perencanaan

(1)

dan

PENGAMBILAN

KEPUTUSAN

CHAP

TER

4

MANAJEMEN

(2)

(3)

Learning Objectives

After studying this chapter, you should be able to:

–

Summarize the function of decision making and the

_{Summarize the function of decision making and the}

planning process.

–

Discuss the purpose of organizational goals, and identify

_{Discuss the purpose of organizational goals, and identify}

different kinds of goals. Discuss who sets goals, and

describe how to manage multiple goals.

–

Identify different kinds of organizational plans, note the

_{Identify different kinds of organizational plans, note the}

time frames for planning, discuss who plans, and

describe contingency planning.

–

Discuss how tactical plans are developed.

_{Discuss how tactical plans are developed.}

–

Describe the basic types of operational plans used by

_{Describe the basic types of operational plans used by}

organizations.

–

Identify the major barriers to goal setting and planning,

_{Identify the major barriers to goal setting and planning,}

how organizations overcome those barriers, and how to

use goals to implement plans.

(4)

Chapter Outline



Decision Making and the

_{Decision Making and the}

Planning Process



Organizational Goals

_{Organizational Goals}

–

Purposes of Goals

_{Purposes of Goals}

–

Kinds of Goals

_{Kinds of Goals}

–

Responsibilities for Goals

_{Responsibilities for Goals}

–

Managing Multiple Goals

_{Managing Multiple Goals}



Organizational Planning

_{Organizational Planning}

–

Kinds of Organizational

_{Kinds of Organizational}

Planning

–

Time Frames for Planning

_{Time Frames for Planning}

–

Responsibilities for

_{Responsibilities for}

Planning

–

Contingency Planning

_{Contingency Planning}



Tactical Planning

_{Tactical Planning}

–

Developing Tactical Plans

_{Developing Tactical Plans}

–

Executing Tactical Plans

_{Executing Tactical Plans}



Operational Planning

–

Single-Use Plans

_{Single-Use Plans}

–

Standing Plans

_{Standing Plans}



Managing Goal-Setting and

_{Managing Goal-Setting and}

Planning

Processes

–

Barriers to Goal Setting

_{Barriers to Goal Setting}

and Planning

–

Overcoming the Barriers

_{Overcoming the Barriers}

–

Using Goals to

_{Using Goals to}

Implement Plans

(5)

Decision Making and the

Planning Process



The Planning Process

Strategic goals

Strategic plans

Tactical goals

Operational goals

Operational plans

Misi Organisasi

Konteks Lingkungan

• Maksud/

Tujuan

• Dsr Pkiran• Nilai • Arahan

Tactical plans

(6)

Organizational Goals



Maksud dari Tujuan Organisasi

–

_{Tujuan, memberi petunjuk dan kesatuan}

arah bagi orang-orang dlm organisasi

–

Memberikan pengaruh yang kuat thdp

_{Memberikan pengaruh yang kuat thdp}

kualitas dari aspek perencanaan

–

_{Sumber motivasi bagi karyawan dlm}

organisasi

–

Memberikan mekanismeyang efektif utk

_{Memberikan mekanismeyang efektif utk}

evaluasi dan pengendalian

(7)

Jenis Tujuan



Berdasarkan Tingkatannya

–

Mission statement

_{Mission statement}

:

pernyataan ttg maksud/tujuan

organisasi yg fundamental

–

Strategic goals

_{Strategic goals}

:

tujuan yang dirancang oleh dan utk

manajemen puncak ; berkaitan dgn masalah

umum dan luas

–

Tactical goals

_{Tactical goals}

:

dirancang oleh dan utk manajer

menengah ; bgmn mengoperasionalkan strategic

goals

–

Operational goals

_{Operational goals}

:

dirancang oleh dan untuk

manajer tk bawah ; berhubungan dgn

operasionalisasi tactical goals bersifat jangka

pendek



Berdasarkan Bidang Tugas

_{Berdasarkan Bidang Tugas}

–

Tujuan utk bidang produksi, pemasaran, SDM

_{Tujuan utk bidang produksi, pemasaran, SDM}



Berdasarkan Waktu

_{Berdasarkan Waktu}

–

Tujuan dirancang berdasarkan jangka panjang,

_{Tujuan dirancang berdasarkan jangka panjang,}

menengah dan jangka pendek

(8)

Organizational

Goals



Kinds of Goals for a

Regional Fast-Food

Chain

8

Accounting manager ï Split accounts receivable/payable functions from other areas within two years

ï Computerize payroll system for each restaurant this year ï Pay all invoices within thirty days Advertising director

ï Develop regional advertising campaigns within one year ï Negotiate 5 percent lower advertising rates next year ï Implement this yearís promotional strategy Restaurant manager

ï Implement employee incentive system within one year ï Decrease waste by 5 percent this year

ï Hire and train new assistant manager

Vice president ñfinance ï Keep corporate debt to no more than 20 percent of liquid assets for next ten years

ï Revise computerized accounting system within five years

ï Earn 9 percent on excess cash this year

President and CEO ï Provide 14 percent return to investors for at least ten years ï Start or purchase new restaurant chain within five years

ï Negotiate new labor contract this year

Mission: Our mission is to operate a chain of restaurants that will prepare and serve high-quality food on a timely basis and at reasonable prices.

Vice president ñmarketing ï Increase per store sales 5 percent per year for ten years

ï Target and attract two new market segments during next five years ï Develop new promotional strategy for next year Vice president ñoperations

ï Open 150 new restaurants during next ten years

ï Decrease food-container costs by 15 percent during next five years ï Decrease average customer wait by thirty seconds this year

Strategic Goals

Tactical Goals

Operational Goals

(9)

Tnggung Jwb utk Menetapkan

Tujuan



Who Sets Goals?

–

Semua manajer harusnya terlibat dlm proses

_{Semua manajer harusnya terlibat dlm proses}

pengambilan keputusan

–

Setiap manajer bertanggung jwb utk menetapkan tujuan

_{Setiap manajer bertanggung jwb utk menetapkan tujuan}

berkaitan dgn tingkatan manajerialnya

–

Top manajer & Board of Director merumuskan Misi &

_{Top manajer & Board of Director merumuskan Misi &}

Strategic goals dst.



Mengelola Tujuan Berganda

–

Seringkali terdpt tujuan yg berbeda

_{Seringkali terdpt tujuan yg berbeda}

antara unit orgn dlm perusahaan

–

Optimalisasi : menyeimbangkan

_{Optimalisasi : menyeimbangkan}

tujuan yg berbeda

–

Manager dpt memilih utk mengejar

_{Manager dpt memilih utk mengejar}

satu tujuan dgn mengecualikan yang lain,

atau menentukan satu target menengah

diantara tujuan yang berbeda

(10)

Perencanaan Organisasi



Strategic Plans

_{Strategic Plans}

–

Rencana umum yang mendasari keputusan utk alokasi sumber

_{Rencana umum yang mendasari keputusan utk alokasi sumber}

daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan utk mencapai

tujuan strategis. Dirancang oleh dan utk manajemen puncak



Tactical Plans

_{Tactical Plans}

–

Rencana yang ditujukan utk mencapai tujuan taktis,

_{Rencana yang ditujukan utk mencapai tujuan taktis,}

dikembangkan utk mengimplementasikan rencana strategis.

Dirumuskan oleh Top Manager bersama Middle Manger. Lingkup

masalahnya lbh spesifik dan nyata dgn jangka waktu yang lebih

singkat



Operational Plans

_{Operational Plans}

–

Menitik beratkan pada pelaksanaan

_{Menitik beratkan pada pelaksanaan}

rencana taktis utk mencapai tujuan

operasional. Dikembangkan oleh

Middle dan Lower manager. Lingkup

bidang aktivitasnya kecil dgn janga

waktu pendek.

(11)

HIERARKHI PERENCANAAN

.

Misi

Dir & CEO

Renstra

Top Management

RencanaTaktis

Middle Managmt & staf fungsional

Rencana Operasional

(12)

(13)

Kerangka Waktu

Perencanaan



Dimensi Waktu Perencanaan

Tergantung dari komitmen organisasi. Strategic

plan jk panjang, Taktic Plans jk menengah dsb.

Long-range Plans

–

Meliputi isu strategis yang akan datang (10 th) .

_{Meliputi isu strategis yang akan datang (10 th) .}

–

Lingkungan dinamis dan statis

_{Lingkungan dinamis dan statis}

–

Kurang Fleksibilitasnya (monitoring dan

_{Kurang Fleksibilitasnya (monitoring dan}

ajustmen)

Intermediate Plans

–

Biasanya antara 1 -5 th, paralel dgn rencana

_{Biasanya antara 1 -5 th, paralel dgn rencana}

taktisnya

–

Lbh bersifat sementara dan lbh mudah berubah

_{Lbh bersifat sementara dan lbh mudah berubah}

Short-range Plans

–

Durasi waktu s/d 1 th

_{Durasi waktu s/d 1 th}

–

Rencana tindakan (action plans) dan rencana

_{Rencana tindakan (action plans) dan rencana}

reaksi (reaction /contingency plans.)

(14)

Tnggung Jawab utk Perencanaan



Semua manajer terlibat dlm proses perencanaan pd

tingkat tertentu (Marketing, Productin, HRD Manajer)



Planning Staff

_{Planning Staff}

–

Staf perencanaan utk membantu manajer

–

Mengurangi beban kerja manajer, mengkoordinasikan

_{Mengurangi beban kerja manajer, mengkoordinasikan}

kegiatan perencanaan manajer, mempunyai berbagai alat &

teknik yang berbeda utk pemecahan masalah, wawasan yang

luas dp manajer



Planning Task Force (Satgas Perencanaan)

_{Planning Task Force (Satgas Perencanaan)}

–

Diadakan pd waktu orgns membutuhkan, utk permasalahan

_{Diadakan pd waktu orgns membutuhkan, utk permasalahan}

khusus

–

Terdiri dari berbagai wakil dlm organisasi

_{Terdiri dari berbagai wakil dlm organisasi}

–

Dibubarkan setelah selesai

_{Dibubarkan setelah selesai}



Board of Directors (Dewan Direksi)

_{Board of Directors (Dewan Direksi)}

–

Merumuskan misi dan strategi perusahaan

_{Merumuskan misi dan strategi perusahaan}



Chief Executive Officer (CEO)

–

Presdir/Ketua Dewan Direksi

_{Presdir/Ketua Dewan Direksi}

–

Mempunyai peran utama dlm proses perencanaan dan

mengimplementasikan strategi

(15)

Tnggung Jawab utk Perencanaan



Executive Committee (Komite Eksekutif)

–

Terdiri dr top executives dlm

_{Terdiri dr top executives dlm}

organisasi. Meet regularly for

input to the CEO and review

strategic plans.



Line Management

–

Manajer lini berperan penting dlm

_{Manajer lini berperan penting dlm}

perencanaan orgns



_{Membantu memformulasikan strategi}

berdasarkan informasi dari pelaksanaan rencana



_{Bertanggung jawab atas pelaksanaan}

(16)

Contingency Planning



Contingency : serangkaian tindakan alternatif yang akan diambil bila

_{Contingency : serangkaian tindakan alternatif yang akan diambil bila}

rencana tindakan secara tdk terduga terganggu atau tdk sesuai lagi.



Rencana ini membantu manajer mangatasi perubahan dan ketdk

pastian

16 Ongoing planning process

Action point 1

Action point 2

Action point 3

Action point 4

Mengembangkan

Rencana berkaitan

Dgn peristiwanya

Implementasi rencana

Dan mengidentifikasi

Peristiwa

Merinci indikator

Peristiwa dan menge

Embangkan rencana

Kontingensi utk

Setiap peristiwa

Merumuskan rencana

contingensi Final

Memonitor indikator peristiwa dan

Mengimplementasikan rencana kontingen

Figure

7.3

(17)

Perencanaan Taktis

Mengembangkan dan Melaksanakan Rencana Taktis

Mengembangkan Rencana Taktis

• Mengenali & memahami Renca

Na strategis dan tujuan taktis

• Merinci sumber daya yang re

Levan dan masalah waktu

• Mengenali & mengidentifikasi

Komitmen SDM

Melaksanakan rencana tak

tis

• Mengevaluasi arah tindakan dgn

tujuan

• Memperoleh & mendistribusikan

Informasi dan smbr daya

Memonitor komunikasi vertikal

Dan horisontal

• Memonitor aktivitas berkelanju

Tan utk mencapai tujuan

(18)

(19)

Perencanaan Operasional

JENIS RENCANA OPERASIONAL

1.

1. Rencana Sekali Pakai (Single-use Plan)

Rencana Sekali Pakai (Single-use Plan)

• Rencana yang dikembangkan utk melaksanakan suatu kegiatan

_{Rencana yang dikembangkan utk melaksanakan suatu kegiatan}

yang tidak akan diulang (sekali pakai).

a.

Program

: rencana sekali pakai utk serangkaian aktivitas yang

besar

Program Peningkatan Produksi Pertanian

b.

Proyek

: rencana sekali pakai utk lingkup lebih kecil/sempit

Proyek Pembuatan saluran irigasi

2.

2. Rencana Tetap (Standing Plan)

Rencana Tetap (Standing Plan)

–

Rencana yang dikembangkan utk aktivitas yang berulang secara

_{Rencana yang dikembangkan utk aktivitas yang berulang secara}

teratur selama periode waktu tertentu

a.

Kebijakan : rencana tetap yang merinci respons umum

organisasi thdp suatu masalah atau situasi tertentu

b.

Prosedur Operasi Standar (SOP) : rencana tetap yang

menguraikan langkah-langkah yang harus diikuti utk pekerjaan

tertentu

c.

(20)

Hierarkhi Rencana Operasional

.

20 Rencana Operasional

Rencana Sekali Pakai

Rencana Tetap

Program

Proyek

Kebijakan

SOP

Peraturan

Ang

garan

(21)

Hambatan dlm Penetapan

Tujuan & Proses Perencanaan



Manajer harus memahami hambatan yang dpt

menganggu penetapan tujuan dan perencanaan dan

sekaligus mengetahui bgm mengatasinya.

Hambatan

Utama



_{Tujuan yang tdk tepat}



Sistem penghargaan yang tdk

tepat



Lingkungan yang dinamis dan

komplek



Keengganan thdp tujuan yang

dicapai



Penolakan thdp perubahan

Cara



_{Pemahaman maksud tujuan}

dan rencana



Komunikasi dan partisipasi



Konsistensi, revisi dan

pembaruan



Sistem penghargaan yang

efektif

21

(22)

Management by Objectives

(MBO)



MBO

adalah suatu teknik manajemen dgn

melibatkan karyawan pd semua tingkatan

dengan mendefinisikan sasaran secara

bersama dan mengendalikan hasil utk

mencapai hasil yang optimal



Prinsipnya

: dgn mempartisipasikan

karyawan dlm merumuskan sasaran

organisasi , karyawan akan lebih

berkomitmen utk mencapai tujuan

organisasi.

(23)

Proses MBO

tujuan dgn

perencanaan

Mengkomuni

kasikan

tujuan &

rencana org

Melakukan

pertemuan

Menspesifik

asi rencana

tindakan

Melakukan

konseling

Mengalokasik

an smbr dya

Pemanta

uan &

koreksi

(24)

Efektivitas MBO



Strengths (Success)



Membuat setiap anggota organisasi lebih

mengetahui tujuan /sasaran orgns



Improved employee motivation



Memperbaiki komunikasi manajer dan bawahan



Penilaian kinerja lbh obyektif berdsrkan prestasi



Membantu mengidentifikasi bakat manajerial

pd karyawan



Menyediakan filosofi manajemen sistematis



Membantu pengendalian organisasi

(25)

Efektivitas MBO



Weaknesses (Failure)



Implementasi MBO yang buruk



Kurangnya dukungan top manajemen dlm

penerapan MBO



Pendelegasian proses MBO pd manajemen

yang lbh rendah



Terlalu menekankan pd tujuan kuantitatif dan

rencana kuantitatif



Resistensi manajer thdp partisipasi bawahan

dlm membuat keptsan dan rencana

(26)

Rangkuman

1.

1. Proses perencanaan merupakan fungsi manajerial

Proses perencanaan merupakan fungsi manajerial

dasar yang harus dilakukan organisasi

2.

2. Mendasarkan konteks lingkungan orgns, manajer

Mendasarkan konteks lingkungan orgns, manajer

mengembangkan beberapa jenis tujuan dan rencana

3.

3. Pengambilan keptsan adalah kerangka kerja semua

Pengambilan keptsan adalah kerangka kerja semua

perencanaan, karena setiap langkah dlm proses

perencanaan melibatkan suatu keputusan

4.

4. Tujuan mempunyai 4 maksud dasar : menyediakan

Tujuan mempunyai 4 maksud dasar : menyediakan

petunjuk dan arah, memfasilitasi perencanaan,

mendorong motivasi dan komitmen karyawan dan

mempromosikan evaluasi dan pengendalian

(27)

Ringkasan (lanjutan)

5.

5. Tujuan dpt dibedakan atas

Tujuan dpt dibedakan atas

tingkatan dlm orgns

,

bidang /fungsi orgns

dan

waktu

6.

6. Semua manajer dlm orgns perlu ikut terlibat dlm proses

Semua manajer dlm orgns perlu ikut terlibat dlm proses

penetapan tujuan

7.

7. Tujuan sangat berhubungan dgn perencanaan

Tujuan sangat berhubungan dgn perencanaan

8.

8. Jenis utama rencana adalah : rencana strategis, taktis

Jenis utama rencana adalah : rencana strategis, taktis

dan operasional

9.

9. Setelah rencana dikembangkan manajer harus

Setelah rencana dikembangkan manajer harus

mengawal bagaimana rencana harus dicapai

10.

10. Rencana taktis dikembangkan utk

Rencana taktis dikembangkan utk

mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana

strategis

11.

11. Rencana operasional muncul pada manajemen

Rencana operasional muncul pada manajemen

organisasi tingkat terendah, dgn lingkup waktu yang

pendek dan ruang yang lebih sempit

(28)

Rangkuman (lanjutan)

12.

12. Renop merupakan implementasi Rencana

Renop merupakan implementasi Rencana

taktis utk mencapai satu atau lebih tujuan

operasional

13.

13. Jenis Renop : rencana sekali pakai dan rencana

Jenis Renop : rencana sekali pakai dan rencana

tetap (jangka panjang)

14.

14. Hambatan dlm penetapan tujuan dan

Hambatan dlm penetapan tujuan dan

perencanaan yang efektif (MBO) : tujuan yang

tdk sesuai, sistem penghargaan yang tdk

tepat, lingkungan yang dinamis, penolakan

thdp perubahan,keengganan thdp tujuan yang

ada

(29)

15.

15. Utk mengatasi hambatan tsb dilakukan :

pemahaman tujuan dan rencana, komunikasi

dan partisipasi, revisi dan pembaruan