doKuMeN reKaM MedIS Pada BaGIaN fIlING
dI ruMah SaKIt KeN SaraS uNGaraN
daru Cahyo angara1, tri lestari2, harjanti3 1Mahasiawa aPIKeS Mitra husada Karanganyar
2,3 dosen aPIKeS Mitra husada Karanganyar
email: daruanggara188@yahoo.co.id,1 itri.apikes@yahoo.com2, jhan_thie18@yahoo.com2
Abstract
Pursuant to result of survey in execution of system of juxtaposition document of ill Medical record At home Ken Saras Ungaran still be found a existence document of Medical Record which misallocation (misile). That matter cause process of service to patient will become longer because worker do not ind document of Medical record be at depository rack. Intention of this research is to know policy of hospital about system of juxtaposition document of medical record in shares of iling of Hospital of Ken Saras Ungaran and know system of execution of juxtaposition document of medical record [in] shares of iling of Hospital of Ken Saras Ungaran.
Type of research is descriptive with approach restrofektif. Subyek of this research worker of medical record part of iling and obyeknya of execution of system of juxtaposition document of medical record at begian iling of Hospital of Ken Saras Ungaran. Way of data collecting with interview and observation analysed descriptively. way of data collecting with interview and observation analysed descriptively. Instrument of data collecting with guidance interview and the observation guidance. result of research in execution of juxtaposition document of medical record not yet had procedure remain to xself, but the policy is contained in procedure remain to be depository and the seeking document of medical record. In mentioning that system of juxtaposition document of medical record use system of juxtaposition of Terminal of Digit of Filing or system of inal number. While in execution of intake return document of medical record by worker of iling pursuant to 1 digit of inal number. Moment depository and the intake return document of medical record still be found document of medical record which misallocation (misile), what is because of worker of iling less focus in depository document of medical record caused by additional duty and mistake of writing number of medical record by registration worker. Better be a juxtaposition document of medical record Terminal Digit of real correct Filing and a training worker of related/relevant iling with system of juxtaposition document of medical record. In overcoming the happening of misallocation (misile) can be comb document of medical record periodical (for example one week once).
Keywords: Misile, Filing, Document Medical Record, Terminal Digit Filing
abstrak
tercantum dalam prosedur tetap penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis. Didalamnya di sebutkan bahwa sistem penjajaran dokumen rekam medis menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing atau sistem angka akhir. Sedangkan dalam pelaksanaan pengambilan kembali dokumen rekam medis dilakukan oleh petugas iling berdasarkan 1 digit angka akhir. Saat melakukan penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam medis masih ditemukan dokumen rekam medis yang salah letak (misile), yang disebabkan oleh petugas iling kurang fokus dalam melakukan penyimpanan dokumen rekam medis karena adanya tugas tambahan dan kesalahan penulisan nomor rekam medis oleh petugas pendaftaran. Sebaiknya dilakukan penjajaran dokumen rekam medis Terminal Digit Filing yang benar dan dilakukan pelatihan petugas filing terkait dengan sistem penjajaran dokumen rekam medis. Dalam mengatasi terjadinya salah letak (miile) dapat dilakukan dengan melakukan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik (misalnya satu minggu sekali).
Kata Kunci: Misile, Filing, Dokumen Rekam Medis, Terminal Digit Filing
PeNdahuluaN
Menurut PerMenKes No 269/MENKES/PER/ III/2008, Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Pelayanan rekam medis pasien salah satunya dilakukan oleh bagian penyimpanan (filing). Dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap maupun rawat darurat disimpan karena memiliki sifat rahasia dan mempunyai aspek hukum, maka keamanan fisik menjadi tanggung jawab rumah sakit, sedangkan aspek isi rekam medis merupakan milik pasien.
Penjajaran dokumen rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak iling. Apabila pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis masih ditemukan adanya salah letak (misile), maka dapat menghambat dalam ketepatan pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis baik yang di simpan maupun yang akan dipinjam.
Berdasarkan survey pendahuluan dari hasil wawancara yang dilakukan dengan kepala rekam medis di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras Ungaran, sistem penyimpanan dokumen rekam medis yang di terapkan adalah sistem penyimpanan sentralisasi, sedangkan sistem penjajaran yang di terapkan adalah sistem angka akhir (Terminal Digit Filing). Di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran pada saat pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis masih ditemukan adanya dokumen rekam medis salah letak penyimpanannya (misfile). Berikut adalah dokumen rekam medis yang salah letak (misile) :
tabel 1 dokumen rekam Medis Misile
Nomor rekam Medis tersimpan
00 06 29 00 06 19
01 26 01 01 26 07
01 67 19 01 67 09
02 34 84 02 36 84
11 11 48 02 34 84
Kendala yang dihadapi dapat menghambat proses pengambilan dokumen rekam medis menjadi lama. Selain itu menjadikan dokumen rekam medis yang dicari juga tidak ditemukan atau tidak tersedia dengan cepat sehingga petugas akan membuatkan dokumen rekam medis baru, apabila dokumen rekam medis tersebut dapat ditemukan di kemudian hari maka dokumen rekam medis yang baru akan digabung dengan yang lama. Oleh karena itu peneliti tertarik mengambil judul penelitian tentang “Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis Pada Bagian Filing Rumah Sakit Ken Saras Ungaran”.
Metode PeNelItIaN
Ken Saras Ungaran. Cara Pengumpulan Data yaitu Observasi dan Wawancara tidak terstuktur. Pengolahan data dilakukan Colecting, editing, Penyajian data yaitu menyajikan hasil penelitian dalam bentuk kalimat yang menggambarkan tentang pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis pada bagian iling di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran. Analisis data dilakukan dengan deskriptif.
haSIl PeNelItIaN daN
PeMBa-haSaN
Rumah Sakit Ken Saras Ungaran mempunyai kebijakan terkait dengan pelayanan rekam medis di bagian iling, yaitu :
a. Prosedur tetap No. 013.SPI/IRM-KS/I/2011 yang terbit pada tanggal 11 januari 2011 tantang Pelayanan Rekam Medis di Bagian Filing (lampiran 2). Didalamnya dijelaskan bahwa dokumen rekam medis disimpan berdasarkan metode angka akhir (Terminal Digit Filing). Kebijakan tentang pelayanan rekam medis di bagian iling adalah :
1) Yang berhak mengambil dan menyimpan dokumrn RM dari rak iling dalah petugas iling.
2) Petugas menyortir berkas RM, mencatat dan mengekspedisi serta menyimpan berkas RM
Contoh : 00 - 13 – 24 I II III
3) Selain petugas RM tidak diijinkan masuk ruang iling.
b. Prosedur tetap No. 014/SPI/IRM-KS/I/2011 yang terbit pada tanggal 11 januari 2011 tentang Sistem Penyimpanan dan Pencarian Kembali Dokumen Rekam Medis yang memuat tentang kebijakan sistem penyimpanan di IRM adalah sentralisasi, satu orang mempunyai satu nomor yang berlaku di RS Ken Saras untuk selamanya. Adapun prosedur penyimpanan dan pencarian kembali berkas RM di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran adalah sebagai berikut :
1) Penyimpanan berkas RM :
a) Petugas penyimpanan menerima do-kumen RM yang telah diproses secara lengkap di IRM.
b) Petugas menyortir dokumen RM menurut angka akhir,
c) Petugas menyusun sesuai sistem Ter-minal Digit Filing.
d) Petugas menyimpan dokumen RM dalam rak penyimpanan berdasarkan sistem Terminal Digit Filing (Sistem Angka Akhir).
2) Pencarian kembali berkas RM :
a) Petugas menulis nomor RM pada tracer.
b) Petugas mencari dalam rak yang bertanda angka akhir dari nomor RM pasien.
c) Petugas mencatat dokumen yang dip-injam dalam buku pemdip-injam dokumen RM.
d) Apabila diketahui nomor RM, petugas mencari melalui IUP/ billing system. Kemudian mencarinya dalam rak pe-nyimpanan dengan cara diatas. e) Apabila diketahui, petugas mencari di
rak penyimpanan.
c. Prosedur tetap No. 037/SPI/IRM-KS/I/2011 yang terbit pada tanggal 11 januari 2011 tentang kebijakan Peminjaman Dokumen Rekam Medis. Isi dari kebijakan tersebut antara lain :
1) Dokumen Rekam Medis adalah milik Rumah Sakit, sedangkan isi RM adalah milik pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya.
2) Pada prinsipnya RM tidak boleh dipinjam keluar Rumah Sakit lain, hanya akan dibuatkan ringkasan (resume) oleh dokter yang merawat pasien.
3) Untuk kepentingan riset/penelitian dokter atau pihak lain dapat meminjam RM pasien setelah ada rekomendasi dari Direktur Utama. 4) Dalam hal riset/penelitian hanya dilakukan
di ruang IRM yang telah disediakan. 5) Demi tertibnya pelayanan RM untuk
k e p e r l u a n r i s e t / p e n e l i t i a n d a p a t menghubungi IRM dengan mengajukan surat permohonan peminjaman atau mengisi formulir yang telah tersedia. 6) Untuk memudahkan pemonitoran berkas
yang dipinjam, ditandatangani oleh peminjam.
d. Prosedur tetap No. 038/SPIU/IRM-KS/I/2011 tentang Penggunaan Tracer mencantumkan kebijakan penggunaan tracer yaitu :
2) Tracer dapat dipakai berulang ulang sampai tulisannya penuh.
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas iling terkait kebijakan tentang penjajaran dokumen rekam medis, di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran menggunakan sistem penjajaran angka akhir (Terminal Digit Filing). Sedangkan kebijakan tentang pengambilan kembali dokumen rekam medis di lakukan oleh petugas iling dengan cara dicari menurut angka akhir dan dokumen yang diambil digantikan dengan tracer.
1. Pelaksanaan Penjajaran Dokumen Rekam Medis Pelaksanaan sistem penjajaran di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran yaitu berdasarkan angka akhir. Adapun sistem penjajarannya sebagai berikut :
Dalam pelaksanaan sistem penjajaran tersebut diatas, terbagi menjadi 10 almari yaitu almari 00, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, dan 09.
a) Almari 00
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 0, yaitu 00, 10 ,20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90 b) Almari 01
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 1, yaitu 01, 11, 21, 31, 41, 51, 61, 71, 81, 91 c) Almari 02
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 2, yaitu : 02, 12, 22, 32, 42. 52, 62, 72, 82, 92 d) Almari 03
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 3, yaitu : 03, 13, 23, 33, 43, 53, 63, 73, 83, 93 e) Almari 04
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 4, yaitu : 04, 14, 24, 34, 44, 54, 64, 74, 84, 94 f) Almari 05
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 5, yaitu : 05, 15, 25, 35, 45, 55, 65, 75, 85, 95 g) Almari 06
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 6, yaitu : 06, 16, 26, 36, 46, 56, 66, 76, 86, 96 h) Almari 07
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 7, yaitu : 07, 17, 27, 37, 47, 57, 67, 77, 87, 97 i) Almari 08
Terdiri dari 10 rak yang bertanda akhir 8, yaitu : 08, 18, 28, 38, 48, 58, 68, 78, 88, 98 j) Almari 09
Terdiri dari 10 rak yang berangka akhir 9, yaitu : 09, 19, 29, 39, 49, 59, 69, 79, 89, 99
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas pada bagian iling di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran, dalam pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis masih di temukan adanya dokumen salah letak (misile). Misile terjadi karena petugas tidak fokus saat proses pengembalian dokumen rekam medis dikarenakan beban kerja petugas tidak hanya menyimpan dan mengambil dokumen rekam medis saja, tetapi ada tugas tambahan yang harus di kerjakan oleh petugas iling. Tugas tambahan tersebut antara lain :
a. Meneliti kelengkapan formulir dokumen rekam medis
b. Melengkapi formulir dokumen rekam medis
c. Menyediakan formulir dokumen rekam medis
d. Mengambil dokumen rekam medis yang belum kembali ke bagian iling
e. Memfotocopy apabila diperlukan.
Pembagian petugas di bagian iling di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran hanya ada 2 pegawai dengan pembagian kerja menjadi 2 shift, yaitu dari jam 07.00 sampai jam 14.00 untuk shift pagi dan jam 14.00 sampai jam 21.00 untuk shift siang.
Dengan adanya dokumen rekam medis salah letak (misfile) akan mengakibatkan proses pengambilan dokumen rekam medis lama apabila tidak ditemukan dalam rak penyimpanan.
Berdasarkan prosedur tetap No. 014/SPI/IRM-KS/I/2006 tentang penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis pada bagian iling di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran (Lampiran 3), apabila dokumen rekam medis tidak ditemukan pada tempatnya, maka petugas menelusuri berkas RM berdasarkan petunjuk yang ada pada tracer.
PeMBahaSaN
Kebijakan tentang Penjajaran dan Pengambilan Kembali Dokumen Rekam Medis di Bagian Filing Urmah Sakit Ken Saras Ungaran.
bekerja sesuai dengan prosedur tetap dan kebijakan tersebut. Namun, belum ada prosedur tetap yang khusus tentang sistem penjajaran yang berisi tentang bagaimana prosedur atau langkah-langkah dalam melaksanakan sistem penjajaran dokumen rekam medis angka akhir (Terminal Digit Filing) yang benar, yaitu
a) Petugas mengingat digit primer dan membawa catatan ke area primer yang sesuai.
b) Disetiap bagian primer, Kelompok catatan diatur menurut digit sekunder.
c) Setelah menemukan digit sekunder, petugas mengarsipkan secara berurutan menurut digit tertier. (Huffman, 1999)
Dalam kebijakan tersebut terdapat kekeliruan dalam istilah penyimpanan dan penomoran. Menurut Depkes RI (2006), penyimpanan sentralisasi adalah penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap disimpan dalam satu map. Sedangkan satu orang mempunyai satu nomor untuk selamanya adalah pengertian dari sistem penomoran. Selain itu terdapat pula kesalahan dalam penulisan comtoh penjajaran dokumen rekam medis menurut angka akhir. Menurut Depkes RI (2006) tentang sistem penjajaran angka akhir, 2 digit terakhir adalah angka primer, 2 digit tengah adalah angka sekunder, dan 2 digit terdepan adalah angka tertier.
1. Pelaksanaan Penjajaran dokumen rekam Medis di Bagian Filing rumah Sakit Ken Saras ungaran.
Dalam pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran, sistem penjajaran yang digunakan bukan merupakan penerapan sistem penjajaran angka akhir (Terminal Digit Filing) yang benar menurut DepKes RI (2006) yaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.
Pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran, penjajaran dokumen rekam medis dijajarkan berdasarkan rutan nomor rekam medis pada 1 digit angka akhir.:
Menurut Depkes RI (2006), penjajaran angka akhir (Terminal digit iling) terdiri dari 100 section karena menggunakan nomor akhir mulai dari 00 sampai 99. Sedangkan dalam
pelaksanaannya, bagian iling rumah sakit Ken Saras Ungaran hanya terdapat 10 section, yaitu mulai dari nomor 00 sampai 09.
a. Kelebihan sistem penjajaran angka akhir (Terminal Digit Filing) adalah :
1) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (section) didalam rak penyimpanan.
2) Petugas-petugas dapat diserahi tang-gung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi section 00-24, section 25-49.
3) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setip petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap harinya.
4) Rekam medis inaktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap sec-tion, pada saat ditambahnya dokumen rekam medis baru di section tersebut. 5) Jumlah rekam medis untuk setiap sec-tion terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
6) Dengan terkontrolnya rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak) 7) Kekeliruan menyimpan (misile) dapat
dicegah karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.
b. Kekurangan sistem penjajaran angka akhir (Termilal Digit Filing) adalah :
1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam sistem angka akhir lebih lama dibandingkan latihan menggunakan nomor langsung tetapi pada umumnya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak lama. 2) Membutuhkan biaya lebih besar
karena harus menyiapkan rak peny-impanan terlebih dahulu.
(Depkes RI, 2006)
Ungaran, latar belakang pendidikan petugas iling adalah SMA sehingga belum ada pengetahuan khusus tentang rekam medis. faktor penyebab terjadinya misile adalah adanya faktor kelelahan petugas iling. Menurut Budiono (2000), kelelahan adalah kondisi melemahnya tenaga untuk melakukan suatu kegiatan.
Di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras Ungaran dalam pembagian tugas sebaiknya sesuai dengan unit kerja rekam medis masing masing agar petugas iling bisa fokus terhadap tugas pokoknya di bagian iling.
Di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran dalam pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis masih ditemukan dokumen rekam medis salah letak (misfile). Pada saat petugas menemukan dokumen rekam medis salah letak maka petugas akan mengambil dokumen rekam medis tersebut dan mengembalikannya ke rak penyimpanan yang sesuai dengan nomor rekam medis. Dalam mengatasi terjadinya salah letak dapat dilakukan dengan melakukan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik.
Menurut Depkes RI (2006), penyisiran dokumen rekam medis adalah pengamatan terhadap penyimpanan yang dilakukan secara periodik untuk menemukan salah simpan dan menemukan kartu pinjam yang rekam medisnya belum dikembalikan.
Di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran, apabila akan dilakukan perubahan sistem penjajaran dokumen rekam medis yang benar, maka bisa dilakukan dengan cara mengambil dan mengurutkan dokumen rekam medis yang mempunyai nomor rak 00 terlebih dahulu sampai rak 09.
SIMPulaN
1. Kebijakan sistem penjajaran yang digunakan di bagian iling rumah sakit Ken Saras dalam prosedur tetap No. 014/SPI/IRM-KS/I/2011 yang terbit pada tanggal 11 januari 2006 adalah dengan sistem Terminal Digit Filing. Sedangkan
kebijakan pengambilan kembali dokumen rekam medis dilakukan oleh petugas iling berdasarkan angka akhir.
2. Pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras adalah dengan sistem angka akhir (Terminal Digit Filing) atau sistem angka akhir. Namun, belum sesuai dengan sistem penjajaran angka akhir (Terminal Digit Filing) yang benar. Di bagian iling Rumah Sakit Ken Saras Ungaran masih ditemukan adanya salah letak dokumen rekam medis (misile). Misile terjadi karena petugas tidak fokus saat proses pengembalian dokumen rekam medis dikarenakan beban kerja petugas tidak hanya menyimpan dan mengambil dokumen rekam medis saja, tetapi ada tugas tambahan yang harus di kerjakan oleh petugas iling. Menurut Prosedur Tetap No. 014/SPI/IRM-KS/I/2011 di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran, Apabila dokumen rekam medis tidak ditemukan pada tempatnya, maka petugas menelusuri berkas rekam medis berdasarkan petunjuk yang ada pada tracer.
daftar PuStaKa
Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2006. Pedoman penyelenggaraan dan Prosedur rekam Medis. Jakarta : Depkes RI.
, 2008. PerMenKes, RI NOo. 269/MENKES/ PER/III/2008 tentang rekam Medis. Jakarta: Depkes RI
Huffman. Edna K. 1999. health Information Menagement. Padang : Apikes Dharma Lanbawa
Notoatmodjo S. 2005. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta : PT Rineka Cipta
Rustiyanto, eri. 2011. Manajemen Filing Dokumen rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Permata Indonesia
Sugiyono, 2010. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung : Alfabetika
