RSU. Permata Medika Kebumen Nomor Dokumen : .../KM/VI/2011 Nomor Revisi : 0 Halaman : -PROSEDUR TETAP Tanggal Terbit : 7 Juni 2011 Ditetapkan Oleh
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
drg. Budi Irianto
Pengertian Untuk mengevaluasi kebutuhan barang tahun yang lalu dengan tahun yang akan datang, diperlukan perencanaan kebutuhan barang sesuai dengan kemampuan anggaran.
Tujuan Kebutuhan pengadaan barang medis dan tersedianya anggaran Kebijakan Terselenggara pengadaan barang medis sesuai rencana
Prosedur
1. Kepala Instalasi melakukan analisa kebutuhan barang.
2. Kepala Instalasi menyusun usulan perencanaan kebutuhan barang yang disampaikan kepada Direktur melalui Tim Pengadaan 3. Tim Pengadaan melakukan penghitungan / menganalisa kebutuhan barang yang selanjutnya disusun dijadikan rencana kebutuhan barang tahunan (RKBT).
4. Tim Pengadaan menyusun draf RKBT disampaikan Kabid Umum dan Keuangan.
5. Kabid Umum dan Keuangan mempelajari, meneliti usulan kebutuhan barang medis, untuk diajukan kepada Direktur.
6. Direktur mempelajari dan meneliti usulan kebutuhan barang medis dan selanjutnya diadakan rapat koordinasi.
7. Dalam rapat koordinasi draf RKBT rumah sakit dimintakan persetujuan bersama, bila setuju maka menjadi rencana pembelian barang tahunan (RPBT).
Unit Terkait 1. Kepala Instalasi
2. Kabid. Umum dan Keuangan
PENGADAAN BARANG MEDIS
RSU. Permata Medika Kebumen ..../KM/VI/2011 0 -PROSEDUR TETAP Tanggal Terbit : 7 Juni 2011 Ditetapkan oleh
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
drg. Budi Irianto Pengertian Untuk mewujudkan tertib pengadaan barang
Tujuan Untuk mewujudkan pengendalian dan evaluasi tertib administrasi pengadaan barang.
Kebijakan Semua pengadaan barang harus sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
Prosedur
1. Pengadaan barang berdasarkan Rencana Pembelian Barang Tahunan (RPBT).
2. Masing – masing Instalasi/Unit kerja, mengajukan permohonan secara tertulis dengan cara mengisi formulir, permohonan diajukan melalui Staf Rumah Tangga
3. Staf Rumah Tangga selanjutnya melaporkan kepada Tim Pengadan, kemudian Tim Pengadaan melakukan penelitian dan koordinasi dengan Kasie Keuangan.
4. Apabila usulan disetujui dan dana pembelian tersedia maka Tim Pengadaan membubuhkan tanda tangan diatas formulir permintaan pengadaan barang dan dimintakan persetujuan. 5. Formulir permintaan pengadaan barang selanjutnya diajukan
kepada Direktur untuk diketahui dan dibuktikan dengan tanda tangan Direktur.
6. Formulir permintaan barang kemudian diserahkan kembali kepada Tim Pengadaan.
7. Tim Pengadaan mengadakan rapat koordinasi bersama Kasie Keuangan tentang rencana pelaksanaan pengadaan sekaligus menunjukan pelaksanaanya
8. Pelaksana membeli barang sesuai dengan SP dan SPK
9. Rekanan mengirim barang didampingi Tim Penerimaan untuk diperiksa Tim Pengadaan bila barang sesuai dengan SP dan SPK 10. kemudian barang dicatat dan disimpan di gudang barang atau di
serahkan ke Instalasi/Unit Kerja yang membutuhkan. 11. Selanjutnya proses pembayaran lewat bendahara rutin. Unit Terkait 1. Staf Rumah Tangga
2. Tim Pengadaan 3. Kasie Keuangan 4. Tim Penerimaan
PENGELOLAAN , PENDISTRIBUSIAN DAN PENGHAPUSAN BARANG INVENTARIS MEDIS
RSU. Permata Medika
Kebumen .../KM/VI/2011 0
-PROSEDUR TETAP Tanggal Terbit : 7 Juni 2011
Ditetapkan oleh
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
drg. Budi Irianto
Pengertian Sebagi acuan bagi manajemen dalam pengelolaan barang inventarisrumah sakit mulai dari penerimaan barang, pendistribusian dan penghapusan barang.
Tujuan Barang – barang milik rumah sakit sebagai inventaris dapat dikelola dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan penggunaannya.
Kebijakan Pengelolaan barang inventaris adalah pengelolaan mulai dari penerimaan, distribusi sampai dengan penghapusan barang.
Prosedur
1. Tim Penerimaan menerima barang medis dari Staf Rumah Tangga kemudian disimpan di gudang barang.
2. Tim Penerimaan mencatat barang ke buku penerimaan barang. 3. Pendistribusian barang inventaris ke pelaksana melalui alur
permintaan barang ke gudang / logistik antara lain : a. Petugas ruang mengisi blangko bon barang b. Atasan langsung menyetujui pengebonan barang
c. Petugas ruang mengantar blangko bon barang kegudang logistik untuk mengambil barang
d. Pengurus barang mengeluarkan barang inventaris melalui persetujuan atasan langsung
e. Pengurus barang mencatat bukti pengeluaran barang pada buku inventaris 2.
f. Pengurus barang mengirim barang ke pelaksana dan mencatat ke (Kartu Inventaris Ruang) KIR.
4. Mutasi barang dari ruang ke ruang, pengurus barang harus menulis dikartu KIR menyatakan barang dipindahkan ke ruang lain.
5. Penghapusan barang inventaris dilakukan setelah barang yang rusak diperiksa oleh petugas Staf Rumah Tangga
6. Pengurus barang mengajukan ke Kasie Umum dan Kesekretariatan dan diteruskan Kabid. Umum dan Keuangan dan dimintakan disposisi ke Direktur, dan Direktur turun ke Kasie Umum dan Sekretariat untuk dibuatkan surat usulan penghapusan.
Unit Terkait a. Staf Rumah Tanggab. Kasie Umum dan Kesekretariatan c. Kabid. Umum dan Keuangan
RSU. Permata Medika Kebumen
PENGELOLAAN BARANG HABIS PAKAI
.../KM/VI/2011 0 -PROSEDUR TETAP Tanggal Terbit :
7 Juni 2011
Ditetapkan oleh
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
drg. Budi Irianto
Pengertian Sebagi acuan bagi manajemen dalam pengelolaan barang habis pakai rumah sakit mulai dari penerimaan barang sampai pendistribusianya. Tujuan Barang habis pakai dapat dikelola dengan baik dan dapat
dipertanggungjawabkan pendistribusiannya.
Kebijakan Pengelolaan barang habis pakai adalah pengelolaan mulai dari penerimaan sampai dengan pendistribusian barang
Prosedur
1. Staf Rumah Tangga menerima barang dari Tim Penerimaan kemudian disimpan di gudang barang.
2. Pendistribusian barang – barang habis pakai ke user melalui alur permintaan barang ke gudang antara lain :
a. Petugas ruang membuat / mengisi blangko bon barang dengan persetujuan atasan langsung.
b. Petugas ruangan mengantar blangko bon barang ke gudang barang untuk mengambil barang
c. Petugas gudang barang mengambil sesuai permintaan dan menulis dikartu barang atau bukti barang keluar dari gudang. d. Pembantu pemegang barang mengeluarkan barang sesuai
dengan permintaan dan menulis dikartu barang.
e. Pembantu pemegang barang mengumpulkan blangko pengebonan untuk dilaporkan ke pemegang barang.
f. Pemegang barang membukukan blangko bon yang telah diserahkan oleh pembantu pemegang barang ke buku pengeluaran barang dan ke kartu persediaan barang.
g. Pemegang barang/bendahara barang minta tanda tangan ke atasan langsung tentang bukti barang keluar.
Unit Terkait 1. Staf Rumah Tangga2. Tim Penerimaan
3. Instalasi yang bersangkutan
RSU. Permata Medika
PENERIMAAN BARANG MEDIS Nomor Dokumen .../KM/VI/2011 Nomor Revisi 0 Halaman
-PROSEDUR TETAP
Tanggal Terbit : 7 Juni 2011
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
drg. Budi Irianto
Pengertian Untuk menciptakan tertib administrasi pengadaan barang inventarisdan non inventaris dengan data penerimaan barang, sehingga diperoleh kejelasan data dan tanggung jawab pengadaan barang Tujuan
Agar pengiriman pengadaan barang inventaris datanya sesuai dengan SP dan SPK dan atau surat perjanjian jual beli, kemudian dicatat dalam buku penerimaan barang.
Kebijakan Tertib penerimaan dan pengelolaan barang.
Prosedur
1. Rekanan (PT/CV) sebelum menyerahkan barang inventaris atau non inventaris kepada rumah sakit, sebelumnya koordinasi dengan Staf Rumah Tangga dan harus diperiksa oleh Tim Penerimaan Barang Medis.
2. Rekanan (PT/CV) menyerahkan barang medis, baik barang inventaris maupun non inventaris kepada Tim Penerimaan dilengkapi dengan Berita Acara Pemeriksaan.
3. Tim Penerimaan meneliti barang yang dikirim oleh rekanan (PT/CV) dan mencocokan dengan SPK, perjanjian jual beli atau surat pesanan (SP) sesuai dengan barang yang dipesan atau tidak. 4. Tim Penerimaan mencatat penerimaan barang dalam buku
bendahara penerimaan apabila barang sudah benar – benar sesuai dengan pesanan/kontrak/SPK.
5. Tim Penerimaan menerima dan mengelola barang selanjutnya didistribusikan atas penerima unit yang membutuhkan dan atau dikelola oleh unit yang bersangkutan.
6. Tim Penerimaan mencatat semua data barang yang dikeluarkan. 7. Tim Penerimaan menyiapkan data semesteran dan tahunan. Unit Terkait
1. Staf rumah Tangga 2. Tim Penerimaan
3. Instalasi atau unit yang bersangkutan 4. Kasie Keuangan
RSU. Permata Medika Kebumen
PENYIMPANAN BARANG MEDIS Nomor Dokumen .../KM/VI/2011 Nomor Revisi 0 Halaman
-PROSEDUR TETAP
Tanggal Terbit : 7 Juni 2011
Ditetapkan oleh
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
drg. Budi Irianto
Pengertian Untuk mengamankan barang yang telah dibeli dan diterima olehpanitia. Tujuan Mengamankan barang yang belum didistribusikan ke ruangan.
Kebijakan Penyimpanan barang sebelum didistribusikan terlebih dahulu dicek kualitasnya oleh Tim Penerimaan dengan unit terkait.
Prosedur
1. Penyimpanan barang dilaksanakan oleh pengurus barang.
2. Pengurus barang menyimpan barang sesuai jenisnya / perkelompok barang.
3. Pengurus barang mencatat barang – barang tersebut di kartu barang.
4. Kartu barang diletakan pada masing – masing jenis barang
5. Pengurus barang mengecek keberadaan barang yang disimpan di gudang barang.
Unit Terkait
1. Staf Rumah Tangga
2. Kasie Umum dan Kesekretariatan 3. Kasie Keuangan
RSU. Permata Medika
PENGADAAN BARANG MEDIS YANG BERSIFAT CITO Nomor Dokumen ..../KM/VI/2011 Nomor Revisi 0 Halaman
-PROSEDUR TETAP Tanggal Terbit : 7 Juni 2011
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
drg. Budi Irianto Pengertian Untuk memenuhi pengadaan barang menyusul / segera Tujuan Untuk memenuhi kebutuhan barang dengan cepat dan tepat. Kebijakan Proses administrasi pengadaan barang menyusul
Prosedur
1. Kepala Instalasi melaporkan kepada Direktur perihal barang yang harus dipenuhi.
2. Direktur memanggil Kabid Umum dan Keuangan dan Tim Pengadaan, perihal rencana pembelian barang.
3. Tim Pengadaan segera melakukan pembelian ke rekanan.
4. Hasil pelaksana pengadaan barang melaporkan kepada Staf Rumah Tangga.
5. Setelah mendapat barang yang dibutuhkan, Tim Pengadaan lapor kepada Staf Rumah Tangga dan Kasie Keuangan.
6. Staf Rumah Tangga membuat rekomendasi pelaksanaan pengadaan atau pembelian barang yang bersifat cito.
7. Rekomendasi pelaksanaan pengadaan barang oleh Tim Pengadaan dilaporkan kepada Direktur.
Unit Terkait
1. Staf Rumah Tangga 2. Tim Pengadaan 3. Tim Penerimaan 4. Kasie Keuangan
RSU. Permata Medika Kebumen
BATAS KEUANGAN PENGADAAN BARANG MEDIS (ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG MEDIS) Nomor Dokumen .../KM/VI/2011 Nomor Revisi 0 Halaman
-PROSEDUR TETAP
Tanggal Terbit :
7 Juni 2011
Ditetapkan oleh
Direktur RSU. Permata Medika Kebumen
drg. Budi Irianto Pengertian
Semua pengadaan barang harus mengacu pada rencana pembelian barang yang telah disetujui oleh Yayasan Nurul Barokah Agung Persada
Tujuan Untuk mematuhi dan memenuhi syarat peraturan yang berlaku Kebijakan Untuk pengawasan pengadaan barang harus sesuai dengan peraturan
Prosedur
1. Untuk barang habis pakai / inventaris sampai dengan Rp. 2.500.000,- dilaksanakan dengan cara pengadaan langsung, dibutuhkan dengan surat pesanan barang Staf Rumah Tangga 2. Pelaksanaan pengadaan atau pembelian barang melakukan pesanan
kepada toko atau rekanan yang telah ditentukan.
3. Hasil pengadaan barang oleh Tim Pengadaan, langsung dikirim / diserahkan kepada Staf Rumah Tangga.
4. Hasil pengadaan barang diperiksa oleh dituangkan dalam berita acara pemeriksaan.
5. Untuk barang habis pakai atau inventaris diatas Rp.2.500.000 s/d Rp. 5.000.000,- dilakukan secara pengadaan langsung, dibuktikan dengan :
a. Surat pesanan barang b. Surat penawaran rekanan
c. Surat perintah kerja kepada rekanan, pengadaan barang ini diajukan oleh Tim Pengadaan diketahui Direktur RSU. Permata Medika kepada Yayasan
6. Untuk pengadaan barang habis pakai / inventaris seharga Rp. 5.000.000,- s/d Rp. 10.000.000,- disesuaikan dengan keputusan Direktur dan atau Kebijakan Yayasan.
7. Untuk pengadaan barang habis pakai / inventaris diatas Rp.10.000.000,- disesuaikan dengan peraturan yang berlaku ( Kebijakan Yayasan ).
Unit Terkait 1. Staf Rumah Tangga 2. Kasie Keuangan
RSU Permata Medika Kebumen
PENGADAAN BARANG PELAYANAN MEDIS
Nomor Dokumen : .../KM/VI/2011 Nomor Revisi : 0 Halaman :
-PROSEDUR TETAP
Tanggal Terbit : 7 Juni 2011
Direktur RSU.Permata Medika Kebumen
drg. Budi Irianto
Pengertian Pengadaan barang pelayanan medis di seluruh unit pelayanan medis.
Tujuan Untuk mengikutsertakan anggota SMF dan Komite Medis dalam perencanaan pengadaan barang medis.
Kebijakan Pengadaan barang pelayanan medis diajukan oleh masing-masing Staf Medis Fungsional.
Prosedur
1. Masing-masing SMF mengajukan permohonan kepada Direktur tentang pengadaan setiap barang pelayanan medis. Surat permohonan diajukan melalui Komite Medis.
2. Permohonan sedapat mungkin disertai studi kelayakan.
3. Komite Medis mengadakan rapat dengan SMF untuk menentukan skala prioritas.
4. Hasil rapat disampaikan kepada Direktur.
5. Direktur dengan mempertimbangkan kondisi keuangan dapat mengadakan setuju/tidak/menunda dengan usulan Komite Medis.
6. Apabila disetujui Direktur memberikan disposisi kepada Tim Pengadaan Barang Medis (Tim Pengadaan dan Penerimaan). 7. Tim Pengadaan Barang Medis selanjutnya mengadakan
pertemuan untuk membahas lebih lanjut.
8. Selanjutnya hasil pertemuan dilaporkan kepada Direktur.
9. Direktur menerbitkan surat pesanan kepada perusahaan yang dimaksud.
10. Proses berikutnya diserahkan kepada Tim Penerimaan Barang Medis.
11. Tim Penerimaan Barang Medis membuat berita acara penerimaan yang ditandatangani Kasie Yanmed dan pengguna (Instalasi yang membutuhkan)
