i
i DAFTAR ISI
I. Pendahuluan
1. Tujuan Pembuatan Dokumen ……… 1
2. Deskripsi Umum Sistem Aplikasi ……….. 2
3. Fitur Aplikasi ……… 2
4. Manfaat Aplikasi ……… … 2
5. Alur Data Sistem Aplikasi ………. 2
6. Sumber Daya yang Dibutuhkan ……….. 3
II. Instalasi dan Konfigurasi Sistem Aplikasi 1. Instalasi ……… 4
2. Konfigurasi ……….. 4
III. Menu dan Cara Penggunaan 1. Login Aplikasi ……… 5
2. Login Seksi/Sub Bagian ……….. 5
3. Login Kepala Sub Bagian Tata Usaha ………. 7
4. Login Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) ………. 9
5. Login Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) ………. 11
6. Login Pejabat Pengadaan ……… 14
7. Login Pejabat Penanda Tangan Surat Perintah Membayar ……….. 17
8. Login Bendahara ……… 17
9. Reporting………. 18
ii DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Alur Data Sistem Aplikasi ……….. 2
Gambar 2 Jenjang Proses Pengadaan Barang dan Jasa ……….. 5
Gambar 3 Tampilan Login ……… 5
Gambar 4 Dashboard Daftar Paket Pengadaan (Seksi/Sub Bagian) ……… 5
Gambar 5 Timeline Paket Pengadaan (Seksi/Sub Bagian) ……… 6
Gambar 6 Detail Pengadaan Barang dan Jasa ……… 7
Gambar 7 Dashboard Notifikasi “Periksa Pengadaan” (Kasubbag Tata Usaha) ……… 7
Gambar 8 Dashboard Pengisian Data Keuangan ……… 8
Gambar 9 Timeline Paket Pengadaan (Kasubbag Tata Usaha) ……… 8
Gambar 10 Dashboard Notifikasi “Periksa Pengadaan” (KPA) ……… 9
Gambar 11 Dashboard Notifikasi “Keputusan KPA” ……….. 9
Gambar 12 Timeline Paket Pengadaan (KPA) ……….. 10
Gambar 13 Dashboard Pembuatan HPS oleh PPK ……….. 10
Gambar 14 Pengisian HPS pada Kolom Detail ……….. 11
Gambar 15 Timeline Paket Pengadaan PPK ……….. 11
Gambar 16 Pengisian SPK pada Kolom Detail oleh PPK ………. 12
Gambar 17 Pengisian BAST pada Kolom Detail oleh PPK ……….. 13
Gambar 18 Dashboard Pilih Penyedia oleh Pejabat Pengadaan ……… 13
Gambar 19 Dashboard Penetapan Penyedia oleh Pejabat Pengadaan ……… 14
Gambar 20 Dashboard Pengisian Surat Permintaan Pembuatan SPK ……… 15
Gambar 21 Timeline Paket Pengadaan Pejabat Pengadaan ………. 15
Gambar 22 Dashboard Pembayaran oleh PPSPM ………. 16
Gambar 23 Timeline Paket Pengadaan oleh PPSPM ……… 16
Gambar 24 Dashboard Pembayaran oleh PPSPM ………. 17
Gambar 25 Timeline Paket Pengadaan oleh Bendahara ……… 17
Gambar 26 Data Statistik Pengadaan ………. 18
Gambar 27 Rekapitulasi Data Pengadaan ……… 18
1 I. PENDAHULUAN
1. Tujuan Pembuatan Dokumen
Dokumen user manual Aplikasi MIKA SIAP (Imigrasi Karawang Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang dan Jasa) dibuat dengan tujuan:
a. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi untuk Seksi/Sub Bagian, Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), Kepala Subbagian Tata Usaha, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan (PP), Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM), dan Bendahara;
b. Sebagai panduan instalasi, konfigurasi, dan penggunaan aplikasi ini.
Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini yaitu:
a. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
Konteks dokumen ini terkait dengan tugas dan wewenang KPA dalam pengelolaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dalam kaitannya dengan pemberian persetujuan, supervisi, pengendalian kegiatan pengadaan barang dan jasa melalui aplikasi MIKA SIAP
b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Konteks dokumen ini terkait dengan tugas dan wewenang Kepala Sub Bagian Tata Usaha dalam melaksanakan perencanaan anggaran
c. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Konteks dokumen ini terkait dengan tugas dan wewenang PPK dalam tugas dan wewenangnya dalam penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan dan rencana penarikan dana, penerbitan surat penunjukkan penyedia barang/jasa, pelaksanaan kontrak baik dengan penyedia barang/jasa maupun swakelola
d. Pejabat Pengadaan
e. Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM)
Konteks dokumen ini terkait dengan tugas dan wewenang PPSPM dalam tugas dan wewenangnya terhadap kebenaran, kelengkapan dan keabsahan administrasi dokumen hak tagih yang menjadi dasar penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM)
f. Bendahara
Konteks dokumen ini terkait dengan tugas dan wewenang bendahara dalam menerima dan menyimpan uang persediaan, melakukan pembayaran yang dananya berasal dari uang persediaan berdasarkan perintah KPA g. Kepala Seksi Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian (TIKKIM)
Konteks dokumen ini terkait tugas dan wewenang seksi TIKKIM dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang berkaitan dengan bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian
h. Kepala Seksi Ijin Tinggal dan Status Keimigrasian (INTALTUSKIM)
Konteks dokumen ini terkait tugas dan wewenang seksi INTALTUSKIM dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang berkaitan dengan bidang Izin Tinggal dan Status Keimigrasian
i. Kepala Seksi Intelijen dan Penindakan Keimigrasian (INTELDAKIM)
Konteks dokumen ini terkait tugas dan wewenang seksi INTELDAKIM dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang berkaitan dengan bidang Intelijen dan Penindakan Keimigrasian
j. Kepala Seksi Pelayanan dan Verifikasi Dokumen Perjalanan (VERDOKJAL)
Konteks dokumen ini terkait tugas dan wewenang seksi VERDOJKAL dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang berkaitan dengan bidang Pelayanan dan Verifikasi Dokumen Perjalanan
2 2. Deskripsi Umum Sistem Aplikasi
Aplikasi MIKA SIAP (Imigrasi Karawang Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang dan Jasa) merupakan sistem aplikasi yang berbasis web base yang digunakan untuk proses pengadaan barang dan jasa pada Kantor Imigrasi Kelas I Non TPI Karawang yang bertujuan sebagai tools dalam monitoring/pengawasan proses pengadaan secara real time, kepastian waktu dalam proses pengadaan, dan dapat menampilkan data jumlah nominal pengadaan dalam range waktu bulan dan tahun.
3. Fitur Aplikasi
a. Permohonan kebutuhan barang dan jasa;
b. Timeline proses pengadaan barang dan jasa;
c. Pengecekan permohonan kebutuhan barang dan jasa;
• Pembuatan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
• Pembuatan Surat Perintah Kerja (SPK)
• Pemilihan Penyedia dan Pengusulan Pembuatan SPK
• Berita Acara Serah Terima (BAST) d. Notifikasi Pembayaran
e. Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang dan Jasa 4. Manfaat Aplikasi
a. Memberikan kepastian waktu proses pengadaan barang dan jasa;
b. Meningkatkan pengawasan/monitoring proses pengadaan barang dan jasa secara real time;
c. Mempermudah proses pengadaan barang dan jasa menjadi lebih jelas, teratur, berjenjang, dan transparan.
5. Alur Data Sistem Aplikasi
Seksi/Su b Bagian
• Melakukan identifikasi, menyusun dan menetapkan rencana pengadaan barang dan jasa
• Membuat permohonan kebutuhan barang/jasa dan menyampaikan kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Kasubbag TU
• Menerima permohonan dan melakukan pengecekan terkait ketersediaan anggaran dan menentukan Mata Anggaran Pengeluaran (MAK)
KPA • Menentukan persetujuan terhadap pengadaan barang dan jasa yang diajukan
PPK
• Membuat Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan Surat Perintah Pengadaan yang ditujukan kepada Pejabat Pengadaan
Pejabat Pengadaan
• Melakukan pemilihan penyedia dan negosiasi harga
PPSPM
• Menguji kebenaran Surat Perintah Pembayaran (SPP) beserta dokumen pendukung untuk dilakukan pembayaran
Bendahara • Melakukan pembayaran
Gambar 1. Alur Data Sistem Aplikasi
3 6. Sumber Daya yang Dibutuhkan
a. Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan meliputi:
• Microsoft Windows sebagai Operating System
• Xampp 8.0.3 sebagai local server yang didalamnya sudah terdapat dan mendukung Apache Php dan Mysqli Database Management System;
• Browser seperti Google Chrome atau Mozilla Firefox dan sebagainya sebagai antar muka aplikasi.
b. Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan dalam pengujian aplikasi ini antara lain:
• Komputer dengan spesifikasi Prosesor Intel Pentium i3, RAM 4GB;
• Mouse sebagai peralatan antar muka;
• Monitor sebagai peralatan antar muka;
• Keyboard sebagai peralatan antar muka;
• Koneksi internet.
c. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia yang menggunakan aplikasi MIKA SIAP, antara lain sebagai berikut:
• Memiliki pemahaman tentang antar muka penggunaan sistem komputer;
• Pegawai dilingkungan Kantor Imigrasi Kelas I Non TPI Karawang.
4 II. INSTALASI DAN KONFIGURASI SISTEM APLIKASI
1. Instalasi
Instal aplikasi local server yang mendukung PHP 7 dan MySql seperti XAMPP 3.2.4 yang dapat diunduh di situs resminya di https://www.apachefriends.org/download.html
2. Konfigurasi
Setelah local server terpasang dan berjalan dengan baik, selanjutnya perlu dilakukan beberapa konfigurasi antara lain:
a. Extract Aplikasi mika_siap.rar ke lokasi instalasi local server dan simpan di folder htdocs b. Buat database dengan nama mika_siap lalu import database mika_siap.sql
5 I. MENU DAN CARA PENGGUNAAN
Adapun Jenjang/alur proses pengadaan barang dan jasa
1. Login Aplikasi
Untuk memulai akses terhadap aplikasi MIKA SIAP, langkah-langkah yang dilakukan:
a. Bukalah aplikasi MIKA SIAP melalui web browser dengan alamat url: https://mikasiap.kanimkarawang.go.id;
b. Login dengan menggunakan username dan password maka akan diarahkan ke halaman dashboard masing-masing pengguna;
2. Login Seksi/Sub Bagian
a. Setelah Seksi/Sub Bagian melakukan login maka akan muncul dashboard, tampilan berikut Seksi/Sub
Bagian
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Kuasa Pengguna Anggaran
(KPA)
Pejabat Pembuat Komitmen
(PPK)
Pejabat Pengadaan
PPSPM/
Bendahara
Gambar 3. Tampilan Login
Gambar 4. Dashboard Daftar Paket Pengadaan (Seksi/Sub Bagian) Gambar 2. Jenjang Proses Pengadaan Barang dan Jasa
6 b. Seksi/Sub Bagian membuat permohonan kebutuhan barang dan jasa serta mengisi data/informasi
berikut:
• Tanggal pengajuan, adalah tanggal pengajuan permohonan kebutuhan barang dan jasa;
• Jenis pekerjaan/pengadaan barang dan jasa, diisi dengan jenis pekerjaan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan;
• Volume pekerjaan/pengadaan barang dan jasa, diisi dengan jumlah/volume pekerjaan barang dan jasa yang diajukan;
• Disposisi/catatan, diisi dengan catatan/disposisi yang akan disampaikan;
• File surat, dapat diisi dengan dokumen apapun, contoh: nota dinas, surat, contoh gambar.
c. Jika sudah terisi semua data, maka Seksi/Sub Bagian dapat secara langsung klik Submit, secara otomatis data dan disposisi akan terkirim ke Kepala Sub Bagian Tata Usaha.
d. Seksi/Sub Bagian dapat memonitor proses pengadaan dengan klik timeline, sehingga muncul tampilan sebagai berikut
Gambar 5. Timeline Paket Pengadaan (Seksi/Sub Bagian)
7 e. Seksi/Sub Bagiab dapat melihat secara detail data/informasi/disposisi yang telah diberikan oleh Kepala
Sub Bagian Tata Usaha dan Kuasa Pengguna Anggaran dengan melakukan klik detail pada dashboard
3. Login Kepala Sub Bagian Tata Usaha
a. Setelah Seksi/Sub Bagian mengirimkan disposisi terkait permohonan pengadaan barang dan jasa, Kepala Sub Bagian Tata Usaha akan menerima disposisi tersebut dengan notifikasi yang diterima “Periksa Pengadaan”
pada dashboard, seperti tampilan berikut
Gambar 6. Detail Pengadaan Barang dan Jasa
Gambar 7. Dashboard Notifikasi “Periksa Pengadaan” (Kasubbag Tata Usaha)
8 b. Klik Notifikasi “Periksa Pengadaan”, kemudian muncul keputusan “Setuju” atau “Tolak”. Jika Setuju, Kepala
Sub Bagian Tata Usaha mengisi data/informasi sebagai berikut:
• Satuan Barang/Jasa, diisi dengan kategori satuan, seperti: unit, paket, kegiatan, stel, dan lainnya
• Harga Satuan, diisi dengan harga per satuan barang sesuai PAGU pada DIPA
• Jumlah Biaya-PAGU, diisi dengan jumlah biaya total maksimal sesuai PAGU pada DIPA
• Mata Anggaran (MAK), diisi dengan Mata Anggaran (MAK) yang digunakan untuk pengadaan barang dan jasa yang diajukan
• Disposisi/Catatan, diisi dengan catatan yang akan disampaikan terkait pengadaan barang dan jasa yang diajukan
• File Surat, dapat diisi dengan dokumen apapun, contoh: nota dinas, surat, contoh gambar.
c. Jika sudah terisi semua data, maka Kepala Sub Bagian Tata Usaha dapat secara langsung klik Submit, secara otomatis data dan disposisi akan terkirim ke Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).
d. Kepala Sub Bagian Tata Usaha dapat memonitor proses pengadaan dengan klik timeline, sehingga muncul tampilan sebagai berikut
Gambar 8. Dashboard Pengisian Data Keuangan
Gambar 9. Timeline Paket Pengadaan (Kasubbag Tata Usaha) Bagian)
9 4. Login Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
a. Setelah Kepala Sub Bagian Tata Usaha mengirimkan disposisi terkait permohonan pengadaan barang dan jasa, KPA akan menerima disposisi tersebut dengan notifikasi yang diterima “Periksa Pengadaan” pada dashboard, seperti tampilan berikut
b. Klik Notifikasi “Periksa Pengadaan”, kemudian muncul keputusan “Setuju” atau “Tolak”. Jika Setuju, KPA mengisi data/informasi sebagai berikut:
• Disposisi/Catatan, diisi dengan catatan yang akan disampaikan terkait pengadaan barang dan jasa yang diajukan;
Gambar 10. Dashboard Notifikasi “Periksa Pengadaan” (KPA)
Gambar 11. Dashboard Notifikasi “Keputusan KPA”
10
• File Surat, dapat diisi dengan dokumen apapun, contoh: nota dinas, surat, contoh gambar.
c. Jika sudah terisi semua data, maka Kepala Sub Bagian Tata Usaha dapat secara langsung klik Submit, secara otomatis data dan disposisi akan terkirim ke Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
d. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dapat memonitor proses pengadaan dengan klik timeline, sehingga muncul tampilan sebagai berikut
5. Login Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
a. Setelah KPA memberi persetujuan, PPK membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dengan melakukan klik “Buat HPS”
Gambar 12. Timeline Paket Pengadaan (KPA)
Gambar 13. Dashboard Pembuatan HPS oleh PPK
11 b. Klik “Pembuatan HPS”
• Jenis Barang/Pekerjaan, diisi dengan data barang/jasa yang diadakan
• SPK yang lalu, diisi dengan nilai nominal SPK yang lama jika barang/jasa sama
• Harga pasar, diisi dengan harga pasar barang/jasa
• Standar harga, diisi dengan harga standar barang/jasa
• Estimasi harga, diisi dengan estimasi harga yang diajukan oleh PPK
• Volume, jumlah/kuantitas barang/jasa yang diajukan
• Jumlah harga, terisi secara otomatis oleh sistem aplikasi
• Keterangan, penjelasan terkait HPS
c. PPK dapat memonitor proses pengadaan dengan klik timeline, sehingga muncul tampilan sebagai berikut Gambar 14. Pengisian HPS pada Kolom Detail
Gambar 15. Timeline Paket Pengadaan PPK
12 d. Setelah Pejabat Pengadaan mengirim Surat Permintaan Pembuatan Surat Perintah Kerja (SPK), PPK selanjutnya
membuat SPK
e. Setelah barang/jasa telah diterima dengan baik oleh PPK, PPK berkewajiban untuk membuat Berita Acara Serah Terima (BAST)
• Nomor BAST, diisi dengan nomor surat BAST;
• Tanggal BAST, diisi dengan tanggal diterimanya barang/jasa;
• Metode Pembayaran, diisi dengan UP jika menggunakan Uang Persediaan , dan LS jika pembayaran langsung oleh KPPN
Gambar 16. Pengisian SPK pada Kolom Detail oleh PPK
13 6. Login Pejabat Pengadaan
a. Setelah PPK membuat HPS, maka Pejabat Pengadaan akan melakukan seleksi penyedia, sehingga muncul notifikasi “Pilih Penyedia”
b. Klik “Pilih Penyedia”, sehingga akan muncul data/informasi berikut:
1. Penetapan Penyedia Barang Dokumen Pengadaan
• No. Surat Penetapan Penyedia Barang, diisi dengan No. Surat terkait penetapan penyedia;
• Tanggal Surat Penetapan Penyedia Barang, diisi dengan tanggal dibuatnya surat penetapan penyedia;
• No. Berita Acara, diisi dengan nomor berita acara negosiasi harga;
• Tanggal Berita Acara, diisi dengan tanggal berita acara negosiasi harga;
Detail Penyedia
Gambar 17. Pengisian BAST pada Kolom Detail oleh PPK
Gambar 18. Dashboard Pilih Penyedia oleh Pejabat Pengadaan
14
• Nama Perusahaan Penyedia Barang, diisi dengan nama perusahaan penyedia barang dan jasa;
• Nama Lengkap Perwakilan Penyedia, diisi dengan nama lengkap pemilik/perwakilan yang bertanggung jawab dari penyedia barang dan jasa;
• Jabatan Perwakilan Penyedia Barang, diisi dengan jabatan pemilik/perwakilan yang bertanggung jawab dari penyedia barang dan jasa;
• Alamat Penyedia Barang, diisi dengan alamat kantor/domisili penyedia barang dan jasa;
2. Surat Permintaan Pembuatan SPK
• No. Surat Permintaan Pembuatan SPK, diisi dengan nomor surat permintaan pembuatan SPK yang diajukan Pejabat Pengadaan kepada PPK;
• Tanggal Surat Permintaan Pembuatan SPK, diisi dengan tanggal surat permintaan pembuatan SPK yang diajukan Pejabat Pengadaan kepada PPK;
• Perihal Surat Permintaan Pembuatan SPK, diisi dengan perihal surat;
• Harga Negosiasi, diisi dengan harga negosiasi yang telah didiskusikan dengan pihak penyedia
• Nama Pejabat Pengadaan, diisi dengan nama pejabat pengadaan
• NIP Pejabat Pengadaan, diisi dengan NIP pejabat pengadaan
Tampilan Penetapan Penyedia Barang
Gambar 19. Dashboard Penetapan Penyedia oleh Pejabat Pengadaan
15 Tampilan Pengisian Surat Permintaan Pembuatan SPK
c. Pejabat Pengadaan dapat memonitor proses pengadaan dengan klik timeline, sehingga muncul tampilan sebagai berikut
Gambar 20. Dashboard Pengisian Surat Permintaan Pembuatan SPK
Gambar 21. Timeline Paket Pengadaan Pejabat Pengadaan
16 7. Login Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM)
a. Pembayaran barang dan jasa dengan menggunakan metode pembayaran langsung (LS)
• Tanggal Pembayaran, diisi dengan tanggal telah dilakukan pembayaran
• Jumlah Pembayaran, diisi dengan nilai nominal pengadaan barang/jasa
b. PPSPM dapat memonitor proses pengadaan dengan klik timeline, sehingga muncul tampilan sebagai berikut Gambar 22. Dashboard Pembayaran oleh PPSPM
Gambar 23. Timeline Paket Pengadaan oleh PPSPM
17 8. Login Bendahara
a. Pembayaran barang dan jasa dengan menggunakan metode pembayaran langsung (LS)
• Tanggal Pembayaran, diisi dengan tanggal telah dilakukan pembayaran
• Jumlah Pembayaran, diisi dengan nilai nominal pengadaan barang/jasa
b. Bendahara dapat memonitor proses pengadaan dengan klik timeline, sehingga muncul tampilan sebagai berikut Gambar 24. Dashboard Pembayaran oleh Bendahara
Gambar 25. Timeline Paket Pengadaan oleh Bendahara
18 9. Reporting
a. Statistik
Data statistik dapat diakses melalui dashboard masing-masing dengan melakukan klik “Reporting”
b. Rekapitulasi Data
Data Reakapitulasi data dapat diakses oleh Kuasa Pengguna Anggaran dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha dengan melakukan klik “Reporting” pada dashboard masing-masing
Gambar 26. Data Statistik Pengadaan
Gambar 27. Rekapitulasi Data Pengadaan
