOE 08] Moeller, Robert R, (2008), Sarbanes-Oxley, Internal Control, Efective auditing with AS5, Cobit and Itil, Jon Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey.

[SAR 09] Sarno, Riyanarto, (2009), Audit Sistem dan Teknologi Informasi, ITS Press, Surabaya.