DAPATKAH SISTEM ENTERPRISE RESOURCES PLANNING
MENINGKATKAN KINERJA PERUSAHAAN
(Studi Kasus Perusahaan Manufaktur Jawa Timur)
Zeplin Jiwa Husada TariganDosen Teknik Industri Universitas Kristen Petra Doktoral Manajemen Universitas Brawijaya Malang
Tantangan yang berat dan sebagai indikator utama bagi manajemen puncak dalam implementasikan Enterprise Resources Planning (ERP) sistem adalah bagaimana mengadopsi dan menyesuaikan integrasi data setiap produk terhadap data hasil manajemen produksi untuk menentukan biaya total dan harga penjualan. Penelitian ini akan melakukan eksplorasi terhadap penentuan biaya total produksi pada sebuah perusahaan manufaktur furniture di Sidoarjo yang terdiri atas biaya bahan baku, biaya bahan pembantu, biaya tenaga kerja, biaya overhead dan biaya administrasi.
Key Words : ERP, data produk, biaya total produksi.
1. Pendahuluan
Persaingan semakin kompleks di dunia bisnis, mengakibatkan perusahaan sulit untuk memilih dan menerapkan strategi-strategi yang telah ada dalam memenangkan persaingan bisnis. Strategi-strategi yang ada perlu dilengkapi dengan pelayanan yang cepat dan berdampak pada biaya yang murah untuk meningkatkan daya saing. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business processes (Shebab et al., 2004). Dampak dari efesiensi ini diharapkan semakin meningkatkan daya saing pasar yang kompetitif (Tsamantanis & Kogetsidis, 2006; Suprijanto, 2006).
Teknologi informasi dan komunikasi telah menjadi unsur utama dalam strategi bersaing pada banyak dunia usaha. Penekanan stratejik ini telah memungkinkan para manajer untuk mengintegrasikan teknologi informasi dan
komunikasi di seluruh organisasi dan menghubungkan semua unit bisnis menjadi satu. Integrasi teknologi diseluruh perusahaan memungkinkan pengguna informasi dalam perusahaan memiliki akses ke informasi yang dibutuhkan secara tepat waktu/cepat dan mengambil keputusan yang tepat. Saat ini, pendekatan yang populer untuk pengembangan sistem yang terintegrasi di seluruh perusahaan adalah implementasi sistem perencanaan sumberdaya perusahaan (ERP), yang juga disebut sistem perusahaan.
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi (Spathis and Constantinides, 2003), yang dilengkapi dengan hardware dan software. Teknologi ini berfungsi untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area bisnis proses sehingga menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori (Gupta, 2000).
Sistem ERP adalah serangkaian aplikasi bisnis atau modul, yang menghubungkan berbagai unit bisnis dalam sebuah organisasi seperti keuangan, akuntansi, produksi, dan sumberdaya manusia menjadi sebuah sistem tunggal yang terintegrasi secara kuat dengan platform umum untuk arus informasi di seluruh perusahaan. ERP system terdiri atas modul-modul yang didasarkan pada teknologi client/server. Data diletakkan pada sebuah server yang akan diakses oleh semua departemen yang terkait (Davenport, 1998). Fokus ERP terutama pada bagian operasional dan level taktik perusahaan karena dapat megurangi perbedaan kondisi operasional dengan kondisi report yang disampaikan (Fahy, 2000). Saat adanya integrasi sistem manajemen informasi dengan manjemen accounting merupakan hal yang penting untuk menerapkan management accounting in practice (Chenhall and Langfield-Smith, 1998a; Booth et al., 2000).
Berdasarkan informasi dari majalah fortune bahwa hampir 70 % dari 1000 perusahaan melakukan penginstalan program ERP pada tahun 1998 (Hoffman, 1998), dan pertumbuhan ERP berkembang sebesar 35 % pada tahun yang sama (Shephard, 1998). Penerapan ERP ini dapat mengurangi biaya pada seluruh
aktivitas terutama pada pengurangan biaya tenaga kerja. Harapan perusahaan terhadap teknologi ERP yakni pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan. Pada penelitian ini akan dijelaskan bagaimana pada perusahaan furniture di Sidoarjo menentukan aliran data dalam menentukan total biaya produksi (Flow Total Cost).
2. Total Biaya Produksi Manufaktur
Secara umum biaya produksi telah banyak diteliti secara praktis oleh aktivis perguruan tinggi dan industri. Banyak literatur mengatakan bahwa penggunaan teknologi untuk mengatur dan mengkoordinasi biaya produksi perusahaan akan memberi kontibusi secara ekonomi terhadap perusahaan (Poston, R., and Grabski, S., 2001) antara lain:
1. Dapat memberikan efisiensi secara operasional pada perusahaan. 2. Transaksi bisnis pada perusahaan lebih efektif
3. Mengumpulkan dan menganalisa informasi data dalam mengambil keputusan lebih cepat.
4. Memonitor dan mencatat kinerja karyawan lebih efektif dan lebih cepat. 5. Biaya untuk maintenance dalam penentuan fungsi bisnis dan perubahan
sistem organisasi perusahaan lebih cepat dan lebih murah.
Bagaimana ERP dapat berfungsi dalam organisasi perusahaan dalam menentukan aliran biaya yang berhubungan dengan operasional perusahaan (Malone, et. al., 1987). Secara umum perusahaan menggunakan sistem penentuan biaya total produksi masih secara tradisional yang terdiri atas biaya material, biaya tenaga kerja, biaya Overhead pabrik, biaya bahan-bahan pendukung dan biaya administrasi (Ostwald, 1992). Kemudian mengalami perubahan dengan kompoenen biaya pada seluruh perusahaan hampir sama tetapi di detailkan perdepartemen. Perkembangan yang berikutnya dengan lebih detail dengan
Biaya Total Setiap Proses
Biaya Material Biaya Tenaga Kerja Biaya Overhead Biaya Sub Material Biaya Administrasi
memasukkan komponen biaya pada setiap proses seperti ditunjukkan pada Gambar 1 .
Gambar 1. Penentuan Biaya Total Setiap Proses
Penelitian yang dilakukan oleh Hundal pada tahun 2003 memasukkan biaya desain produk yang terdiri atas beberapa tahap.
3. Desain Penentuan Total Biaya Produksi Furniture
Perusahaan ini menghasilkan produk-produk indoor berupa : lemari, chair, table, seat, mirror, rack (TV, Fax, hanger), bed set, drawer, sofa, cabinet, dan lain-lain. Perusahaan furniture ini berorientasi terhadap produk ekspor karena lebih dari 90 % produk jadinya dikirim semua ke negara lain, dengan pelabuhan sebagai tujuan pengiriman yakni: Budapest di Hungary; Le Havre di Prancis; Hamburg, Bremenhave di Jerman; Chezh di Chekoslovakia; Poland di Polandia; Genoa dan Venice di Italia; Toronto di Canada; Bahrain di Iran; Buenos Aires di Argentina; Brisbane dan Canbera di Australia; Chicago, Los Angeles, New York dan Dallas di Amerika; Istanbul di Turki; Osaka, Moji, Yokohama, Niigata, Naha, Shibushi, Shimizu, Tomakomai, Kobe, Nagoya, Hakata, Tokushima, Hiroshima, Kochi, Fukuoka dan Tokyo di Jepang; Kuwait di Kuwait; Sevilla di Spanyol; Guadalajara di Mexico; Dubai di Qatar; Antwerp di Belanda, Transylvania di Romania dan lain-lain. Sistem proses produksi pada perusahaan furniture ini menggunakan dua shift dengan jumlah total tenaga kerja semuanya sebanyak 600 orang yang terdiri atas: karyawan tetap dan karyawan tidak tetap.
Penentuan biaya pada perusahaan ini hampir sama dengan konsep biaya yang di teliti oleh Ostwald, 1992 dan Hundal, 2003. Sumber penentuan biaya yang dihasilkan yakni biaya material berasal dari akumulasi biaya harga material
dikalikan dengan Bill of Material (material-material yang dibutuhkan untuk membentuk sebuah produk) dan biaya administrasi pada pengadaan dan pengembangan material. Biaya tenaga kerja didapatkan dari akumulasi setiap rute proses yang dilalui yang disebut dengan routing. Biaya overhead, biaya sub material dan biaya administrasi hampir sama, terlihat pada Gambar 2.
.
Gambar 2. Penentuan Biaya Total Setiap Proses di Perusahaan Furniture Penentuan biaya untuk setiap proses dapat didetailkan seperti pada Gambar 3.
Biaya Total Perproses
Biaya Material Biaya Tenaga Kerja Biaya Overhead Biaya Sub Material Biaya Administrasi Harga material
Administrasi Manajemen Pengembangan Bill of Material
Routing Desain Sample
Gambar 3. Penentuan Biaya Total Setiap Proses Secara Detail
Biaya total produksi pada perusahaan mudah dilakukan karena telah terintegrasi dengan sistem komputer dengan menggunakan Product Data Management yang ada pada teknologi ERP. Pada penerapannya banyak faktor penghambat yang dihadapi oleh perusahaan, terutama dalam merubah budaya perusahaan.
4. Penutup
Penelitian ini melakukan eksplorasi terhadap penentuan biaya total produksi pada perusahaan furniture di Sidoarjo Jawa Timur. Secara keseluruhan didapatkan ada lima komponen biaya yang ditetapkan oleh perusahaan yakni biaya bahan baku, biaya bahan pembantu, biaya tenaga kerja, biaya overhead dan biaya administrasi. Penentuan biaya yang dilakukan didapatkan dari bill of material, routing dan desain sampel.
5. Daftar Pustaka
Anders Rom and Carsten Rohde, 2006, “Enterprise resource planning systems, strategic enterprise management systems and management accounting “, Journal of Enterprise Information Management, Vol. 19 No. 1, 2006 pp. 50-66 Booth, P., Matolcsy, Z. and Wieder, B. (2000), “The Impacts of Enterprise
Resource Planning Systems on Accounting Practice – the Australian Experience”, Australian Accounting Review, Vol. 10 No. 2, pp. 4-18.
Chenhall, R.H. and Langfield-Smith, K. (1998b), “The Relationship Between Strategic Priorities, Management Techniques and Management Accounting: an Empirical Investigation Using a Systems Approach”, Accounting, Organizations and Society, Vol. 23 No. 3, pp. 243-64.
Davenport, T.H. (1998), “Putting the enterprise into the enterprise system”, Harvard Business Review, Vol. 76 No. 4, pp. 121-31.
Fahy, M.J. (2000), “Strategic enterprise management: the implications for management accounting and control”, paper presented at the 23rd Annual Congress of the European
Accounting Association, Munich, March 29-31.
Hoffman T., 1998, “Extending ERP reach”, Computerworld Vol. 32 No.6 pp.75–66.
Hundal, M.S., 1993, “Design to Cost”, Concurrent Engineering: Contemporary Issues and Modern Design Tools, Chapman and Hall, pp.330-351.
Ostwald, P.F., 1992, “Engineering Cost Estimation”, Prentice Hall.
Poston, R., and Grabski, S., 2001, “Financial Impact of Enterprise Resources Planning Implementations”, International Journal of Accounting Information system 2 pp.271-294.
Shepherd J., 1998, “Sound off! Is ERP in trouble? If this is trouble, where can I get some?” Computerworld, Vol.32 No.37 pp.63.
