PANITIA PENGADAAN BARANG
DINAS KEHUTANAN DAN PERKEBUNAN KABUPATEN MADIUN
TAHUN ANGGARAN 2011
Jl. Raya Dungus KM. 4 Madiun
BERITA ACARA PEMBERIAN PENJELASAN
( B A P P )
NOMOR : 027/ 32 /PPB/402.109/2011
PELELANGAN SEDERHANA PASCAKUALIFIKASI
Pada hari ini Senin Tanggal Tiga Bulan Oktober Tahun Dua Ribu Sebelas yang bertandatangan dibawah ini Panitia Pengadaan Barang Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Madiun Tahun Anggaran 2011 ditunjuk berdasarkan Keputusan Kepala Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Madiun Nomor : 816/16/402.109/2011 tanggal 19 April 2011 telah mengadakan penjelasan tentang dokumen pelelangan Sederhana untuk Kegiatan Pengadaan Bibit Pengkayaan Tanaman pada Satuan Kerja Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Madiun Tahun Anggaran 2011
1. Pimpinan Rapat : Ketua Panitia Pengadaan 2. Peserta Rapat : 1. Anggota Panitia Pengadaan
2. Beberapa Penyedia Barang yang berminat mengikuti pelelangan
3. Tim Teknis dari Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Madiun
Acara dimulai jam : 09.00 WIB s/d Selesai, dan materi penjelasan merupakan pokok-pokok isi dokumen pelelangan umum sebagai berikut :
1. METODA PENGADAAN :
Metoda Pengadaan : Pelelangan Sederhana dengan Pascakualifikasi
Harga Perkiraan Sendiri : Rp. 185.240.000,00 (Seratus Delapan Puluh Lima Juta Dua Ratus Empat Puluh Ribu Rupiah)
2. HAL – HAL YANG DIJELASKAN :
a.
Metode Penyampaian dokumen penawaranb.
Tata Cara penyampaian dokumen penawaran adalah sebagai berikut :a) Peserta lelang harus menyampaikan 1 (satu) dokumen penawaran asli dan diberi tanda “ASLI” dan 1 (satu) dokumen penawaran rekaman yang masing-masing diberi tanda “REKAMAN”.
b) Dokumen penawaran asli dan rekaman harus ditandatangani oleh orang yang berhak atas nama badan usaha peserta lelang sesuai dengan akta penghapusan atau penambahan. c) Peserta lelang harus memasukkan dokumen penawaran asli dan seluruh rekamannya
kedalam 2 (dua) sampul dalam dan masing-masing sampul ditandai “ASLI” dan “REKAMAN”, kemudian kedua sampul dalam “ASLI” dan “REKAMAN” dimasukkan kedalam 1 (satu) sampul luar dan direkat untuk menjaga kerahasian.
d) Pada sampul dalam harus ditulis sebagaimana contoh pada Dokumen Pengadaan e) Sampul luar harus direkat dengan lak warna merah
f) Panitia pengadaan tidak bertanggungjawab atas resiko yang mungkin timbul terhadap dokumen penawaran apabila peserta lelang tidak memenuhi ketentuan diatas.
g) Penyampaian dokumen penawaran dapat dilakukan dengan cara Langsung yaitu memasukan kedalam kotak yang telah disediakan oleh panitia pengadaan atau Melalui Pos atau layanan hantaran / ekspedisi.
h) Penawaran harus disampaikan kepada panitia pengadaan paling lambat pada hari Kamis tanggal 6 Oktober 2011 jam 10.00 WIB.
i) Setiap penawaran yang diterima oleh panitia pengadaan setelah batas akhir waktu penyampaian penawaran akan ditolak dan dikembalikan kepada peserta lelang dalam keadaan tertutup dan sampul dalam tidak dibuka.
j) Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran adalah :
1. Surat Kuasa dan rekaman Akta Otentik Pengangkatan jika Surat Penawaran ditandatangani oleh selain pemimpin/direktur utama (apabila ada), asli dan 1 (satu) berkas rekaman.
2. Jaminan Penawaran (harus dalam bentuk sebagaimana dalam dokumen ini), asli dan 1 (satu) berkas rekaman.
3. Daftar Kuantitas dan Harga (harus dalam bentuk sebagaimana dalam dokumen ini), asli dan 1 (satu) berkas rekaman.
- 2 -
5. Dokumen penawaran teknis yang terdiri dari : a) Spesifikasi teknis bibit yang ditawarkan b) Jadwal waktu penyerahan/pengiriman barang; c) Surat Pernyataan yang berisi :
1. Bersedia menyerahkan foto copy sertifikat bibit sesuai dengan jenis bibit yang disyaratkan dalam spesifikasi teknis sebelum penandatangan kontrak.
2. Bersedia dilakukan peninjauan lapangan oleh panitia pengadaan terkait ketersediaan bibit.
6. Isian Formulir Penilaian Kualifikasi (harus dalam bentuk sebagaimana dalam dokumen ini), asli dan 1 (satu) berkas rekaman.
k) Masa berlakunya penawaran adalah 45 (Empat puluh lima) hari kalender.
l) Peserta lelang harus menyediakan jaminan penawaran dalam mata uang rupiah dengan nominal sebesar 2% (dua prosen) dari nilai HPS yaitu Rp. 3.704.800,- (Tiga juta tujuh ratus empat ribu delapan ratus rupiah).
m) Jaminan penawaran harus diterbitkan oleh Bank Umum (tidak termasuk Bank Perkreditan Rakyat) atau oleh perusahaan asuransi umum yang memiliki ijin untuk menjual produk (surety shift) sebagaimana yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan.
n) Masa laku jaminan penawaran minimal 45 (Empat puluh lima) hari kalender.
o) Jaminan Penawaran ditujukan kepada Panitia Pengadaan Barang Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Madiun Tahun Anggaran 2011, Jl. Raya Dungus KM. 4 Madiun.
p) Jaminan Sanggahan banding sebesar Rp. 400.000,- (empat ratus ribu rupiah)
3. ACARA PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN :
a) Acara pembukaan dokumen penawaran akan dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 6 Oktober 2011 jam 10.15 WIB.
b) Para penawar yang hadir harus menunjukan bukti pendaftaran
c) Para penawar selain penanggungjawab perusahaan yang hadir harus memperlihatkan Surat Kuasa dari perusahaan untuk menghadiri pembukaan dokumen penawaran dan menandatangani daftar hadir sebagai bukti kehadirannya.
d) Panitia pengadaan meminta kesediaan 2 (dua) orang wakil dari penawar yang hadir sebagai saksi dan apabila tidak terdapat wakil penawar yang hadir pada saat pembukaan, panitia menunda pembukaan kotak / tempat pemasukan dokumen penawaran sampai dengan batas waktu 2 jam dari jadwal waktu yang sudah direncanakan.
e) Setelah batas waktu yang ditentukan tidak ada penawar yang hadir , maka pembukaan penawaran dilaksanakan dengan disaksikan 2 (dua) saksi yang bukan anggota panitia pengadaan, yang ditunjuk secara tertulis oleh Panitia Pengadaan.
f) Panitia pengadaan meneliti isi kotak / tempat pemasukan dokumen penawaran dan menghitung jumlah sampul penawaran yang masuk (tidak dihitung surat pengunduran diri) dan bila penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) pelelangan tidak dapat dilanjutkan dan harus diulang.
4. METODA EVALUASI PENAWARAN
a) Metoda Evaluasi Penawaran dengan : Sistem Gugur proses penilaian adalah sebagai berikut : (1) Evaluasi Administrasi
Dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi syarat pada pembukaan penawaran dan dokumen penawaran yang masuk untuk dievaluasi kelengkapan dan keabsahan syarat administrasi.
Evaluasi Administrasi menghasilkan 2 (dua) kesimpulan : memenuhi syarat administrasi atau tidak memenuhi syarat administrasi (gugur)
(2) Evaluasi Teknis
Dilakukan terhadap penawaran – penawaran yang dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi.
Faktor-faktor yang dievaluasi adalah sesuai kriterai yang ditetapkan dalam dokumen lelang Evaluasi Teknis menghasilkan 2 (dua) kesimpulan : memenuhi syarat teknis atau tidak memenuhi syarat teknis (gugur)
(3) Evaluasi Kewajaran Harga
Dilakukan terhadap penawaran – penawaran yang dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi dan teknis
Berdasarkan hasil evaluasi harga panitia pengadaan membuat daftar urutan penawaran yang dimulai dari urutan harga penawaran terendah dan mengusulkan penawar terendah sebagai pemenang.
- 3 -
d) Terhadap penyedia barang yang akan diusulkan sebagai pemenang dan pemenang cadangan dilakukan pembuktian kualifikasi.
5. HAL – HAL YANG MENGGUGURKAN PENAWARAN
a) Peserta lelang menyampaikan dokumen penawaran tidak sesuai dengan ketentuan dokumen lelang.
b) Peserta lelang yang menyerahkan lebih dari 1 (satu) penawaran untuk 1 (satu) paket pelelangan pekerjaan.
c) Penawaran yang tidak dilampiri jaminan penawaran sesuai ketentuan. d) Tidak terpenuhinya syarat-syarat yang ditentukan dalam dokumen lelang.
6. SYARAT-SYARAT KONTRAK
a) Jangka waktu pelaksanaan 30 (Tiga puluh) Hari Kalender. b) Jenis kontrak yang digunakan adalah Lump Sum.
Kontrak Lump Sum adalah kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu sebagaiamana ditetapkan dalam kontrak.
c) Penandatanganan Kontrak
Penandatanganan kontrak dilakukan paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah diterbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ), dan setelah pemenang menyerahkan jaminan pelaksanaan dengan ketentuan : 5% (lima persen) dari Nilai Kontrak d) Masa laku jaminan pelaksanaan adalah minimal 30 (Tiga puluh) hari kalender sejak tanggal
penandatanganan kontrak.
7. PENJELASAN TEKNIS
Penjelasan teknis secara umum oleh unsur pengguna yaitu Tim Teknis Pengadaan Bibit Pengkayaan Tanaman pada Satuan Kerja Dinas Kehutanan dan Perkebunan Kabupaten Madiun sebagai berikut :
8. PERTANYAAN DAN JAWABAN PADA SAAT PENJELASAN
9. LAIN-LAIN
- Dokumen Berita Acara Pemberian Penjelasan dan Addendum Dokumen Pelelangan dapat diambil/diunduh di www.madiunkab.go.id
10. PENUTUP
a. Pemberian penjelasan ditutup pada pukul 10.30 WIB.
b. Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) merupakan bagian yang tak terpisahkan dari dokumen pelelangan.
c. panitia pengadaan akan mengeluarkan adendum dokumen lelang.
PANITIA PENGADAAN BARANG
