5 2.1 Teori-Teori Umum
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu set elemen dan komponen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Hubungan tersebut menentukan bagaimana sistem tersebut bekerja mulai dari input, mekanisme proses, output, hingga feedback (Stair dan Reynold, 2010, p8). Sedangkan menurut Satzinger et al (2009, p6), sistem dapat diartikan sebagai koleksi komponen yang saling berhubungan dan berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan. Dalkir (2011, p475) mengungkapkan bahwa sistem adalah suatu set elemen yang saling berhubungan dan merupakan entitas yang terdiri dari setidaknya dua elemen dan satu relasi yang memegang antar masing-masing elemen dan setidaknya satu set lainnya.
2.1.2 Pengertian Data, Informasi, dan Knowledge
Menurut Stair dan Reynolds (2010, p4), pengertian data, informasi, dan knowledge yaitu :
a. Data : fakta-fakta mentah seperti jumlah karyawan, jumlah jam kerja dalam seminggu, inventory, atau pesanan penjualan.
b. Informasi : koleksi fakta diatur sedemikian rupa sehingga mereka memiliki nilai tambah diluar nilai fakta individu.
c. Knowledge : kesadaran dan pemahaman tentang satu set informasi dan cara-cara yang informasi dan dibuat berguna untuk mendukung tugas tertentu atau mencapai keputusan.
Knowledge adalah informasi subyektif dan berharga yang telah divalidasi dan disusun dalam sebuah model yang digunakan untuk memahami dunia kita. Biasanya berasal dari akumulasi pengalaman, mengabungkan persepsi, keyakinan, dan nilai-nilai (Dalkir, 2011, p468). Berdasarkan Stair dan Reynold (2010, p6) knowledge adalah kesadaran dan pemahaman dari informasi yang ditetapkan dan cara informasi dapat menjadi berguna.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Berdasarkan Stair dan Reynolds (2010, p4), sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu set komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, dan menyebarkan data dan informasi dan memberikan mekanisme umpan balik untuk memenuhi suatu tujuan. Sistem Informasi juga dapat diartikan sebagai kumpulan komponen yang saling berhubungan, yang digunakan untuk mengoleksi, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tertentu (Satzinger et al, 2009, p6). Selain itu, menurut O’Brien dan Marakas (2011, p4) sistem informasi dapat dikategorikan kombinasi dari orang, hardware software, jaringan data komunikasi, dan prosedur yang disimpan, diterima, diubah dan disebarluaskan didalam sebuah organisasi.
2.1.4 Management
Menurut Robbins dan Coulter (2012, p8), management adalah kegiatan koordinasi dan pengawasan aktivitas suatu pekerjaan, sehingga pekerjaan tersebut dapat selesai dengan efektif dan efisien. Management mempunyai empat fungsi dasar antara lain :
a. Planning
Mencakup proses perumusan sasaran dan tujuan organisasi, menetapkan suatu strategi untuk mencapai sasaran dengan menyusun rencanan untuk mengintegrasikan serta mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas.
b. Organizing
Mencakup proses menentukan pekerjaan apa dan seperti apa kegiatan-kegiatannya, siapa dan dengan siapa, bagaimana tugas-tugas tersebut dikerjakan, bagaimana dengan alur komunikasi, dan apa keputusan yang diambil.
c. Leading
Mencakup tentang cara memimpin, memotivasi karyawan, memberi pengarahan, menyeleksi saluran komunikasi yang efektif dan memcahkan suatu masalah untuk mencapai tujuan perusahaan.
d. Controlling
Mencakup kegiatan memantau dan mengawasi aktivitas-aktivitas yang ada untuk memastikan bahwa semua mencapai apa yang telah direncanakan dan mengkoreksi penyimpangan-penyimpangan serta kesalahan.
2.2 Teori-Teori Khusus
2.2.1 Knowledge Management
Menurut Jashapara (2011, p342), KM adalah suatu proses pembelajaran yang baik, berhubungan dengan eksplorasi, eksploitasi, dan saling berbagi pengetahuan dengan manusia dan teknologi tepat guna serta lingkungan budaya organisasi untuk meningkatkan modal intelektual. Sedangkan menurut Grey yang dikutip oleh Dalkir (2011, p5) knowledge kanagement adalah pendekatan kolaboratif dan terpadu untuk menciptakan, menangkap, organisasi, dan penggunaan suatu aset intelektual perusahaan. Menurut Broadbent yang dikutip Dalkir (2011, p6) knowledge management adalah pemahaman aliran informasi dalam organisasi dan penggunaanya dalam pembelajaran organisasi sebagai dasar pengetahuan.
2.2.2 Jenis-Jenis Knowledge
Berdasarkan Polanyi yang dikutip dari Dalkir (2011, p9), jenis-jenis knowledge ada 2 yaitu :
a. Tacit Knowledge
Merupakan suatu bentuk pengetahuan yang sulit untuk diartikan dalam bentuk kata, teks maupun gambar.
b. Explicit Knowledge
Merupakan konten representasi yang telah ditangkap dalam berberapa sumber.
Tacit knowledge mencerminkan apa yang ada didalam pikiran seseorang, dimana explicit knowledge berupa sesuatu yang berwujud atau dituliskan kesuatu media.
2.2.2.1 Perbedaan Tacit dan Explicit Knowledge
Menurut Dalkir (2011, p10), perbedaan Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge yaitu (tabel 2.1) :
Tabel 2.1 Perbedaan antara Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge
Tacit Explicit
Kemampuan untuk beradaptasi, mampu menghadapi situasi baru dan luar biasa.
Mampu untuk menyebarkan,
menggandakan, untuk mengakses dan menerapkan keseluruhan organisasi. Sistem pakar, know-how, know-why,
care-why.
Kemampuan untuk mengajar dan melatih.
Mampu untuk mengkolaborasikan, berbagai visi, dan mentransmisikan budaya.
Mampu untuk mengatur,
mengsistematisasi, menerjemahkan visi kedalam pernyataan misi, untuk menjadi pedoman operasional. Proses pelatihan untuk mentransfer
pengetahuan dari suatu pengalaman.
Mentransferkan pengetahuan lewat produk pelayanan, dan proses pengdokumentasian.
2.2.3 Knowledge Management Cycle
Berdasarkan Dalkir (2011, p53), Knowledge Management Cycle dapat dibayangkan sebagai rute informasi yang berubah menjadi aset strategi bagi organisasi melalui siklus managemen pengetahuan.
Knowledge management cycle dapat dikategorikan kedalam 3 (tiga) kunci tahapan utama :
a. Knowledge capture dan creation b. Knowledge sharing dan dissemination c. Knowledge acquisition dan application
Assess
Update Contextualize
Gambar 2.1 An Integrated KM Cycle Sumber: Dalkir (2011, p54)
Knowledge capture mengacu pada identifikasi dan kodifikasi dari pengetahuan internal yang telah ada, dan pengetahuan dalam organisasi serta pengetahuan external dari lingkungan sekitar. Knowledge creation adalah pengembangan pengetahuan baru dan tahu bagaimana membuat sesuatu yang tidak ada didalam perusahaan sebelumnya. Ketika knowledge disimpan dengan cara ini, langkah penting berikutnya harus berupa bentuk penilaian terhadap kriteria seleksi yang akan mengikuti tujuan organisasi.
Knowledge Capture and/or Creation
Knowledge Sharing and Dissemination
Knowledge Acquisition and Application
Langkah berikutnya adalah knowledge sharing dan dissemination. Pada tahap ini knowledge yang telah didapatkan kemudian dipublikasikan dan disebarkan kedalam organisasi atau suatu lingkup tertentu.
Setelah knowledge disebarkan maka fase selanjutnya adalah knowledge acquisition dan application. Pada fase ini knowledge digunakan kembali untuk mempromosikan efisiensi, dan cara yang lebih efektif dalam melakukan sesuatu. Knowledge application mengacu kepada penggunaan knowledge yang telah ditangkap atau dibuat, dan dimasukan ke dalam KM cycle.
Di dalam transisi dari knowledge capture/creation ke knowledge sharing dan dissemination, ada assess dimana isi dari knowledge ini dinilai. Knowledge ini kemudian dibuat kontekstual untuk lebih mudah dipahami (acquired) dan digunakan (application). Pada tahap ini maka akan dibalikan lagi ketahap pertama untuk melakukan update isi knowledge (Dalkir, 2011, p53).
2.2.4 Taksonomi
Menurut Dalkir (2011, p125), Taksonomi adalah suatu sistem klasifikasi dasar yang memungkinkan kita untuk menggambarkan konsep ketergantungan yang biasanya berupa hierarki. Semakin tinggi konsep taksonomi diletakkan, konsep tersebut akan semakin umum. Semakin rendah konsep itu diletakkan, maka semakin spesifik juga konsep tersebut. Pembuatan taksonomi melibatkan identifikasi, mendefinisikan, membandingkan, dan klasifikasi elemen.
Gambar 2.2 Example of a Knowledge Taxonomy Sumber : Dalkir (2011, p125)
2.2.5 Manfaat Implementasi Knowledge Management
Menurut Dalkir (2011, p25), KM menyediakan manfaat-manfaat sebagai berikut ini :
1. Individual
a. Membantu setiap individu dalam pekerjaanya untuk membantu suatu keputusan serta pemecahan masalah.
b. Membangun ikatan komunitas dalam suatu organisasi. c. Membantu setiap orang agar tetap up to date.
d. Menyediakan kesempatan dan peluang untuk berkontribusi. 2. Komunitas
a. Membangun kemampuan – kemampuan profesional. b. Meningkatkan prose belajar mengajar.
Plants Houseplants Landscaping plants Plants Foliage Flowering Cactl Trees Ground Cover Decidous Evergreen
c. Memfasilitasi jaringan dengan baik dan bisa berkolaborasi. d. Membangun kode etik profesi untuk dipatuhi oleh para anggota.
3. Organisasi
a. Membantu dalam menjalankan strategi. b. Membantu memecahkan masalah secara cepat. c. Menjalankan praktik kerja terbaik.
d. Meningkatkan pengetahuan yang tertanam dalam produk dan layanan. e. Memungkinkan organisasi untuk menjadi lebih baik dalam menghadapi
persaingan.
f. Membangun memori organisasi.
2.2.6 Inukshuk Knowledge Management Model
Menurut Girard yang dikutip dari Dalkir (2011, p91), Inukshuk KM model dikembangkan untuk membantu departement pemerintahan Canada dalam membantu pengembangan pengetahuan. Inukshuk telah digunakan selama berabad – abad, kemampuan untuk membangun sebuah model Inukshuk secara tradisional melewati turun dari satu generasi ke generasi berikutnya dengan masing – masing struktur memiliki tujuan tertentu. Awalnya digunakan untuk menunjukkan jalan ke tempat memancing atau ke desa terdekat dimana para penjelajah mungkin menemukan suatu arah, tetapi kemudian berkembang jadi memiliki kegunaan spiritual, menandai tempat penghakiman, dan pengambilan keputusan. Secara keseluruhan Inukshuk telah berubah menjadi simbol harapan dan persahabatan.
Gambar 2.3 Inukshuk Knowledge Management Model Sumber: Girard (2010).
Proses elemen pada Inukshuk secara langsung berasal dari model SECI. Technology dan Culture merupakan elemen struktur penting yang membantu menjaga integritas suatu penelitian. Measure dan Leadership ditempatkan dibagian atas untuk mewakili pentingnya fungsi secara menyeluruh dalam mengukur dampak KM dan menyediakan kepemimpinan serta dukungan untuk implementasi.
2.2.6.1 Measurement
Menurut Dalkir (2011, p91), measurement adalah suatu kegiatan yang digunakan untuk membandingkan sesuatu dengan ukuran tertentu untuk mendapatkan nilai sebuah objek.
2.2.6.2 Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge
Berdasarkan Dalkir (2011, p475), Tacit knowledge adalah pengetahuan yang sangat sulit untuk diungkapkan, yang kemudian dituangkan kedalam bentuk kata-kata atau gambaran tentang pengetahuan tersebut. Sedangkan
explicit knowledge adalah pengetahuan yang telah diartikan dan diubah kedalam bentuk dokumen atau audio/visual yang telah terekam.
2.2.6.3 Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization
Berdasarkan Nonaka dan Takeuchi yang dikutip dari Dalkir (2011, p65), penciptaan knowledge selalu dimulai dengan individu/pribadi seseorang, proses penciptaannya terjadi karena konversi tacit knowledge dan explicit knowledge yang melalui proses sosialisasi, externalisasi, kombinasi, dan internalisasi.
Tacit Knowledge to Explicit Knowledge
Tacit Knowledge from
Explicit Knowledge
Gambar 2.4 The Nonaka and Takeuchi Model of Knowledge Conversion Sumber: Dalkir (2011, p66)
Konversi knowledge :
a. Socialization : dari tacit knowledge ke tacit knowledge.
Socialization adalah pengetahuan yang dibagikan dengan cara tatap muka, berbicara secara alami, dan biasanya berupa interaksi sosial. Contoh : meeting.
b. Externalization : dari tacit knowledge ke explicit knowledge.
Externalizaiton adalah proses yang memberikan gambaran dari tacit dan dikonversi ke explicit. Pengetahuan yang sebelumnya hanya berupa tacit sekarang menjadi dapat ditulis, direkam, digambarkan, atau terbuat dari benda yang berwujud (tangible). Contoh : buku catatan hasil meeting c. Combination : dari explicit knowledge ke explicit knowledge.
Socialization
Internalization
Combination Externalization
Combination adalah proses mengkombinasikan potongan-potongan explicit knowledge yang terpecah menjadi pengetahuan baru. Contoh : laporan review.
d. Internalization : dari explicit knowledge ke tacit knowledge.
Internalization sangat erat kaitannya dengan learning by doing, jadi internalization itu mengubah pengalaman invidu dan pengetahuan kedalam model mental. Contoh : karyawan dapat mendapatkan jawaban lebih cepat dengan adanya dokumentasi pengalaman dari karyawan lainnya.
2.2.6.4 Leadership
Leadership mewakili fungsi pentingnya pengukuran dampak KM secara menyeluruh, dan menyediakan dukungan secara menyeluruh (Dalkir, 2011, p91).
2.2.6.5 Culture dan Technology
Technology dan culture mewakili elemen penting yang membantu menjaga atau menopang knowledge management tersebut (Dalkir, 2011, p91).
2.2.7 Analisis dan Rancangan Sistem Informasi 2.2.7.1 Analisis Sistem
Laudon (2010, p208), Analisis sistem adalah suatu masalah yang diselesaikan perusahaan dengan SI, terdiri atas pendefinisian masalah, identifikasi penyebab, pencarian solusi, dan identifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh suatu solusi sistem.
2.2.7.2 Perancangan Sistem
Menurut Laudon (2010, p210), perancangan sistem adalah keseluruhan rencanaatau model untuk sistem. Perancangan sistem menggambarkan apa yang harus dilaksanakan oleh sistem dalam memenuhi kebutuhan informasi. Perancangan Sistem adalah fase pengembangan sistem dengan cara mendefinisikan bagimana SI akan
melakukan apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan cara dalam memecahkan masalah (Stair dan Reynolds, 2010, p497).
Berdasarkan Mcleod dan Schell (2011, p192), perancangan sistem adalah proses penentuan data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pemakai dan memberikan gambaran serta perancangan bangun secara lengkap dari pihak yang terlibat didalamnya.
2.2.7.3 Pengertian Object – Oriented Analisis Design
Berdasarkan Satzinger et al (2009, p60), pengertian Object-Oriented Analysis dan Design (OOAD) adalah :
a. Object-Oriented Analysis (OOA)
Semua jenis objek yang melakukan pekerjaan dalam sistem dan menunjukkan interaksi pengguna apa dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas. Objek diartikan sebagai suatu hal dalam sistem komputer dapat merespon pesan-pesan.
b. Object-Oriented Design (OOD)
Semua jenis objek yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang dan perangkat dalam sistem, menunjukkan bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan tugas, dan menyempurnakan definisi dari masing-masing jenis objek sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa tertentu.
c. Object-Oriented Programming (OOP)
Menuliskan tentang pernyataan dalam bahasa pemrograman untuk mendefinisikan tipe dari masing-masing objek.
2.2.7.4 Pemodelan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 2.2.7.4.1 Unified Modeling Language (UML)
Satzinger (2009, p547) dalam bukunya menjelaskan bahwa Unified modeling language (UML) merupakan suatu bentuk model dan notasi dikembangkan secara khusus untuk pengembangan berorientasi objek. Dengan menggunakan UML, analisis dan end user dapat menggambarkan serta
memahami diagram spesifik yang digunakan dalam proyek pengembangan sistem.
2.2.7.4.2 Class Diagram
Satzinger (2009, p60), menjelaskan bahwa class diagram adalah suatu model grafik, digunakan pada pendekatan object-oriented untuk menampilkan class dari suatu objek didalam sistem.
-name -address -phone Customer +makeDeposit() +makeWithdrawal() -accountNumber -balance -dateOpened Account +calculateInterest() -interestRate SavingAccount -chechStyle -minimumBalance CheckingAccount 1 0..*
Gambar 2.5 Class Diagram Sumber: Satzinger (2009, p60)
2.2.7.4.3 Usecase
Menurut Satzinger (2009, p242), usecase merupakan suatu aktivitas sistem yang melaksanakan tugas, biasanya dalam menanggapi permintaan oleh pengguna. Setiap usecase didefinisikan secara rinci untuk menentukan persyaratan yang fungsional. Serta menyediakan kerangka kerja untuk merencanakan suatu proses pengulangan untuk mencapai tujuan.
Gambar 2.6 A Simple Usecase With An Actor Sumber: Satzinger (2009, p243)
2.2.7.4.4 System Sequence Diagram (SSD)
Berdasarkan Satzinger (2009, p242), system sequence diagram (SSD) adalah sebuah diagram yang digunakan untuk menunjukan pessan antara external aktor dan system selama usecase atau scenario berlangsung.
Gambar 2.7 Sample System Sequence Diagram Sumber: Satzinger (2009, p253)
2.2.7.4.5 User Interface
Menurut Satzinger (2009, p531), user interface merupakan segala sesuatu yang berhubungan dengan sistem informasi yang menghubungkan user dengan input dan output.
Shneiderman (2010, p88-89), mengemukakan delapan aturan yang dapat digunakan sebagai petunjuk dasar yang baik untuk merancang suatu user interface. Delapan aturan ini disebut dengan eight golden rules of interface design, yaitu :
a. Berusaha Konsisten.
Konsistensi dilakukan pada urutan tindakan, perintah, dan istilah yang digunakan pada prompt, menu, serta layar bantuan.
b. Memungkinkan pengguna untuk menggunakan shortcut. Ada kebutuhan dari pengguna yang sudah ahli untuk meningkatkan kecepatan interaksi, sehingga diperlukan singkatan, tombol fungsi, perintah tersembunyi, dan fasilitas makro.
c. Memberikan umpan balik informatif.
Untuk setiap tindakan operator, sebaiknya disertakan suatu sistem umpan balik, misalnya muncul suatu suara ketika salah menekan tombol pada waktu input data atau muncul pesan kesalahan
d. Merancang dialog untuk menghasilkan suatu penutupan. Umpan balik yang informatif akan memberikan indikasi penutupan bahwa cara yang dilakukan sudah benar dan dapat mempersiapkan kelompok tindakan berikutnya. e. Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana.
Sedapat mungkin sistem dirancang sehingga pengguna tidak dapat melakukan kesalahan fatal. Jika kesalahan terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan dengan cepat dan memberikan mekanisme yang sederhana dan mudah dipahami untuk penanganan kesalahan.
f. Mudah kembali ketindakan sebelumnya.
Hal ini dapat mengurangi kekuatiran pengguna karena pengguna mengetahui kesalahan yang dilakukan dapat dibatalkan, sehingga pengguna tidak takut untuk mengeksplorasi pilihan-pilihan lain yang belum biasa digunakan.
g. Mendukung tempat pengendalian internal.
Pengguna ingin menjadi pengontrol sistem dan sistem akan merespon tindakan yang dilakukan pengguna dari pada pengguna merasa bahwa sistem mengontrol pengguan.
h. Mengurangi beban ingatan jangka pendek.
Keterbatasan ingatan manusia membutuhkan tampilan sederhana atau banyak tampilan halaman sebaiknya disatukan, serta diberikan cukup waktu pelatihan untuk kode, dan urutan tindakan.
2.2.7.4.6 Navigation Diagram
Menurut Satzinger (2009, p504), navigation adalah proses mengakses sebuah objek dengan mengektraksi identifier objeknya dari objek lain yang berkaitan.
2.2.8 Penelitian Sebelumnya
Dalam jurnalnya Sintaasih et al (2011) melakukan penelitian mengenai Knowledge Management dan peran strategi partner SDM pada rumah sakit di Bali. Dengan berkembangnya rumah sakit di Bali baik dalam jumlah maupun kapasitas intensitas persaingan antar rumah sakit pun semakin meningkat dan semakin banyak. Dalam ketidak pastian peningkatan rumah sakit, pihak rumah sakit memerlukan suatu sistem manajemen yang mampu mengantisipasi perubahan lingkungan yang demikian dinamis. Para pemimpin rumah sakit harus mengetahui pentingnya meningkatkan kapabilitasnya untuk memutuskan arah pengembangan rumah sakit yang lebih adaptif dan inovatif. Penelitian-penelitian yang ada telah mengungkapkan betapa pentingnya knowledge management untuk kinerja, keunggulan kompetitif, dan keputusan strategi. Penelitian ini
ditujukan untuk meneliti lebih lanjut pengaruh knowledge management pada perencanaan strategik.
Metode penelitian yang digunakan berupa : a. Populasi, sampel, dan responden penelitian.
Responden yang ditujukan dalam bagian ini adalah semua level management RS atas dan menengah.
b. Variabel penelitian dan pengukurannya.
Variabel yang digunakan adalah variabel endogen dan variabel eksogen.
c. Knowledge management (X).
Variabel ini adalah kemampuan rumah sakit dalam acquisition, storing, sharing, dan application.
d. Peran SDM sebagai strategic partner (Y1).
Adalah peran strategi di bagian yang mengatur SDM organisasi. e. Perencanaan strategic (Y2).
Adalah proses rencana penyusunan strategic. f. Kinerja organisasi (Y3).
Adalah hasil akhir yang diperoleh organisasi atas aktivitas yang telah dilakukan
g. Pengumpulan data.
Data dikumpulkan dari sumber sekunder dan primer. h. Teknik analisis data.
Teknik analisis yang dilakukan disini adalah SEM berbasis variance atau dengan nama lain Partial Least Square (PLS).
Hasil penelitian yang digunakan berupa : a. Evaluasi model pengukuran.
Pengujian outer model. b. Evaluasi model struktural.
Pengujian inner model. c. Hasil pengujian hipotesa.
Dari hasil penelitian yang dilakukan Sintaasih et al (2011) maka diambil kesimpulan bahwa penerpaan knowledge management yang baik dan benar mampu meningkatkan kecepatan perencanaan strategic. Hasil ini menunjukkan bahwa knowledge management acqusition, knowledge sharing, knowledge storing dan knowledge application dapat meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengidentifikasi peluang, tantangan, kekuatan, dan kelemahan. Sehingga formulasi, implementasi, dan evaluasi strategi dapat dilakukan dengan tepat.
