Volume 5 Nomor 1 Yogyakarta Maret 2012
A r s i p U n i v e r s i t a s G a d j a h M a d a
Pengelolaan Arsip Kertas Kerja bagi Tim AuditorPeran dan Propfesionalisme Arsiparis
Halaman 1-52
ISSN : 1978-4880
KHAZANAH
BULETIN KEARSIPAN
ARSIP UNIVERSITAS GADJAH MADA
Volume 5 , Nomor 1, Maret 2012
PENGELOLA BULETIN KHAZANAH
Diterbitkan oleh: Arsip Universitas
Alamat Redaksi :
Sekip Gedung Unit V lantai 1 Yogyakarta Telp. (0274) 6492151, 6492152 Fax: (0274) 6492152
Website: arsip.ugm.ac.id, e-mail: arsip@ugm.ac.id Gambar Sampul Depan:
Gedung Pusat UGM tahun 1956
KHAZANAH diterbitkan tiga kali setahun (Maret, Juli, November) sebagai media sosialisasi dan pembahasan dalam bidang kearsipan. Memuat artikel, berita kegiatan dan resensi buku seputar kearsipan. Redaksi mengundang para penulis untuk mengirimkan naskah berupa kajian lapangan, studi pustaka, hasil seminar, atau opini bebas. Redaksi berhak menyingkat atau memperbaiki tulisan yang akan dimuat sepanjang tidak mengubah isinya.
Pelindung: Rektor Universitas Gadjah Mada. Penanggung Jawab: Machmoed Effendhie. Pemimpin Redaksi: Yukhron Fathoni. Redaktur Pelaksana: Eny Kusumindarti W., Zudimat, Musliichah. Penyunting/Editor: Ully Isnaeni Effendi. Staf Redaksi: Zaenudin, Fitria Agustina, Heri Santosa, Kurniatun, Anna Riasmiati, Purman, Marsetyo Wahyu R. Sekretariat: Agustinus Mugiono, Isti Maryatun. Desain
Grafis: Herman Setyawan, Eko Paris Besteriyana Y.
Terkait rencana penyempurnaan sistem kearsipan Badan Kebijakan Fiskal (BKF) Kementrian Keuangan. Kunjungan tersebut diketuai oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Gaji pada Bagian Umum.
Rombongan terdiri dari 5 orang yaitu para pegawai Pelaksana Bagian Umum dan Bagian Data dan Informasi.
Studi Banding Arsip UGM ke Kemendikbud dan ANRI
Dalam rangka menimba pengalaman manajemen arsip dan meningkatkan kemampuan teknis pengelolaan dan perawatan, pimpinan Arsip Universitas Gadjah Mada mengadakan studi banding ke Kemendikbud dan ANRI.Kegiatan tersebut dilaksanakan selama 3 hari, tanggal 13–15 Desember 2011. Tim studi banding berjumlah 4 orang yang terdiri dari: Drs. Zudimat (Sekretaris Arsip UGM), Yukhron Fatoni, S.H., S.Sos. (Kabid Layanan), Dra. Eny Kusumindarti W (Kabid Database), dan satu arsiparis, Zaenudin, A.Md.
Studi banding ke Kemendikbud diantaranya di Subbag Kearsipan, Biro Umum dan Biro Kepegawanian. Sementara kunjungan ke ANRI di tujuh Bagian, yaitu: Bidang Diklat, Direktorat Akreditasi dan Profesi, Direktorat Kearsipan Pusat, Direktorat Pengolahan Arsip Audiovisual, Seksi Penyimpanan Arsip Audiovisual, Bagian Restorasi Arsip Konvensional dan Bagian Layanan Arsip Ruang Baca. (Zaen) Vol. 5, No. 1, Maret 2012 ISSN 1978‐4880
DAFTAR ISI
Prakata Dari Redaksi ... 2 Opini Pengelolaan Arsip Kertas Kerja bagi Tim Auditor Faiz Zamzami ... 3 Peran dan Profesionalisme Arsiparis Burhanudin DR ... 11 Telisik Kegiatan Pengenalan Kampus bagi Mahasiswa Baru UGM dari Masa ke Masa Kurniatun ... 28 Sekilas tentang Sebutan Pimpinan Tertinggi di Universitas Gadjah Mada Ully Isnaeni Effendi ... 39 Resensi Understanding Archives and Manuscripts Machmoed Effendhie ... 46 Informasi Survey Pendataan Kearsipan Unit Kerja Fakultas di Lingkungan Universitas Gadjah Mada Tahun 2012 ... 51 Jumlah Arsiparis UGM Bertambah ... 52 Magang Mahasiswa DIII Kearsipan UGM ... 52 Arsip UGM Menyelenggarakan Seminar ... 53 Berbagai Kunjungan dan Studi Banding di Arsip UGM ... 54 Studi Banding Arsip UGM ke Kemendikbud dan ANRI ... 56PRAKATA
Ada pepatah yang mengatakan bahwa “lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali”, itu tepat kiranya kami sampaikan pada penerbitan buletin “Khazanah” periode ini karena sesuatu hal sehingga terbit tidak sesuai dengan jadwal yang seharusnya. Untuk itu kami mohon maaf kepada seluruh pihak atas keterlambatan ini, semoga pada penerbitan mendatang tidak akan terlambat lagi.
Pengelolaan arsip tidak hanya dilakukan oleh Arsiparis saja, tetapi juga dilakukan oleh pelaku kerja di luar arsiparis. Pada opini kali ini kami menyajikan bagaimana pentingnya “Pengelolaan Arsip Kertas Kerja bagi Tim Auditor”. Selain itu juga ada yang menarik untuk dikaji yaitu “Peran dan Profesionalisme Arsiparis”.
Pembaca yang budiman, telisik kali ini kami sajikan tentang ”Kegiatan Pengenalan Kampus bagi Mahasiswa Baru dari Masa ke Masa”, yang begitu menarik, mengingatkan masa lalu kita sebagai mahasiswa baru. Serta “Sekilas tentang Sebutan Pimpinan Tertinggi di Universitas Gadjah Mada”.
Untuk menambah wawasan mengenai kearsipan melalui kolom resensi kali ini diisi dengan sebuah buku berjudul “Understanding Archives and Manuscripts”.
Informasi yang kami sajikan dalam penerbitan periode ini yaitu: Survey Pendataan Kearsipan Unit Kerja Fakultas di Lingkungan Universitas Gadjah Mada Tahun 2012, Jumlah Arsiparis UGM Bertambah, Magang Mahasiswa DIII Kearsipan UGM, Arsip UGM Menyelenggarakan Seminar, Berbagai Kunjungan dan Studi Banding di Arsip UGM, Studi Banding Arsip UGM ke Kemendikbud dan ANRI.
Akhirnya kami ucapkan selamat membaca dan semoga puas menikmati sajian ini.
Perkantoran, melakukan kunjungan ke Arsip UGM pada tanggal 28 dan 30 November 2011 dipimpin oleh dosen pengampu, Dra. Emmy Indjatmiati, M.Si. (Sekretaris Direktorat SDM UGM).
3. Politeknik Manufaktur Negeri Bandung
Pada tanggal 29 Nov 2011, Arsip UGM menerima kunjungan 5 orang pegawai dari Politeknik Manufaktur Negeri Bandung dengan tujuan untuk melakukan studi banding perihal sistem kearsipan, sarana prasarana, pemeliharaan, layanan arsip, dan penyusutan arsip.
4. Tim Sekretariat Jenderal DPR RI
Dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi Dewan yang makin meningkat, Sekretariat Jenderal DPR RI studi banding ke Arsip UGM pada tanggal 1 Desember 2011. Rombongan terdiri dari para Arsiparis. Kunjungan untuk mengetahui stuktur organisasi, peraturan terkait pengelolaan arsip, SDM pengelola arsip, sarana dan prasana kearsipan, dan pelayanan berbasis IT di Arsip UGM.
5. Universitas Sumatera Utara
Tanggal 9 Desember 2011, 4 pejabat Universitas Sumatera Utara melakukan studi kearsipan ke Arsip UGM. Kunjungan dipimpin Sekretaris Eksekutif USU, Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec., Ac., Kabag TU, dan dua orang Staf Bagian TU Sekretariat Eksekutif USU.
Kunjungan diterima oleh Kepala, Sekretaris, Kabid Layanan, Kabid Database, dan Koordinator Arsiparis Arsip UGM. Rombongan melihat langsung pengelolaan dan penyimpanan arsip statis.
6. Badan Kebijakan Fiskal Kementrian Keuangan RI
Kunjungan Badan Kebijakan Fiskal Kementrian Keuangan RI tanggal 12 Desember 2011 untuk menambah wawasan dan peningkatan pengetahuan tentang kearsipan.
Pembicara II Dra. Mona Lohanda, M.Phil. (peneliti dan sejarawan UI, penerima Nation Building Award 2011) dengan tema “Pemanfaatan Arsip dalam Pengembangan Pendidikan Karakter Bangsa”. Pembicara III Prof. Dr. H. Nandang A. Deliarnoor, S.H., M.H. (Koordinator Program Doktor Universitas Padjajaran) dengan materi “Arsip, Unit Kearsipan Perguruan Tinggi dan Aspek Hukumnya di Indonesia” dan Pembicara IV Dr. Sri Margana (Sejarawan dan Kaprodi Sejarah FIB UGM) dengan tema “Arsip dan Penelitian Sejarah”. Moderator adalah Waluyo, SS., M.Hum. (Kaprodi DIII Kearsipan UGM) dan Drs. Burhanuddin DR. (Arsiparis BPAD DIY).
Pada kesempatan tersebut juga
diselenggarakan pameran arsip‐arsip foto diantaranya tentang KKN UGM, Pesawat Gelatik UGM, kunjungan Presiden RI ke UGM, dan kegiatan mahasiswa UGM dari tahun 1959 ‐ 2001.
Pameran kemudian dilanjutkan di depan Kantor Arsip UGM dari tanggal 12‐17 Desember 2011. (Icha)
Berbagai Kunjungan dan Studi Banding di Arsip UGM
Selama bulan November–Desember 2011, Arsip UGM menerima kunjungan dan studi banding dari beberapa instansi, perguruan tinggi dan mahasiswa. Berikut beberapa kunjungan dan studi banding tersebut: 1. Sekretariat Kabinet RITanggal 21 November 2011, dalam rangka pengembangan digitalisasi arsip, 6 orang pegawai dari Pusat Data dan Informasi Sekretariat Kabinet RI melakukan studi banding kearsipan ke Arsip UGM.
2. Mahasiswa Program D3 Hukum (Paralegal) UGM
Untuk menambah pengetahuan tentang pengelolaan arsip, 126 mahasiswa D3 Hukum (Paralegal) UGM mata kuliah Administrasi
Pengelolaan Arsip Kertas Kerja bagi Tim Auditor
Faiz Zamzami Latar Belakang Sesuai dengan Undang Undang No. 43 Tahun 2009: Arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Kegiatan pengarsipan juga dikenal oleh auditor (pemeriksa) dalam rangka pembuatan kertas kerja dan pengarsipannya. Manajemen arsip kertas kerja audit (pemeriksaan) bagi auditor baik auditor internal, auditor eksternal dan auditor pemerintah berperan sangat penting mengingat kebutuhan ini akan memberikan pengaruh kualitas bagi auditor dan mendukung dalam mengambil kesimpulan atas hasil audit berupa pendapat hasil audit dan arsip kertas kerja dijadikan sebagai bahan untuk mempelajari hasil audit tahun sebelumnya yang digunakan untuk penugasan audit pada periode berjalan, kertas kerja audit juga menjadi alat untuk pengkoordinasian dan pengorganisasian berbagai tahap audit tersebut serta kertas kerja ini akan menjadi bukti hukum jika sewaktu‐waktu ada persoalan terkait dengan masalah hukum di persidangan.
Merujuk pada Standar Profesi Audit internal pada 2330 tentang dokumentasi informasi disebutkan bahwa:
“Auditor internal harus mendokumentasikan informasi yang relevan untuk mendukung kesimpulan dan hasil penugasan.”
Menurut Standar Audit yang dikeluarkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) Sesi 339, Paragraf 03 disebutkan bahwa :
“kertas kerja adalah catatan‐catatan yang diselenggarakan oleh auditor mengenai prosedur audit yang ditempuhnya, pengujian yang dilakukannya, informasi yang diperolehnya, dan simpulan yang dibuatnya sehubungan dengan auditnya. Contoh kertas kerja adalah program audit, hasil pemahaman terhadap pengendalian intern, analisis, memorandum, surat konfirmasi, representasi klien, ikhtisar dari dokumen‐dokumen perusahaan, dan daftar atau komentar yang dibuat atau diperoleh auditor. Kertas kerja dapat pula berupa data yang disimpan dalam pita magnetik, film atau media lain.” Menurut Penjelasan dalam Undang Undang Nomor 5 Tahun 2011 tentang Akuntan Publik disebutkan bahwa: “adalah dokumen tertulis, dokumen elektronik, atau dokumen dalam bentuk lainnya yang menggambarkan proses dan hasil kerja akuntan publik”
Merujuk pada standar yang telah disebutkan diatas, baik sebagai auditor internal, auditor eksternal maupun auditor pemerintah diwajibkan untuk mengarsipkan atau mendokumentasikan kertas kerja dengan baik dengan lama waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tanggung jawab auditor pada saat melakukan audit pada auditee/ klien diharuskan untuk mendokumentasikan pemahaman unsur‐unsur dalam sistem pengendalian internal yang akan digunakan untuk merancang perencanaan audit yang akan dijalankan.
Tata Cara penyusunan kertas kerja secara umum yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut:
1. Lengkap: Semua informasi telah disajikan dengan lengkap, akurat dengan didukung dengan pengamatan, pengujian, kesimpulan, dan rekomendasi yang didokumentasikan dalam kertas kerja. 2. Jelas: Kertas kerja harus mampu menjelaskan informasi secara
sistematis tersebut yang seolah‐olah dapat berbicara sendiri sehingga tidak memerlukan penjelasan tambahan secara lisan.
Inventarisasi yang dilakukan meliputi: pengelompokan arsip, manuver berkas, penomoran , pelabelan bok, penyimpanan dan entry data ke komputer. Dari hasil inventarisasi arsip dari P2T UGM menghasilkan DPA Usul Musnah, Inaktif dan Permanen. (Heri)
Arsip UGM Menyelenggarakan Seminar
dan Pameran Kearsipan
Arsip UGM menyelenggarakan Seminar Nasional Kearsipan dengan tema ”Arsip sebagai Memori Kolektif Perguruan Tinggi dan SumberPenelitian”, Sabtu, 11 Desember 2011 di Sekolah Pascasarjana UGM.
Seminar yang dihadiri para peneliti dan insan kearsipan dari institusi pendidikan maupun pemerintah daerah yang berasal dari wilayah Jawa, Sumatera, dan Kalimantan tersebut secara resmi dibuka oleh Asisten WRS APPSM UGM Dr. Jamhari, SP.MP.
Dalam sambutannya, beliau menyampaikan pentingnya arsip dalam penyelesaian polemik yang terjadi dalam institusi. Sebagai contoh di UGM sedang menelusuri perubahan warna dan bentuk bendera/ duaja fakultas dan universitas.
Pembicara seminar terdiri dari Pembicara I Drs. Mustari Irawan, MPA. (Deputi Bidang Konservasi ANRI). Dengan materi ”Kebijakan Pembinaan Kearsipan ANRI Terkait Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi”.
arsip inaktif sebaiknya disimpan secara sentral di Records Center Fakultas agar memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip.
Bagi Arsip UGM survey ini akan membantu pendampingan dan pengembangan Records Center di fakultas. Kegiatan ini akan diperluas ke setiap unit kerja selain fakultas yaitu satuan kerja pendukung universitas seperti LPPM agar dapat mendukung penyelamatan arsip UGM. (Agus)
Jumlah Arsiparis UGM Bertambah
Akhir tahun 2011 berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No.96856‐96859/A4.4/KP/2011 tertanggal 5 Agustus 2011 Arsiparis UGM bertambah 4 orang. Mereka adalah Musliichah, A.Md., S.IP., Kurniatun, A.Md., S.IP., Fitria Agustina, A.Md., dan Ully Isnaeni Effendi, A.Md., SE., dimana satu orang diangkat dalam jabatan Arsiparis Pelaksana Lanjutan dan tiga orang lainnya dalam jabatan Arsiparis Pelaksana. Dengan bertambahnya 4 orang Arsiparis tersebut berarti hingga saat ini UGM telah mempunyai 21 orang Arsiparis dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan 3 orang Arsiparis dari Pegawai Tidak Tetap (PTT). 24 orang arsiparis tersebut tersebar di beberapa fakultas dan Arsip UGM. (Anna)
Magang Mahasiswa DIII Kearsipan UGM
Tanggal 23 Januari‐17 Februari 2012 mahasiswa Diploma Kearsipan angkatan 2010 magang di Arsip UGM, mereka adalah: Rizky Chalalika Laila, Nurul Hidawati, Ika Sumarsih Handayani, Asyifa Rahmawati, Uswatun Hasanah, Intan Utami Dwijayanti, Choirun Sulaiman, dan Riski Anggi Pratiwi. Pada kesempatan ini peserta magang melakukan inventarisasi arsip dari P2T UGM dari tahun 1994 – 2002, dan melakukan pendataan arsip kartografi, gambar tehnik, dan kearsitekturan dari DPPA UGM dari tahun 1953 – 1998.3. Tepat: Informasi yang disajikan dalam kertas kerja harus fokus pada informasi pokok dan tujuan audit sehingga dokumentasi kertas kerja akan dapat memberikan keputusan atau opini yang tepat.
4. Logis: pengarsipan kertas kerja harus mengikuti urutan logis misal kertas kerja didokumentasikan berdasarkan urutan tahapan mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan.
5. Rapi: Pendokumentasian kertas kerja harus disusun dengan rapi dan teratur sehingga memudahkan jika dilakukan supervisi oleh auditor senior. Kategori Arsip Kertas Kerja Tim Auditor Agar memberikan kualitas atas jasa audit yang telah diberikan dan memenuhi kebutuhan yang ada, diperlukan pengarsipan kertas kerja secara manual dan elektronik. Menurut Undang Undang No. 43 tahun 2009 fungsi arsip dikelompokkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan. Demikian pula dalam bidang audit, menurut Boynton dan Johnson (2006) kertas kerja audit laporan keuangan umumnya diarsipkan berdasarkan dua kategori, yaitu sebagai berikut:
1. Arsip Permanen
Berisi data yang diperkirakan akan berguna bagi auditor pada banyak penugasan di masa datang untuk klien yang bersangkutan.
a. Salinan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga perusahaan b. Kode rekening dan buku pedoman prosedur c. Bagan organisasi d. Tata letak pabrik, proses produksi, dan produk‐produk utama e. Ketentuan‐ketentuan penerbitan saham dan obligasi f. Salinan kontrak‐kontrak jangka panjang
g. Daftar rencana depresiasi aktiva tetap dan amortisasi utang jangka panjang
h. Ringkasan prinsip‐prinsip akuntansi yang digunakan oleh klien
2. Arsip Tahun Berjalan
Berisi informasi penguat yang berhubungan dengan pelaksanaan program audit pada tahun berjalan, contoh: a. Neraca saldo b. Berita acara kas opname c. Rekonsiliasi bank d. Rincian piutang e. Rincian persediaan f. Rincian utang g. Rincian biaya, dan lain sebagainya Pembuatan Kertas Kerja
Teknik‐teknik yang harus diperhatikan dalam pembuatan kertas kerja audit laporan keuangan menurut Boynton dan Johnson (2006), yaitu:
a. Judul: setiap kertas kerja berisi informasi mengenai nama klien, judul yang jelas menunjukkan isi kertas kerja yang bersangkutan. b. Nomor Index: setiap kertas kerja harus diberi index atau nomor
referensi, misalnya A‐1, B‐2, dan sebagainya, untuk keperluan pemberian identifikasi dan pengarsipan.
INFORMASI
Survey Pendataan Kearsipan Unit Kerja Fakultas di
Lingkungan Universitas Gadjah Mada Tahun 2012
Tim pendampingan pendirian Pusat Arsip (Records Center) Arsip UGM melakukan kegiatan survey pendataan kearsipan di unit kerja fakultas di lingkungan UGM. Tujuan kegiatan ini untuk memperoleh gambaran pola pengelolaan kearsipan di unit kerja fakultas, menentukan strategi penyempurnaan pengelolaan arsip di fakultas lebih berdaya guna, mengidentifikasi keberadaan arsip yang bernilai guna historis/ permanen, dan pendampingan pendirian Records Center bagi fakultas yang belum memiliki Records Center.
Kegiatan ini dilaksanakan tanggal 14 Februari ‐ 1 Maret 2012. Tim terdiri dari 6 orang Arsiparis UGM. Kegiatan ini disambut baik oleh fakultas dan sebagian besar ditanggapi positif untuk ditindaklanjuti. Data kearsipan yang diperoleh meliputi:
• Pengelolaan arsip aktif mulai dari Tata Persuratan, Tata Pengurusan Surat, Pemberkasan Arsip hingga penyimpanannya, sarana prasarana, dan SDM pengelola arsip.
• Pengelolaan Arsip Inaktif meliputi keberadaan Records Center, pengelolaan Records Center, sarana dan parasarana hingga penyusutan arsip.
• Keberadaan Arsip Statis diperoleh gambaran bahwa sebagian besar fakultas masih menyimpan arsip statis.
Hasil survey ini akan dilaporkan kepada fakultas agar dapat dipergunakan untuk menyempurnakan pengelolaan kearsipannya. Secara garis besar dapat diperoleh gambaran bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif pada umumnya di unit kearsipan fakultas sudah berjalan dengan baik. Sedangkan pengelolaan arsip inaktif masih perlu ditingkatkan, misalnya
arsiparis, yang juga dapat diadopsi oleh pustakawan ketika harus mengelola arsip dan manuskrip. Arsiparis dan pustakawan harus mengembangkan pengetahuannya tentang penciptaan rekod, bagaimana rekod itu digunakan, dan jenis kegiatan yang terkait dengan pengelolaan arsip dan manuskrip. Selain ini, mereka harus juga memahami model pengelolaan principles of provenance, principles of originanl order. Termasuk juga pengetahuan dasar bagaimana melakukan kontrol intelektual dan kontrol fisik arsip dan manuskrip yang menjadi tanggung jawabnya.
Akhirnya, buku tipis ini layak dan “wajib” dibaca baik oleh arsiparis maupun pustakawan yang bekerja menangani manuskrip. Untuk menambah pengetahuan tentang pengelolaan manuskrip, tidak ada salahnya dilanjutkan membaca “Selecting and Appraising Achives and Manuscripts” karya Gerald Ham, “Preserving Archives and Manuscripts” karya Mary Linn Ritzenthaler dan banyak lagi terbitan ASA yang dapat diakses secara on‐line. Untuk artikel‐artikel seperti bagaimana menyelenggarakan pameran manuskrip, bagaimana layanan manuskrip, dll. ada puluhan artikel menarik tentang manuskrip yang dimuat di e‐jurnal Archival Sciences. Bagi yang mempunyai account email UGM dapat mengakses jurnal tersebut secara bebas dan gratis di e‐jurnal perpustakaan UGM.
c. Referensi‐Silang: data dalam suatu kertas kerja yang diambil dari kertas kerja lain atau dipindah atau dibawa ke kertas kerja lain, harus diberi referensi silang dengan nomor index dari kertas‐ kertas kerja tersebut.
d. Tanda simbol (tick marks): merupakan simbol, seperti tanda silang, centang, atau tanda lainnya, yang digunakan pada kertas kerja untuk menunjukkan bahwa auditor telah melakukan prosedur audit tertentu pada bagian yang diberi tanda pengerjaan, atau bahwa tambahan informasi tentang sesuatu hal yang terdapat pada kertas kerja lain yang ditunjukkan oleh tanda pengerjaan yang bersangkutan.
e. Tanda tangan dan Tanggal: setelah menyelesaikan tugas yang terdokumentasi dalam program audit, baik pembuat kertas kerja maupun orang yang me‐review (auditor senior) harus menandatangani dan mencantumkan tanggal pada kertas kerja yang bersangkutan. Hal ini akan mempertegas dengan jelas siapa penanggung jawab yang membuat kertas kerja dan siapa orang yang telah me‐review kertas kerja.
Terobosan Pengarsipan Kertas Kerja Audit
Perkembangan pesat perusahaan dalam mengaplikasikan teknologi informasi dalam menjalankan operasinya karena adanya tuntutan kompleksitas operasi bisnis dan transaksi yang frekuensinya tinggi memberikan dampak yang besar pula bagi auditor dalam melakukan audit dengan menggunakan Teknik Audit Berbantuan Komputer (TABK) sehingga auditor dalam pendokumentasiannya dituntut agar cakap untuk mendokumentasikan langkah dan hasil kerja kedalam kertas kerja audit secara elektronik.
Dalam rangka memudahkan dan memperlancar urusan arsip kertas kerja audit dengan menyelaraskan pada tujuan audit pada auditee/
klien maka saat ini dikembangkan pembuatan kertas kerja secara elektronik melalui pengembangan software. Pengembangan software pada umumnya dikembangkan oleh Kantor Akuntan Publik/ divisi audit internal itu sendiri dan dikembangkan pula oleh perusahaan yang secara khusus menyediakan alat bantu audit. Beberapa contoh software yang telah berhasil dibuat oleh vendor yang mengembangkan kertas kerja audit elektronik, software yang cukup dikenal diantaranya adalah CaseWare, The ACBA Electronic Working Papers (EWP) dan ProAudit, Mkinsight dan lain sebagainya.
Kertas kerja secara elektronik dapat didefinisikan sebagai setiap audit yang pada tiap tahapan yaitu perencanaan, pendokumentasian, pemberian indeks, referensi, laporan, dan penyimpanan yang dilakukan secara elektronik. Beberapa kelebihan ketika menggunakan kertas kerja secara elektronik, diantaranya sebagai berikut:
a. Meningkatkan efisiensi & efektifitas bagi auditor.
b. Mengurangi, atau bahkan menghilangkan, kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah dalam pembuatan kertas kerja audit. c. Meningkatkan keakuratan dalam pengambilan kesimpulan hasil
audit .
d. Mempromosikan ketepatan waktu dalam pelaporan.
Beberapa software yang berhasil dikembangkan misalnya CaseWare, The ACBA Electronic Working Papers (EWP), ProAudit, dan Mkinsight memberikan kelebihan secara umum diantaranya adalah:
a. Fitur yang ada dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan sehingga mengurangi upaya pengembangan.
b. Mengelola proses audit lengkap, mulai dari Perencanaan sampai dengan penyusunan laporan hasil audit.
c. Mampu terintegrasi dengan perangkat lunak lain misal Microsoft Office untuk memungkinkan bekerja secara offline.
saling terkait, memiliki makna sosial, memiliki nilai secara keseluruhan, dan telah terjadi pergeseran kegunaan.
Dalam bab kedua, diceritakan mengenai perkembangan kearsipan, khususnya di Amerika, dan ia mencatat bahwa ilmu pengetahuan kearsipan adalah disiplin yang berkembang di Amerika. Dia membahas fakta bahwa pada peradaban kuno telah digunakan arsip dalam artian setiap catatan tertulis. Praktek kearsipan modern baru dimulai pada masa Revolusi Perancis. Catatan‐catatan tertulis disimpan rapi dengan tujuan untuk melindungi hak‐hak rakyat. O'Toole mencatat bahwa pendirian institusi kearsipan publik, Jamestown, pada akhir abad ke‐18 merupakan babakan baru tentang “layanan informasi kearsipan kepada publik”. Disana juga dikembangkan tradisi pengelolaan manuskrip sejarah yang dimulai dengan karya Massachusetts Historical Society, yang didirikan pada 1791. Tradisi ini difokuskan pada pengumpulan, penyimpanann, pelestarian, dan penerbitan manuskrip sejarah untuk memastikan bahwa publik dapat mengakses secara terus menerus. Selama abad ke‐19, fokus pada tradisi pengelolaan manuskrip sejarah di AS jauh melebihi fokus pada tradisi pengelolaan arsip publik. Tren ini mulai berubah sesaat sebelum awal abad ke‐20 dengan berdirinya Public Archives Commission oleh American Historical Association. Pada tahun 1930‐an terjadi beberapa perkembangan pesat di bidang kearsipan termasuk pembangunan Arsip Nasional, pembentukan Masyarakat Arsiparis Amerika, dan survei manuskrip sejarah untuk layanan publik. Dalam dekade berikutnya, ilmu kearsipan mengalami diversifikasi, atau tepatnya muncul spesialisasi seperti records management yang melahirkan profesi records manager, dll. Sementara itu, konsolidasi identitas profesionalitas juga mengalami perkembangan yang ditandai dengan berbagai jenis standardisasi kearsipan.
Dalam dua bab terakhir digambarkan mengenai pekerjaan arsiparis dan jenis‐jenis pengetahuan dan tata nilai yang perlu dimiliki
Karya lama James M. O’Toole “Understanding Archives and Manuscripts” ini kemudian pada tahun 2006 ditulis kembali bersama Richard J. Cok dengan judul “Understanding Archives & Manuscripts (Archival Fundamentals Series)” setebal 237 halaman. Karya O’Toole setebal 87 halaman ini dibagi ke dalam empat bab. Bab pertama “Recording, Keeping, and using Informtion”, Bab dua “The Hostory of Archives and the Archives Profession”, Bab tiga “The Archivists Perspective: Konowledge and Values”, dan Bab terakhir “The Archivists Task: Responsibilities and Duties”.
Karya James O'Toole ini berguna sebagai panduan untuk memahami informasi dasar tentang sejarah dan perkembangan ilmu kearsipan. O'Toole berpendapat bahwa mengetahui bagaimana rekod itu lahir, apa fungsinya, informasi apa yang dikandungnya, dan bagaimana mengelola informasi itu agar dapat digunakan, adalah dasar pemahaman arsip dan manuskrip. Dalam bab pertama, membahas bagaimana rekod lahir yang berkembang dari transmisi oral yang digunakan oleh masyarakat belum melek huruf sampai perkembangan tulisan dan teks modern dalam masyarakat melek huruf melalui berbagai cara. O'Toole mencatat bahwa pergeseran dari lisan ke teks tertulis yang dihasilkan itu lebih presisi, permanen, dan mengalami perkembangan yang sangat cepat terutama ketika tulis menulis digunakan menjadi media komunikasi. Ketika tata‐tulis mengalami peningkatan di masyarakat, begitu juga proliferasi rekod meningkat, yang pada gilirannya rekod tidak lagi sebagai bagian dari individu tetapi telah berkembang pesat sebagai bagian dari masyarakat itu sendiri. Dalam bab satu ditunjukkan bahwa ada enam alasan dasar untuk pembuatan rekod: pribadi, sosial, ekonomi, hukum, instrumental, dan simbolis. Orang menyimpan rekod bisa saja karena hanya alasan praktis. Dalam bab ini juga dijelaskan perkembangan berbagai instrumen yang telah digunakan untuk merekam informasi. Intinya dalam bab ini dijelskan dan ditunjukkan bahwa rekod modern berlimpah (archives dan manuskrip)
d. Setiap auditor dapat melihat dan mencetak jadwal dan mengirim update status audit pada titik waktu tertentu.
e. Menyediakan fasilitas untuk membuat indeks dan kertas kerja baru secara otomatis, menyediakan fasilitas otomatis untuk cross index antara kertas kerja.
f. Menyediakan fasilitas untuk mengindeks dan membuat hyperlink ke bukti‐bukti eksternal atau informasi yang diperlukan.
Kesimpulan
Pengarsipan kertas kerja dalam pelaksanaan audit laporan keuangan yang baik memberikan kontribusi yang besar bagi auditor dalam mengambil kesimpulan atas hasil audit yang dilakukan dan memudahkan bagi auditor mempelajari kertas kerja hasil audit tahun sebelumnya. Pergeseran menuju kertas kerja secara elektronik memberikan dampak pada tiap tahapan mulai dari perencanaan, pendokumentasian, pemberian indeks, referensi, laporan, dan penyimpanan yang dilakukan secara elektronik.
Dalam konteks Kantor Akuntan Publik, pengarsipan kertas kerja yang baik akan menghindarkan potensi persoalan pidana yang mungkin akan dihadapi, sebagaimana dalam UU No. 5 Tahun 2011 tentang Akuntan Publik pada Bab XIII poin b disebutkan “dengan sengaja melakukan manipulasi, memalsukan, dan/ atau menghilangkan data atau catatan pada kertas kerja atau tidak membuat kertas kerja yang berkaitan dengan jasa yang diberikan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) sehingga tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya dalam rangka pemeriksaan oleh pihak yang berwenang dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan pidana denda paling banyak Rp.300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah)”.
Daftar Pustaka:
Arsip Nasional Republik Indonesia, Undang Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Jakarta, 2009. Departemen Hukum dan HAM, Undang Undang No. 5 tahun 2011 tentang Akuntan Publik, Jakarta, 2011. Dewan SPAP Ikatan Akuntan Indonesia. 2001. Standar Profesional Akuntan Publik: per 1 Januari 2001. Salemba Empat, Jakarta. Boynton, William C., Johnson, Raymond N., and Kell, Walter G., Modern Auditing, Seventh Edition, John Wiley and Sons, Inc, 2001. Mulyadi. Auditing Buku I, Jilid 3, Edisi Keenam, Salemba Empat, Jakarta, 2002. Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal, Standar Profesi Audit Internal, YPIA, Jakarta, 2004 Software Kertas Kerja Elektronik, Sumber: http://dailyrudy.wordpress.com/ 2009/03/22/ software‐kertas‐kerja‐elektronik/ Overview Kertas Kerja Elektronik, Sumber: http://apexauditsystem.com/ apex_features_overview_en.html Dowler, ketika ia masih menjadi Ketua Departemen Arsip dan Perpustakaan di Universitas Yale, menggambarkan situasi itu cukup menarik: “bahwa arsip dan manuskrip itu seperti rumput liar yang semula ditanam secara hati‐hati di taman perpustakaan. Sekalipun, rumput itu akan tumbuh liar dan deras bukan berarti rumput itu harus dibasmi dan dihancurkan”. Dowler kemudian memberikan solusi tentang “bagaimana rumput liar yang seperti gulma itu dirubah menjadi tanaman obat atau tanaman yang dapat dimakan. Dowler menawarkan solusi “merubah gulma itu menjadi tanaman yang bermanfaat” dengan menggunakan dasar dan prinsip pengelolaan kearsipan. Hampir sama persis seperti yang ditawarkan oleh James M. O’Toole.
Archives are “The document created or received and accumulated by a person or organization in the course of the conduct of affairs, and preserved because of their continuing value” (Bellardo and Bellardo, 1992). The manuscripts are “the papers of s person, an artificial collection of materials from a variety pf place or person, or individual items acquired because of some special significance'' (Yakel, 1994). Kedua terminologi tersebut, archives dan manuskrip, seringkali digunakan secara bergantian, dan sering pula diperlakukan sama karena keduanya merujuk kepada sumber‐sumber asli yang tidak dipublikasikan, kesamaan karakteristik, dan unik. Tidak seperti buku, jurnal dan sumber tercetak lainnya yang berupa information products (bukan information by‐products) yang biasa dikoleksi perpustakaan, arsip dan manuskrip yang dikoleksi perpustakaan maupun lembaga kearsipan biasanya tidak ada salinannya. Arsip dan manuskrip adalah catatan‐catatan organik yang timbul dari fungsi dan kegiatan instansi, perkantoran, dan individu. Kehadiran arsip dan manuskrip, ditentukan oleh keadaan penciptaannya. Oleh karena itu, keduanya memiliki karakteristik sebagai berikut: alami, imparsial, otentik, organik, dan unik (Jenkinson, 1944)
RESENSI
Understanding Archives and Manuscripts
Machmoed Effendhie Judul : Understanding Archives and Manuscripts Penulis : James M. O’Toole Edisi : ‐ Cetakan : ‐ Penerbit : Society of American Archivists Tahun : 1990 ISBN : 0931828‐77‐5 Halaman : 86 disertai indeksArsip (archives) dan manuskrip, penanganannya memerlukan teknik khusus berdasarkan sifat khas mereka sebagai produk samping (by‐ product) dari transaksi, bukan dari hasil deliverasi atau upaya‐upaya kreatif. Arsip (archives) dan manuskrip adalah bahan yang bersifat alami, organik, impartial, otentik, dan unik yang bermakna karena dari konteks penciptaannya. Prinsip asal usul (priciples of provenance), prinsip aturan asli (principles of original order), dan diskripsi kolektif (collective description) serta standar preservasi akan menjamin kualitas informasi dalam Arsip dam manuskrip. Pemahaman terhadap karakteristik archives dan manuskrip serta pemahaman dasar teori serta praktik kearsipan bagi arsiparis maupun pustakawan menjadi sangat penting.
Bagi pustakawan dan juga arsiparis yang bekerja di perpustakaan mungkin akan mengalami kebingungan ketika melihat tumpukan arsip dan manuskrip. Bagaimana mengelola dan memperlakukannya. Lawrence
Peran dan Profesionalisme Arsiparis
Burhanudin DR Pendahuluan“Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia”
Dalam beberapa referensi disebutkan bahwa arsip merupakan informasi yang terekam. Artinya, arsip merupakan salah satu sumber informasi. Dikaitkan dengan Pasal 28F Undang‐undang Dasar 1945 arsip merupakan salah satu kebutuhan mendasar dari setiap manusia.
Apabila kearsipan hanya diidentikkan dengan kegiatan penyimpanan surat‐surat purna pakai semata, atau sekedar pencatatan masuk keluarnya surat, maka pengelolanya pun tidak perlu orang yang professional. Cukup orang yang bisa membaca dan menulis. Dengan kata lain tidak perlu adanya profesi di bidang kearsipan.
Dunia kearsipan dewasa ini sedang mengalami perubahan. Demikian halnya di Indonesia, walaupun terlambat dan berjalan lambat, dunia kearsipan di Indonesia sedang mengalami pergeseran dari nilai‐nilai lama yang selama ini akrab dalam pandangan masyarakat Indonesia. Praktisi kearsipan yang selama ini lekat sebagai ‘danyangnya gudang arsip' secara pelan diakui sebagai profesi yang dianggap sejajar dengan profesi lain. Hal ini merupakan langkah antisipasi terhadap perkembangan kebutuhan informasi. Perubahan yang cukup signifikan adalah yang menyangkut upaya membangun Sumber Daya Manusia. Apabila sebelumnya mereka yang bekerja di bidang kearsipan hanya merupakan pekerja arsip, saat ini diarahkan menjadi tenaga yang profesional. Dengan
kata lain terjadi perubahan dari bidang pekerjaan, yang diharapkan kelak, menjadi profesi di bidang kearsipan,
Sebagai jawaban terhadap hal tersebut, melalui Keputusan Menteri PAN telah ditetapkan bahwa pekerjaan di bidang kearsipan diakui sebagai profesi. Secara formal pelaksana di bidang kearsipan disahkan sebagai pejabat fungsional arsiparis. Walaupun demikian pada hakekatnya profesi kearsipan bukan semata‐mata dilihat dari aspek formal saja tetapi lebih pada aspek kompetensi, sikap, dan perilaku.
Pengertian
Secara terminologis istilah arsiparis dibakukan sejak diterbitkannya Keputusan Menteri PAN Nomor: 36/ 1990 tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis. Dengan pembakuan tersebut kemudian dikenal istilah profesi kearsipan sebagai substansi yang melekat pada manajemen arsip. Dalam keputusan tersebut arsiparis masih terbatas pegawai negeri sipil. Seiring dinamika dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, pemikiran mengenai profesi arsiparis pun semakin berkembang. Peraturan Menteri PAN Nomor: PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya, istilah profesi kearsipan sebagai substansi yang melekat pada manajemen arsip. Dalam hal ini arsiparis diberi pengertian yang terbatas yaitu ”jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggungjawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang”. Arsiparis sebagai profesi harus didukung oleh substansi teoritis sebagaimana profesi pada umumnya.
Apabila arsiparis dianggap sebagai tenaga profesional dituntut persyaratan‐persyaratan yang sesuai standar kompetensi yang telah dibakukan. Dalam pemahaman secara umum tenaga profesional kearsipan dapat dipahami orang yang memiliki ketrampilan, perilaku, sikap yang
perencanaan dan pengembangan...”. Dan hingga saat ini Universitas Gadjah Mada masih menggunakan sebutan Rektor.
Referensi
1. Undang‐undang No 22 tahun 1961 tentang Perguruan Tinggi 2. Peraturan Pemerintah No.23 Tahun 1949 tentang Peraturan
tentang Penggabungan Perguruan Tinggi menjadi Universiteit 3. Keputusan Presiden RI No.53 Tahun 1982 tentang Susunan
Organisasi UGM
4. Salinan Surat Keputusan Direktur Djenderal Perguruan TInggi RI No.2580/SEKRET/BUP/67
5. Petikan Surat Keputusan Presiden RI No.143/A/50
6. Dari Revolusi Ke Reformasi, 50 Tahun UGM editor Bambang Purwanto, Djoko Suryo, Soegijanto Padmo, 1999
7. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.0233/U/1977 tentang Statuta Universitas Negeri Gadjah Mada Yogyakarta
8. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.0440/0/1992 tentang Statuta Universitas Gadjah Mada
disebutkan bahwa “jang dapat memilih rektor adalah salah satunya anggota‐anggota presidium sekarang”.
Keputusan senat mengenai pencalonan rektor hanya merupakan bahan pertimbangan bagi Dirjen Perguruan Tinggi/ Menteri Pendidikan dan Kebudajaan untuk diusulkan kepada Pemerintah RI guna mendapatkan persetujuan (Pasal 7).
Rektor Universitas
Setelah sempat berubah ke presidium, akhirnya pada awal September 1968 berubah kembali ke rektor universitas. Dari Salinan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudajaan RI No.2693/KT/I/SP/68 menyebutkan bahwa:
“…memutuskan terhitung mulai tanggal 1 September 1968 memberhentikan Drs. Soepojo Padmodipoetro, MA. dari jabatannya sebagai Ketua Presidium………sambil menunggu keputusan Presiden RI mengangkat Drs. Soeroso H Prawirohardjo, MA. sebagai Pd. Rektor Universitas Gadjah Mada”.
Sebutan rektor ini juga dijelaskan juga pada Keputusan Presiden RI No.53 Tahun 1982 tentang Susunan Organisasi UGM pada pasal 1 “UGM adalah unit organik di lingkungan Departemen Pendidikan Kebudayaan, dipimpin oleh Rektor yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Menteri Pendidikan dan Kebudayaan”.
Ditambahkan pula seperti yang tercantum pada UGM Dalam Angka Tahun 1999 “...Organisasi dan kelembagaan di UGM mengacu pada SK Mendikbud RI No.0204/O/1995 tanggal 18 Juli 1995 tentang OTK UGM. Dalam rangka persiapan otonomi perguruan tinggi, UGM sedang mempersiapkan penataannya berdasarkan PP RI No.60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi. Rektor dibantu 5 pembantu rektor. PR 1 bidang kegiatan akademis, PR 2 bidang kegiatan administrasi umum, PR 3 bidang kegiatan kemahasiswaan, PR 4 bidang kegiatan kerjasama, PR 5 bidang kegiatan
profesional serta memiliki latar belakang teori dan minat di bidang kearsipan. Perlu diingat bahwa arsip perlu dikelola khusus oleh mereka yang bertanggungjawab atas kelangsungan operasional organisasi. Kegunaan arsip sebagai sumber informasi yang tercipta dan diterima untuk keperluan penyelenggaraan organisasi serta kegunaan di luar proses penciptaan yang tidak secara langsung berkaitan dengan operasionalisasi organisasi.
Berbagai kegunaan arsip, selain sebagai sumber informasi yang berkaitan dengan operasional organisasi adalah sebagai referensi, sumber informasi bagi sistem informasi manajemen, juga sebagai identitas suatu komunitas daerah atau bangsa melalui pemupukan kebanggaan atas hasil yang dicapai oleh suatu daerah atau bangsa pada masa silam.
Dalam pelaksanaan tugas profesinya, arsiparis memerlukan latar belakang ilmu dan teori kearsipan, disamping ketrampilan yang profesional serta penguasaan tentang fungsi dan tugas organisasi pencipta arsip. Selain itu, berkaitan dengan nilai guna eksternal suatu arsip diperlukan arsiparis yang memiliki cakrawala yang luas yang menjadi background dari terciptanya suatu arsip. Hal ini karena nilai guna ini hanya dapat ditangkap melalui interpretasi, tersembunyi di belakang struktur organisasi maupun latar belakang kegiatan atau peristiwa saat arsip tersebut tercipta. Hal yang tidak dapat diabaikan adalah penguasaan keahlian dan ketrampilan penunjang, seperti penguasaan teknologi informasi, manajemen, administrasi, pengetahuan sejarah, penulisan karya ilmiah, kemampuan berbahasa, dan sebagainya. Bekal dan latar belakang teori sebagaimana tersebut dapat melengkapi keprofesionalan arsiparis, suatu catatan penting adalah bahwa manajemen arsip tidak ditujukan bagi kepentingan kearsipan atau arsiparis sendiri tetapi bagi ketersediaan informasi.
Arti Penting Arsip dan Peran Arsiparis
Secara mendasar sebenarnya arsip memiliki arti penting dalam kehidupan manusia modern. Arti penting tersebut secara global dapat dikelompokkan dalam 5 kepentingan yaitu:
1. Kebutuhan hidup manusia sejak sebelum hidup sampai sesudah mati;
Hal ini tidak dapat dipungkiri bahwa kehidupan modern menuntut ketersediaan dokumen yang menyertai kehidupan seseorang. Ketiadaan dokumen pribadi ini akan menimbulkan kesulitan bagi yang bersangkutan. Bukan hanya menyangkut identitas tetapi lebih dari itu juga menyangkut status dan hak seseorang dalam komunitasnya. Oleh karena itu keberadaan dokumen pribadi ini seolah‐olah memiliki kedudukan yang sama dengan pemiliknya. Beberapa dokumen pribadi yang tercipta dalam kehidupan seseorang secara general dapat disebutkan antara lain:
2. Urat nadi bagi administrasi dan bukti kinerja;
Tidak dapat dipungkiri bahwa arsip merupakan urat nadi bagi kehidupan administrasi bagi sebuah organisasi. Selain itu arsip juga menjadi bukti kinerja sebuah organisasi.
Organisasi sebagai suatu bentuk administrasi tidak mungkin mengabaikan keberadaan arsip. Setiap bentuk kegiatan mesti melahirkan arsip. Oleh karena itu muncullah istilah arsip sebagai by product organisasi. Bagi sebuah organisasi arsip ibarat darah. Tanpa arsip sebuah organisasi akan mengalami hambatan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Banyak kasus yang mencerminkan peran arsip dalam sebuah organisasi.
3. Bukti dan sumber informasi otentik;
Kehidupan modern yang tertumpu pada ketersediaan arsip. Status, kewenangan, hak, tanggungjawab, identitas, maupun hasil kegiatan dari suatu organisasi ataupun individu tertumpu pada
Rektor Universitas
Melihat dari beberapa surat keputusan yang ada, salah satunya adalah Surat Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada No.8 tahun 1963 Tanggal 29 Mei 1963 yang sudah menggunakan “Rektor Universitas Gadjah Mada” yaitu Prof. Ir. H. Johannes. Sebutan Rektor ini berlangsung sejak tahun 1963 sampai dengan bulan April tahun 1967.
Ketua Presidium
Setelah sempat berubah menjadi rektor kemudian pada tahun 1967 sempat terjadi pergantian jabatan rektor menjadi presidium karena hal yang mendesak. Hal tersebut sesuai dengan Salinan Surat Keputusan Direktur Djenderal Perguruan TInggi RI No.2580/SEKRET/BUP/67:
“…berhubung dengan penugasan/ perbantuan drg. Nazir Alwi pada Koordinator Perguruan Tinggi Daerah Djawa Tengah bagian Selatan jang telah ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur Djenderal Perguruan Tinggi tgl 19 Mei 1967 No.2566/SEKRET/BUP/67, sambil menunggu penundjukan/ pengangkatan Rektor perlu menjerahkan pimpinan UGM kepada sebuah Presidium …….dengan Drs. Soepojo Padmodipoetro, MA sebagai ketuanya dan 4 orang anggota...”
Ditambahkan pula pada Surat Keputusan No. 7 tahun 1967 dimana surat keputusan tersebut masih atas nama Rektor Nazir Alwi (tanggal 19 Mei 1967) namun pada Surat Keputusan No. 10 tahun 1967 sudah menggunakan Ketua Presidium Universitas Gadjah Mada (tanggal 27 Djuli 1967). Dan hingga akhir tahun 1967 masih menggunakan sebutan ketua presidium.
Sebutan ketua presidium dapat terlihat pada Keputusan Presidium UGM No.35 tahun 1967 tentang Pemilihan Tjalon Rektor. Dalam Surat Keputusan Presidium ini disebutkan pada bagian paling awal “mengingat” yaitu “....bahwa presidium Universitas Gadjah Mada sekarang ini hanja merupakan pimpinan sementara...”. Diperjelas dengan isi pasal 2 yang
Berdasarkan Undang‐undang No 22 tahun 1961 tentang Perguruan Tinggi, Pasal 1 disebutkan bahwa “perguruan tinggi adalah lembaga ilmiah jang mempunjai tugas menjelenggarakan pendidikan dan pengadjaran diatas perguruan tingkat menengah dan jang memberikan pendidikan dan pengadjaran berdasarkan kebudajaan kebangsaan Indonesia dan dengan tjara ilmiah”. Pasal 6 “perguruan tinggi dapat berbentuk: universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, bentuk lain jang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah”. Pada Bab IV Kelengkapan Perguruan Tinggi Pasal 12 (1) disebutkan bahwa universitas/ institut dipimpin oleh Presiden Universitas/ Institut jang dalam segala segi kedudukannja, baik jang bersifat penjelenggaraan pendidikan maupun tata usaha, didampingi oleh Senat Universitas/ Institut atas dasar musjawarah. Hal ini sesuai dengan asas demokrasi terpimpin maka presiden universitas/ Institut berkedudukan sebagai tokoh pusat dan pemimpin utama.
Berdasarkan pada Pasal 18 Perguruan tinggi negeri ialah perguruan tinggi jang dimiliki dan diselenggarakan oleh Negara, pendirian suatu perguruan tinggi negeri dilakukan oleh presiden RI. Masa jabatan presiden universitas disebutkan pada Pasal 20 (2) presiden universitas/ institute negeri diangkat dan diberhentikan oleh presiden RI atas usul menteri setelah mendengar pertimbangan senat, dan memangku djabatan selama masa empat tahun dan djika perlu diangkat kembali
Sebutan presiden universitas masih digunakan sampai dengan awal tahun 1963. Hal tersebut dilihat dari surat keputusan yang tersimpan di Arsip Universitas Gadjah Mada yang salah satunya adalah surat keputusan atau Penetapan Presiden Universitas Gadjah Mada No.7 Tahun 1963 tentang Penjempurnaan Peraturan Senat UGM Tahun 1960 No.3 mengenai BPA (tertanggal 19 April 1963). arsip yang tersedia. Sebagai sumber informasi otentik karena arsip merupakan data yang tercipta paling dekat dengan kegiatan atau peristiwa yang mengiringi. 4. Rekaman kegiatan/ peristiwa;
Kehidupan modern yang memiliki kecanggihan teknologi yang cukup mengagumkan semakin memberi kemungkinan untuk menempatkan arsip sebagai rekaman kegiatan/ peristiwa. Arsip tekstual cenderung memiliki nilai formalitas yang cukup tinggi sebagai bukti kegiatan/ peristiwa tetapi arsip dalam bentuk non tekstual lebih memberi kemungkinan untuk merekam berbagai kegiatan/ peristiwa. Apalagi ada kecenderungan terjadinya peristiwa yang tidak terencana, seperti bencana alam, musibah, atau insiden lain yang tidak terencana. Kecanggihan teknologi yang kepemilikannya juga tidak terbatas menjadikan semakin tersedianya bukti kegiatan/ bukti dari suatu peristiwa.
5. Bukti Prestasi Kerja;
Dalam pelaksanaan operasional organisasi, baik bisnis maupun publik, senantiasa bertumpu pada ketersediaan data. Demikian halnya dengan prestasi kerja yang telah dicapai. Setiap kegiatan dalam suatu organisasi didasarkan pada catatan. Demikian halnya hasil dari kegiatan tersebut akan dituangkan dalam bentuk catatan. Catatan inilah yang menjadi dasar dalam penilaian prestasi kerja.
Secara legal, Undang‐undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menjabarkan arti penting arsip dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Hal tersebut dapat dilihat dari kewajiban pejabat maupun lembaga pencipta arsip, lembaga kearsipan, maupun ancaman‐ancaman pidana yang tersebut dalam undang‐undang tersebut.
Dalam undang‐undang kearsipan tersebut secara jelas disebutkan bahwa arsip memiliki arti penting baik dalam kaitannya dengan
administrasi, status, kepemilikan, kesejarahan, kebuktian, bahkan menyangkut keutuhan dan keselamatan negara. Apabila dilihat dari kewenangan dan tanggungjawab, undang‐undang tersebut juga menghapus stikma bahwa arsip ‘hanya’ terkait dengan tumpukan surat‐ surat tua. Juga menghapus image sebagai pekerjaan sampingan yang cukup dikerjakan oleh agendaris atau ‘tukang’ arsip. Apalagi kedepan arsip juga tidak berkutat pada pengelolaan yang bersifat konvensional, baik media arsipnya maupun sarana pengendaliannya.
Demikian juga terkait dengan ancaman sangsi yang terdapat dalam undang‐undang ini menunjukkan bahwa sejak terciptanya suatu arsip menjadi komponen yang menentukan. Bagi seorang pegawai, sangsi berupa pembebasan dari jabatan merupakan suatu sangsi administrasi yang cukup membuat aib. Tidak hanya itu, ancaman sangsi pidana maksimal 10 tahun penjara dan denda yang mencapai 500 juta rupiah adalah bukti bahwa perlu keseriusan dalam pengelolaan arsip.
Sudah tentu mengingat fungsi arsip yang demikian penting dan strategis diperlukan Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan yang mampu mengantisipasi tuntutan tersebut. Dalam undang‐undang kearsipan secara gamblang juga disebutkan bahwa pengembangan sumber daya manusia terdiri atas arsiparis dan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan. Sekalipun kearsipan bukan saja menjadi kewenangan dan tanggungjawab arsiparis akan tetapi dalam implementasinya arsiparis menjadi key person. Arsiparis memerankan fungsi ganda, sebagai thing tank dan sebagai praktisi. Konsep dan pemikiran arsiparis dalam pelaksanaan manajeman kearsipan, baik pada unit kerja maupun tataran yang lebih makro, menjadi pijakan pengambil keputusan untuk menyusun kebijakan. Pada aspek teknis arsiparis adalah motor, baik untuk pelaksanaan sistem maupun pemecahan terhadap permasalahan yang timbul.
Perubahan Nama
Universitas Gadjah Mada telah beberapa kali mengalami perubahan mengenai sebutan atau istilah pimpinan tertinggi bagi perguruan tinggi atau rektor, yaitu:
Presiden Universitit
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.37 Tahun 1950 tentang Universitit Gadjah Mada sebutan presiden universitit dapat terlihat pada bagian kedua hal Perlengkapan Universitit bab VIII hal Susunan Perlengkapan pasal 30 yang menyebutkan bahwa Universitit Negeri Gadjah Mada mempunjai alat‐alat perlengkapan jang meliputi: seluruh universitit jang terdiri atas penjelenggara peraturan ialah Presiden Universitit….”. Ditambahkan pula pada pengangkatan presiden universitit yang tercantum dalam Petikan Surat Keputusan Presiden RI No.143/A/50 yang menyatakan bahwa:
“….memutuskan mengangkat Prof. Dr. M. Sardjito sebagai Presiden Universitit Negeri Gadjah Mada di Jogjakarta terhitung mulai tanggal 1 Agustus 1950…”.
Selain itu pada beberapa arsip yang tersimpan di Arsip Universitas Gadjah Mada yang berupa Laporan Tahunan Universitit Negeri Gadjah Mada bagi Tahun Pengadjaran 1951/1952 sampai dengan Tahun Pengadjaran 1954/1955 menyebutkan presiden universitit, dimana saat itu yang menjabat sebagai presiden universitit adalah Prof. Dr. M. Sardjito.
Presiden Universitas
Pada tahun 1954, kata “universiteit” berubah menjadi “universitas” dan sejak saat itu kata “negeri” pada Universiteit Negeri Gadjah Mada dihilangkan sehingga menjadi Universitas Gadjah Mada. Ditambahkan pula pada Laporan Tahunan Universitas Gadjah Mada Tahun Pengadjaran 1955/1956 sampai dengan Tahun Pengadjaran 1960/1961 menyebutkan presiden universitit, yaitu Prof. Dr. M. Sardjito.
Definisi Rektor
Ada beberapa definisi kata rektor yaitu: dalam pengertian akademis, agama, dan politik. Rektor dalam lingkup akademis merupakan jabatan pimpinan utama dari lembaga pendidikan formal, pada umumnya di lingkup Perguruan Tinggi (universitas dan institut). Rektor dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai pimpinan lembaga perguruan tinggi. Menurut
Undang‐Undang Sistem Pendidikan Nasional 2009 (UU SISDIKNAS), Rektor
adalah pimpinan tertinggi perguruan tinggi yang berkewajiban memajukan ilmu pengetahuan di masing‐masing institusi melalui pendidikan dan penelitian, serta memberikan kontribusi maksimal kepada khalayak luas.
Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.0233/U/1977 tentang Statuta Universitas Negeri Gadjah Mada Yogyakarta, pada Bab VIII Alat‐Alat Pelengkapan dan Kelengkapan, pasal 23 Universitas mempunyai alat‐alat kelengkapan: a. Universitas terdiri dari Rektor dan Senat. Pasal 24 (2) Rektor sebagai penanggung jawab utama memimpin universitas yang dalam segala segi kedudukan dan tugasnya dibantu oleh sekretaris universitas dan seorang pembantu rektor atau lebih. Mengenai pengangkatan rektor tercantum dalam Bab X Pengangkatan Unsur‐Unsur Pimpinan Universitas, pasal 36 (1) yaitu rektor dicalonkan oleh senat dari antara para guru besar luar biasa, diusulkan melalui pimpinan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, diangkat dan diberhentikan oleh Presiden Republik Indonesia, memangku jabatan selama empat tahun dan jika perlu dapat diangkat kembali dengan cara yang sama. Masa jabatan rektor tercantum juga pada Statuta Universitas Gadjah Mada Tahun 1992 menyebutkan pada pasal 32 (1) bahwa masa jabatan rektor dan pembantu rektor adalah 4 (empat) tahun. Pasal (2) Rektor dan pembantu rektor dapat diangkat kembali dengan ketentuan tidak boleh lebih dari 2 (dua) kali masa jabatan berturut‐turut.
Secara lebih terinci fungsi arsip dalam pelaksanaan manajemen meliputi beberapa hal, yaitu: Mendukung proses pengambilan keputusan; Menunjang proses perencanaan; Mendukung pelaksanaan pengawasan; Sebagai alat bukti; Sebagai pusat ingatan; dan Menunjang kegiatan ekonomi dan politik. Fungsi tersebut sebagaimana skema berikut : Beberapa butir yang menjadi dasar pengembangan arsiparis sebagai tenaga profesional diupayakan melalui: a. pengadaan arsiparis; b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelengaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan;
c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis, serta
d. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya manusia kearsipan.
Profesionalisme
Pada umumnya orang mempunyai okupasi atau jenis pekerjaan sebagai mata pencaharian. Untuk melaksanakan pekejaan tersebut ada beberapa tingkatan yaitu pertama, delitan atau suatu ketrampilan tertentu berdasarkan pengalaman atau mencontoh orang lain tanpa dasar teori dan dasar‐dasar ilmiah lain. Kedua, adalah tingkat amatir. yaitu orang yang sangat terampil menjalankan okupasi tapi tanpa latar belakang ilmiah atau pendidikan khusus. Ketiga, adalah profesional, tingkatan paling tinggi yaitu para ahli pada bidangnya yang telah memperoleh pendidikan atau pelatihan secara khusus untuk pekerjaan tersebut serta memiliki kecenderungan untuk pengembangan bidang yang ditekuninya.
Profesional, merupakan mimpi insan kearsipan di Indonesia yang tidak mudah untuk dicapai. Menurut kamus besar bahasa Indonesia, profesional berarti sesuatu yang memerlukan kepandaian khusus untuk menjalankannya. Adapun profesionalisme berarti mutu, kualitas, dan tindak tanduk yang merupakan ciri suatu profesi atau orang yang profesional (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1996). Profesionalisme juga dapat berarti ketrampilan, sikap, dan perilaku yang profesional yang dimiliki seseorang (Nurhadi, 1992).
Dari uraian tersebut dapat ditarik pengertian bahwa arsiparis yang profesional memerlukan tiga elemen dasar yaitu pengetahuan, ketrampilan, dan sikap. Dalam hal ini dilihat dari dimensi psikologis diperlukan elemen yang menyangkut aspek kognitif, psikomotorik, dan afektif. Artinya menyangkut kemampuan seseorang untuk menguasai knowledge, kemampuan untuk mengaplikasikan pengetahuan, dan kemampuan untuk bermental dan bermoral yang sportif. Hal ini karena dalam pengelolaan arsip, arsiparis bukan sekedar melaksanakan tugas yang berhubungan dengan pekerjaan teknis kearsipan tetapi seorang arsiparis dituntut untuk mampu mengatasi problema di bidang kearsipan (Sauki, 1992). Oleh karena itu merupakan kesalahan fatal jika menafsirkan
Sekilas tentang Sebutan Pimpinan Tertinggi
di Universitas Gadjah Mada
Ully Isnaeni Effendi
Awal Berdiri
Merunut kembali perjalanan panjang Universitas Gadjah Mada menjadi universitas nasional yang pertama tidak akan terlepas dari penggabungan perguruan tinggi yang berada dibawah naungan kementrian seperti Kementrian Kesehatan yang menaungi perguruan tinggi kedokteran, kedokteran gigi, dan farmasi. Kemudian Kementrian Kehakiman menyelenggarakan Sekolah Tinggi Hukum serta Balai Perguruan Tinggi Gadjah Mada milik swasta yang menyelenggarakan Fakultas Hukum dan Fakultas Sastra.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 23 tanggal 16 Desember 1949 tentang Peraturan Sementara Penggabungan Perguruan Tinggi menjadi Universiteit, merupakan jalan pembuka untuk menyelenggarakan sebuah universitas nasional yang bernama Universitas Gadjah Mada. Hal tersebut bagi dunia pendidikan tinggi Republik Indonesia merupakan sebuah lembaran baru dimana sejak tanggal 19 Desember 1949 pemerintah Republik Indonesia secara resmi mulai menyelenggarakan perguruan tinggi negeri yang dikenal sebagai Universiteit Negeri Gadjah Mada yang berkedudukan di Yogyakarta.
“...bahwa menunggu UU ttg perguruan tinggi, semua Perguruan Tinggi Negeri di Jogjakarta untuk sementara dengan tidak mengubah keadaan dan susunanja masing‐masing, digabungkan mendjadi suatu Universiteit dengan nama Universiteit Negeri Gadjah Mada berkedudukan di Jogjakarta…”(Pasal 1 Peraturan Pemerintah No.23 Tahun 1949 tentang Peraturan tentang Penggabungan Perguruan Tinggi menjadi Universiteit).
