Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
(Studi Kasus : PT. Anugrah Kreasi Solusindo)
Aprilia Cerry Natalin Rovita, Sari Dewi Budiwa, Ahman Suryan
1,2,3Politeknik Telkom
1Cheerie.cenaro@gmail.com,2saridewi@politel.ac.id,3asa_suryan@yahoo.co.id
Abstrak
Di dalam layanan Sistem Informasi Kepegawaian, karyawan hanya akan mengisi data kehadiran yang berisi ID dan Kata Sandi sesuai dengan yang telah dibuat karyawan sebelumnya yang ada di depan pintu masuk sebelum ke ruang kerja. Sedangkan staff keuangan akan dengan mudah melihat data kehadiran untuk selanjutnya di proses untuk perhitungan tunjangan, gaji dan pajak. Berdasarkan analisi program yang telah dibuat, penulis dapat menyimpulkan mengenai pembuatan program tersebut secara singkat, bahwa dengan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian ini, karyawan dapat dengan mudah untuk melakukan pengisian daftar hadir dan apabila karyawan dating terlambat akan tercatat di sistem tersebut, sedangkan staff keuangan dapat dengan mudah untuk mendpatkan informasi mengenai karyawan dengan cara masuk ke halaman yang telah disediakan oleh penulis. Setelah itu sistem secara otomatis akan muncul sesuai dengan apa yang di butuhkan.
Kata Kunci : karyawan, sistem informasi kepegawaian, staff keuangan
Abstract
In service of this Civil Service Information System, employees will only fill the attendance data that contains the ID and Password in accordance with the previously made sebelimnya employees in front of the entrance prior to the study. While the finance staff will dnegan easy to see the attendance data for the next in the process for calculating allowances, salaries and taxes. Based on the analysis program that's been made, the author can conclude about the making of the program briefly, that the application Human Resources Information System, the employee can easily present a list to perform charging and when employees come too late to be recorded in the system, while the financial staff can easily to mendpatkan information about employees by going to a page that has been provided by the author. After that the system will automatically appear in accordance with what is needed.
Keywords: employees, information systems officer, finance staff
1 Pendahuluan
Dalam dunia industri sekarang, sudah banyak sistem yang memberikan kemudahan untuk setiap perusahaan dalam menginformasikan bagaimana perusahaan mereka dapat dikenal oleh masyarakat. Setiap karyawan di dalam suatu perusahaan memiliki nama, NIP, serta jabatan mereka di kantor. Setiap karyawan memiliki hak untuk melakukan pengisian daftar hadir mereka sendiri. Setiap perusahaan memiliki metode untuk sistem daftar hadir. Ada yang manual seperti menandatangani daftar hadir, dan ada juga yang tidak manual seperti smartcard reader yang terhubung ke dalam database. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: (1) Membangun suatu proses daftar hadir karyawan secara online melalui hosting Local Area Network (LAN) setempat. (2) Menyiapkan slip penggajian di perusahaan PT. Anugrah Kreasi Solusindo, (3) Menghitung secara otomatis besaran pajak penghasilan karyawan yang bekerja di perusahaan PT. Anugrah Kreasi Solusindo.
Dalam hal ini, metode pengerjaan proyek menggunakan metode Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model waterfall. Dengan menggunakan pemodelan ini, pembuatan sistem informasi akan lebih tersusun dengan dokumentasi yang lengkap untuk membantu pada proses pemeliharaan sistem ini. Model ini mengikuti tahap-tahap sebagai berikut:
a) Analisis Kebutuhan Sistem (System
Requirements Analysis)
Analisa dari keseluruhan sistem yang dibutuhkan untuk Sistem informasi ini dimulai dengan cara sebagai berikut:
1) Metodologi pengumpulan data
2) Wawancara bagian keuangan PT. Anugrah Kreasi Solusindo
3) Tinjauan pustaka, mempelajari, literatur, buku, artikel dan situs yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi.
Dari hasil di atas, maka dianalisa apa saja yang dibutuhkan untuk membangun Sistem informasi ini.
b) Desain
Setelah memahami dan mendapatkan gambaran mengenai apa saja kebutuhan user yang akan dibangun untuk Sistem informasi ini, maka selanjutnya kebutuhan-kebutuhan tersebut dirancang ke dalam DFD (Data Flow Diagram). Pemilihan DFD sebagai alat pembuatan model dikarenakan perancangan sistem ini berorientasi pada alur data atau prosedural, sehingga dengan menggunakan DFD alur data dan jaringan fungsi sistem dapat terlihat jelas.
Model jaringan data akan digambarkan ke dalam ERD (Entity Relationship Diagram), sehingga struktur dan relasi antar data store dapat terlihat jelas.
c) Pengujian (testing)
Pengujian terhadap sistem dilaksanakan setelah sistem tersebut selesai di buat. Pengujian harus diarahkan untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input yang dimasukkan akan memberikan hasil yang sesuai, sebagaimana yang direncanakan di dalam dokumentasi desain. Pengujian yang digunakan dalam proses ini adalah black box Testing untuk pengecekan input output pada sistem informasi agar sesuai dengan yang diharapkan.
2 Tinjauan Pustaka 2.1. Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya. Karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Sistem dapat dilkasifikasikan ke dalam beberapa sudut pandang, seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem yang bersifat deterministic, dan sistem yang bersifat terbuka dan tertutup [9].
2.2. Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. Alat pengolah informasi dapat meliputi elemen komputer, elemen non komputer atau kombinasinya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan di dalam suatu informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi digunakan tidak hanya oleh satu orang pihak didalam organisasi. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut [9].
2.3. Sistem Informasi
Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang menyajikan informasi.
b. Suatu sistem di dalam suatu prganisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [9].
2.4. Pajak PPh21
PPh atau Pajak Penghasilan adalah pajak yang dikenakan atas penghasilan berupa gaji, honor / honorarium, upah, tunjangan dan pembayaran lain yang diterima atau diperoleh Wajib Pajak orang pribadi dalam negeri sehubungan dengan pekerjaan atau jasa, jabatan dan kegiatan. (Perpustakaan Online, 2005)
Penghasilan Kena Pajak dihitung dari penghasilan bruto dikurangi dengan biaya jabatan, iuran pensiun termasuk dan Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP). Honorarium yang diterima atau diperoleh anggota dewan komisaris atau dewan pengawas yang tidak merangkap sebagai pegawai tetap pada perusahaan yang sama. Pada Perusahaan PT. Anugrah Kreasi Solusindo presentase pajak dikenakan sebesar 5% apabila gaji karyawan antara 0-50 juta, 15% apabila gaji karyawan 50juta – 250 juta, dan 25% apabila gaji karyawan 250 juta – 500 juta.
2.6. Data Flow Diagram (DFD)
DFD adalah diagram untuk menggambarkan aliran data dalam sistem, sumber dan tujuan data, proses yang mengolah data tersebut, dan tempat penyimpanan datanya. Selain itu juga, DFD merupakan representasi jaringan dari sistem yang menggambarkan sistem berdasarkan komponen-komponennya dengan semua antar muka diantara komponen-komponen tersebut[3].
Gambar 1. Tabel simbol-simbol DFD
2.7. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD adalah diagram yang menggambarkan keterhubungan antar data secara konseptual. Penggambaran keterhubungan antar data ini didasarkan pada anggapan bahwa dunia nyata dari kumpulan objek yang disebut entitas (entity), dan hubungan yang terjadi diantaranya yang disebut relasi (relationship).Ada dua versi penggambaran Entity Relationship Diagram (ERD), yaitu versi Peter P.Chen dan versi James Martin[3].
Gambar 2. Tabel simbol-simbol ERD
Gambar 3. Kardinalitas pada ERD
a. One to One
Tingkatan hubungan ini menunjukan hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama. dan hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.Artinya setiap tupel pada entitas pertama paling banyak satu tupel berhubungan dengan entitas kedua, dan begitu juga sebaliknya. b. One to Many
Artinya satu tupel pada entitas pertama dapat berhubungan dengan banyak tupel pada entitas kedua, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap tupel pada entitas kedua berhubungan paling banyak satu tupel pada entitas kedua.
c. Many to One
Artinya setiap tupel pada entitas pertama dapat berhubungan paling banyak satu tupel pada entitas kedua, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap tupel pada entitas kedua berhubungan dengan banyaktupel pada entitas pertama.
d. Many to Many
Artinya setiap tupel pada entitas pertama dapat berhubungan dengan banyak tupel pada entitas kedua, dan sebaliknya, dimana setiap tupel pada entitas kedua dapat berhubungan dengan banayk tupel pada entitas pertama.
2.8. Software Development Life Cycle (SDLC)
Daur hidup pengembangan sistem SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan antara lain : analisis, perancangan dan implementasi. Setiap kegiatan dalam Software Development Life Cycle (SDLC) dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan hasilnya (deliverable) [9].
3. Analisis dan Desain
3.1 Sistem yang Berjalan
Berdasarkan sistem yang ada, PT. Anugrah Kreasi Solusindo khususnya dibagian keuangan masih menggunakan sistem yang konvensional, yang berarti setiap surat yang masuk dan keluar masih di dokumentasikan dengan cara ditulis dalam sebuah buku dan ini memungkinkan data hilang atau tidak aman. Mengedit template penagihan yang ada dalam format PDF (Portable Document Format) sehingga terkadang apabila terjadi kesalahan teknis dokumen yang sudah diisi dapat hilang secara seketika karena file tidak dapat disimpan. Pembuatan bukti pengeluaran kas harus dibuat secara manual di dalam
Microsoft Excel, apabila perusahaan harus membuat banyak bukti pengeluaran kas maka mereka harus membuat banyak form bukti pengeluaran kas sebanyak yang mereka perlukan dalam Microsoft Excel. Hal ini menyebabkan bagian keuangan selain dapat kehilangan data juga membuang waktu ketika harus membuat form dan pendokumentasian tersebut secara manual.
3.2 Sistem yang akan Dikembangkan
PT. Anugrah Kreasi Solusindo ingin membangun sistem yang dapat memfasilitasi bagian keuangan untuk dapat meningkatkan kinerja kerja bagian keuangan agar lebih effektif dan effisien tanpa harus membuang waktu. Data surat masuk dan surat keluar dapat didokumentasikan secara lebih komputerisasi, pembuatan form penagihan, dan pembuatan bukti pengeluaran kas dapat di buat dengan cara lebih praktis tanpa harus dibuat secara manual.
Didalam layanan Sistem informasi yang akan dibangun ini, bagian keungan tinggal menginputkan data-data persuratan, penagihan, dan pengeluaran kas ke dalam sistem, dan sistem akan menyimpan data-data tersebut ke dalam database sehingga kemungkinan bagian keuangan akan kehilangan data sangat kecil. Seketika bagian keuangan membutuhkan data dan form tersebut untuk di print, maka sistem menyediakan fasilitas tersebut.
3.3 Perancangan Sistem
3.3.1 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah diagram untuk menggambarkan aliran data dalam sistem, sumber dan tujuan data, proses yang mengolah data tersebut dan tempat penyimpanan datanya atau representasi grafik dari sebuah sistem.
3.3.2 Diagram Konteks data_status data_hutang data_kehadiran data_gaji_karyawan data_tunjangan data_jabatan laporan_gajidata_lembur info_Pajak_PPh21 data_karyawan Staff Keuangan Karyawan 1
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Gambar 4. Konteks Diagram
data_kehadiran data_j abatan data_gaj i_karyawan data_kehadiran data_j abatan data_karyawan data_tunjangan data_hutang data_j abatan data_kehadiran data_karyawan Flow_41 data_Paj ak_PPh21 laporan_gaj i data_gaj i_karyawan data_hutang data_tunjangan data_status data_j abatan data_l embur data_karyawan data_kehadiran data_Paj ak_PPh21 data_gaj i_karyawan data_hutang data_tunjangan data_status data_j abatan data_l embur data_karyawan data_kehadiran 1 Mem asukan Daftar
Hadir
2 Mengel ola Data
Karyawan
3 Mengel ola Data
Lembur
4 Mengel ola Data
Jabatan
5 Mengel ola Data Status Karyawan
6 Mengel ola T unjangan
7 Mengel ola Hutang
8 Menghi tung Gaj i
9 Menghi tung Paj ak
PPh21 Daftar Hadir Karyawan Lembur Jabatan Status T unjangan Hutang Gaj i Pajak PPh21 Karyawan Staff Keuangan Gambar 5. DFD Level 1 TABEL 1 DAFTAR TABEL Nama Tabel
Primary Key Data
Store
Deskripsi Tabel
Karyawan idKaryawan karyawan Tabel ini berisi data data karyawan Daftar Hadir idDaftarHadir Daftar hadir Tabel ini berisi data kehadiran setiap karyawan Lembur idLembur Lembur Tabel ini
berisi data data karyawan yang ingin melakukan lembur
Jabatan idJabatan _ Tabel ini
berisi data data jabatan setiap karyawan Rincian Gaji idRincianGaji Rincian Gaji Tabel ini berisi data data gaji yang di peroleh setiap karyawan Staff Keuangan idStaffKeuang an Tabel ini berisi data data staff keuangan Tunjangan idTunjangan Tunjangan Tabel ini
berisi tunjangan setiap karyawan yang ada Pajak PPh21 idPajak Pajak PPh21 Tabel ini berisi data data pajak yang di terima oleh setiap karyawan
3.3.4 E/R Diagram
KARYAWAN DAFTAR HADIR
LEMBUR STAFF KEUANGAN JABATAN MENGISI MEMPUNYAI MEMPUNYAI MEMBERIKAN IZIN 1 n 1 1 n n 1 namaKaryawan
idKaryawan noNpwp statusKaryaan
tanggalDaftarHadir id_jabatan tanggal_lembur id_lembur n gajiPokok nama_jabatan password idDaftarHadir namaKaryawan MENERIMA 1 RINCIAN GAJI id_karyawan bulan_gaji tahun_gaji idKaryawan jamKeluar MEMPUNYAI 1 id_staff_keuangan nama_staff_keuangan n idRincianGaji n Pajak PPh21 MEMPUNYAI 1 idKaryawan idPajak TUNJANGAN 1 id_tunjangan id_jabatan alamat noHp tanggalLahir email jenis_kelamin golongan tunjangan_jabatan tunjangan_kemahalan Id_jabatan STATUS PEGAWAI 1 MEMPUNYAI n idPajak idStatus idStatus namaStatus tunjangan_transport tunjangan_uang_ makan tunjangan_khusus namaKaryawan idJabatan namaJabatan idKaryawan tglLembur lemburKeluar password idTunjangan idPotongan idGajiPokok idGajiPokok
Gambar 6. Entity Relationship Diagram (ERD)
3.6.2 Skema Relasi antar Tabel
Gambar 7. Skema Relasi Antar Tabel
4. Implementasi dan Pengujian
4.1 Implementasi
4.1.1 Tampilan Daftar Hadir
Gambar 8. Tampilan Daftar Hadir
Gambar 9. Tampilan Login Staff Keuangan
4.1.3 Tampilan Staff Keuangan
Gambar 10. Tampilan Staff Keuangan
4.1.4 Tampilan View Daftar Hadir
Gambar 11. Tampilan View Daftar Hadir
4.1.5 Tampilan Gaji
Gambar 12. Tampilan Gaji
4.1.6 Tampilan Detail Gaji
Gambar 13. Tampilan Detail Gaji
4.1.7 Tampilan Slip Gaji
Gambar 14. Tampilan Slip Gaji
Gambar 15. Tampilan Pajak PPh21
4.1.9 Tampilan Slip Form Pajak PPh21
Gambar 16. Tampilan Slip Pajak PPh21
5. KESIMPULAN
Dari hasil pengerjaan proyek akhir ini dapat di simpulkan:
1. Bahwa dengan Aplikasi Kepegawaian yang di rancang ini, menghasilkan suatu sistem untuk proses memasukan data kehadiran karyawan yang digunakan untuk menghitung besaran tunjangan transport dan tunjangan uang makan. 2. Bahwa dengan Aplikasi Kepegawaian yang di
rancang ini, menghasilkan suatu sistem untuk memproses pendataan gaji karyawan sehingga dihasilkan slip gaji karyawan.
3. Bahwa dengan Aplikasi Kepegawaian yang di rancang ini, menghasilkan slip Pajak PPh211 selama sebulan sesuai dengan gaji karyawan yang diterima setiap bulan.
Daftar Pustaka
[1] NoName. MADCOMS. 2009. Menguasai XHTML,CSS,
PHP, dan MySQL melalui Dreamweaver.Yogyakarta: Andi
[2] Suryatiningsih. Muhamad, Wardani. 2009. Web Programming. Bandung: Politeknik Telkom
[3] Nugroho, Eddy Prasetyo. Ratnasari, Komala. Ramadhani, Kurniawan Nur. Putro, Budi Laksono.2009. Rekayasa
Perangkat Lunak. Bandung: Politeknik Telkom
[4] Simarmata, Janner. 2009. Rekayasa Web. Yogyakarta: Andi [5] Kadir. Abdul. 2008. Penuntun Praktis Belajar SQL.
Yogyakarta: Andi
[6] Hendraputra, Ade. Pratondo, Agus. Wijaya, Dedy Rahman. Darwiyanto, Eko. Nugroho, Eddy Prasetyo. Kusuma, Guntur Prabawa. 2009. Information System Quality Insurance. Bandung : Politeknik Telkom
[7] Fowler, Martin. 2005. UML Distilled Edisi 3. Yogyakarta: Andi
[8] Kadir. Abdul. 2008. Dasar Pemrograman WEB Dinamis
Menggunakan PHP. Yogyakarta: Andi
[9] Ladjamudin, bin AL-Bahra.2005. Analisis Desain Sistem
Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu
[10] Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset
