Administrasi Perkantoran memproses perjalanan bisnis

(1)

Administrasi Perkantoran

memproses perjalan bisnis

Memproses Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

1.

1. Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:

1. In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan

bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus

keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.

2. Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.

3. Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti

mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.

2. Persiapan perjalanan bisnis meliputi:

1. Persiapan rencana perjalanan bisnis.

2. Persiapan dokumen perjalanan bisnis.

3. Persiapan tranportasi dan akomodasi.

4. Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary).

5. Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.

3. Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan informasi tentang:

(2)

2. Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.

3. Mencari tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara perjalana bisnis mengenai keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

4. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.

5. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

6. Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.

7. Customs regulations (peraturankepabeanan.

8. Baggage (bagasi).

9. Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.

10. Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

4. Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:

1. Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.

2. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.

3. Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.

4. Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

5. Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.

6. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).

7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.

5. Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:

1. Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines

(perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.

2. Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara.

Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat

(3)

3. Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus

melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.

4. Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

6. Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.

7. Dokumen internal: surat tugas dan surat peintah perjalanan dinas (SPPD).

Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket),

voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.

1. Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:

1. kartu tanda penduduk (KTP),

2. kartu keluarga (KK),

3. ijazah pendidikan terakhir,

4. surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,

5. surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),

6. akta kelahiran,

7. surat tugas dari instansi terkait.

2. Macam-macam paspor:

1. Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

(4)

3. Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik

dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

4. Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.

5. Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.

3. Macam-macam visa:

1. Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.

2. Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.

3. Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.

4. Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.

5. Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.

6. Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara tersebut.

4. Syarat-syarat mendapatkan visa:

1. Menunjukkan paspor yang masih berlaku.

(5)

3. Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan dikunjungi.

4. Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri. Pimpinan dapat menggunakan travelers funds. Travelers funds

dapat diperoleh dari bank dan dapat berupa travelers cheque (sejenis cek yang jumlah nominalnya berbeda-beda), letter of credit (L/C) merupakan surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar, atau kartu kredit/credit card.

5. Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.

6. Mengisi application form (formulir aplikasi) danmembayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.

7. Menyerahkan pas foto berwarna.

5. Istilah-istilah”

1. Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan bisnis.

2. Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.

3. Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.

4. Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.

5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

6. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:

1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan

pengecekan.

2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation

(6)

3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.

4. Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.

7. Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:

1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.

2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport

lokal selama dalam perjalanan bisnis.

3. Biaya akomodasi.

4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.

6. Biaya konsumsi.

7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat: Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan

transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan bisnis ini.

1.

1. Informasi yang diperlukan oleh administrasi kantor/sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan bisnis:

a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.

(7)

kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).

1. Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:

1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.

2. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.

3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.

2. Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.

1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.

3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.

4. Jenis transportasi yang dipakai.

5. Tujuan perjalanan bisnis.

6. Kapan selesai/tiba kembali.

3. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.

4. Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).

5. Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:

1. Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.

2. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.

(8)

6. Menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang berhubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis transportasi yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah dipilih, dan jenis akomodasi lainnya.

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

1.

1. Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.

2. Tugas terakhir yang harus diselesaikan administrasi kantor/sekretaris atau staf di bagian perjalanan adalah membuat laporan perjalanan bisnis. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.

3. Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun/mengatur jadwal perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.

a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.

b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).

5. Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).

6. Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:

1. Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.

2. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.

3. Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

7. Perjalanan bisnis menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)

1. Perjalanan bisnis menggunakan mobil

(9)

1) Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya. 2) Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.

3) Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.

4) Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis. 5) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

6) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.

1. Perjalanan bisnis menggunakan kereta api

Hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis menggunakan kereta api, antara lain: 1) Usahakan mendapatkan tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan.

2) Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan

kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan. 3) Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal

pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis Anda. 4) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

1. Hal-hal yang harus disiapkan ketika melakukan perjalanan bisnis menggunakan transportasi udara, antara lain:

1) Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.

2) Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).

3) Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.

4) Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.

5) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

7) Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan. 8) Menyiapkan rencana perjalanan.

1. Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.

1. Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.

2. Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).

3. Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:

(10)

• memakai biro jasa,

• memakai jasa maskapai penerbangan.

1. Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.

2. Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif

menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan.

3. Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang:

1) nama dan alamat biro-biro perjalanan, 2) nama-nama maskapai penerbangan, 3) jadwal perjalanan kereta api.

1. Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:

1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.

2. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.

3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.

2. Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.

1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.

3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.

4. Jenis transportasi yang dipakai.

5. Tujuan perjalanan bisnis.

6. Kapan selesai/tiba kembali.

(11)

4. Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:

1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.

2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport

lokal selama dalam perjalanan bisnis.

3. Biaya akomodasi.

4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.

6. Biaya konsumsi.

7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

5. Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) berfungsi untuk melakukan pekerjaan tertentu.

6. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:

1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan

pengecekan.

2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation

(pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.

3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.

(12)

Diposkan oleh Rani Destiani di 02.23 Tidak ada komentar:

Kirimkan Ini lewat Email BlogThis! Berbagi ke Twitter Berbagi ke Facebook Bagikan ke Pinterest

menangani surat dan dokumen kantor

Menangani Surat Dokumen

Surat masuk diterima, setelah itu surat di sortir menjadi dua kategori (surat dinas dan surat pribadi), kemudian dicatat kedalam buku agenda surat masuk, lalu dipengarah surat ditentukan siapa yang akan menanganinya, setelah itu surat disampaikan pada

pejabat/karyawan dengan mencatatnya ke dalam buku ekspedisi intern dan akhirnya surat disimpan dengan menggunakan sistem tertentu yang digunakan di perusahaan.

1. surat diterima→surat di catat→surat diarahkan→surat disampaikan ke unit pengolah→surat disimpan.

1. Buku Agenda PT Bahana Alam Raya

No

Tanggal terima/kirim Tanggal dan No. Surat M/K

Dari/Kepada Perihal Lampiran Keterangan 1

11 Februari 2009 14 Februari 2009 M

Ir. Agung Laksamana Lamaran Pekerjaan 1 berkas

2

12 Februari 2009 14 Februari 2009 143/A.12.180 M

Direktorat Jendral Pajak Batas akhir penyetoran pajak

(13)

13 Februari 2009 14 Februari 2009 145/Ad.1234 M

Kebun Raya Bogor

Persetujuan penggunaan Kebun Raya Bogor untuk lokasi syuting

1. Kartu Kendali PT Bahana Alam Raya

Indeks : Pajak, Direktorat Jendral Tgl. : 14 Februari 2009 No. Urut : 1 M/K : M Kode : Pa

Isi ringkas : Batas akhir penyetoran pajak

Lampiran : 1 lembar

Tgl Surat : 12 Februari 2009 No. Surat : 143/A.12.180

Dari : Direktorat Jendral Pajak

Kepada : PT Bahana Alam Raya, Jl. Arief Rahman Hakim No. 20 Pengolah : Bagian Keuangan

Paraf : Catatan :

-1. Pengurusan surat dengan menggunakan buku agenda termasuk pengurusan surat model lama, yang digunakan oleh perusahaan dengan asas desentralisasi yang penyimpanan arsipnya dilakukan pada bagian-bagian di perusahaan, sedangkan pengurusan surat dengan kartu kendali adalah pengurusan surat dengan sistem baru/modern, yang di pergunakan oleh perusahaan dengan asas sentralisasi dimana penyimpanan arsip dilakukan terpusat pada unit kearsipan.

d. Esai

1. pembuatan konsep → persetujuan konsep → pencatatan surat → pengetikan konsep surat → pemeriksaan pengetikan → penandatanganan surat → pemberian cap dinas → melipat surat → penyampulan surat → pengiriman surat → penyimpanan surat.

(14)

1. Buku Agenda PT Bahana Alam Raya

No

Tanggal terima/kirim Tanggal dan No. Surat M/K

Dari/Kepada Perihal Lampiran Keterangan 1

10 Januari 2009 10 Januari 2009 K

PT Sejahtera, Jakarta Konfirmasi Pesanan

2

Kantor pajak, Kalibata Pembaruan data NPWP 1 lembar

3

Bank BCA, Depok

Pemesanan Layanan Bank

1. Kartu Kendali PT Bahana Alam Raya

Indeks : Pajak, Direktorat Jendral Tgl. : 10 Januari 2009 No. Urut : 1 M/K : K Kode : Pa

Isi ringkas : Pembaruan data NPWP

Lampiran : 1 lembar Tgl Surat : 10 Januari 2009 No. Surat : 123/BA/I/09

(15)

Kepada : Kantor Pajak Kalibata Pengolah : Bagian Keuangan Paraf :

Catatan :

-1. Alasan pembuatan surat

2. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.

3. Surat keluar merupakan kebutuhan. Misalnya, kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.

4. Surat keluar memberikan informasi. Misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

1. Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama, maka surat disusun sedemikian rupa sehingga nama dan alamat yang tercantum mudah dibaca dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya surat dipisah-pisahkan menurut jenisnya, agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh pimpinan.

1. Surat yang dikategorikan penting memiiliki ciri-ciri sebagai berikut:

2. memerlukan penanganan segera;

3. jika terlambat diproses akan merugikan organisasi;

4. jika hilang, sulit dicari gantinya;

5. terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain;

6. memerlukan tindak lanjut.

1. Yang harus diteliti pada saat membuka surat adalah ada tidaknya lampiran yang menyertai surat tersebut.

1. Mencatat ke dalam buku agenda surat masuk → menyeleksi (menyortir surat) → sampaikan pada pihak yang dituju.

2. Pengurusan surat bila pimpinan berada di luar kantor

(16)

keadaan kantor, Anda dapat dengan segeramemberikan keterangan yang diperlukan pimpinan.

2. Bila pimpinan anda tidak menelpon, teleponlah atau kirimkanlah surat melalui jasa pengiriman surat. Hal ini berlaku bila ada sesuatu hal yang sangat penting dan mendesak.

3. Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlah kepadanya salinan surat yang memerlukan perhatian.

4. Hal yang harus diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat, yaitu:

1. Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat sebelumnya yang tersimpan dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat tersebut.

2. Perlu/ tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian lain di kantor. Kalau memang perlu, sampaikanlah segera surat itu kepada pihak yang bersangkutan.

3. Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jika lampirannya hilang, masukkanlah surat itu di dalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris dan harus diberitahukan kepada pengirim surat yang bersangkutan bahwa lampiran tidak ada.

4. Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada, buatlah catatan khusus untuk barang yang dikirim.

5. Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan surat, laporan-laporan juga hal yang lain yang perlu dicatat oleh sekretaris.

6. Agar pimpinan dapat lebih mudah mengetahui mana surat penting atau tidak maka surat dimasukkan ke dalam map, untuk surat yang penting diletakkan di atas sedangkan yang kurang penting di bawah.

7. Yang harus diperhatikan dalam mempergunakan jasa pengiriman adalah jenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuan atau alamat surat, dan volume/banyak surat.

8. Bila lampiran surat hilang, maka sekretaris harus segera memberitahu pengirim surat bahwa lampirannya tidak ada, dan minta segera

dikirimkan kembali.

(17)

1. langkah-langkah membuka e-mail

1. ketik situs website penyedia layanan e-mail di URL, Contoh: http://www.yahoo.com.

2. setelah terbuka situs yahoo, klik mail.

3. kemudian ketik yahoo id dan password.

1. langkah-langkah mengirim e-mail

a. buka e-mail

1. klik new

2. klik email message

3. klik compose

4. ketik alamat e-mail tujuan

5. tuliskan perihal surat di kolom subject

6. tuliskan isi suratnya di kolom yang telah tersedia

7. h. klik send

8. langkah-langkah mengirim e-mail di sertai lampiran

1. buka e-mail

2. b. klik new

3. klik e-mail message

4. klik compose

5. ketik alamat e-mail tujuan

7. klik attach

(18)

9. lampirkan, lalu tunggu prosesnya beberapa saat

11. klik send

1. langkah-langkah melihat e-mail yang diterima

1. buka e-mail

2. pilih tab check mail

3. kemudian klik email yang akan Anda baca

1. langkah-langkah mengirim ke lebih dari satu alamat e-mail

1. a. buka e-mail

2. klik new

3. klik email message

4. klik compose

5. ketik alamat e-mail tujuan

6. pilih tab CC, kemudian isi alamat email alternatif

9. klik send

1. Baki Surat (Tray), merupakan alat yang berguna sebagai tempat dari berkas yang ada. Baki surat ini dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya, seperti baki surat keluar, baki surat masuk dan baki surat tunda. Baki surat diletakkan di meja sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau.

2. Buku Agenda Surat masuk dan Keluar (Jika menggunakan sistem buku agenda), merupakan peralatan untuk mencatat data surat yang masuk atau keluar,

(19)

4. Secretaries Desk File, merupakan kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.

5. Alat Tulis, seperti pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan. Stapler, penjepit kertas,

6. Kertas dan Amplop, kertas dengan kop surat atau kertas polos, amplop berbagai ukuran.

7. Alat Pembuka surat, baik yang manual berupa pisau atau gunting, atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat.

8. Stempel, stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.

9. Formulir Tanda Terima/Buku Ekspedisi, yang digunakan pada pola desentralisasi atau buku ekspedisi yang digunakan pada pola sentralisasi.

10. Lembar Disposisi, digunakan pada pola sentralisasi, pada desentralisasi disposisi langsung pada suratnya.

1. Perlengkapan yang diperlukan dalam penanganan surat:

1. Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda

a. Penerimaan surat, dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam, recepsionist. Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionist juga, mulai dari menerima sampai

penyimpanan arsip.

b. Penyortiran surat, setelah surat diterima dari recepsionist, selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c. Pencatatan surat, pencatatan dilakukan dengan menggunakan Buku Agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya

petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan Lembar Disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d. Pengarahan surat, pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadappenanganan surat tersebut.Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

(20)

tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah di tulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari 1, sebaiknya surat tersebut difotokopi/diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan copy suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern. f. Penyimpanan surat, jika surat sudah selesai di proses, maka surat asli harus diserahkan kepada Tata Usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu. (Sistem Abjad, sistem subjek, sistem masalah, sistem tanggal dan sistem nomor.

3. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut:

1. Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar.

2. Sebagai alat pelacak surat.

3. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.

4. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.

Keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut.

1. Lebih efisien.

2. Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa dan rahasia) karena lembarannya berbeda.

3. Menghilangkan pencatatan yang berulang.

4. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses.

5. Memudahkan penyusunan arsip.

6. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.

7. Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda:

1. Pembuatan konsep, konsep surat sering disebut sebagai draft. Untuk membuat surat harus di buat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Pembuatan konsep dapat dilakukan secara

sentralisasi (di unit tertentu) atau desentralisasi (dibuat oleh masing-masing unit). Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh atasan atau pimpinan atau oleh orang yang ditunjuk (Konseptor).

(21)

dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan maka peimpinan akan memberi tanda acc pada konsep tersebut.

1. Pencatatan surat, konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat kedalam Buku Agenda Surat Keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.

1. Pengetikan konsep surat, konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

1. Pemeriksaan pengetikan, juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Dan memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

1. Penandatanganan surat, setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

1. Pemberian cap dinas, surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab,

selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tandatangan tersebut.

1. Melipat surat, surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat, sedangkan tembusannya atau lembar ke-2

disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filing kabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul

berukuran besar, tidak perlu di lipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

(22)

juga untuk sampul surat, cantumkan nomor surat bila diperlukan, jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri perangko ssecukupnya.

1. Pengiriman surat, jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat baik surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat. Hal yang perlu

diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat, yaitu jenis surat, informasi yang tercantung dalam surat, tujuan/alamat surat, dan volume/ banyaknya surat.

1. Penyimpanan surat, surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atua lembar ke-2 disimpan sebagia arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, misalnya sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

5. a. 10 tab menu yang tersedia pada e-mail:

1) Tab Menu Delete, digunakan bila kita ingin menghapus email yang sudah lama, tidak diperlukan lagi atau email yang tidak jelas asal-usul pengirimnya. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tanda ceck list (√) pada kotak (□) yang ada.

2) Tab Menu Reply, digunakan bila kita ingin membalas email yang masuk, baik secara perorangan (Reply to sender) maupun kelompok (Reply to all).

3) Tab Menu Forward, digunakan bila kita ingin meneruskan kiriman email yang masuk kepada email orang lain.

4) Tab Menu Spam, digunakan untuk memberitahukan kepada kita tentang email yang masuk dalam bentuk spam (atau email yang kemungkinan ditumpangi virus, Trojan atau worm). Ada baiknya email seperti ini dihapus saja.

5) Tab Menu Move, digunakan jika kita ingin memindahkan email tertentu kedalam folder tertentu pula yang telah kita buat sebelumnya agar email yang ada dapat kita golongkan sesuai maksud dan tujuan dari email.

6) Tab Menu Print, digunakan jika kita ingin mencetak isi dari suatu email yang kita sedang lihat (baca) untuk dicetak ke printer.

7) Tab Menu More Actions, digunakan jika kita ingin melakukan perintah lain dari email kita dengan berbagai macam kondisi.

8) Tab Menu View, digunakan untuk melihat secara lengkap email yang kita sedang lihat (baca).

9) Send, digunakan untuk mengirim email yang telah selesai kita ketikan.

10) Attach, digunakan untuk menyertakan data atau informasi dalam bentuk file word, excel, power point, program, image (gambar) ataupun zip file dengan kapasitas memori yang telah ditentukan.

b. Sebelum mengirimkan email, anda perlu mengisi To, CC, BCC, dan subject:

1) To, digunakan untuk mengetikan alamat email yang dituju.

2) CC (Copy Carbon), digunakan untuk mengetikan alamat email alternatif

(23)

akan kita kirimkan.

4) Subject, digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi email secara global agar si penerima email memahami dan mengerti email yang diterimanya.

sistem kearsipan

Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.

Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8).

Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12).

Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.

Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives management).

B. Sistem dan Organisasi Kearsipan di Indonesia

B.1. Sistem Kearsipan

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja

yang ditanggungnya.

Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.

Dengan berbagai pelajaran di atas sudah seharusnya semua komponen, elemen organisasi pada semua level menyadari pentingnya arsip yang dimanifestasikan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan secara komprehensif.

(24)

Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kerangka sistem yang baik sebenarnya bisa pelajari dari penerapan sistem-sistem kearsipan yang pernah diimplementasikan oleh beberapa lembaga

atau instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia.

Secara historis, terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia. Ragam Sistem

Kearsipan di Indonesia antara lain

adalah Sistem Verbal, Sistem Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem Pola Baru/Kartu Kendali.

Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk Besluit No. 7, 4 September 1823, dan mulai di terapkan di Hindia Belanda pada tahun 1830. Verbal secara harfiah artinya adalah lisan, karena secara historis verbal merupakan laporan lisan yang disampaikan pada rapat umum yang dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyurat mengenai topik yang berkaitan.

Unsur-unsur dalam sistem verbal meliputi antara lain; lembar proses verbal, lembar-lembar konsep penyelesaian naskah sesuai tahapan penyempurnaan (historical draft), konsep final/net konsep/final draft,

pertinggal dan naskah terkait.

Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang

terdapat dalam buku agenda tersebut.

Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst), buku indeks masalah (indeks folio), buku indeks nama (klapper), dan buku register otoritet.

Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar dicatat pada kartu korespondensi sesuai klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai dengan yang tercatat pada kartu korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-sarana antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks nama (klapper), buku register otoritet.

Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segisegi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem kearsipan yang merupakan satu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas,

penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.

Hal yang baru pada sistem kartu kendali dibandingkan dengan sistem-sistem terdahulu adalah: 1. adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting

2. pemberkasan harus didasarkan pada filing plan

3. adanya subsistem penyusutan arsip

Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkat tentang sistemsistem kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan kebutuhan pada masanya sistem-sistem tersebut diimplementasikan dan dikembangkan.

Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam sistem-sistem di atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen kearsipan, misalnya beberapa sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun dinamika yang ada pada sistem-sistem

tersebut menuntut pengembangan dan penyempurnaan.

Idealnya dari berbagai sistem yang pernah dikembangkan tersebut bisa dilahirkan sebuah sistem yang mampu memenuhi konsekuensi manajemen kearsipan yang baik, barangkali hal tersebut yang sebenarnya diharapkan dari munculnya Sistem Kearsipan Pola Baru pada awal 1970-an.

Sebenarnya prinsip dasar yang harus dikembangkan, apapun sistem kearsipan yang digunakan adalah mampu mendukung implementasi seluruh komponen dalam manajemen kearsipan mulai dari penciptaan

(25)

B.2. Organisasi Kearsipan

Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari : Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsipan

Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat

b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan

daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah

Terdapat perubahan yang cukup signifikan terhadap kelembagaan di atas seiring perubahan politik dan tata negara, terutama setelah era reformasi dengan munculnya paradigma desentralisasi dengan dengan statis. Perlu di tegaskan bahwa ketika konsep pengelolaan arsip sebagai informasi tidak hanya berhenti pada pengelolaan arsip dinamis maka kesempatan daerah pada level provinsi dan kabupaten untuk mengelola arsip statis dapat dimanfaatkan sebagai sarana aktualisasi citra diri daerah. Hal ini merupakan peluang yang baik untuk menunjukkan peran arsip, bukan hanya sekedar alat administrasi namun lebih dari itu menunjukkan jati diri dan citra diri yang khas suatu daerah.

Perubahan kelembagaan sebagai konsekuensi perubahan tatanan kenegaraan pada prinsipnya dapat diikuti dengan perubahan kearah yang lebih baik, untuk bidang kearsipan prinsip dasar pengorganisasian arsip sebenarnya sudah cukup jelas dan seharusnya sudah harus dipahami oleh semua komponen yang

berkepentingan terhadap arsip.

Secara teoritis, bahwa setiap organisasi yang berjalan pasti menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta membutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang harus diwujudkan dalam kerangka sistem yang baik sehingga perwujudan manajemen kearsipan akan berhasil.

Setelah memahami pengorganisasian arsip dalam konteks unit kearsipan dan unit-unit pengolah, harus diikuti oleh pemahaman tentang asas pengorganisasian yang akan dipilih dalam pengelolaan arsip-arsip yang dimiliki (sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan). Pilihan asas pengorganisasian arsip merupakan aspek yang penting dalam manajemen kearsipan agar proses pengelolaan arsip dapat dilakukan secara

efektif dan efisien.

Selain pemahaman konsepsi mengenai organisasi serta asas pengorganisasian arsip, hal yang juga penting untuk mewujudkan sistem kearsipan yang benar adalah pemahaman tentang prinsip kearsipan. Prinsip ini mensyaratkan pemahaman bahwa ketika pengelolaan arsip berlangsung maka secara otomatis harus disadari bahwa kita tidak akan melepaskan hubungan arsip dengan unit penciptanya(provenance), serta bahwa arsip ditata berdasarkan sistem tertentu (original order), yang harus dipertahankan sepanjang arsip tersebut masih dikelola.

C. Penutup

Sistem kearsipan di Indonesia memiliki akar sejarah yang cukup panjang, paling tidak bisa dilacak dari masa administrasi Hindia Belanda. Sistem-sistem yang pernah dikembangkan diharapkan menjadi bahan kajian untuk menciptakan sistem kearsipan yang komprehensif, yaitu suatu sistem kearsipan yang mampu mendukung seluruh aspek manajemen kearsipan, mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan

sampai dengan penyusutan.

(26)

kearsipan dan semua pihak yang berkepentingan terhadap arsip, terlebih lagi bagi para pengambil kebijakan.