MP Persuratan di Akademik

(1)

FAKULTAS MIPA UNIVERSITAS DIPONEGORO

DOKUMEN LEVEL : MANUAL PROSEDUR

KODE : MP.AK-20

JUDUL: TATA PERSURATAN

SUBBAG. AKADEMIK

TANGGAL DIKELUARKAN :

17 Februari 2010

AREA: BIDANG AKADEMIK NO. REVISI:

-MANUAL PROSEDUR

TATA PERSURATAN SUBBAGIAN AKADEMIK

Tujuan

MP Proses Persuratan Subbagian Akademik bertujuan untuk memberi penjelasan tentang prosedur yang harus dilakukan oleh pihak-pihak terkait berkaitan dengan proses pengolahan surat sampai dengan pendisribusiannya.

Pengertian

Tata kelola persuratan atau ketatausahan yang dikelola dengan baik merupakan tindakan yang harus dilakukan oleh semua yang terlibat dalam organisasi. Sebagai suatu proses kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling terkait untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, tentunya kejelasan kewenangan dan tanggungjawab masing-masing pihak sangat diperlukan. Kejelasan tangungjawab dan kewenangan tersebut tentunya dimulai dari kejelasan disposisi, kejelasan siapa yang memrposes sampai dengan kejelasan pendistribusiannya, Hal ini dimaksudkan disamping untuk keperluan monitoring proses persuratan itu sendiri juga untuk mengetahui dimana kendala dan hambatannya, sehingga memudahkan bagi semua pihak untuk memperbaikinya.

Referensi

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No. 65 tahun 2009 tentang OTK Universitas Diponegoro

Prosedur (2-4 hari kerja)

1. Resepsionis/Sekretataris Dekan mendistribusikan surat sesuai arahan pimpinan 2. Kasubbag Akademik menerima dan mempelajari Disposisi Pimpinan melalui

Resepsionis/Sekretris Dekan

3. Kasubbag Akademik memberi arahan dan mendistribusikan tugas kepada staf Akademik

4. Staf memproses surat sesuai arahan pimpinan 5. Kasubbag Akademik mengoreksi dan member paraf 6. KTU mengoreksi dan member paraf

7. PD I mengoreksi dan member paraf 8. Dekan menandatangani surat

9. Resepsionis/sekretris Dekan menurunkan surat ke Subbag Umper

10. Subbag Umper memberi nomor, tanggal, cap, mencatat, memberikan alamat dan mendistribusikan surat ke yang bersangkutan dan tembusannya

11. Subbag Akademik menerima arsip

(2)

DIAGRAM ALIR MANUAL PROSEDUR

TATA KELOLA PERSURATAN SUBBAGIAN AKADEMIK

No

. Kegiatan

Pihak-Pihak yang Terlibat

Wa

1 Resepsionis/Sekre taris Dekan men dis tribusikan surat sesuai arahan pimpinan

Jam Ker j

Form Disposis i beserta bendel surat

2 Kasubbag Akademik

menerima dan mem pelajari Disposisi Pimpinan melalui Resepsionis/ Sekretaris Dekan

5 i beserta bendel surat

3 Kasubbag

Akademik memberi arahan dan mendistribusikan i beserta bendel surat

4 Staf memproses surat sesuai arahan

pimpinan 30 _menit

Form Disposis i beserta bendel surat + Surat 5 Kasubbag

Akademik

mengoreksi dan memberi paraf

5 menit

AK-20-02

Y

(3)

6 KTU mengoreksi dan member paraf

1 hari

7 PD I mengoreksi dan member paraf

8 Dekan

menandatangani surat

Form Disposis i beserta bendel surat +surat jadi

9 Resepsionis/sekretr is Dekan

menurunkan surat ke Subbag Umper

10 Subbag Umper mem beri nomor, tanggal, cap, mencatat, mem berikan alamat dan mendistribusikan surat ke yang bersangkutan dan tembusannya

11 Subbag Akademik menerima arsip

Arsip

LAMPIRAN

I. Contoh Kartu Disposisi