Deskripsi Kerja Usulan Struktur Organisasi Saat Ini
a. Direktur: (1) Membuat keputusan strategis perusahaan pada seluruh aktivitas operasional; (2) Menentukan kebijakan manajemen atas kegiatan operasional perusahaan
b. Kesekretariatan: (1) Melakukan kegiatan surat menyurat umum; (2) Mengkoordinasi aktivitas manajemen dibawah instruksi langsung dari direktur; (3) Mewakili direktur dalam situasi tertentu
c. Auditor Internal: (1) Melakukan audit internal perusahaan secara terprogram; (2)
Melakukan survey dan pengawasan secara keseluruhan atas sistem yang diterapkan di perusahaan; (3) Mendeteksi secara objektif pelanggaran sistem yang dilakukan oleh manajemen perusahaan secara keseluruhan; (4) Melaporkan kepada direktur atas adanya ketidakwajaran dalam menjalankan sistem; (5) Memberikan rekomendasi berkaitan dengan kelemahan sistem maupun tindak lanjut atas kebocoran
d. Manajer Umum: (1) Bertanggung jawab atas seluruh manajemen divisi serta aktivitasnya; (2) Mengawasi operasi perusahaan secara keseluruhan agar berjalan sesuai prosedur yang telah ditetapkan sesuai tujuan perusahaan; (3) Menyiapkan laporan kinerja seluruh manajemen divisi kepada direktur; (4) Memberikan rekomendasi kebijakan manajemen dengan pertimbangan divisi yang bersangkutan dan persetujuan direktur; (5) Mengkomunikasikan kebijakan manajemen sesuai persetujuan direktur kepada masing divisi; (5) Menerima laporan kinerja periodik dari masing-masing divisi.
e. Manajer Divisi Rumah Tangga: (1) Bertanggung jawab atas kinerja dan aktivitas operasi rumah tangga; (2) Mengawasi dan memastikan operasi rumah tangga berjalan sesuai prosedur; (3) Menerima laporan kinerja harian dari sub divisi rumah tangga; (4)
Melaporkan kinerja periodik kepada manajer umum; (5) Mengkomunikasikan kebijakan manajemen sesuai persetujuan direktur kepada seluruh sub divisi rumah tangga
- Kebersihan: (1) Menjalankan aktivitas kebersihan sesuai prosedur; (2) Melaporkan kinerja harian kepada manajer divisi rumah tangga
- Parkir: (1) Mengkoordinasikan parkir department store agar teratur; (2) Melaporkan kinerja harian kepada manajer divisi rumah tangga
- Keamanan: (1) Menjamin keamanan department store; (2) Menguasai area
department store dan membantu pelanggan untuk menunjukkan area tertentu; (3) Terlibat langsung dalam situasi tak terduga yang berkaitan dengan keamanan; (4) Melaporkan kinerja harian kepada manajer divisi rumah tangga
f. Manajer Divisi Persediaan: (1) Bertanggung jawab atas kinerja dan aktivitas operasi seluruh sub divisi persediaan; (2) Mengawasi dan memastikan operasi divisi persediaan berjalan sesuai prosedur; (3) Menerima laporan kinerja harian dari sub divisi
persediaan; (4) Melaporkan kinerja periodik divisi persediaan kepada manajer umum; (5) Mengkomunikasikan kebijakan manajemen sesuai persetujuan direktur kepada seluruh sub divisi persediaan; (6) Menyetujui dan menginstruksikan pembelian persediaan berdasarkan informasi sub divisi gudang sesuai reorder point yang ditetapkan
- Gudang: (1) Menguasai informasi persediaan di gudang dan
mendokumentasikannya; (2) Melaporkan informasi persediaan harian di gudang kepada manajer divisi persediaan; (3) Berkoordinasi dengan sub divisi pemasok untuk pembelian persediaan sesuai persetujuan manajer divisi persediaan; (5) Menerima persediaan sesuai pesanan sub divisi pemasok.
- Pemasok: (1) Melakukan pemesanan persediaan kepada pemasok sesuai
persetujuan manajer divisi persediaan; (2) Berkoordinasi dengan sub divisi gudang untuk pengadaan persediaan; (3) Melaporkan pengadaan persediaan secara rinci kepada manajer divisi persediaan; (4) Memastikan akurasi kuantitas pesanan
persediaan, tanggal-tanggal pemesanan sesuai kesepakatan dengan pemasok, dan data lainnya berkaitan dengan pemesanan persediaan.
g. Manajer Divisi Pemasaran: (1) Bertanggung jawab atas kinerja dan aktivitas operasi seluruh sub divisi pemasaran; (2) Mengawasi dan memastikan operasi divisi pemasaran berjalan sesuai prosedur; (3) Menerima laporan kinerja pemasaran secara keseluruhan; (4) Melaporkan kinerja periodik kepada manajer umum; (5) Mengkomunikasikan
pemasaran; (6) Menyetujui rencana pemasaran dengan pertimbangan dari sub divisi pemasaran dan manajer umum
- Penyusun Rencana: (1) Menganalisis target pemasaran dan pembidikan segmen pasar; (2) Menyusun rencana pemasaran dan melaporkannya pada manajer divisi pemasaran; (3) Berkoordinasi dengan sub divisi promosi untuk implementasi susunan rencana yang telah disetujui oleh manajer divisi pemasaran; (4) Mengevaluasi rencana pemasaran untuk penyusunan rencana berikutnya
- Promosi: (1) Terlibat langsung dalam fungsi pemasaran yang telah direncanakan dan disetujui oleh manajer divisi pemasaran; (2) Mengimplementasikan rencana
pemasaran sesuai koordinasi dengan sub divisi penyusun rencana sesuai
kesepakatan dan persetujuan manajer divisi pemasaran; (3) Melaporkan kinerja promosi sesuai fakta kepada manajer divisi pemasaran.
- Pengembangan: menyusun dan mempertimbangkan rencana-rencana yang berkaitan dengan strategi perusahaan jangka panjang
h. Manajer Divisi Personalia: (1) Bertanggung jawab atas kinerja dan aktivitas operasi seluruh sub divisi; (2) Merekrut dan menempatkan karyawan atas pertimbangan posisi dari manajer divisi dan sub divisi bersangkutan dan persetujuan manajer umum; (3) Mengawasi dan memastikan operasi divisi personalia berjalan sesuai prosedur; (4) Menerima laporan kinerja harian divisi personalia; (5) Mengkomunikasikan kebijakan manajemen sesuai persetujuan direktur kepada seluruh sub divisi personalia; (6) Berkomunikasi dengan karyawan untuk permasalahan tertentu dan menetapkan kebijakan sesuai pertimbangan dan persetujuan manajer umum; (7) Melaporkan hasil kinerja divisi personalia kepada manajer umum.
- Supervisi: (1) Mengawasi kinerja seluruh karyawan secara rinci dan
mendokumentasikannya; (2) Melaporkan hasil pengawasan secara keseluruhan kepada manajer divisi personalia; (3) Menghitung kehadiran seluruh karyawan dan melaporkannya kepada manajer divisi personalia; (4) Berkoordinasi dengan sub divisi penggajian untuk memberikan data partisipasi dan kehadiran karyawan sesuai fakta dan dibawah pengawasan manajer divisi personalia; (5) Menerapkan prosedur yang telah ditetapkan berkaitan dengan rotasi pegawai, dan hal-hal lain yang
bersangkutan dengan personalia perusahaan.
- Penggajian: (1) Membuat struk gaji periodik dan menyerahkannya pada tiap pegawai sesuai data dari sub divisi supervisi; (2) Memberikan laporan pembagian gaji sesuai fakta kepada manajer divisi personalia
i. Manajer Divisi Penjualan: (1) Bertanggung jawab atas kinerja dan aktivitas operasi seluruh sub divisi penjualan; (2) Mengawasi dan memastikan operasi divisi penjualan sesuai dengan prosedur; (3) Merekapitulasi penjualan dan melaporkannya secara rinci kepada manajer umum; (4) Mengkomunikasikan kebijakan manajemen sesuai
persetujuan direktur kepada pramuniaga
- Pramuniaga: (1) Membantu pelanggan agar merasa nyaman dalam berbelanja; (2) Melaksanakan pencatatan nota penjualan dan menjalankan prosedur penjualan sesuai kebijakan manajemen
j. Manajer Divisi Keuangan: (1) Bertanggung jawab atas kinerja dan aktivitas operasi seluruh sub divisi keuangan; (2) Mengawasi dan memastikan operasi divisi keuangan sesuai dengan prosedur; (4) Merekapitulasi pemasukan dan pengeluaran, serta melaporakannya kepada manajer umum; (5) Mengkomunikasikan kebijakan manajemen sesuai persetujuan direktur kepada seluruh sub divisi keuangan.
- Pemasukan: (1) Terlibat langsung dalam aktivitas pemasukan kas; (2) Menjalankan prosedur keuangan sesuai kebijakan manajemen; (3) Menjamin kas yang masuk dalam kondisi utuh
- Pengeluaran: (1) Terlibat langsung dalam aktivitas pengeluaran kas; (2) Menjalankan prosedur keuangan sesuai kebijakan manajemen; (3) Menjamin kas yang
dikeluarkan mengalir untuk aktivitas legal sesuai kepentingan perusahaan. k. Manajer Divisi Akuntansi: (1) Bertanggung jawab atas seluruh fungsi akuntansi di
perusahaan; (2) Mendesain sistem informasi akuntansi sesuai dengan tujuan perusahaan; (3) Membuat laporan keuangan sesuai standar dan prosedur, serta mengkomunikasikannya pada manajer umum; (4) Memberikan
pertimbangan-pertimbangan akuntansi untuk pengambilan keputusan yang dibutuhkan perusahaan - Pengendali Hutang: (1) Mengelola akun-akun hutang dan menjamin akurasinya
Kertas Kerja III. 2.
1. Pengendalian organisasi:
a. Terdapat pergantian shift pada pembagian kerja marketing;
b. Terdapat pembagian kerja yang dibagi pada pramuniaga, kasir unit, kasir induk, dan bagian akuntansi dan keuangan
2. Pengendalian dokumentasi:
a. Terdapat dua rangkap nota penjualan yang diantaranya diarsip oleh manajemen; b. Adanya cash register, laporan penjualan, serta laporan penerimaan kas dan harian 3. Pengendalian akuntabilitas aset:
a. Barang yang dipilih pelanggan diproses untuk segera diserahkan pada kasir unit; b. Pramuniaga tidak diperkenankan membawa nota sehingga pengambilan barang yang berada pada kasir unit jelas dilakukan oleh pelanggan yang menerima nota rangkap 1;
4. Pengendalian praktik manajemen:
a. Tanggung jawab manajemen terbatas pada pelaporan yang dilakukan oleh bawahannya, dan tidak langsung berinteraksi dengan aset
5. Pengendalian operasi pusat informasi:
a. Setiap pelaporan penjualan dan penerimaan kas harian telah dilaporkan pada bagian kasir induk dan manajer akuntansi dan keuangan
6. Pengendalian otorisasi
a. Tiap pengelolaan terkait uang kas, laporan penjualan, dan penerimaan kas telah diotorisasi secara terpisah oleh pihak-pihak yang berbeda
7. Pengendalian akses:
a. Akses ke barang dan akses uang kas telah diserahkan pada bagian-bagian tertentu yang terpisah sesuai prosedur
Kertas Kerja III. 3
a. Ya
b. Identiikasi kelemahan:
- Tiap shift terpisah tidak saling terintegrasi dalam pelaporan penjualan;
- Pelaporan yang dilakukan hanya berdasarkan pada basis keuangan, sementara laporan manajemen terkait stok, safety stock, ROP, dan sejenisnya belum tercantum dalam prosedur
- Barang yang tidak diambil oleh pelanggan tidak mendapatkan perlakuan yang jelas, baik dari pramuniaga maupun kasir unit
c. Pelanggan bisa jadi membayarkan uang tunai dengan uang palsu sehingga pendapatan yang sepenuhnya diperoleh dari transaksi tunai yang belum teruji keaslian uangnya dapat berisiko kerugian yang fatal
d. Pengambilan barang yang tidak terkontrol berpotensi untuk terjadinya kehilangan aset oleh karyawan sendiri
Kertas Kerja III. 4
a. Tiap shift terpisah hendaknya membuat laporan penjualan masing-masing, yang kemudian akan disatukan per harinya oleh kasir unit; diperlukan adanya pelaporan terkait persediaan; harus ada perlakuan yang jelas terhadap barang yang tidak diambil agar tidak berpotensi timbulnya kehilangan aset oleh karyawan yang tidak
bertanggung jawab
b. Seharusnya pelanggan diberi fasilitas untuk membayar dengan debit card, atau layanan sejenisnya;
Kasir induk seharusnya tidak diberi wewenang untuk memperlakukan kas di tangan sebagaimana yang tercantum dalam kebijakan, karena sebelumnya ia telah mengambil kendali atas laporan penerimaan kas harian.
