MENENTUKAN TEMA DAN JUDUL
MENENTUKAN TEMA DAN JUDUL
1
1.. MMeenneennttuukkaan n TTeemmaa
Proses penentuan tema, selalu diawali terlebih dulu dengan menelusuri latar belakang Proses penentuan tema, selalu diawali terlebih dulu dengan menelusuri latar belakang permasalahan ya
permasalahan yang timbul dalam pekng timbul dalam pekerjaan, melalui pengamatan erjaan, melalui pengamatan terhadap :terhadap :
Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telahPelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan sebelumnya;
ditetapkan sebelumnya;
Pencapaian sasaran organisasi atau keluhan pelanggan;Pencapaian sasaran organisasi atau keluhan pelanggan;
Kelanjutan dan kegiatan perbaikan sebelumnya;Kelanjutan dan kegiatan perbaikan sebelumnya;
Hambatan atau Kendala Lainnya.Hambatan atau Kendala Lainnya. Pe
Permrmasasalalahahan an tetersrsebebut ut haharurus s beberarada da dadalalam m jajangngkakauauan n atatau au kekendndalali i yayangng bers
bersangkangkutan utan agar agar penepeneluruslurusan an permpermasalaasalahan han dimadimaksud ksud memmemenuhi enuhi sasasasaran,ran, mak
maka a fokus perhatiafokus perhatiannya nnya adaladalah ah pada situasi pada situasi dan dan kondkondisi isi penypenyimpaimpangannngannyaya ((Weakness OrientationWeakness Orientation). Identifikasi masalah dapat dengan beberapa cara yaitu ). Identifikasi masalah dapat dengan beberapa cara yaitu :: 1
1.. KuKuesesioionnerer;; 2
2.. ObObseservrvaasisi;; 3.
3. Data Data CataCatatan tan HariaHarian/Minn/Mingguangguan/Bulan/Bulanan;an;
4.
4. Membuat data acak (Membuat data acak (check sheet check sheet ) yang belum distratifikasi dalam tabel;) yang belum distratifikasi dalam tabel; 5.
5. MemMembuabuat stratt stratifikifikasi maasi masalsalah (tabah (tabel)el);;
Adapun tahapan penentuan TEMA adalah sebagai berikut : Adapun tahapan penentuan TEMA adalah sebagai berikut :
a.
a. KuKummpupulklkan an dadatata-d-datata a yayang ng susudadah h tetersrsededia ia mmelelalalui ui pepengngamamatatan an didi lapangan atau lokasi kerja, untuk itu diperlukan syarat-syarat mutlak yang lapangan atau lokasi kerja, untuk itu diperlukan syarat-syarat mutlak yang harus dipenuhi antara lain :
harus dipenuhi antara lain :
1.
1. Data harus berasal dari FAKTA,Data harus berasal dari FAKTA, bukan hasil rekayasabukan hasil rekayasa;; 2.
2. DaData hta hararus dus dapapat dat diukiukurur;;
3.
3. Data harus dapat dipercaya (Data harus dapat dipercaya (ReliableReliable););
4.
4. Data tidak kadaluwarsa.Data tidak kadaluwarsa. Tujuan mengumpulkan data : Tujuan mengumpulkan data : 1.
1. MengMengendaendalikan likan dan dan memmemonitoronitoring ing kegikegiatan;atan; 2.
2. MengMenganalianalisa pesa penyimnyimpangpangan ataan atau ketiu ketidaksdaksesuaesuaian;ian; 3.
3. MelakMelakukan ukan pempemerikseriksaan aan atau atau inspinspeksi;eksi;
Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja
b. Lakukan analisa terhadap data yang telah dikumpulkan, dengan menggunakan alat bantu yang tepat dan cara pembandingan yang berimbang, sehingga dapat diperoleh prioritas masalah yang harus segera diselesaikan;
c. Berikan penjelasan yang menggambarkan alasan pemilahan prioritas masalah tersebut. Sebagai pedoman, dibawah ini adalah hal-hal yang mempengaruhi penentuan prioritas masalah, antara lain :
Tingkat kesulitan untuk penanggulangan;
Berhubungan dengan target atau rencana kegiatan;
Waktu penyelesaian;
Hasil yang diharapkan;
Tingkat pemahaman dan pengetahuan;
Tingkat kepentingan atau darurat;
Kebijakan baru.
Untuk mempermudah tema yang akan diangkat, KBK dapat melakukan inventarisasi masalah terlebih dahulu, seperti contoh berikut :
Contoh Tabel Inventarisasi Masalah :
KBK :
Sumber Data:...Tanggal ... Bulan……Tahun…….
No Masalah Usulan Anggota
Permasalahan pada tabel diatas merupakan hasil brainstroming (sumbang saran) dari kelompok budaya kerja.
Contoh Tabel Stratifikasi untuk penentuan tema :
KBK :
Sumber Data: ...Tanggal ... Bulan……Tahun…….
Jika prioritas masalah utama telah ditentukan serta dibuat diagram pareto maupun diagram pie chart sesuai jumlah permasalahan yang diambil, maka dapat di tarik kesimpulan sebagai contoh berikut :
KESIMPULAN :
Berdasarkan Analisa Pareto/Pie Chart diatas, maka “KBK TERSEBUT” menentukan tema :
”Menurunkan Sisa Makan Pasien dengan Diet Lunak di RANAP”
ALASAN PEMILIHAN TEMA :
Bila sisa makan pasien dengan diet lunak tinggi maka pelayanan gizi kurang optimal sehingga memperpanjang hari perawatan.
Dibawah ini adalah contoh-contoh kalimat TEMA :
a. Tema : Menurunkan jumlah keluhan pelanggan b. Tema : Menurunkan frekuensi kecelakaan kerja c. Tema : Menurunkan jumlah produk gelas yang cacat
d. Tema : Mengurangi keluhan konsumen puskesmas sehati
Berikut contoh data sheet, diagram pareto dan diagram pie chart :
Cara membuat Diagram Pareto
Tabel data Cacat Produk
Periode Januari 2004
No
Jenis Kerusakan
(sumbu X)
Jumlah
(sumbu Y) PersenKumulatif
1
A
60
2
B
20
3
C
15
4
D
10
5
Lain2
5
55%
73%
86%
95%
100%
Total
110
55%
18%
14%
9%
5%
100%
Kumpulkan data dengan menggunakan check sheet, kemudian buat
tabel, dan cantumkan nama data dan sumber data
S h
I I I I I I
J u m
G o r e s a n
Check Sheet
Check Sheet
Penyebab Penurunan Jumlah Pengunjung RSSG Penyebab Penurunan Jumlah Pengunjung RSSG
Periode : 26 – 30 Maret 2004 Periode : 26 – 30 Maret 2004 Sumber Data: Kuesioner Responden Sumber Data: Kuesioner Responden
Penanggung Jawab : Armando Penanggung Jawab : Armando
Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja 55 % 73 % 86 % 95 % 100 %
Buat garis vertical dan horizontal yg dihubungkan serta membentuk
sudut seperti pada gambar dan tentukan skalanya
DIAGRAM PARETO JUMLAH KERUSAKAN MESIN
6 0 2 0 1 5 1 0 5
D
A
B
C
Lain2
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
110
x
y
2. Gambarlah balok masing – masing faktor dengan ukuran lebar
yang sama dan mengacu skala garis vertical
Tentukan titik kumulatif masing – masing faktor, dengan mengopi
besarnya balok secara berurutan
Tarik Garis kumulatif dari titik nol ( perpotongan sumbu x dan y)
5. Tuliskan masing-masing jumlah faktor (kerusakan) diatas balok/
samping garis vertical.
Tuliskan persentase kumulatif pada sebelah kanan
Tuliskan Judul Pareto Diagram pada bagian atas
Pembuatan Diagram Pareto selesai
Penyelesaian Soal Pie Chart
Produk PT TRETES
2004
Periode Januari
2004
No
Jenis Kerusakan
Jumlah
PersenDerajad
3
MESIN
A
573
17%
59
o202
o1
MESIN
B
1.950
56%
2
MESIN
D
625
18%
65
o4
MESIN
C
325
9%
34
oKumpulkan data masing – masing Faktor dan masukan
kedalam data sheet secara lengkap
Total
3.474
100%
360
o2. Menentukan Judul
Pada umumnya sebuah tema perbaikan mempunyai cakupan yang cukup luas sehingga agak sulit untuk diambil tindakan perbaikan lebih lanjut terhadap masalah yang prioritas tersebut. Oleh sebab itu diperlukan pemilahan lebih lanjut dari ”Prioritas Masalah” tersebut agar diperoleh persoalan spesifik yang harus diperbaiki dan tidak perlu direpotkan oleh berbagai hal yang sebetulnya tidak perlu diperbaiki. Inilah yang biasa dinamakan dengan prinsip azas prioritas.
Melalui pemilahan terhadap ”Prioritas Masalah” ini akan ditemukan persoalan spesifik yang benar-benar harus ditangani segera, dengan suatu ”Sasaran” atau ”Target” perbaikan yang ingin dicapai. Sasaran atau Target perbaikan inilah yang disebut dengan ”JUDUL”. Yaitu kalimat tertulis yang mengungkapkan upaya untuk MENGURANGI/MENEKAN/MENIADAKAN PENYIMPANGAN ATAU DEVIASI. Pemilihan judul tidak boleh menyimpang dari tema.
Oleh sebab itu JUDUL haruslah mengandung 3 (tiga) unsur pokok yang akan menentukan arah perbaikan, yaitu :
Hasil yang akan direncanakan untuk dicapai (target hasil kuantitatif);
Batas waktu yang diperlukan untuk keseluruhan proses perbaikan (target waktu penyelesaian, sesuai dengan jadwal rencana perbaikan).
Menentukan Initial Gold (target awal minimal 70%).
Untuk menentukan jumlah target awal (hasil yang direncanakan) dalam menentukan judul menggunakan “INITIAL GOAL”. Sedangkan penentuan besaran jumlah initial goal tergantung pada kesepakatan kelompok.
Pedoman Penyusunan Risalah Budaya Kerja 16
Penyelesaian Soal Pai Chart
PIE DIAGRAM - PRODUKSI PT.TRETES JANUARI 2004 56% 18% 17% 9% Mesin B Mesin D Mesin A Mesin C
KESIMPULAN :
Berdasarkan Analisa Pareto/Pie Chart seperti di atas, maka KBK “...” Menentukan Judul sebagai berikut :
“MENURUNKAN BUBUR SISA MAKAN PASIEN DENGAN DIET LUNAK DI RANAP SEBESAR ...% DALAM WAKTU...BULAN/MINGGU ”
Dibawah ini adalah contoh-contoh kalimat Judul :
Judul : Menekan keterlambatan pelayanan konsumen oleh petugas loket 70% selambat-lambatnya 4 bulan.
Judul : Mengurangi jumlah goresan pada gelas, sekurang-kurangnya 77% dalam waktu 3 bulan
Judul : Menurunkan bubur sisa makan pasien dengan diet lunak di Ranap sebesar 80 % dalam waktu 23 minggu
Ket :
1. Lamanya waktu (bulan/minggu) yang ditentukan pada judul harus sesuai dengan jadwal (sampai langkah 5).
2. Kalimat yang digunakan untuk menentukan tema dan judul boleh berkonotasi negatif atau positif. Tetapi kalimat pada kepala ikan harus berkonotasi negatif.
Fasilitator ... NIP. ... Ketua KBK ”...” ... NIP. ... Komentar Fasilitator: Pimpinan SKPD ... NIP. ...
