28
SISTEM INFORMASI MONITORING SISWA SEBAGAI MEDIA
PENGAWASAN ORANG TUA BERBASIS WEBSITE
Yoki Firmansyah1), Reza Maulana2), Christy Alda Wulandari3) 123)UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA Jl Abdurrahman Saleh No 18 A, Pontianak, Kalimantan Barat Email: [email protected])[email protected]) [email protected]
ABSTRACT
The more technology develops, the more all aspects of work are developed, one of which is in the field of education, many information systems have been developed in the world of education, one of which is a website-based student monitoring information system. The research was conducted in SMA Koperasi which so far, to monitor students, parents have to come to the location and ask questions directly, with limited hours, namely during school operational hours, of course this makes it difficult for parents to monitor their children, this problem It should be resolved by creating an information-based system, as for the software development method used, namely the prototyping method, with data collection methods, namely observation, interviews and literature study, the main purpose of creating a website-based student monitoring information system is to provide convenience for people parents in seeing the development of their children in school without having to come to school, and can improve the performance of SMA Koperasi in managing student data in order to provide maximum service to students and parents.
Keywords: Information Systems, Monitoring, Website
ABSTRAK
Semakin berkembangnya teknologi, maka semakin berkembang pula semua sisi pekerjaan, salah satunya adalah dibidang pendidikan, banyak sistem informasi yang dikembangkan didunia pendidikan salah satunya adalah sistem informasi monitoring siswa berbasis website. Penelitian dilakukan di SMA Koperasi yang mana selama ini untuk memonitoring siswa orang tua harus datang ke lokasi dan menanyakan secara langsung, dengan jam yang terbatas yaitu pada saat jam operasional sekolah saja, tentunya ini menyulitkan para orang tua untuk melakukan monitoring terhadap anak anaknya, masalah ini harusnya dapat diselesaikan dengan membuat sistem informasi berbasis, adapun metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan yaitu metode prototyping, dengan metode pengumpulan data yaitu observasi, wawancara dan studi Pustaka, yang menjadi tujuan utama dari dibuatnya sistem informasi monitoring siswa berbasis website ini adalah memberikan kemudahan bagi orang tua dalam melihat perkembangan anaknya disekolah tanpa harus datang ke sekolah, serta dapat meningkatkan kinerja SMA Koperasi dalam mengelola data siswa agar dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada murid dan orang tua.
Kata kunci : Sistem Informasi, Monitoring, Website 1. PENDAHULUAN
Semakin berkembangnya teknologi informasi membuat semua sisi pekerjaan semakin mudah dan semakin ringan, tidak
terkecuali didalam dunia pendidikan, didalam dunia pendidikan sudah banyak dibuat sistem informasi yang dapat memudahkan pekerjaan, salah satu instansi
29 pendidikan yang dapat memanfaatkan
sistem informasi adalah SMA Koperasi. SMA Koperasi adalah sebuah SMA swasta yang bergerak di bidang pendidikan, dengan jumlah murid sebanyak 257 siswa dan siswi dan jumlah guru sebanyak 30 orang serta 4 orang untuk penambahan staf kantor. Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan selama ini SMA Koperasi menemui beberapa permasalahan, salah satunya yaitu SMA Koperasi kesulitan untuk memberikan laporan kepada orang tua siswa terkait anak anaknya disekolah, yang mana selama ini orang tua harus datang kesekolah terlebih dahulu untuk mengetahui informasi seputar anaknya, baik itu tentang SPP, Nilai hingga kehadiran anak tersebut, selain itu informasi informasi masih di berikan dengan menggunakan surat yang terkadang tidak sampai kepada orang tua.
Dengan adanya permasalahan diatas maka dari itu kami menyimpulkan perlu adanya sebuah solusi, yaitu dengan membuat sebuah sistem informasi monitoring siswa dengan berbasiskan website untuk membantu orang tua siswa dalam mengontrol perkembangan putra putrinya di sekolah, yang mana ini akan memberikan kemudahan kepada orang tua untuk mengetahui informasi informasi penting tentang anaknya di sekolah.
2. METODOLOGI PENELITIAN
2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengendalikan organisasi (Hermawan et al., 2016)
Ahli lainnya berpendapat bahwa sistem informasi merupakan kumpulan dari sistem yang saling bertukar data dan saling mendukung satu sama lain untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan dan menghasilkan sebuah informasi yang baru (Firmansyah & Pitriani, 2017).
Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengendalikan organisasi (Hermawan et al., 2016), Menurut Nurlalela didalam (Herliana & Rasyid, 2016) menyatakan bahwa sistem dapat dikombinasikan dengan software, hardware, dan brainware untuk menghasilkan sebuah informasi. Hasil dari olahan sistem informasi akan digunakan sebagai dasar pertimbangan suatu perusahaan untuk menentukan langkah ke depan. “Sistem yang menyediakan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerima. Sedangkan menurut Ladjamudin didalam (Hermawan et al., 2016) menyatakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengendalikan organisasi.
2.2 Monitoring
Monitoring dapat diartikan yaitu mengumpulkan secara teratur, mengkaji dan bertindak atas informasi tentang pelaksanaan suatu proyek atau kegiatan, yang pada umumnya digunakan untuk memeriksa kinerja terhadap target serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan (Priyanto et al., 2015)
Monitoring adalah pemantauan yang dapat dijelaskan sebagai kesadaran (awareness) tentang apa yang ingin diketahui, pemantauan berkadar tingkat tinggi dilakukan agar dapat membuat pengukuran melalui waktu yang menunjukkan pergerakan ke arah tujuan atau menjauh dari itu.
Monitoring akan memberikan informasi tentang status dan kecenderungan bahwa pengukuran dan evaluasi yang diselesaikan berulang dari waktu kewaktu, pemantauan umumnya dilakukan untuk tujuan tertentu,
30 untuk memeriksa terhadap proses berikut
objek atau untuk mengevaluasi kondisi atau kemajuan menuju tujuan hasil manajemen atas efek tindakan dari beberapa jenis antara lain tindakan untuk mempertahankan manajemen yang sedang berjalan. (Hafizh et al., 2017)
2.3 Metode Pengembangan Perangkat
Lunak
Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan model prototype. Model prototype merupakan pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototype) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis untuk menggali spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. Model prototype ini memiliki beberapa tahapan (Sukamto & Shalahuddin, 2015:32), yaitu :
a. Pengumpulan Kebutuhan
Dengan mewawancarai Bapak S.A. Zakky, S.Sos dengan tujuan untuk mengetahui permasalahan-permasalahan sekolah, serta mengumpulkam data-data yang dihasilkan dari permasalahan tersebut yang akan diperlukan dalam merancang sebuah program.
b. Membangun atau Memperbaiki Mock-Up
Setelah berhasil menganalisa kebutuhan tentang pelayanan monitoring siswa pada SMA Koperasi Pontianak, dengan melakukan beberapa perencanaan tugas yang akan dikerjakan oleh program tersebut, mengumpulkan informasi yang akan dibutuhkan dalam membangun sistem dari program tersebut, kemudian melakukan penjadwalan rencana pengerjaan Pembuatan rancangan ini menggunakan bahasa pemrograman hypertext preprocessor (PHP), hypertext markup language (HTML), cascading style sheet (CSS) dan framework. Untuk memodelkan rancangan
sistem ini menggunakan unified modelling language (UML) yang terdiri dari activity diagram, use case diagram, class diagram dan sequence diagram untuk memodelkan rancangan. Entity relationship diagram (ERD), logical record structure (LRS), dan spesifikasi file digunakan untuk merancang basis data.
c. Melihat atau Menguji rancangan prototype
Tahap akhir dari model prototype ini adalah tahap pengujian (testing). Pengujian ini dilakukan oleh pengguna dari sistem. Tahap pengujian dilakukan untuk mendapatkan tanggapan atas sistem yang dibuat. Ketiga proses tersebut dilakukan secara berulang-ulang, sehingga mendapatkan kepuasan dari pelanggan atas sistem yang telah dibuat. Proses yang dilakukan harus sesuai dengan urutan. 2.4 Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan suatu cara bagi penulis dalam mengumpulkan data-data penting yang berkaitan dengan sistem yang ada di SMA Koperasi Pontianak. Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis terdiri dari :. a. Wawancara (Interview)
Untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulis melakukan suatu metode tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan monitoring siswa dengan Bapak S.A. Zakky, S.Sos selaku Kepala Tata Usaha SMA Koperasi Pontianak, yang beralamatkan di Jalan. Komyos Sudarso Gang. Tebu III Pontianak Barat. Adapun hasil yang didapat dari wawancara adalah, diddapatkan informasi bahwa di SMA Koperasi Pontianak terdapat beberapa permasalahan yang sering terjadi, seperti yang disebutkan pada permasalahan di atas. b. Pengamatan (Observation)
Observasi dilakukan dengan cara pengamatan langsung ke lokasi sumber informasi terkait yaitu SMA Koperasi
31 selama kurang lebih 1 bulan (satu bulan),
pada tanggal 4 September 2019 sampai dengan tanggal 4 Oktober 2019. Observasi dilakukan di lingkungan sekolah dimana hasil dari pengamatan berupa, tentang lokasi sekolah, keadaan sekolahnya seperti apa, sistem pelayanan sekolah terhadap orang tua siswanya seperti apa, permasalahan apa yang bisa diambil dari pihak perusahaan, dan solusi apa yang bisa diberikan untuk permasalahan yang dialami dari pihak SMA Koperasi Pontianak.
c. Studi Pustaka
Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan melalui literatur-literatur atau referensi-referesnsi yang ada.
2.5 Website
Website adalah sebuah kumpulan halaman pada suatu domain di internet yang dibuat dengan tujuan tertentu dan saling berhubungan serta dapat diakses secara luas melalui halaman depan (home page) menggunakan sebuah browser menggunakan URL website.(Firmansyah & Pitriani, 2017)
Jenis website dapat dikategorikan menjadi dua yaitu web statis dan web dinamis. Web Statis adalah web yang menampilkan informasi-informasi yang sifatnya statis (tetap). Sedangkan Menurut (Agus & Safitri, 2015) pengertian website adalah “keseluruhan halaman-halaman web yang terdapat dari sebuah domain yang mengandung informasi”.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dari penelitian ini adalah sebuah rancangan dan prototype aplikasi sistem informasi monitoring siswa berbasis website, adapun hasil dari penelitian dijabarkan sebagai berikut
3.1 Analisa Prosedur Sistem Berjalan Sistem yang diterapkan dalam SMA Koperasi ini memiliki beberapa tahapan. Adapun tahapan-tahapannya yaitu:
a. Prosedur Pengecekan Kondisi Siswa Orang tua mendatangi wali kelas siswa di sekolah, wali kelas menanyakan keperluan orang tua siswa datang ke sekolah, setelah itu orang tua siswa menjelaskan maksud dan tujuan orang tua siswa datang ke sekolah, wali kelas menayakan nama dan kelas kepada orang tua siswa, orang tua menjelaskan nama dan kelas putra dan putrinya, setelah itu wali kelas memberikan penjelasan sesuai dengan keperluan orang tua siswa, kemudian wali kelas memberikan dokumen tentang nilai absensi, nilai harian dan prestasi anak disekolah.
b. Prosedur Pengecekan Iuran SPP
Orang tua siswa mendatangi bagian tata usaha sekolah, staf tata usaha menanyakan keperluan orang tua ke sekolah, orang tua menjelsakan tujuan datang ke sekolah untuk menanyakan soal Iuran SPP, kemudian staf tata usaha menanyakan nama dan kelas siswa, orang tua siswa menjelaskan tentang nama beserta kelas putra dan putrinya, kemudian staf tata usaha melakukan pengecekan tentang data Iuran SPP kepada orang tua siswa, setelah itu staf tata usaha menjelaskan hasil rekapan data tentang Iuran SPP kepada orang tua murid.
c. Prosedur Pemberian Surat Edaran Kepala sekolah memberikan surat edaran melalui wali kelas siswa dan siswinya masing-masing, setelah itu wali kelas menerima surat edaran yang di berikan kepala sekolah, wali kelas memanggil siswa dan siswinya yang berhak mendapat surat edaran pemanggilan orang tua, siswa memenuhi panggilan wali kelas dan wali kelas menjelasakan tujuan pemanggilan siswa, setelah itu wali kelas memberikan surat edaran kepada siswa, siswa menerima surat dan kemudian memberikan surat edaran kepada orang tua mereka masing-masing, jika surat sampai tepat kepada orang tua siswa maka orang tua siswa akan datang ke sekolah memenuhi panggilan orang tua dan bertemu kepala sekolah, kemudian kepala sekolah menjelasakan maksud dan
32 tujuan pemanggilan, namun jika surat
edaran tidak sampai, maka orang tua tidak akan tahu tentang edaran yang di berikan dan orang tua tidak akan datang ke sekolah untuk memenuhi panggilan
3.2 Diagram Activity Prosedur Sistem Berjalan
Dari prosedur sistem berjalan diatas untuk mendapatkan permasalahan yang lebih pasti maka dari itu dibentuklah Activity diagram yaitu sebagai berikut
Gambar 1. Activity Diagram Proses Pengecekan Nilai Siswa
Gambar 2. Activity Diagram Proses Pengecekan iuran SPP
Gambar 3. Activity Diagram Pemberian Surat Edaran
3.3 Permasalahan Pokok
Berdasarkan dari prosedur sistem berjalan dan activity diagram maka disimpulakn pada objek penelitian terdapat beberapa permasalahan pokok diantaranya yaitu :
a. Untuk masalah pengecekan nilai orang tua harus datang terlebih dahulu ke sekolah untuk melakukan pengecekan, hal ini akan mengakibatkan memakan waktu untuk orang tua siswa, sedangkan orang tua siswa ada kesibukan di luar dari kesibukan tentang anaknya di sekolah. b. Permasalahan komunikasi antara pihak
sekolah dan orang tua, sering terjadi kurang komunikasi, hal ini menyebabkan kurang tahu orang tua siswa tentang perkembangan anaknya disekolah. c. Untuk pemberian surat edaran
pemanggilan orang tua siswa ke sekolah, pihak sekolah tidak bisa memastikan surat tersebut tepat sampai kepada orang tua siswa, apa lagi jika surat edaran pemanggilan orang tua siswa ke sekolah tersebut berisi tentang permasalahan siswa di sekolah, terkadang surat tersebut tersampaikan langsung ke orang tua dan terkadang tidak tersampaikan.
d. Untuk masalah pengecekan absensi orang tua harus mendatangi sekolah untuk meminta data absensi siswa, hal ini akan membuat membuat pihak sekolah
33 kesulitan dalam melayani orang tua siswa
yang datang kesekolah.
e. Untuk masalah pembayaran Iuran SPP orang tua harus mendatangi bagian tata usaha sekolah untuk mendapatkan informasi tentang data-data pembayaran Iuran SPP. Hal ini akan membuat orang tua menjadi kesulitan dalam melakukan pengecekan data, karna orang tua harus terlebih dahulu mendatangi sekolah untuk mendapatkan informasi pembayaran Iuran SPP.
3.4 Pemecahan Masalah
Untuk menangani permasalahan yang teradi pada SMA Koperasi Pontianak tentang pengecekan nilai siswa, miss komunikasi antar pihak sekolah dan orang tua, dan pemberian surat edaran pemanggilan orang tua murid, maka penulis menyarankan beberapa alternative pemecahan masalah yang penulis sajikan terhadap masalah yang dihadapi SMA Koperasi Pontianak yaitu:
a. Untuk menangani permasalahan tentang pengecekan nilai siswa maka disarankan membangun sistem yang terkomputerisasi dan agar orang tua tidak merasa kerepotan lagi untuk datang ke sekolah hanya untuk menanyakan tentang perkembangan nilai anaknya disekolah.
b. Permasalahan miss komunikasi antar sekolah dan orang tua ini disarankan membuatkan sebuah website yang bisa terhubung langsung antar pihak sekolah dan orang tua, agar pihak dan pihak orang tua dapat berdiskusi langsung dengan pihak sekolah sesuai keinginan. c. Untuk sistem pemberian surat edaran pemanggilan orang tua siswa di sekolah maka disarankan membangun sebuah sistem yang terkomputerisasi yang bisa memudahkan orang tua melihat apakah ada surat pemanggilan orang tua siswa ke sekolah atau tidak.
d. Untuk melakukan pengecekan data absensi siswa disarankan membangun
sebuah website yang dapat memonitoring siswa sehingga orang tua bisa mengontrol data absensi siswa kapanpun dan dimanapun tanpa harus datang lagi kesekolah.
e. Untuk melakukan pengecekan Iuran SPP maka disarankan membangun sebuah website yang dapat melihat data pembayaran SPP, sehingga orang tua dapat melihat data Iuran SPP siswa secara online, tanpa perlu repot untuk datang lagi kesekolah hanya untuk mengetahui data Iuran SPP.
3.5 Tahapan Pembuatan Aplkasi
Setelah mendapatkan Permasalahan Pokok dan pemecahan masalah maka berikutnya adalah tahapan membuat aplikasi sistem informasi monitoring siswa berbasis website, yang mana tahapan tahapan dari awal hingga sistem informasi tersebut di buat dijabarkan pada bagian dibawah ini : a. Analisa Kebutuhan Sistem
- Kebutuhan Pengguna
Pengguna dari perancangan sistem informasi monitoring siswa pada SMA Koperasi Pontianak ini memiliki dua (2) level akses yaitu Admin Sekolah dan Siswa. Masing-masing pengguna ini memiliki kebutuhan fungsional yang berbeda-beda.
Kebutuhan fungsional menguraikan fungsi-fungsi dari sistem sesuai dengan level akses untuk melakukan aktivitasnya.
Skenario Kebutuhan Bagian Admin Sekolah dan Kepala Sekolah
- Melakukan Login - Mengelolah Data Siswa - Mengelolah Data Nilai Siswa - Mengelolah Data Absen Siswa
- Diskusi Dengan Siswa dan Orang Tua Siswa
- Memberikan Informasi Tentang Surat Edaran
Skenario Kebutuhan Siswa dan Orang Tua Siswa Memiliki Fungsi yang sama yaitu :
34 - Melakukan Login
- Melihat Data Diri Siswa - Melihat Nilai Siswa - Melihat Absensi Siswa
- Diskusi Dengan Admin Sekolah dan Kepala Sekolah
- Melihat Informasi Surat Edaran - Kebutuhan Sistem
Pengguna sistem harus mengisi username dan password untuk melakukan proses login, dengan memasukan nomor induk masing-masing level dan tanggal lahir masing-masing. Jika berhasil maka pengguna akan mengakses aplikasi sesuai dengan level aksesnya. Pengguna harus melakukan logout setelah selesai menggunakan aplikasi.
b. Diagram Use Case
Rancangan sistem informasi monitoring siswa pada SMA Koperasi Pontianak yang diusulkan ini akan dimodelkan ke dalam bentuk use case diagram. Hasil pemodelan rancangan menggunakan use case diagram ini dapat dilihat pada halaman berikut:
Gambar 4. Use Case Diagram Sistem Informasi Monitoring Siswa
c. Diagram Aktivitas
Gambar 5. Diagram Activity Admin
Gambar 6. Diagram Aktivitas Siswa d. Prototype Sistem Informasi Monitoring
Gambar 7.Halaman Utama Sistem Informasi Monitoring Siswa
35 Gambar 8. Halaman Login Orang Tua
Gambar 9. Interfface Menu Nilai Siswa
Gambar 10. Interface Menu Nilai Harian Siswa
Gambar 11. Interface Data Absensi Siswa
Gambar 12. Interface Chat Diskusi Siswa Dan Pihak Sekolah e. Basis Data
- ERD Entity Relationship Diagram Berikut ini adalah rancangan dari bentuk entity relationship diagram (ERD) yang menggambarkan hubungan atau relasi yang terjadi antar entitas di dalam basis data untuk perancangan sistem.
Gambar 13. ERD Sistem Informasi Monitoring Siswa
36 - LRS (Logical Record Structure)
Gambar 14. LRS Sistem Informasi Monitoring Siswa
4. KESIMPULAN
Setelah melalui bebrapa tahapan dalam menyelesaikan pembuatan prototype tentang monitoring siswa pada SMA Koperasi Pontianak dapat disimpulkan bahwa :
1. Dengan adanya aplikasi berbasis website ini diharapkan dapat mempermudah pihak sekolah dalam pengelolaan data serta dapat meminimalisir kesalahan pada pengelolaan data tersebut.
2. Dengan adanya ruang diskusi di dalam aplikasi website ini dapat memecahkan permasalahan mis komunikasi antar orang tua siswa dan pihak sekolah, karna orang tua siswa dan pihak sekolah bisa melakukan diskusi langsung tetang perkembangan putra dan putrinya di sekolah.
3. Dengan adanya sistem ini orang tua bisa mengetahui informasi surat edaran pemanggilan orang tua siswa ke sekolah yang telah di berikan kepada siswa.
5. SARAN
Adapun saran yang dikemukan adalah sebagai berikut:
1. Sistem yang dirancang ini dapat dikembangkan lagi lebih lanjut agar rancangan sistem tersebut dapat direalisasikan.
2. Perlu adanya pembaharuan dalam aplikasi website ini agar dapat digunakan secara efisien.
3. Memberikan pelatihan dan materi tentang tata cara penggunaan rancangan sistem ini kepada pihak sekolah agar kedepannya bisa dikembangkan lagi menjadi sebuah aplikasi website yang benar-benar bisa dapat digunakan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Agus, P., & Safitri, Y. (2015). Pemanfaatan Sistem Informasi Perpustakaan Digital Berbasis Website Untuk. Indonesian Journal on Software Engineering, 1(1), 1–10.
[2] Firmansyah, Y., & Pitriani. (2017). Penerapan Metode SDLC Waterfall Dalam Pembuatan Aplikasi Pelayanan Anggota Pada CU Duta Usaha Bersama Pontianak. Jurnal Bianglala Informatika, 5(2), 66–74.
[3] Hafizh, K. M., Budiman, E., & Rudiman. (2017). Sistem Informasi Monitoring Nilai Siswa Sdn 017 Anggana. Prosiding Seminar Ilmu Komputer Dan Teknologi Informasi, 2(1), 330–335. [4] Herliana, A., & Rasyid, P. M. (2016).
Sistem Informasi Monitoring Pengembangan Software pada Tahap Development Berbasis Web. Jurnal Informatika, 3(1), 41–50.
[5] Hermawan, R., Hidayat, A., & Utomo, V. G. (2016). Sistem Informasi Penjadwalan Kegiatan Belajar Mengajar Berbasis Web. Jurnal Evaluasi, 4(1), 72–79.
[6] Priyanto, W., Nugroho, D., & Widada, B. (2015). Sistem Informasi Monitoring Perkuliahan Berbasis Web
37 di STMIK Sinar Nusantara Surakarta.
Jurnal TIKomSiN, 53–158.
[7] Sukamto, R. A., & Shalahuddin, M. (2015). Kolaborasi Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Informatika.
