LAPORAN REVIEW SOP
MEI 2017
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
i
LAPORAN REVIEW SOP
MEI 2017
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas ijin dan
rahmat-nya Laporan Review SOP ini dapat diselesaikan baik. Laporan ini merupakan
salah satu bentuk komitmen Balai Riset dan Observasi Laut (BROL) dalam
mendukung pembangunan kelautan dan perikanan, serta sebagai bentuk
pertanggungjawaban dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya demi
terselenggaranya good government.
Laporan Review SOP secara berkala BROL ini cukup penting dan diharapkan dapat
memberikan gambaran mengenai percepatan waktu pelayanan serta efisiensi dan
efektivitas SOP yang ada di BROL. Sangat disadari bahwa laporan ini belum secara
sempurna menyajikan review SOP waktu layanan seperti yang diharapkan, namun
setidaknya masyarakat dan berbagai pihak yang berkepentingan dapat memperoleh
gambaran tentang review waktu pelayanan publik yang ada.
Berkat dukungan dan kerja keras dari seluruh jajaran BROL baik peneliti, fungsional
lain dan personil manajerial maka pelayanan publik yang ada dapat terlaksana dengan
baik. Semoga layanan publik yang ada di BROL dapat terlaksana lebih baik lagi dan
tepat sasaran sehingga nantinya dapat bermanfaat bagi seluruh masyarakat dan
stakeholders.
Ucapan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya disampaikan kepada
semua pihak atas tenaga dan pikirannya sehingga laporan ini dapat disusun.
Jembrana, 19 Juni 2017 Kepala Balai Penelitian dan Observasi Laut
Dr. I Nyoman Radiarta, M.Sc 19720402 199803 1 005
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ...iii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan ... 2
BAB II PEMBAHASAN ... 4
BAB III PENUTUP ... 9
3.1 Kesimpulan ... 9
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Untuk mewujudkan Reformasi Birokrasi dan good governance (pemerintahan yang
baik) diperlukan sistem pemerintahan yang efektif dan efisien dalam kaitan dengan
pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur negara sehingga diharapkan dapat
memberikan dampak pada penurunan praktek korupsi, kolusi, dan nepotisme,
pelaksanaan anggaran yang lebih baik, program-program pembangunan masyarakat
meningkat, kualitas pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik meningkat.
Sehingga perlu untuk menetapkan peta proses bisnis dan SOP (Standar Operasional
Prosedur) sebagai acuan untuk Pelayanan Publik
.Sesuai Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor
43/PERMEN-KP/2015 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan untuk mewujudkan
birokrasi yang efektif, efisien, dan menjamin kelancaran, serta transparansi
penyelesaian suatu jenis kegiatan pelayanan internal dan eksternal unit organisasi di
lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, perlu menyusun standar
operasional prosedur. Pengertian SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas yang dilakukan di
Kementerian Kelautan dan Perikanan,bagaimana dan kapan harus dilakukan,
dimana dan oleh siapa dilakukan. SOP merupakan standar yang dijadikan acuan
dalam proses penyelesaian setiap judul kegiatan dalam organisasi. Oleh karena itu,
penyusunan dan penetapan SOP merupakan suatu keharusan dan perlu dilakukan
evaluasi minimal satu tahun sekali untuk perbaikan.
Pelaksanaan review SOP harus dilakukan secara terus menerus dipantau sehingga
proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Masukan-masukan dalam setiap
upaya review SOP akan menjadi bahan yang berharga dalam percepatan dan
evaluasi sehingga penyempurnaan-penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan
secara cepat sesuai kebutuhan. Proses ini harus diarahkan untuk membandingkan
dan memastikan kinerja pelaksanaan sesuai dengan maksud dan tujuan yang
tercantum dalam Standar Pelayanan Publik, mengidentifikasi permasalahan yang
2
mungkin timbul, dan menentukan cara untuk meningkatkan hasil penerapan atau
menyediakan dukungan tambahan.
Dalam rangka pelaksanaan pelayanan publik harus berorientasi pada kebutuhan dan
kepuasan penerima layanan sehingga dapat meningkatkan daya saing dalam
memberikan pelayanan sesuai dengan Visi dan Misi Balai Riset dan Observasi Laut
yaitu :
Visi:
“Sebagai pusat unggulan dalam kegiatan penelitian dan observasi sumberdaya
kelautan”
Misi:
a. Meningkatkan sumberdaya penelitian dan observasi kelautan yang handal
dan mandiri;
b. menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi observasi kelautan yang
didukung oleh sistem data dan informasi handal;
c. meningkatkan pemanfaatan hasil penelitian dan observasi laut guna
mendukung misi Kementerian Kelautan dan Perikanan.
Untuk itu, sebagai instansi penyelenggara p
elayanan publik
diperlukan adanya
peningkatan kualitas pelayanan publik di lingkungan Balai Riset dan Observasi Laut
dengan melakukan review SOP secara berkala.
1.2 Tujuan
Tujuan dilakukan review SOP adalah :
1. Melakukan perbaikan layanan publik kepada pengguna;
2. Mempercepat pelayanan publik kepada pengguna;
3. Memudahkan pengguna dalam mengakses pelayanan publik yang ada;
4. Menghasilkan inovasi baru untuk kepuasan pelayanan kepada pengguna;
5. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh
pegawai dalam melaksanakan tugas;
6. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab;
7. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
3
8. Menciptakan ukuran standar kinerja untuk memperbaiki kinerja serta membantu
mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
9. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat
berlangsung dalam berbagai situasi;
10. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu
dan prosedur;
11. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar
pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja
pelayanan.
4
BAB II PEMBAHASAN
Balai Riset dan Observasi Laut (BROL) telah melakukan Review secara berkala yang
ada untuk 10 Pelayanan Publik yang telah diamanatkan dalam Peraturan Menteri
Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 33/PERMEN-KP/2017 tentang
Pelayanan Publik di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. Review SOP
pelayanan diantaranya sebagai berikut :
5
No. Jenis SOP SOP Semula SOP Menjadi
1. Layanan Permintaan Data
Pihak instansi/perguruan tinggi/masyarakat mengirimkan surat permintaan data kepada Ka. BPOL
Pengumpulan data/kompilasi data yang diminta maksimal 7 hari
Mendapat balasan dari BPOL mengenai permohonan tersebut maksimal 3 minggu
Pihak instansi/perguruan tinggi/masyarakat mengirimkan surat permintaan data kepada Ka. BROL
Pengumpulan data/kompilasi data yang diminta maksimal 5 hari kerja
Mendapat balasan dari BROL maksimal 14 hari kerja 2. Layanan
Pengolahan Data
Pihak instansi/perguruan tinggi/masyarakat mengirimkan surat permohonan pengolahan data kepada Ka. BPOL
BPOL mengirimkan balasan kesediaan pengolahan data maksimal 5 hari kerja dari permohonan
Tidak ada perubahan SOP
3. Layanan Pelatihan Pengolahan Data
Pihak instansi/perguruan tinggi/masyarakat mengirimkan surat permohonan pelatihan pengolahan data kepada Ka. BPOL
Mendapat balasan dari BPOL mengenai kesediaan pelatihan maksimal 4 hari kerja setelah permohonan
Tidak ada perubahan SOP
4. Pelayanan Kunjungan
Pihak instansi/sekolah mengirimkan surat permohonan kunjungan yang ditujukan kepada Ka. BPOL minimal 2 minggu sebelum waktu pelaksanaan kegiatan
Mendapat balasan dari BPOL mengenai ijin kunjungan maksimal 6 hari kerja
Pihak instansi/sekolah mengirimkan surat permohonan kunjungan yang ditujukan kepada Ka. BROL minimal 2 minggu sebelum waktu pelaksanaan kegiatan
Mendapat balasan dari BROL mengenai ijin kunjungan maksimal 5 hari kerja
6
No. Jenis SOP SOP Semula SOP Menjadi
Bimbingan Teknis Peserta Magang/PKL
permohonan dan proposal magang/PKL ditujukan kepada Ka. BPOL minimal 1 bulan sebelum waktu pelaksanaan kegiatan
BPOL mengirimkan surat balasan mengenai ijin melakukan magang/PKL maksimal 14 hari kerja dari permohonan
dan proposal magang/PKL ditujukan kepada Ka. BROL minimal 1 bulan sebelum waktu pelaksanaan kegiatan BROL mengirimkan surat balasan mengenai ijin melakukan magang/PKL maksimal 2 hari kerja dari permohonan
6. Pelayanan Penelitian
Pihak Perguruan Tinggi mengirimkan surat permohonan dan proposal penelitian ditujukan kepada Ka. BPOL minimal 1 bulan sebelum waktu pelaksanaan kegiatan
BPOL mengirimkan surat balasan mengenai ijin penelitian maksimal 3 hari kerja dari permohonan
Tidak ada perubahan SOP
7. Layanan Peminjaman Mess/Guest House
Pihak instansi/perguruan tinggi/masyarakat mengirimkan surat permohonan peminjaman mess/guest house kepada Ka. BPOL
BPOL melakukan pengecekan kondisi mess/guest house dan mengirimkan balasan maksimal 2 hari kerja setelah permohonan
Tidak ada perubahan SOP
8. Layanan Laboratorium Kualitas Perairan
BPOL menerima surat permohonan dari Instansi lingkup KKP mengenai permintaan analisa kualitas air ditujukan ke Kepala Balai Penelitian dan Observasi Laut minimal 1 minggu sebelum penyerahan sampel
Mendapat balasan dari Balai Penelitian dan Observasi Laut (1 hari kerja)
Pemohon Eksternal
BROL menerima surat permohonan dari Instansi lingkup KKP mengenai permintaan analisa kualitas air ditujukan ke Kepala Balai Riset dan Observasi Laut minimal 1 minggu sebelum penyerahan sampel atau datang langsung dengan membawa sampel yang akan dianalisis Mendapat balasan dari Balai Riset dan Observasi Laut (1 hari kerja)
7
No. Jenis SOP SOP Semula SOP Menjadi
Pemohon menghubungi Kepala Seksi Pelayanan Teknis dan di koordinasikan oleh Penanggungjawab Laboratorium (1 hari)
BPOL menerima sampel analisa untuk uji Laboratorium kualitas air dan menghubungi penanggungjawab kualitas air.
Penanggungjawab kualitas air berkoordinasi dengan teknisi Laboratorium untuk analisa Suhu, pH, Salinitas, Turbiditas, DO, BOD, COD, TS, TDS, TSS, Alkalinitas, Nitrat, Nitrit, Fosfat, Ammonia, Klorin bebas, Minyak dan Lemak, Silika, Klorofil dan Plankton.
Hasil data diserahkan maksimal 10 hari kerja setelah analisa selesai (disesuaikan dengan jumlah sampel)
Pemohon menghubungi Kepala Seksi Pelayanan Teknis dan dikoordinasikan oleh Penanggungjawab Laboratorium (1 hari)
BROL menerima sampel analisa untuk uji Laboratorium kualitas air dan menghubungi penanggungjawab kualitas air.
Penanggungjawabkualitas air berkoordinasi dengan teknisi Laboratorium untuk analisa Suhu, pH, Salinitas, Turbiditas, DO, BOD, COD, TS, TDS, TSS, Alkalinitas, Nitrat, Nitrit, Fosfat, Ammonia, Klorin bebas, Minyak dan Lemak, Silika, Klorofil dan Plankton.
Hasil data diserahkan maksimal 10 hari kerja setelah analisa selesai (disesuaikan dengan jumlah sampel)
Untuk pemohon internal:
Khusus untuk Peserta magang/PKL/penelitian menghubungi penanggungjawab laboratorium kualitas air minimal 1 minggu sebelum penyerahan sampel
Mendapat tanggapan dari Penanggungjawab laboratorium kualitas air (1hari)
Penanggungjawab kualitas air berkoordinasi dengan teknisi Laboratorium untuk analisa Suhu, pH, Salinitas, Turbiditas, DO, BOD, COD, TS, TDS, TSS, Alkalinitas, Nitrat, Nitrit, Fosfat, Ammonia, Klorinbebas, Minyak dan Lemak, Silika, Klorofil dan Plankton.
No. Jenis SOP SOP Semula SOP Menjadi Hasil data diserahkan (10 hari) 9. Layanan
Peminjaman Alat
Pihak Instansi/masyarakat mengirimkan surat permohonan layanan peminjaman alat yang ditujukan kepada Ka BPOL minimal 1 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan
BPOL memberikan jawaban atas permohonan tersebut maksimal 1 minggu setelah surat diterima
Pihak Instansi/masyarakat mengirimkan surat permohonan layanan peminjaman alat yang ditujukan kepada Ka BROL minimal 1 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan
BROL memberikan jawaban atas permohonan tersebut maksimal 5 hari setelah surat diterima
10. Layanan Peminjaman Buku
Pihak instansi/perguruan tinggi/masyarakat mengirimkan surat permohonan peminjaman buku kepada Ka. BPOL
BPOL mengirimkan balasan maksimal 3 hari kerja setelah permohonan
