MEMANTAPKAN PENGURUSAN, PENGGUNAAN DAN PENEMPAHAN MAKMAL DAN BILIK TUTORIAL DI JMSK

(1)

MEMANTAPKAN PENGURUSAN,

PENGGUNAAN DAN

PENEMPAHAN

MAKMAL DAN BILIK TUTORIAL

DI JMSK

JABATAN MATEMATIK, SAINS DAN KOMPUTER

POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH

REACH Q

▸ Baca selengkapnya: sembahyang berkat bilik

(2)

EXCELLENT

ACTION

CREATIVITY

RESPONSIBILITY

HARDWORKING

QUALITY

DEFINISI LOGO

KUMPULAN

MOTO KUMPULAN

(3)

Pn Favziyah Nafiah (Fasilitator)

En. Shahrolnizam Bin Mokhtar (Ketua Kumpulan)

Pn. Norshahadah Abd Rahman En. Mohd Azlan Ab Aziz Cik Mmaniyarasi Munusamy (Setiausaha I) (Pen. Ketua Kumpulan) (Ahli)

Pn. Mazlina Md Mustaffa Pn. Asma Asdayana Ibrahim En. Mohd Hazri Omar (Setiausaha II) (Ahli) (Ahli)

Pn. Nor Zilaila Jaafar Pn. Samihah Abdul Latif Pn. Aina Aishikin Mohamad Ali (Ahli) (Ahli) (Ahli)

(4)

(5)

PENGENALAN POLITEKNIK

SULTAN AZLAN SHAH



Beroperasi pada 1

Mac 2002



Nama – Politeknik

Tanjung Malim



Politeknik Ke – 15



Dirasmikan pada

7 Mei 2005

DYMM Seri Sultan

Perak



Ditukar nama kepada

(6)

PENGENALAN POLITEKNIK

SULTAN AZLAN SHAH

LOKASI

(7)

(8)

POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH

PSAS

berazam menjadi

institusi pendidikan dan

latihan separa Profesional

terulung di Malaysia

PSAS

berazam menjadi

institusi pendidikan dan

terulung di Malaysia

PSAS

beriltizam

untuk

memberi pendidikan dan

yang

berkualiti

melalui

sistem pengurusan dan

pendidikan yang strategik,

efektif,

responsif

dan

relevan; prasarana yang

lengkap dan persekitaran

yang

kondusif;

bagi

memenuhi

keperluan

modal insan dan tenaga

kerja yang berketrampilan

berteraskan

Falsafah

PSAS

beriltizam

untuk

memberi pendidikan dan

latihan separa Profesional

yang

berkualiti

melalui

sistem pengurusan dan

pendidikan yang strategik,

efektif,

responsif

dan

relevan; prasarana yang

lengkap dan persekitaran

yang

kondusif;

bagi

memenuhi

keperluan

modal insan dan tenaga

kerja yang berketrampilan

berteraskan

Falsafah

VI

SI

MISI

(9)



Melaksanakan dan memantau

pembelajaran dan pengajaran

berteraskan kurikulum Bahagian

Pengurusan Politeknik (BPP).



Memberikan perkhidmatan kebajikan

pelajar yang efesyen dan

efektif.



Memastikan pembangunan fzikal

berfungsi dan memenuhi

keperluan kurikulum.



Memastikan staf yang kompeten dan

mempunyai pengetahuan

yang terkini melalui program latihan

berkaitan.



Melaksanakan sistem pengurusan

berkualiti selaras dengan

Standard MS ISO 9000.



Menyediakan perkhidmatan sokongan

yang efektif dan efsyen.



Melaksanakan dan memantau

pembelajaran dan pengajaran

berteraskan kurikulum Bahagian

Pengurusan Politeknik (BPP).



Memberikan perkhidmatan kebajikan

pelajar yang efesyen dan

efektif.



Memastikan pembangunan fzikal

berfungsi dan memenuhi

keperluan kurikulum.



Memastikan staf yang kompeten dan

mempunyai pengetahuan

yang terkini melalui program latihan

berkaitan.



Melaksanakan sistem pengurusan

berkualiti selaras dengan

Standard MS ISO 9000.



Menyediakan perkhidmatan sokongan

yang efektif dan efsyen.

(10)

JABATAN MATEMATIK, SAINS

DAN KOMPUTER (JMSK)



Salah sebuah jabatan sokongan

di PSAS



32 orang pensyarah dan 2 orang

pembantu makmal



Mengendalikan pengajaran dan

pembelajaran kursus-kursus

Matematik, Komputer dan Sains

Kejuruteraan



JMSK

bertanggungjawab

menguruskan

makmal-makmal pengkomputeran dan makmal –

makmal sains supaya boleh digunapakai oleh

pensyarah dan juga pelajar daripada semua

jabatan induk.

Pn. Favziyah

Nafah

Ketua Jabatan

Matematik, Sains

(11)

CARTA ORGANISASI

(12)

JABATAN MATEMATIK, SAINS

DAN KOMPUTER (JMSK)

Makmal Komputer,

Makmal Sains

(13)

KITARAN P.D.C.A

PENUBUHAN KUMPULAN

MENGENALPASTI MASALAH/

PENAMBAHBAIKAN

MENGANALISA MASALAH

PENGUMPULAN DATA BAGI PUNCA PALING MUNGKIN

CADANGAN PENYELESAIAN

PERLAKSANAAN UJICUBA

PENGUMPULAN DATA

PENILAIAN DAN PENCAPAIAN PROJEK TINDAKAN

PENYERAGAMA N

PERSEMBAHA N PENGURUSAN

2

TINDAKAN SUSULAN

PEMILIHAN MASALAH

(14)

(15)

LAPORAN KEHADIRAN

MESYUARAT AHLI

96.

67

%

3

%

0.0

03

(16)

• Kekerapan Kehilangan Tetikus Di Makmal

Komputer

• Kekerapan Kehilangan Tetikus Di Makmal

Komputer

En. Azlan

• Meningkatkan Motivasi Pelajar Mengulang Modul • _{Meningkatkan Motivasi Pelajar Mengulang Modul}

Pn. Mazlina

• Memantapkan Pengurusan, Penggunaan dan

Penempahan Makmal Serta Bilik Tutorial Di JMSK

• Memantapkan Pengurusan, Penggunaan dan

Penempahan Makmal Serta Bilik Tutorial Di JMSK

Pn. Zilaila

• Memantapkan Pengurusan Stok Bekalan Pejabat • Memantapkan Pengurusan Stok Bekalan Pejabat

Pn. Asma

• Meningkatkan Kemudahan Pensyarah yang

Mengalami Masalah Kesihatan

• Meningkatkan Kemudahan Pensyarah yang

Pn. Samihah

• Kelemahan Sistem Aduan Dan Baikpulih

Komputer

• _{Kelemahan Sistem Aduan Dan Baikpulih}

Komputer

En. Hazri

• Mempercepatkan Pengeluaran Surat Amaran

Kepada Pelajar Yang Tidak Hadir Ke Kuliah

• Mempercepatkan Pengeluaran Surat Amaran

Cik Mmaniyarasi

• Kekerapan Kehilangan Aset-Aset JMSK • Kekerapan Kehilangan Aset-Aset JMSK

Pn. Shahadah

• Peningkatan Pembaziran Kertas A4 Untuk

Latihan Kepada Pelajar

• Peningkatan Pembaziran Kertas A4 Untuk

En. Shahrol

• Memperkemaskan Pemantauan Komputer Pelajar

Semasa Pengajaran Dan Pembelajaran

• Memperkemaskan Pemantauan Komputer Pelajar

Pn. Aina

10

(17)

PERBINCAN

GAN

(18)

BIL

MASALAH-MASALAH

KEUTAMAAN

1.

Kekerapan Kehilangan Tetikus Di

Makmal Komputer

2.

Meningkatkan Motivasi Pelajar

Mengulang Modul

3.

Memantapkan Pengurusan

Penggunaan dan Penempahan

Makmal Dan Bilik Tutorial Di JMSK

4.

Memantapkan Pengurusan Stok

Bekalan Pejabat

5.

Meningkatkan Kemudahan Pensyarah

yang Mengalami Masalah Kesihatan

6.

Kelemahan Sistem Aduan Dan

Baikpulih Komputer

7.

Mempercepatkan Pengeluaran Surat

Amaran Kepada Pelajar Yang Tidak

Hadir Ke Kuliah

8.

Kekerapan Kehilangan Aset-Aset JMSK

9.

Peningkatan Pembaziran Kertas A4

Untuk Latihan Kepada Pelajar

10.

Memantapkan Pemantauan Komputer

Pelajar Semasa Pengajaran Dan

Pembelajaran

BORANG KAJISELIDIK 8

MASALAH YANG HARUS

(19)

JADUAL KEKERAPAN SOAL SELIDIK 32

PEGAWAI RESPONDEN DI JMSK

(LEMBARAN SEMAKAN)

BIL

MASALAH-MASALAH

KEKERAPAN

1.

Kekerapan Kehilangan Tetikus Di

Makmal Komputer

IIII IIII IIII IIII IIII IIII

2.

Meningkatkan Motivasi Pelajar

Mengulang Modul

IIII IIII IIII III

3.

penggunaan dan Penempahan

Makmal Dan Bilik Tutorial Di JMSK

IIII IIII IIII IIII IIII IIII II

4.

Memantapkan Pengurusan Stok

Bekalan Pejabat

IIII IIII IIII IIII IIII IIII

5.

Meningkatkan Kemudahan

Pensyarah yang Mengalami

Masalah Kesihatan

IIII IIII IIII

6.

Kelemahan Sistem Aduan Dan

Baikpulih Komputer

IIII IIII II

7.

Mempercepatkan Pengeluaran

Surat Amaran Kepada Pelajar

Yang Tidak Hadir Ke Kuliah

IIII IIII IIII IIII

8.

Kekerapan Kehilangan Aset-Aset

JMSK

IIII IIII I

9.

Peningkatan Pembaziran Kertas

A4 Untuk Latihan Kepada Pelajar

IIII IIII IIII IIII IIII II

10.

Memantapkan Pemantauan

Komputer Pelajar Semasa

(20)

KEKERAPAN MASALAH

/PENAMBAHBAIKAN

BIL

MASALAH-MASALAH

KEKERAPAN

1.

Kekerapan Kehilangan Tetikus Di Makmal

Komputer

29

2.

Meningkatkan Motivasi Pelajar Mengulang Modul

18

3.

Memantapkan Pengurusan Penggunaan dan

Penempahan Makmal Dan Bilik Tutorial Di JMSK

32

4.

Memantapkan Pengurusan Stok Bekalan Pejabat

30

5.

Meningkatkan Kemudahan Pensyarah yang

8

6.

Kelemahan Sistem Aduan Dan Baikpulih Komputer

15

7.

Mempercepatkan Pengeluaran Surat Amaran

20

8.

10

9.

Peningkatan Pembaziran Kertas A4 Untuk Latihan

Kepada Pelajar

27

10.

Memantapkan Pemantauan Komputer Pelajar

(21)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

0

5

10

15

20

25

30

35

29

18

32

30

15

10

20

8

27

17

CARTA BAR : 10 MASALAH YANG MUNGKIN

RUJUK JADUAL MASALAH/PENAMBAHBAIKAN

K

E

K

E

R

A

P

A

N

(22)

PEMILIHAN MASALAH

TERBAIK

ANALISA MATRIKS SMART

FORCE RANGKI

NG

(23)

ANALISA

FORCE

RANKING

MASALAH

PENTING PENTING

Penempahan Makmal Dan Bilik Tutorial Di

JMSK

Penempahan Makmal Dan Bilik Tutorial Di

JMSK

Memantapkan Pengurusan Stok Bekalan

Pejabat

Memantapkan Pengurusan Stok Bekalan

Pejabat

Komputer

Peningkatan Pembaziran Kertas A4 Untuk

Amaran Kepada Pelajar Yang Tidak Hadir

Ke Kuliah

Amaran Kepada Pelajar Yang Tidak Hadir

Ke Kuliah

Meningkatkan Motivasi Pelajar Mengulang

Modul

Meningkatkan Motivasi Pelajar Mengulang

Modul

Pelajar Semasa Pengajaran Dan

Pembelajaran

Pelajar Semasa Pengajaran Dan

Pembelajaran

Kelemahan Sistem Aduan Dan Baikpulih

Komputer

Kelemahan Sistem Aduan Dan Baikpulih

Komputer

KURANG PENTING

Kekerapan Kehilangan Aset-Aset JMSK

yang Mengalami Masalah Kesihatan

(24)

1

•

Memantapkan Pengurusan dan Penggunaan dan

Penempahan Makmal Dan Bilik Tutorial Di JMSK

2

•

Memantapkan Pengurusan Stok Bekalan Pejabat

3

•

Kekerapan Kehilangan Tetikus Di Makmal Komputer

4

•

Peningkatan Pembaziran Kertas A4 Untuk Latihan

Kepada Pelajar

5

•

Mempercepatkan Pengeluaran Surat Amaran

6

•

Meningkatkan Motivasi Pelajar Mengulang Modul

7

•

Memantapkan Pemantauan Komputer Pelajar

8

•

Kelemahan Sistem Aduan Dan Baikpulih Komputer

(25)

(26)

BIL MASALAH S M A R T KEPUTUS AN 1. Kekerapan Kehilangan Tetikus Di Makmal Komputer Melibatkan proses kerja setempat Bilangan tetikus Sasaran tiada kehilangan tetikus Proses melibatk an kerja harian Setiap kali

waktu P&P DITERIMA

√ √ √ √ √ 2. Meningkatkan Motivasi Pelajar Mengulang Modul Melibatkan proses kerja setempat Bilangan pelajar lemah Sasaran tiada pelajar lemah Proses melibatk an kerja semester Setiap semester DITOLAK

√ √ x x √

3. Memantapkan Pengurusan Penggunaan dan Penempahan Makmal Dan Bilik Tutorial Di JMSK Melibatkan proses kerja setempat Bilangan borang tempahan Sasaran tiada pertindiha n penempah an Proses melibatk an kerja harian Setiap kali

waktu P&P DITERIMA

√ √ √ √ √ 4. Memantapkan Pengurusan Stok Bekalan Pejabat Melibatkan proses kerja setempat Bilangan borang mohon stok Sasaran tiada masalah bekalan Proses melibatk an kerja harian Setiap kali pengeluaran barang DITERIMA √ √ √ √ √

(27)

BIL MASALAH S M A R T KEPUTUS AN 5. Kelemahan Sistem Aduan Dan Baikpulih Komputer Melibatkan proses kerja setempat Bilangan aduan Sasaran tiada aduan Proses melibatk an kerja semester Setiap waktu bekerja DITOLAK

√ √ x x √

6. Mempercepatk an Pengeluaran Surat Amaran Kepada Pelajar Yang Tidak Hadir Ke Kuliah Melibatkan proses kerja setempat Bilangan kertas Sasaran tiada kesulitan Proses melibatk an kerja harian Setiap semester DITOLAK

√ √ x √ √

7. Peningkatan Pembaziran Kertas A4 Untuk Latihan Kepada Pelajar Melibatkan proses kerja setempat Bilangan kertas Sasaran tiada pembazira n Proses melibatk an kerja harian Setiap kali

waktu P&P DITERIMA

√ √ √ √ √ 8. Memantapkan Pemantauan Komputer Pelajar Semasa Pengajaran Dan Pembelajaran Melibatkan proses kerja setempat Bilangan computer rosak Sasaran tiada kesulitan Proses melibatk an kerja harian Setiap kali

waktu P&P DITOLAK

√ x x √ √

(28)

1

2

3

4

0

2

4

6

8

10

12

10

11

9

CARTA BAR : ANALISA MATRIK

(RUJUK ANALISA MATRIKS)

JU

M

L

A

H

(29)

Memantapkan

Pengurusan Penggunaan

dan Penempahan Makmal

Dan Bilik Tutorial Di JMSK

Memantapkan

Pengurusan Penggunaan

dan Penempahan Makmal

Dan Bilik Tutorial Di JMSK

Mengatasi Kehilangan

Peralatan Tetikus Di

Makmal Komputer

Mengatasi Kehilangan

Peralatan Tetikus Di

Makmal Komputer

Memantapkan

Pengurusan Stok Bekalan

Pejabat Yang Tidak

Teratur

Memantapkan

Pengurusan Stok Bekalan

Pejabat Yang Tidak

Teratur

Peningkatan Pembaziran

Kertas A4 Untuk Latihan

Kepada Pelajar

Peningkatan Pembaziran

Kertas A4 Untuk Latihan

Kepada Pelajar

3

KOS SEGERA OBJEKTIF MAMPU JUMLAH

12

2

3

2

10

3

2

3

1

2

3

2

9

1

2

3

4

ANALISA MATRIKS

1 ₂

PENTI

₃

NG

KURANG

PENTING

(30)

TAJUK

PROJEK

MEMANTAPKAN

PENGURUSAN,

PENGGUNAAN

DAN

PENEMPAHAN

MAKMAL DAN

BILIK TUTORIAL

(31)

(32)

ISTILAH TAJUK

PROJEK

Borang tempahan

JMSK

Makmal

Bilik

P&P

Merujuk kepada borang yang diisi oleh pensyarah-pensyarah yang ingin membuat penempahan sesebuah bilik/makmal untuk tujuan P&P.

Merujuk kepada Jabatan Matematik, Sains dan Komputer di Politeknik Sultan Azlan Shah iaitu lokasi bagi permasalahan ini berlaku.

Merujuk kepada makmal sains, General Computing Lab (GCL) dan Computer Aided Design (CAD).

Bermaksud bilik tutorial dimana proses P&P dilaksanakan dan juga merujuk kepada bilik mesyuarat bagi JMSK.

(33)

WHAT

Memantapkan Pengurusan Penggunaan dan Penempahan Makmal

dan Bilik di Jabatan, Matematik, Sains dan

Komputer, Politeknik Sultan Azlan Shah.

WHAT

Memantapkan Pengurusan Penggunaan dan Penempahan Makmal

dan Bilik di Jabatan, Matematik, Sains dan

Komputer, Politeknik Sultan Azlan Shah.

WHEN

Masalah ini berlaku apabila para pensyarah yang telah menempah

bilik atau makmal di JMSK tidak dapat menggunakan bilik tersebut disebabkan oleh pertindihan waktu atau tempahan oleh pensyarah lain.

WHEN

Masalah ini berlaku apabila para pensyarah yang telah menempah

bilik atau makmal di JMSK tidak dapat menggunakan bilik tersebut disebabkan oleh pertindihan waktu atau tempahan oleh pensyarah lain.

WHY

Ini bagi menghasilkan sistem pengurusan yang

lebih sistematik.

WHY

Ini bagi menghasilkan sistem pengurusan yang

lebih sistematik.

WHERE

Di Bilik Tutorial 1, Bilik Tutorial 2, Bilik Tutorial

3, Bilik Tutorial 4, Makmal Sains 1, Makmal

Sains 2, GCL 1, GCL 2, GCL 3, CAD 1, CAD 2,

CAD 3 dan Bilik Mesyuarat Jabatan Matematik, Sains dan

Komputer, Politeknik Sultan Azlan Shah,

Behrang, Perak.

WHERE

Di Bilik Tutorial 1, Bilik Tutorial 2, Bilik Tutorial

3, Bilik Tutorial 4, Makmal Sains 1, Makmal

Sains 2, GCL 1, GCL 2, GCL 3, CAD 1, CAD 2,

CAD 3 dan Bilik Mesyuarat Jabatan Matematik, Sains dan

Komputer, Politeknik Sultan Azlan Shah,

Behrang, Perak.

WHO

Ia melibatkan pensyarah-pensyarah di Jabatan Matematik, Sains dan

Komputer serta pensyarah dari jabatan lain yang menggunakan makmal atau bilik di

JMSK, PSAS.

WHO

Ia melibatkan pensyarah-pensyarah di Jabatan Matematik, Sains dan

Komputer serta pensyarah dari jabatan lain yang menggunakan

makmal atau bilik di JMSK, PSAS.

HOW

Tiada staf yang ditugaskan untuk memantau proses penempahan bilik/makmal, kehilangan borang tempahan, menimbulkan masalah pertindihan waktu bagi penggunaan

sesebuah bilik/makmal.

HOW

Tiada staf yang ditugaskan untuk memantau proses penempahan bilik/makmal, kehilangan borang tempahan, menimbulkan masalah pertindihan waktu bagi penggunaan

sesebuah bilik/makmal.

(34)

Memantapkan

pengurusan dan

penggunaan

penempahan

makmal dan bilik

di JMSK

Memantapkan

pengurusan dan

penggunaan

penempahan

makmal dan bilik

di JMSK

Menjimatkan

masa bagi

proses

penempahan

Menjimatkan

masa bagi

proses

penempahan

Menjimatkan kos

penggunaan

kertas

Menjimatkan kos

penggunaan

kertas

Mengurangkan

pertindihan

penggunaan bilik

tutorial dan

makmal

Mengurangkan

pertindihan

penggunaan bilik

tutorial dan

makmal

OBJEKTIF

(35)

MENURUNKAN KES KEPADA

85%

Dengan menggunakan graf

Pareto (sebelum projek),

REACH-Q telah menetapkan

sasaran projek kepada 85%

untuk mengatasi masalah

pengurusan, penggunaan

dan penempahan makmal

dan bilik tutorial di JMSK

.

(36)

KE ARAH

PENGURUSAN

PENEMPAHAN &

PENGGUNAAN

MAKMAL YANG

LEBIH CEKAP

(37)

CARTA ALIRAN KERJA

LAMA

TIDAK LULUS

MULA

CETAK BORANG TEMPAHAN

LENGKAPKAN BORANG TEMPAHAN

LENGKAPKAN BORANG TEMPAHAN

MENULIS DI DALAM BUKU TEMPAHAN

MENGGUNAKAN BILIK YANG DITEMPAH

TAMAT

LULUS

MENDAPATKAN KELULUSAN KETUA

(38)

Tiada pemantauan Tiada pemantauan BORANG TEMPAHAN BORANG TEMPAHAN

PROSEDUR

Maklumat pemantauan tidak lengkap Maklumat pemantauan tidak lengkap

Tiada carta alir prosedur

Tiada carta alir prosedur TIADA SISTEMATIK TIADA SISTEMATIK Prosedur tidak ketat Prosedur tidak ketat Penempahan bertindih Penempahan bertindih Perlukan tandatangan KJ/KP Perlukan tandatangan KJ/KP Lewat tempahan Lewat tempahan KEKANGAN MASA KEKANGAN MASA

MANUSIA

Sukar berjumpa KJ/KP Sukar berjumpa KJ/KP SIKAP TIDAK BERTANG GUNG -JAWAB SIKAP TIDAK BERTANG GUNG -JAWAB Malas Malas Tidak mematuhi peraturan Tidak mematuhi peraturan Pentingkan diri sendiri Pentingkan diri sendiri

BAHAN

Label tag tidak jelas Label tag tidak jelas KUNC I KUNC I Tempat penyimpanan tidak sesuai Tempat penyimpanan tidak sesuai Kehilangan kunci Kehilangan kunci

Tidak berada di tempat sepatutnya

Tidak berada di tempat sepatutnya Tidak jelas Tidak jelas Tidak dikemaskini Tidak dikemaskini BORANG BORANG Hilan g Hilan g Ha bi s Ha bi s

PERSEKITAR

AN

Bilik / makmal kotor Bilik / makmal kotor PENGAJAR AN DAN PEMBELAJA RAN TERGANGG U PENGAJAR AN DAN PEMBELAJA RAN TERGANGG U Kelas sebelumnya lewat keluar Kelas sebelumnya lewat keluar Pelajar bising Pelajar bising Pelajar lewat Pelajar lewat FAKTOR KELEMAHA N PENGURUS AN PENGGUNA AN DAN PENEMPAH AN MAKMAL DAN BILIK TUTORIAL DI JMSK FAKTOR KELEMAHA N PENGURUS AN PENGGUNA AN DAN PENEMPAH AN MAKMAL DAN BILIK TUTORIAL DI JMSK

RAJAH ISHIKAWA 1

(39)

PENJELASAN PUNCA-PUNCA MASALAH

YANG PALING MUNGKIN

1.

TEMPAT

PENYIMPANAN

TIDAK SESUAI

Sebelum projek, tempat pemyimpanan kunci adalah di dalam laci almari besi menyebabkan kesukaran mencari kunci. Sebelum projek, tempat pemyimpanan kunci adalah di dalam laci almari besi menyebabkan kesukaran mencari kunci.

2.

LABEL TAG

TIDAK JELAS

Label tag bagi kunci adalah tidak

jelas dan label kunci mudah hilang kerana

hanya menggunakan liquid paper untuk melabelkan kunci.

Label tag bagi kunci adalah tidak

jelas dan label kunci mudah hilang kerana

(40)

Sebelum

projek,

pemeriksaan

borang tidak

dipantau

sepenuhnya

Sebelum

projek,

pemeriksaan

borang tidak

dipantau

sepenuhnya

Prosedur tidak

jelas

menyebabkan

pengguna tidak

mematuhi

peraturan

Prosedur tidak

jelas

menyebabkan

pengguna tidak

mematuhi

peraturan

Tempahan

bertindih

kerana

pengguna tiada

jadual untuk

dirujuk.

Tempahan

bertindih

kerana

pengguna tiada

jadual untuk

dirujuk.

1.

TIADA

PEMANTA

UAN

2.

TIADA

CARTA

ALIR

PROSEDU

R

3.

PERTINDI

HAN

TEMPAHA

N

YANG PALING MUNGKIN

(41)

YANG PALING MUNGKIN

FAKTOR MANUSIA

FAKTOR

MANUSIA

FAKTOR

MANUSIA

1.TEMPAHAN

LEWAT

1.TEMPAHAN

LEWAT

BERTANGGUNGJAWA

2. SIKAP TIDAK

B

2. SIKAP TIDAK

BERTANGGUNGJAWA

B

Pengguna lewat

membuat

tempahan

kerana sukar

berjumpa KJ/KP

untuk

menandatangani

borang

tempahan

Pengguna tidak

mematuhi

peraturan, malas

dan

mementingkan diri

sendiri kerana

tiada pemantauan

dan prosedur yang

ketat.

(42)

Tiada pemantauan Tiada pemantauan BORANG TEMPAHAN BORANG TEMPAHAN

PROSEDUR

Maklumat pemantauan tidak lengkap Maklumat pemantauan tidak lengkap

Tiada carta alir prosedur

Tiada carta alir prosedur TIADA SISTEMATIK TIADA SISTEMATIK Prosedur tidak ketat Prosedur tidak ketat Penempahan bertindih Penempahan bertindih Perlukan tandatangan KJ/KP Perlukan tandatangan KJ/KP Lewat tempahan Lewat tempahan KEKANGAN MASA KEKANGAN MASA

MANUSIA

Sukar berjumpa KJ/KP Sukar berjumpa KJ/KP SIKAP TIDAK BERTANG GUNG -JAWAB SIKAP TIDAK BERTANG GUNG -JAWAB Malas Malas Tidak mematuhi peraturan Tidak mematuhi peraturan Pentingkan diri sendiri Pentingkan diri sendiri

BAHAN

Label tag tidak jelas

Label tag tidak jelas KUNC I KUNC I Tempat penyimpan an tidak sesuai Tempat penyimpan an tidak sesuai Kehilangan kunci Kehilangan kunci

Tidak berada di tempat

sepatutnya Tidak berada di tempat sepatutnya Tidak jelas Tidak jelas Tidak dikemaskini Tidak dikemaskini BORANG BORANG Hilan g Hilan g Ha bi s Ha bi s

PERSEKITAR

AN

Bilik / makmal kotor Bilik / makmal kotor PENGAJAR AN DAN PEMBELAJA RAN TERGANGG U PENGAJAR AN DAN PEMBELAJA RAN TERGANGG U Kelas sebelumnya lewat keluar Kelas sebelumnya lewat keluar Pelajar bising Pelajar bising Pelajar lewat Pelajar lewat FAKTOR KELEMAHA N PENGURUS AN PENGGUNA AN DAN PENEMPAH AN MAKMAL DAN BILIK TUTORIAL DI JMSK FAKTOR KELEMAHA N PENGURUS AN PENGGUNA AN DAN PENEMPAH AN MAKMAL DAN BILIK TUTORIAL DI JMSK

RAJAH ISHIKAWA 2

(43)

TEMPAT PENYIMPANAN TIDAK SESUAI

LABEL TAG TIDAK JELAS

KEHILANGAN KUNCI

KUNCI TIDAK BERADA DI TEMPAT SEPATUTNYA

TIADA PEMANTAUAN

TIADA CARTA ALIR PROSEDUR

PERTINDIHAN TEMPAHAN

TEMPAHAN LEWAT

SIKAP TIDAK BERTANGGUNGJAWAB

KAEDAH VERIFIKASI BRAIN

STORMING

KAEDAH VERIFIKASI BRAIN

STORMING

RE

AC

(44)

Tiada pemantauan Tiada pemantauan

PROSEDUR

Tiada carta alir prosedur

Tiada carta alir prosedur Penempahan bertindih Penempahan bertindih Lewat tempahan Lewat tempahan

MANUSIA

SIKAP TIDAK BERTANG GUNG -JAWAB SIKAP TIDAK BERTANG GUNG -JAWAB

BAHAN

Label tag tidak jelas Tempat penyimpan an tidak sesuai Tempat penyimpan an tidak sesuai Kehilangan kunci Kehilangan kunci

Tidak berada di tempat

sepatutnya Tidak berada di tempat sepatutnya FAKTOR KELEMAHA N PENGURUS AN PENGGUNA AN DAN PENEMPAH AN MAKMAL DAN BILIK TUTORIAL DI JMSK FAKTOR KELEMAHA N PENGURUS AN PENGGUNA AN DAN PENEMPAH AN MAKMAL DAN BILIK TUTORIAL DI JMSK

RAJAH ISHIKAWA 3

(45)

LEMBARAN SEMAKAN

BULAN MAC 2010

(SEBELUM UJICUBA)

BI

L

PUNCA-PUNCA PALING MUNGKIN

MINGGU

JUMLAH

1 2 3 4

1

Kehilang

an kunci

IIII IIII IIII IIII IIII II

22

2

Pertindih

an

tempaha

n

IIII IIII IIII IIII

16

3

Tempat

kunci

tidak

sesuai

IIII IIII

III IIII

15

4

Kunci

tidak

berada

di

tempat

sepatutn

ya

IIII IIII II IIII

14

5

Label

(46)

BIL

PUNCA MASALAH

PALING MUNGKIN

BILANGAN

KES

1

Kehilangan kunci

22

2

Pertindihan tempahan

16

3

Tempat kunci tidak

sesuai

15

4

Kunci tidak berada di

tempat sepatutnya

14

5

12

JUMLAH

79

(47)

27.85%

20.25%

18.99%

17.72%

15.19%

Kehilan-gan kunci

Pertindi-han

tempa-han

Tempat

kunci

tidak

sesuai

CA

RT

A

PA

I

(48)

BIL

PUNCA-PUNCA

MASALAH PALING

MUNGKIN

BILANGA

N KES

JUMLAH

KES

(KUMULA

TIF)

1

Kehilangan kunci

22

2

Pertindihan tempahan

16

38

3

Tempat kunci tidak

sesuai

15

53

4

Kunci tidak berada di

tempat sepatutnya

14

67

5

12

79

JUMLAH

79

JADUAL KUMULATIF PUNCA

MASALAH PALING MUNGKIN

(49)

PUNCA – PUNCA

MASALAH PALING

MUNGKIN

BILANG

AN KES

KES

%

JUMLAH

KES

(KUMULA

TIF)

%

KUMULAT

IF

A

Kehilangan

kunci

22

28

22

28

B

Pertindihan

tempahan

16

20

38

48

C

Tempat kunci

tidak sesuai

15

19

53

67

D

Kunci tidak

berada di

tempat

sepatutnya

14

18

67

85

E

Label tag tidak

jelas

12

15

79

100

JUMLAH

79

100

JADUAL PERATUS KUMULATIF 5

PUNCA MASALAH PALING MUNGKIN

(50)

RAJAH

PARETO 1

A KEHILANGAN KUNCI

B PERTINDIHAN

TEMPAHAN

C TEMPAT KUNCI

TIDAK SESUAI

D KUNCI TIDAK

BERADA DI TEMPAT

SEPATUTNYA

E LABEL TAK TIDAK

JELAS

MEMANTAPKAN PENGURUSAN,

PENGGUNAAN DAN PENEMPAHAN

MAKMAL SERTA BILIK KULIAH

DI JMSK, PSAS

MEMANTAPKAN PENGURUSAN,

PENGGUNAAN DAN PENEMPAHAN

MAKMAL SERTA BILIK KULIAH

DI JMSK, PSAS

5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

A B C D E

28% 100 % 0 PUNCA MASALAH 85 % 48% 67% 85% 22 KES

16 KES 15 KES 14 KES

(51)

R A J A H P O K O K

S W O T

m e t h o d

A L T E R N A T I F CA D A N G A N

P E N Y E L E SA I A N T E R B A I K

KEPUASAN HATI

PELANGGAN

MUDAH DILAKSANAKAN

TIADA PENAMBAHAN

TUGAS

JIMATKAN MASA

JIMATKAN KOS

TINGKATKAN HASIL

KERJA

CADANGAN YANG

REALISTIK

KRITERIA ALTERNATIF

CADANGAN TERBAIK

(52)

ALTERNATIF CADANGAN

TERBAIK

MEMANTAPKAN PENGURUSAN

PENGGUNAAN DAN PENEMPAHAN BILIK DAN

MAKMAL DI JMSK

(53)

ALTERNATIF CADANGAN TERBAIK

SWOT METHOD

ALTERNATIF

CADANGAN

TERBAIK

STRENGTH WEAKNESS OPPORTUNITY THREAT KEPUTUSAN

Sistem

Pengurusan

Makmal dan

Bilik JMSK

secara dalam

talian

Mudah

digunakan

Bergantung

kepada

capaian

Internet.

Penggunaan dan

penempahan bilik

dan makmal lebih

sistematik

Rungutan

dari

banyak

pihak

DITOLAK

Papan Jadual

Penggunaan

dan

Penempahan

Makmal dan

Bilik di JMSK

-

Mudah

digunakan

-

Kos

rendah

Komitmen

pengguna

Penggunaan dan

penempahan bilik

dan makmal lebih

sistematik

Tiada

DITERIMA

(54)

(55)

PENEMPAHAN

(56)

SISTEM PENEMPAHAN BILIK

SECARA TALIAN JMSK

•

Ianya dibangunkan

menggunakan Perisian

Visual Studio 2010 and

juga SQL Server 2008.

•

Kos untuk penghasilaN

(57)

CIRI-CIRI

•

Di dalam sistem tersebut hendaklah

disertakan bersama tempoh yang

telah digunakan oleh pelanggan

yang lain bagi mengelakkan

pertindihan tempahan.

•

Perisian ini tidak kompleks dan amat

mesra pengguna.

•

Ini untuk menggalakkan

pengguna-pengguna yang tidak ‘

it-savvy’

untuk mencuba perisian ini.

•

Sistem ini menggunakan internet

sebagai medium perhubungan

kerana mahukan proses-proses kerja

yang terlibat bersepadu dan juga

lebih efsyen.

•

Data disepadukan di dalam

(58)

(59)

MEKANISMA MENGUKUR HASIL

KEBERKESANAN PENGGUNAAN

(60)

(61)

ANALISIS PENGGUNAAN APLIKASI

PENEMPAHAN ATAS TALIAN

Analisis-analisis

Menunjukkan

kecenderungan

Penggunaan

Sistem Adalah

(62)

MEMANTAPKAN PENGURUSAN PENGGUNAAN DAN PENEMPAHAN BILIK DAN MAKMAL DI JMSK

Sistem Pengurusa n Makmal dan Bilik JMSK secara dalam talian Papan Jadual Penggunaan dan Penempahan Makmal dan Bilik di JMSK

Penggunaan buku tempahan tanpa menggunakan borang Pastikan pengguna mengetah ui cara mengguna kan sistem dalam talian ini. Pastikan pengguna mengetahui prosedur untuk menggunakan papan Jadual Penggunaan dan Penempahan Makmal dan Bilik di JMSK

Pastikan buku tempahan sentiasa dikemaskini. Mengadaka n demonstra si bagi penggunaa n sistem dalam talian. Mengadakan taklimat penggunaan Papan Jadual Penggunaan dan Penempahan Makmal dan Bilik di JMSK

Membuat pemantauan

secara berterusan.

DITOLAK DITERIMA DITOLAK

(63)

PELAN TINDAKAN UJICUBA

Memberitahu dan memberikan

taklimat

kepada semua pengguna

yang terlibat

Menyiapkan

Papan Jadual

Penggunaan dan Penempahan

(64)

(65)

(66)

IMPAK APLIKASI PROJEK

Penjimatan 100%

penggunaan borang

Menuju ke arah ‘

paperless

office

’

Penjimatan Masa –

(67)

(68)

Susunan kunci teratur

Menyelesaikan

(69)

(70)

Tiada pertindihan

penempahan

Tidak perlu merujuk helaian

– helaian jadual waktu

(71)

(72)

PENCAPAIAN HASIL PROJEK

FAEDAH-FAEDAH

PROJEK

Projek ini secara

umumnya bertujuan

untuk mengatasi

masalah dan aduan

yang timbul dalam

urusan penempahan

(73)

Membentuk golongan warga kerja yang

berkebolehan dalam semua bidang seperti

pemikiran kreatif, analisis masalah, penyelesaian

masalah, kepimpinan dan kerja berkumpulan

Membentuk golongan warga kerja yang

berkebolehan dalam semua bidang seperti

pemikiran kreatif, analisis masalah, penyelesaian

masalah, kepimpinan dan kerja berkumpulan

Memperbaiki tahap dan hubungan komunikasi di

semua peringkat dalam organisasi

Memperbaiki tahap dan hubungan komunikasi di

semua peringkat dalam organisasi

Melahirkan semangat kesedaran dan sensitif

kepada

kualiti

Melahirkan semangat kesedaran dan sensitif

kepada

kualiti

Mempergunakan sepenuhnya kebolehan,

pengalaman dan kecenderungan setiap pekerja

bagi kebaikan organisasi

Mempergunakan sepenuhnya kebolehan,

pengalaman dan kecenderungan setiap pekerja

bagi kebaikan organisasi

Mengujudkan semangat kerja berpasukan dan

kerjasama

Mengujudkan semangat kerja berpasukan dan

kerjasama

Menjadikan

persekitaran kerja

yang lebih

menarik

Menjadikan

persekitaran kerja

yang lebih

(74)

1

Pengurang

an kos

operasi

penempah

an

2

Penjimatan

masa

3

Peningkata

n hasil

kerja para

pensyarah

4

Penjimatan

sumber

manusia

Faedah-faedah

serta hasil

penambahbaikan yang diperolehi

daripada projek ini yang telah

dilaksanakan ialah:

Faedah-faedah

serta hasil

penambahbaikan yang diperolehi

(75)

PENGURANGAN KOS OPERASI

Item

Sebelum

Projek

(3 Bulan)

Selepas

Projek

(3 Bulan)

Penjimata

n Kos

(3 Bulan)

Kertas A4 4 ream x

RM12.50

=RM50.0

0

Buku =

RM 3

RM 50 –

RM 5

= RM 45

Papan

notis

putih

-

-Tag kunci RM 5

RM 5

RM 0

Stiker

TIADA

RM 5

+RM 5

(76)

PENGURANGAN KOS OPERASI

Sebelum Selepas 0

10 20 30 40 50 60

Pengurangan Kos Operasi

R

in

g

it

M

a

la

y

s

ia

Kos Pengemaskinian Rekod Peminjaman

Kunci _Penjimatan

kos op-erasi:

RM55– RM23=

RM32

Kos penggunaan kertas A4 dapat

dikurangkan apabila hanya buku

tempahan dan ‘board’ tempahan

digunakan. Hasil kajian menunjukkan

penjimatan kos operasi sebanyak RM 32

dapat dilakukan dalam tempoh tiga

(77)

PENJIMATAN MASA PENSYARAH

Proses penempahan

sebelum

ini perlu

•

memeriksa buku

tempahan sekiranya ada

pertindihan,

•

mengisi borang,

•

berjumpa ketua jabatan

untuk kelulusan

•

dan mengambil kunci bilik

yang hendak digunakan.

(MASA DIAMBIL = 10

MIN/TEMPAHAN)

Setelah

projek KIK ini

dilaksanakan para pensyarah

hanya perlu menempah pada

‘board’ tempahan

dan mengisi buku tempahan

(tanpa perlu berjumpa ketua

jabatan untuk kelulusan)

sebelum mengambil kunci.

(MASA DIAMBIL = 2

MIN/TEMPAHAN)

Oleh itu didapati ada

penjimatan masa dalam

8

(78)

PENJIMATAN MASA PELAJAR

Pelajar boleh

terus ke kelas

yang ditempah

tanpa membuang

masa menunggu

dan mengelakkan

pertindihan.

PELAJ

AR

PELAJ

(79)

PENJIMATAN MASA

Sebelum Selepas 0

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Pengurangan Masa

M

in

it

Proses Pengemaskinian Rekod Peminjaman

Kunci

Penjimatan masa:

(80)

KETERANGAN: PENCAPAIAN BILANGAN

KES

KESILAPAN SEMASA PENEMPAHAN

(FEB-APRIL 2010)

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

60

55

PEMANTAUAN SELEPAS PROJEK

SASARAN 10 KES @ 85%

(81)

PENINGKATAN HASIL KERJA

a

•

Meningkatkan kemampuan

menyelesaikan masalah dan

membuat keputusan.

b

•

Memupuk semangat kerjasama dan

bekerja dalam satu pasukan.

c

•

Menyemai dan menerapkan nilai

serta etika kerja positif.

d

•

Meningkatkan komitmen terhadap

kerja.

e

•

Menambah dorongan untuk bekerja

dengan lebih dedikasi.

f

•

Meningkatkan kesedaran mengenai

tanggungjawab terhadap diri sendiri,

kumpulan, organisasi dan negara.

g

•

Membimbing warga organisasi

berfkiran kreatif dan inovatif untuk

menghasilkan inovasi.

(82)

DI ANTARA FAEDAH-FAEDAH LAIN

IALAH;

Tahap kepuasan pelajar.

Hasil kajian menunjukkan

pelanggan kita iaitu pelajar

turut berpuas hati kerana

pensyarah telah

memaklumkan lebih awal

(83)

DI ANTARA FAEDAH-FAEDAH

LAIN IALAH;

Tahap kepuasan pensyarah

Pensyarah juga amat

berpuas hati dengan

penambahbaikan yang

dilakukan kerana mereka boleh

merancang aktiviti dan tempat

kuliah lebih awal dan tidak

(84)

DI ANTARA FAEDAH-FAEDAH

LAIN IALAH;

Imej Jabatan

Perancangan yang sistematik oleh

pensyarah akan memberi imej

yang baik kepada jabatan. Proses

P& P juga akan lebih berkesan

dan menepati masa. Pelajar akan

lebih bersemangat dengan

kepimpinan pensyarah

(85)

Di antara sumbangan pelaksanaan

cadangan penyelesaian kepada

pencapaian objektif organisasi dapat

dilihat melalui:

Peningkatan kompetensi diri staf

Pembudayaan pengurusan secara penyertaan (participative management)

Pelaksanaan penambahbaikan berterusan dan menambah nilai penyampaian perkhidmatan secara kreatif dan inovatif

Kepastian kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan yang

(86)

KOS SEBELUM PROJEK PURATA KOS

DIBELANJAKAN

Kertas A4 : Tag kunci:

PURATA KOS 3 BULAN: PURATA KOS SETAHUN, RM 50 X 4 +RM 5 : KOS SELEPAS PROJEK PURATA KOS DIBELANJAKAN:-Buku: Tag kunci Sticker : Magnet :

PURATA KOS 3 BULAN : PURATA KOS SETAHUN: PENGURANGAN KOS PROJEK

PURATA PENJIMATAN SETAHUN,

RM 205– RM 23 KOS PROJEK KUMPULAN;

Alat Tulis, Ink Printer, Gambar

KOS SEBELUM PROJEK

PURATA KOS DIBELANJAKAN

Kertas A4 : Tag kunci:

PURATA KOS 3 BULAN: PURATA KOS SETAHUN, RM 50 X 4 +RM 5 :

KOS SELEPAS PROJEK

PURATA KOS DIBELANJAKAN:-Buku: Tag kunci Sticker : Magnet :

PURATA KOS 3 BULAN : PURATA KOS SETAHUN:

PENGURANGAN KOS PROJEK

PURATA PENJIMATAN SETAHUN,

RM 205– RM 23 KOS PROJEK KUMPULAN;

Alat Tulis, Ink Printer, Gambar RM 50 RM 5 RM 55 RM 205 RM 3 RM 5 RM 5 RM 10 RM23 RM23 RM182 RM 30 RM 50 RM 5 RM 55 RM 205 RM 3 RM 5 RM 5 RM 10 RM23 RM23 RM182 RM 30

FORMULA PERBEZAAN KOS DIBELANJAKAN

= PURATA KOS SEBELUM – PURATA KOS KUMPULAN X 100

PURATA KOS SEBELUM

= RM 205– RM 23 X 100 RM 205

=

88.78 %

PERBEZAAN KADAR NISBAH KOS

1 : 0.11

FAEDAH/MASA

KOS KUMPULAN PERBEZAAN KOS DIBELANJAKAN

88.78 %

KOS

SEBELUM

PROJEK

KOS SELEPAS PROJEK

(87)

LEMBARAN SEMAKAN SELEPAS

UJICUBA

(

Jan-Mac 2011)

SEMAKAN DAN PENILAIAN SELEPAS

UJICUBA

BIL

PUNCA-PUNCA

MASALAH PALING

MUNGKIN

BILANGAN KES

A

KEHILANGAN KUNCI

3

B

PERTINDIHAN TEMPAHAN

2

D

KUNCI TIDAK BERADA DI

TEMPAT SEPATUTNYA

2

C

TEMPAT KUNCI TIDAK

SESUAI

0

E

LABEL TAG TIDAK JELAS

0

(88)

ANALISA KEPUTUSAN

•

Berdasarkan pengumpulan data,

kumpulan telah merekod data

bilangan kes punca-punca masalah

paling mungkin mengikut kes

tertinggi. Kemudiannya, kumpulan

menyusun punca-punca masalah

paling mungkin mengikut bilangan kes

tertinggi untuk membentuk Jadual

Jumlah Kumulatif Punca-Punca

Masalah Paling Mungkin dan diplotkan

pada Rajah Pareto Selepas Ujicuba.

•

Rajah Pareto dan Jadual Peratus

(89)

JADUAL PENURUNAN

BILANGAN KES

PUNCA-PUNCA PALING

MUNGKIN

PENURUNAN BIL KES

KEHILANGAN KUNCI

22 KES KEPADA 3 KES

PERTINDIHAN TEMPAHAN

16 KES KEPADA 2 KES

TEMPAT KUNCI TIDAK

SESUAI

15 KES KEPADA TIADA

KES

KUNCI TIDAK BERADA DI

TEMPAT SEPATUTNYA

14 KES KEPADA 2 KES

12 KES KEPADA TIADA

(90)

JADUAL PERATUS KUMULATIF

PUNCA-PUNCA MASALAH YANG PALING

MUNGKIN

(SELEPAS UJICUBA)

PUNCA – PUNCA MASALAH

PALING MUNGKIN BILANGAN KES % KES

JUMLAH KES (KUMULATIF)

% KUMULATIF

A KEHILANGAN KUNCI

3 42.86 3 42.86

E PERTINDIHAN TEMPAHAN

2 28.57 5 71.43

B

KUNCI TIDAK

BERADA DI TEMPAT

SEPATUTNYA 2 28.57 7 100

D TEMPAT KUNCI

TIDAK SESUAI 0 0 7 100

A LABEL TAG TIDAK _JELAS 0 0 7 100

(91)

•

Penurunan jumlah kes masalah

paling mungkin ini adalah kesan

daripada perlaksanaan

sepenuhnya cadangan-cadangan

penyelesaian.

•

Prosedur kerja baru yang

dilaksanakan serta kerjasama

daripada para pensyarah turut

menyumbang dalam proses

(92)

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100

A B

D

C

E

0 PUNC A 3 KES

42.86%_28.57%2 KES_28.57%2 KES

100 %

9

1

.1

4

%

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

60

65

70

75

80

85

90

95

100

A

B

C

D

E

28%

100 %

0

PUNC A MASA

85 %

SASARAN

48%

67%

85%

22 KES

16 KES15 KES 14 KES 12 KES

PARETO

SEBELUM

PARET

O

SELEP

AS

A

PERTINDIHAN TEMPAHAN

B

KUNCI TIDAK BERADA DI TEMPAT SEPATUTNYA

C

KEHILANGAN KUNCI

D

(93)

PENAMBAHBAIKAN

Mewujudkan ahli jawatankuasa

untuk memantau penggunaan

papan tempahan setiap hari jumaat

bagi memastikan tiada pertindahan

tempahan untuk minggu berikutnya.

Memperkenalkan peraturan untuk

memperkemaskan proses

penempahan.

Mendapatkan ‘endorsement’ secara

bertulis dari Ketua Jabatan untuk

(94)

PERATURAN-PERATURAN

PENEMPAHAN

Penempahan yang lewat tidak akan

diterima sekiranya tiada alasan yang kukuh.

Denda akan dikenakan terhadap mereka

yang cuai dalam mengendalikan kunci

makmal.

Denda

Rm1/hari

untuk

kegagalan

memulangkan kunci

Denda

Rm30

bagi

mereka

yang

menghilangkan kunci

Email peringatan akan dihantar kepada

mereka yang terbabit.

(95)

(96)

(97)

CARTA ALIRAN KERJA BARU

Lihat

Kekosong

an

Letak

Magnet

Isi Buku

Rekod

TIADA

(98)

PROSES PENGGUNAAN DAN

PENEMPAHAN

Sticker oren – bilik atau

makmal telah ditetapkan

penggunaannya

seperti dalam jadual waktu

Tag

Biru-

Bilik

atau

makm

al

telah

ditem

pah

oleh

nama

yang

terter

a

Tag

Kuning

- Bilik

atau

makm

al

sedang

diguna

kan

oleh

nama

(99)

PENILAIAN KUMPULAN

KEMAJUAN AHLI

Borang soal selidik telah diedarkan kepada ahli

untuk membuat penilaian diri bagi mengukur

kemajuan ahli-ahli sebelum,

semasa dan selepas projek. Dari segi

perkembangan minda ahli,

hasil kaji selidik melalui indikator penilaian prestasi

serta pembentukkan Carta Radar, menunjukkan

peningkatan dari semua kriteria yang dinilai.

Kajian Penilaian / Soal Selidik Ahli Sebelum Projek : April 2010 Selepas Projek : Mei 2011

(100)

(101)

101

Dalam melaksanakan

projek, tidak dapat

dielakkan daripada

menghadapi kesulitan

dan halangan namun

berkat keikhlasan dan

kesungguhan, setiap

masalah dan kesulitan

dapat diatasi dengan

toleransi dan

persepakatan. Kerana

sebagai warga JMSK

yang berintegriti, perlu

sedia bekerjasama

dalam menjayakan

matlamat utama jabatan

(102)

Bi l

Isu Punca Cara Atasi

1. Kurang ilmu pengetahuan mengenai KIK

Semua ahli kumpulan yang dilantik belum pernah terlibat dalam KIK

Adakan bengkel kik dan beri motivasi serta galakan oleh fasilitator/ketua kumpulan

2. Kurang minat dalam perbincangan

Tiada pengalaman dan tidak tahu apa yang perlu

dibincangkan Membuat agihan tugas mengikut kebolehan dan perbincangan secara terbuka

3. Tiada idea dan pendapat baru

Ahli tidak tahu serta tidak memahami projek sebenar yang dipilih

Beri penerangan projek oleh ketua kumpulan

4. Kesukaran

menyiapkan tugasan

Tumpuan kepada kerja hakiki dan aktiviti jabatan

Membuat sistem penjadualan

tugasan mengikut kesesuaian

(103)

Semasa dalam

pembangunan projek,

terdapat juga kelemahan

dan kekurangan ahli dan

kumpulan. Ianya berlaku

disebabkan ahli yang masih

baru dalam KIK, terlibat

dengan aktiviti lain jabatan,

berkursus dan sebagainya.

Dengan mengambil langkah

perlu bagi mengatasinya,

beberapa acara dan

program diatur seperti

mengadakan bengkel KIK

(104)

Selepas projek, pelbagai

pembelajaran dan

pengetahuan berguna

diperolehi. Setiap ahli kini

dapat memahami tatacara

dan prosedur kerja,

berpengetahuan, menyelidik

dan menganalisa data

sesuatu permasalahan serta

dapat bekerja dalam satu

pasukan.

(105)

KESIMPULAN

•

Hasil daripada projek ini, masalah pengurusan bilik

makmal dan bilik tutorial telah berjaya diperbaiki

sejajar dengan sikap prihatin ahli REACH Q yang

menjurus ke arah memperkenalkan prosedur yang

lebih baik bagi mengelakkan masalah rugutan dan

pertindahan berkenaan penggunaan dan tempahan

bilik-bilik tutorial dan makmal yang terdapat di JMSK.

•

Sebagai rumusan projek,

Booking Board

yang

diperkenalkan perlu diterima oleh setiap staf JMSK

tanpa berlaku kecuaian atau penyelewangan. Dengan

adanya

Booking Board

ini diharap dapat membantu

dalam menguruskan penggunaan dan tempahan

bilik-bilik tutorial dan makmal di JMSK lebih sistematik.

•

Secara keseluruhannya, KIK adalah suatu usaha yang

murni dalam meningkatkan mutu kerja dan

produktiviti sesuatu organisasi. Oleh yang demikian

semangat penyertaaan dan komitmen harus disemai