JDIH - Biro Hukum Bappenas SOP BAPPENAS

(1)

Kebijakan dan Pedoman

Penyusunan SOP di

Kementerian PPN/Bappenas

(2)

OUTLINE

• GRAND DESIGN DAN ROAD MAP

REFORMASI REFORMASI BIROKRASI

KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS

• ASESMEN ORGANISASI

(3)

(4)

GRAND DESIGN DAN ROAD MAP

REFORMASI BIROKRASI 2010 - 2025

P

Birokrasi yang Bersih, dan Bebas KKN

Peningkatan Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Birokrasi

Peningkatan

Quick Wins

MONITORING DAN EVALUASI

PR

PENEGAKAN HUKUM (LAW ENFORCEMENT)

MANAJEMEN PERUBAHAN

(5)

AREA PERUBAHAN (PROGRAM KERJA) REFORMASI BIROKRASI MASING

K/L YANG DIHARAPKAN MENURUT PERPRES NO.

81 TAHUN 2010

AREA PERUBAHAN HASIL YANG DIHARAPKAN

Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)

Tatalaksana Sistem, Proses dan Prosedur Kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance

Peraturan Perundang-undangan

Regulasi yang lebih tertib dan tidak tumpang tindih dan kondusif

Sumber daya Manusia Aparatur

SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera

Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan bebas KKN

Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi

Pelayanan Publik Pelayana prima sesuai dengan kebutuhan dan harapan masyarakat

Pola Pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur

(6)

Rencana Program, Kegiatan, dan Hasil yang Diharapkan

sesuai dengan Road MAP Kementerian PPN/Bappenas 2010-2014

PROGRAM TUJUAN SASARAN KEGIATAN HASIL (OUTPUT) efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, dan Terukur di BKKBN

1. meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan di BKKBN

1. Penyusunan SOP penyelenggaraan

tugas dan fungsi

1. Dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi

10 50 200 300

2. meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam proses

penyelenggaraan manajemen pemerintahan di BKKBN

3. meningkatnya kinerja di BKKBN

2. Pembangunan atau Pengembangan e-government

2. Unit kerja organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan diklat yang mampu

(7)

(8)

ASSESMENT ORGANISASI

SOP Asesmen

OrganisasiSaat

Ini

Redefinisi Visi,

Misi,Strategi

danSasaran

Tatalaksana/

ProsesBisnis

Unit Kerja

Organisasi

Kewenangan/

Fungsi

Unit Kerja

Pelayanan

PenetapanStandarPelayanan

Target KinerjaLayanan

Pengembangan Indikator

(9)

Visi, Misi, Strategi dan

sasaran organisasi

Struktur Organisasi

Analisis Jabatan

Analisa

Beban Kerja

Evaluasi

Jabatan

Tatalaksana/

Proses Bisnis

SOP

IDENTIFIKASI ORGANISASI SEBAGAI DASAR PENYUSUNAN SOP

Jumlah

SDM

Harga

Jabatan

(10)

Kaitan Struktur Organisasi dengan SOP

• Dalam

organisasi

Pemerintah

(birokratis), setiap keputusan dan

langkah-langkah

kegiatan

selalu

dikaitkan dengan strukturnya.

(11)

• Struktur Organisasi dinyatakan dengan pedoman

yang jelas, akan bermanfaat untuk menyusun SOP

yang efektif, meskipun SOP disusun dengan

berdasarkan fungsi-fungsi organisasi

Struktur

Organisasi

SOP

Fungsi

Organisasi

(12)

Posisi dan Peran Manajemen Organisasi

dalam Penerapan SOP

Manajemen Organisasi

Fungsi B Fungsi C

Fungsi A

(13)

Peran Fungsi

Organisasi dan Kontrol dalam Penyusunan SOP yang efektif

Deskripsi Tugas dan

Tanggung jawab

Penyusunan SOP

Yang efektif

Fungsi Organisasi

(14)

ORGANISASI STRUKTURAL DAN FUNGSIONAL

DALAM STRUKTUR ORGANISASI KEMENTERIAN NEGARA PPN/BAPPENAS

STAF AHLI

KEDEPUTIAN SETMENEG PPN/ SETTAMA BAPPENAS INSPEKTORAT

UTAMA

DIREKTORAT

SUB DIREKTORAT

STAF PERENCANA KELOMPOK

BIDANG BAGIAN

SUB BIDANG SUB BAGIAN MENNEG.PPN/

KA. BAPPENAS

KELOMPOK FUNGSIONAL

(15)

(16)

Proses Bisnis

• Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang

ada dalam bisnis yang kerap disebut dengan

rantai nilai (

value chain

).

• Dalam perusahaan yang menghasilkan barang

maupun jasa, pada umumnya memiliki rantai

nilai terdiri dari pengembangan produk baru,

produksi, penjualan dan marketing, distribusi

(

product delivery

), layanan purna jual (

after sales

service

), serta keamanan dan kesehatan

(17)

Proses Bisnis dari Perusahaan penghasil Barang/Jasa

(Generic Value Chain)

pengemb

Deliver & Distributi Safety & Health

(18)

TUGAS POKOK FUNGSI

Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi, sinkronisasi,

pelaksanaan penyusunan dan evaluasi perencanaan

pembangunan nasional dibidangnya

a. Penyiapan perumusan kebijakan perencanaan pembangunan nasional dibidangnya;

b. Koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidangnya; c. Penyusunan rencana pembangunan nasional dan

rencana pendanaannya di bidangnya;

d. Pengkajian kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidangnya;

e. Pemantauan, evaluasi, dan penilaian kinerja pelaksanaan rencana pembangunan nasional di bidangnya;

f. Penyusunan rencana kerja pelaksanaan tugas dan fungsinya, serta evaluasi dan pelaporan

pelaksanaannya;

g. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan pejabat fungsional perencana di lingkungan

direktoratnya.

(19)

Peran Bappenas dalam menghasilkan perencanaan

(Generic Value Chain)

(20)

Key Result Area

Bidang/KRA Indikator Kinerja TARGET

2010 2014

Perencanaan

Tersusunnya kebijakan perencanaan _{dan pendanaan di bidang ekonomi}

yang berkualitas

Pemantauan

Tersusunnya laporan Pemantauan atas _{pelaksanaan rencana pembangunan di}

bidang ekonomi

Evaluasi

Tersusunnya laporan evaluasi atas _{pelaksanaan rencana pembangunan di}

bidang ekonomi

Koordinasi

Tersusunnya laporan koordinasi baik _{tingkat pusat/propinsi dan lintas}

wilayah atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi

(21)

Uraian Tugas

Uraian Tugas Indikator Kinerja TARGET

2010 2014

Melakukan penyusunan rencana kebijakan/ program strategis jangka panjang dengan cara menyiapkan alternatif kebijakan, menyusun perkiraan sumber pendanaan, serta memberikan saran tindak lanjut rencana program strategis jangka panjang dalam rangka memproses penetapan rencana kebijakan/program strategis jangka panjang bidang ekonomi.

• Ketepatan waktu penyusunan alternatif rencana kebijakan/ program strategis jangka panjang

• Kualitas perkiraan sumber pendanaan

Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan jangka panjang dengan cara memberikan saran tindak lanjut yang diperlukan dalam perencanaan dalam rangka meningkatkan kualitas rencana

pembangunan

• % saran yang ditindak lanjuti

Dst….

(22)

(23)

OUTLINE SOP BAPPENAS

BAB 1 Pendahuluan

• Latar Belakang

• Tujun dan Sasaran

• Pengertian SOP

• Manfaat

• Prinsip

BAB 2 Langkah-Langkah Penyusunan SOP

• Persiapan

• Penilaian Kebutuhan SOP

• Pengembangan SOP

• Penerapan SOP

• Monitoring dan Evaluasi

BAB 3 Jenis dan Format

(24)

LANGKAH LANGKAH PENYUSUNAN SOP

KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS

• Persiapan

• Penilaian Kebutuhan

• Pengembangan SOP

• Penerapan SOP

(25)

Tahapan Penyusunan SOP

Persiapan Penilaian Kebutuhan

• Membentuk tim dan kelengkapan Nya

• Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan

• Melakukan penilaian kebutuhan

• Membuat Sebuah daftar Mengenai SOP Yang akan disusun

• Membuat dokumen Penilaian

Kebutuhan SOP

• Pengumpulan informasi dan identifikasi

• Alternatif Analisis dan pemilihan alternatif

• Penulisan SOP Pengujian dan

• Reviu

Pengesahan SOP

• Perencanaan Penerapan

• Pemberitahuan Distribusi dan Aksibilitas

• Pelatihan Pemahaman

• Monitoring

(26)

4 (empat) format SOP

• Langkah

sederhana

(

simple

steps

),

• Tahapan berurutan (

hierarchical

steps

),

• Grafik (

graphic

), dan

(27)

Penjelasan 4 (empat) format SOP

• Langkah sederhana (

simple steps

), adalah Format sederhana

digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit

kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan.

• Tahapan berurutan (

hierarchical steps

), adalah Format tahapan

berurutan yang merupakan pengembangan dari langkah

sederhana dan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10

langkah dan membutuhkan informasi lebih detil, akan tetapi

hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan

• Grafik (

graphic

), adalah Format Grafik dipergunakan jika prosedur

yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik.

• Diagram alir (

flowcharts

) adalah format diagram alir merupakan

format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan

pengambilan

keputusan

yang

banyak

(komplek)

dan

(28)

2 Faktor yang menentukan Format yang tepat dalam

pembuatan SOP

1) berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam

suatu prosedur;

2) berapa banyak langkah dan sublangkah yang

diperlukan dalam suatu prosedur.

(29)

Contoh Format SOP

NOMOR SOP :

TGL. PEMBUATAN : April 2013

TGL. REVISI :

-TGL. EFEKTIF : April 2013

DISAHKAN OLEH : Sekretaris Utama

Dr. Slamet Senoadji NIP. 19601215 198802 1 001

NAMA SOP :

DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:

(30)

Diagram Alur

No. Alur Kegiatan

Unit Kerja /Pelaksana Kegiatan Mutu Baku

Ket

PIC PIC PIC PIC Persayaratan/

(31)

(32)

Hal-hal Yang Menjadi Perhatian dalam pembuatan SOP

Salah satu kekeliruan yang sering terjadi dalam pembuatan

SOP, adalah bahwa SOP dibuat dengan menggunakan format

yang tidak sesuai dengan peruntukkannya. Seringkali, SOP

yang

semestinya

dapat

dibuat

dalam

format

sederhana/simple, tetapi dibuat dalam format grafik ataupun

format yang komplek dengan menggunakan diagram alir

(

flowcharts

).

Seringnya penggunaan format diagram alur (

flowcharts

)

dalam pembuatan SOP ini bisa jadi karena kita keliru

memahami Permenpan tentang pedoman pembentukan SOP

tersebut. Karena, didalam Permenpan ini dicantumkan

symbol-simbol

flowcharts

, maka seolah-olah semua SOP yang

dibuat harus menggunakan symbol

flowcharts

tersebut.

padahal, symbol

flowcharts

tersebut merupakan

(33)

Lanjutan....

(34)