ANALISA PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN
TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT ADIRA DINAMIKA MULTI
FINANCE
Abdurrahman Harits, Gerry Brilyantdy
Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, Tangerang selatan, Jalan IR. H. Juanda No.95, Ciputat, Tangerang selatan, Banten, 15412.
Abstrak
Kegiatan usaha dalam sebuah perusahaan atau instansi saat ini memiliki persaingan yang tinggi. Perusahaan tidak hanya dituntut memiliki strategi bisnis. Seiring dengan dengan perkembangan teknologi informasi, perusahaan juga harus menyusun strategi sistem informasi yang berlandaskan strategi bisnis yang telah perusahaan tersebut susun. Tujuan perancangan strategi bisnis dan strategi sistem informasi ini adalah untuk memperkuat kekuatan daya saing dalam era teknologi dengan mengimplementasikan sistem informasi yang strategis dengan mempertimbangkan dan menyelaraskan strategi bisnis yang sesuai dengan kondisi kekuatan perusahaan. PT Adira Dinamika Multi Finance merupakan salah satu perusahaan yang menetapkan strategi bisnisnya seiring dengan strategi sistem informasi dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Sebagai perusahaan yang bergerak pada bidang pembiayaan non-bank (multi-finance), memiliki proses bisnis utama berupa pembiayaan kendaraan bermotor baik roda dua maupun roda empat. Perencanaan strategis SI/TI dimulai dari tahapan identifikasi kondisi internal dan eksternal bisnis serta kondisi internal dan eksternal SI/TI, selanjutnya dilakukan dengan perancangan usulan terhadap strategi bisnis yang berjalan. Hasil dari pembahasan ini berupa rekomendasi yang disempurnakan dari sistem informasi yang sudah ada, sehingga dapat digunakan secara maksimal untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan.
Kata kunci: Adira Finance, Strategi Bisnis SI / TI
Abstrack
Business activities within a company or agency currently have high competition. Companies are not only required to have a business strategy. Along with the development of information technology, the company must also develop an information system strategy that is based on the business strategy that the company has been compiling. The purpose of designing business strategy and information system strategy is to strengthen the power of competitiveness in the era of technology by implementing strategic information system by considering and aligning business strategy in accordance with the condition of company strength. PT Adira Dinamika Multi Finance is one of the companies that set its business strategy along with information system strategy in achieving the vision and mission of the company. As a company engaged in the field of non-bank financing (multi-finance), has a major business process of motor vehicle financing both two-wheeled and four-wheeled. Strategic planning of IT / IT starts from the stages of identification of internal and external conditions of business as well as internal and external conditions SI / IT, then done with the design proposal to business strategy that runs. The results of this discussion in the form of an enhanced recommendation of the existing information system, so it can be used optimally to meet the business needs of the company.
1. PENDAHULUAN
Dunia usaha dan bisnis (baik itu usaha produk maupun usaha jasa), dewasa ini saling bersaing ketat untuk tujuan keberlanjutan usaha tersebut. Perusahaan-perusahaan lingkup nasional maupun regional yang memiliki jenis usaha yang sama harus memiliki daya saing bisnis yang kuat. Manajamen yang baik saja belum cukup untuk menahan tekanan persaingan di luar perusahaan. Dengan adanya sistem informasi juga belum tentu dapat memberikan daya saing perusahaan. Sistem informasi yang tersedia seharusnya berdasarkan pada hasil penelitian mengenai strategi bisnis dan strategi sistem informasi. Untuk dapat mempertahankan daya saingnya, perusahaan harus memiliki strategi bisnis dan ditunjang oleh strategi sistem informasi. Dalam sebuah perusahaan, penerapan teknologi informasi dan sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting untuk penacapaian keberhasilan. Saat ini, strategi sistem informasi sangat membantu perusahaan dalam melaksanakan proses bisnis atau kegiatan operasional serta membantu dalam mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan sebelumnya.
Perkembangan teknologi informasi banyak diadopsi oleh semua organisasi perusahaan salah satunya perusahaan finance, sehingga dapat membantu meningkatkan efisiensi proses. Untuk mencapai proses tersebut diperlukan perencaan strategis di bidang teknologi informasi dan sistem informasi. Dari perencanaan strategis, maka perusahaan dapat melihat kondisi internal dan eksternal bisnis dan SI/TI, sehingga dapat menangani persaingan bisnis multifinance yang ketat.
PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk atau Adira Finance didirikan pada tahun 1990 dan mulai beroperasi pada tahun 1991. Sejak awal Perusahaan telah berkomitmen untuk menjadi perusahaan yang terbaik dan terkemuka di sektor pembiayaan yang melayani pembiayaan beragam merek, baik untuk sepeda motor maupun mobil, baru maupun bekas. Melihat pada adanya potensi untuk mengembangkan usaha lebih lanjut, Adira Finance melakukan penawaran umum perdana atas sahamnya pada tahun 2003, yang mana Bank Danamon menjadi pemegang
saham mayoritas dengan kepemilikan saham sebesar 75%, dilanjutkan dengan melakukan akuisisi selanjutnya sebesar 20% saham, menjadikan Bank Danamon memiliki kepemilikan saham sebesar 95% pada tahun 2009. Dengan demikian, Adira Finance menjadi bagian dari Temasek Holdings, perusahaan investasi plat merah asal Singapura.
Saat ini, Adira Finance telah berhasil menjadi salah satu perusahaan pembiayaan otomotif terbesar di Indonesia berdasarkan pencapaian laba, pembiayaan baru dan piutang yang dikelola. Dengan didukung oleh lebih dari 28 ribu karyawan dan 667 jaringan usaha yang tersebar di berbagai daerah di Indonesia, Adira Finance melayani lebih dari 3,7 juta konsumen dengan jumlah piutang yang dikelola sebesar Rp48,3 triliun dan menguasai pangsa pasar 12,6% untuk sepeda motor baru dan 5,4% untuk mobil baru.
Sejak tahun 2004 Adira Finance melakukan pengembangan di bidang teknologi informasi secara lebih intensif untuk menunjang proses bisnis usaha. Adapun permasalahan yang dihadapi pada Adira Finance terutama di bidang teknologi informasi yaitu masih menggunakan teknologi informasi yang belum terintegrasi, bahkan kecenderungan antar kantor cabang masih belum terkoneksi dengan kantor pusat. Selain itu, Adira Finance belum mempunyai perencanaan strategis teknologi informasi dan sistem informasi dalam menunjang strategis bisnis sehingga dapat diarahkan kepada pengembangan sistem sesuai dengan tuntutan pada masa saat ini dan masa mendatang.
2. IDENTIFIKASI MASALAH
Landasan masalah yang ada meliputi :
1. Bagaimana struktur organisasi dan sistem yang sedang berjalan pada PT Adira Dinamika Multi Finance
3. LANDASAN TEORI
Agar penerapan TI optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
Earl membedakan antara strategi SI dan TI (Earl, 1996). Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan rganisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan apa. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan bagaimana. Sebagai contoh suatu organisasi menerapkan Executive Information System pada bidang pemasaran hal ini mempengaruhi aliran informasi vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap
manajemen menengah. Jaringan
telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan divisi yang berbeda.
Menurut Laudon (Laudon & Laudon, 2004), strategi sistem informasi digunakan pada setiap tingkatan organisasi yang mengubah tujuan operasional, produk, jasa, dan hubungan lingkungan untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif.
Menurut Ward & Peppard (Ward & Peppard, 2002), strategi teknologi informasi adalah strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah informasi. Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan strategi bisnis terlihat pada Gambar 1 di bawah ini:
Gambar 1 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI, dan Strategi TI (Ward & Peppard, 2002).
Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut : mengapa suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan dan adakah perubahan yang harus dilakukan. Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi.
manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).
Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan sebuah organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) dengan berbagai teknik dapat digunakan dalam proses ini, termasuk analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), dan PEST (Political, Economic, Social, Technological)
3. METODOLOGI PENELITIAN
Berdasarkan permasalahan yang ada di PT Adira Dinamika Multi Finance, maka metodologi penelitian yang digunakan pada Metodologi (Ward & Peppard, 2002). Yaitu berupa Analisa kondisi saat ini berdasarkan kondisi internal dan eksternal bisnis serta kondisi internal dan eksternal
SI/TI perusahaan. Metode yang dilakukan adalah :
a. Analisa Kondisi Internal Bisnis
Analisa yang memetakan tujuan organisasi strategis, sasaran organisasi strategis hingga capaian yang diraih sampai saat ini. Untuk mengetahui realisasi strategis PT Adira Dinamika Multi Finance, maka perlu mengetahui
Perkembangan strategis di masing-masing divisi dengan tujuan strategis PT Adira Dinamika Multi Finance. Data perkembangan strategis diketahui berdasarkan dokumen blueprint yang dimiliki oleh PT Adira Dinamika Multi Finance, sedangkan data target dan capaian di masing-masing divisi berdasarkan hasil survey dari narasumber di PT Adira Dinamika Multi Finance yaitu Lembaga Penjaminan Mutu (LJM), Divisi Umum, Divisi Keuangan, Divisi Sumber Daya Manusia (SDM), berdasarkan observasi langsung ke lapangan.
b. Analisa Kondisi Eksternal Bisnis
Analisa yang dilakukan dengan menggunakan analisa PEST (Politic,
Economic, Social, and Technology), yang merupakan analisa eksternal yaitu sebuah lingkungan eksternal organisasi perusahaan yang menyusun faktor-faktor dalam lingkup luas dan diluar dari organisasi perusahaan berupa kondisi ekonomi, teknologi, dan kondisi bisnis yang dimiliki.
c. Analisa Kondisi Internal SI/TI
Analisa yang mencakup kondisi SI/TI perusahaan, bagaimana melakukan review terhadap infrastruktur teknologi informasi yang digunakan dan juga melakukan pengamatan peran sumber daya dan sistem informasi di dalam proses bisnis sehari-hari.
d. Analisa Kondisi Eskternal SI/TI
Analisa yang dilakukan untuk mengetahui kondisi tren SI/TI yang digunakan oleh kompetitor yang sejenis.
Perencanaan Strategis
Tahapan untuk memformulasi strategis berdasarkan hasil analisa sebelumnya. Untuk output yang dihasilkan sebagai berikut :
a. Strategi Sistem Informasi
Aktivitas strategi SI merupakan capaian dari tujuan strategi bisnis yang dihasilkan dari analisa Value Chain dan analisa Critical Success Factor, sehingga dapat dikembangkan aplikasi portofolio apa saja yang dikembangkan.
b. Strategi Teknologi Informasi
Pada strategi TI fokus pada pengembangan aplikasi portofolio.
c. Strategi Manajemen SI/TI
Strategi manajemen SI/TI berupa kebijakan terhadap pemeliharaan infrastruktur dimulai dari tahapan pemeliharaan software, hardware, dan sistem operasi.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
kondisi internal dan eksternal bisnis dan SI/TI perusahaan yang meliputi :
a. Analisa Kondisi Internal Bisnis
Pada kondisi internal bisnis ditujukan untuk tujuan strategis, sasaran strategis, dan pencapaian terhadap organisasi. Pada sasaran strategis PT Adira Dinamika Multi Finance diartikan bahwa telah dilakukan pada peningkatan kualitas pada pelayanan, di bidang pembiayaan kendaraan bermotor dan di bidang pengolahan data finance.
b. Analisa Kondisi Eksternal Bisnis
Pada kondisi eksternal bisnis diidentifikasi menggunakan analisa PEST (Political, Economic, Social, and Technology). Pada kondisi politik, berdampak pada perkembangan bisnis perusahaan yaitu UMR mengalami kenaikan setiap tahun, adanya peraturan pemerintah dalam meningkatan anggaran biaya finance di sektor pembiayaan kendaraan bermotor.
Pada bidang teknologi, perkembangan teknologi semakin melesat sehingga memberikan perusahaan untuk terus berimajinasi untuk mengembangkan bisnis dengan terobosan-terobosan terbaru yang belum pernah dimiliki oleh perusahaan finance yang lain. Peran teknologi pada media sosial sangat membantu memberikan promo menarik di dalam hal pembiayaan kendaraan bermotor.
c. Analisa Kondisi Internal SI/TI
Pada kondisi internal SI/TI, memberikan pengaruh terhadap mengidentifikasi inovasi terbaru berbasis SI/TI dalam mengembangkan aplikasi SI/TI yang berpotensial.
d. Analisa Kondisi Eksternal SI/TI
Pada kondisi eksternal SI/TI, menjelaskan tren teknologi dan manfaat SI/TI saat ini serta bagaimana memanfaatkan SI/TI yang digunakan untuk ditujukan kepada kompetitor agar dapat mengetahui peluang baru dari penguasaan SI/TI.
Perencanaan Strategi
Strategi Sistem Informasi
Berdasarkan kebutuhan data dan informasi yang sudah teridentifikasi, maka terdapat beberapa sistem informasi yang disempurnakan yaitu Sistem Informasi Kepegawaian, Sistem Informasi Keuangan, Sistem Informasi Evaluasi Kinerja Pegawai, Sistem Informasi Payroll, Sistem Informasi Financial, dan Sistem Informasi Absensi Pegawai. Sedangkan penambahan aplikasi yaitu, Sistem Informasi Kerjasama,Sistem Informasi Kepuasan Pelanggan, Sistem Informasi Akuntansi Pembiayaan Konsumen, Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Sistem Informasi Marketing Surveyor, dan Sistem Informasi Penjualan Kendaraan Bermotor.
Strategi Teknologi Informasi
Strategi TI membahas tentang aspek-aspek yang berkaitan dengan teknologi informasi dan penerapan sistem pada PT Adira. Rekomendasi berupa hardware dan softwate.
Strategi Manajemen SI/TI
Strategi yang membahas tentang konsisten kebijakan yang berkaitan dengan teknologi informasi dan sistem , berupa kebijakan berkaitan dengan sumber daya manusia dan pengembangan sistem informasi.
5 KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan, dapat diberikan rekomendasi berupa :
1) PT Adira meniliki situasi yang tidak menguntungkan, sehingga diperlukan penerapan strategi yang berdasarkan pada kegiatan bersifat defensif dan meminimalkan kelemahan serta menghindari ancaman.
3) Pada strategi TI, merekomendasikan hardware, software, dan sumber daya manusia dalam menggunakan sistem informasi terutama operator sistem informasi.
4) Pada strategi manajemen SI/TI, merekomendasikan pengembangan sistem informasi dan pengembangan kualifikasi staf TI.
DAFTAR PUSTAKA
Earl, M. (1996). Information Management : The
Organizational Dimension. New York:
Oxford Univesity Press.
Kristanto, T. (2015). Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi . Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia. Laudon, K., & Laudon, J. (2004). Management
Information System, Eight Edition. New Jersey: Pearson Education.
PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk. (2015).
Sekilas Adira Finance. Diambil kembali dari www.Adira.co.id:
https://adira.co.id/sekilas-adira-finance/ Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning
