MODUL 10
PENGGUNAAN EPROCUREMENT
PELATI HAN TI NGKAT DASAR PENGADAAN
BARANG/ JASA PEMERI NTAH
BERDASARKAN
PERATURAN PRESI DEN NO 54 TAHUN 2010
BESERTA PERUBAHANNYA
2014
D
D
D
a
a
a
f
f
f
t
t
t
a
a
a
r
r
r
I
I
I
s
s
s
i
i
i
Daftar Isi ... 1
Tujuan Umum ... 2
Tujuan Khusus ... 2
A. Pendahuluan ... 3
B. E-Procurement ... 11
C. E-Tendering ... 12
D. E-Purchasing ... 15
E. Tes ... 19
T
T
T
u
u
u
j
j
j
u
u
u
a
a
a
n
n
n
U
U
U
m
m
m
u
u
u
m
m
m
Tujuan umum :
Setelah modul selesai diajarkan, diharapkan peserta mampu memahami kegunaan dan
kebutuhan akan E procurement
T
T
T
u
u
u
j
j
j
u
u
u
a
a
a
n
n
n
K
K
K
h
h
h
u
u
u
s
s
s
u
u
u
s
s
s
Tujuan khusus :
Setelah modul ini selesai diajarkan diharapkan peserta mampu :
1. Memahami Ketentuan Umum Pengadaan Secara Elektronik.
2. Memahami pelaksanaan dan para pihak terkait e tendering.
3. Memahami tatacara e purchasing.
4. Melaksanakan pemasukan data pengumuman dan pemasukan data pemenang
A
A
A
..
.
P
P
P
e
e
e
n
n
n
d
d
d
a
a
a
h
h
h
u
u
u
ll
l
u
u
u
a
a
a
n
n
n
Pengadaan secara elektronik (E-Procurement) adalah Pengadaan Barang/Jasa yang
dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai
dengan ketentuan perundang-undangan. Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik
dilakukan dengan cara e-tendering atau e-purchasing.
Dengan melaksanakan pengadaan secara elektronik akan meningkatkan transparansi
sehingga persaingan sehat antar pelaku usaha dapat lebih cepat terdorong. Dengan
demikian optimalisasi dan efisiensi belanja negara akan segera terwujud.
Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam
Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden
nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana
ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib
melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh
paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga
mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja
K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara
elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP
No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam
menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib
memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11
Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik bertujuan untuk:
a. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas ;
b. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat;
c. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan ;
Manfaat dari pelaksanaan pengadaan secara elektronik antara lain :
1. Terjadinya efisiensi dalam penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara
(APBN)
Rata-rata penghematan anggaran yang dapat diperoleh dari pendekatan
e-Procurement dibanding dengan cara konvensional berkisar 23.5persen.
Sedangkan pada HPS (Harga Penetapan Sendiri) dapat dilakukan penghematan
rata-rata 20 persen. Biaya pengumuman pengadaan dan pengumuman pemenang
lelang juga dapat diminimalisir karena menggunakan pengumuman secara on line
yang lebih mudah diakses. Apabila pendekatan pengadaan barang dan jasa
melalui e-Procurement ini diikuti oleh sebagian besar atau seluruh lembaga
pemerintah/Negara diseluruh Indonesia, maka penghematan anggaran yang
dilakukan masing-masing lembaga pemerintah/Negara maka akan berdampak
besar pada penghematan APBN.
2. Pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan cara e-Procurement dapat
dilakukan dalam jangka waktu yang lebih cepat dibanding dengan cara
yang dilakukan dengan cara konvensional.
Rata-rata waktu yang diperlukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan cara
konvensional adalah 36 (tiga puluh enam) hari sedangkan apabila dengan cara
e-Procurement hanya berkisar 20 (dua puluh) hari. Hal ini dikarenakan dengan
sistem elektronik, proses pengumuman pengadaan, penawaran, seleksi dan
pengumuman pemenang dapat dilakukan dengan lebih cepat
3. Persaingan yang sehat antar pelaku usaha sehingga mendukung iklim
investasi yang kondusif secara nasional.
Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang lebih transparan, fair dan
partisipatif mendukung persaingan usaha yang semakin sehat di setiap wilayah
dimana pengadaan barang dan jasa dilakukan. Tidak ada pengaturan pemenang
lelang serta menghilangkan sistem arisan antara pelaku usaha, pelaku usaha yang
besar tidak dapat menekan pelaku usaha kecil untuk tidak berpartisipasi dalam
tender, serta pelaku usaha di semua tingkatan tidak dapat menekan lembaga
pemerintah untuk memenangkannya dalam tender. Pelaksanaan lelang
diaturdalam suatu sistem yang transparan, akuntabel, dan meniadakan kontak
langsung antara panitia dengan penyedia barang dan jasa. Pelaku usaha yang
usahanya akan mendapatkan keunggulan kompetitif. Secara umum sistem
e-Procurement menuntut penyedia barang/jasa untuk berlomba dalam melakukan
efisiensi, sementara disisi lain juga dituntut untuk menghasilkan output yang
berkualitas. Kondisi semacam ini merupakan ciri yang diterapkan pada
persaingan yang sehat (fairmarket competition) dan akan mendukung iklim
investasi yang kondusif bila e-Procurement diterapkan secara konsisten ditingkat
nasional
Secara umum perbedaan antara pengadaan secara manual dan e-Procurement sebagai
berikut
No Manual e-Procurement
1 Pemasukan dan pengambilan dokumen dilakukan dengan tatap muka
Pemasukan dan pengambilan dokumen dilakukan melalui internet
2 Pengumuman hanya dilakukan di media cetak dan papan pengumuman
Pengumuman dilakukan di internet melalui website yang ada
3 Daerah cakupan pemberitahuan terbatas
Daerah cakupan pemberitahuan sangat luas
4 Terbukanya kesempatan untuk berkolusi antara pokja ULP dan penyedia
Kesempatan untuk berkolusi antara pokja ULP dan penyedia semakin kecil
5 Kurang transparan Lebin transfaran
Kelebihan penggunan eprocurement adalah
1. Layanan lebih cepat dikarenakan peserta lelang tidak memerlukan waktu untuk
mengadakan perjalanan ke alamat pokja
2. Transparan, akuntabel, efektif dan efisien karena dapat diakses oleh masyarkat
luas
3. Salah satu upaya mempersiapkan penyedia nasional untuk menghadapi tantangan
dan perkembangan global.
Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik dikembangkan oleh
penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Untuk itu,
LKPP membangun dan mengelola Portal Pengadaan Nasional.
Gubernur/Bupati/Walikota dan K/L/I membentuk LPSE untuk memfasilitasi
ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara
elektronik.
K/L/D/I wajib menayangkan rencana Pengadaan dan pengumuman Pengadaan di
website K/L/D/I masing-masing dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. Website
masing-masing K/L/D/I wajib menyediakan akses kepada LKPP untuk memperoleh
informasi.
LEMBAGA PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Lembaga Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah unit kerja K/L/D/I yang
dibentuk untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara
elektronik.
Gubernur/Bupati/Walikota membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP/Pejabat
Pengadaan dalam melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. K/L/I dapat
membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan
Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. ULP/Pejabat Pengadaan pada
Kementerian/Lembaga/Perguruan Tinggi/BUMN yang tidak membentuk LPSE, dapat
melaksanakan Pengadaan secara elektronik dengan menjadi pengguna dari LPSE
terdekat.
Organisasi LPSE paling kurang meliputi :
a. administrator sistem elektronik ;
b. unit registrasi dan verifikasi pengguna ; dan
LPSE wajib menyusun dan melaksanakan standar prosedur operasional serta
menandatangani kesepakatan tingkat pelayanan (Service Level Agreement) dengan
LKPP. LKPP melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan sistem
Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik.
LKPP membangun dan mengelola Portal Pengadaan Nasional. K/L/D/I wajib
menayangkan rencana Pengadaan dan pengumuman Pengadaan di website K/L/D/I
masing-masing dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. Website masing-masing
K/L/D/I wajib menyediakan akses kepada LKPP untuk memperoleh informasi
pengadaan
Langkah pembentukan LPSE:
1. Institusi yang berminat (Pemohon) mengirimkan Surat Minat Implementasi
e-Procurement (lihat disini) yang ditujukan ke:
Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
c.q. Deputi Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP
Gedung SMESCO UKM Lantai 8, Jalan Jenderal Gatot Subroto Kavling 94,
Jakarta Selatan
Telepon: 021-7973548/97605950 atau 021-7998317/32569058 s.d. 59 Extensi
221/174/160
Faksimili: 021-79181153 Email: [email protected]
2. Pemohon menerbitkan Surat Keputusan tentang Pembentukan Tim LPSE, yang
dalam tim tersebut sekurang-kurangnya terdiri dari:
1) Penanggung Jawab
2) Ketua
3) Bidang Pelatihan dan Sosialisasi
4) Bidang Administrasi Sistem Informasi (kecuali LPSE Service Provider)
5) Bidang Registrasi dan Verifikasi
6) Bidang Layanan Pengguna
3. Surat Keputusan sebagaimana dimaksud pada huruf b, dikirimkan ke Direktorat
e-Procurement LKPP sebagai dasar pelaksanaan Management Training bagi
Management Training dilaksanakan selama 4 (empat) hari dan pemohon tidak
dikenakan biaya apapun serta pemohon hanya menanggung biaya akomodasi
selama kegiatan.
4. Untuk memberikan pemahaman kepada stakeholder (PPK, pokja ULP, Pelaku
Usaha), pemohon dapat melaksanakan sosialisasi dan/atau pelatihan
penggunaan SPSE serta dapat mengajukan permohonan bantuan personil
(narasumber) kepada Direktorat e-Procurement LKPP untuk pendampingan
kegiatan dimaksud.
5. Dalam rangka memperkuat dasar hukum pelaksanaan e-Procurement, pemohon
harus menerbitkan Peraturan Kepala Daerah tentang Implementasi
e-Procurement atau peraturan lain yang memungkinkan e-e-Procurement
diberlakukan di institusi pemohon.
6. Diinformasikan bahwa untuk implementasi e-Procurement pemohon dapat
memilih satu dari 2 (dua) jenis LPSE, yaitu:
a) LPSE Sistem Provider
Pada LPSE Sistem Provider ini memiliki organisasi sebagaimana tersebut
pada huruf b, dan mempunyai, mengelola dan memelihara perangkat keras
yang tidak terbatas pada perangkat jaringan dan server yang telah
terinstalasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE).
Adapun selain fungsi diatas yang merupakan tugas dari Bidang Administrasi
Sistem Informasi, LPSE dengan tipe ini juga melaksanakan fungsi lainnya,
misal:
1) Sosialisasi kepada PPK/Pokja ULP dan Penyedia Barang/Jasa;
2) Pelatihan kepada PPK/Pokja ULP dan Penyedia Barang/Jasa;
3) Melayani PPK/Pokja ULP untuk mendapatkan kode akses
4) Melakukan verifikasi terhadap dokumen (Akta, SIUP, TDP, ijin
usaha sesuai bidang, KTP Pemilik dan/atau Direktur Perusahaan,
dll.) penyedia barang/jasa yang sebelumnya telah melakukan
pendaftaran untuk mendapatkan kode akses secara online; dan
Dengan LPSE ini maka pemohon akan memiliki alamat website sendiri,
misal: Pemohon berasal dari Pemkot Tulungagung maka alamat website
adalah www.lpse.kotatulungangung.go.id
b) LPSE Service Provider
Pada LPSE ini memiliki organisasi sebagai berikut:
1) Penanggung Jawab
2) Ketua
3) Bidang Pelatihan dan Sosialisasi
4) Bidang Registrasi dan Verifikasi
5) Bidang Layanan Pengguna
Pada LPSE Service Provider ini fungsi mengelola server yang telah
terinstalasi SPSE tidak diperlukan karena LPSE tipe ini akan menginduk
pada LPSE terdekat sehingga tidak memiliki alamat website sendiri namun
tetap menjalankan fungsi lainnya, misal: Pemohon berasal dari Pemkot
Tasikmalaya dengan alamat website www.lpse.jabarprov.go.id (alamat ini
milik LPSE Provinsi Jawa Barat).
Infrastruktur yang disediakan oleh Pemohon antara lain:
1. Ruangan, sekurang kurangnya meliputi:
i. Ruang Training;
ii. Ruang Bidding;
iii. Ruang Server; dan (kecuali LPSE Service Provider)
iv. Ruang Verifikasi dan Helpdesk.
2. Daftar kebutuhan perangkat jaringan dan server:
i. Line internet
ii. Router
iii. Switch; dan
iv. Server.
Fungsi LPSE:
1. Mengelola Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE);
3. Menyediakan sarana akses internet bagi PPK/Pokja ULP dan Penyedia
barang/jasa;
4. Menyediakan bantuan teknis untuk mengoperasikan SPSE kepada PPK/Pokja
ULP dan Penyedia barang/jasa;
5. Melakukan pendaftaran dan verifikasi terhadap PPK/Pokja ULP dan Penyedia
barang/jasa.
Peran LKPP, K/L/D/I pada LPSE:
1) LKPP
a. Regulasi & Standarisasi
b. Membangun sistem aggregator
c. Mendorong inisiative pengembangan LPSE (Aplikasi LPSE, SDM &
pendampingan)
2) LPSE di LKPP
a. Mengoperasikan system aggregator
b. Development dan maintenance Aplikasi LPSE
3) LPSE pada K/L/D/I
a. Membangun infrastruktur LPSE
b. Mengoperasikan LPSE
c. Melayani pengguna & penyedia di wilayah yang bersangkutan.
LPSE pada Perpres 54 Tahun 2010
a) Kewajiban penerapan e-procurement untuk sebagian/seluruh paket pada tahun
2012.
b) Kewajiban mendirikan LPSE bagi kabupaten/kota.
c) Pengumuman lelang dan rencana pengadaan dilakukan di Portal Pengadaan
B
B
B
..
.
E
E
E
--
-
P
P
P
rr
r
o
o
o
c
c
c
u
u
u
rr
r
e
e
e
m
m
m
e
e
e
n
n
n
tt
t
Pengadaan barang/jasa pemerintah pada pelaksanaannya dapat dilakukan secara
elektronik mengingat hal ini telah dimungkinkan melalui Keppres No 80 Tahun 2003
dan pada Perpres No.54 Tahun 2010 beserta perubahannya ditegaskan pula, dan
terhadap semua informasi, transksi elektronik pada pelaksanaan pengadaan barang/jasa
pemerintah secara elektronik mengacu pada Undang-undang nomor 11 tahun 2008
tentang ITE.
Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik dapat dilakukan dengan
e-Tendering atau e-Purchasing:
1. E-Tendering merupakan tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang
dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa
yang terdaftar pada sistem elektronik dengan cara menyampaikan satu kali
penawaran sampai dengan waktu yang telah ditentukan.
2. E-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog
elektronik.
Para pihak yang terkait dengan E-Procurement dapat digambarkan seperti gambar
berikut ini:
Pokja ULP
Penyedia Barang/
Jasa
E-Procurement
C
C
C
..
.
E
E
E
--
-
T
T
T
e
e
e
n
n
n
d
d
d
e
e
e
rr
r
ii
i
n
n
n
g
g
g
E-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara
terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada sistem
pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam
waktu yang telah ditentukan.
E-tendering dibedakan jadi dua yaitu
1. E-lelang adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa
lainnya secara elektronik untuk semua pekerjaan yang diikuti oleh semua penyedia
barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memenuhi syarat.
2. E-Seleksi adalah metode pemilihan penyedia konsultansi secara elektronik untuk
semua pekerjaan yang diikuti oleh semua penyedia jasa konsultansi yang
memenuhi syarat
Ketentuan mengenai E-Tendering adalah sebagai berikut :
1. Ruang lingkup e-tendering meliputi proses pengumuman Pengadaan
Barang/Jasa sampai dengan pengumuman pemenang.
2. Para pihak yang terlibat dalam e-tendering adalah PPK, ULP dan Penyedia
Barang/Jasa.
3. E-tendering dilaksanakan dengan menggunakan sistem pengadaan secara
elektronik yang diselenggarakan oleh LPSE dengan alamat :
http://inaproc.lkpp.go.id
4. Aplikasi e-tendering sekurang-kurangnya memenuhi unsur perlindungan Hak
atas Kekayaan Intelektual dan kerahasian dalam pertukaran dokumen, serta
tersedianya sistem keamanan dan penyimpanan dokumen elektronik yang
menjamin dokumen elektronik tersebut hanya dapat dibaca pada waktu yang
telah ditentukan.
5. Sistem e-tendering yang diselenggarakan oleh LPSE wajib memenuhi
persyaratan sebagai berikut :
a. mengacu pada standar yang meliputi interoperabilitas dan integrasi
b. mengacu pada standar proses pengadaan secara elektronik ; dan
c. tidak terikat pada lisensi tertentu (free license)
6. ULP dapat menggunakan sistem Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang
diselenggarakan oleh LPSE terdekat.
Tata cara pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan E-tendering diatur dalam
Perka LKPP No. 18 tahun 2012 tentang E-tendering.
D
D
D
..
.
E
E
E
--
-
P
P
P
u
u
u
rr
r
c
c
c
h
h
h
a
a
a
s
s
s
ii
i
n
n
n
g
g
g
E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog
elektronik. E-purchasing diselenggarakan dengan tujuan :
a. Terciptanya proses Pemilihan Barang/Jasa secara langsung melalui sistem
katalog elektronik (E-Catalogue) sehingga memungkinkan semua ULP/Pejabat
Pengadaan dapat memilih Barang/Jasa pada pilihan terbaik ; dan
b. Efisiensi biaya dan waktu proses Pemilihan Barang/Jasa dari sisi Penyedia
Barang/Jasa dan Pengguna Barang/Jasa.
Dalam rangka E-Purchasing, LKPP akan menyelenggarakan sistem katalog elektronik
(E-Catalogue) sekurang-kurangnya memuat informasi teknis dan harga Barang/Jasa.
Dalam rangka pengelolaan sistem katalog elektronik, LKPP melaksanakan Kontrak
Payung dengan Penyedia Barang/Jasa untuk Barang/Jasa tertentu. Berdasarkan Kontrak
Payung (framework contract) tersebut, LKPP akan menayangkan daftar barang beserta
spesifikasi dan harganya pada sistem katalog elektronik dengan alamat
www.e-katalog.lkpp.go.id.
Jenis barang/jasa yang pengadaan dapat dilakukan melalui ekatalog adalah
No Jenis Barang/Jasa Nama Barang/Jasa
1 Kesehatan Obat
Alat Kesehatan
2 Alat dan Mesin PPSheet
Mesin Pertanian
3 Sarana Bahan
Pabrikasi
Hotmix Ready mix
4 Kendaraan Motor, Mobil, truk dan ambulance
5 Internet Service Provider
6 Peralatan Berat Berbagai jenis alat berat
7 Buku Kurikulum Buku SD, SMP dan
SLTA
Jenis barang dan jasa yang proses pengadaannya dengan ecatalog akan terus bertambah
seiring dengan bertambahnya kebutuhan barang dan jasa pemerintah.
Tata cara pelaksanaan pengadaan melalui ecatalog dapat mengikuti petunjuk
E
L
