KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH JAWA TIMUR
BIRO SUMBER DAYA MANUSIA
SOP
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SUBBAGKOMPETEN BAGBINKAR
BIRO SDM POLDA JATIM
KEGIATAN
1. Pengertian : Mekanisme pelaksanaan Promosi jabatan Terbuka, bahwa setiap anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia mendapatkan kesempatan yang sama dalam pembinaan karier termasuk promosi jabatan yang didasarkan atas penilaian kinerja, prestasi, mental dan kepribadian yang dilakukan dengan seleksi secara terbuka.
2. Tujuan : a. Untuk memberikan gambaran tentang tahapan pelaksanaan Promosi Jabatan Terbuka di jajaran Polda Jatim.
b. Sebagai pedoman dalam pelaksanaan bagi Panitia/Tim dan
Assessor serta fungsi terkait pada kegiatan Promosi Jabatan Terbuka.
c. Untuk mewujudkan ketertiban dan kelancaran dalam
pelaksanaan kegiatan Promosi Jabatan Terbuka. 3. Kebijakan
Pedoman/ Acuan
: a. Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor
19 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Promosi Jabatan Terbuka di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia.
b. Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor
5 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Assessment Center Kepolisian Negara Republik Indonesia.
4. Alat : a. Computer Assisted Test (CAT) b. flipchar c. Kertas d. Alat tulis d. Map dll 5. Prosedur : a Tahap Persiapan
Memperhatikan ketentuan Penyelenggaraan Promosi jabatan Terbuka di lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia berdasarkan Peratuaran Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2017 sebagai berikut :
1)
1) membuat proposal dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dalam rangka pelaksanaan kegiatan Promosi Jabatan Terbuka. 2) membuat surat perintah penunjukan panitia persiapan untuk
pelaksanaan kegiatan Promosi Jabatan Terbuka.
3) membuat Surat Telegram/Nota Dinas undangan rapat panitia persiapan dan perwakilan Assessor untuk :
(a) menentukan persyaratan jabatan, pangkat, dikum,
dikbang;
(b) menyusun dan menentukan profil serta level
kompetensi;
(c) menentukan bobot nilai Kompetensi manajerial dan Kompetensi Bidang selanjutnya ditetapkan dengan Keputusan Kapolda;
(d) menentukan metode;
(e) menyusun jadwal pelaksanaan kegiatan; (f) menyiapkan sarana dan prasarana. 4) Menyiapkan daftar hadir peserta rapat. 5) membuat Berita Acara hasil rapat.
6) membuat konsep keputusan tentang Promosi Jabatan Terbuka untuk ditanda tangani Kapolda Jatim serta Nota Dinas Pengantar.
7) membuat Nota Dinas kepada Irwasda dan Kabidpropam Polda Jatim tentang permohonan personel sebagai pengawas.
8) membuat pengumuman peluang Promosi Jabatan Terbuka dengan memasang spanduk/banner di depan Mapolda jatim yang berisikan nama/eselon jabatan, persyaratan administrasi, waktu perndaftaran dll.
9) membuat surat telegram ke Satker/Satwil jajaran Polda Jatim tentang penawaran untuk mengikuti Promosi jabatan Terbuka serta jadwal pelaksanaan setiap tahapan seleksi.
10) membuat surat perintah penunjukan Assessor yang ditanda tangani Wakapolda an. Kapolda Jatim.
11) Membuat Nota Dinas kepada Kasatker pembina fungsi untuk menunjuk anggotanya sebagai Tim penguji.
12) membuat surat perintah penunjukkan Assessee yang ditanda tangani Wakapolda an. Kapolda Jatim.
13) membuat Nota Dinas kepada Irwasda dan Kabidpropam Polda Jatim tentang permohonan penelitian personel.
14) Melakukan pendataan dan pemeriksaan kelengkapan
persyaratan administrasi bagi Assessee yang sudah
mendaftar/diusulkan oelh Kasatker/kasatwil, untuk
mencocokkan persyaratan administrasi dengan dokumen yang disampaikan oleh peserta.
15) penilaian hasil pemeriksaan administrasi ditentukan secara kualitatif dengan kriteri sebagai berikut :
(a) Memenuhi Syarat (MS); dan (b) Tidak Memenuhi Syarat (TMS)
16) Hasil penilaian terhadap pemeriksaan administrasi diserahkan oleh Ketua Tim administrasi kepada ketua Panitia.
17) membuat keputusan Ketua Panitia dan dapat didelegasikan
kepada wakil ketua tentang hasil penilaian tahapan
pemeriksaan administrasi.
18) membuat Berita Acara hasil pelaksanaan pemeriksaan Administrasi.
19) membuat surat telegram tentang pengumuman hasil
pemeriksaan administrasi dan pemberitahuan untuk mengikuti tahap berikutnya yakni uji kompetensi manajerial.
20) membuat surat telegram ke Satker/Satwil jajajan Polda Jatim tentang pemberitahuan pelaksanaan kegiatan Uji Kompetensi manajerial, agar memerintahkan Assessor untuk hadir.
21) menyiapkan dan menyusun dokumen/administrasi masing-masing Assessee dan dimasukan kedalam stopmap plastik yang berisikan :
(a) riwayat hidup dan pengalaman kerja.
(b) lembaran level kompetensi LGD (Leaderrless Group
Discussion).
(c) lembar kuning (hasil LGD/Diskusi).
(d) lembaran level kompetensi wawancara rangkap 2 untuk
2 Assesor.
(e) lembar merah (hasil wawancara).
(f) lembar biru (hasil integrasi).
22) menyiapkan absensi Assessor, Assessee dan panitia, tulisan
ruang diskusi, ruang wawancara serta banner yang akan dipasang di ruang tempat pembukaan dan di ruang CAT serta tanda peserta sebagai Assessee.
23) menyiapkan stopmap untuk berkas Assessee persiapan
melaksanakan LGD, masing-masing stopmap diisi 5/6 berkas Assessee.
24) membuat jadwal untuk Assessor dan Assessee.
25) menyiapkan susunan acara, pengantar kata Kabagbinkar dan
sambutan Karo SDM.
a. Tahap pelaksanaan.
26) Pembukaan yang dihadiri Karo SDM, Kabagbinkar, Kabagpsikologi, para Assessor yang ditunjuk dan para Assessee serta panitia dengan susunan acara sebagai berikut :
(a) pembukaan oleh MC
(b) pengantar kata oleh Kabagbinkar
(c) sambutan Karo SDM Polda Jatim.
(d) do’a
(e) foto bersama
(f) ramah tamah
(g) penutup
27) Penjelasan kepada Assessee terkait tahapan Uji Kompetensi Manajerial yang dilaksanakan dengan Assesment Center, waktu tempat dll.
28) Assessee menuju ruang CAT (Computer Assisted Test) untuk melaksanakan uji Psikometri selama 30 menit, Assessee menempati tempat/meja komputer yang dalam komputer tersebut telah tercantum nama masing-masing Assessee sesuai dengan nomor urut Assessee.
29) Setelah melaksanakan CAT, Assessee menuju ruang Diskusi, dalam ruang diskusi telah tersedia 5/6 berkas, tergabung dalam satu kelompok dan melaksanakan diskusi tanpa
pemimpin, seluruh assessee aktif dalam membahas
permasalahan yang telah disediakan oleh panitia dan seluruh aktifitas Assessee selama kegiatan diskusi berlangsunbg dilakukan penilaian oleh 2 Assessor.
30) Setelah melaksanakan Diskusi, Assessee menuju ruang wawancara untuk mengikuti kegiatan wawancara, 1 (satu) assessee diwawancara oleh 2 (dua) assessor, dilanjutkan dengan analisis data dan penilaian hasil oleh Assessor.
31) Seluruh Assessor melaksanakan rapat guna mengintegrasikan hasil penilaian terhadap Assessee.
32) Membuat daftar Profile kompetensi ditandatangani Ketua Tim/Assessor senior yang didalamnya tercantum hasil pelaksanaan uji kompetensi manajerial dalam bentuk kuantitatif dan diserahkan oleh Ketua Tim Uji kompetensi manajerial kepada Ketua Panitia dengan dibuatkan Berita Acara Penyerahan.
33) Membuat Berita Acara hasil integrasi gabungan Assessor yang ditandatangani oleh Administrator, 3 (tiga) Assessor Tingkat Polda, Wakil ketua I dan Wakil Ketua II.
34) Membuat laporan individual (profil kompetensi individu) dan menyerahkan kepada Assessor yang telah ditunjuk untuk melaksanakan feedback.
35) Membuat keputusan hasil penilaian tahap uji kompetensi manajerial ditetapkan dengan keputusan Ketua Panitia dan penandatanganan dapat didelegasikan kepada wakil Ketua. 36) Membuat Surat Telegram tentang pelaksanaan feedback.
Assessi menghubungi Assessor melalui handphone untuk mengetahui kompetensi masing-masing.
37) Mengkompulir hasil pelaksanaan feedback hasil Uji
Kompetensi Manajerial.
38) Membuat surat telegram kepada Kasatker/Kasatwil tentang peserta yang memenuhi syarat kompetensi manajerial dan mengikuti tahap berikutnya yaitu uji kompetensi bidang.
39) Uji Kompetensi Bidang dilaksanakan oleh Tim Uji Kompetensi Bidang.
40) Uji kompetensi bidang dilaksanakan untuk menilai kesesuaian antara kompetensi bidang yang dimiliki peserta dengan standar kompetensi bidang yang dipersyaratkan dalam jabatan.
41) Uji kompetensi bidang meliputi : (a) Penulisan makalah (b) Presentasi; dan
(c) Wawancara.
42) Membuat surat telegram/Nota Dinas undangan untuk melaksanakan rapat Panitia/Tim, persiapan pelaksanaan Uji Kompetensi Bidang untuk membahas :
(a) Teknis pelaksanaan uji kompetensi bidang;
(b) Menentukan bobot NKP, paparan dan wawancaran pada pelaksanaan uji kompetentsi bidang;
(c) Membuat Berita Acara penentuan bobot penilaian NKP, paparan dan wawancara.
43) Membuat surat telegram kepada Kasatker/Kasatwil tentang
pengedaran lembaran survey 360 derajat , untuk
kecepatan melaksanakan koordinasi dengan
Kasubbagrenmin/Kabagsumda.
44) Melaksanakan kegiatan uji kompetensi bidang :
(a) Untuk nomor urut peserta dilakukan pengundian; (b) Tim penguji telah menerima berkas masing-masing
Assessee.
(c) Tim penguji memanggil Assessee secara bergantian untuk memaparkan NKP selama 15 menit selama 30 menit;
(d) Membuat Berita Acara rekapitulasi hasil penilaian uji kompetensi bidang;
(e) Membuat keputusan Ketua Panitia hasil uji kompetensi bidang.
45) Panitia mengkompulir nilai hasil setiap tahapan dan
menyusun peringkat peserta dengan mempertimbangkan : (a) hasil pemeriksaan administrasi;
(b) Hasil uji kompetensi manajerial; (c) Hasil uji kompetensi bidang; dan (d) Hasil penelusuran rekam jejak.
46) Hasil pelaksanaan promosi jabatan terbuka menjadi dasar
pertimbangan dalam sidang DPK.
47) peserta yang terpilih dalam sidang DPK diumumkan oleh panitia melalui surat telegram.
c. Tahap akhir.
48) Membuat laporan (Nota Dinas) kepada Kapolda Jatim
tentang hasil pelaksanaan Assesmen jabatan tertentu.
49) Membuat laporan kepada As SDM Kapolri up. Karobinkar
tentang pelaksanaan assessment jabatan tertentu, dengan tembusan As SDM Kapolri, Karojianstra SSDM Polri, Kapolda Jatim, Irwasda Polda Jatim dan Kabidpropam Polda Jatim.
d. Tahap evaluasi.
50) Mencatat kehadiran Assessor yang seringkali terbentur dengan pelaksanaan tugas di satker/satwil masing-masing. 51) Melakukan evaluasi terhadap personel yang berminat dan
mendaftarkan diri sebagai peserta Assessment.
52) Melaporkan hasil pelaksanaan evaluasi kepada Karo SDM Polda Jatim.
53) Berkoordinasi dengan Unsur terkait. a. Irwasda Polda Jatim;
b. Kabidpropam Polda Jatim; c. Satker/Satwil Pengusul; d. Satker Pembina fungsi; e. Assessor.
