A.
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi PenjualanPengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, menyebutkan Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, menyebutkan bahwa:
bahwa: “Penjualan “Penjualan adalah adalah kegiatan kegiatan yang yang terdiri terdiri dari dari penjualan penjualan barang barang atau atau jasa jasa baik baik secarasecara kredit maupun secara tunai.”
kredit maupun secara tunai.”
System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang. B.
B. Fungsi Fungsi Perencanaan Perencanaan Sistem Sistem Informasi Informasi Akuntansi Akuntansi PenjualanPenjualan 1.
1. Fungsi Fungsi KasKas
Fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli. Fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli. 2.
2. Fungsi Fungsi GudangGudang
Fungsi gudang berfungsi untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan Fungsi gudang berfungsi untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
penjualan. 3.
3. Fungsi Fungsi AkuntansiAkuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan peneri
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan peneri maan kas danmaan kas dan pembuatan laporan penjualan.
pembuatan laporan penjualan. 4.
4. Fungsi Fungsi PengirimanPengiriman
Fungsi pengiriman berfungsi untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan Fungsi pengiriman berfungsi untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
diterima dari fungsi penjualan. C.
C. Dokumen Dokumen serta serta Catatan Catatan yang yang Digunakan Digunakan dalam dalam Sistem Sistem Informasi Informasi Akuntansi Akuntansi PenjualanPenjualan 1. Dokumen yang digunakan
1. Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan, menurut Mulyadi Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan, menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut :
a. Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
b. Bukti Setor Bank
Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. c. Rekap Harga Pokok Penjualan
Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
Keterangan Data Flow Diagram : Pelaksana
1 a. Menerima order dari customer Counter Sales
b. Membuat surat pesanan (rangkap 6) dengan komputer (Kasir) c. Menandatangani surat pesanan rangkap 6
d. Memberikan surat pesanan ke 1 ke costumer dan menyerahkan SP rangkap 5 ke bagian sales supervisor
2 a. Menerima surat pesanan (rangkap 5) dari sales counter Sales b. Apabila disetujui Surat Pesanan di tandatangani Supervisor
c. Menyerahkan Surat Pesanan ke Sales Manager 3 a. Menerima kembali Surat Pesanan sales Manager
b. Apabila sudah di paraf Surat Pesanan di serahkan ke Administrasi Marketing Administration 4 a. Menerima Copy Shiping list dari bagian gudang
b. Menerima Surat Pesanan (rangkap 5) dari Sales Manager Marketing setelah Dilakukan checking dan paraf, lalu menyerahkan Lembar surat pesanan ke 2 ke bagian gudang.
c. Berdasarkan Shipping List tersebut, menentukan jenis kertas dan desain cover buku untuk setiap Surat Pesanan yang di terima, dan memberi paraf pada surat Pesanan.
d. Membuat order pembuatan buku rangkap 2 dan menandatanganinya, setelah itu order buku ke 1 di simpan sebagai arsip dan lembar yang 1 lagi dikirim ke finance control
e. Menyerahkan surat pesanan rangkap 5 ke bagian finance controler
5 a. Menerima surat pesanan (rangkap 4) dari bagian administrasi Finance marketing beserta lembar order pembuatan buku ke 2. Controler surat pesanan di cek dan di paraf.
c. lembar SP ke 3 disimpan dan menyerahkan SP rangkap 3 ke bagian kepala cabang 6 a. Menerima Surat pesanan (rangkap 3) dari bagian finance controller Kepala Cabang
b. menandatangani SP tersebut
c. lembar SP ke 4 di simpan sebagai arsip dan SP rangkap 2 dikirim ke bagian faktur. 7 a. menerima surat pesanan rangkap 2 dari bagian kepala cabang
b. Mencetak faktur 2x dan kwitansi rangkap 3 dari pengolahan SP. Bagian Faktur
c. faktur, SP, dan kwitansi di cek lalu di kirim ke kepala bagian administrasi untuk di tandatan gani 8 a. menerima Faktur 2x, SP 2x, dan kwitansi 3x untuk di tandatangani Kepala
b. seteleh di tandatangani, lalu di distribusikan ke beberapa bagian Bagian dan ada sebagian yang di simpan Administrasi
c. Mendistribusikan berkas:
•Lembar SP ke 5 di simpan sebagai arsip
•Lembar SP ke 6 beserta faktur lembar ke 1 di kirim ke bagian akunting cabang
•Lembar kwitansi ke 1 di simpan sebagai arsip
•Lembar kwitansi ke 2 dan3 di kirim ke bagian akunting cabang •Lembar faktur ke 2 di sim pan sebagi arsip
9 a. menerima kwitansi 2 rangkap dari baian kepala administrasi Accounting b. membuat jurnal dari lembar kwitansi yang masuk
c. lembar kwitansi ke 3 di simpan sebagai arsip dan lembar ke 2 dibatching, lalu diperoleh batch data-data untuk di kirim ke MIS
d. menerima SP lembar ke 4 dan lembar faktur ke 2 untuk di proses dan dilakukan pembukuan e. membuat jurnal voucher intern dan membatchingnya
f. lalu diperoleh jurnal voucher intern dan batch data-data untuk dikirim ke bagian MIS
b. Setelah di buatkan laporan validasi tersebut lalu di kirim ke bagian head office di buatkan filedan ke bagian akunting. Di bagian
akunting untuk dilakukan pengecekan terakhir
11 Dari file yang di kirim oleh bagian MIS, lalu di proses dan di Head buatkan GL detail dan laporan penjualan. GL detail di kirim ke Office bagian akunting lagi untuk dilakukan pengecekan terakhir.
12 a. menerima lembar order pesanan dari bagian administrasi marketing b. membuat pesanan sesuai yang tertera dalam order pesanan Produksi
c. mengirim pesanan ke bagian gudang
d. menyimpan lembar order pesanan untuk arsip dan mengirim
13 a. menerima lembar surat pesanan dari bagian administrasi marketing b. menyiapkan pengiriman pesanan
Gudang
c. membuat lembar shipping list
d. menyimpan lembar surat pesanan untuk arsip dan mengirim lembar shipping list ke bagian administrasi marketing
Keterangan Bagian : 1. Kasir / Sales Counter
Bertugas menerima jika ada order dari customer atau pelanggan. 2. Sales Supervisor
Bertugas memeriksa dan menyaring order-order penjualan yang masuk. 3. Sales Manager
Bertugas untuk memeriksa dan menyetujui order yang masuk, baik permohonan pembelian tunai maupun kredit.
4. Administrasi Marketing
Bertugas menentukan bahan dan model pakaian yang dipesan berdasarkan surat pesanan.
5. Finance Controller.
Bertugas meneliti sampai sejauh mana kebenaran data-data yang telah diberikan oleh calon pembeli.
6. Bagian Faktur
Bertugas mencetak faktur penjualan yang rangkap dan menditribusikan berkas- berkas tersebut ke seluruh bagian-bagian yang terkait.
7. Bagian Accounting
Bertugas menyiapkan laporan sales book dan data-data bagi pembuatan laporan edit validasi oleh bagian MIS.
8. Bagian MIS
MIS (Management Informatika System) ini akan membuat laporan edit val idasi dari laporan-laporan yang diberikan oleh bagian accounting.
9. Bagian Produksi
Bertugas untuk membuat pesanan yang sesuai dengan permintaan konsumen. Berdasarkan bagan arus (flowchart) proses pembuatan faktur produk pakaian
yang di buat untuk penjualan yang ada dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai perusahaan, di lihat dari sistem yang dibuat penulis tidak menemukan adanya suatu
masih terdapat kesalahan atau kelemahan:
1. Surat pesanan dari kasir/counter sales langsung diberikan ke costumer, belum
melalui persetujuan bagian-bagian yang lain yang memang dibutuhkan.hiping list
dari bagian gudang hanya untuk penentuan jenis bahan dan desain pakaian dan
tidak adanya pengawasan kepada bagian gudang. Sehingga mudah terjadinya
penyelewengan jumlah barang dari gudang.
2. Pada bagian kasir/counter sales, sales supervisor, sales manager tidak ada sistem
dokumentasi, sehingga tidak adanya bukti surat pesanan yang di paraf.
3. Shiping list dari bagian gudang hanya untuk penentuan jenis bahan dan desain
pakaian dan tidak adanya pengawasan kepada bagian gudang. Sehingga mudah
terjadinya penyelewengan jumlah barang dari gudang.
Selain memiliki kelemahan, PT. JAYA ABADI juga memiliki
kebaikan-kebaikan yang menunjang kegiatan manajemen perusahaan dalam menjalankan kegiatan
perusahaan :
1. Perusahaan tidak saja mampu untuk mengukur atau menilai sampel sampai sejauh
mana sistem akuntansi penjualan yang ada dapat mendukung proses kegiatan
perusahaan, tetapi juga mampu untuk menganalisa sampai sejauh mana Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan yang ada dapat menjalankan fungsinya secara
benar sesuai dengan ketentuan yang ada dan dibuat oleh perusahaan. Te rbukti
dengan adanya rapat tahunan perusahaan, rapat direksi dan rapat pemegang
saham. Hal ini untuk mengoreksi dan menyempurnakan sistem informasi
akuntansi penjualan tunai yang ada.
dan memperkecil terjadinya kesalahan, baik kesalahan dalam pencatatan maupun pelaporannya. Hal ini dapat segera diketahui karena perusahaan menggunakan
Sistem Informasi Akuntansi yang terkomputerasi. Walaupun terkadang menggunakan sistem yang manual untuk pengecekan.
3. Sistem Pengendalian Intern peruasahaan untuk akuntansi penjualan perusahaan juga telah menjalankan fungsinya secara baik, sehingga tidak ada lagi campur
tangan dari pihak-pihak yang tidak berwenang, karena dalam Sistem Informasi Akuntansi penjualan telah terjadi pemisahan tugas dan wewenang.
Perbaikan atas kelemahan yang terjadi, dalam pengoperasiannya:
1. Surat pesanan dari kasir/counter sales seharusnya jangan langsung di berikan ke costumer/pelanggan. Seharusnya dibuat alur yang baik lagi seperti harus
melawati persetujuan bagian sales supervisor, sales manager, dan terakhir bagian administrasi marketing untuk legalitas pesanan, agar pesanan tersebut disetu jui. 2. Melakukan sistem dokumentasi yang baik pada bagian kasir/counter sales, sales supervisor, sales manager. Harus dibuat pengarsipan bagiannya masing-masing, agar tidak terjadi surat pesanan yang palsu.
3. Seharusnya dari shipping list yang di berikan dari bagian gudang setelah di cocokan dengan surat pesanan di bagian administrasi marketing, tidak hanya untuk penentuan jenis bahan dan model tetapi harus dilakukan pencocokan jumlah barang seperti yang tertera dalam surat pesanan. Jadi mempersempit
karyawan bagian gudang untuk melakukan penyelewengan atau hal-hal yang akan menghambat tujuan perusahaan
