Kebijakan
Pengendalian Internal
Satuan
Pengawasan
Internal Universitas
Brawijaya
(SPI-UB) Malang, 14 September 2015Satuan pengawasan internal (SPI)
• Satuan Pengawasan Internal Universitas Brawijaya (SPI
UB) adalah Institusi Fungsional pengawasan internal segala kegiatan di Universitas Brawijaya yang bersifat non akademik.
• Berkedudukan langsung dibawah Pimpinan BLU-UB • Rentang kendali SPI-UB meliputi:
– Bidang Keuangan,
– Bidang Sumber Daya Manusia, – Bidang Teknologi Informasi,
JENIS
A
UDIT
KEUANGAN SARANA PRASARANA PEMBANGUNAN SUMBER DAYA MANUSIA TEKNOLOGI INFORMASIJENIS
A
UDI
T
KEUANGAN
PENGADAAN
BARANG & JASA
PENGELOLAAN
ASET
SUMBER DAYA
MANUSIA
TEKNOLOGI
INFORMASI
2015 SEBELUMNYADasar Hukum SPI UB
• Undang-Undang No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara Pasal 55 ayat (4) dan Pasal 58 ayat (1) dan (2)
Undang-Undang (UU)
• PP No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah Peraturan Pemerintah (PP)
• Permendiknas No. 44 Tahun 2011 tentang Sistem SPIP di Lingkungan Kemdiknas • Permendiknas No. 18 Tahun 2011 tentang Koordinasi Dan Pengendalian Program Di
Lingkungan Kemdiknas sebagaimana telah diubah dengan Permendiknas No. 38 Tahun 2011.
• Permendiknas No. 47 Tahun 2011 tentang Satuan Pengawasan Intern di Lingkungan Kemdiknas.
Peraturan Menteri
• Keputusan Rektor Universitas Brawijaya No 559/SK/2013 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Tim Pelaksana SPI UB
Tujuan spi
1. Membantu Pimpinan UB untuk melakukan
perencanaan dan pelaksanaan/ audit, serta mengevaluasi tindak lanjut hasil audit.
2. Mengidentifikasi segala kemungkinan untuk memperbaiki dan meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya.
3. Merekomendasikan perbaikan menyeluruh atas sistem
pengendalian internal dan operasional secara objektif.
4. Memastikan kepatuhan terhadap hukum, peraturan, dan kebijakan yang berlaku di UB.
Wewenang spi
1. Mendapatkan akses secara penuh dan tidak terbatas
terhadap unit-unit kerja.
2. Menetapkan ruang lingkup kerja dan menerapkan
teknik-teknik audit yang diperlukan.
3. Memperoleh bantuan, dukungan, maupun kerjasama dari personel unit kerja yang terkait, terutama dari unit kerja yang diaudit.
4. Mendapatkan kerjasama penuh dari seluruh unsur Pejabat
Pengelola Universitas.
5. Mendapatkan dukungan sumberdaya yang memadai untuk
pelaksanaan tugasnya.
6. Mendapatkan bantuan dari tenaga ahli, baik dari dalam
LINGKUP KERJA SPI
AUDIT
KE-UANG AN ASET & BMN SDM ITREVIU
LAPORAN KEUANGAN RKA MONEV PENDAMPINGAN IRJEN EKTERNAL KAP BPKJADWAL/TAHAPAN AUDIT
No Kegiatan
1 Permintaan Data Awal 2 Desk Evaluation
3 Entry Meeting
4 Pekerjaan Lapangan: Interview dan penelaahan dokumen
5 Analisis dan Pendalaman
6 Penyusunan Draft Laporan & Permintaan Tanggapan 7 Exit Meeting Finalisasi (LHP)
8 Klarifikasi Temuan dengan Rektor/Warek II 9 Penyusunan & Penerbitan Laporan
TEKNIK AUDIT
SECARA UMUM
a. Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pendidikan yang memadahi.
b. Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi
keandalan pelaporan keuangan, pengamanan asset Negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.
c. Memberikan pernyataan tentang kewajaran informasi
yang disajikan dalam laporan keuangan.
d. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada pimpinan dan bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
Tujuan Audit Pengadaan
Mengarahkan pengadaan yang ada di lingkungan Universitas Brawijaya menerapkan prinsip prinsip pengadaan yaitu efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, akuntabel.
Review
Dokumen
Pengadaan
Interview
Cek Fisik
Barang
• Dasar Perencanaan Kebutuhan
Perencanaan
• Prosedur & Dokumen Pengadaan/SPK
Pelaksanaan
•Kesesuaian Spesifikasi Teknis, jumlah Barang & Jasa
•Penyerahan barang & Jasa
•Kebermanfaatan barang & Jasa
Perpres 70 Tahun 2012 tentang
Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah
Keputusan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP)
Meningkatkan
efektivitas
dan
efisiensi sumber daya manusia
setiap satuan kerja yang diaudit
dalam
lingkungan
Universitas
1.
Kelengkapan Struktur Organisasi dan Tupoksi
Masing-masing Bagian
2.
Kedisiplinan PNS terkait Absensi, Kepangkatan
Dosen, Jabatan Fungsional Dosen, dan Tugas
Belajar Dosen.
3.
Kelengkapan Dokumen Kontrak Perjanjian kerja
4.Tindak
Lanjut
Atas
Temuan
Hasil
Audit
a. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapan teknologi informasi.
b. Melakukan verifikasi apakah penerapan teknologi
informasi sudah memenuhi aspek efisiensi,
availability system, reliability, confidentiality, dan
integrity, serta aspek keamanan.
c. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
Review Dokumen Melakukan kegiatan on-site audit Inspeksi sarana prasarana IT
ditujukan dalam rangka
mengevaluasi,
memonitor dan merekomendasi
beberapa aspek operasional perkembangan
pengendalian internal
setiap satuan kerja
terutama dalam hal:
1.
Monitoring tindak lanjut temuan audit internal
2.
Monitoring tindak lanjut temuan audit eksternal
3.
Evaluasi terhadap perencanaan, dan
BANTUAN KEUANGAN BERSIFAT UMUM BERSIFAT KHUSUS PENGGUNAAN DISERAHKAN SEPENUHNYA KEPADA PENERIMA BANTUAN PERUNTUKAN DAN PENGGUNAAN DIATUR PEMBERI BANTUAN BEGITU PULA MEKANISME LPJ
Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (SPJ)
dibuat oleh
Ketua Pelaksana
Kegiatan/Peneliti/Pengabdi dengan mengacu
pada Peraturan Menteri Keuangan (PMK)
Lembaga Eksternal Lembaga Penyelenggara Program/Perguruan Tinggi Penerima Dana Dana Bantuan/ Hibah
Pegawai, Tenaga Ahli, Narasumber, dll (PNS &
nonPNS)
Badan Penyedia Jasa, (Pelatihan, Workshop, Seminar dll) Material/Barang : (ATK,dll) Upah/Honorarium Fee Pembelian
Prinsip Tata Kelola Keuangan Efektif Efisien Akuntabel Transparan
Tanggung Jawab Pengelolaan Keuangan Tepat Sasaran Tepat Waktu Tepat Acuan Tepat Prosedur Tepat Administrasi
Pastikan perencanaan dan
anggaran disusun dengan seksama
Pelaksanaan dikelola dengan tertib
1. Perencanaan
o Tidak didasarkan pada data yang akurat
o Tidak berdasarkan pada analisis kebutuhan
o Tidak memperhitungkan kendala dan resiko yang
timbul
o Tidak mengantisipasi dinamika/perubahan
o Penyusunan rencana dilakukan secara subyektif
o Tidak didukung referensi yang memadai
o Kurangnya peran pimpinan dalam mengendalikan
perencanaan
Kelemahan Dalam Pengelolaan
Keuangan Negara
2.
Pelaksanaano Ketidaktaatan terhadap jadwal pelaksanaan kegiatan
o Kurangnya pengendalian pimpinan dalam
mengendalikan pelaksanaan
o Tidak berjalannya evaluasi secara periodik menurut
tahapan-tahapan kegiatan
o Penugasan/penunjukan personel kurang sesuai
dengan tuntutan pelaksanaan kegiatan (tidak kompeten)
o Pelaksana kurang memahami perangkat pelaksanaan
kegiatan, seperti petunjuk teknis, pedoman operasional, dan lain-lain
o Tidak tegasnya pimpinan terhadap penyimpangan
o Pemberian kewenangan yang berlebihan kepada
bawahan.
o Bawahan melakukan tindakan-tindakan di luar
otoritasnya.
o Pelaksanaan secara sengaja dan terencana melakukan
penyimpangan untuk kepentingan diri sendiri atau kelompok tertentu.
o Pelaksana dan pimpinan kurang memiliki
tanggungjawab.
o Melaksanakan kegiatan tanpa memperhitungkan
resiko.
Temuan Ketidakpatuhan Terhadap Peraturan
Kerugian Negara
1 Belanja dan/atau pengadaan barang/jasa fiktif
2 Rekanan pengadaan barang/jasa tidak menyelesaikan pekerjaan 3 Kekurangan volume pekerjaan dan/atau barang
4 Kelebihan pembayaran selain kekurangan volume pekerjaan dan/atau barang 5 Pemahalan harga (Mark up)
6 Penggunaan uang/barang untuk kepentingan pribadi
7 Pembayaran honorarium dan/atau biaya perjalanan dinas ganda
dan/atau melebihi standar yang ditetapkan
8 Spesifikasi barang/jasa yang diterima tidak sesuai dengan kontrak 9 Belanja tidak sesuai atau melebihi ketentuan
10 Pengembalian pinjaman/piutang atau dana bergulir macet
11 Kelebihan penetapan dan pembayaran restitusi pajak atau penetapan kompensasi kerugian 12 Penjualan/pertukaran/penghapusan aset negara/ tidak sesuai ketentuan dan merugikan negara/ 13 Pengenaan ganti kerugian negara belum/tidak dilaksanakan sesuai
ketentuan
14 Entitas belum/tidak melaksanakan tuntutan perbendaharaan (TP) sesuai ketentuan 15 Penghapusan hak tagih tidak sesuai ketentuan
16 Pelanggaran ketentuan pemberian diskon penjualan
17 Penentuan HPP (harga pokok pembelian) terlalu rendah sehingga penentuan harga jual lebih rendah dari yang seharusnya 18 Jaminan pelaksanaan dalam pelaksanaan pekerjaan, pemanfaatan barang dan
pemberian fasilitas tidak dapat dicairkan
Potensi Kerugian Negara
1 Kelebihan pembayaran dalam pengadaan barang/jasa tetapi pembayaran pekerjaan belum dilakukan sebagian atau seluruhnya
2 Rekanan belum melaksanakan kewajiban pemeliharaan barang hasilpengadaan yang telah rusak selama masa pemeliharaan
3 Aset dikuasai pihak lain
4 Pembelian aset yang berstatus sengketa
5 Aset tidak diketahui keberadaannya
6 Pemberian jaminan pelaksanaan dalam pelaksanaan pekerjaan, pemanfaatan barang dan pemberian fasilitas tidak sesuai ketentuan
7 Pihak ketiga belum melaksanakan kewajiban untuk
menyerahkan aset kepada negara
8 Piutang/pinjaman atau dana bergulir yang berpotensi tidak tertagih 9 Penghapusan piutang tidak sesuai ketentuan
Kekurangan Penerimaan Negara
1 Penerimaan negara atau denda keterlambatan pekerjaan belum/tidak ditetapkan dipungut/diterima/disetor ke kas negara 2
Penggunaan langsung penerimaan negara
3 Penerimaan negara diterima atau digunakan oleh instansi yang tidak berhak 4 Pengenaan tarif pajak/PNBP lebih rendah dari ketentuanAdministrasi
1 Pertanggungjawaban tidak akuntabel (bukti tidak lengkap/tidak valid)
2 Pekerjaan dilaksanakan mendahului kontrak atau penetapan anggaran
3 Proses pengadaan barang/jasa tidak sesuai ketentuan (tidak menimbulkan kerugian negara) 4 Pemecahan kontrak untuk menghindari pelelangan
5 Pelaksanaan lelang secara performa
6 Penyimpangan terhadap peraturan perundang-undangan bidang pengelolaan perlengkapan atau barang milik negara/perusahaan 7 Pembentukan cadangan piutang, perhitungan penyusutan atau amortisasi tidak sesuai ketentuan 8 Penyetoran penerimaan negara atau kas di bendaharawan ke kas negara melebihi batas waktu yang ditentukan
9 Pertanggungjawaban/penyetoran uang persediaan melebihi batas waktu yang ditentukan
10 Sisa kas di bendahara pengeluaran akhir tahun anggaran belum/tidak disetor ke kas negara 11 Pengeluaran investasi pemerintah tidak didukung bukti yang sah
12 Kepemilikan aset tidak/belum didukung bukti yang sah 13 Pengalihan anggaran antar MAK tidak sah 14 Pelampauan pagu anggaran
Indikasi tindak pidana 1 Indikasi tindak pidana korupsi
2 Indikasi tindak pidana perbankan 3 Indikasi tindak pidana perpajakan 4 Indikasi tindak pidana kepabeanan 5 Indikasi tindak pidana kehutanan 6 Indikasi tindak pidana pasar modal 7 Indikasi tindak pidana khusus lainnya
Disiplin Pegawai 1
Absensi Alpha
2
Keterlambatan kehadiran ketentuan
masuk kerja
Pembatasan Hak Akses
Temuan 3E
Ketidakhematan/pemborosan/ketidakekonomisan
1 Pengadaan barang/jasa melebihi kebutuhan
2 Penetapan kualitas dan kuantitas barang/jasa yang digunakan tidak sesuai standar 3 Pemborosan keuangan negara/perusahaan atau kemahalan harga
Ketidakefisienan
1 Penggunaan kuantitas input untuk satu satuan output lebih besar/tinggi dari yang seharusnya
2 Penggunaan kualitas input untuk satu satuan output lebih tinggi dari seharusnya
Ketidakefektifan
1 Penggunaan anggaran tidak tepat sasaran/tidak sesuai peruntukan
2 Pemanfaatan barang/jasa dilakukan tidak sesuai dengan rencana yang ditetapkan
3 Barang yang dibeli belum/tidak dapat dimanfaatkan
4 Pemanfaatan barang/jasa tidak berdampak terhadap pencapaian tujuan organisasi
5 Pelaksanaan kegiatan terlambat/terhambat sehingga mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi
6 Pelayanan kepada masyarakat tidak optimal
7 Fungsi atau tugas instansi yang diperiksa tidak diselenggarakan dengan baik termasuk target penerimaan tidak tercapai
01 Penyetoran ke kas negara (Rekening Rektor) 02 Pengembalian barang kepada negara
03 Perbaikan fisik barang/jasa dalam proses pembangunan atau penggantian barang/jasa oleh rekanan
04 Penghapusan barang milik negara
05 Pelaksanaan sanksi administrasi kepegawaian
06 Perbaikan laporan dan penertiban administrasi / kelengkapan
administrasi
07 Perbaikan sistem dan prosedur akuntansi dan pelaporan 08 Peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia
pendukung sistem pengendalian
09 Perubahan atau perbaikan prosedur, peraturan dan kebijakan 10 Perubahan atau perbaikan struktur organisasi
11 Koordinasi antar instansi termasuk juga penyerahan
penanganan kasus kepada instansi yang berwenang
12 Pelaksanaan penelitian oleh tim khusus atau audit lanjutan
oleh unit pengawas intern
13 Pelaksanaan sosialisasi 14 Lain-lain
