GARIS PANDUAN DAN SENARAI SEMAK PENGANJU

(1)

GARIS PANDUAN DAN SENARAI SEMAK PENGANJURAN PERMAINAN / SUKAN

BIDANG TUGAS JAWATANKUASA KECIL PENGELOLA Bi

l Jawatankuasa/PerananBidang Tugas Tarikh Tanda(/) jikatelah dilaksanakan

Catatan

1. URUSETIA - UNIT SUKAN JPNS/ BAHAGIAN SUKAN KPM

1. Menerima surat lantikan dari _{Bahagian Sukan KPM}

2.

Mengurus dan memanggil mesyuarat Jawatankuasa Pengelola

3.

Bertanggungjawab mengedar segala maklumat mengenai kejohanan kepada semua yang berkenaan .

4. Memohon tempahan kegunaan _{tapak untuk kejohanan}

5.

Bertanggungjawab di atas perjalanan dan kelicinan sepanjang program

6. Menguruskan surat Perlantikan _{dengan semua jawatankuasa}

7. Penyelarasan dan seliaan urusan surat-menyurat dengan agensi dan jabatan

8. Bekerjasama dan menyelaras _{dengan semua jawatankuasa}

9. Menyelaraskan tugasan diantara _{semua JK kerja}

10.

Perhubungan Antarabangsa Penyelarasan bersama ASFF dan Negara peserta untuk maklumat pasukan.

11. Membantu dalam keurusetiaan _{hubungan antarabangsa}

12. Menyedia dan menyerahkan ABM _{JK kepada Sekretariat MSSM}

13.

Penyelarasan bersama dengan Sekretariat MSSM dan AJK JPN Selangor

(2)

15.

Bertanggungjawab surat

menyurat berkenaan Perutusan , VVIP, Pengarah Pendidikan , Jempuatan VIP untuk Majlis Perasmian Penutupan ,

Perkhimatan Polis , Hospital dan sebagainya .

16 Mengurus mendapatkan Sijil dari KPM dan serah kepada JK Hadiah dan Cenderamata

17.

Mengurus dan menyediakan perbelanjaan yang telah diluluskan oleh BSKPM dan Jawatankuasa Pengelola.

18.

Mengurus dan melaksanakan segala keputusan Jawatankuasa Pengelola

19. Memanggil Mesyuarat ‘Post-_{Mortem selepas kejohanan.}

Bi

l Jawatankuasa/PerananBidang Tugas Tarikh

Tanda(/) jika telah

dilaksanakan Catatan 2. BUKU PROGRAM

1. Mendapat sebut harga untuk buku_{program dan kad Akreditasi.}

2. Bahan pengisian Buku Program _{dalam Bahasa Inggeris}

3. Menyediakan dan menyerahkan _{ABM JK kepada Sekretariat MSSM}

4. Bertanggungjawab mendapatkan semua bahan yang akan dicetak dengan pihak-pihak berkenaan.

5.

Menentukan tarikh dan masa mendapatkan semua bahan kandungan Buku program dari semua Jawatankuasa Kecil dan seterusnya berurusan dengan syarikat percetakan dipilih.

6. Memastikan Buku Program siap dicetak dua minggu sebelum tarikh kejohanan.

7. Menyediakan laporan dan post-_{mortem selepas kejohanan}

(3)

l Jawatankuasa/Peranan _dilaksanakantelah 3. HOSPITALITI/PENGINAPAN/PENGANGKUTAN/ LAWATAN

1. Menubuhkan jawatankuasa kecil.

2. Mengurus penginapan peserta atau kontijen yang menyertai kejohanan tersebut.

3.

Menyelia dalam urusan pendaftaran masuk dan

pendaftaran keluar pasukan dari tempat penginapan.

4. Menyediakan bilik mesyuarat , bilik urusetia, bilik rawatan dan Bilik Keselamatan.

5. Menyelia dan mempastikan keselesaan penginapan bagi peserta.

6. Menyelaras peraturan penginapan

7. Mendapatkan jumlah pegawai /peserta yang memerlukan penginapan.

8. Menyediakan daftar masuk dan _{keluar peserta}

9. Menguruskan pergerakan peserta dari Lapangan Terbang ke tempat penginapan

10 .

Menguruskan pergerakan harian dari tempat penginapan ke stadium dan balik

11

. Menguruskan pergerakan harian untuk urusan pasukan 12

. Menyediakan plakad Negara di bas setiap negara

13 .

Lawatan

Membuat pilihan tempat lawatan perlu utamakan implikasi kos, keselamatan dan kebajikan peserta.

14

. Mencadangkan masa lawatan 15

(4)

. segala keputusan Jawatankuasa _Pengelola 17

. Menyediakan laporan dan post-mortem selepas kejohanan Bi

dilaksanakan Catatan 5. TEKNIKAL /PERTANDINGAN &

STATISTIK/PERALATAN/KEPEGAWAIAN /PEMBANTU TEKNIKAL DAN PENGERUSI TEKNIK MSSM

1. Menubuhkan jawatankuasa kecil

2. Menguruskan segala perkara berkaitan dengan teknikal dan pertandingan

3. Menyusun jadual bertugas untuk _{pegawai teknik kejohanan}

4. Bertanggungjawab memberi taklimat kepada pegawai teknik kejohanan tentang tugas mereka.

5.

Memproses

kemasukan/penyertaan serta menyediakan jadual susunan acara pertandingan.

6. Menyelaraskan bahan-bahan _{teknikal .}

7. Menguruskan bahan pencetakan _{Buku Teknikal}

8. Menyediakan borang-borang pertandingan bersama Pegawai Teknikal.

9. Menyediakan dan menyenaraikan pegawai kejohanan /Pengadil dan Pembantu teknik

10 .

Menyediakan padang /

gelanggang mengikut keperluan pertandingan dan sentiasa

memastikan dalam keadaan yang sempurna

11 .

Mengurus dan bertanggungjawab menyemak , memasang dan menanggal semua peralatan pertandingan

12 .

(5)

13 .

Menyediakan senarai semakan peralatan yang diperlukan untuk mengelakkan kekurangan semasa pertandingan

14 .

Bertanggungjawab menyediakan senarai pinjaman dari pihak berkenaan dan senarai kembali peralatan selepas pertandingan

15 .

Bertanggungjawab mendapatkan pengangkutan dan menyediakan anggaran perbelanjaan

pengangkutan untuk peralatan teknikal

16 .

Menyerahkan keputusan

kejohanan kepada urusetia untuk majlis penutup

17

. Mengadakan mesyuarat ‘ post-mortem ‘ selepas kejohanan. 18

.

Mengurus dan melaksanankan segala keputusan Jawatankuasa Pengelola.

Bi

dilaksanakan Catatan 6. JAWATANKUASA SIJIL DAN CENDERAMATA /JURUACARA PEGAWAI 1. Menubuhkan Jawatankuasa Kecil.

2.

Mendapatkan sijil daripada urusetia sebelum seminggu sebelum acara atau majlis yang diadakan.

3.

Menyediakan Juru acara untuk majlis penyampaian sijil dan mengenalpasti VIP untuk

menyampaikan hadiah pada masa ke semasa.

4.

Menyediakan ,menyusun dan mengurus penyampaian hadiah kepada peserta dan

cenderamata kepada VVIP semasa perasmian penutupan.

5. Menyelaras penerima hadiah ataucenderamata dengan urusetia atau teknikal.

(6)

pertandingan, cendermata, hadiah dan sijil dengan juruacara.

7. Menyediakan teks ucapan perasmi_{untuk majlis penutupan.}

8. Menyediakan Teks Ucapan dan _{kata aluan dalam bahasa Inggeris}

9. Menyediakan Teks Ucapan tetamukehormat semasa Welcoming Dinner.

10

. Menyediakan Ucapan VIP semasa Farewell Dinner 11

. Menyediakan dua orang juruacaraBM dan Inggeris 12

. Menyediakan laporan untuk dokumentasi selepas kejohanan. 13

. Mengadakan mesyuarat ‘ post-mortem ‘ selepas kejohanan

14 .

Menyediakan laporan kejohanan untuk makluman dan

pengetahuan Jawatankuasa Pengelola

15 .

Mengurus dan melaksanakan segala keputusan Jawatankuasa Pengelola.

Bi

dilaksanakan Catatan 7. JAWATANKUASA SIARAYA/DOKUMENTASI/PUBLISITI/ WEB KEJOHANAN

1. Menubuhkan Jawatankuasa Kecil. 2. Menguruskan kontijen dan peserta_{yang akan menerima hadiah}

3. Mengurus sambutan vvip /vip/jemputan yang hadir ke tempat duduk.

4. Menguruskan kad jemputan.

5. Menguruskan PA Sistem /LCD /dan_{persembahan multimedia.}

6. Menguruskan dan menyediakan _{lagu Negaraku .}

(7)

keputusan perlawanan harian dibekalkan kepada media

9. Menyediakan goodies dan press _{kit untuk media}

10 .

Menguruskan rakaman dan penggambaran majlis,

perlawanan dan lawatan bersama btp dan penerangan

11 .

Mengambil gambar still photo semasa majlis, perlawanan dan lawatan.

12 .

Menyediakan dan mempastikan PA Sistem berfungsi dengan baik di stadium dan Majlis Welcoming Dinner, Majlis Penutupan Rasmi ,Farewwll Dinner dan sepanjang kejohanan berlangsung di

stadium.

13 .

Menyediakan pemasangan

bendera-bendera Negara peserta, banner, banting, backdrop dan lain-lain paparan promosi di stadium dan hotel

14 .

Menyediakan senarai plakad Selamat Datang untuk setiap negara

15 .

Memastikan banner di

buka/dikemas selepas selesai kejohanan.

16

. Menyediakan Web Kejohanan 17

. Menyediakan bahan tayangan multimedia untuk majlis rasmi

18 .

Menyelaraskan keputusan

kejohanan dari semasa ke semasa dengan jawatankuasa teknikal Untuk dimuatkan dalam web kejohanan.

19

. Sentiasa ‘update’ perjalanan program untuk web kejohanan. 20

. Menyediakan laporan untuk dokumentasi selepas kejohanan. 21

(8)

. segala keputusan Jawatankuasa _Pengelola.

Bi

dilaksanakan Catatan 8. PEGAWAI PERHUBUNGAN/KESELAMATAN DAN KAWALAN/KECEMASAN 1. Menubuhkan Jawatankuasa Kecil.

2. Maklumkan kepada Hospital Besar_{berdekatan venue}

3. Menyediakan pasukan bantu mula_{bertugas di stadium}

4. Menyelaras bersama petugas di _{stadium dan penginapan}

5. Menyediakan bilik kawalan keselamatan di stadium dan penginapan

6. Mengawal keselamatan barang- barang milik peserta di kawasan tertentu.

7. Mengawal pintu-pintu masuk ke tempat pertandingan dan tempat penginapan peserta.

8.

Memastikan hanya pegawai-pegawai yang tertentu dibenarkan ke dalam arena pertandingan.

9.

Mendapatkan kerjasama polis / hospital / klinik berhubung keselamatan dan kecemasan sepanjang kejohanan tersebut.

10 .

Menyediakan ahli-ahli Persatuan ST. John Ambulan Malaysia untuk bertugas di tempat kejohanan sepanjang kejohanan

11 .

Berusaha mendapatkan seorang pegawai perubatan dari Hospital Besar berdekatan untuk bertugas di tempat kejohanan

12 .

Berusaha mendapatkan khidmat sebuah ambulans ditempatkan di tempat kejohanan sepanjang kejohanan

13

(9)

14 .

Menyediakan seorang pegawai perhubungan ditugaskan untuk setiap pasukan

15

. Pegawai perhubungan fasih dalampertuturan Bahasa inggeris 16

.

Pengetahuan tentang sekitar lembah Klang serta pengetahuan laluan jalanraya

17

. Sambutan ringkas semasa ketibaan di Lapangan Terbang 18

19 .

20 .

Mengurus dan melaksanakan segala keputusan Jawatankuasa Pengelola

Bi

dilaksanakan Catatan 9. JAMUAN & MINUMAN PEGAWAI

1. Menubuhkan Jawatankuasa Kecil.

2.

Mengurus serta mendapatkan pembekal makanan jamuan VIP dan para Jemputan Perasmian Penutupan

3.

Menyediakan sajian minuman dan snek untuk VIP di stadium semasa majlis penutupan dan perlawanan harian.

4.

Bertanggungjawab menyediakan tapak majlis Jamuan dan

mengemaskini tapak selepas majlis

5. Berhubung dengan pihak urusetia untuk menentukan pembekal makanan dan menu makanan

6.

Menguruskan minuman dan makanan

pegawai/pengadil/pembantu teknik yang bertugas.

(10)

pegawai petugas /peserta di kejohanan mencukupi setiap hari

8.

Menguruskan dan mengagihkan air minuman kepada semua Negara/pasukan/kontinjen yang menyertai pertandingan.

9. Menyediakan laporan untuk _{dokumentasi selepas kejohanan.} 10

11 .

12 .

Mengurus dan melaksanakan segala keputusan Jawatankuasa Pengelola.

Bi

dilaksanakan Catatan 10. CEREMONIAL/ SAMBUTAN

1. Menubuhkan Jawatankuasa Kecil.

2.

Menyelaraskan senarai nama jemputan dan pengesahan kehadiran (Majlis Welcoming Dinner, Majlis Penutupan Rasmi ,Farewell Dinner dan sepanjang kejohanan berlangsung di stadium.

3. Menyediakan atur cara _{pentadbiran majlis}

4. Menyediakan floor plan majlis

5.

Menyediakan tagging tempat duduk VIP dan tagging meja semasa Welcoming Dinner,

Farewell Dinner, Majlis Penutupan Rasmi .

6. Menyediakan Tagging tempat duduk VIP dan Pasukan di stadium semasa majlis penutupan.

(11)

penutupan Rasmi, Farewell Dinner dan perlawanan harian.